In het artikel wordt het sustainability mobility model beschreven, aan de hand waarvan u binnen uw organisatie een mobiliteitsscan kunt uitvoeren waarmee u kosten kunt besparen en uw winst verhoogt.

1. mobiliteit
Slimmer werken,
slimmer reizen
Duurzaamheid, kostenbesparing en plaats- en tijdonafhankelijk werken
zijn actuele thema’s voor facility management. Ze komen alle drie samen
in het onderwerp ‘slim omgaan met mobiliteit’ zodat minder, schonere
en productievere reiskilometers worden gemaakt.
ANTOINETTE VRIEND EN WIM VRIEND *
H
et reduceren van de facilitaire Door de combinatie van ‘Slim werken, werk voor werknemers.
kosten, het faciliteren van Het slim reizen’ worden de mogelijkheden » Lagere CO2-uitstoot door minder en
Nieuwe Werken en het realise- voor de werkgever en werknemer om schonere reiskilometers.
ren van milieudoelstellingen. Het zijn minder, schonere en productievere reis- » Imagoverbetering door het verbete-
belangrijke ontwikkelingen op het faci- kilometers te maken alleen nog maar ren van de werksituatie voor mede-
litaire vakgebied en daarmee voor de groter. werkers en aandacht voor het milieu.
facility manager, zo blijkt uit recent
trendonderzoek door FMN. In de praktijk zijn door het slimmer Het invoeren van ‘Slim werken, slim
‘Slim werken, slim reizen’ is geschikt organiseren van werken en reizen reizen’ is voor de facility manager een
als instrument om deze ontwikkelin- mooie resultaten geboekt. Enkele geschikt middel om facilitaire kosten
gen om te zetten in winst voor de orga- voorbeelden: te verlagen, de invoering van Het
nisatie. Dit artikel legt uit wat ‘Slim » Besparingen (tot 25 procent) op de Nieuwe Werken te bevorderen en
werken, slim reizen’ is en hoe dit kan gemiddelde mobiliteitskosten per bij te dragen aan het realiseren van
worden toegepast. medewerker van € 8.000,- per jaar. milieudoelstellingen.
» Productiviteitsverhoging (tot 20
Wat is ‘Slim werken, slim procent). De vraag is echter: hoe identificeer en
reizen’? » Verbetering aantrekkelijkheid werk- implementeer je nu de verbeter- en be-
Bij het toepassen van ‘Slim werken’, gever door een betere balans privé en sparingsmogelijkheden? Daar is het
ofwel ‘Het Nieuwe Werken’, liggen de
tijd waarop en de plaats waar wordt
gewerkt niet vast: afhankelijk van de
situatie en het werk dat iemand wil
gaan doen kan die persoon dat zelf be-
palen. Tegenwoordig is het makkelijk
om (deels) vanuit huis of onderweg in
het openbaar vervoer te werken en zo
de file te omzeilen of reistijd te vermij-
den. Middelen als telefoon- en video-
conferencing, chat en e-mail zorgen
daarbij voor een goede bereikbaarheid
voor collega’s en klanten.
Bij ‘Slim reizen’ wordt gekeken hoe
medewerkers efficiënter, minder of
‘groener’ kunnen reizen en tot welke
besparingen op auto- en parkeerkosten
dat kan leiden. Denk hierbij bijvoor-
beeld aan het beschikbaar stellen van
fiets- of OV-vergoedingen of het ge-
bruikmaken van een combinatie OV
en fiets of huurauto. Het Sustainable Mobility Model.
36 Facto Magazine nummer 7/8 juli/augustus 2011

2. mobiliteit
Sustainable Mobility Model een han-
dig hulpmiddel voor. Dit model helpt
de facility manager het gehele traject te
doorlopen aan de hand van de volgen-
de vier fasen.
Fase 1. Het mobiliteitsprofiel
Alles begint bij een inventarisatie van
de huidige situatie in de vorm van het
opstellen van een mobiliteitsprofiel. In
dat profiel worden drie onderdelen na-
der beschreven: bereikbaarheid, werken
en reizen.
a. Bereikbaarheid
Het bereikbaarheidsprofiel geeft per
vestiging een beeld van de bereikbaar-
heid van een organisatie voor klanten,
medewerkers en leveranciers. Dit be- c. Reizen het vaststellen van mogelijke verbeter-
treft zowel de externe omgeving (bus, Het mobiliteitsprofiel ‘reizen’ bevat een punten en kostenbesparingen.
openbaar vervoer, wegennet) als de in- omschrijving van de belangrijkste fei-
terne omgeving (parkeerbeleid, aantal ten over het woon-werkverkeer, zakelij- De feiten per profiel kunnen worden
parkeerplaatsen, etc.). ke reizen en eventuele dienstverplaat- vergeleken met organisatiedoelstellin-
singen in de organisatie. Hierbij gen en benchmarks. Zo kan blijken
Enkele kenmerken van bereikbaarheid komen de wijze van vervoer (gebruik dat de bereikbaarheid van de locaties
zijn: van privéauto, auto van de zaak, open- voor fietsers en voor mensen die ge-
» De afstand woon-werkverkeer in baar vervoer, fiets) en de aanwezige bruikmaken van het openbaar vervoer
kilometers. voorzieningen en de kosten aan de slecht is, dat het aantal parkeerplaat-
» De herkomst van medewerkers aan orde. sen niet voldoende is, dat door deel-
de hand van postcodegegevens. Voorbeelden van kenmerken zijn: tijdwerk de bezettingsgraad van de
» De gemiddelde reistijd in minuten. » 14 procent van de medewerkers werkplekken laag is, dat medewerkers
» De parkeergelegenheden. maakt voor het woon-werkverkeer niet wordt toegestaan werktijden en
» De ontsluiting van een locatie/ gebruik van de fiets, 50 procent van privéverplichtingen beter op elkaar af
gebied door openbaar vervoer. de auto, 30 procent van het open- te stemmen, et cetera.
baar vervoer en 16 procent maakt
b. Werken gebruik van andere vervoermiddelen. Om de verschillende mogelijkheden te
Het mobiliteitsprofiel ‘werken’ bevat » Er is geen bewaakte fietsenstalling bij kunnen waarderen en te prioriteren
afspraken en feiten (aantallen, kosten) de vestiging aanwezig. moeten de effecten ervan kunnen
over waar en wanneer wordt gewerkt. » Carpooling wordt binnen de organi- worden gemeten. Dit is mogelijk op
Hieronder valt tevens de wijze van satie niet gestimuleerd. verschillende niveaus zoals kosten en
aansturing (op aanwezigheid of op productiviteit (kostenverlaging);
output) en de beschikbaarheid van Om de inventarisatie compleet te werknemerstevredenheid en imago
moderne ICT-hulpmiddelen die flexi- maken wordt tevens het zogenaamde (HNW); CO2-uitstoot (milieu),
bel werken mogelijk maken zoals mo- ‘toetsingskader’ beschreven. Dit be- reiskilometers (milieu).
biel internet, cloud computing, mobiele staat uit de wet- en regelgeving,
toegang tot systemen. vrijwillige afspraken en voorschriften Mogelijke maatregelen op het gebied
(gemeentelijke milieuconvenanten, van bereikbaarheid zijn:
Voorbeelden van kenmerken zijn: cao-bepalingen, onkosten- en reisver- » In overleg met gemeente, provincie
» Geen flexibele werktijden. goedingen, fietsplan, parkeerbeleid of andere bedrijven de toegankelijk-
» Aansturing op basis van aanwezigheid. etc.) die van invloed zijn op het mobi- heid van een bedrijvengebied voor
» Een werkplek kost gemiddeld 8.500 liteitsprofiel. Het toetsingskader diverse vervoermiddelen vergroten.
euro per jaar. bepaalt in de volgende fasen welke » Pendeldienst instellen tussen een
» De werkplekbezetting varieert tussen mogelijke verbeter- en besparingsmo- OV-punt (bijvoorbeeld een
55 en 65 procent. gelijkheden acceptabel zijn of niet. NS-station) en organisatie of
» Medewerkers beschikken over een bedrijvenpark.
online agenda-, e-mail en conferen- Fase 2. Focus op maatrege- » Parkeer- en reiskostenbeleid
tiesysteem. len per mobiliteitsaspect optimaliseren.
» Er is geen voorziening voor Fase 2 leidt per mobiliteitsaspect » Verhuizen, huren flexibele
thuiswerken. (bereikbaarheid, werken en reizen) tot kantoorruimte. »
Facto Magazine nummer 7/8 juli/augustus 2011 37

3. mobiliteit
Mogelijke maatregelen op het gebied voordelen bieden. Dit wordt onder- medewerker niet naar kantoor. Thuis
van werken zijn: zocht in fase 3. of onderweg naar huis of een ander za-
» Optimaliseren van externe toegan- kelijk contact wordt via internet gerap-
kelijkheid van (delen van) het be- Fase 3. Integrale focus porteerd.
drijfsnetwerk, het faciliteren van Naast de behoefte of noodzaak om op E-mail, chat, bellen en videoconferen-
kennisdeling en communicatiemo- een individueel aspect maatregelen te cing zijn nu eveneens mogelijk vanuit
gelijkheden door het invoeren van nemen (fase 2) kan het combineren huis of onderweg. Bereikbaarheid en
social media. van maatregelen additionele voordelen beschikbaarheid zijn met diverse soft-
» Verstrekken van een budget voor bieden. Ter verduidelijking volgen en- ware of via cloud computing geregeld.
technische hulpmiddelen (desktop, kele praktijkvoorbeelden. Reactietijden en efficiency van com-
laptop, mobiel internet, thuiswerk- municatie (geen oeverloze overleggen
plek e.d.). Voorbeeld 1 meer!) verbeteren sterk.
» Invoering sturing op output en in- Doel is het verminderen van zakelijke Effecten zijn: (verdere) verlaging huis-
stellen thuiswerkbeleid. reistijd (resultaat: hogere productivi- vestings-, auto- en reiskosten; hogere
» Uitbreiden flexibele werktijden en teit). productiviteit; betere balans privé-
invoeren avondmaaltijden in het be- Als maatregel zijn de mogelijkheden werk; aantrekkelijker werkgever; lagere
drijfsrestaurant. tot videoconferencing verbeterd en zijn uitstoot van CO2.
afspraken gemaakt over het doel van
Mogelijke maatregelen op het gebied een zakelijke afspraak en het bijpassen- Voordelen zijn uit te breiden, zoals:
van reizen zijn: de communicatiemiddel (e-mail, chat, » naast het vervoer per auto en per
» Vervangen van de huidige fietsrege- bellen, videoconferencing, fysiek be- trein/bus/metro ook fietsen en scoo-
ling door een fietsvergoeding om het zoek). Ook worden de afspraken ‘bui- ters (al dan niet in poolvorm) inzet-
gebruik van de fiets te stimuleren. ten de deur’ beter op elkaar afgestemd. ten.
» Vergroenen van de leaseautoregeling. Om het reizen met openbaar vervoer » NS Business Cards of Mobility Mixx-
» Voor zakelijke reizen gebruikmaken praktischer te maken wordt gebruikge- cards aanbieden.
» Social media-toepassingen beschik-
baar stellen via een bedrijfsnetwerk.
Alles begint bij een inventarisatie van de » Mobiliteitsbudgetten beschikbaar
stellen zodat medewerkers het ge-
huidige situatie bruik van vervoer en hulpmiddelen
kunnen afstemmen op hun specifie-
ke situatie.
van combimogelijkheden tussen maakt van combimogelijkheden trein/
openbaar vervoer en vervoer ter huurauto. Voor de ontvangst van klan- De voorbeelden tonen dat het combi-
plaatse (bijvoorbeeld huurauto). ten wordt zo nodig gebruikgemaakt neren van maatregelen grotere voorde-
van flexibele kantoorruimte bij stati- len kan opleveren dan de som der
In de praktijk worden voor elke maat- ons of in bepaalde steden. delen.
regel de effecten vastgesteld. Hieruit Effecten zijn: minder reistijd, hogere
kan blijken dat een maatregel bijdraagt productiviteit, lagere autokosten, min- Fase 4. Implementatie
aan verschillende doelstellingen. der uitstoot van CO2. De keuze van maatregelen raakt in de
Het is tevens mogelijk dat combinaties regel de meerderheid van de medewer-
van maatregelen vanuit de verschillen- Voorbeeld 2 kers. Betrokkenheid van andere afde-
de mobiliteitsaspecten additionele Om de reistijden voor de medewerkers lingen (waaronder personeelszaken,
uit voorbeeld 1 verder te verminderen financiën, ICT maar ook marketing/
wordt besloten om thuiswerken te faci- communicatie), medewerkers en on-
Quickscan literen (resultaat: hogere productiviteit dernemingsraad in fase 1 tot en met 3
en stijgende werknemerstevredenheid). is dan ook noodzakelijk voor een suc-
Voor het vaststellen van het mobili- Een eerste maatregel is het regelen van cesvolle keuze en invoering van de ver-
teitsprofiel zijn diverse quick scans laptops met mobiele internetverbin- anderingen.
ontwikkeld. De scans verschillen met ding. Verder worden afspraken ge- Door het jaarlijks toetsen van het mo-
name in diepgang (praktisch nut), het maakt over de planning en vorm van biliteitsprofiel zorgt de facility manager
gebruikersgemak (tijdbesteding en gezamenlijke overleggen, de bereik- ervoor dat de organisatie optimaal
eenduidigheid onderzoek) en de be- baarheid van medewerkers en werk- ‘slim werkt en slim reist’. ‹‹
schikbaarheid van een benchmark doelstellingen.
(profielvergelijking). Hierdoor wordt het mogelijk om het * Antoinette Vriend is directeur van Omnifocus
aantal werkplekken op kantoor terug Best Practice Solutions (www.omnifocus.nl).
Meer informatie: te dringen. Ook het aantal benodigde Wim Vriend is directeur van Vriend Business
www.mobiliteitsscan.com parkeerplaatsen neemt af. Voor het Solutions (www.vriend.eu).
uitwerken van klantbezoeken hoeft de
38 Facto Magazine nummer 7/8 juli/augustus 2011