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Curso Básico de
Excel 2013 – Parte III
Quando temos apenas duas grandezas organizadas em uma planilha, a
sua própria worksheet (ou folha de trabalho) organiza todas as
informações que você precisa.
Afinal, toda planilha tem duas dimensões: linhas e colunas. Mas muitas
vezes é preciso ir além disto. Por isto, existem alguns truques para lidar
com um número maior de variáveis sem perder o controle.
Na verdade, estas funções vão além!
Com os recursos abaixo você consegue ordenar seus dados em diferentes
maneiras, e pode tirar insights das novas visualizações que seriam um
tormento com os dados desorganizados.
Truques avançados de Excel
Vamos a elas:
SORT (ou ORDENAR)
A função sort organiza, em ordem crescente ou decrescente, uma
coluna ou intervalo de dados. Para dados em números, datas,
porcentagens e moeda, a ordem será …. Bem… numérica!
Em caso de dados alfanuméricos, contendo qualquer combinação de
letras e números, a ordenação alfabética será usada.
É possível acionar o SORT através de uma célula de fórmula. Neste
caso, você usa a sintaxe:
=SORT(intervalo, ordenação)
Truques avançados de Excel
Este acionamento é útil para quando você não quer mexer nos dados
originais, pois ela traz o intervalo ordenado para outra parte da folha,
ou mesmo para uma folha diferente no seu arquivo, preservando o
conjunto inicial intacto.
Para quando você quer ordenar os dados originais, você pode acionar o
SORT no menu, clicando em:
Truques avançados de Excel
[Sort no excel]
[Sort no spreadsheets]
Note que sempre que você utilizar um intervalo para seu SORT, precisa
de uma coluna de referência. Assim, as relações entre colunas são
mantidas sempre com suas associações corretas. Uma baita mão na
roda!
Como fazer TABELA DINÂMICA (ou PIVOT TABLE)
Uma tabela dinâmica permite que você agrupe e analise dados de
forma inteligente com poucos cliques. É ideal para quando existem
variáveis diferentes em um mesmo conjunto de dados.
Na prática, ela facilita que você separe e agrupe seus números em
segmentos específicos, contabilizando apenas os valores relevantes
por soma, média, contagem e outras funções matemáticas.
Calma! Não é tão complicado quanto parece.
Truques avançados de Excel
Veja o conjunto de dados abaixo:
Agora, além dos posts e dados sobre eles, temos uma dimensão
adicional, que é o autor de cada post. Aqui só temos 4 linha de exemplo.
Mas já imaginou como seria para computar os resultados de dezenas de
autores diferentes, em centenas de posts? Uma trabalheira sem
tamanho, susceptível a erros e chata de fazer.
É para este tipo de análise que as tabelas dinâmicas vão salvar sua vida!
Truques avançados de Excel
[Pivot Table no Excel]
Truques avançados de Excel
[Pivot Table no Spreadsheet]
1 Escolha quais dados serão tabulados
O primeiro passo é definir qual o intervalo será considerado na tabela.
No nosso caso, a A1 a F5, ou “$A$1:$F$5”, para garantir que o intervalo
é fixo. Confira sempre se a primeira linha do intervalo possui os rótulos
de cada coluna! Isto ajuda muito nos próximos passos.
2 Escolha quais campos serão contabilizados
Imagine que eu quero saber o total e a média de acessos que cada autor
teve em seus posts. Assim, o primeiro campo que vou escolher para as
minhas linhas (rows) é “Autor”. Isto diz ao Excel que eu vou agrupar os
meus valores em função daqueles que já existem nesta linha. Neste
exemplo “Renato” e “Jeremias”.
Sabendo disso, eu já posso escolher quais valores serão contados para
estas linhas. Aqui são “Pageviews”.
Truques avançados de Excel
Perceba que os pageviews foram automaticamente contabilizados
como somas. (SUM), por serem números. Para mudar isto , você pode
clicar com o botão direito sobre o valor “Sum of Pageviews” e escolher
“Value Field Settings”. Então é possível trocar a soma por contagem,
média, máxima, mínima, variância, entre outros.
Truques avançados de Excel
No Spreadsheets, é só clicar em “Summarize by:”, também no campo
value:
Truques avançados de Excel
Fizemos um exemplo muito simples para ilustrar. As tabelas dinâmicas
podem te ajudar a resolver problemas muito mais complexos! Você
pode empilhar múltiplas linhas e também acrescentar uma segunda
variável em colunas para plotar seus valores.
Quer mais? Você também pode usar qualquer uma das suas colunas
para filtrar o conjunto inteiro, “cortando” seu conjunto de dados em
qualquer segmentação que faça sentido para você.
Não importa o quão grande seu dataset seja, fazer cortes e
segmentos com planilhas dinâmicas é uma das habilidades mais úteis
que você pode adquirir!
Truques avançados de Excel
Seres humanos não são muito bons relacionando números. Afinal, a
habilidade de dimensionar e comparar um monte de valores é algo
muito novo, que nossos ancestrais nunca tiveram o tempo (ou
necessidade) para evoluir.
Quer dizer, essa análise abstrata precisa ser treinada
conscientemente. Não faz parte das nossas habilidades inatas.
Mas por que mencionar a evolução do cérebro em um artigo sobre
Excel? Ainda mais depois de você ter lido mais de 3000 palavras sobre
como organizar seus números aqui?
Oras, por que há uma maneira de tornar conjuntos gigantescos de
dados muito mais compreensíveis para os nossos cérebros primatas!
Conheçam os gráficos!
Visualize seus números: como fazer gráficos no
Excel
Um gráfico é uma representação visual de um conjunto numérico. Eles
relacionam diferentes grandezas a um eixo numerado (em geral X e Y,
horizontal e vertical) e mostram através de uma imagem, como um
valor em X se relaciona a um valor em Y.
Vamos começar com um exemplo matemático para deixar este conceito
bem claro.
Na linha 1 temos valores para os ângulos, e na linha 2 uma fórmula
para calcular o seno do ângulo acima (alô, trigonometria!). Assim,
quando eu seleciono este conjunto e clico em “Insert Graph”, isto
acontece:
Visualize seus números: como fazer gráficos no
Excel
Cada valor da nossa linha 1 foi marcado no eixo X (horizontal) e um valor
correspondente à eles foi calculado no eixo Y (vertical).
Visualize seus números: como fazer gráficos no
Excel
O resultado neste exemplo é uma onda senoidal, do jeito que sua
professora disse que seria na oitava série.
Mas como isso se aplica à minha vida?
Uma coisa é mostrar ao seu gerente que seu número de pedidos
aumentou de 331 para 503 de um trimestre para outro, finalmente
alcançando 765 no trimestre seguinte. Você pode dizer esta frase com
toda a empolgação do mundo, mas provavelmente não vai passar sua
mensagem com a ênfase que gostaria.
Visualize seus números: como fazer gráficos no
Excel
MUITO melhor, certo?
Agora, para fechar, vou fazer algo que não deveria.
Visualize seus números: como fazer gráficos no
Excel
Agora olhe para isto:
Percebeu a diferença?
Com o mesmíssimo conjunto de dados, eu consegui a aparência de um
resultado muito diferente. Como a escala de faturamento, que antes ia até
R$200.000,00 agora vai até R$750.000,00, o crescimento da curva de
faturamento quase desaparece. O número de pedidos, que não foi alterado,
parece ter crescido em uma proporção superior!
Visualize seus números: como fazer gráficos no
Excel
Vou mudar a escala do eixo Y direito, do faturamento, e veja o que
acontece:
Mas você pode ver nos números que ambos obedeceram a mesma
taxa de 10% mês a mês.
O que guardar disto?
Números não mentem. Mas as pessoas que trabalham com números
podem mentir!
Você é potencial vítima deste efeito o tempo todo. Em jornais,
revistas, blogs e toda outra mídia, todo dado que é apresentado ao
público passa pelo filtro de alguém que sabe fazer isto aí, se
quiser. Conjuntos de dados em si são desinteressantes para o grande
público, mas um recorte adequado pode tirar deles grandes histórias.
Só me prometa que você vai escolher com cuidado as histórias que vai
contar usando tudo isto que te ensinei, combinado?
Visualize seus números: como fazer gráficos no
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Curso de Básico de Excel 2013 - Parte III

  • 1. Curso Básico de Excel 2013 – Parte III
  • 2. Quando temos apenas duas grandezas organizadas em uma planilha, a sua própria worksheet (ou folha de trabalho) organiza todas as informações que você precisa. Afinal, toda planilha tem duas dimensões: linhas e colunas. Mas muitas vezes é preciso ir além disto. Por isto, existem alguns truques para lidar com um número maior de variáveis sem perder o controle. Na verdade, estas funções vão além! Com os recursos abaixo você consegue ordenar seus dados em diferentes maneiras, e pode tirar insights das novas visualizações que seriam um tormento com os dados desorganizados. Truques avançados de Excel
  • 3. Vamos a elas: SORT (ou ORDENAR) A função sort organiza, em ordem crescente ou decrescente, uma coluna ou intervalo de dados. Para dados em números, datas, porcentagens e moeda, a ordem será …. Bem… numérica! Em caso de dados alfanuméricos, contendo qualquer combinação de letras e números, a ordenação alfabética será usada. É possível acionar o SORT através de uma célula de fórmula. Neste caso, você usa a sintaxe: =SORT(intervalo, ordenação) Truques avançados de Excel
  • 4. Este acionamento é útil para quando você não quer mexer nos dados originais, pois ela traz o intervalo ordenado para outra parte da folha, ou mesmo para uma folha diferente no seu arquivo, preservando o conjunto inicial intacto. Para quando você quer ordenar os dados originais, você pode acionar o SORT no menu, clicando em: Truques avançados de Excel [Sort no excel] [Sort no spreadsheets]
  • 5. Note que sempre que você utilizar um intervalo para seu SORT, precisa de uma coluna de referência. Assim, as relações entre colunas são mantidas sempre com suas associações corretas. Uma baita mão na roda! Como fazer TABELA DINÂMICA (ou PIVOT TABLE) Uma tabela dinâmica permite que você agrupe e analise dados de forma inteligente com poucos cliques. É ideal para quando existem variáveis diferentes em um mesmo conjunto de dados. Na prática, ela facilita que você separe e agrupe seus números em segmentos específicos, contabilizando apenas os valores relevantes por soma, média, contagem e outras funções matemáticas. Calma! Não é tão complicado quanto parece. Truques avançados de Excel
  • 6. Veja o conjunto de dados abaixo: Agora, além dos posts e dados sobre eles, temos uma dimensão adicional, que é o autor de cada post. Aqui só temos 4 linha de exemplo. Mas já imaginou como seria para computar os resultados de dezenas de autores diferentes, em centenas de posts? Uma trabalheira sem tamanho, susceptível a erros e chata de fazer. É para este tipo de análise que as tabelas dinâmicas vão salvar sua vida! Truques avançados de Excel
  • 7. [Pivot Table no Excel] Truques avançados de Excel [Pivot Table no Spreadsheet]
  • 8. 1 Escolha quais dados serão tabulados O primeiro passo é definir qual o intervalo será considerado na tabela. No nosso caso, a A1 a F5, ou “$A$1:$F$5”, para garantir que o intervalo é fixo. Confira sempre se a primeira linha do intervalo possui os rótulos de cada coluna! Isto ajuda muito nos próximos passos. 2 Escolha quais campos serão contabilizados Imagine que eu quero saber o total e a média de acessos que cada autor teve em seus posts. Assim, o primeiro campo que vou escolher para as minhas linhas (rows) é “Autor”. Isto diz ao Excel que eu vou agrupar os meus valores em função daqueles que já existem nesta linha. Neste exemplo “Renato” e “Jeremias”. Sabendo disso, eu já posso escolher quais valores serão contados para estas linhas. Aqui são “Pageviews”. Truques avançados de Excel
  • 9. Perceba que os pageviews foram automaticamente contabilizados como somas. (SUM), por serem números. Para mudar isto , você pode clicar com o botão direito sobre o valor “Sum of Pageviews” e escolher “Value Field Settings”. Então é possível trocar a soma por contagem, média, máxima, mínima, variância, entre outros. Truques avançados de Excel
  • 10. No Spreadsheets, é só clicar em “Summarize by:”, também no campo value: Truques avançados de Excel
  • 11. Fizemos um exemplo muito simples para ilustrar. As tabelas dinâmicas podem te ajudar a resolver problemas muito mais complexos! Você pode empilhar múltiplas linhas e também acrescentar uma segunda variável em colunas para plotar seus valores. Quer mais? Você também pode usar qualquer uma das suas colunas para filtrar o conjunto inteiro, “cortando” seu conjunto de dados em qualquer segmentação que faça sentido para você. Não importa o quão grande seu dataset seja, fazer cortes e segmentos com planilhas dinâmicas é uma das habilidades mais úteis que você pode adquirir! Truques avançados de Excel
  • 12. Seres humanos não são muito bons relacionando números. Afinal, a habilidade de dimensionar e comparar um monte de valores é algo muito novo, que nossos ancestrais nunca tiveram o tempo (ou necessidade) para evoluir. Quer dizer, essa análise abstrata precisa ser treinada conscientemente. Não faz parte das nossas habilidades inatas. Mas por que mencionar a evolução do cérebro em um artigo sobre Excel? Ainda mais depois de você ter lido mais de 3000 palavras sobre como organizar seus números aqui? Oras, por que há uma maneira de tornar conjuntos gigantescos de dados muito mais compreensíveis para os nossos cérebros primatas! Conheçam os gráficos! Visualize seus números: como fazer gráficos no Excel
  • 13. Um gráfico é uma representação visual de um conjunto numérico. Eles relacionam diferentes grandezas a um eixo numerado (em geral X e Y, horizontal e vertical) e mostram através de uma imagem, como um valor em X se relaciona a um valor em Y. Vamos começar com um exemplo matemático para deixar este conceito bem claro. Na linha 1 temos valores para os ângulos, e na linha 2 uma fórmula para calcular o seno do ângulo acima (alô, trigonometria!). Assim, quando eu seleciono este conjunto e clico em “Insert Graph”, isto acontece: Visualize seus números: como fazer gráficos no Excel
  • 14. Cada valor da nossa linha 1 foi marcado no eixo X (horizontal) e um valor correspondente à eles foi calculado no eixo Y (vertical). Visualize seus números: como fazer gráficos no Excel
  • 15. O resultado neste exemplo é uma onda senoidal, do jeito que sua professora disse que seria na oitava série. Mas como isso se aplica à minha vida? Uma coisa é mostrar ao seu gerente que seu número de pedidos aumentou de 331 para 503 de um trimestre para outro, finalmente alcançando 765 no trimestre seguinte. Você pode dizer esta frase com toda a empolgação do mundo, mas provavelmente não vai passar sua mensagem com a ênfase que gostaria. Visualize seus números: como fazer gráficos no Excel
  • 16. MUITO melhor, certo? Agora, para fechar, vou fazer algo que não deveria. Visualize seus números: como fazer gráficos no Excel Agora olhe para isto:
  • 17. Percebeu a diferença? Com o mesmíssimo conjunto de dados, eu consegui a aparência de um resultado muito diferente. Como a escala de faturamento, que antes ia até R$200.000,00 agora vai até R$750.000,00, o crescimento da curva de faturamento quase desaparece. O número de pedidos, que não foi alterado, parece ter crescido em uma proporção superior! Visualize seus números: como fazer gráficos no Excel Vou mudar a escala do eixo Y direito, do faturamento, e veja o que acontece:
  • 18. Mas você pode ver nos números que ambos obedeceram a mesma taxa de 10% mês a mês. O que guardar disto? Números não mentem. Mas as pessoas que trabalham com números podem mentir! Você é potencial vítima deste efeito o tempo todo. Em jornais, revistas, blogs e toda outra mídia, todo dado que é apresentado ao público passa pelo filtro de alguém que sabe fazer isto aí, se quiser. Conjuntos de dados em si são desinteressantes para o grande público, mas um recorte adequado pode tirar deles grandes histórias. Só me prometa que você vai escolher com cuidado as histórias que vai contar usando tudo isto que te ensinei, combinado? Visualize seus números: como fazer gráficos no Excel