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3.3. DESPACHO DE CORRESPONDENCIA B.  REVISIÓN
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  1. 1. *a ' deláemprsa modema-requíere cada ' ~de . eñcíentes sistemas de archives, que_ permítanrla eñcàci _ ¡Loptímiiàclón de la gestlón administrativa, 'regíulsito ' N 'fúndamenlal para lograr los niveles «de _excvàlencía v › ¡gresarial que là pqsibílíten mantener los altos niveles , de '_ ~ _ gombeñüVÍdad que exige el mundo de hoy. ' l " v Por ellõ una empresa olnstítución que'. no possa Lin sistema de_ archlvo adecuado, no sólo tendrá problemas _en su gstíónadrnínístrativa, sino también, verá comprometidos r los procesos conducentes a mantener elbuen manejo de la írifdnnacíón y unos_ excelentes niveles de competitividad, a 2 lo que se suma 'también la elevación de, los cestos de »operaclóm ' A d, › . _ _ . | #05405512 EFUHWQPQ. _a . t a 93 (ltmmucão semmnmosâhnoiuos" A 'g LINlEAs GRÁfIsm 8000 110888 -013000 51703 ' -Av. QuebIada Seca No.32A›85 J › -' l g¡ Tels: (7) 632 2223 - 6322224 -Telefaxz (7) 63219560 V_ 1¡ e-maíl: info@seminaríosandinoslcqm. l f . wwwsemínariosandihosxom v ' | _› _Z BUCARAMANGA - COLOMBIA
  2. 2. *ÍJQÍÕTÉNÍÊQ CAPITULO l concsvros GENERALES SOBRE ARcmvlmcA . ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... .. . . 9 CAPITULQ ll ELABORACION YAPLlCAClÓN DE TABLAS DE REIÉNCIÓN DOCUMENTAL . ... .. . .17 CAPITULO IlI MANEJO os LA CORRESPONDENCIA . ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... .. . . 2a CAPITULO lV . ARCHIVOS MÉDICOS o DE HISTÓRIAS CLÍNICAS . ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... . . .47 CAPITULO V ARCHIVOS DE PERSONAL o DE HOJAS o: VIDA . ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... . . . 57 CAPITULO Vl como ORGANIZAR FONDOS ACUMULADOS o ARCHIVOS INACTIVOS . ... ... ... . . . a2 CAPITULO VlI PRINCIPIOS PARA LAAUTOMKFIZACION ATRAVES o¡ LA DIGITALIZACION DE ARCHIVOS . ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... . . . ea CAPITULO VlIl como consuma FÍSICAMENTE LOS oocumerrros . ... ... ... ... ... ... ... ... ... . . . 76 CAPITULO lX LEGISLACIÓN GENERAL SOBRE ARcHIvísncA . ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... .. a4 BIBLIOGRAFIA . ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... . . . 95 OBJ ÉTIVOS Ê Conocer los conceptos básicos sobre archivos Ê Manejar la legislación vigente en materia archivística. Ê Elaborar y aplicar tablas de retención documental. Ê Identificar los principios de la Organización de los archivos. É Conocer nuevas tecnologias aplicables a los archivos. Ê Manejar Unidades de correspondencia. IÊ7 Diferencíar y Manejar Archivos clínicos y de personal. Ê Identificar y controlar las principales causas de deterioro del papel.
  3. 3. _kg/ conceptos Generales sobre Archivistica 'V' AITUFD EÓUBTÓO REYÊS RÍPUÍÍ @a Í Í. l, l de Iox archive: lo constituyen los documentos de toda close y tipo. .. TEORIAARCHIVÍSTICA 1. CONCEPTOS BÁSÍCOS 1.1. oocurwsmo Los documentos son la base material del saber y la memoria de la hymanidadsbocunaento en un sentido amplio, es todo registro de información i ndependiente de su soporte fisicofAbarcrtodã' lo que puede transmitir el conocimiento hurnanof libros, revistas, folletos, microfilmes, partituras, manuscritos. .. de manera general todo lo que contenga representatividad y este sometido a la acción de una Inteligencia ordenadora. La materia prima de los archivos lo constituyen los documentos de toda clase y tipo; y para llegar a la adminístración de estos no solo es necesario tener conciencia de la importancia de estos para la sociedad y paradas organizaciones; sino Identificar a que categoria pertenece, así como también conocer sus caracteristicas externas e internas, su esencia, sus objetivosy Iunciones de modo quese pueda manipular y servirse de él en forma conveniente. 1.1.1. gradedsltlcasde los Documentos. Es importante saber que los documentos se diferencia: de los demás objetos de información como son los libros que hacen parte de las bibliotecas y Ia prensa, revistas o informes que hacen parte de hemerotecas y centros de documentación, acá algunas diferencia: primordiales: E soN SERIADOS Como son el reflejo de las actividades llevadas a cabo por diferentes órganos' productores y éstas se prolongan a lo largo . del tiempo, la documentación está constituida por series, de las cuales cada una responde a la función especifica realizada por un determinado sujeto productor. Ejemplo: expedientes de obras, informes, etc. Por otra parte, a los documentos de un archivo 'no se les puede considerar como _piezas aisladas _o documentos sueltos, como ocurre con los libros, su existencia viene determinada porque pertenecen a un conjunto documental que responde a la materialización de una actividad concreta. D son ExcLusrvcs Cada documento de archivo aunque responde a la actividad concreta de un sujeto productor, se refiere a un asunto o persona diferente. La información de cada uno nunca es idêntica a otro. b son ORIGINALES Otra de las caracteristicas del documento de archive es que son ejemplares únicos y originales a diferencia de los ejemplares múltiples editados o reprografiados. Al sercreados como suporte material del acto administrativo [levado a cabo por un órgano como pmeba o testimonio mediante la incorporación de signos y marcas (firma, sellos, etc). Su condíción de únicos viene definida además por la reunión de tres aspectos: - Su integridad: Debe estaríntegro o completo, nole debe faltar ninguna de sus partestanto las que se refieren a sus caracteres externos (soporte, formato) como interior (autor y fecha). a Su autenticidad: Es decir que corresponde al autor, la fecha, el lugary el asunto que en él se consignan. 1.2. ARCMWO Archivo se define como el conjunto de documentos producidos y recibidos por una persona o entidad en razón de sus funcione: o de la actividad que desempeñen, los cuales deben estar organizados respetando el orden de producción o recepción. También se considera archive a la dependencia o institución que cuenta con el personal especializado y los' medios para administrar adecuadamente el patrimonio documental de un ente productor. 1.3. IMPORTAMQA DE LOS ARCHIVOS 1.3.1. Para la Gestión Administrativa. Los archivos son creados por las personas con base en las funciones que desempeñan en las empresas o entidades, en consecuencia los documentos de dicho archivo sirven de manera constante para verificar dichas actuaciones, para determinar responsabilidades, responder a peticiones y en general al funcionamiento o giro del negocio, cualquier¡ que sea este. 1.3.2. Para la Historia de las Regimes. Los documentos de archivo, son considerados la fuente primaria de información para Ia investigación histórica, por ejemplo en archivos de empresas podremos encontrar información sobre procesos industriales, principales renglones económicos de la región, principales actividades de las personas, demografia, y _en general el diario vivir _de los pobladores.
  4. 4. @â conceptos Generales sobre Archivística SEGUN SE DIVIDEN EN Los documentos representar: derechos y debe-res de los ciudadanos, y sólo si ' Púbucm' cuand° 5°" generadas por una enüdad . . . . . . E( Pruductgr estatal de cualquier orden. existen y estan acceslhles para la comunidad en general¡ podran garantlzar _ Pñvadcs_ estos so” genemdo¡ po', “na empresa derechos fundamentales como el de acceso a la informacion, a la privacidad, entre otros. 1.3.3. Para los Ciudadams en General'. Arturo Eduardo Reyes Ripoll g3 I i privada o persona natural. . Administrativos o de gestión, Cuando se encuentran en las oficinas en busca de solucián , o gestión administrativa, contable, fiscal, legal, ' etc, son los archivos de las dependencias. 5" A~CeW° . lntermedios, Se trata de documentos que ya pasaron su gestión, pero deben seguirse conservando por que poseen valores primaríos. . Permanentes c Históricos, Son documentos que 'ya perdieran todos sus valores prímarios, pero se conservar por su valor para la ciencia, la + 1.4. CLASXFICACION DE Los ARCHIVOS *"V““9a°'°" ° 'a '"“°“"*^ __ Además de legitímizar nuestra ciudadanía y estado civil. 1.3.4. Para Ia Cultura Los Archivos hacen parte fundamental de la identidad nacional, ellos son parte del patrimonio documental de la nación que es inalienable, inembargable e imprescriptible, contíenen información relevante que ídentifican nuestras regiones y forman nuestra identidad. SEGUN SE DIVIDEN EN . Centrales, Toda la documentación está bajo la responsabilidad de una sola dependencia, la cuai à( 2. CICLO¡ IITQL BEL DOCUMEFJTO Los archivos, como lo mencionamos antes pasan por ' Su funcionalidad posee personal especializado que se encarga de todos los proceso: archivisticos. Descentralizadcs, En este cada dependencia de la empresa o entidad tiene su propio archivo, presentándose así carencia de lenguajes comunes, normalización y sobrecostos. Descentralizada; con control central, Cuando existe una unidad de archivo central, que recoge periodicamente los documentos, (transferencias) y se encarga de diseñar e implementar las politicas archivísticas. Su Acervo Notariales, Conservan documentos públicos que garantizan la fe del común. - Contables, Recogen informacion (inanciera, comprobantes, cuentas, facturas. Clínicos, Lo forman las historias médicas de pacientes. correspondencia, Conformada por comunicaciones cruzadas entre institucíones, personas o empresas. Filmicos, sus fundos documentales se engrosan con películas especialmente. Fotográficos, formados por fotografias blanco y negro a color, diapositivas, negativos. Eclesiásticos, documentos propios de las funcione: de la Iglesia partidas de matrimonio, bautízos. Laborales o de Personal, :cn formados por los expedientes laborales de los empleados. unas e -. as o : :dades a medida que va pesando el tiempo. os simluliiicer el ciclo vital del documento con a. que aparece a conlinuación Edad Permanente o Adrrrn strarva Intermeda H stór ca 1.1.7.. Archivo de Gestión o ele ! as Oficinas producltoras. Comprende toda la documentación que es sometida a continua utilizacián y consulta administrativa por las rnísmas oficinas productoras u otras que la solicite. Su circulación o trâmite se hace a través de canales y causes normales en busca de respuesta o solución a los awntos iniciados. 1.1.2. f-. rclnivo Ceuuhal o intermedia. En él se agrupan los documentos transferidos de los distintos archivos de gestión de (a entidad, una vez finalizado su trâmite, pero que sigue siendo objeto de consulta por las oficinas y los particulares en general. Generalmente se clasijícaban los archivox según su ciclo vital en activos, semi- activos e inactivas, incluso algunas veces se men- cionaba la frase «Archivo ll/ Iuerto» hay día xe habla de AIlCHI V0 TOTAL
  5. 5. . caravan-w- ; v íq-u_. .._. mw-_. ._uq. u.. _,anruu~uau~wncrvpwnnwu . i _ ___ , .. . _ c, ... . 3- - '.13 “s” - Cont-estos Gifiiàíitufo sooseAicnwor-ICR , A: Cena-a? , ya no iiegan todos ! os documentos qu se recii: an o 3.2 producao, distintas oíidaias 'cias 1a entidad, sino que antes de la transferencia es azecesario efrectuar LEW). sei-acción documental para eliminar copias de un mismo documento, impressa, publicaciones, minutas o borradores, entre otros siempre y cuando no se atente contra la integridad del expediente. . an ? as 1.1.3. Archivo Permanente o Histórico. A este se transfiere desde ei Archivo Central la documentación que, por decisión del Comité de Archivo, debe conservarse permanentemente, dado el valor que cobra para la investigación, la ciencia y la cultura. 3. PRINCIPIOS ARCHIVISTICOS f . IJ *É ; i PRINCIPIO DE PROCEDENCIA Cada documento debe estar situado en el fondo documental del que procede, este principio determina la organicidad de un archivo. Este principio nos lleva a la precaución de no deshacer expedientes para agrupar sus partes de forma temática. PRINCIPIO DE ORDEN ORIGINAL Hace referencia al orden que conservan los documentos dentro de cada serie de acuerdo con la secuencia enque se originó el expediente y el orden en que se dieron los documentos que materializan las actuaciones y diligencias propias de un trâmite administrativo. wwmsanimliorandinoxxom
  6. 6. n "J " ' ›. , __ ¡u¡. i5-= q¡ gnu¡ tqxun- M w N - . - -wL-: :VEII - JW¡ ' 1 J 443w_ _ -= -›- - 1- -"-'*'---'7-i: '= _ü- ; input -- 'r- à É . ng-paul n ! w i É 5
  7. 7. í r í tj Elaboración y Aplicación de tablas de Retención Documental Un sistema integral de gestión de documentos ocupará de todo lo SE que sucede a los documentos : :Varal v' mu. r . ÍSXZMT 1. LA sesnów DOCUMENTAL 1.1. oenmcxóm Un sistema integral de gestión de documentos se ocupará de todo lo que sucede a los documentos de una entidad u organización a través de su ciclo vital, › es decir, desdesu nacimíento pasando por su vida activa y productiva en cumplimiento de unas funciones hasta su destino final que puede ser la eliminación una vez cumplida su finalidad administrativa, o la incorporación en un archivo histórico si poseen valores que justifiquen su conservación. Actualmente en nuestro pais el ciclo vital del documento se conoce como Archivo Total, es cual está ligado con las fases básicasde la gestión de documentos que son elaboración, utilización, conservación y la disposición final, es decir, con el control y segui miento de todo el proceso archivistico en sus distintos estadias, la producción o recepción, el trâmite, la distribución, la consulta, la retención, el almacenamiento, la recuperación, la preservación y su disposición final (conservación definitiva o eliminación). 2. OBJETIVOS DE LA GES'| 'IÓ_N DOCUMENTAL. Un programa de gestión documental busca basicamente: - Que existan lenguajes comunes en la producción documental, que sea racional dicha producción. - Que se tome la información documental como unos reales objetos o herramientas para la toma de decisiones en las Empresas. - Una politica de manejo documental adecuada a las necesidades, caracteristicas y entorno organizacional. - Valorar la documentación para determinar cual es prescindible, economizando cestos, personal y recursos fisicos. - Que los procedimientos administrativos sean más fluidos, minimizando ! a presentación de cuellos de botella. - En términos generales la estandarización de las tareas Archivísticas, con el objetivo que se integren a las exigencias modernas en materia de Administración. wuontmnamdúucm Arturo Eduardo Reyes Ripoll a) a. GRÁFICA oe um PROGRAMA oe GESTIÓN DOCUMENTAL ASPECTOS TRATADOS EN LA GESTIÓN DE DOCUMENTOS PRODUCCIÇNÚ PRESERVACIÓN _gecepclon É TEMPORAL V DÍSPDSICIÓN. É? FINÀL ' TRAMITE J & «atá PROTECCION , _ . › RÉTENCÍON É e el ozsnuauaón Recupemcróí" V A CONSULTA à kETENCIÓN ALMACENAMIENTO 3.1. PRODUCCIÓN O RECEPCIÓN Procedimiento mediante el cual un organismo o sujeto productor, genera o recíbe documentos en cumplimiento de sus funciones. 3.2. TRÁMITE Los documentos que se generan son enviados a la entidad o dependencia pertinente para que surta los trámites administrativos correspondientes y esta dará constancia de recibido. 3.3. DISTRIBUCIÓN Proceso mediante el cual el funcionario encargado del manejo de los documentos en la empresa, efectúa el estudio documental y determina la serie, subseríe y expediente al cual debe pasar dicho documento. 3.4. CONSULTA Es e¡ derecho que tiene un usuario del archivo y es el servicio que debe prestar el archivo. En este momento, la dependencia debe disponef de los elementos necesarios de descripción archivistica para poder dar solución a los requerimientos de información documental.
  8. 8. 10 Elaboración y Aplicación de tablas de Retenclón Documental 3.5. RETIENCIÓN Es el plazo en términos de tiempo en que los documentos deben permanecer en el archivo de gestión, una vez finalizado su trâmite administrativo, o en el archivo central, tal como se consigna en la tabla de retención documental 3.6. ALMACENAMIENTO Los documentos se colocarán en unidades de conservación adecuadas que se identificaran con la correspondiente señalización e ídentificación. La disposición física de los documentos ha de realizarse en los elementos, muebies, y depósitos apropiados a la frecuencia de uso en atención a las diferentes fases dei ciclo vital, procurando en todos los casos su conservación física con el fin de rnantenerlos integros tanto en su estructura como en su contenido. 3.7. RECUPERACIÓN Consiste en localizar el documento con mi ras a obtener la información contenida en ellos, de manera eficiente y eficaz. La recuperación de documentos se logra mediante la disponibilidad de instmmentos de control, consulta y descripción. Los archivos impiementarán programas de descripción a fin de ponerlos al servicio de los usuarios. 3.a. PROTECCIÓN La protección se relaciona con el conjunto de medidas a tomar para garantizar la integridad física de los documentos, lo mismo que del manejo de la información. › Para el primer caso se requiere implementar programas de conservación _ preventiva de archivos. - 3.9. PRESERVACIÓN TEMPORAL Se relaciona con el tiempo de retención que se deben conservar los documentos ya sea en el archivo de gestión o en ei central, después de perdida su vigencia administrativa para luego tomar la decisión para su disposición final. 3.10. orsmsmón FINAL Se relaciona con el proceso de estudio o análisis documental para determinar los valbres administrativos, fiscal, legal, contable, o técnico y su previo estudio del Comité de Archivos. 3.11. ELIMINACIÓN Se entiende por eliminación la destrucción de los documentos que han perdido sus valores primario: y que no poseen valores secundarios, el proceso de eliminacián se ajustará a la valoración documenta que estará expresada en la Tabla de Retención Documental. wmunllnaunllnlmmewn Arturo EduardoReyes Ripoll O) 3.12. CONSERVACIÓN 'PERMANENTE Se catalogan documentos de conservación permanente, todos aquellos que informan sobre los origenes, estructura, los objetivos, las decisiones, los procedimientos, las operaciones y las realizaciones del organo productor y que tiene valor testimonial. 4. VALORES DOCUMENTALES Los documentos, como lo hemos mencionado, poseen unos valores', y de acuerdo a esos valores que se van dando en las diversas fases de su ciclo vital, se realiza el análisis de su permanencia en la Instítución. ADMINISTRATIVOS LEGAL ES VALORES PRIMARIOS FISCAL ES CONTABL ES TÉCNICOS CULTURAL VALORES SECUNDARIOS C'EN", 'ÍF'C° HISTÓRICO 4.1. VALORES ADMINISTRATIVOS El que Contiene el documento, una serie documental o un grupo documental, para la entidad productora, relacionado con el trámite o asunto que motivo su Creación. Este valor se encuentra en todos los documentos producidos o recibidos en cualquier institución u organismo, con el objeto de responder a una necesidad administrativa mientras dure su trárnite y son importantes por su utilidad referencial para la planeación y la toma de decisiones. Es decir, que en este momento el documento tiene valores administrativos, mientras la informacion sea útil para la toma de decisiones. 4.2. VALORES JuRtoxcos Aquel del que se derivam derechos u obligaciones legales regulados por el derecho COITMH. 4.3. VALORES LEGALES Aquel que tiene los documentos que sirven de testimonio ante la ley. intrinsecamente, todo documento generado en cumpllmiento una actuacion administrativa tiene un valor legal, sin embargo, en un sentido mas estncto, encontramos los documentos dispositivos del estado que afectan el orden general (leyes decretos). , .._v_, ,., ..A= n_-= u=-msc«a-s. »mms, ›.~. ._. »_w_s-ek x;4 É _MTL
  9. 9. lnbcración y Arturo Eduardo Reyes Ripoll 0) .47 Recuerde la decisión sobre la eliminación de los documentos sólo la puede tomar ei Comité de Archivo y debe estar reflejada en las Tablas de Retención Documental 4.4 “IJALOZES FISKSALES Es la utilida-; i o aplituci que tienen los documentos para. el tesoro o hacienda pública. Dicho valor existe en los documentos que expresan movimiento de dinero. Los libros contables y los balances tienen un valor legal pero adicionalmente tienen un valor fiscal. 4.5 VALORES CONT ABLES Es la urilidad o aptitud de los documentos que soportan el conjunto de cuantas, registros de los ingresos y egresos y de los movimiento: económicos de una Empresa pública o privada. 4.6 VALORES TECNICOS Este aspecto mira a los documentos de cada tipo de instituciones o empresas, para su interpretación requiere de un especialista en la materia (planos, historias clinicas, fórmulas, etc) 4.7 VALORES SECUNDARIOS La documentación que reposa en los archivos históricos posee valores secundarios, los cuales obedecen a otras motivaciones que no son la propia finalidad del documento. Estos valores sirven de referencia para la reconstrucción de cualquier actividad, convirtiéndose en fuente primaria para la historia ycorno testimonio de la memoria colectiva, es decir que pueden ser testirnoniales, informativos o históricos. 5. TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL 5.1 DEFINICION Las Tablas de Retención Documental, son un listado de las series y tipos documentales generados por un organismo productor (dependencia), con base en unas funciones, a los cuales se les asigna el tiempo de permanencia de los documentos en las diversas fases del ciclo vital. usualmente se ha procedido a detenninar el tiempo de perrnanencia de los documentos realizando los famosos «expurgos- en los que sin ningún criterio ni estudio previo se procedía a eliminar información, à tnnuInlI-rfnlclibmcom aduciendo situaciones como falta de espacio, antigüedad del documento, formatos de difícil almacenamiento, entre otros y ninguna de estos factores es relevante para dicho fin. se requiere un estudio pormenorizado y Ia presencia de un grupo interdisciplinario denominado Comité deArchivo para que se realicen las 'IZR. D., que se convierten en el documento maestro para las transferenciasy eliminaciones documentales. 5.2. COMO ELABORAR LAS T. R.D. 5.2.1. Conocimlento organizacional Lo primero que debe tenerse en cuenta para la elaboración de las tablas de retención documental, es que elias mostrarán ta estructura del Archivo y a su vez el Archivo debe reflejar el esqueleto orgânico funcional de ia Empresa, es decir, así como está organizada organizacionalmente la empresa, asi debe dividirse el Archivo. Teniendo en cuenta lo anterior debemos recopilar la información institucional referente a: - Organigramas vigentes, para determinar como esta formada la empresa, cada una de esas divisiones del organigrama será una sección documental del archivo. - Organigramas anteriores, se busca determinar que dependencias existieron, cuales fueron abolidas, fusionadas, etc yque pasó con dicha documentación. - Manuales, de procedimientos, de funciones, para determinar' los procesos archivísticos y determinar las funciones de cada sección documental, pilar fundamental de las series documentales. 5.2.2. Reunión con Funcionarios Ruponsablu de cada Area. bebemos una vez identificadas las secciones documentales, identificar las series documentales, basados en la compilación de funciones que ya realizamos, la idea es identificar qué tipos documentales se generan o reciben para cumplir con dichas_funciones, estos son los que alirnentarán la tabla de retención. Es importante determinar entonces con cada uno de los productores: « Las funciones. - Los documentos que genera o recibe para cumplir sus funciones. ~ Si se están realizando -expurgos- y bajo que metodologia. - Forma de organización de los Archivos de Gestión. - Soporte de los documentos. - Formato de los documentos. - Normas intemas o extema para la producción, conservación o trámite de dicho: documentos. ' - El trámite o flujo documental de cada uno de los objetos de información - Los anexos que poseen.
  10. 10. @É Elaboracion y Aplicación de tablas de Retención Documental - La periodicidad de producción. - El nivel de consulta. - Quienes lo consultan. - Razones de la consulta. - Si se realizan transferencias documentales, frecuencia y método. - La tradición de conservacián, por cuanto tiempo tradicionalmente lo conservan. 5.1.3. Analista de l Información. Esta parte del proceso concierne al Comité de Archivos, quien debe estar al tanto de todo el proceso. La parte de análisis es la más delicada, una vez identificadas las series y tipos documentales, se debe mirar detenidamente el tiempo de retención de cada serie, y el lugar de permanencia de acuerdo a su ciclo vital. Por tanto los niveles de consulta del documento, podrian ser un factor determinante para su estancia en el archivo de gestíón o central, y las normas atinentes al mismo, se convierten en el puntal para determinar su tiempo de retención. La pregunta que siempre debo hacerme es si el documento tiene aún valores prirnarios o hasta que tiempo sigue poseyéndolos, esa es razón más que suficiente para conservarlo, en cuanto a los valores secundarios debo siempre estar asesorado por una persona con visión humanística dentro del Comité de Archivo. Una vez ubicadas todas las dependencias deben ser codificadas, respetando ese mismo orden jerárquico en que apareceu dentro del organigrama. 5.3. PRESENTACIÓN DE LAS T. R.D. La presentación de las Tablas de Retención Documental se hace ante el Comité de Archivos de la Entidad, el cual debe estar institucionalizado a través de un acto administrativo si es una Entidad pública o un Acta si es una empresa privada. 5.3.1. cQuiénes deben formar el comité de archivo? Como lo hemos dicho anteriormente el Comité de Archivo, es el ente asesor de la alta dirección, encargado de tomar las decisiones en cuanto a los procesos archivisticos se refiere, debe estar compuesto como minimo por: o El directiva de más alto nivel jerárquico del cual dependa el archivo, Secretario General, Director Administrativo, Gerente, quien será el presidente del mismo. o El encargado o responsable de archivo, quien sera' el secretario del Comité. - Un representante del área juridica, o quien haga sus veces. - Un representante del área de tecnologia, o quien haga sus veces. 24 mvmmn/ nnriolnndlnonmn Arturo Eduardo' Reyes Ripoll a) - Un representante del área de planeación, organízación y métodos, calidad, o quien haga sus veces. El Comité debe invitar a sus sesiones a los jefes de las secciones sobre las cuales se está decidiendo. Para avalar las decisiones el Comité elaborará acuerdos o actas, donde quedarán reflejadas sus acciones. 5.4 APLICACIÓN o¡ LAS 'r. n.o. Una vez tomada la decisión en cuanto a las Tablas de Retención Documental, se debe empezar a su aplicación y el primer paso es la capacitación del personal, enseñando los resultados flnales y las nuevas disposiciones de archivo. Finalmente deben organizarse los documentos como están dispuestos en la Tabla de Retención Documental, bien sea en el archivo de gestión o el central, en caso de existir documentos históricos estos deben estar en un fondo aparte denominado fondo histórico. EL ARCHIVO ES REFLEJO DE LA EST RUCIURA ORGÂNICA POR ESO DEBE REFLFJARLA Vearnos un ejemplo: FONDO w SECCION 9 SERIE I? TIPO EMPRESA -ODEPENDENCIA IáFUNCIÓN à DOCUMENTO FONDO INFORMAR EU SECCION TALENTO HUMANO SERIE MANEJO DE PERSONAL EXPEDIENTE LABORAL UNIDAD DOCUMENTAL TIPOS formato de haja de vida, certificados de estudios, 25 mmáuiãmkaiaurrmlm. Recuerde solo los miembros del comité de archivo pueden avalar y aprobar las tablas de retención documental. .. i l s . i l . . l l
  11. 11. Arturo Eduardo Reyes Ripoll UNIDAD DIE CORRESPONIDENCIA 1. PRESENTACION Uno de los procesos vitales en la formation de los archivos, lo representa el manejo de la correspondencia, por eso en esta omsión hemos querido darle un papel preponderante en e( tema de los archivos, veremos la legislacián aplicable y los principales procesos de elaboración, despacho, reparto y recibo de la misma. 2. ASPECTOS LEGALES Dentro de los aspectos legales tenemos los siguientes: coLoMnA ARCHIVO GENERAL m: u NACIDN ACUERDO No. 060 (30 de octubre de 2001) POR EL CUAL SE ESTABLECEN PAUTAS PARA LA AOMINISTRACIÓN DE LAS CDMUNICACIONES OFICIALES EN LAS ENTIDADES PUBLICAS Y LAS PRIVADAS QUE CUMPLEN FUNCIONES PUBLICAS EI Consejo Directivo del Archivo General de Ia Nacián, en uso de sus facultades legales, en especial las otorgadas por Ia Ley B0 de 1989, Ia Ley 489 de 1998 y Ia Ley 594 de 2000. CONSIDERANDO: Que para Ia adecuada prestación de los servicios ofrecídos por las Unidades de correspondencia de las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas, es necesario establecer pautas que hagan efectivo su cumpllmiento bajo los principios que rigen la Administración Pública. , . f ' Que Ia Ley 80 de 1989, señala Ias funciones del Archlvo Geneml de la Nación, entre elias _l 1' Ia de ñjar politicas y establecer los reglamentos necesarios y en su Acuerdo 07 de 29 de ' l. junio de 1994, adopta el Reglamento General de Archivos, como norma reguladora del ; Í . › quenacer archívístico; Que la Ley 594 de 2000 tiene por objeto, establecer Ias reglas y principios genemles que regulan Ia función archivistica del Estado, por lntermedlo del Archivo General de Ia Nación. Que Ia Ley 527 de 1999, define y reglamenta el acceso y uso de Ias mensajes de datos, del comercio electrónico y de Ias firmas digitales y esmblece Ias entidades de cerdñcacíón. , Í a Que el Gobierno Nacional . ha diseñado la Agenda de Conectlvídad, como una politica de N , . - I Estado, que busca masiñcar el uso de Ias tecnologias de la información en Colombia y con Ma a . _ ello aumentar la Competitividad del sector productívo, modemizar Ias lnsütuciones públicas _ y socializarei accao a la información, dándole carácter legal mediante Ia Direcüva Prsidencial correspondencia No. U2 del 2000.
  12. 12. @e Manejo del Manual de Corresponde-ncia Arturo Eduardo Reyes Ripoll g9 legislación Privada en materia de correspondencia. NORMA DISPOSI CION LOS DOCUMENTOS NO FIRMADOS NI MANUSÇRTTOS POR LA PARTE A QUIEN SE OPONE, SOLO TENDRAN VALOR SI FUEREN ACEPTADOS HPRESAMENTE POR ELLA. D. 2282/89 ART. 269 LA CORRESPONDENCIA Y DEMAS FORMAS DE COMUNICACIÓN PRIVADAS SON INVIOLABLES SOLO PUEDEN SER INTERCEPTADAS O REGISTRADAS MEDIANTE ORDEN JUDICIAL, EN LOS CASOS Y CON LAS FORMALIDADES DE LA LEY. CONSITTUCION l POLITICA ART. 15 E OBLIGACION DE LOS COMERCIANTES CONSERVAR CON ARREGLO A LA LEY LA CORRESPONDENCIA Y DEMAS DOCUMENTOS RELACIONADOS CON SUS NEGOCIOS O ACTIVIDADES. ARTICULO 19 CODIGO DE COMERCIO HARAN PARTE INTEGRAL DE LACONTABILIDAD TODOS LOS COMPROBANTES QUE SIRVAN DE RESPALDO A LAS PARTIDAS ASENTADAS EN LOS LIBROS COMO LA CORRESPONDENCIA DIRECTAMENTE RELACIONDA CON LOS NEGOCIOS. ARTICULO 51 CODIGO DE COMERCIO EL COMERCIANTE DEBERA DEJAR COPIA FIEL DE LA CORRESPONDENCIA QUE DIRIJA O RECIBA EN RELACION CON LOS NEGOCIOS POR CUALQUIER MEDIO QUE ASEGURE LA EXACTITUD Y DURACION DE LA COPIA. ARTICULO 54 CODIGO DE COMERCIO EL QUE VIOLE, INTERCEPTE O SUSTRAIGA CORRESPONDENCIA OFICIAL INCURIRA EN PRISION DE TRES A SEIS ANOS, Y AUMENTARA HASTA UNA TERCERA PARTE DICHA PENA SI SE TRATA DE ORGANISMOS DE ART. 18 DECRETO 180 DE 1988 SEGURIDAD DEL ESTADO. 3. PROCEDIMIENTOS Como lo dijimos anteriormente existen tres procedimientos que deben ser utilizados para el manejo de correspondencia en las empresas, de acuerdo con los preceptos legales y hoy día con las especificaciones de calidad establecidas en la non-na ISO 9000. De tal forma que en este libro rnostraremos tos procedimientos para el manejo de correspondencia en instructivos basados en ISO. 3.1. ELABORACIÓN DE CORRESPONDENCIA Para la elaboración de correspondencia tendremos en cuenta la Norma Icontec para elaboración de documentos Comerciales, especificamente la de Cartas Comerciales. Se precisa entonces realizar un instructivo que debe ser sociabilizado con todo el personal para que se defina la hora cero de su implernentación. INSTRUCITVO PARA IA ELABORACION DE CORRESPONDENCIA EN INFORMAR EU OBJETO Establecer responsabilidades, procedimientos, y actividades relacionadas con la elaboración de correspondencia externa en INFORMAR EU. ALCANCE Esta norma cobija la trascripción, impresión firma y entrega a archivo de la correspondencia externa, es decir, la que Inversiones dirija a terceros para sus relaciones cornerciales. DEFINICIONES - Estilo: Para efectos de esta norma se entiende estilo como la forma en que van distribuidas las lineas de las cartas que se elaboran en la Empresa. - Márgenes: Espacio que rodea el texto de la carta y que se cuenta a lo largo de todo su diametro desde el ápice de la papelaria membreteada de Neurnática. e lnterlínea: Cada uno de los espacios que se dan con la tecla enter del computador, o la palanca espaciaclora de la máquina de escribir. - Espacio: Cada vacio que existe entre las palabras de un texto, y es accionado con barra espaciadora del teclado del computador o de la máquina de escribir. TIPO DE PAPEL Las comunicaciones en Inversiones se elaborarán en papeleria rnembreteada de la empresa, o con membrete en computador, el original; la primera copia en papel bond blanco, firmada igual al original; la segunda copia en papel bond blanco firmada con facsímile o con iniciales. ASPECTOS GENERALES EN LA ELABORACIÓN DE CORRESPONDENCIA - Justificar todas las comunicaciones. o Se utilizará Arial 12 pts. - Los días de la semana, las estaciones, y los meses se escriben en minúscula. - No se separa el signo de moneda de la cifra. - Los años no se separan con puntos ni espacio. - Los números se escriben en letras hasta el nueve en adelante en cifras. - Los números telefônicos se separan por grupos y con espacios, el indicativo entre parêntesis. - La hora se escribe en fomiato internacional.
  13. 13. e En el texto de las cartas es incorrecto el uso de abreviaturas e Por economía limitar el uso de negrillas a No debe usarse resaltados, no colocar notas al margem, rayas y subrayados. ÉSTELO En INFORMAR EU. , el estilo para la elaboración de correspondencia será bloque extremo, es decir, todas las líneas estarán contra el margen izquierdo de la haja. MARGENES Superior: 4 centímetros inferior: 3 centímetros lzquierdo: 4 centímetros Derecho: _ 3 centimetros PARTES DE LA CARTA e Código Dependencia A dos interlíneas del margen superior, irá el código de la dependencia, seguido de una coma, (mirar tabla anexa, codigos de dependencias), a continuacion archivo colocara el numero de radicacián. - Ciudad y fecha A dos interlíneas de la referencia, se coloca la ciudad seguida de una coma, a continuacion la fecha en formato dia mes año. Ejemplo: Barranquilla, 3 de agosto de 2002 - Datos del Destinatarlo Los datos del destinatario se dirigen en forma personalizada, es decir, a un funcionario específico, si no es posible obtener el nombre se envia a la jefatura responsable. Se escribe de cuatro a seis interlíneas de la fecha, y se compone de ias siguientes líneas: - Tratamiento: Con mayúscula inicial, preferiblemente se escribe el titulo académico y tratándose de mujeres se escribirá en femenino. - Nombre del Destinatario: Se ubica en la segunda linea y va en mayúscula . sostenida. - Cargo: Se escribe con mayúscula inicial en la siguiente línea. - Empresa: Se anota en la línea siguiente, con la denomínación de la razón social, sigla o acrônimo. - Dirección o apartado: Se coloca la dirección exacta, no se abrevían palabras, entre el número de la calle o carrera y el número se dejan dos espacios. Si se pasa por fax y el original no se envia se escribe en reemplazo de la dirección el número del fax. - Nombre de la Ciudad: Se identifica la ciudad por su nombre, aún as. 055a, wmvunlnarípundlnnnmn Arturo Eduardo Reyes Ripoll a) tvatándóse de correspondencia local, si se trata de una ciudad de otro departamento que no es capital, se coloca el departamento separado por corria. Ejemplo Economista DANIL_O ULLOQUE GERMAN lnstructor SENA Carrera 43 42-40 Barranquilla - Asunto: Constítuye la síntesis del tema de la carta, expresada en máximo cuatro palabras, con mayúscula inicial seguida de dos puntos, va de dos a tres interlíneas de los datos del destinataric. - Saludo Para las damas se acostumbra el nombre y para los caballeros el apellido, se escribe de dos a tres interlíneas del asunto. - Texto: El texto se redactará en forma clara, breve y en términos positivos, seinicia a dos interlíneas del saludo. Debe tratarse un solo tema por carta, omitiendo temas personales, debe tenerse mucho cuidado con el manejo ortográfico y no se pueden hacer tachones o enmendaduras. o Páginas subsiguientes: En caso que la carta deba hacerse en más de una haja, se utilizará papel con o sin membrete de la misma calidad y tamaño, de dos a tres centímetros del borde superior -se coloca el encabezado así: Doctor Pedro Picapiedra ' 2 - Despedida: Se escribe a dos interlíneas del último párrafo del texto, seguido de una coma, pueden usarse frases como Atentamente, Cordialmente, Sinceramente. - Remítente: Se sitúa de cuatro a seis interlíneas de la despedida, el nombre del firmante va en mayúscula sostenída y el cargo en mayúscula inicial.
  14. 14. r @B Manejo del Manual de correspondencia o Anexo: En caso de ser necesario enviar anexos, se escribiá a das interlíneas del rernítente en mayúscula inicial la palabra anexo, seguida de dos puntas, y a dos espacios el número de anexos (escrito en letras) que se envían. - Copia: Si de la misrna comunicación se envia copia a otra persona o personas se escribirán una debajo de la otra, indicando el tratamiento, nombre y cargo. Entre el nombre y el cargo se coloca una cama. Se escribe a dos interlíneas de la última Hnea - Datos del transcriptor Al final de la comunicación a das interlíneas de la última linea, se colocarán los datos de quien transcribe Ia comunicación, en caso que el firmante no sea el mismo transcriptor. Se colocará su nombre en mayúscula inicial y la inicial de su apellido seguida de un punto. FORMATO DE NO CONFORMIDAD En caso de que la comunicación na cumpla can alguna de los requerimientos de . la presente norma, el archivo central la devolverá con el formato de na conformidad É ñ FonMATo DE No CONFORMIDAD A LA INFORMAR EU CORRESPONDENCIA DESPACHADA PARA' DE' ARCHIVO CENTRAL POR FAVOR -TOME ATENTA NOTA DE LA OBSERVACION SENALADA FALTA IDENTIFICACION DEL TRANSCRIPTOR FALTA FIRMA No ES FIRMA AUTORIZADA FALTA DIRECCION o es INCOMPLETA NOMBRE oEsTiNATAnio INCORRECTO FALTA (N) sousa: (s) CARENCIA ANEXOS ANUNCIADOS LA CORRESPONDENOIA oeac VENIR sm NUMERO YFECHA FALTA COPIA PARA ARCHIVD (ASUNTO) FALTA COPIA PARA CONSECUTIVD FALTAiN) com (s) ANUNCIADAS ama CUAL OBSERVACIONES FIRMA AUTORIZADA à. mvmlmunannunámunu 3.2 RECIBO DE CORRESIPONDENCIA Se precisa entonces realizar un instructivo que debe ser sociabilizada con todo ei personal para que se defina la hora cero de su implementación. OBJETO Establecer responsabilidades, procedimientos, y actividades relacionadas can el recibo, distribución y trámite de la correspondencia y documentos externos recibidas en INFORIl/ lAR EU ALCANCE Esta norma cobija la recepción, clasificación, radicación, registra, distribución y trámite de la correspondencia externa desde el mismo momento de su ingreso en la empresa hasta cuando quede dispuesta para ser archivada. DEFINICIONES o correspondencia recibida extema: Para efectos de esta norma se entiende como tal aquella que está dirigida a funcionarios de la empresa INFORMAR EU con indicación del carga que desempeñan y/ o que estén relacionados con las actividades comerciales de la misma. o Radicación de la correspondencia: Se entiende el proceso de dar , entrada formalmente a las comunicaciones que ingresan a la empresa, imprimiendo en el extremo superior derecho de la misma el sello a en su defecto el reloj radicador, con los datos de : número consecutivo, código de la carpete en donde va ser archivada, fecha, hora, pase a y tramitada - Radicaclón: Consiste en oficializar la entrada de la correspondencia y documentos en general al archivo, para su respectiva trámite y seguimienta. Se realiza imprimiendo el sello de radicación y/ o sello con reloj radicador. ' - Sello de recibida: Sella que se imprime a las copias de correspondencia yl o sobres cerrados que sean recibidas en INFORMAR EU. , impresa como constancia de su entrada a la empresa. Su famimile es el siguiente: v - Formato de facturas recibidas: Registro establecido para realizar un control de las facturas de proveedores que entran par la recepción de INFORMAR EU Incluye los siguientes items: fecha y hora de recibo, número de la factura, nombre del proveedor, NlT, valor de la factura, Nombre de la persona a quien entrega y firma de la persona a quien entrega. Su facsimile es el siguiente: FORMATO DE FACIURAS RECIBIDAS FIRMA oe Racismo' EN ÀDMÍNÍSTRACIQN ' ' ›No. de_la' - Faclura-y. r Fecha- ; usa r: Pluveedoi Arturo Eduardo Reyes Ripoll @D wwminnrimawmmam
  15. 15. (e Manejo ciel Manual de correspondencia PROCEDIMENTO las actividades que se deben realizar en orden secuencial para el recibo de dacumentosyde iacorrespondencia externa en INFORMAR EU son los siguiente: : A. RECEPCIÓN ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE 01 Cuando se reclbe correspondencia extema en sobre : errada con (opla adjunta, verifica si perreneee a Ia empresa. Colon a Ia copia o guia de mensajeria, ia firma, fecha y el sello de recibldo y entrega dicha copia ni portadnr de Ia correspondencia. se relaciona en el «fomato de Control da : orrewondencla reelhidar: Ie fecha y hora de recibo, nombre dei romltenm y entrega ai Archivo Central. Auxiliar de Archivo 02 Cuando se recihe correspondencia acterna ahierta, se verifica si pertence: a ia empresa, y se caia: : en Ia copia parte Inferior, el sello de recibldn, fecha yñrrna y se relaciona en ei «fomato dra contrai da correspondencia roclbida». Auxiliar de Archive O3 Cuando se reciben FACTURAS, de proveedores, se coloca firma, fecha y sello de recibidn a Ia cnpla de la factura, procediendo a relacionar en ei formato de «Formato de facturas roelbldas» para dar constancia dei reeibidc. En este formata se registra fecha y hora de recibo, número de ia ramo, nombre dei proveedor, NlT, valor de ia factura. se entrega en Administración los nriglnaies de ias lacturas de proveedores recibidas; aiii ei funcionado que Ie compete firma ei formato de Registro oe iacturas recibidas. Auxiliar de Aithlvo D4 A los recibos de Servicios públicos se coloca sello de recibido; se relacionan y se envian a Canhbilldad. Auxiliar de Archivo 05 Cuando se recepcionan. csesroqos comerciales, iniietos, revistas, puoucscroner, periódicos, a estos se res imprime ei seno de identifisadón de ia emprsa para indicar que son pmpiedad de ia misma y se envian ai interesado, quien a su vez debe devoiverre al Centro de Documeniación, si pertenece a dicha coieoeron. Auxiliar de Arthivo OE Cuando se recepcionan: cajas, poqueces, guaeaies que conoenen piezas, repuestns, equipos u atras adquiridos por INFORMAR EU, se ie Imprime el seiios de recibido a Ias guias de transporte, se reiaelonan en ei libro de control de correspondencia resioida y se dlrecciuna a Aimacen. Auxiliar de Archivo 07 La : nrrspondencia ydacumentos recibidas en forma de fax se deben Íobucoplar sl ei fax 5 térmico y proceder a su trámite normal. Auxiliar de Archivo «Mae-o vvulcvrlnudnundlnnmmm B. ÕLÊÊSEFÊCÀCEÚN ACYRVIDAD nizscamcróm RESPONSRBLE 01 Separar ia correspondencia comercial de Ia correspondencia personal. La correspondencia personal ser¡ entreqada direcramente a los funcionarios de ia entidad en caso de duda, no ser¡ abierh y se ie colocará un seiio : on ia Indlnción: 1 SI ES INSTTFUCIONAL FAVOR DEVOLVERLA A ARCHIVO CENTRAL cr; este ia abrirá y en : asa de ser comercial l¡ debe devolver II Archivo Cent-ai par: su radicación. Auxiliar de Archivo DZ Abrir y revisar Ia correspondencia comercial. Er¡ ei momento de su revlsión se deben tener en cuenu io¡ siguiente: aspectos: Verificar sl pemenece a Ia emprsa, sino será devuelra a su rernltente. Comprohar si esta firmada, de io contrario debe ser devueita, o solicitarle a su remltente Ia firma respedivl eomprubar xi me ios anexo¡ anunciados. Auxiliar de Archivo 03 Separarrevistas folletos, Invltacianes en formato de rarjeus, planos; Ai rrwrnenbc de ciasificar I¡ correspondencia. esta¡ No se radican y cada uno de ellos e¡ remltido ai funcionario desünatario. Auxiliar de Archivo c. unrcaczón Acrrvrmoj DESCRIPCXON RESPONSABLE U1 Colocar en ei extremo superior de ia : ornunizacián ei : ella de radicación y anotar en este: el número consecutivo de acuerdo con ei orden de llegada, Ia fecha, Ia hora; ios códigos de Ias dependencias que tramlhrân la correspondem¡ según cada casa. Auxiliar de Archivo OZ e D. REGISTRO Diiiqenciar en ei sello radicada¡ ias datos consignados: Nu de radicación o número consecutivo de recibo, que : e Imprime : cn un numeradnr amomitico; Fecha y Hora en que es radicado ei eocurnenoo; Código de I¡ dependencia destinataria; código del asunto principal de que trata Ia comunicación. Auxiliar de Archivo ACI' IVIDAD , ._. . DESCRIPCXON RESPONSABLE 01 Efectuar Ia anotaelon enrrespnndiente a Ia correspondencia externa recibida e! ! Ia (Planilla de registro de correspondencia reeihida», y/ o en una aplicación compuizrlzada registrando los siguiente: datos: - Número consecutivo de registro. - Entidad que enure er documenta. - Lugar de procedencia. I fecha de l¡ comunicación. I Un resumen c detzlle del contenido de la mísma. - Indicacián dei numero de anexos si los trae. c Anotadón dei código de ia dependencia a donde va ser disrribuida. Auxiliar de Archivo E. nxsrmoucrón ACTIVEBAD oescmpcrón RESPONSAIBLE 01 Colocar en el casillero para distribution ia eorrspondencia que ha sida ciasiflcada, radicada y distribuir! ! según lo: procedimiencos eshblecidos en esta norma Auxiliar de Archivo U2 Retirar par¡ lu trámite de los casiileros i¡ correspondencia. Auxiliar de Archivo
  16. 16. | (Q Manejo dei Manual de correspondencia A F. ?maine Todo documento original que sea tramitado en Ias distintas dependencias debe cumplir con los siguientes requisitos antes de ser archívados: Se debe diiigenciar ei código dei asunto para identificar la carpeta de destino dei documento, estos serán asignados según consulta del índice de asuntos utilizados para ei archivo de documentos. Este paso debe ser realizado por el jefe de cada dependencia. La correspondencia debe tener diiigenciadn ia casiila PASE A, dei sello de radicación, en donde se indican los códigos de las dependencias que deben tramitar las comunicaciones. La correspondencia debe tener las iniciaies de la persona que la atendia' en ia casilla del sello radicador, para garantizar que ya fue leída ia comunicación y tomadas las acciones pertinentes. s. CODIFICACIÓN Los siguientes códigos identifican a las dependencias de INFORNIAR EU los cuales son utilizados en los procedimientos relacionados con los procesos de recepción, dístribución, trámite, elaboración y despacho de la correspondencia. DEPENDENCIAS CODIGO GERENCIA 100 SUBGERENCIA ADMINISTRATTYA 200 CONTABILIDAD 210 CARTERA Y COBRO 220 ALMACEN 230 SUBGERENCIA COMERCIAL 300 JEFE DE VENTAS _ 310 DEPARTAMENTO DE SERVICIOS 320 DEPARTAMENTO DE POSFVENTA 330 DIRECCION DE CALIDAD 400 DIRECCION DE SALUD OCUPACIONAL 500 DIRECCION DE AGENCIAS Y SUCURSALES 600 OFICINA CARTAGENA 610 OFICINAMEDELLIN 620 _ OFICINA CALI 630 A OFICINA BUCARAMANGA 640 OFICINA BOGOTA 650 OFICINA PEREIRA 660 A »nnrununnbundamum _ Arturo Eduardo Reyes Ripoll Q) 3.2.1. Formatos Uüiizados_ INFOHMÀR EU FIEPAHTO INTERNO DE CORRESPONDENCIA sacra. No. FECHA consscurwo HEMITENTE ENTREGADO Fêmf* W A RECIBÉ I I Zi' i i y I” l l ______ l I | l l e INFORMÀR EU REGISTRO DE COHHESPONDENCIA RECIBIDA FECHA _V_ REGISTRO r: NTI n A HA - PROCEDENCIA nsrunnuo ARCHNADO ¡ma! A- EN: ANEXO: SELLO RADICADOR Ei sello radicador contiene los siguiente: datos: N? consecutivo de recibo. Se imprime con ei numera- dor automático Se coloca ei código dei asunio principal de que trata ia comunicación Código de ia dependencia destinataria Espacio para que ei desiinatario coloque sus iniciaies en señai de que atendió ia comunicación. 43 wwmemtuonarondírmcron CODIGO ASUNTO- INFORMAR EU HORA ATENDIDO
  17. 17. [Q Manejo del Manual de correspondencia Arturo Eduardo Reyes Ripoll a) 3.3. DESPACHO DE CORRESPONDENCIA B. REVISIÓN AcnvinAn DESCRIPCXÔN RESPONSABLE I Revisar que la correspondencia realizada por Ias l I I i Se piecisa entonces realizar un instructivçi que debe ser sociabilizado con todo secretarias y mncionsrios vermeando que está bien A e( PFKGPaL-Eara que s-e-»deflpa hora cem de -sulmplementadom- " 'I elaborada, que no sentença enmendzdum, que -A - « « _' '. ' ' e . _› _. _' . _ _. ox surnois con is norrns de eisirorseión de Auxlllarde Archlvo _v ' . . _ _ . oBJETq . s . _ . . _ . ' r correspondencia y que cantenqa los anexos i . - - ' . ~ lados. ' '. A v_ _ v › _ -_ A _ A h _ _l ¡nunc i - Establecer responsabilidades, procedimentos, y actividades relacionadas con . En caso de no eumpiirse Io : nando en is actividad _ . 4. . . » el despacho "de. documentos y cârrespondencia al media externo en*la sede r Mr tülliientl-i him-tv de no conformldid = n II l _ _ _ _ _ , _ _ _ uz Auxiiisrde Arciiivs i ¡ . 7 pn-napa¡ y sucundeyae1NFomMkfu r_ _ , . -. _ correspondencia despachada elaborada y devolver 4_ , 1 . . - . , _ › _ . _ : , . › - ~ alremltenke. ' '4 ' '^ ALCANCE* '5 ' ' - ' à ' . - ' -' c. RADICACIÓN ' AcnvioAn DESCRIPCIÔN RESPONSAILE j Esta norma cobija la revision, nurneracíán, fechado, registro, formación de gvãízg: ::mümdlgfêãfãfkuglfgud . . . . . , esu e consecutivos y despacho de la correspondencia bajo cualquier forma utilizada, M h mmmnde' e" um"" Y z “mas (d númm de¡ Auxm” d: mm . original deben¡ d mismo de sus copia¡ respectivas). DEFINICIONES , si se envia por fax saio se requiere un¡ copia. s ' ' Coloca después de I¡ dudad, I¡ fecha con eI fechado: N “mu” de ARM” L_ “l de rancho, en ei onginsi y iss copias. En I¡ : apl: del asunto debe : alocar el sello (copll - correspondencia despachada externa: Para 'efectos de esta norma se entiende como tal aquella que está dirigida a clientes, proveedores y u; “mu, d¡ “mu, I empresas con las que INFORMAR EU realiza transacciones comerciales "“"'°' y¡ - . consecutivo de correspondencia: Se entiende tal el legajo que se D_ Regusmo [ organiza con una copia de Ia correspondencia despachada, organizada ^cnv1DAD pgscupmó N ggspousAsLg I - en orden numérico cronológica para facilitar su consulta. Debe diligenclar el formato de mireiiwndmdi ' ui oespadmis. bien se¡ en papel o en is spiicscián dei Auxlllar de Archivo ' Lmmiciion °“'"“"“°“ Ç l s. DISTRIBUCIÓN En INFORMAR EU estan autorizados para firmar comunicaciones, los siguiente: ¡c-"WDAD “Escmpclóu ¡Esponsngu _ funcionarios: Gerente, Subgerentes, Directores y Jefes se archlva en ei a-z respectivo I¡ copia del r' 01 consecutivo, en orden ernnoiágioo y numérica Auxiliar de Archivo i PROCEDIMENTO '“°"“"'°' se empatar¡ Ias comunicaciones con sus anexos respectivos, :I lc¡ IIIY, en los sobras y se enviam AMM” de “m” Las actividades que en orden secuencia¡ que se deben realizar para el despacho n por is empresa de mensajerh, debe anotar: : ei número de Is guia en ia copia de¡ asunto. de la correspondencia externa en INFORMAR EU son los siguientes: En casa que is comunicación se envie con el . mensaiero, is iieve un asesor de venta: debe '_ AMM d; “hm, À- REWLECCÍON DE COMUNKCÀCIÔN E5 °3 entregãrsde original ycopi¡ dei asunto, Ia cusi debe regrusrnnnsas, _ A D3 Enviar par¡ ¡FCIIIVD I¡ mp1¡ del asunto. ÀIJXIIIE! de ÀKIIÍVO ACTIVIDAD Descamczon RESPONSABLE Realiza ia correspondencla, en orlglnal y rios cooiss 3.4.1. Formatos utilizados 01 según Io establecido en is norma de elahoraclón de secreisnss ' v °°"°5P°"“"°°- INFORMAR EU a ' nes ST com PACHADA o M Coloca en iss tulas is conespondencia que vs ser S m n v ' Ro DE ESP°NDENCIA DES despachada. 5° 'a 'S FECHA Desriuo 1 menu: :Nvuiuo Pon Recoge as Ias oncinss Ias tulas que conuenen la “ÍÊÍÃÊÊ $W°^°° Luma sem “EFEFEWW ^"9'°“l"""' °"' "' na correspondencia que va serdespachada yissinsiada A , m de A ¡ ¡ ma* “mm al Archivo Central : olixándolas en ei cssiiiero, en ias m a' '“ ' "° _I ~ L Casillas de is oepenaeneis corresponaience. wwmrmlriadnllndlnnxmam

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