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Formación CiviCRM

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Diapositivas de las jornadas de formación interna de ASF acerca de la utilización de CiviCRM (contactos y mailing)

Publicada em: Turismo, Negócios
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Formación CiviCRM

  1. 1. Introducción a CiviCRMJornada de formación interna de ASF5 de abril de 2013 – Carlos Cámara Menoyo
  2. 2. ¿Qué es CiviCRM?●Esquema drupal + CiviCRM
  3. 3. ¿Qué es CiviCRM?●Es un programa de CRM (Contactand Resources Management)●Programa modular●Es un programa en la nube (alojadoen nuestro servidor web)●Es un programa de código abiertoy gratuito●Es un programa pensadooriginalmente para ONGsLos módulos que trae por defecto CiviCRM son: CiviMail,CiviContribute, CiviActions
  4. 4. Ventajas de usar CiviCRM●Ubicuidad: Se puede acceder a éldesde cualquier ordenadorconectado a internet (siempre quese disponga de un usuario ypassword -ver a continuación)●Login único: Se accede con elmismo usuario y password que el dela web institucional●Base de datos única: siempreactualizada
  5. 5. Ventajas de usar CiviCRM●Es software libre: no se depende deuna empresa ni sus políticas desuscripciones●Es gratuito: no supone un gastoadicional en licencias●Posee una gran comunidad dedesarrolladores y formadores quepueden ofrecer sus servicios encaso de necesidad●Mucha documentación disponible
  6. 6. ¿Os he convencido?¿no?
  7. 7. Casos prácticos1. Hacer un informe con los últimos datos actualizados de todos lossocios.2. Objetivo: Enviar un email a los socios de este mes en lademarcación de Barcelona para invitarles a una junta3. Enviar un email a los voluntarios de todas las demarcacionespara informarles de algo
  8. 8. ¿Y si os dijese que con CiviCRM esto no tienepor qué ser un infierno?¿Os convencería entonces?
  9. 9. ¡Manos a la obra!
  10. 10. Caso prácticoObjetivo: Enviar un email a los socios de este mes de la demarcación de Barcelona para invitarles auna juntaPasos a seguir1. Creación de contactos● Para tener los datos de los miembros de ASF actualizados● Para consultar rápidamente los datos de cualquier contacto(socios, voluntarios, junta, empresas...)● Enviar e-mails masivos● Para generar reportes (ej: número de socios, voluntarios deuna demarcación)● Para hacer seguimiento (donaciones, pagos, membresías,asistencias a eventos...)2. Clasificación de contactos Mediante los grupos y etiquetas podremos clasificar y crearbúsquedas dinámicas de nuestros contactos3. Configurar la campaña Redactaremos el correo, elegiremos las opciones deseguimiento y elegiremos a qué destinatarios lo enviamos(para ello usaremos las listas del punto anterior)
  11. 11. 1. Creación de contactosTabla de contenidos de esta sección1. Vista general Veremos cómo son las pantallas de visualización y edición decontactos, así como todo lo que podemos hacer con ellos.2. Necesidad y Ventajas Los contactos son la parte esencial de CiviCRM y cualquier CRM.Veremos por qué es así y las ventajas que supone utilizarlos bien.3. Tipos de contactos CiviCRM tiene varios tipos de contactos, saber cuando usar unos uotros será clave para utilizar el resto de funcionalidades4. Creación de contactos Veremos que hay distintas formas de crear contactos y explicaremoscómo pueden crearse/editarse manualmente
  12. 12. Contactos: vista generalEsta es la página de un contacto. Aquí tenemos toda la información de este contacto, así como lasacciones que podemos hacer con él y el histórico de cambios.
  13. 13. Contactos - Acciones
  14. 14. Contactos: ObjetivoLos contactos son la esencia de CiviCRM: para que todo lo demás funcione y para que podamossacarle provecho es necesario mantener actualizados los contactos en la base de datos delCiviCRM en lugar de mantener archivos separados con datos de contacto en distintos formatos(Access, Excel...) y localizaciones (Demarcación X, Demarcación Y...).Ventajas de este sistema:●Un solo archivo: siempre actualizado y sin duplicados.●Todo el mundo puede acceder, desde cualquier ordenador conectado a Internet, a la versión más actualizada de la base de datos●Generación de informes y consultas en tiempo real.●Workflow integrado.●Criterio único (evitamos cosas como “C.Valenciana” , “comunidad valenciana”...)
  15. 15. Contactos: TiposHay tres tipos de contactos:●Organizaciones: son personas jurídicas yasean empresas, instituciones...●Personas: son personas físicas. Estas, as uvez pueden pertenecer a una o másorganizaciones y familias.●Familias (a priori no utilizables por ASF).Lo más normal será tener muchos más contactos de personas que estén asociados a una o más organizaciones, ya sea porquetrabajan en una organización, porque son voluntarios... Podemos especificar el tipo de relación que hay entre una persona y unaempresa y el sistema será capaz de establecer relaciones recíprocas (ej: si decimos que alguien trabaja en una empresa, cuandoveamos la información de esa empresa podremos ver todos los trabajadores que trabajan en ella, entre ellos el contacto anterior).
  16. 16. Contactos: CreaciónHay distintas formas de añadir contactos:●Manualmente (de uno en uno)●Importación CSV (Excel, Access...)●Una persona que ha rellenado el formulario dealta de socio (todavía no implementado)●Una persona que ha decidido darse de alta pararecibir el newsletter, participar en un evento...(no implementado)Podemos importar contactos de un archivo csv (generado através de hojas de cálculo como Excel o Bases de datos comoAccess). Podemos asociar los datos del archivo csv a camposde CiviCRM y si los contactos siempre siguen la mismaestructura podemos guardar esa asociación de datos para notener que definirlo continuamente (mapping).Nota: Dado que estamos en un servidor compartido es muyprobable que al importar una gran cantidad de contactos elservidor se cuelgue. Para evitarlo es más conveniente importarcontactos en grupos pequeños (20-50 personas)Más información en esta página de la intranet:https://sites.google.com/a/asfes.org/base-de-conocimiento/Home/manuales/manual-civicrm/contactos#TOC-Importar-contactos
  17. 17. Creación manual (I)Crear un contacto requiere 2 simples pasos:1. Elegir "Nueva persona" o "Nueva organización" (según lo que prefiramos) en el menú "Contactos"
  18. 18. Creación manual (II)2. Rellenar los campos queaparezcan en el formulario.Los campos estánagrupados:●Datos personales●Datos de socio●Demográficos●Etiquetas y grupos
  19. 19. 2. Organización de contactosTabla de contenidos de esta sección1. Grupos y etiquetas Veremos cómo son las pantallas de visualización y edición decontactos, así como todo lo que podemos hacer con ellos.2. Grupos inteligentes Los contactos son la parte esencial de CiviCRM y cualquier CRM.Veremos por qué es así y las ventajas que supone utilizarlos bien.3. Buscar contactos CiviCRM tiene varios tipos de contactos, saber cuando usar unos uotros será clave para utilizar el resto de funcionalidades4. Guardar listas Veremos que hay distintas formas de crear contactos y explicaremoscómo pueden crearse/editarse manualmente
  20. 20. Clasificar un contactoEsta es la página de edición de uncontacto.Bajo la pestaña “Tags and Groups”veremos un listado con todas lasetiquetas y grupos disponibles ypodremos seleccionar aquellasaplicables al contacto.Cosas a destacar:●Existen las etiquetas y los grupos●Un contacto puede pertener a más deun grupo a la vez●Un contacto puede tener ninguna, unao varias etiquetas●Solo se muestran los grupos“estándar”
  21. 21. Clasificar contactos por lotesDesde la página de buscarcontactos, podemos seleccionarvarios y seleccionar la acción“Añadir contactos al Grupo” (luegonos preguntará a qué grupo losañadimos) y pulsar el botón “Ir”
  22. 22. Clasificar contactos por lotesSeleccionamos el grupo existentede la lista desplegable o biencreamos uno nuevo.Pulsamos el botón “Añadir al grupo”
  23. 23. Grupos vs etiquetasEtiquetas: describen alguna característica de loscontactos y para facilitar encontrarlosposteriormenteGrupos: son conjuntos de usuarios que debenser tratados de forma distinta a los miembrosde otros grupos (permisos o mailing).●Pueden asignarse etiquetas a contactos,contribuciones...●No hay jerarquíasPosibles etiquetas:●Demarcaciones (Cataluña, Valencia...).●Solo se aplican a contactos●Pueden conceder permisos especiales●Pueden servir como destinatarios de mailings(lista de correo)●Pueden organizarse jerárquicamente (uncontacto que pertenezca a un grupo hijopertenece también al padre)●Hay dos tipos de grupos: normales ointeligentesEjemplos de grupos:●“voluntarios”,●“trabajadores”●“responsables de zona”...
  24. 24. Buscar contactos¿Para qué queremos buscar contactos?●Para encontrar un contacto y visualizar oeditar sus datos●Para construir una búsqueda quequeramos utilizar con frecuencia (verbúsqueda avanzada, a continuación)●Para enviar un email a todos los contactosque cumplan las condiciones de búsqueda●Para imprimir el listado de forma rápida●Para crear un grupo inteligente (ver páginaClasificar contactos - detallado para másdetalles)●Para editar en lote los contactos●...
  25. 25. Búsqueda simple
  26. 26. Búsqueda avanzadaMás información enhttps://sites.google.com/a/asfes.org/base-de-conocimiento/Home/manuales/manual-civicrm/contactos#TOC-Buscar-contactos
  27. 27. Ventajas de organizar contactosTener los contactos bien organizados es básico porque nos permitelo siguiente:●Encontrar un o varios contactos determinados de forma rápida,sin perder tiempo.●Enviar campañas de email a uno o más contactos a la vez.●Generar informes●...
  28. 28. 3. MailingTabla de contenidos de esta sección1. Elegir destinatarios Mediante una serie de reglas y combinaciones elegiremos quiénqueremos que reciba los correos.2. Opciones de seguimiento Estas opciones nos permitirán estadísticas básicas para ver laeficacia de las campañas o corregir posibles problemas.3. Componer mensaje En esta parte redactaremos el correo y veremos cómo usarcomodines para ofrecer correos “personalizados” y plantillas paraahorrar trabajo.4. Probar el mensaje Antes de mandar el correo es importante testearlo antes y evitarposibles errores.5. Enviar o programar el mensaje Una vez está todo listo solo tenemos que enviar el correo.
  29. 29. Crear un mailing IHacer clic en el menú “Envios de correo” yseleccionar “nuevo envío de correo”.Este mismo menú plantea más opciones como ver mailings enborrador, eventos programados y enviados o generar plantillas,encabezados... para reutilizar en campañas futurasSeleccionar destinatarios:Las personas que recibirán el correo dependeránde una serie de reglas que pueden combinarse:●Incluir o excluir miembros de grupos●Aprovechar los destinatarios de una campañaanterior●Si marcamos “Remove duplicate emails”evitaremos que una misma persona quepertenezca a más de una regla, reciba más deun correo de lo mismo.
  30. 30. Crear un mailing IIMarcar si queremos hacerseguimiento de clics parahacer estadísticasImportante notar que podemosver el número de destinatariosque recibirán el correo
  31. 31. Crear un mailing IIIAl seleccionar la plantilla, el contenidose rellena automáticamentePodemos utilizar “Tokens” (ocódigos) que se sustituirán por elvalor correcto cuando se envien apartir de (ej, nombre, email,dirección...)Podemos añadir encabezados /pies de página con enlaces, textos...que ya hemos creado previamente
  32. 32. Crear un mailing IV
  33. 33. Crear un mailing V
  34. 34. Más...
  35. 35. Más informaciónTenéis más información en los siguientes enlaces:●Intranet ASF (¡podéis actualizarla y comentar vosotros mismos!)●Documentación oficial:– http://civicrm.org/participate/documentation– http://wiki.civicrm.org– http://book.civicrm.org/user●Página oficial del programa: http://civicrm.org

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