1. SI NO
Dar de alta un activo en
el inventario Se da de alta un bien cuando éste se registra
dentro del inventario, asignándole un código
de identificación y especificando si ha sido
una compra o una donación.
Dar de alta un activo
por adquisición
Se especifica dentro del inventario, el bien
adquirido. En estos casos, es importante que
se guarden en el archivo respectivo, las
facturas y garantías de dicho bien. Se debe
registrar también en el archivo o libro de
contabilidad de la escuela, el gasto hecho
por la adquisición. Se rendirá cuentas ante
quien facilitó el recurso para adquirir el bien,
a partir de los procedimientos conducentes
en cada caso (SPF, PEC, CAS, etc.)
Dar de alta un activo
por donación
Se especifica, dentro del inventario, que el
bien ha sido donado a la escuela y se precisa
quién ha sido el donador. Por otra parte, se
levanta un acta de donación, en la cual
firman el director de la escuela, quien dona
el bien y dos testigos (como mínimo). Existen
otros procedimientos en que se puede acudir
a un notario, pero esto ya implica otras
acciones.
Dar de baja un activo
del inventario
Se registra en el inventario la baja del bien y
el motivo de dicho movimiento (estado en
que se encuentra el bien).
TABLA 1 SEGUIMIENTO A PROCESOS DE BIENES MUEBLES
PROCESO
¿Qué debo hacer?
PROCEDIMIENTO
¿Cómo lo debo hacer?
¿Lo hago
conforme al
procedimiento?
ÁREA DE MEJORA DETECTADA
¿En qué no cumplo con el
procedimiento?
PROPUESTA DE
SOLUCIÓN
¿Qué debo hacer para
cumplir con el
procedimiento?
OBSERVACIONES

2. Dar de baja un activo
ante la SEJ
Se notifica a la SEJ (vía DRSE), de la baja de
un bien y la causa de la baja. Esperar a que
envíen por el bien, y una vez que pasen a
recogerlo a la escuela, llenar los formularios
correspondientes (cada DRSE cuenta con un
procedimiento y documentos diferentes). En
el inventario de la escuela, se realiza el
procedimiento descrito en el punto anterior y
se anexan los documentos que la SEJ deje en
la escuela para el respaldo del movimiento.
Actualización del
inventario
Se debe realizar al menos dos veces al año (a
medio año y al final del mismo), aunque se
va actualizando de manera permanente,
conforme adquieren o se dan de baja los
activos fijos.
Asignación de responsa-
ble del inventario
Se debe nombrar a una persona encargada
de realizar esta tarea. Esta persona firmará
junto con el director como responsable del
inventario e implica la adquisición de
responsabilidades en términos de la custodia
de recursos.
Resguardos y
distribución del
material
El resguardo consiste en otorgar un
documento que acredita a una persona como
responsable de un material para hacerse
cargo del mismo, custodiarlo y dar cuenta del
uso que se le dé. La SEJ asigna el resguardo
de los activos fijos de la escuela, al director, y
éste, de manera interna, puede asignar a
otras personas para que tengan bajo su
responsabilidad los diferentes activos de la
escuela. Para realizar la distribución del
material, no existe un procedimiento
establecido, sin embargo, se sugiere que se
parta de las tareas que desarrolla cada
sujeto.