Регулярный менеджмент и подготовка к автоматизации процессов Виталий Денисенков, директор Студии Борового

1. Регулярный менеджмент
и подготовка к автоматизации
процессов
Виталий Денисенков,
директор и со-основатель Студии Борового
www.db.by

2. Студия Борового
Лидер белорусского рынка
разработки и продвижения
сайтов
C 2003 года реализовали более 600
проектов
56 дипломов и наград конкурсов и
фестивалей
Трижды подряд наши проекты –
лучшие корпоративные сайты
в Беларуси (ТИБО)
Трижды подряд веб-студия №1
в Беларуси по рейтингу Marketing.by

3. 11 место в СНГ
в Рейтинге веб-разработчиков ex-
СНГ по версии портала
CMSMagazine.ru в 2014 году
№15 с TOP-брендами
в рейтинге веб-студий, работающих с
крупнейшими компаниями России и
мира по версии Рейтинга Рунета
ТОР-15 в 1С-Битрикс
Входим в ТОП-20 партнеров
1С-Битрикс
КонкурсыПрофессиональные рейтинги
Золотой сайт – 17 побед
17 проектов получили дипломы победителия
или призера. 3 работы удостоены статуэтки
“Кибермастера” за первенство
Рейтинга Рунета – 3 победы
2 работы стали победителями, еще 1 -
призером
Премия «ТИБО» – 22 победы
22 работы получили дипломы
победителя и призера. 9 работ заняли
первое место
Достижения и награды

4. С кем работаем

5. Зона профессионализма начинается
там, где заканчивается ресурс здравого
смысла и житейской смекалки.
“
Александр Фридман,
бизнес-тренер, проповедник регулярного
менеджмента
Прививка от чрезмерной
«практичности» руководителей
компаний
Нет смысла давать управленческий
инструмент, если ты не понимаешь
методологической сути его работы.
Если ситуация изменится — повторное
применение инструмента способно
принести серьезный вред
“

6. Вопросы аудитории:
− Все ли довольны производительностью
сотрудников?
− Бывает ли ситуация, когда вы подходите к
сотруднику и спрашиваете его о ходе порученного
задания, а он отвечает вам: «Да, кстати, как раз
хотел у вас уточнить…»
− Отвечают ли вам на вопрос сколько времени
занимает стандартная операция «По-разному?»
− Часто ли вам хочется ли вам ограничить уровень
демократии в компании, чтобы сотрудники просто
сделали что требуется?

7. Компания (команда) усиливает
слабые стороны руководителя и
нивелирует сильные
“
Александр Фридман,
бизнес-тренер, проповедник регулярного
менеджмента

8. Вывод простой: негодные сотрудники!
Дайте мне нормальных сотрудников! Чтобы:
− Понимали с полуслова
− Сразу бежали выполнять поставленную
впопыхах задачу
− Не напрягали лишними расспросами
− Если отсутствуют четкие задачи – сканировали
среду и исправляли самое важное
− Обязательно проявляли инициативу
− Были преданы компании
− При этом стоили не очень много денег 

9. Подчиненный перед лицом
начальствующим должен иметь
вид лихой и придурковатый,
дабы разумением своим не
смущать начальство.
“
Приписывается:
Петру Первому, русскому царю

10. 3 состояния компании:
− Хаос
− Беспорядок
− Порядок

11. Системы менеджмента:
• Директивный менеджмент
• Манипуляционный менеджмент
• Импровизационный менеджмент
• Регулярный менеджмент
• Холакратия?

12. Ключевые принципы РМ:
Принцип 1. Все руководители прошли единообразное по своим
базовым принципам, хотя и различное (в зависимости от
иерархического уровня) по объему обучение или переподготовку,
что обеспечивает общую понятийную основу для эффективной и
согласованной работы.
Принцип 2. Все действия руководителей по управлению под-
чиненными основаны на этих базовых принципах, т.е. на одинаково
понимаемой теории управления. Это не означает бездумного
тиражирования всего перечня возможных методик, а предполагает
осознанный выбор их правильной комбинации. Главное —
достаточность и согласованность используемой операционной
системы.
Принцип 3. Ключевые моменты работы подчиненных прописаны,
запланированы к исполнению и подконтрольны с учетом
обеспечения возможности своевременной коррекции процесса для
получения желаемых результатов. Степень детализации работ и
организация контроля учитывают уровень иерархии и квалификации
подчиненных, а также новизну и значимость выполняемых работ.

13. Ключевые принципы РМ (2):
Принцип 4. Инициатива подчиненных (конструктивные пред-
ложения в рамках или вне рамок полученных ими рабочих заданий)
рассматривается в качестве положительного дополнительного
ресурса, но не в качестве основной движущей силы достижения
результатов.
Принцип 5. Методы и технологии, которые должны быть ис-
пользованы подчиненными для достижения четко сформулиро-
ванного в понятных им терминах результата, оговариваются, а их
применение контролируется; все изменения технологий происходят
либо по согласованию с руководителем, либо такое право ого-
варивается отдельно.
Принцип 6. Руководители и подчиненные в процессе рабочих
взаимоотношений используют обоюдно известный и одинаково
понимаемый набор парадигм, об изменении которых подчиненные
своевременно извещаются руководителями (исключение составляют
форс-мажорные обстоятельства).

14. Обычное взаимодействие коллег:
Фрагмент из фильма «Невероятная жизнь Уолтера Митти»

15. Центрирующие парадигмы РМ
1. «Полученное задание должно быть
проанализировано перед началом работы»
2. «Полученное задание должно быть
выполнено на 100 процентов»
3. «О препятствиях к 100-процентному
выполнению задания следует немедленно
сообщить руководителю и всем
заинтересованным лицам»

16. Центрирующие парадигмы (2)
4. «Предложение по решению проблемы
предпочтительнее информации о ее
возникновении»
5. «Расширенное толкование полученного
задания не допускается»
6. «Несогласие с параметрами задания или
регламентами исполнения не может служить
поводом для их игнорирования»
7. «Факты и аргументация предпочтительнее
мнения»

18. Мотивация

19. Принуждение.

21. • Совместная работа над задачами и
проектами
• Диаграмма Ганта
• Делегирование
• Счетчики просроченных задач
• Распределение ролей:
ответственный, руководитель,
соисполнитель, наблюдатель
• Чек-лист
• Напоминания
• Шаблоны для быстрого создания
задач
• Отчеты об эффективности и многое
другое
Задачи и проекты в «Битрикс24»

22. Поставить задачу
сотруднику можно всего в
«один клик»!
•Напишите, что нужно сделать,
когда и кто за это отвечает;
•Дальше – проверяйте результат

Задача в «один клик»

23. Задачи бывают разные…
Нередко над одной задачей
работает группа сотрудников.
Укажите, какую «роль» играет каждый:
•Ответственный
полностью отвечает за результат
•Соисполнители
помогают в работе
•Наблюдатели
следят за ходом работы, советуют
•Постановщик
если вы ставите задачу себе, можете указать
постановщиком своего руководителя
Играем по ролям

24. «Если существует вероятность хотя
бы в один процент, что вас поймут
неправильно, вас поймут неправильно»
Предоставьте исполнителям все
необходимые материалы:
•Приложите файлы: загрузите,
выберите на Битрикс24.Диске,
создайте прямо в задаче
•Участвуйте в обсуждении задачи в
комментариях
•Давайте быструю обратную связь -
ставьте лайки :)
Исключаем закон Мерфи

25. Если задача включает несколько
шагов или необходимо подготовить
комплект (документов, макетов…),
используйте чек-лист.
Это наглядно, удобно и прозрачно для
всех участников: сразу видно, как
двигается процесс.
Пункты из чек-листа можно менять
местами, редактировать и
вычеркивать.
Чек-листы для сложных задач

26. Следить за сроками вам помогут счетчики.
Старайтесь свести значение счетчика к минимуму: устанавливайте реальные сроки, сдвигайте их при
необходимости, закрывайте сделанные задачи.
Идеальный вариант, чтобы счетчиков не было совсем – ведь это значит, что вы все задачи успеваете делать
вовремя 
Контроль сроков как… игра :)

27. Какие задачи требуют вашего
внимания?
Просмотрите разделы:
«Делаю», «Помогаю»,
«Поручил», «Наблюдаю»,
«Руковожу».
Вы сразу увидите, какие задачи
просрочены, а по каким -
нужно выяснить у
ответственных, с чем связана
задержка по срокам.
Роли в задачах

28. • Распределяйте задачи между
сотрудниками
• Вы останетесь «наблюдателем»
в задаче и будете следить за
работой
• Руководитель может сам себе
делегировать (забрать) задачи
своих подчиненных
Делегирование

29. Сложные задачи для
удобства можно разбивать
на подзадачи.
•У каждой подзадачи – свой
ответственный, свои сроки
•Сотрудник видит только те
подзадачи, в которых участвует
•В списке задач подзадачи
удобно просматривать
Подзадачи и группы задач

30. Сколько раз в месяц вы собираете данные для
отчета?
Часто ставите задачу юристу для согласования
договора по сложному шаблону?
Упростите работу с однотипными задачами.
•подготовьте шаблон «задания»
•назначьте ответственного, наблюдателей
•поставьте дату крайнего срока (например, через сутки
после начала)
•укажите, как часто повторять задачу и по какому
расписанию
Автоматизируем рутину

31. • Объедините сотрудников
в рабочие группы и
организуйте совместную
работу над проектами
• Обсуждайте рабочие
вопросы, как в
социальных сетях
• Храните документы по
проекту на Диске группы
• Ведите общий календарь
встреч и событий
Рабочие группы

32. • Подключите к работе над
задачами внешних
сотрудников (например,
ваших подрядчиков)
• Они увидят только ту
информацию, к которой вы
откроете им доступ
Экстранет

33. • Планирование затрат
времени при
создании задачи
• При запуске задачи
учет времени по
другим задачам
останавливается
• Учет времени для
соисполнителей
• План на день
• Отчет по ресурсам
Учет времени

34. Отчет по ресурсам

35. Если рядом нет ноутбука, это не повод
останавливать задачи :)
•Поставьте мобильное приложение
«Битрикс24»
•Следите за сроками в задачах
•Создавайте новые и работайте с текущими
Мобильные задачи

36. • Планирование
рабочего времени
• Напоминания о
предстоящих событиях
• Календари можно
загрузить в мобильный
телефон или планшет
(iPhone, iPad, Android)
Календари

37. • Вы можете разрешить добавлять в
данный календарь приглашения на
события от всех пользователей и
добавить его в список избранных
календарей.
• Если отметить «Разрешить экспорт
календаря», календарь можно будет
экспортировать в календари MS
Outlook в формате iCal.
При этом в поле «Экспортировать события» можно
задать период времени относительно момента
экспорта, за который будут экспортированы
события.
Настройки календаря

38. • На этой вкладке
настраиваются права доступа к
календарю для других
сотрудников.
• «Добавить» служит для
выбора групп или
пользователей, которым
необходимо назначить
отдельные права доступа к
календарю.
Права доступа

39. • Статус «Занят»
• Напоминания
• Повтор события
• Планировщик
• Элементы CRM
• Переговорные
Как работать с календарями

40. Вы можете подключать внешние календари
по протоколу CalDAV (например, календари
Google).
Адрес подключения ко внешнему календарю для
календарей Google будет иметь вид:
https://www.google.com/calendar/dav/YOUREMAIL@DO
MAIN.COM/user
Подключение к «Битрикс24» внешних
календарей

41. При настройке соединения календарей «Битрикс24» с MS Outlook выполняется двусторонняя
синхронизация событий календарей (например, личного или календарей сотрудников) с
календарями MS Outlook.
При добавлении нового события в календарь MS
Outlook это событие будет автоматически
добавлено в календарь Битрикс24.
После добавления события в календарь MS
Outlook автоматически произойдет
синхронизация с календарем портала. Ход
синхронизации будет отображен в нижнем
правом углу MS Outlook:
Управление событием возможно как в MS
Outlook, так и в календаре портала.
Соединение календарей с MS Outlook

42. Если в настройках собственных календарей разрешен экспорт (опция Разрешить
экспорт календаря), то в меню действий календарей доступен пункт Экспорт (iCal).
В результате экспорта в календаре MS Outlook будут доступны для просмотра события
подключенного календаря. Добавление и изменение событий выполняется только в
«Битрикс24».
Экспорт календарей «Битрикс24» (iCal)

43. «Битрикс24» позволяет подключать календари к мобильным устройствам по
протоколу CalDav (iOS, MacOS, Android).
Инструкция по подключению
…
Соединение календарей «Битрикс24»
с мобильными устройствами

44. • Отсутствия сотрудников
компании на рабочем месте
по каким-либо причинам
фиксируются в Графике
отсутствий.
• Используйте фильтр по
типам отсутствий. Например,
выберите только «Отпуск»,
чтобы распределить отпуска.
• График можно
просматривать график по
конкретному
подразделению/отделу.
• Если сотрудник отмечает в
своем календаре «Занят»,
отсутствие появится в этом
графике.
График отсутствий

45. • Автоматизирует подготовку к
собранию и его проведение
• Помогает контролировать исполнение
поставленных на собрании задач
• Хранит историю
• Обеспечивает «прозрачность» всего
процесса для руководства и
сотрудников
Незакрытые вопросы из предыдущих
планерок переходят в следующие.
Руководители подразделений имеют
доступ к собраниям, в которых
участвуют их подчиненные, даже если
руководители не входят в состав
участников собрания.
Собрания и планерки

46. Резервирование переговорных

47. Планировщик событий в календаре

48. Совместное планирование
• Удобный подбор времени встречи для совместных
событий
• Интеграция с календарями на других устройствах
• Напоминания о предстоящих событиях
• Обсуждение событий
• Интеграция с iPhone, iPad, Android, MacOS, MS Outlook

49. Главное в бизнесе - это
Execution
“
СЕРГЕЙ ЛЕВИН,
Белорусский бизнесмен, создатель брендов
«Бобров», «Сочный», управляющий ПКФ
«Сонца»

50. Только правильный
процесс дает
правильный
результат.
“
Тайити Оно,
один из создателей Toyota Production System
(система «Точно вовремя»)

51. Приглашаем вас 3 декабря на
большой бесплатный семинар по
интернет-маркетингу
«Как сделать эффективный сайт»
Организаторы: Студия Борового и 1С-Битрикс
Регистрация:
http://goo.gl/WztC6V или
http://www.db.by/press/?id=378

52. Вы можете не
изменяться. Выживание
не является
обязанностью.
“
Доктор Уильям Эдвардс Деминг,
американский учёный, статистик и консультант по
менеджменту, вдохновитель японского
экономического чуда

53. Спасибо за внимание.
Пожалуйста, задавайте
вопросы!
E-mail: dv@db.by
Телефон: +375 29 6942280 (+ Viber)
Skype: vitaly.denisenkov
Twitter: twitter.com/db_by
Facebook личный: fb.com/v.denisenkov
Facebook Студии: fb.com/borovoystudio
Сайт: www.db.by