La presentación describe la plataforma de administración electrónica cividas e-GOV, la cual mejora la forma de trabajar de la administración pública mediante el uso de nuevas tecnologías. Cividas e-GOV ofrece beneficios como mejorar la experiencia del ciudadano, identificar necesidades de forma más ágil, y lograr más eficiencia sin aumentar costos. La plataforma incluye funcionalidades como un catálogo de servicios, sede electrónica, registro de documentos, gestión de expedientes, herramientas de modelado, notific

1. Plataforma de Administración Electrónica
Funcionalidad de

2. Contenido de la presentación
• ¿Qué es cividas e-GOV?
• Relación con el ciudadano
• Catálogo de Servicios
• Sede Electrónica
• Registro
• Tramitación interna
• Gestión de expedientes
• Herramientas de modelado
• Notificaciones
• Firma digital
• Arquitectura

3. ¿Qué es cividas e-GOV?
Una plataforma de Administración Electrónica
Para mejorar la forma
de trabajar de la
Administración Pública
que utiliza las
nuevas tecnologías

4. Beneficios que aporta cividas
En torno a 2 ejes fundamentales:
• Mejorar su experiencia
• Identificar necesidades y dar
una respuesta más ágil
• Más eficiencia sin aumentar costes
• Implicar al empleado público en
una nueva forma de trabajar
Relación con el Ciudadano Tramitación Interna

5. Beneficios para todos
Ciudadano Empleado
público
• Más información
y más accesible
• Envío telemático
de solicitudes
Equipo de
gobierno
• Mejor coordinación
• Automatización de tareas
• Acceso a documentación
• Distribución automática
del trabajo
• Definición sencilla de
componentes
• Medición y control

6. El funcionamiento de la Administración
SOLICITUDES FORMULARIOS
REGISTRO
EXPEDIENTES
PLANTILLAS
FLUJOS
TRÁMITES
SERVICIOS
FORMULARIOS
Administración ofrece
Ciudadano cumplimenta
Se generan
Contienen
Se depositan en el
PROCEDIMIENTOS

7. Todo está relacionado
A pesar de establecer está división
ambas están totalmente integradas
Las acciones de los ciudadanos se reflejan en
la Tramitación Interna, y viceversa

8. CATÁLOGO DE SERVICIOS

9. Catálogo de Servicios
Servicios
Lo que la Administración puede hacer por el ciudadano
Permisos y licencias
Actividades
Ayudas y subsidios
Pago de tasas y
tributos

10. Catálogo de Servicios
Tradicionalmente,
Difícil consulta y
conocimiento
no había un lugar donde estuvieran centralizados y accesibles

11. Catálogo de Servicios
En la e-Administración
A disposición del ciudadano a través de la Sede Electrónica
Recopilación servicios
Online y presenciales
Requisitos y documentación
Normativas, decretos y leyes
Siempre disponible y
actualizado

12. SEDE ELECTRÓNICA

13. Sede Electrónica
La Administración en Internet
Disponible 24x7
Sin
desplazamientos
Sin colas ni
esperas

14. Sede Electrónica
Sección Pública
Disponible para todos
• Catálogo de Servicios
• Descargar formularios de solicitud
• Perfil del contratante
• Tablón de anuncios y edictos
• Verificar documentos a partir de CSV

15. Sede Electrónica
Sección Privada
Necesita identificación previa
• Usuario y contraseña:
previa solicitud a la
Administración
• Certificado digital o
DNIe: acceso directo,
sin solicitud previa

16. Sede Electrónica - Sección privada
Envío telemático de solicitudes
Misma validez legal que presenciales
• El ciudadano rellena
telemáticamente los
formularios
• Adjunta documentación
solicitada
• Firma digitalmente
• Envía online a la
Administración

17. Carpeta del ciudadano
Recopilación de los asuntos del ciudadano
Sede Electrónica - Sección privada
• Estado de los Expedientes
• Trámites realizados
• Documentación adjunta
• Subsanación de expedientes
• Historial de Solicitudes,
Notificaciones y Registros

18. Descargas
Generación automática y descarga de documentos oficiales
• Volantes, certificados…
• Firmados con certificado
digital oficial
• Misma validez legal
Sede Electrónica - Sección privada

19. Sede Electrónica
Gestión interna de la Sede Electrónica
de forma sencilla e intuitiva
• Servicios
• Formularios
• Documentación
• Anuncios
• …
Añadir / modificar:

20. Sede Electrónica

21. REGISTRO

22. Registro
Donde se toma nota de todas las
entradas y salidas de documentación
2 tipos:
• Presencial
• Telemático

23. Registro
Registro presencial
informatizado
Sede Electrónica
ENTRADA
SALIDA
Registro de Entrada
y Salida
Envío postal
Envío telemático formal
(SISNOT, Notific@...)
Envío telemático no formal
(SMS, carpeta ciudadano…)

24. Registro
Registro de Entrada
• Asignación automática de código de registro, fecha
y tipo de documento
• Datos de las personas interesadas
• Asunto: resumen sobre la documentación aportada
• Usuario/departamento de destino
• Adjuntar documentos

25. Registro

26. Registro
Registro rápido
Agiliza registro en momentos de sobrecarga de trabajo
• Generación automática
de entradas con
información mínima
necesaria (fecha y hora)
• Posteriormente se
completa el resto de
información

27. Registro

28. Registro
• Envío de notificaciones, requerimientos…
• Funcionamiento similar al Registro de Entrada
• Puede indicarse el expediente desde el que procede
• Si se crea desde una notificación, se selecciona y se
cargan los datos de la misma
Registro de Salida

29. Registro

30. Registro
Registro telemático
• Se produce en el momento de presentar una
solicitud de manera telemática
• Conlleva su sellado y registro
• El resultado es equivalente al del Registro presencial

31. Registro
Base de Datos de Terceros
Ciudadanos o empresas de los que ya se tienen datos
Recuperación de sus
datos
Sólo con introducir
NIF/CIF
Ahorra tiempo en
recogida de datos

32. Registro

33. Registro
Informes del Registro
Por departamento, fechas, tipo de documento…

34. GESTIÓN DE EXPEDIENTES

35. Gestión de expedientes
Expedientes
Recopilan toda la información relacionada sobre un asunto
• Antiguamente: carpeta
física
• Actualmente: expediente
electrónico, disponible en
repositorio centralizado Generado por la solicitud de
un ciudadano o de oficio por
la Administración

36. Gestión de expedientes
Cada expediente está compuesto por:
• Datos básicos: comunes a todos los expedientes (número de
registro, fecha)
• Datos específicos por el tipo de expediente
• Pueden ser todo lo complejos que sea necesario (multitabla)
• Existen reglas de negocio
• Documentación: aportada por el ciudadano, ya en posesión de
la Administración, o generada durante la tramitación
• Guía de tramitación: orden en el que normalmente se deben
ejecutar los trámites
• Relación de trámites ya realizados

37. Gestión de expedientes
Distribución del trabajo
• Los trámites son pasos
intermedios entre el
inicio y la resolución de
un expediente
• La asignación de estos
trámites debe
realizarse de forma
eficiente

38. Gestión de expedientes
Tramitación manual
Técnico
Jurídico
Contable
Responsable
Envío Manual
Envío Manual
llamada

39. Gestión de expedientes
• El responsable entrega el expediente a la persona encargada de
iniciar la tramitación
• No existe una guía de tramitación, se da por sabida a nivel interno,
o se anota de forma simplificada y manual
• El expediente va pasando de un empleado a otro, transportado en
persona o a través de otros empleados
• Cualquier duda requiere de comunicación directa entre los
empleados y el responsable
• Para conocer el estado de un expediente es necesario localizarlo
manualmente en las mesas de los empleados
• No existen prioridades en el trabajo
• Falta de eficiencia, errores, pérdidas de tiempo, confusión,
desconocimiento…

40. Gestión de expedientes
Tramitación informatizada
Técnico
Jurídico
Contable
Responsable
llamada Base de
Datos
Documentos
consulta/tramita

41. Gestión de expedientes
• Pero la coordinación es manual
• Los empleados modifican los datos al tramitar
• Los demás sólo se enteran si acceden al expediente
• No hay una manera sencilla de saber si toca hacer algo
• El estado del expediente se deduce observando los datos
• La comunicación entre los trabajadores no está integrada
en el sistema
• Confusión, errores, pérdidas de tiempo, …
Base de Datos centralizada

42. Gestión de expedientes
Tramitación por procesos
Técnico
Jurídico
Contable
Responsable
tramita
diseña
supervisa

43. Gestión de expedientes
• Se asignan responsables para llevar a cabo cada trámite
• Los trámites se van ejecutando de forma secuencial
• El sistema avisa al empleado cuando le toca hacer un trámite
• Todos saben qué tienen que hacer y cuándo tienen que hacerlo
• En todo momento se conoce el estado en el que se encuentra
el expediente
• El equipo de gobierno puede controlar rendimiento y posibles
cuellos de botella
El motor de procesos coordina el trabajo automáticamente

44. Gestión de expedientes
Bandeja de expedientes y trámites
El usuario conoce el estado de los que está involucrado
• Expedientes: todos a
los que el usuario
tiene acceso
• Trámites: asignados y
pendientes de
ejecución

45. Gestión de expedientes

46. Gestión de Expedientes
El usuario conoce en todo momento:
Qué tareas debe
realizar
En qué orden
(prioridad)

47. Gestión de expedientes
Trámites
Herramientas que facilitan su ejecución:
• Datos:
• Básicos (comunes)
• Específicos por tipo de trámite
• Formularios:
• Facilitan la captura de datos
• Presentan información de contexto
para facilitar la toma de decisiones
• Generación automática de
documentos a partir de plantillas

48. Gestión de expedientes
Guía de tramitación
Orden en el que se deben ejecutar los trámites normalmente
• Definir flujos de trabajo, todo
lo complejos que sea
necesario
• Desde secuencias sencillas
• Hasta numerosos trámites,
con bifurcaciones,
concurrencia, bucles,
subprocesos…

49. Gestión de expedientes
Tramitación flexible
La guía de tramitación debe ser una referencia, pero que puede adaptarse
• El empleado es responsable y
conoce perfectamente su trabajo
• La casuística es diversa
• Puede cambiar el orden de
ejecución
• Saltar o repetir trámites
El motor de procesos se adapta automáticamente a la nueva situación

50. Gestión de expedientes
Consulta de expedientes y trámites
Información relevante para el usuario
Consulta de
expedientes
Histórico de trámites
ejecutados
Localización física de
expedientes

51. Gestión de expedientes

52. Gestión de expedientes
Gestión y seguimiento
Información relevante para el equipo de gobierno
Gestión de plazos
y vencimientos
Análisis de la
productividad y
carga de trabajo

53. HERRAMIENTAS DE
MODELADO

54. Herramientas de Modelado
cividas está diseñado para adaptarse
a cada Administración
• Facilitando la definición de procesos, trámites y plantillas
• Tratándolos como contenidos que se pueden modificar y compartir
• Permitiendo que esto lo hagan personas que no son técnicas
• Aprovechando el conocimiento existente, sin reinventar la rueda

55. Herramientas de Modelado
Modelado de Servicios
Información que se muestra en el Catálogo de Servicios

56. Modelado de tipos de expedientes
Datos del expediente, permisos y selección de flujos
Herramientas de Modelado

57. Modelado de tipos de flujo
Secuencia de trámites a realizar
Herramientas de Modelado

58. Modelado de tipos de trámites
Datos del trámite y selección de formularios y plantillas
Herramientas de Modelado

59. Modelado de formularios
Facilitan la captura de datos
Herramientas de Modelado

60. Modelado de plantillas
Generación automática de documentos
Herramientas de Modelado

61. Modelado rápido y sencillo
Todos estos cambios, de forma: gráfica, sencilla e intuitiva
• Sin conocimientos de
programación
• Fácil puesta en marcha
• Introducción de cambios
“en caliente”
• Sin necesidad de reiniciar
el sistema o interrumpir
su funcionamiento
Herramientas de Modelado

62. Y si esta gran flexibilidad
todavía no es suficiente…
Código fuente
disponible (open source)
Framework para el
desarrollo rápido de
aplicaciones
Arquitectura modular
abierta, orientada a
servicios
Herramientas de Modelado

63. NOTIFICACIONES

64. Notificaciones
Comunicaciones que la Administración
envía al ciudadano
• Cualquier expediente
• La sección de
Notificaciones
Generadas desde:

65. Notificaciones
Desde expediente

66. Notificaciones
Desde sección Notificaciones

67. Notificaciones
Desde sección Notificaciones
Búsqueda y selección
Remesas para envío
conjunto
Fijar fecha de envío
Adjuntar
documentación
Una vez seleccionadas, pueden ser enviadas a través de 2 vías:

68. Notificaciones
Notificaciones presenciales
Se imprimen y se envían por correo postal

69. Notificaciones
Notificaciones online
• Medios formales (SISNOT,
Notific@...): personalizado,
seguro y confidencial
• Posible saber si son leídas,
no leídas o rechazadas
• Medios informales: e-mail,
sms y Sede Electrónica
• Ciudadano debe solicitar
esta opción previamente
• Reducción de costes

70. Notificaciones
Historial de notificaciones
Funcionalidad para el ciudadano
Consulta de todas
las notificaciones
recibidas
Presenciales y online
A través de la Sede
Electrónica

71. FIRMA DIGITAL

72. Firma Digital
Tecnología que aporta a un documento
misma validez legal que presenciales
• Integridad: no
modificación tras firma
• Autenticidad: identidad
del firmante
Asegurando su:

73. Firma digital
Asignación de firmantes
Paso previo a la firma
• Trámite para firmar uno mismo
• Trámite para asignar a un tercero
• En apartado “Documentación” del
expediente

74. Firma digital

75. Firma digital
Opciones para firmar
• Desde el propio documento, en el apartado “Documentación”
• Desde el Portafirmas: funcionalidad que muestra documentos
asignados y pendientes de firma

76. Firma digital

77. Firma digital
Proceso de firma
Similar en ambos casos
Se seleccionan los
documentos a firmar
Se selecciona uno de los
certificados disponibles

78. Firma digital

79. Firma digital
Otras funcionalidades
Firmar de forma masiva
varios documentos
Adjuntar archivos
relacionados
Revocación: si la persona
asignada decide no firmar

80. Arquitectura

81. Arquitectura

82. Gracias por tu atención
Vigo
Edificio Citexvi
Fonte das Abelleiras, s/n – Local 27
36310 Vigo (Pontevedra), España
Tel: +34 986 342 774
A Coruña
Edificio Torre Cristal
Enrique Mariñas 36, Planta 8, Of. 9
15009 A Coruña , España
Tel: +34 881 242 970
Santiago
Centro de Emprendemento Creativo – Cidade
da Cultura (Monte Gaiás)
15707 Santiago de Compostela (A Coruña),
España
Tel: +34 699 463 200
São Paulo
Av. Engenheiro Luis Carlos Berrini, 550, Conj 41
– Cx 287
04571-000 São Paulo (SP), Brasil
Tel: +55 11 95300 0660