ECDL-modulo5

Germano Pettarin
E-book per la preparazione all’ECDL
ECDL Modulo 5
Basi di dati
Access
Argomenti del Syllabus 5.0

G. Pettarin ECDL Modulo 5: Basi di dati con Access 2
© Matematicamente.it
Modulo 5
Basi di dati Access

5.1 Premessa.................................................................................................................. 6
Gli archivi.................................................................................................................. 6
Il database.................................................................................................................. 7
Cosa contiene un database di Access ........................................................................ 9
Creare un database per la gestione di una libreria...................................................10
5.2 Tabelle ...................................................................................................................13
Creare la tabella degli autori: Modalità foglio dati .................................................15
Creare la tabella degli autori: Modalità struttura ....................................................17
Inserire i dati nella tabella .......................................................................................27
La tabella Lettori: le maschere di input...................................................................32
La tabella generi ......................................................................................................38
La tabella Libri: le Relazioni...................................................................................40
La tabella libri..........................................................................................................40
La tabella Prestiti.....................................................................................................57
5.3 Consultare i dati di una tabella..............................................................................76
Ordinare i record......................................................................................................76
Filtrare i record........................................................................................................76
Filtro in base a selezione .........................................................................................78
Filtro in base a maschera.........................................................................................79
5.4 Le relazioni............................................................................................................80
Le relazioni del database biblioteca ........................................................................80
Creare una relazione tra tabelle dalla finestra Relazioni.........................................83
L’integrità referenziale............................................................................................85
Come applicare l’integrità referenziale...................................................................85
I tipi di relazioni ......................................................................................................89
Aggiornare e eliminare i campi correlati a catena ..................................................91
La proprietà Richiesto .............................................................................................91
5.5 Le maschere...........................................................................................................93
Creare una maschera ...............................................................................................94
Creazione guidata maschera....................................................................................96
La visualizzazione struttura...................................................................................113
Modificare la maschera in visualizzazione Struttura ............................................113
Etichetta di testo ....................................................................................................114
Pulsante di comando..............................................................................................115

Casella di testo.......................................................................................................124
Gruppi di opzioni...................................................................................................128
Un esempio di utilizzo operativo delle maschere .................................................142
Inserimento di un nuovo libro: un messaggio sull’apertura della maschera.........142
Creare due pulsanti................................................................................................144
Aggiornare una casella combinata ........................................................................145
L’Editor del Vba....................................................................................................149
Scrittura del codice................................................................................................149
Creare una maschera PopUp .................................................................................152
Maschere e sottomaschere.....................................................................................154
Creare una maschera contenente una sottomaschera ............................................154
Gli aiuti sugli oggetti.............................................................................................162
5.6 Le query...............................................................................................................163
Le query di selezione.............................................................................................163
Creare una query in visualizzazione struttura .......................................................164
Selezione dei campi da includere nella query.......................................................167
Eseguire una query ................................................................................................169
I criteri delle query ................................................................................................170
Utilizzare altri operatori ........................................................................................176
Nascondere un campo in una query ......................................................................181
Alcuni esempi di query con criteri ........................................................................181
Presentare l’insieme di valori più alti o più bassi di una query ............................184
Fare una colonna calcolata. ...................................................................................185
I Join interni ed esterni..........................................................................................187
Query con parametri..............................................................................................189
Utilizzare parametri nelle query............................................................................190
Usare i parametri con il criterio like......................................................................191
Esempi di espressioni con i parametri...................................................................193
Creare una maschera su una query........................................................................194
Query di riepilogo .................................................................................................197
Creare una query di riepilogo con la procedura guidata .......................................197
Creare una query di riepilogo in visualizzazione struttura ...................................202
Query che visualizza il libro meno costoso preso in prestito................................205
Query di riepilogo con espressione .......................................................................206

Le query di comando.............................................................................................211
Query di aggiornamento........................................................................................211
Query di eliminazione ...........................................................................................215
Query di creazione tabella.....................................................................................217
Query di Accodamento..........................................................................................219
Esercizio finale: creazione ed uso di una tabella storico dei prestiti ....................221
Query ricerca duplicati, dati non corrispondenti, campi incrociati.......................221
Query ricerca duplicati..........................................................................................222
Query trova dati non corrispondenti......................................................................225
Query a campi incrociati .......................................................................................229
Creare una Query a Campi incrociati in visualizzazione struttura.......................234
5.7 Report ..................................................................................................................236
Creare un report a etichette ...................................................................................252
Creare e gestire un pannello comandi ...................................................................257
Creare un pannello principale utilizzando il Gestore pannelli comandi...............257
Limitare gli accessi agli oggetti del database........................................................265
Crittografare un database con password................................................................270
Creare una copia ACCDE .....................................................................................272
Separare il database in due file..............................................................................273

5.1 Premessa
Il software ACCESS della Microsoft è un programma per realizzare database,
ovvero un programma che gestisce un insieme di dati che stanno su diversi archivi
quali, ad esempio, una rubrica con gli indirizzi dei clienti, un registro con i dati sulle
vendite dei prodotti, un archivio con le schede personali degli impiegati, ecc.
La definizione di database è un insieme di dati, organizzati in archivi, logicamente
correlati fra loro.
Molto probabilmente chi non ha idea di cosa è un database e un archivio avrà capito
ben poco, per cui per comprendere al meglio vediamo intanto alcuni semplici esempi
di archivi.
Gli archivi
L’esempio classico è rappresentato dall’agenda telefonica. In effetti, se guardiamo
come è fatta un’agenda scopriamo una notevole affinità con i sui parenti più
tecnologici attuali.
È organizzata tramite un indice (la serie di linguette sul fianco che ci permette di
accedere più rapidamente a tutti i nominativi che iniziano con una certa lettera) che
gestisce una tabella composta da colonne che identificano il tipo di dato sotto
riportato (nome, numero di telefono, a volte indirizzo) all'interno delle registrazioni
(chiamate con il termine inglese “record”) che, pur differendo l'una dall'altra per i dati
riportati al loro interno “hanno tutti la stessa struttura”, cioè riportano le stesse
informazioni nella medesima maniera.
Il parallelo spontaneo è con la rubrica del cellulare: anche qui i dati relativi ad ogni
numero di telefono memorizzato hanno la stessa struttura. Oppure la rubrica della
nostra mail.
Altri esempi di database sono:
 Elenco di pazienti di un ospedale;
 Elenco degli articoli di un magazzino.
Quindi un archivio non è altro che una specie di “contenitore” che ci permette di
gestire grossi quantitativi di informazioni simili in maniera ordinata, più semplice e
veloce che con grossi libroni cartacei o documenti di tipo foglio di calcolo o testo.
In pratica una raffigurazione di un archivio può essere la seguente.
Nome Cognome Telefono Età
Giulio Cesare 06/4444444 40
Ottaviano Augusto 06/8888888 43
… … … …
Chi ha già visto il programma Excel riconosce senza dubbio la struttura di un tabella
di Excel: effettivamente gli archivi (e in Access sono proprio chiamati tabelle) hanno
l’aspetto di una tabella: ogni riga rappresenta una singola entità (Giulio Cesare,
Ottaviano Augusto…) e sono chiamate record. Quindi l’archivio precedente è
formato da due record.

I record hanno caratteristiche che li contraddistinguono, e li distinguono fra loro:
queste caratteristiche sono indicate nelle colonne: il nome del primo record (Giulio),
l’età del secondo record (43). Le colonne sono chiamate campi. L’insieme dei record
è l’archivio (o tabella in Access).
Il database
Un insieme di archivi riguardanti uno stesso argomento o più argomenti correlati tra
loro costituisce una base di dati o database. Ad esempio l’insieme di archivi costituito
dai pazienti di un ospedale, i medici dell’ospedale, le medicine somministrate.
Oppure i libri di una biblioteca, i lettori, i prestiti dei libri.
La base di dati, oltre ai dati veri e propri, deve contenere anche gli elementi necessari
alla loro rappresentazione, quali ad esempio le informazioni sulla loro struttura e sulle
relazioni che li legano.
Un requisito importante di una buona base dati consiste nel non duplicare inutilmente
le informazioni in essa contenute: questo è reso possibile dai gestori di database
relazionali, che consentono di salvare i dati in tabelle che possono essere collegate.
La funzionalità di un database dipende in modo essenziale dalla sua progettazione: la
corretta individuazione degli scopi del database e quindi degli archivi, da definire
attraverso i loro campi e le relazioni che le legano, permette poi un’estrazione dei
dati più veloce e, in generale, una gestione più efficiente.
In Microsoft Access è possibile creare dei database relazionali, ovvero degli archivi
che memorizzano in un’unica posizione i dati correlati. Ad esempio è possibile creare
un database relazionale per memorizzare tutti i dati di una società, quali le
informazioni sui clienti, sui prodotti, sugli impiegati, etc.
Un database è quindi un insieme di archivi “collegati” tra loro. Ogni archivio è
formato da record ogni record è diviso in campi.
Il nome relazionale deriva dal fatto che ogni record in un database contiene
informazioni in relazione ad un singolo argomento e solo a quello. Inoltre, i dati su
due classi di informazioni (per esempio clienti e ordini) possono essere manipolati
come un’unica entità basata su valori di dati che sono in relazione tra loro.
Per esempio, sarebbe ridondante registrare nome e indirizzo del cliente su ogni ordine
che abbiamo ricevuto da quel cliente. Di conseguenza, in un sistema di database
relazionale tra le informazioni sugli ordini si prevede un campo che archivia un dato,
per esempio il numero di identificazione del cliente, che si può usare per collegare
ciascun ordine alle informazioni sul cliente. In tale sistema tutti i dati vengono gestiti
come Tabelle. Le tabelle archiviano informazioni su un argomento e hanno colonne
ciascuna delle quali contiene un certo tipo di informazione su quell’argomento e
righe, ciascuna delle quali riporta tutti gli attributi di una singola istanza di
quell’argomento.
Come esempio, consideriamo la gestione dei dati relativi a dei pazienti seguiti dai
propri medici di base che assumono certe medicine per le loro patologie.
Nessuno vieta di riunire tutti i dati da gestire in un’unica tabella (in un unico foglio
Excel), come quella sottostante, molto semplificata.

A B C D E F G
1 Nome paz. Cognome paz. Data nascita Med. curante patologia Farmaco Visita
2 Paolo Rui 17/12/64 Simonella P. Pressione alta Triatec 23/07/11
3 Sergio Rumiz 12/04/59 Franchi S. Influenza Tachiprina 24/07/11
4 Paolo Rui 17/12/64 Simonella P. Eritema Fargan 25/07/11
5 Roberta Contini 12/12/89 Paoli S. Influenza Tachipirina 25/07/11
Per esigenze di spazio non abbiamo riportato altre indicazioni utili come l’indirizzo,
il telefono, ecc., ma già questo esempio, con quattro record, evidenzia i difetti di una
gestione dei dati di questo tipo.
L’aspetto più evidente è la necessità di riscrivere i dati del paziente, del medico, del
medicinale, anche se già presenti: questo comporta una perdita di tempo e la
possibilità di errori nella compilazione, con conseguenze spiacevoli: se, ad esempio si
scrive il cognome Ruo, invece che Rui, sembra che ci sia un nuovo paziente.
Anche le modifiche risultano difficoltose: se la paziente Roberta Contini cambia
medico curante, si deve modificare questo dato per tutti i record dove appare Roberta
Contini.
La soluzione che propone un database è la suddivisione dei dati in diverse tabelle, in
questo caso quattro: medici, pazienti, medicine, visite.
Queste tabelle sono collegate tramite delle relazioni, cioè sono in relazione tra loro: i
dati di una tabella riguardano, o possono riguardare, anche i dati delle altre.
I dati da inserire in una tabella presenti in un’altra sono presi da quest’ultima, non
riscritti da capo.
Le relazioni tra le tabelle

Cosa contiene un database di Access
Un database di Microsoft Access può contenere i seguenti sei tipi di oggetti di
database, ad ognuno dei quali corrisponde la relativa finestra di visualizzazione ed i
relativi menu specifici:
Le Tabelle Oggetti definiti e utilizzati per memorizzare i dati. Ogni tabella
contiene informazioni su un particolare argomento, per esempio i
clienti o ordini. Le tabelle contengono campi (o colonne) che
memorizzano diversi tipi di dati (per esempio un nome o un indirizzo),
e record (righe) che raccolgono tutte le informazioni su una
particolare istanza dell’argomento. Si può definire una chiave
primaria (uno o più campi che hanno valore univoco per ciascun
record) e uno o più indici su ogni tabella, che contribuiscono ad
accedere più velocemente ai dati.
Le Query che riuniscono una o più tabelle per consentirne la visualizzazione o la
modifica in una scheda, o la stampa in un report. Una query genera
una vista personalizzata dei dati estratti da uno o più tabelle. Si
possono definire query per selezionare, aggiornare, inserire o
eliminare dati, come pure query che creano nuove tabelle a partire da
quelle già esistenti.
Le Maschere che visualizzano i dati di tabelle e di query per consentire l’esame, la
modifica o l’aggiunta di nuovi dati. Le maschere sono quindi degli
oggetti concepiti principalmente per immettere dati, o per visualizzare
o controllare l’esecuzione della applicazioni. Le maschere vengono
utilizzate per personalizzare completamente la presentazione dei dati
estratti dalle query o dalle tabelle. Le maschere possono anche essere
stampate.
I Report che riepilogano e dispongono i dati di tabelle e di query per
consentirne la stampa o l’analisi. I report sono degli oggetti pensati
per formattare, calcolare, stampare e riepilogare dati selezionati. Si
può visualizzare un report sullo schermo prima di stamparlo.
Le Macro che automatizzano le funzioni del database eseguendo le azioni
specificate senza necessità di alcuna programmazione. Sono degli
oggetti che rappresentano la definizione strutturata di una o più azioni
che Access deve seguire in risposta ad un evento definito.
Pagine VB che registrano il codice di Access Basic mediante il quale è possibile
scrivere per personalizzare, potenziare e ampliare il database.
Contengono procedure personalizzate, codificate usando il linguaggio
VBA (visual Basic For Applications)

Creare un database per la gestione di una libreria
Per poter comprendere il funzionamento di Access creiamo un database di esempio
su cui effettuare le operazioni.
È importante sapere che la costruzione di un database richiede un lavoro teorico a
monte non indifferente: la progettazione di una base di dati.
Comporta l’analisi della situazione, l’individuazione dei dati di interesse, i legami tra
questi dati, la definizione delle tabelle necessarie e dei campi di queste tabelle con le
loro caratteristiche, ecc. Argomenti non semplici, illustrati solitamente nei corsi
universitari di informatica. La fase di analisi e progettazione è quindi un vero e
proprio lavoro svolto da professionisti del settore.
In questo testo non approfondiamo il lavoro di analisi ma creiamo un database su un
caso semplice, la gestione di una biblioteca: ci sono libri, di vari generi, scritti da
autori, che sono letti (tramite prestiti) a vari lettori, con propri dati alcuni di questi
riservati. Gli elementi evidenziati in grassetto sono gli archivi.
Ogni archivio avrà delle proprie caratteristiche, degli attributi che lo caratterizzano e
che permettono di identificare un suo elemento: ad esempio l’archivio dei libri avrà
un attributo come il titolo del libro o l’autore del libro.
Gli archivi in Access prendono il nome di tabelle e gli attributi campi. Anche i
campi hanno le loro caratteristiche (dette proprietà) che definiscono i loro dati: ad
esempio il titolo del libro avrà la caratteristica di essere un testo, non un numero, con
immissione obbligatoria (cioè non si può omettere), ecc.
Quindi il database avrà queste tabelle con questi campi:
Archivio
(tabella)
Attributo (campo)
Libri Identificativo libro: codice che identifica univocamente il libro
Titolo: titolo del libro
Autore: autore del libro
Prezzo: costo del libro
Data di pubblicazione: anno di pubblicazione del libro
Codice: codice ISBN del libro.
Copertina: (eventuale) immagine della copertina
Genere: genere del libro (avventura, storico…)
Recensioni: testi di Word, pagine Web che contengono dei
commenti al libro
Archivio
(tabella)
Attributo (campo)
Autori Identificativo autore: codice che identifica univocamente
l’autore
Cognome: cognome dell’autore
Nome: nome dell’autore
Italiano: segnala se l’autore è italiano o straniero

Archivio
(tabella)
Attributo (campo)
Lettori Identificativo lettore: codice che identifica univocamente il
lettore
Cognome: cognome del lettore
Nome: nome del lettore
Indirizzo: via, piazza, ecc. dove abita il lettore
CAP: CAP dove abita il lettore
Città: città dove abita il lettore
Telefono: numero telefonico del lettore
Cellulare: numero di cellulare del lettore
E-mail: indirizzo di posta elettronica del lettore
Codice Fiscale: codice fiscale del lettore
Archivio
(tabella)
Attributo (campo)
Generi Identificativo genere: codice che identifica univocamente il
genere
Genere: genere del libro (avventura, storico…)
Creiamo un’ulteriore tabella la tabella dei prestiti dei libri ai lettori: questa tabella è molto
importante perché sarà la tabella di collegamento tra la tabella dei libri e i lettori.
Archivio
(tabella)
Attributo (campo)
Prestiti Identificativo ordine: codice che identifica univocamente il
prestito
Lettore: il lettore che prende il libro in prestito
Libro: titolo del libro prestato
Data prestito: la data in cui viene effettuato il prestito
Data restituzione: la data entro la quale il libro deve essere
restituito
Stato del prestito: campo per segnalare la situazione del prestito
(in corso, in scadenza, in ritardo)
Note: eventuali commenti sul prestito
Come si può già capire le varie tabelle non sono indipendenti tra di loro ma
presentano dei collegamenti, delle relazioni tra loro: ad esempio i libri sono collegati
agli autori, oppure ai generi, ecc.
Sono inoltre stati tralasciati volutamente alcuni attributi: ad esempio poteva essere
utile specificare la casa editrice dei libri ma questo avrebbe richiesto la creazione di
un’ulteriore tabella, la tabella delle case editrici.

Sono state previste delle semplificazioni per la gestione della biblioteca. Ad esempio
si stabilisce che si deve fare un prestito per ogni libro: non è possibile prendere più
libri diversi con lo stesso prestito.
Lo schema concettuale del database è il seguente.
Lo schema concettuale del database Biblioteca
Nel prossimo capitolo iniziamo a realizzare le tabelle.

5.2 Tabelle
Come prima operazione vediamo come aprire il programma Access. Fai clic sul
pulsante START e porta il mouse sulla voce Tutti i programmi. Appare una
seconda lista di comandi: nella cartella Microsoft Office, seleziona Microsoft Office
Access 2007. Dopo qualche secondo apparirà la finestra di Access.
Apertura di Access
All’apertura di Microsoft Access, si presenta la possibilità di aprire un database vuoto
in due modi differenti:
1. creare un database vuoto e successivamente aggiungere le tabelle e quindi le
maschere i report e gli altri oggetti
2. utilizzare l’autocomposizione, con i modelli preconfezionati di database di uso
più comune, che possono essere in parte adattati alle proprie specifiche
esigenze
Il primo metodo è sicuramente più flessibile: si imposta la struttura del database da
zero, in modo autonomo, seguendo la progettazione; mentre il secondo è molto più
semplice: è l’applicativo stesso che definisce le tabelle, i campi, le relazioni e
fornisce anche schede e report utili, che comunque l’utente può in seguito modificare
ed aumentare.
Nel corso del manuale creiamo un database da zero, quindi un database vuoto: fai clic
sull’icona Database vuoto.
Come prima operazione si deve salvare il database. Questa è una particolarità del
programma Access: il file deve essere subito salvato, prima di scrivere qualcosa. In
questo modo non si dovrà salvare l’archivio al termine dell’immissione dei dati: ogni
volta che si introduce un dato è subito registrato.

Dopo aver premuto il comando Nuovo database, nella parte destra della finestra, è
possibile specificare il nome del database (casella Nome file) e dove memorizzarlo
(pulsante con l’aspetto di una cartella).
Salvare un nuovo database
Assegna il nome Biblioteca e salva il file nella cartella Documenti.
Premi il pulsante Crea. Sono creati il nuovo database e una nuova tabella
denominata Tabella1 che viene aperta automaticamente in visualizzazione Foglio
dati. La scheda della barra multifunzione è Foglio dati.

Il database Biblioteca con la tabella iniziale
Creare la tabella degli autori: Modalità foglio dati
Le tabelle sono la base di tutto il database, esse contengono i dati. Tutto il resto è
costituito da ambienti di supporto alle tabelle.
Le tabelle sono l’oggetto primario di un database; sono costituite da record: le singole
righe che contengono i dati riguardanti ogni entità; ogni record è costituito da campi
che costituiscono i singoli attributi di ogni entità e sono distribuiti colonna per
colonna (ad esempio in una anagrafica ad ogni individuo corrisponde un record e i
vari attributi salvati, nome, cognome, data i nascita, ecc. sono i campi).
Nei campi si memorizzano le informazioni di cui si desidera tenere traccia.
È importante scegliere con attenzione i campi. Non è ad esempio consigliabile creare
un campo per memorizzare un valore calcolato. È in genere possibile impostare
Office Access 2007 in modo che calcoli automaticamente il valore. Ai fini della
scelta dei campi, è opportuno memorizzare le informazioni suddividendole nelle parti
utili più piccole corrispondenti. Memorizzare ad esempio il cognome e il nome in due
campi separati anziché il nome completo in un solo campo.
Cominciamo a creare il database partendo dalla tabella degli autori, che ha dei dati
indipendenti dalle altre tabelle. Infatti, secondo lo schema concettuale proposto, un
autore può esistere indipendentemente dalla presenza di libri: non è vero il viceversa.
Access ha due modalità di visualizzazione e creazione per le tabelle:
1. Foglio dati: con questa modalità si vedono i dati della tabella come in un
foglio elettronico. Puoi iniziare subito a scrivere i dati dei record, in modo che
la struttura della tabella sia creata dal programma. I nomi dei campi vengono
creati in sequenza numerica (Campo1, Campo2 e così via) e i rispettivi tipi di
dati vengono impostati automaticamente in base ai dati immessi dall'utente.

Non si ha il controllo che si può avere nella visualizzazione Struttura, ma può
andare bene per tabelle semplici.
2. Struttura: in questa modalità, come vedremo, è possibile avere un maggior
controllo delle caratteristiche dei campi.
Iniziamo a comporre la tabella degli Autori inserendo qualche campo in modalità
Foglio dati. Il resto lo faremo in modalità Struttura.
La Tabella1 ha già un primo campo: si chiama semplicemente ID e, come vedremo,
sarà utilizzato per la chiave primaria.
Per creare il campo Cognome, scrivi il cognome di un autore (ad es. Pirandello) nella
colonna Aggiungi nuovo campo. Poi premi INVIO. Il valore della colonna ID
diventa 1. Hai creato il primo record.
Il campo Cognome degli Autori
Access 2007 assegna automaticamente un nome al campo. I nomi iniziano con
Campo1 per il primo campo, Campo2 per il secondo e così via. Puoi rinominare il
campo con due clic sull’intestazione, digitando il nome e quindi premendo invio o
facendo clic con il pulsante destro del mouse e scegliendo Rinomina colonna dal
menu contestuale.
Si può anche cambiare in un secondo momento dalla visualizzazione Struttura.
L’intestazione Cognome
I nomi dei campi possono essere composti da un massimo di 64 caratteri (lettere o
numeri), spazi inclusi.
Quando si immettono i dati in una nuova colonna, le informazioni digitate vengono
utilizzate da Office Access 2007 per riconoscere il tipo di dati appropriato per il
campo. Se si digita una data, ad esempio 21/12/2012, le informazioni vengono
riconosciute e il tipo di dati per il campo viene automaticamente impostato su

Data/ora. Se non sono disponibili informazioni sufficienti per impostare il tipo di dati
in base a quelli digitati, il tipo di dati viene impostato su Testo.
Puoi impostare il tipo di dati in modo esplicito. Nel gruppo Tipo di dati e
formattazione della scheda Foglio dati fai clic su Tipo di dati.
I tipi di dati
Scegli il tipo di dati desiderato: una descrizione particolareggiata dei diversi tipi di
dati sarà sviluppata nella descrizione della modalità Struttura.
Creare la tabella degli autori: Modalità struttura
La modalità di visualizzazione Struttura permette di definire tutti i dettagli dei campi
della tabella: adesso utilizziamo questa modalità per comprendere al meglio il
significato degli elementi della tabella.
L’unico metodo che si deve utilizzare per creare le tabelle con Access, se si vuole un
archivio costruito con oculatezza, è la creazione della tabella in visualizzazione
Struttura. Questo è il metodo più difficile, ma è l’unico che permette di
personalizzare completamente le tabelle. Si devono indicare i nomi dei campi, per
ogni campo si devono indicare le proprietà e tutte le caratteristiche necessarie al
funzionamento dell’archivio.
Fai clic sul pulsante Visualizza: appare la richiesta di assegnare un nome alla
Tabella.
Salvare la tabella
Scrivi pure il nome Autori e premi OK. Appare la finestra di definizione dei campi
della tabella.

La Struttura della tabella
La finestra di dialogo è composta di una parte superiore con 3 colonne e più righe in
bianco, e di una parte inferiore con una sezione a 2 schede (Generale e Ricerca)
nella parte sinistra, e infine di una sezione di commento nell'angolo inferiore destro,
generato automaticamente da Access, che varia in funzione del contesto, cioè di
quello che sta facendo chi sta progettando il database.
La parte superiore della finestra è suddivisa in righe e colonne. Ogni riga corrisponde
ad un campo, le colonne sono le caratteristiche del campo.
Per ogni campo si definisce:
Nome campo: è il nome che si vuol dare al campo: ad esempio indirizzo, città,
telefono, età, stipendio, ecc.
Tipo dati: è il tipo di dato del campo: ad esempio il tipo di dato per il campo
cognome è un testo, per l’età è numerico, per lo stipendio è valuta, ecc, Il tipo di dato
standard è testo.
Descrizione: questa parte è facoltativa. Si può scrivere una descrizione del campo o
dei dati che contiene per facilitare la comprensione. La descrizione del campo
apparirà nella barra di stato quando si inseriranno i dati.
Quindi per ogni campo si deve definire il tipo di dati di ogni campo, scegliendo tra
quelli proposti. Nella seguente tabella sono indicate alcune caratteristiche di ogni
singolo tipo di campo.

Tipo di dati Caratteristiche Esempio
Testo Può essere utilizzato per tutte quelle
parole costituite da lettere/ numeri/lettere
e numeri, che non devono essere
utilizzate in calcoli e fino a massimo di
255 caratteri.
Nomi di persone, città,
numeri di telefono, codici
postali, sigle, ecc.
Memo Testo di dimensioni molto grandi, più di
255 caratteri. In questa versione è inoltre
possibile applicare la formattazione RTF
ai dati di un campo Memo. Ad esempio,
è possibile impostare i colori, modificare
il tipo di carattere e applicare il formato
grassetto o corsivo al testo.
Note, descrizioni, ecc.
Numerico Dati numerici da utilizzare in calcoli. Si
può anche definire la dimensione del
numero e il formato, indicando se il
numero è intero o decimale (4 o 8 byte),
se è da scrivere con notazione
percentuale o scientifica, ecc.
Prezzi, numero di pezzi,
percentuale di sconto, ecc.
Data/ora Si può essere scegliere come visualizzare
la data o l’ora cliccando su formato nelle
proprietà del campo.
Data di nascita, ora di
entrata, ecc.
Valuta Utilizzato per i valori di tipo valuta; a
volte è utile impostarlo anche per valori
numerici in calcoli matematici, per
evitare l’arrotonda-mento, con una
precisione di 15 cifre a sinistra del
separatore decimale e 4 a destra.
Prezzo unitario, prezzo
totale di un articolo, ecc.
Contatore Numero sequenziale univoco, cioè
incrementato di un'unità o numero
casuale ogni volta che viene aggiunto un
nuovo record a una tabella. Non si può
aggiornare. Non se ne può inserire più di
uno per tabella.
Chiave primaria di ogni
tabella.
Si/No Campo che può contenere solo uno di
due valori alternativi, di dimensione 1
bit.
Attivo, Presente, InSede,
ecc.
Oggetto OLE Viene utilizzato per collegare o allegare
oggetti creati con altre applicazioni o
immagini o suoni ecc.
Foto dell’impiegato,
Grafico, ecc.
Collegamento
ipertestuale
In questo campo si possono memorizzare
i collegamenti ipertestuali. Facendo
doppio clic sulla casella parte il
collegamento.
Sito dell’Azienda
fornitrice, e-mail, ecc.

Allegati Consente di aggiungere uno o più
elementi di dati, ad esempio documenti
di Word, presentazioni di PowerPoint,
fogli di Excel, ai record del database.
Curriculum vitae,
Presentazione
dell’azienda, ecc.
Ricerca Crea un campo che consente di scegliere
un valore da un'altra tabella o da un
elenco di valori utilizzando una casella a
tendina. Quando si sceglie questo tipo di
dato si ha un processo di
autocomposizione che permette di
effettuare il collegamento
Solitamente utilizzata per
campi che possono
contenere solo un numero
limitato di valori quali ad
es. Genere, Tipo di
attività, Categoria, ecc.
Vediamo ora di definire i campi della tabella Autori, impostando le caratteristiche per
il tipo di dato.
Campo Cognome: già creato nella modalità Visualizzazione foglio dati. Il nome del
campo può rimanere Cognome, il tipo di dato è chiaramente testo. Se vuoi puoi
mettere la descrizione, ad esempio “il campo contiene il cognome dell’autore”.
Una particolarità per quanto riguarda il nome dei campi: è preferibile non inserire
degli spazi nel nome. Infatti si possono creare dei problemi dato che il codice di
Access può dare degli errori in presenza di spazi. Quindi piuttosto di dare ad un
campo un nome come “Cognome Autore” è meglio scrivere in questo modo
“CognomeAutore” o “Cognome_Autore”.
Appena si è specificato il tipo di dato si attiva la parte sottostante della tabella dove è
possibile impostare le Proprietà del campo appena creato. Specifichiamone alcune
per il campo Cognome.
Dimensione campo: indica la lunghezza in caratteri dei dati che è possibile inserire
nel campo. Di base sono previsti 255 caratteri ma è possibile aumentare o diminuire il
numero. Diciamo che diminuire la lunghezza permetterebbe un certo risparmio di
memoria occupata dal database, ma è irrisorio. In particolare devi stare attento che, se
ci sono già dei dati inseriti se si diminuisce il numero di caratteri, i dati di grandezza
maggiore verrebbero troncati. Diminuiamo la dimensione a 30, scrivendo 30 nella
casella.
Formato: permette di personalizzare il modo in cui vengono visualizzati e stampati
numeri, date, ore e testo. Per quanto riguarda il campo testo è particolarmente utile
l’uso di questi due codici:
< Converte tutti i caratteri in minuscolo.
> Converte tutti i caratteri in maiuscolo.
Quindi per avere automaticamente i cognomi in maiuscolo basta scrivere il carattere
“>” nella casella Formato: è inoltre possibile specificare il colore del testo
specificando il colore tra parentesi quadre.

I colori possibili sono:
[Nero] [Blu]
[Celeste] [Verde]
[Fucsia] [Rosso]
[Bianco] [Giallo]
Un’altra proprietà è l’Etichetta. L’etichetta di un campo è il testo che appare vicino
al campo quando si inseriscono i dati. Ad esempio:
Cognome
dell’autore
Rossi
Eco
Come vedremo, l’etichetta appare nel foglio dati come titolo della colonna o nelle
maschere. In generale l’etichetta permette di indicare con maggior chiarezza il
contenuto del campo: a differenza dei campi l’etichetta può contenere spazi senza
alcun problema. Per il nostro caso inseriamo come etichetta “Cognome dell'autore”.
Richiesto: con questa proprietà si può impostare se nel campo deve essere
necessariamente inserito un valore o può rimanere vuoto. Con un clic nella casella
appare un menu a discesa che permette di selezionare le voci Sì e No. Se la proprietà
è impostata a Sì, quando si immettono dati in un record, è necessario immettere un
valore nel campo. Se la proprietà è specificata a No (o non viene specificata) il
campo può rimanere vuoto.
Nel nostro esempio è importante che il campo Cognome di ogni autore abbia un
valore: quindi imposta la proprietà a Si.
Consenti lunghezza zero: con questa proprietà specifichi (Sì o No) se nel campo è
possibile inserire una stringa a lunghezza zero: una stringa a lunghezza zero è una
scrittura di uno spazio (" "). Se la proprietà è impostata a Sì, puoi inserire uno spazio
nel campo in modo che appaia vuoto (anche se la proprietà richiesto è impostata a
Sì). Nel nostro caso imposta la proprietà a No.
Indicizzato: questa proprietà permette di impostare un indice. Un indice è una
funzionalità di Access che permette di velocizzare la ricerca, il raggruppamento e
l'ordinamento di una tabella. Se, ad esempio, si prevede di dover effettuare spesso
delle ricerche degli autori secondo il loro cognome è conveniente creare un indice
relativo a tale campo.
Quindi è consigliabile attribuire un indice ad un campo, quando si prevede di
effettuare spesso ricerche su quel campo, senza esagerare però, perché l’attribuzione
di un indice comunque richiede l’occupazione di spazio in memoria e non è il caso di
appesantire il database inutilmente.

Nel menu a discesa ci sono tre possibili impostazioni per un indice:
No: è l’impostazione predefinita. Non viene associato alcun indice al campo.
Sì (con duplicati): viene associato un indice che consente valori duplicati. In
questo caso è possibile inserire lo stesso cognome per autori diversi. È la scelta
corretta per il nostro caso: ci sono molti autori con lo stesso cognome.
Sì (senza duplicati): l'indice non consente valori duplicati. Questo caso è utile
per evitare di digitare per sbaglio lo stesso valore per due record diversi. Ad
esempio nel caso del codice fiscale (deve essere diverso per ogni Autore).
Compressione Unicode: è la possibilità di ridurre lo spazio occupato in memoria dei
dati in un campo di tipo Testo, Memo o Collegamento ipertestuale. Si può lasciare il
valore predefinito (Sì).
IME Mode, IME Sentence Mode: L'IME (Input Method Editor) è un programma
che consente di inserire nei programmi un testo in una lingua asiatica, convertendo
una sequenza di tasti in caratteri asiatici. L'IME interpreta le sequenze di tasti come
caratteri e quindi offre l'opportunità di inserire la corretta interpretazione nel
programma in uso. Queste due proprietà permettono quindi di impostare questa
modalità di conversione dei testi. Per il nostro esempio si possono lasciare le
impostazioni predefinite.
Smart tag: Gli smart tag consentono di eseguire in Microsoft Office Access azioni
(che in genere richiedono l'utilizzo di altri programmi, come Outlook. Proviamo a
inserirne uno per il cognome. Fai clic nella casella della proprietà Smart Tag.
Accanto comparirà un pulsante con tre puntini, premilo. Access mostrerà la finestra
Smart Tag.
Smart tag

Nel riquadro Smart Tag disponibili, metti un segno di spunta accanto al tipo di Smart
Tag più adatto. In questo caso, visto che si tratta del cognome, Nome di persona.
nell’area Dettagli Smart Tag, Access spiega cosa si può fare con lo Smart Tag:
inserire il nome fra i contatti di Outlook, inviare una e-mail …). Alla fine premi OK.
Allineamento testo: puoi indicare se il testo del campo nel foglio dati deve stare a
sinistra, centro, ecc.
Le proprietà per il campo cognome sono terminate. In figura appaiono le
impostazioni effettuate.
Vediamo ora il secondo campo il nome dell’autore. È chiaramente un campo di tipo
testo. Le proprietà sono simili a quelle del campo cognome e sono riassunte nello
schema sottostante. Puoi impostare questo campo da solo.
Campo Nome
Nome campo Nome
Tipo dati Testo
Descrizione il campo contiene il nome dell'autore
Dimensione campo 30
Formato Testo in maiuscolo (>)
Etichetta Nome dell’autore
Richiesto No
Consenti lunghezza zero Sì
Indicizzato No
Compressione Unicode, IME Mode,
Ime Sentence Mode, Smart tag,
Allineamento testo
Lasciare le impostazioni predefinite
Vediamo adesso il primo campo, che si è creato in automatico, Il campo ID. Ha
un’icona a forma di chiavetta ed è il campo chiave primaria.

Il campo ID
Cos’è la chiave primaria? È un campo che permette di identificare
univocamente l’autore che si vuole inserire cioè, in generale, il record che si sta
inserendo nella tabella.
Questo particolare campo è molto importante nella gestione di un database proprio
per la sua caratteristica di essere diverso per ogni record, quindi di identificare senza
ambiguità il record. Le chiavi primarie sono di uso comune anche nella vita di tutti i
giorni: il codice fiscale di una persona, la partita IVA di un’azienda, il numero di
matricola di uno studente universitario, il codice magazzino di un articolo, ecc.
Casi di valori necessariamente diversi per entità diverse: non possono mai esistere
articoli con lo stesso codice, studenti con la stessa matricola, persone con lo stesso
codice fiscale.
È preferibile (non è obbligatorio!) che ogni tabella del database contenga un campo o
una serie di campi che individuino in modo univoco ogni record. Questo o questi
campi vengono definiti chiave primaria della tabella identificano in modo univoco i
record della tabella e, come vedremo, consentono di creare le relazioni tra le tabelle
in modo corretto senza ambiguità, di ricercare e di aggiornare i dati più velocemente
e in modo più organico e flessibile.
La chiave primaria deve avere valori diversi tra i vari record. Access mette a
disposizione un particolare tipo di dato, Contatore, che permette di ottenere
automaticamente un numero sequenziale univoco, cioè incrementato di un'unità o
numero casuale ogni volta che viene aggiunto un nuovo record a una tabella.
Questo tipo di dato va molto bene per definire una chiave primaria dato che ogni
record avrà un valore diverso per questo dato.
Vediamo il campo chiave ID. Modifichiamo il nome scrivendo IDAutore,
abbreviazione di Identificativo autore. È una buona abitudine indicare i campi chiave
(se non hanno un proprio nome come partita IVA, codice fiscale…) con la sigla ID:
in questo modo sarà facile riconoscere i campi chiave quando si usano le tabelle.
Altra cosa importante è che il nome sia scritto senza spazi.
Il tipo di campo è già Contatore. Notiamo le proprietà.
Proprietà del campo contatore
Proprietà Valore
Dimensione campo Intero lungo
Nuovi valori Incremento
Formato
Etichetta
Indicizzato Si (duplicati non ammessi)

La dimensione del campo proposta è di tipo Intero lungo: infatti un tipo di dato
numerico può avere diverse scelte per la dimensione del campo. Dipende dalla
grandezza dei numeri che si pensa di memorizzare in quel campo. La tabella
sottostante visualizza le principali caratteristiche dei tipi di dati numerici.
Impostazione Descrizione Capacità di
memoria
Byte Memorizza numeri compresi tra 0
e 255. Non memorizza frazioni.
1 byte
Decimale Memorizza numeri compresi tra -
1038
-1 e 1038
-1
Memorizza numeri compresi tra -
1028
-1 e 1028
-1
12 byte
Intero Memorizza numeri compresi tra –
32.768 e 32.767. Non memorizza
frazioni.
2 byte
Intero lungo Impostazione predefinita.
Memorizza numeri compresi tra –
2.147.483.648 e 2.147.483.647.
Non memorizza frazioni.
4 byte
Precisione
singola
Memorizza numeri compresi tra
–3,402823E38 e
–1,401298E-45 per valori negativi
e tra
1,401298E–45 e 3,402823E38 per
valori positivi.
4 byte
Precisione
doppia
Memorizza numeri compresi tra
–1,79769313486231E308 e
–4,94065645841247E–324 per
valori negativi e tra
4,94065645841247E–324 e
1,79769313486231E308 per valori
positivi.
8 byte
Il valore predefinito per un campo numerico è Intero lungo che permette di
memorizzare valori numerici compresi tra –2.147.483.648 e 2.147.483.647 escluse le
frazioni.
La scelta Intero lungo è più che sufficiente per il nostro caso, dato che permette di
avere più di 4 miliardi di valori. Per altri tipi di dati numerici, ad esempio l’età di una
persona, non è necessario utilizzare il tipo di dato intero lungo, ma può bastare il tipo
di dato Byte (numeri compresi tra 0 e 255).

La proprietà Nuovi valori è impostata su Incremento: i valori di questo campo sono
generati automaticamente per incremento: il primo valore sarà 1, poi 2, poi 3 e così
via.
Questa caratteristica permette di soddisfare la richiesta fondamentale per un campo
chiave primaria di avere sempre valori diversi per ogni record.
Il menu a discesa permette di generare i nuovi valori in modo casuale: anche in
questo caso saranno numeri sempre diversi.
Il campo di tipo contatore risulta poi Indicizzato con duplicati ammessi: dato che il
valore del campo si ottiene sempre per incremento del precedente non ci possono
comunque essere dei valori uguali.
Impostiamo l’etichetta del campo come “Identificativo dell'autore” per rendere più
comprensibile l’immissione dei dati.
L’assegnazione del titolo di chiave primaria ad un campo avviene con il pulsante
Chiave primaria della scheda Progettazione.
Il Pulsante Chiave primaria
Se fai clic attivi e disattivi la proprietà Chiave primaria. La proprietà Indicizzato varia
da duplicati non ammessi a duplicati ammessi.
Nota. Le proprietà dei campi sono importantissime: permettono di “guidare” l’inserimento dei dati
nel modo corretto. È altresì importante impostare queste proprietà prima di utilizzare la tabella.
Quindi si capisce quanto è fondamentale un’accurata progettazione “a monte” di un database.
Modificare il tipo di un dato o la proprietà di un campo, dopo aver inserito dei valori, può
comportare la perdita degli stessi. Ad esempio, se diminuisci la dimensione di un campo, quando
salvi la tabella, appare il seguente messaggio.
Possibile perdita di dati
Quindi se la dimensione del campo viene impostata ad una dimensione inferiore a
quella dei dati già inseriti i dati sono troncati a questa dimensione.

Inserire i dati nella tabella
Anche se non abbiamo terminato di inserire i campi della tabella Autori, cominciamo
a inserire i dati dei vari autori, cioè a creare i record. Si deve quindi passare dalla
modalità di creazione della tabella (visualizzazione Struttura) alla modalità di
compilazione dei dati (visualizzazione Foglio dati).
Per passare da un tipo di visualizzazione ad un altro, si utilizza il pulsante Visualizza,
nella scheda Progettazione.
Il pulsante Visualizza
Fai un clic sopra il pulsante: si ha la visualizzazione Foglio dati. Il pulsante cambia
forma, diventa come nella figura, per tornare alla Struttura.
Il pulsante Visualizza
Se fai clic freccia nera, si apre la lista con tutte le visualizzazioni possibili.
Menu del pulsante Visualizza
Quando passi alla visualizzazione Foglio dati se ci sono state delle modifiche ai
campi appare la richiesta di salvataggio. Rispondi di Sì.

La tabella degli Autori
Questa è proprio la tabella dell’archivio, che conterrà i dati inseriti. La tabella è
formata da più colonne, una per ogni campo definito nella struttura.
Allarga le colonne, come in Excel portando la barra del mouse tra due intestazioni e
trascinando (o doppio clic), per visualizzare il nome delle intestazioni.
n basso della finestra si trova una barra degli strumenti per muoversi tra i record, cioè
tra le righe della tabella.
Barra di spostamento tra i record
I pulsanti con la freccia e il trattino (per esempio il primo) servono per passare al
primo o all’ultimo record della tabella. I pulsanti con le frecce singole (,)
servono per passare al record successivo e a quello precedente. Il pulsante con la
freccia e l’asterisco (*)serve per inserire un nuovo record. Equivale al pulsante
Nuovo nella scheda Foglio dati.
Per immettere i dati nell’archivio, è sufficiente digitarli con la tastiera, per passare da
un campo all’altro si utilizza il tasto TAB.
Prova a inserire Il nome di Pirandello (Luigi), fermandosi subito dopo la “i”, senza
fare altre operazioni, come mostrato nella figura.
Inserimento del dato di un campo
Nota che, vicino al record che si sta digitando, appare un simbolo a forma di matita,
evidenziato in rosso nella figura. Quel simbolo indica l’inserimento di un record, cioè
che l’operazione corrente è la digitazione dei valori all’interno dei campi. Finché
appare quel simbolo, il record non è memorizzato nella base di dati, si trova ancora
nella memoria RAM.
Solo quando un record è stato inserito interamente nella tabella viene,
automaticamente, memorizzato nell’archivio. Questo per garantire che le righe delle
tabelle siano sempre coerenti, cioè abbiano in ogni occasione piena validità. In
Access il record è automaticamente memorizzato non appena si passa al record
successivo, quando cioè si cambia riga. Per cambiare riga è sufficiente premere il
tasto TAB, nell’ultima cella di un record, oppure fare un clic, con il puntatore del
mouse, sopra un altro record.
Premi il tasto TAB: il cursore passa nella nuova riga.

Inserimento di un record
Il simbolo di matita scompare. Questo significa che il record è stato memorizzato
nell’archivio, cioè nell’hard disk. Quando si chiuderà la tabella, non sarà necessario
salvarla, perché nei database, i dati vengono memorizzati automaticamente. Solo le
modifiche alla struttura devono essere salvate, come visto sopra.
Si deve ricordare sempre che, quando si inserisce un elemento nella base di dati, in un
qualsiasi oggetto (non solo nelle tabelle), si deve sempre completare l’operazione
passando al record successivo, in modo che il simbolo di matita venga sostituito da
quello di freccia. In caso contrario, il record non sarà memorizzato nell’archivio.
Prova a inserire altri record nella tabella, tenendo sotto controllo il simbolo di matita.
Il campo contatore si incrementa automaticamente.
Altri autori
Per cancellare un record puoi selezionare un suo campo e scegliere la voce Elimina
record dal menu del pulsante Elimina.
Eliminare un record
Se selezioni tutto il record, come in figura, i comandi Elimina e Elimina record fanno
la stessa cosa. Puoi anche premere il tasto CANC.
Elimina il quinto record. Appare la richiesta di conferma.
Chiudere una
tabella

Conferma eliminazione
Conferma e poi riscrivi lo stesso record. Nota che il campo contatore continua dal
valore successivo, non recupera i numeri cancellati. Non è possibile aggiornare i
campi Contatore. Non possibile recuperare i numeri persi.
Per chiudere la tabella si deve fare un clic sul pulsante con la X, come per tutte le
finestre di Windows. Non viene chiesto di salvare i dati, in quanto i record sono
memorizzati automaticamente.
Per aprire la tabella è sufficiente fare doppio clic sull’icona, vicino al nome. Se fai
due clic sull’icona della tabella si apre automaticamente nella visualizzazione Foglio
dati. Per aprire la tabella in modalità Struttura usa il pulsante Visualizza, oppure
scegli la modalità dal menu che appare con un clic con il tasto destro del mouse sulla
tabella.
In alternativa ci sono alla fine della barra di stato i pulsanti per cambiare la
visualizzazione.
Pulsanti della barra di stato
Completiamo la tabella con l’ultimo campo, che indica se un autore è italiano o
straniero.
Apri la tabella Autori in visualizzazione Struttura.
Inserisci il quarto campo di nome “Italiano”. IL tipo di dati è Sì/No. Completa le
proprietà come nella figura.

Il campo Sì/No
Un campo Sì/No ammette solo due valori: Sì/No, True/False, On/Off.
Il numero 0, come Valore predefinito, indica che il valore di default è No.
In realtà quando visualizzi il Foglio dati troverai una casella di controllo da spuntare.
La casella Sì/No
Segna gli autori italiani con una spunta.
Il campo Sì/No appare solitamente come casella di controllo. Questa proprietà è
specificata nella scheda Ricerca della visualizzazione Struttura.
La scheda Ricerca del campo Sì/No
La tabella Autori è pronta.

La tabella Lettori: le maschere di input
La tabella dei Lettori ha alcuni campi uguali a quella degli Autori, come il nome e il
cognome e campi propri, con le loro proprietà, come le Maschere di input.
Fai un clic sul pulsante Tabella dalla scheda Crea per avere una nuova tabella in
visualizzazione Foglio dati. Se scegli Struttura tabella appare una nuova tabella in
visualizzazione Struttura.
Il pulsante Tabella
Come per gli Autori, appare una tabella (con nome Tabella1) dove comporre i campi.
Le tabelle presenti sono visualizzate nel riquadro di sinistra. Se apri una tabella
esistente appare la sua scheda.
Le tabelle presenti
La visualizzazione a schede si imposta dalle Opzioni di Access, nella finestra del
pulsante Office, nella scheda Database corrente.
Visualizzazione a
schede
Elenco delle tabelle

Visualizza schede
Creiamo i campi per la tabella Lettori.
Rinomina il campo ID come IDLettori e salva la tabella con il nome Lettori.
Passa alla visualizzazione Struttura.
Il campo chiave primaria, IDLettore, è già impostato in modo corretto da Access
(Contatore, Incremento, Duplicati non ammessi, ecc.).
Crea i campi Cognome e Nome con le stesse caratteristiche di quelli della tabella
Autori. Puoi tralasciare le descrizioni.

Proprietà del campo Nome
Il campo Indirizzo non ha alcuna caratteristica particolare. Puoi creare un campo di
tipo testo e lasciare le proprietà predefinite.
Più interessante è il campo CAP, Codice di Avviamento Postale. Per prima cosa è un
campo di tipo testo, non numerico come si potrebbe pensare. Se fosse numerico non
si potrebbe scrivere il CAP di Roma, 00100 (diventerebbe 100 cioè sarebbero tolti gli
zeri iniziali, non significativi). Inoltre, non ha senso fare operazioni matematiche con
i CAP.
Puoi ridurre la Dimensione campo a 5: eviterai che per errore si scriva un CAP troppo
lungo. Questa proprietà non impedisce la scrittura di CAP corti più di 5 cifre o con
lettere invece che numeri.
In questi casi viene in soccorso la proprietà Maschera di input.
La maschera di input definisce le modalità di immissione dei dati in un campo da
parte degli utenti. Tramite una maschera di input, ad esempio, è possibile fare in
modo che gli utenti immettano solo dei numeri e quanti.
Una maschera di input è formata da una combinazione di caratteri, un codice, che
specifica cosa si può scrivere nel campo: offrono un livello elevato di convalida dei
dati. Ciò significa che possono impedire l'immissione di dati non validi da parte degli
utenti.
Esistono vari codici per le maschere di input. Noi ne analizziamo solo alcuni.
Nel nostro caso si deve imporre che il CAP sia formato da 5, e solo 5, numeri
(obbligatori). Il codice che devi scrivere è 00000. Lo 0 indica che è possibile scrivere
solo una cifra non una lettera. La maschera di input è composta da cinque zeri, quindi
si devono scrivere cinque cifre, né di più né di meno.

Prima di inserire qualche dato, vediamo un’altra proprietà: il Valore predefinito. Se
indichi un Valore predefinito è automaticamente immesso nel campo quando viene
creato un nuovo record. Quando alla tabella viene aggiunto un record, è possibile
accettare questo valore oppure immettere uno diverso.
Nel nostro esempio possiamo supporre che la biblioteca sia a Pordenone e quindi
molti lettori siano di Pordenone. Imposta il valore predefinito per il campo CAP con
33170, il CAP di Pordenone.
Le proprietà del campo CAP
Lascia inalterate le altre proprietà, salva la tabella e vai alla visualizzazione Foglio
dati.
La tabella Lettori in modalità Foglio dati
Allarga le colonne per vedere le intestazioni complete. Puoi scrivere i dati per il
nuovo record. Nota che il CAP presenta il valore predefinito, 33170.
Inseriamo il lettore Antonio Di Natale di Udine (CAP 33100) che abita in via Stadio
11.
Una volta inseriti il nome, il cognome e l’indirizzo devi cancellare il CAP
predefinito. Al suo posto appaiono i segnaposti per l’inserimento.
La maschera di input

Non è possibile scrivere lettere, si possono scrivere solo numeri. Inoltre se scrivi un
numero di cifre minore di cinque appare il seguente messaggio.
CAP troppo corto
Inserisci il CAP corretto, 33100 e torna alla visualizzazione Struttura.
Quindi lo 0 specifica una cifra obbligatoria. Il codice per una cifra facoltativa è 9.
Proveremo qualche altra maschera di input per il campo Cellulare, Codice Fiscale e
per il campo Codice della tabella Libri.
Inserisci il campo Città di tipo testo, con Valore predefinito Pordenone. Nota che,
dopo che hai scritto Pordenone, il testo appare racchiuso tra virgolette. Lascia
inalterate le altre proprietà.
Il campo Città
Il campo Telefono è un testo, per i motivi già esposti per il CAP. La maschera di
input, dato che il numero di cifre varia da città a città (ci sono numeri di telefono da 8
cifre, ma anche 9, 10, ecc.), la poi impostare con una sequenza di 9 (cifra facoltativa).
Poi impostare la dimensione campo a 20, un numero più che sufficiente.
Il campo Telefono
Il campo Cellulare (di tipo Testo) ha un numero di cifre fisso, 3 per il prefisso e 7 per
il numero dell’utente. Poi impostare questa maschera di input: (000) 0000000. In
questo modo il prefisso appare tra parentesi, separato dal numero vero e proprio.
Quando hai scritto il codice, Access lo imposta come in figura.

Il campo Cellulare
Il campo E-mail è di tipo Collegamento ipertestuale. Quando avrai inserito un valore
per questo campo apparirà come un link.
Il campo Codice Fiscale è un testo di Dimensione 16. Dato che è composizione
definita di lettere e numeri puoi definire la seguente maschera di input:
>LLLLLL00L00L000L.
Vediamo il significato. Il simbolo “>” indica che il testo verrà visualizzato in
maiuscolo. Il simbolo “L” specifica una lettera a immissione obbligatoria (il simbolo
“?” specifica una lettera facoltativa).
Dopo che è stato scritto, Access imposta il codice in questo modo: (000")
"0000000".
Metti la proprietà Indicizzato a Sì (Duplicati non ammessi): non ci possono essere dei
codici fiscali uguali.
Il campo Codice Fiscale
La struttura della tabella Lettori è completa.

I campi della tabella Lettori
Salva la tabella, visualizzala in modalità Foglio dati e inserisci qualche lettore, per
provare le maschere di input, come nell’esempio sottostante. Poi muoverti tra i campi
con il tasto TAB.
Dati della tabella Lettori
La tabella generi
La tabella dei Generi dei libri ha solo due campi: il codice identificativo e il tipo del
genere: didattico, avventura, fantascienza, romanzo letterario, romanzo storico, spy
story, ecc.
Per la tabella dei Generi facciamo il campo chiave primaria di tipo testo, non
Contatore come proposto di default. Crea una nuova tabella in modalità Struttura con
il pulsante Struttura tabella nella scheda Crea.
Il pulsante Struttura tabella
Appare la struttura della tabella senza campi predefiniti.

Il primo campo è IDGenere di tipo testo. Imposta la Dimensione campo a 2, la
Maschera di input con codice >LL e premi il pulsante Chiave primaria.
Creare una chiave primaria
Appare il simbolo della chiave accanto al nome del campo e la proprietà Indicizzato
si imposta automaticamente a Sì /Duplicati non ammessi).
Il secondo e ultimo campo è Genere di tipo testo, con proprietà Richiesto a Sì
Salva la tabella con il nome Generi e inserisci qualche genere dei libri, come in
figura.
La tabella Generi

La tabella Libri: le Relazioni
Vediamo adesso la creazione della tabella dei Libri.
È una tabella che possiede dei campi differenti dalle altre tabelle: ad esempio il
Prezzo (una valuta), la Data di pubblicazione (una data), la Copertina (un’immagine)
e, in particolare i campi Autore e Genere che sono da collegare, mediante le relazioni,
alle tabelle Autori e Generi create in precedenza.
La tabella libri
Come per la tabella dei Lettori, fai un clic sul pulsante Tabella dalla scheda Crea per
avere una nuova tabella in visualizzazione Foglio dati.
Appare una tabella (con nome Tabella1) dove comporre i campi. Salvala con il nome
Libri. Passa alla visualizzazione Struttura e rinomina il campo ID come IDLibri.
Crea il campo Titolo di tipo Testo, Indicizzato con duplicati ammessi, Richiesto a Sì,
Consenti lunghezza zero a No.
Il campo Prezzo è di tipo Valuta.
Nelle proprietà il Formato è Valuta. Il menu a discesa permette di scegliere altri
formati numerici.
Puoi lasciare le Posizioni decimali automatiche, cioè con due cifre decimali.
Una proprietà particolare è il Valido se: specifica una regola di convalida per evitare
l’inserimento di dati incongruenti.
Nel nostro caso si vuole impedire che sia scritto un prezzo minore o pari a zero: scrivi
nella proprietà >0.
Il significato è chiaro: un prezzo è valido solo se è maggiore di 0.
La proprietà Valido se
Le regole di validazione si possono costruire anche con il Generatore di espressioni di
Access, che appare se fai clic sul pulsante con i puntini di sospensione alla fine della
casella.

Il Generatore di espressioni
Il Generatore di espressioni consente di accedere in modo semplice e rapido ai nomi
dei campi e dei controlli disponibili nel database, nonché a numerose funzioni
predefinite disponibili durante la creazione delle espressioni.
Nella sezione superiore del Generatore di espressioni è disponibile la casella di
espressione, l'area in cui viene creata l'espressione. Puoi digitare l'espressione
manualmente nella casella oppure utilizzare i pulsanti per l'inserimento di operatori
aritmetici e logici nell'espressione.
Per inserire un operatore nella casella di espressione, fai clic sul pulsante
corrispondente.
Per visualizzare la lista estesa di operatori che è possibile utilizzare nelle espressioni,
fai clic sulla cartella Operatori nella colonna in basso a sinistra, quindi sulla
categoria desiderata nella colonna centrale. Nella colonna a destra sono visualizzati
tutti gli operatori disponibili. Per inserire un operatore, fai doppio clic sull'operatore
oppure selezionalo e fai clic su Incolla.
Useremo il Generatore di espressioni, in modo più approfondito, anche in altri
capitoli.
Poi associare a una regola di validazione un Messaggio errore che appare quando si
inserisce un valore che non rispetta la regola. Basta scrivere il testo nella casella
come in figura.
Casella di espressione
Pulsanti

Il Messaggio errore
Lascia inalterate le altre proprietà.
La Data di pubblicazione è un campo di tipo Data/ora.
Assegna come etichetta “Data di pubblicazione” e scegli il formato Data generica
come in figura.
I formati di un campo di tipo Data/ora
Il campo Codice, che contiene il codice ISBN (International Standard Book Number)
del libro, è di tipo Testo. Dato che il formato del codice ISBN è fisso di 13 cifre,
possiamo impostare la seguente maschera di input: ISBN 0000000000000.
Il campo Copertina è l’immagine della copertina del libro: il tipo di campo è Oggetto
OLE (Object Linking and Embedding).

Il campo Copertina
Il collegamento ed incorporamento di oggetti è utilizzato per la condivisione di file
tra i diversi programmi di Office, ad esempio quando si inserisce un foglio di calcolo
di Excel in un documento di Word.
Un campo Oggetto OLE si può utilizzare per memorizzare immagini
(incorporamento), o i relativi collegamenti (collegamento), e file da altri programmi
di Office direttamente nel database.
I file incorporati possono tuttavia causare il rapido aumento della dimensione del
database, rallentandone l'esecuzione.
Con questo metodo sono supportati solo formati di file grafici Bitmap di Windows
(estensione bmp).
Prima di completare la struttura della tabella con gli ultimi tre campi, proviamo ad
inserire qualche libro con la rispettiva copertina. Cerca in internet qualche copertina
di libro in formato Bitmap (o convertila in formato Bitmap ad esempio con Paint).
Chiudi la tabella in visualizzazione Struttura, salvando le modifiche, e aprirla in
visualizzazione Foglio dati.
Inserisci i dati per i campi Titolo, Prezzo, Data, Codice. Il formato definito apparirà
automaticamente.
Fai clic con il pulsante destro del mouse sul campo Copertina della tabella e scegli
Inserisci oggetto.
Comando Inserisci oggetto
Seleziona l'opzione Crea da file, quindi fai clic su Sfoglia.

Finestra Inserisci oggetto
Seleziona l’immagine Bitmap della copertina e fai clic su OK.
Per collegare un'immagine, seleziona la casella di controllo Collegamento. Per
incorporare l'immagine nella tabella, lascia deselezionata la casella di controllo
Collegamento e scegli OK. Nel campo verranno visualizzate le parole Immagine
bitmap. L’immagine vera e propria della copertina si vedrà con le Maschere.
Inserimento delle immagini
Nota. Se nel campo Oggetto OLE viene visualizzato Pacchetto, si sta cercando di
collegare o incorporare un file di grafica non supportato, ad esempio un file GIF o
JPEG. Se è necessario visualizzare questi tipi di file, devi installare Microsoft Photo
Editor.
Ritorna alla visualizzazione Struttura per completare la definizione dei campi.
Il campo Autore è fondamentale per questa tabella, dato che non deve essere
compilato ex novo, ma deve recuperare il cognome dell’autore dalla tabella degli
Autori, creata in precedenza.
Questo collegamento viene realizzato tramite le relazioni tra le tabelle. Una relazione
funziona facendo corrispondere i dati tra entrambe le tabelle.
Nella maggior parte dei casi tali campi corrispondenti saranno la chiave primaria di
una tabella che fornisce un identificatore univoco per ogni record e una chiave
esterna dell'altra tabella.
Nel nostro caso i Libri saranno associati agli Autori che li hanno scritti creando una
relazione tra il campo IDAutore nella tabella Autori e Autore nella tabella Libri.

Esiste più di un modo per creare le relazioni in Access.
Vediamo come creare una relazione in modalità Struttura.
Crea un campo con nome Autore e come tipo di dati scegli la voce Ricerca guidata.
Creare una relazione con la Ricerca guidata
Si apre una finestra con la procedura guidata.
Ricerca guidata: passaggio 1
Seleziona la casella Ricerca valori in una tabella o query da parte della Colonna
Ricerca. Il caso di Immissione personalizzata lo vedremo in un esempio
successivo: fai clic su Avanti.

Appare l’elenco delle altre tabelle presenti nel database. Scegli la tabella Autori e fai
clic su Avanti.
Qui devi scegliere il campo della tabella Autori da collegare al campo Autore della
tabella Libri. È spontaneo scegliere Cognome, ma non è l’opzione corretta.

Devi scegliere il campo che identifica in modo univoco l’autore, cioè IDAutore. In
Campi disponibili fai clic sul campo IDAutore e premi il pulsante che rappresenta il
segno di maggiore > per spostare il campo selezionato nell'elenco Campi selezionati.
Ripetere i due passaggi precedenti in modo che nell'elenco Campi selezionati appaia
anche il Cognome e il Nome dell’autore.
I Campi selezionati
Fai clic su Avanti.

Ordina i record in modo crescente per Cognome e fai clic su Avanti.
Come poi vedere il campo IDautore non è visibile (dato che l’opzione Nascondi
colonna chiave è selezionata). In questo modo il campo Autore della tabella Libri è
collegato al campo IDAutore della tabella Autori, in modo che l’autore sia
identificato in modo preciso ed univoco, ma sarà visibile il cognome dell’autore.
Modifica la larghezza delle colonne nel campo di ricerca e fai clic su Avanti.

Siamo all’ultimo passaggio. Non selezionare la casella Consenti valori multipli
(questa opzione sarà descritta successivamente) e fai clic su Fine.
Appare la richiesta di salvataggio: conferma.
Salvare la tabella per creare le relazioni
Passa alla visualizzazione Foglio dati.
Il campo Autore
È stata creata una colonna di ricerca per il campo Autore sono basate sulle scelte
effettuate nella Ricerca guidata. In questo modo si deve scegliere un autore presente
nella tabella degli Autori, evitando possibili errori di digitazione o l’assegnazione di
un libro ad un autore non registrato.
Nota. Se al quinto passaggio della creazione guidata selezionavi l’opzione Consenti
valori multipli, potevi associare un libro a più autori.
In questo caso la colonna di ricerca assume questo aspetto.
Consenti valori multipli
Gli autori selezionati sono memorizzate nel campo multivalore: sono visualizzati
separati da una virgola per impostazione predefinita.
In questo libro non trattiamo oltre questa possibilità.

Abbiamo creato la prima relazione tra le tabelle. Il nostro lavoro si è evoluto da
insieme di archivi a database.
Prima di completare la tabella dei libri, vediamo come si sono modificate le proprietà
del campo Autore.
La scheda Generale del campo Autore
Per prima cosa vediamo che il tipo di dati è Numerico: infatti, il campo è collegato
alla chiave primaria (un campo Contatore, quindi un numero) della tabella degli
Autori.
Ma se visualizzi le proprietà della scheda Ricerca, scopri quello che Access ha
costruito mediante la Creazione guidata.
La scheda Ricerca del campo Autore
Vediamo i dettagli di queste proprietà.
 Visualizza controllo: il campo è una Casella Combinata: infatti, abbiamo
visto che scegliamo gli autori tramite un menu a discesa.
 Tipo origine riga: i dati sono presi da una tabella, quella degli Autori.

 Origine riga: appare il codice che descrive la relazione. Il linguaggio è l’SQL
(Simple Query Language), un linguaggio di programmazione per
l’interrogazione dei database.
La trattazione delle istruzioni SQL esula da questo manuale. Ci vuole un corso
di programmazione specifico. Comunque, si riesce a intuire qualcosa:
seleziona (SELECT) l’IDAutore, il Cognome, il Nome degli Autori
([Autori].[IDAutore], [Autori].[Cognome], [Autori].[Nome]) dalla tabella degli
Autori (FROM Autori), in ordine per Cognome (ORDER BY [Cognome]).
Puoi avere una visione grafica di questo codice se fai clic sul pulsante con i
puntini di sospensione alla fine della casella, già visto nel caso del Generatore
di espressioni.
Pulsante con puntini di sospensione
In questo caso appare la finestra del Generatore di query.
Il Generatore di query
Query significa interrogazione, richiesta, in questo caso di dati. Le query verrano
trattate in dettaglio nei capitoli successivi. Adesso cerchiamo soltanto di
comprendere il significato grafico: dalla tabella Autori sono presi i campi
IDAutore, Cognome, Nome (in questo ordine), ordinati in modo crescente per

Cognome (che non è mostrato una seconda volta).
Chiudi il Generatore di query con un clic sul pulsante Chiudi, e proseguiamo con
l’analisi delle proprietà.
 Colonna associata: è la prima cioè IDAutore.
 Numero Colonne: il numero di colonne, tre, estratte dalla tabella degli Autori.
 Intestazioni colonne: puoi mettere all’inizio dell’elenco l’intestazione delle
colonne (Cognome dell’autore, Nome dell’autore, ecc.)
 Larghezza colonne: indica la larghezza delle tre colonne nell’elenco a discesa.
Adesso si capisce perché nel campo Autore non si vede l’IDAutore, nonostante
sia la colonna associata al campo: la larghezza della prima colonna è zero,
quindi invisibile. Nel campo appare la seconda colonna, il cognome
dell’autore.
 Righe in elenco: è il numero di righe che appaiono nell’elenco a discesa.
 Larghezza elenco: quanto è largo l’elenco a discesa. Puoi modificare questo
valore, soprattutto se hai modificato la larghezza delle singole colonne.
 Solo in elenco: limita le voci di una casella combinata di una maschera agli
elementi dell'elenco. Se imposti questa proprietà a No, puoi scrivere nella
casella un codice che non è presente nella tabella degli Autori.
 Consenti valori multipli: permette di selezionare più valori dell’elenco a
discesa.
 Consenti modifiche a elenco valori: si può modificare il cognome dell’autore
che appare nell’elenco a discesa attraverso la maschera specificata nella casella
Maschera di modifica voci in elenco. Riprenderemo questo argomento nei
capitoli relativi alle maschere.
 Mostra solo valori origine riga: visualizza solo i valori corrispondenti
all'origine di riga corrente quando la proprietà Consenti valori multipli è
impostata su Sì.
Ci siamo dilungati su queste proprietà che, spesso, non sono trattate nei manuali di
Access. Pensiamo che siano utili per comprendere il modus operandi del programma.
Adesso creiamo un’altra relazione: il legame tra la tabella dei Libri e la tabella dei
Generi. In particolare vogliamo scegliere il genere del libro.
Stavolta la creiamo dalla visualizzazione Foglio dati.
Salva la tabella dei Libri e vai alla visualizzazione Foglio dati.
Fai clic su Aggiungi campi esistenti della scheda Foglio dati.

Aggiungi campi esistenti
Appare, a destra, il riquadro Elenco campi. Fai clic sul segno più (+) accanto alla
tabella Generi per visualizzare l'elenco dei suoi campi.
Elenco campi
Trascinare il campo IDGenere dal riquadro Elenco campi nella tabella aperta in
visualizzazione Foglio dati, dopo il campo Autore.

Collegare la tabella dei Generi
Appare il terzo passaggio della Ricerca guidata. Sposta anche il campo Genere
nell'elenco Campi selezionati.
I passaggi successivi sono identici a quelli descritti nella procedura della Ricerca
guidata. Nell’ultimo passaggio specifica Genere come etichetta.
Etichetta per il genere
Nella tabella dei Libri appare il campo Genere legato tramite la relazione con il
campo IDGenere della tabella Generi.

Il campo Genere
Le proprietà sono pressoché identiche a quelle del campo Autore.
Esiste un ulteriore modo per creare le relazioni, dalla finestra Relazioni, che
tratteremo successivamente.
Concludiamo la struttura della tabella Libri, con l’ultimo campo, Recensioni.
Contiene documenti relativi al libro: articoli, riassunti, commenti, ecc.
Il tipo di dati è Allegato.
Il tipo dati Allegato
Il tipo Allegato consente di memorizzare più file in un unico campo, ad esempio
documenti di Word, presentazioni PowerPoint, foto, pagine Web, ecc. È possibile
allegare al massimo due gigabyte di dati (le dimensioni massime di un database
Access). Le dimensioni dei singoli file non possono essere superiori a 256 megabyte.
Se il programma utilizzato per creare il file allegato è installato nel computer in uso, è
possibile utilizzare tale programma per aprire e modificare i file allegati.
Salva le modifiche e vai alla visualizzazione Foglio dati.
Tieni presente che non è possibile convertire il nuovo campo in un tipo di dati
diverso. È tuttavia possibile eliminare il campo in caso di errore.
Il campo Allegato
Nella riga di intestazione del campo viene visualizzata un'icona a forma di graffetta.
Per impostazione predefinita, non è possibile immettere testo nella riga di
intestazione dei campi Allegato.
Per aggiungere un allegato fai doppio clic nel campo degli allegati.

La finestra Allegati
Fai clic su Aggiungi. Verrà visualizzata la finestra di dialogo Scegli file.
Finestra Scegli file
Seleziona i file desiderati e quindi fai clic su Apri. È possibile selezionare più file di
qualsiasi tipo di dati supportato.

I file allegati
Nella finestra di dialogo Allegati fai clic su OK per aggiungere i file.
I file vengono aggiunti al campo e di conseguenza viene incrementato il numero del
contatore degli allegati.
Il campo con due file allegati
È possibile utilizzare la finestra di dialogo Allegati per aggiungere, modificare e
gestire gli allegati. Questa finestra di dialogo può essere aperta direttamente dal
campo degli allegati facendo doppio clic sul campo.
La tabella Prestiti
Terminiamo la costruzione della struttura del database Biblioteca con l’ultima tabella:
la tabella dei Prestiti.
Crea una nuova tabella in modalità Struttura con il pulsante Struttura tabella nella
scheda Crea.
Il pulsante Struttura tabella

Appare la struttura della tabella senza campi predefiniti.
Il primo campo è IDPrestito di tipo Contatore. Premi il pulsante Chiave primaria.
Creare una chiave primaria
Appare il simbolo della chiave accanto al nome del campo e la proprietà Indicizzato
si imposta automaticamente a Sì /Duplicati non ammessi).
Salva la tabella con il nome Prestiti.
Vediamo gli altri campi: i campi Lettore e Libro sono da collegare, mediante le
relazioni, alle tabelle Lettori e Libri create in precedenza.
Crea un campo con nome Lettore e come tipo di dati scegli la voce Ricerca guidata.
Creare una relazione con la Ricerca guidata

Si apre la finestra per creare una relazione con la procedura guidata.
Seleziona la casella Ricerca valori in una tabella o query da parte della Colonna
Ricerca: fai clic su Avanti.
Appare l’elenco delle altre tabelle presenti nel database. Scegli la tabella Lettori e fai
clic su Avanti.

Scegli il campo della tabella Lettori da collegare al campo Lettore della tabella
Prestiti che identifica in modo univoco il lettore, cioè IDLettori. Seleziona anche il
Cognome e il Nome del lettore. Fai clic su Avanti.
Ordina i record in modo crescente per Cognome e fai clic su Avanti.

Modifica la larghezza delle colonne nel campo di ricerca per visualizzare
completamente il contenuto e fai clic su Avanti.
Siamo all’ultimo passaggio. Non selezionare la casella Consenti valori multipli
(questa opzione sarà descritta successivamente) e fai clic su Fine.
Appare la richiesta di salvataggio: conferma.

Salvare la tabella per creare le relazioni
Abbiamo un’altra relazione tra le tabelle.
Crea il campo Libro e con la ricerca guidata o dal Foglio dati (come descritto nel
capitolo precedente) crea la relazione con IDLibri e Titolo della tabella Libri.
Con questo ultimo passaggio abbiamo completato la definizione delle relazioni tra gli
archivi del database.
Prima di visualizzare le relazioni completiamo la creazione dei campi della tabella.
DataPrestito è un campo di tipo Data/ora e indica il giorno che è stato prestato il
libro.
Assegna come etichetta “Data del prestito” e scegli il formato Data generica.
Possiamo supporre che il giorno del prestito sia la data corrente. Utilizziamo il
Generatore di espressioni per impostare la data corrente come Valore predefinito.
Il campo DataPrestito
Fai clic sul pulsante con i puntini di sospensione alla fine della casella. Appare il
Generatore di espressioni di Access.

In questo caso vogliamo utilizzare una delle funzioni predefinite di Access.
Fai doppio clic su Funzioni, quindi clic su Funzioni predefinite: nella colonna
centrale vengono visualizzate tutte le categorie di funzioni, mentre nella colonna a
destra vengono visualizzate tutte le funzioni in tali categorie (in figura sono
visualizzate tutte le funzioni).
Le Funzioni predefinite
Fai un clic sulla categoria Data/ora. Nella colonna di destra sono elencate tutte le
funzioni di quella categoria.

Le funzioni di tipo Data/ora
La funzione Date restituisce la data corrente memorizzata nell'orologio di sistema del
computer in uso. Se fai doppio clic sulla funzione per inserirla nell'espressione, la
funzione viene visualizzata nella casella di espressione.
La funzione Date()
Conferma con OK. Nella casella Valore predefinito appare Date(). In fase di
inserimento dei dati verrà proposta la data corrente come data del prestito.
Eventualmente la potrai modificare.

Inseriamo anche una condizione per la casella Valido se: supponiamo che la
biblioteca sia stata inaugurata il primo gennaio dell’anno 2000. I prestiti devono
essere posteriori a quella data.
Inserisci nella casella Valido se la condizione >01/01/2000.
Appena fai clic nella casella sottostante la data appare tra cancelletti (#). È il modo
con cui Access riconosce le date.
Le date in Access
Scrivi una frase per il Messaggio errore.
Anche il campo DataRestituzione, che indica la data entro la quale si deve restituire il
libro, è un campo di tipo Data/ora.
Assegna come etichetta “Data di restituzione” e scegli il formato Data generica.
Possiamo supporre che il periodo standard del prestito sia di 30 giorni. Se il Valore
predefinito per la data del prestito era la data corrente, cioè la funzione Date(), allora
il Valore predefinito per la data di restituzione è Date() + 30. Scrivi l’espressione
nella casella del Valore predefinito senza utilizzare il Generatore di espressioni.
Il campo DataRestituzione con le sue proprietà
Il campo StatoPrestito indica la situazione del prestito. Può assumere tre valori: in
corso, in scadenza, in ritardo. Vediamo come creare un campo con valori predefiniti.
Scegli Ricerca Guidata come tipo di dati.

La ricerca guidata
Appare il primo passaggio della Ricerca guidata. Abbiamo già visto questa procedura
quando abbiamo creato le relazioni tra le tabelle.
Seleziona la casella Immissione personalizzata: fai clic su Avanti.

Inserisci nelle celle della colonna i tre valori: : in corso, in scadenza, in ritardo.
I valori della casella combinata
Fai clic su Avanti.

Ricerca guidata: ultimo passaggio
La procedura è conclusa. La finestra è la stessa del caso delle relazioni. Concludi con
Fine.
Prima di immettere dei valori nel campo, vediamo come si sono modificate le
proprietà nella scheda Ricerca.
La scheda Ricerca del campo StatoPrestito
Molte proprietà sono identiche a quelle descritte nel capitolo relativo alla tabella dei
Libri. Analizziamo solo le prime tre proprietà.

1. Visualizza controllo: il campo è una casella combinata: i valori sono proposti
con un menu a discesa. Poi modificare la visualizzazione con una casella di
riepilogo o una casella di testo (ma in questo caso non avrai valori predefiniti).
Il tipo di controllo
2. Tipo origine riga: la riga può assumere i valori riportati nell’elenco
specificato nella proprietà successiva.
3. Origine riga: è l’elenco dei valori, tra virgolette doppie e separati dal punto e
virgola, della casella combinata: puoi aggiungere o modificare.
Concludiamo la definizione della struttura della tabella con il campo Note: è un
campo di tipo Memo.
Il campo Note
I campi Memo vengono utilizzati quando è necessario memorizzare grandi quantità di
testo. Consentono di memorizzare un massimo di 1 gigabyte di caratteri, quindi è
possibile visualizzare 65.535.
È inoltre possibile applicare la formattazione RTF ai dati di un campo Memo. Ad
esempio, è possibile impostare i colori, modificare il tipo di carattere e applicare il
formato grassetto o corsivo al testo.
Per abilitare la modifica di testo RTF per un campo Memo fai clic sull'elenco accanto
alla casella Formato testo e seleziona RTF.

Formato testo RTF
Appare il messaggio di conferma. Rispondi Sì.
Conversione in formato RTF
Abbiamo completato la definizione della struttura della tabella Prestiti. Passa alla
visualizzazione Foglio dati per inserire alcuni record e formattare il testo del campo
Memo.
La tabella dei Prestiti
Allarga le colonne per visualizzare le intestazioni complete. Scegli i lettori e i libri
utilizzando i menu a discesa. Lascia o modifica le date proposte. Scegli lo stato del
prestito dalle opzioni proposte.

Scelta dello stato del prestito
Nota che, quando il puntatore viene posizionato all'interno della casella combinata, in
fondo all’elenco appare un pulsante. Se fai clic sul pulsante apri la finestra di dialogo
Modifica voci di elenco.
La finestra Modifica voci di elenco
Puoi modificare le voci di elenco o selezionare un valore predefinito per i nuovi
record, con clic sulla freccia accanto alla casella Valore predefinito e scegliendo il
valore desiderato.
Puoi anche aggiungere delle voci.
Questo non è possibile per le caselle combinate che propongono i valori delle tabelle
collegate.
Dipende dalle proprietà Solo in elenco della scheda Ricerca. Nel caso del campo
StatoPrestito è impostata a No.

Proprietà Solo in elenco
Concludi l’immissione del record scrivendo qualche commento sul prestito nel
campo Note. Formatta qualche parte del testo utilizzando i comandi disponibili nel
gruppo Carattere o nel gruppo Formato RTF nella scheda Home.
I comandi disponibili del gruppo Carattere consentono di applicare al testo il formato
grassetto, corsivo o sottolineato, nonché di applicare colori ed elenchi puntati o
numerati, mentre i comandi del gruppo Formato RTF consentono di centrare il testo
in un controllo o di allinearlo sul lato destro o sinistro del controllo stesso, nonché di
aggiungere rientri o interruzioni di paragrafo.
Un record della tabella Prestiti
In conclusione vediamo le proprietà delle tabelle.
Apri la tabella dei Prestiti in visualizzazione Struttura.

Il pulsante per la Finestra delle proprietà
Nella parte destra della finestra appare la Finestra delle proprietà della tabella.
La Finestra delle proprietà
Una trattazione completa di tutte le voci esula dagli obiettivi di questo manuale.
Facciamo solo un esempio con la proprietà Valido se. Imponiamo che un record della
tabella è valido se La data del prestito è anteriore o uguale alla data di restituzione del
libro.
Fai un clic sul pulsante con i tre puntini di sospensione per richiamare il Generatore
di espressioni.

Abbiamo già utilizzato il Generatore di espressioni per creare delle regole di
convalida dei campi. Nel caso della tabella c’è una novità: nella colonna di sinistra,
oltre alle Funzioni, Costanti e Operatori, appare la tabella Prestiti con i suoi campi
nella colonna centrale.
Fai due clic sul campo DataPrestito. Nella Casella delle espressioni appare il nome
del campo racchiuso tra parentesi quadre.
Costruisci la seguente espressione: [DataPrestito] <= [DataRestituzione].
Una regola di convalida tra campi
Abbiamo costruito una regola di convalida tra i campi della tabella. Conferma con
OK.

L’espressione compare nella casella Valido se. Scrivi una frase di spiegazione nella
casella Messaggio errore.
La Finestra delle proprietà della tabella Prestiti
Salva e chiudi la tabella.
Appare il messaggio di controllo della validità, rispetto alla nuova regola, dei dati
presenti nella tabella.
Messaggio di conferma delle regole di integrità
Conferma.
Abbiamo completato la costruzione delle tabelle e delle loro relazioni.

5.3 Consultare i dati di una tabella
Adesso che abbiamo concluso il processo di creazione delle tabelle vediamo come
consultare i dati presenti in esse.
Diciamo subito che la tabella non è l’elemento specifico di Access per la
consultazione/inserimento dei dati. Gli strumenti più adatti sono le maschere e le
query. Le tabelle si usano per inserire qualche dato di prova e vedere se tutta la
struttura “sta in piedi”.
Comunque i comandi che utilizzeremo sono presenti anche nelle maschere e nelle
query con identiche modalità di utilizzo.
Abbiamo già visto come inserire e cancellare i record di una tabella. Vediamo adesso
gli strumento per l’ordinamento e la ricerca.
Ordinare i record
Utilizziamo la tabella dei libri per fare delle prove. Apri questa tabella in modalità
Visualizzazione foglio dati.
Nota. I comandi di ordinamento sono del tutto simili a quelli di Excel. La
spiegazione è praticamente identica.
I pulsanti per l’ordinamento
Vediamo come ordinare questi dati. Quando si ordina un elenco, le righe vengono
ridisposte in base al contenuto di una colonna. Per disporre un elenco in ordine
alfanumerico utilizzando i dati contenuti in una colonna, è possibile specificare un
tipo di ordinamento crescente (da 0 a 9, spazi iniziali, punteggiatura e da A a Z) o
decrescente.
Fai clic su una cella della colonna in base alla quale si desidera effettuare
l'ordinamento.
Fai clic su Crescente o Decrescente (gruppo Ordina e filtra della scheda Foglio
dati).
I dati si dispongono secondo l’ordinamento scelto. Il pulsante con la gomma
(Cancella tutti gli ordinamenti) annulla l’operazione.
Filtrare i record
Per trovare uno o più record specifici in una tabella è possibile utilizzare un filtro. Un
filtro consente di limitare la visualizzazione di dati a record specificando dei criteri
che devono essere soddisfatti: i libri di un certo autore, quelli con un prezzo superiore
a una certa cifra, ecc.

Quindi un filtro è una regola o un criterio specificato per un campo. Il criterio
identifica il valore di campo che si desidera visualizzare. Quando si applica il filtro,
verranno visualizzati solo i record in cui sono contenuti i valori desiderati, mentre gli
altri record risulteranno nascosti fino a quando non si rimuove il filtro.
Puoi impostare il filtro con un clic sulla freccia sul lato destro dell’intestazione di
colonna.
Ordinamenti personalizzati
I comandi variano in base al tipo di dati incluso nel campo selezionato.
Ad esempio filtriamo i dati in modo che la data di pubblicazione sia compresa tra il
giorno 01/01/2009 e il giorno 01/01/2011. Fai clic sulla freccetta sul lato destro
dell’intestazione della data di pubblicazione e scegli il criterio Tra.
Filtro in base alla data
Appare la finestra per specificare la data iniziale e finale.

Finestra Tra date
Specifica le due date e premi OK. Quando si applica un filtro, la visualizzazione
viene aggiornata in modo da includere solo i record che soddisfano i criteri definiti.
Tutti gli altri record risulteranno nascosti.
I libri filtrati
Nota che nell'intestazione di colonna e sulla barra di spostamento tra i record
indicano che la visualizzazione corrente è filtrata in base alla colonna Data di
pubblicazione. Se si posiziona il mouse sull'intestazione di colonna, verrà visualizzata
la descrizione del criterio del filtro corrente.
Per ripristinare la visualizzazione non filtrata, devi rimuovere il filtro.
Per passare dalla visualizzazione filtrata a quella non filtrata e viceversa, fare clic su
Attiva/disattiva filtro nel gruppo Ordina e filtra della scheda Home.
Filtro in base a selezione
Se vuoi utilizzare il valore presente nella cella per il filtro puoi usare i comandi
disponibili nel menu del pulsante Selezione.
Il pulsante Selezione
I comandi disponibili variano a seconda del tipo di dati del valore selezionato. Questi
comandi sono inoltre disponibili nel menu di scelta rapida visualizzato quando si fa
clic con il pulsante destro del mouse sul campo.
Per rimuovere il filtro fai clic su Attiva/disattiva filtro nel gruppo Ordina e filtra
della scheda Home.

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