Un jeu interactif pour comprendre et pratiquer le métier d'acheteur

1. Tout droit réservé - CIPE 201
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diaporama de présentation
du jeu d'entreprise :
Une mise en situation interactive pour comprendre le métier d’acheteur
Le jeu des Achats® a été développé d'après une idée originale de Julie JAMBERT
(consultante formatrice enseignante Achat & Logistique)

2. Le jeu des Achats®, un jeu du CIPE 2
• 1ère phase du jeu : Découvrir le métier d’acheteur
– Les prérogatives de l’acheteur vs Approvisionneur
– Définir le processus Achat
– Sélection des fournisseurs:
• Recueil des besoins et définition du cahier des charges pour
appel d’offre
• Dépouillement de l’appel d’offre et sélection des
fournisseurs
– Négociation simple:
• Préparation d’un entretien de négociation
• Réalisation d’un entretien de négociation
• 2ème phase du jeu : mise en mouvement
– Mettre en place sa stratégie achat et gérer son
portefeuille fournisseurs
– Mots-clés :
• Leviers d’action
• Partenariat fournisseur
• Double source
Description du jeu en 1 diapo
Le jeu des Achats®
est une initiation au métier
d’acheteur
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3. Le jeu des Achats®, un jeu du CIPE 33
• Public concerné :
– Tout public
– Encadrement, Maîtrise, Employés
– Etudiants
• Taille du groupe :
– entre 6 et 36 personnes
• 7h00
– Fractionnable en plusieurs séances
Public et Durée
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4. Le jeu des Achats®, un jeu du CIPE 4
• Mettre en œuvre les bonnes pratiques du métier d’acheteur:
– Comprendre quels sont les enjeux et les contraintes du métier d’acheteur au quotidien
– Mettre en œuvre le processus Achat
– Etre capable de réaliser une négociation simple (phase préparatoire et entretien de
négociation)
• Simuler le pilotage d’un portefeuille fournisseurs et les leviers d’action à disposition
de l’acheteur.
• Mettre en œuvre les bonnes stratégies au bon moment.
Objectifs Le jeu des Achats®
Le jeu des Achats®
est une initiation au métier
d’acheteur
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5. Le jeu des Achats®, un jeu du CIPE 5
• Le nombre de participants peut varier de 6 à 36 personnes :
• Le nombre idéal est entre 12 et 24 personnes
Participants
2 à 6 équipes de 2 à 6 personnes
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6. Le jeu des Achats®, un jeu du CIPE 6
• 6 équipes sont constituées
• Elles sont en compétition
• On peut mettre
en jeu de 2 à 6 équipes
Préparation de la salle
tableau de papier
vidéo-projection
affichage
commun
A
D
E
F
C
B
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7. Le jeu des Achats®, un jeu du CIPE 7
Contenus des chapitres
§Les participants découvrent l'activité de l'entreprise et la mission
qu’ils devront remplir
§Préciser les activités de l’acheteur et celles de l’approvisionneur
§Les équipes remettent dans l’ordre les activités du processus Achat
§Parmi 3 cas possibles (Imprimantes, MP Grumes, Espaces verts)
recueillir le besoin et formaliser le cahier des charges.
§Le but est de prendre conscience de l’importance de comprendre
les besoins du client.
§Les équipes doivent dépouiller l’appel d’offre et choisir les
fournisseurs à rencontrer.
§Le but est d’identifier les critères techniques, financiers etc… à
évaluer pour choisir les fournisseurs.
§Comprendre la décomposition d’un coût complet
§A l’aide du déroulé type de négociation, les équipes doivent
préparer leur entretien de négociation.
§Le but est de percevoir l’importance de préparer son entretien de
négociation.
§Les équipes réalisent l’entretien de négociation préparé.
§Le but est de comprendre les étapes de l’entretien de négociation
sur un cas simple.
§Les équipes sont en compétition
§Elles doivent faire évoluer leur portefeuille fournisseurs en fonction
de la stratégie de l’entreprise.
§Le but est de sécuriser l’activité tout en réduisant ses coûts d’achat.
Vue d'ensemble de la simulation
Présentation de l'entreprise
1. Prérogatives de l’Acheteur et
Processus Achat
3. Choix des fournisseurs à
négocier
4. Préparation de la
négociation
10 min
40 min
1 h
20 min
40 min
Total : 7 h 00
5. Négociation
6. Gestion du portefeuille
fournisseurs
40 min
3 h 30
Durées :
7. Débriefing
Variable
§Leviers d’actions 10’
§Explications 20'
§Année 1 1h00’
§Année 2 45’
§Année 3 45’
2. Expression du besoin et
Cahier des Charges
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8. Le jeu des Achats®, un jeu du CIPE 8
Contenu de la notation Type de notation
§On note la bonne affectation des activités de l’acheteur et de
l’approvisionneur.
§On note le bon enchaînement des activités du processus Achats et leur
définition.
§Principe du démérite : 1 point de moins par erreur
Quantitative
§On note la bonne rédaction du cahier des charges en fonction des
critères à faire figurer (voir correction proposée)
§Principe du démérite : 1 point de moins par erreur
Quantitative
&
Qualitative
§On note le bon choix des fournisseurs à négocier en fonction de la
correction proposée. Quantitative
§Notation quelque peu subjective, à l'appréciation de l'animateur
§Notation trop longue à réaliser
Qualitative
Trop longue
§Notation quelque peu subjective, à l'appréciation de l'animateur
§Notation trop longue à réaliser
Qualitative
Trop longue
§On note la bonne affectation des leviers d’action à leur définition.
§Chaque équipe rédige (en dehors de la salle) son dossier de restitution
§L'animateur note le niveau des résultats atteints, et l'argumentation du
dossier
Quantitative
&
Qualitative
• Les différents chapitres du jeu permettent de noter les équipes :
Proposition de notation des équipes (enseignement)
2. Prérogatives de l’Acheteur et
Processus Achat
4. Choix des fournisseurs à
négocier
5. Préparation de la
négociation
6. Négociation
7. Gestion du portefeuille
fournisseurs
3. Expression du besoin et
Cahier des Charges
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9. Le jeu des Achats®, un jeu du CIPE 9
1) Introduction: contexte de l’entreprise
2) Prérogatives de l’acheteur et processus achat
3) Expression du besoin et cahier des charges
4) Choix des fournisseurs à négocier
5) Préparation de la négociation
6) Négociation
7) Gestion du portefeuille fournisseurs
8) Débriefing
DÉROULEMENT
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10. Le jeu des Achats®, un jeu du CIPE 10
Contexte
• Vous travaillez pour Décomeuble, une entreprise de fabrication de meubles en bois massif.
• Vous êtes positionné sur une clientèle haut de gamme.
• Fort du constat de l’intérêt pour les meubles en bois relooké.
• Vous avez lancé une nouvelle gamme de produits plus contemporains dans différents univers,
qui tranchent avec les couleurs de bois traditionnelles.
SalonChambre Bureau
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11. Le jeu des Achats®, un jeu du CIPE 11
Professionnalisation des Achats
• Votre positionnement sur le meuble relooké est en forte croissance.
• La direction de l’entreprise décide de professionnaliser sa chaîne logistique et donc
ses achats.
• Pour cela, Décomeuble vous recrute en tant qu’acheteur professionnel.
• Vous êtes un expert Achat mais pas forcément un expert du secteur. L’entreprise en
a conscience mais c’est votre expertise Achat qui est primordiale.
• Historique sur les achats :
– beaucoup de petits fournisseurs,
– pas de continuité dans la qualité des approvisionnements, dans le suivi des interlocuteurs, la traçabilité des lots
etc….
• Le montant des achats annuels s’élèvent pour l’entreprise à 6,72 millions d’euros
soit 70% du CA réalisé.
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12. Le jeu des Achats®, un jeu du CIPE 12
Vos missions
•Vous devrez définir et mettre en œuvre le processus Achat de
l’entreprise.
•Vous sélectionnerez et négocierez de nouveaux fournisseurs.
•Vous piloterez votre portefeuille fournisseurs en fonction de la
stratégie de l’entreprise.
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13. Le jeu des Achats®, un jeu du CIPE 13
1) Introduction: contexte de l’entreprise
2) Prérogatives de l’acheteur et processus achat
3) Expression du besoin et cahier des charges
4) Choix des fournisseurs à négocier
5) Préparation de la négociation
6) Négociation
7) Gestion du portefeuille fournisseurs
8) Débriefing
DÉROULEMENT
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Objectif du chapitre
Positionner le cadre d’intervention de l’acheteuren terme d’activité et de processus.

14. Le jeu des Achats®, un jeu du CIPE 14
Mise en place d’un processus Achat : le rôle de chacun
Vos premières actions:
üSpécifier les activités de l’acheteur et
les activités de l’approvisionneur.
üChaque activité n’est dédiée qu’à
l’un ou l’autre des métiers.
X
X
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15. Le jeu des Achats®, un jeu du CIPE 15
Mise en place du processus Achat de l’entreprise
Les participants devront organiser les étapes du processus achat et associer les
définitions correspondantes à chaque activité.
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16. Le jeu des Achats®, un jeu du CIPE 16
1) Introduction: contexte de l’entreprise
2) Prérogatives de l’acheteur et processus achat
3) Expression du besoin et cahier des charges
4) Choix des fournisseurs à négocier
5) Préparation de la négociation
6) Négociation
7) Gestion du portefeuille fournisseurs
8) Débriefing
DÉROULEMENT
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Objectif du chapitre
Recueillir l’information auprès des bonsinterlocuteurs, comprendre le besoin et savoir leformaliser sous forme de cahier des charges.…

17. Le jeu des Achats®, un jeu du CIPE 17
Priorisation des actions à mener
•Les équipes sont chargées de recueillir le besoin et de le formaliser sous
forme de Cahier des charges pour 3 types d’achat:
•Achat de Matière première:
– Grumes
•Achat de produit:
– les imprimantes
•Achat de prestation de service:
– Entretien des espaces verts
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18. Le jeu des Achats®, un jeu du CIPE 18
Recueil du besoin et formalisation
Fiches interviews des
prescripteurs ou utilisateurs
Rédaction du
Cahier des
charges
Fonctionnel
Questionnement du
besoin
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19. Le jeu des Achats®, un jeu du CIPE 19
1) Introduction: contexte de l’entreprise
2) Prérogatives de l’acheteur et processus achat
3) Expression du besoin et cahier des charges
4) Choix des fournisseurs à négocier
5) Préparation de la négociation
6) Négociation
7) Gestion du portefeuille fournisseurs
8) Débriefing
DÉROULEMENT
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Objectif du chapitre
Analyser les propositions des fournisseurs enidentifiant les critères clés.
Choisir les fournisseurs pour la négociation

20. Le jeu des Achats®, un jeu du CIPE 20
• Vous analysez les offres reçues des fournisseurs et
Choix des fournisseurs à négocier
Offres des fournisseurs
Fiche de dépouillement
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21. Le jeu des Achats®, un jeu du CIPE 21
1) Introduction: contexte de l’entreprise
2) Prérogatives de l’acheteur et processus achat
3) Expression du besoin et cahier des charges
4) Choix des fournisseurs à négocier
5) Préparation de la négociation
6) Négociation
7) Gestion du portefeuille fournisseurs
8) Débriefing
DÉROULEMENT
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Objectif du chapitre
Comprendre l’importance de préparer sonentretien de négociation
Définir les objectifs de négociation

22. Le jeu des Achats®, un jeu du CIPE 22
• Dans chaque équipe, les participants se répartissent les rôles d’acheteur et de vendeur.
• Sur le cas des imprimantes vous préparez votre entretien de négociation à l’aide de la trame
proposée
Préparation de l’entretien de négociation
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23. Le jeu des Achats®, un jeu du CIPE 23
1) Introduction: contexte de l’entreprise
2) Prérogatives de l’acheteur et processus achat
3) Expression du besoin et cahier des charges
4) Choix des fournisseurs à négocier
5) Préparation de la négociation
6) Négociation
7) Gestion du portefeuille fournisseurs
8) Débriefing
DÉROULEMENT
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Objectif du chapitre
Suivre le déroulé type d’un entretien denégociation.
Argumenter et atteindre ses objectifs denégociation

24. Le jeu des Achats®, un jeu du CIPE 24
Entretien de négociation – Mise en situation
• Les participants réalisent leur en
entretien de négociation à l’aide de
la préparation réalisée.
• Les autres membres de l’équipe
observent l’entretien et analysent
son déroulement grâce à la grille
d’évaluation.
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25. Le jeu des Achats®, un jeu du CIPE 25
1) Introduction: contexte de l’entreprise
2) Prérogatives de l’acheteur et processus achat
3) Expression du besoin et cahier des charges
4) Choix des fournisseurs à négocier
5) Préparation de la négociation
6) Négociation
7) Gestion du portefeuille fournisseurs
8) Débriefing
DÉROULEMENT
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Objectif du chapitre
Comprendre les leviers d’action à disposition del’acheteur dans sa relation fournisseurMettre en œuvre la stratégie achat et voirl’impact des décisions sur le fonctionnement del’entreprise.

26. Le jeu des Achats®, un jeu du CIPE 26
Leviers d’action de l’acheteur - Correction
• Les équipes découvrent les leviers d’action à disposition de l’acheteur en associant le levier et
la bonne définition associée.
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27. Le jeu des Achats®, un jeu du CIPE 27
• Chaque équipe choisit les fournisseurs avec lesquels elle va travailler et les leviers d’actions
les plus pertinents qu’elle va mettre en œuvre.
Investissement
§ Répondant le mieux à la
stratégie de l’entreprise
§ Permettant de sécuriser
l’activité
§ Permettant de réduire les
coûts
§ Assurant un partenariat
fournisseur
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28. Le jeu des Achats®, un jeu du CIPE 28
Principe de la gestion du portefeuille fournisseurs
Comprendre la
stratégie de
l’entreprise
Choisir les
fournisseurs
Choisir les leviers
d’action
Faire face aux
évènements
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29. Le jeu des Achats®, un jeu du CIPE 29
Détail d’un fournisseur
Localisation
du fournisseur
Fusiona
Espagne
195 k€
193 k€
191 k€
189 k€
187 k€
185 k€
H
Coût du fournisseur initial
Coût du fournisseur après
mise en œuvre des leviers
d’actions
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Fournisseur
historique
Plateau de gestion du
portefeuille fournisseurs

30. Le jeu des Achats®, un jeu du CIPE 30
Choix d’un fournisseur en double source / monosource
Double source
Mono source Mono source
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Fournisseur
non retenu
Solution non
retenue

31. Le jeu des Achats®, un jeu du CIPE 31
Choix d’un fournisseur en double source / monosource
Double source
Mono source Mono source
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Fournisseur
nonretenu
Solution non
retenue

32. Le jeu des Achats®, un jeu du CIPE 32
• Plusieurs événements surviennent :
• Ces événements impactent plus ou moins fortement différents coûts de l’entreprise, en
fonction des leviers d’actions mis en œuvre.
Faire face aux événements
Exemple d'événement :
Vous êtes convoqué par la comptabilité.
Il apparaît un écart de facturation chez votre fournisseur Pièces plastiques.
Vous avez acheté des marchandises à la pièce. Le prix facturé est au carton.
Le prix indiqué sur les factures n’étant pas strictement identique à celui commandé, la
comptabilité a bloqué les paiements.
Surcoûts liés à des impacts sur
Impacts Achats
Logistique et
transport
Production Qualité
Réglemen-
tation
Satisfaction
client
2. Commande attendue ne
sera pas livrée
+ 1 000 € + 1 000 €
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33. Le jeu des Achats®, un jeu du CIPE 33
• L'équipe gagnante est celle qui réduit ses coûts
d’achat tout en sécurisant l’activité (en
minimisant les surcoûts liés aux aléas)
• Le jeu se déroule sur 3 périodes,
avec contextes et événements
spécifiques
Gestion du portefeuille fournisseurs
Période 1
Période 2
Période 3
Coûts d’achat
Surcoûts logistiques
Surcoûts Production
Surcoûts Qualité
Contexte
Événements
Contexte
Événements
Contexte
Événements
Surcoûts liés à
Réglementation
Surcoûts liés à
l’insatisfaction client
Surcoûts Qualité
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34. Le jeu des Achats®, un jeu du CIPE 34
1) Présentation de l'entreprise & Indicateurs de Résultat
2) Cartographie & Indicateurs de Processus
3) Construction des Indicateurs
4) Indicateurs d'Action
5) Contribution aux Indicateurs de Résultat
6) Calcul des Indicateurs
7) Plan de progrès
8) Débriefing
DÉROULEMENT
Objectif du chapitre
Prendre de la hauteur sur ce qui a été apprisdurant le jeu
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35. Le jeu des Achats®, un jeu du CIPE 35
• Le débriefing est orienté autour de la matrice de Kraljic et des stratégies associées
• Les participants sont amenés à se demander:
– Qu'est-ce qui est proche de la réalité ?
– Qu'est-ce qui est éloigné de la réalité ?
• Quels sont les contributions de l’acheteur à la performance de l’entreprise?
Débriefing
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36. Le jeu des Achats®, un jeu du CIPE 36
• Un dossier de
restitution (trame
sous PowerPoint)
est proposé dans le
jeu
• L'objectif est
double :
– Valider la
compréhension
– Débriefer la
stratégie
• Le dossier est rempli
par chaque équipe
en dehors de la salle,
et est :
– soit donné à
l'enseignant
– soit présenté à
l'enseignant
(exposé)
• Il fait l'objet d'une
notation
• Ci-contre, le contenu
que nous proposons
Trame dossier de restitution
Contenus Commentaires
1
Rôle de l’acheteur et
approvisionneur
Avec vos propres mots, expliquez le rôle de l’acheteur et le rôle de
l’approvisionneur
2 Processus Achat
Quelles sont les étapes majeures d’un processus achat avec vos mots
?
3
Elaboration du cahier
des charges
Quelles sont les bonnes pratiques à retenir pour l’élaboration d’un
cahier des charges?
4
Choix du fournisseur à
recevoir
Quels sont les critères à regarder pour garder ou éliminer un
fournisseur lors de l’appel d’offre ou consultation.
5 Négociation
Quelles sont les facteurs clés de succès d’une bonne négociation?
Quelles sont les erreurs à ne pas commettre.
Qu’entend-on par coût complet de possession?
6 Stratégie Année 1
Expliquez pourquoi, en fonction du contexte, vous avez choisi d'agir
sur tel ou tel fournisseur et avec quel levier d’action.
7 Stratégie Année 2
Expliquez pourquoi, en fonction du contexte, vous avez choisi d'agir
sur tel ou tel fournisseur et avec quel levier d’action.
8 Stratégie Année 3
Expliquez pourquoi, en fonction du contexte, vous avez choisi d'agir
sur tel ou tel fournisseur et avec quel levier d’action.
9 Stratégie
Expliquez les niveaux atteints sur les indicateurs : cela correspondait-il
aux objectifs que vous vous étiez fixés ?
10 Et si c'était à refaire ?
Si vous deviez refaire le jeu, que feriez-vous différemment ? Quels
seraient vos trucs et astuces ?
Pensez-vous devoir reconsidérer votre stratégie achat?
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37. Le jeu des Achats®, un jeu du CIPE 37
MATRICE DE
KRALJIC
ANALYSE ABC DOUBLE SOURCE
PARTENARIAT
FOURNISSEUR
CAHIER DES
CHARGES
APPEL D’OFFRE NEGOCIATION
SÉLECTION
FOURNISSEURS
PROCESSUS
ACHAT
ASSURANCE
QUALITÉ
FOURNISSEUR
VEILLE SUR
REGLEMENTATION
CLAUSES DES
CONTRATS
COÛT COMPLET
COÛT DE
POSSESSION
VEILLE DES
FOURNISSEURS
AUDIT
FOURNISSEUR
Les principaux concepts abordés
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38. Le jeu des Achats®, un jeu du CIPE 38
Diverses formules de mise en œuvre du jeu
sont possibles : n'hésitez pas à nous contacter
• Acquisition du jeu :
– Matériel
– Licence d'utilisation
– Option de formation de mise en main
(formation des futurs formateurs
à l'utilisation du jeu)
– Option de customisation du jeu à votre problématique
• Achat d'une animation du jeu :
– Réalisée par un animateur du CIPE
– Incluant le matériel mis en œuvre
– Option de customisation de l'animation à votre
problématique
Modalités d'utilisation de Le jeu des Achats®
38
Contact : Nadia GHARBI
Tél. : 01 40 64 59 18
Mail : info@cipe.fr
• Le jeu peut être customisé, à divers
niveaux :
– Vocable utilisé
– Choix de chapitres spécifiques du jeu
existant
– Ajout de concepts / chapitres
– Adaptation du jeu à un nombre de
stagiaires important
– Etc.
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