Manual de uso de MS Outlook en PDF

1. MANUAL DE USO DE MS OUTLOOK
ESCUELA PREPARATORIA MANTE
ALUMNO: ERICK ISRAEL REYNA GONZÁLEZ
GRADO Y GRUPO: 6° F BIOLÓGICAS
PROFESOR: CARLOS ALBERTO GARCÍA MARES
11/05/15

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ÍNDICE
DESCRIPCIÓN GENERAL DE MS OUTLOOK .............................................................................. 2
¿Qué es Outlook?.......................................................................................................................... 2
Características y funciones de Outlook.............................................................................. 2
Interfaz gráfica de Outlook..................................................................................................... 3
VINCULACIÓN DEL CORREO ELECTRÓNICO MS OUTLOOK ............................................... 6
ADMINISTRACIÓN DE CORREO ELECTRÓNICO EN MS OUTLOOK..................................... 8
CONTACTOS EN MS OUTLOOK................................................................................................. 11
TAREAS, CITAS Y REUNIONES EN MS OUTLOOK..................................................................... 13
Como crear una cita en Outlook ....................................................................................... 13
Como crear una reunión en Outlook ................................................................................ 14
Como crear una tarea en Outlook .................................................................................... 15
Ventajas...................................................................................................................................... 16

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DESCRIPCIÓN GENERAL DE MS OUTLOOK
¿Qué es Outlook?
Outlook es un software que no solo le
permite enviar, recibir y administrar el
correo electrónico, sino que también
administra el calendario y los contactos,
como amigos, socios y familiares.
Además, también puede compartir su
calendario con familiares y colegas a través de Internet.
Outlook forma parte de “Office”, un conjunto de productos que combina varios
tipos de software para crear documentos, hojas de cálculo y presentaciones, y
para administrar el correo electrónico.
Características y funciones de Outlook
Microsoft Outlook es una aplicación que administra correos, así como agenda
personal, que nos permite la comunicación con personas en todo el mundo a
través de mensajes electrónicos.
 Administrar varias cuentas de correo electrónico desde un único lugar. Puede
administrar fácilmente los mensajes de correo electrónico de varios buzones.
Sincronice varias cuentas de correo electrónico de servicios como Hotmail,
Gmail, Yahoo, Outlook, etc.
 Administrar fácilmente grandes volúmenes de correo electrónico y personalizar
tareas comunes en comandos de un solo clic.

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 Búsquedas para encontrar fácilmente lo que requiere.
 Crear mensajes de correo electrónico que llamen la atención. Por medio de las
herramientas de office.
 Administración de contactos y correos por categorías.
 Es muy fácil de manejar para cualquier persona que quiera utilizarlo como
agenda y gestión de sus correos electrónicos
 Es muy accesible y fácil de usar.
Interfaz gráfica de Outlook
MS Outlook como interfaz gráfica tiene las siguientes fichas de funciones como:
 Archivo
En esta ficha se pueden utilizar las opciones de cambio de cuenta en caso
de que se manejen más cuentas de correo electrónico para cada usuario.
También tiene las opciones de limpiado de buzón, así como guardar,
imprimir y abrir.

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 Inicio
Dentro de lo que cabe en esta ficha se puede crear un
nuevo correo electrónico, organizar los mensajes por
categorías (mensajes de entrada, mensajes de salida,
borradores, elementos enviados, correo electrónico no
deseado, etc.) así como candelarización de tareas y citas,
y opciones de enviado, reenviar, lista de contactos, etc.
 Enviar y recibir
En esta ficha se pueden seleccionar opciones de enviado hacia las
carpetas, enviar y recibir de grupos y cancelar todo, además de poder
descargar los encabezados y usar conexión de acceso telefónico.
 Carpeta
En esta ficha se puede procesar la creación y gestación de carpetas de
correos, así como “marcar todos como leídos”, “eliminar todo”, “recuperar
elementos borrados”, así como también se puede mover, copiar y
renombrar cualquier archivo.

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 Vista
En esta última ventana de opciones se puede seleccionar el tipo de vista
según los paneles que se muestran, como “Panel de navegación” o “Panel
de tareas pendientes”, también hay paneles de vista para personas.
También se pueden manejar las ventanas de avisos y así.

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VINCULACIÓN DEL CORREO
ELECTRÓNICO MS OUTLOOK
El servicio más conocido de la aplicación MS Outlook es sin duda el enviar y
recibir correos electrónico Esto pone como principal ventaja la de manejar su
correo electrónico sin necesidad de utilizar un browser de internet. Outlook te
permite vincular a tu cuenta de Gmail, Yahoo! Mail, Hotmail o a la de tu trabajo,
entre otras.
Para vincular tu cuenta de correo electrónico con MS Outlook primeramente se
debe abrir Outlook.
Después de haber hecho eso, se
debe ingresar a la ficha de “Archivo” y
hacer click en Agregar cuenta para
poder sincronizar tu cuenta de correo
electrónico con Outlook

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Después de esto saldrá una ventanilla
pidiendo tu nombre, apellidos, dirección de
correo electrónico y contraseña, se
deberán rellanar esos campos. Después
de eso se realizará la conexión con el
servidor de tu cuenta de correo
electrónico.
Una vez que te haya aparecido la ventana
a lado del texto, tu cuenta ya estará
conectada con Outlook. ¡Felicidades!
Y listo, ya podrás manejar todos tus correos sin tener que usar un navegador de
internet.

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ADMINISTRACIÓN DE CORREO
ELECTRÓNICO EN MS OUTLOOK
Para poder enviar un correo electrónico se debe abrir Outlook con tu cuenta de
correo vinculada, después de entrar en la ficha de “Inicio” se debe dar click aquí.
Una vez que haya sido seleccionada esa casilla, se abrirá una pequeña ventana
en el cual se podrá formular un correo electrónico con: Destinatario, cuantas de
correo a las que se desea enviar (CC), asunto y el cuerpo del correo. Después del
llenado de estos campos se pueden enviar correos electrónicos hasta con
archivos adjuntos.
Al terminar de escribir el mensaje simplemente se da la opción de “Enviar” y este
mensaje aparecerá en la bandeja Enviados.

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A continuación los distintos tipos de bandejas
Al vincular tu cuenta de correo electrónico con Outlook se puede apreciar que,
como en los servidores de correo electrónico, aparecen las distintas bandejas de
correo para tener ordenados los correos electrónicos
 Bandeja de entrada
Es la bandeja o carpeta en donde se almacenan los mensajes o
correos que se han recibido de una o más cuentas de correo
electrónico.
 Bandeja de salida
Es bandeja o carpeta en donde se almacenan por defecto los
mensajes o correos que esperan para ser enviados.
 Borrador
El borrador es un lugar o carpeta donde se almacenan los
mensajes o correos en los cuales no se ha agregado un
destinatario o que no se completó ni se ha enviado.
 Correo electrónico no deseado
Es la bandeja o carpeta donde se ubican los correos llamados
como spam que no son de nuestro interés, pueden ser anuncios
o pueden contener a veces ciertos tipos de virus, se les considera
no deseado por ser correos muy molestos.
 Elementos eliminados
Es la bandeja o carpeta donde se almacenan los mensajes o
correos en los que hemos eliminado de las diferentes bandejas
tanto de enviadas, borradores o de entrada.

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 Elementos enviados
Es la bandeja o carpeta donde se almacenan los mensajes o correos en los
que hemos enviados a otros correos u otras cuentas
 Fuentes RSS
Es la bandeja o carpeta en la cual puedes guardar las RSS de tus páginas
favoritas. Esto funciona de la siguiente manera: al guardar un RSS de una página
preferente (como ejemplo tomaremos Facebook) de la cual recibirás correos
electrónicos en esta bandeja sobre las nuevas actualizaciones pero de una forma
más sencillas a la usual a que te lleguen correos en la bandeja de entrada como si
fueran spam.

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CONTACTOS EN MS OUTLOOK
Otra de las funciones de MS Outlook es la de agendar datos de contactos. Esto te
permite tener la información de tus familiares, amigos y compañeros en un solo
lugar. Además de usar esta información para enviarles correo electrónico o en
otras aplicaciones de MS Office.
Para agregar algún contacto para poder enviar correos electrónicos se debe
realizar lo siguiente:
Ve a la ventana de “Inicio” ya vinculada tu cuenta de correo electrónico, selecciona
“Agregar nuevos elementos” y se seleccionará “Contacto” de esta manera.
Y se deberá completar el formulario con los datos del contacto que se desea
agregar, una vez ya terminando de agregar los datos necesarios, se da la opción
de “Guardar y cerrar” y listo.

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Una de las ventajas más útiles de agendar contactos es que se pueden
seleccionar fácilmente cuando se desee crear un correo electrónico, simplemente
se seleccionan por nombre para poder enviar el mismo correo a uno o varios de
los contactos de esta manera.
Para localizar a algún contacto para alguna situación, ya sea reunión, correo o cita
y consultar el nombre como se tiene agregado, se
debe localizar de la parte Izquierda de la pantalla
estando en “Inicio”, y hacia abajo la opción
“Contactos”. Algo así.
Y se visualizará la información de
los contactos de la sig. manera.

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TAREAS, CITAS Y REUNIONES EN MS
OUTLOOK
MS Outlook te permite también administrar tus eventos, citas y tareas pendientes
a través de un calendario. Esta función integra recordatorios visuales y sonoros
para que no olvides tus pendientes.
Como crear una cita en Outlook
Para poder crear una agenda en Outlook nos vamos a la ficha de “Inicio” y damos
la opción de “Nuevos elementos” en donde podremos seleccionar la opción “Cita”
Al momento de seleccionar esta opción se abrirá una ventanilla en la cual
pondremos asunto, ubicación, fecha de inicio y fecha de finalización. Y listo,
se podrán ver las citas en la ficha de “Calendario”

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Como crear una reunión en Outlook
Para crear una reunión se debe dar click en la ficha de “Nuevos elementos” del
apartado “Inicio” y aparecerá la opción para organizar una reunión
Aparecerá una ventanilla en la cual se podrán agregar contactos en el apartado
“Para…”, “Asunto”, “Ubicación”,
“Fecha de inicio y finalización” y
“Cuerpo” de la invitación.
En esta imagen se puede mostrar
un ejemplo de como debería ser
llenado esta invitación a la reunión.
Se utiliza la misma técnica para
agregar contactos a la reunión como si fuese un correo, simplemente se
selecciona “Para…” y aparecerá tu lista de contactos, simplemente se van
agregando con doble click a cada uno para agregarlo a la invitación de la
reunión.

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Como crear una tarea en Outlook
Para poder crear una tarea en nuestro calendario, se deben hacer los mismo
pasos como para crear una cita o una reunión, pero esta vez en el apartado de
“Nuevos elementos”, seleccionaremos la
opción de “Tarea” de esta manera.
Una vez seleccionada esta opción aparecerá
una ventanilla, en la cuál se podrá agregar
Asunto, Inicio y vencimiento, prioridad (alta,
media, baja), Estado (No comenzada, en
curso, completada, aplazada y en la espera
de otra persona). Además de tener la opción
de agregar un aviso a la tarea.
Una vez terminada se da la opción de “Guardar
y cerrar” y esta tarea se anexará en el calendario.
Después de haber creado alguna cita, reunión o tarea, se podrán mostrar todas
y cada una de ella en el Calendario

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Ventajas
Las ventajas de agendar citas, tarea y reuniones es que es mucho más práctico a
como lo hacen algunas otras personas en hojas de cálculo o que ni siquiera
organizan sus tareas, citas, etc. De una manera más sencilla Outlook con la
opción de Aviso te mandará notificaciones de cualquier cita o reunión para que
jaás se te olvide, es fácil de usar y puede estar en las tablets, notebooks, laptops,
celulares o computadoras de escritorio para trabajo.