Manual doc4 versão 1.0

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Manual doc4 versão 1.0

  1. 1. SISNET – SISTEMA DE INFORMÁTICAManual de utilização do sistema Doc4
  2. 2. Página 1 de 17Sumário1. Home..................................................................................................................................... 31.1. Lista de Documentos..................................................................................................... 31.2. Notificações................................................................................................................... 41.3. Menu de Opções ........................................................................................................... 41.4. Alternar Acesso ............................................................................................................. 51.5. Favoritos........................................................................................................................ 51.6. Alterar Dados ................................................................................................................ 51.7. Alterar Senha................................................................................................................. 52. Administração ....................................................................................................................... 52.1. Gestão de Acesso .......................................................................................................... 52.1.1. Funcionários.......................................................................................................... 52.1.1.1. Adicionar novo Funcionário: ............................................................................. 62.1.1.2. Pesquisa por Funcionário:..................................................................................... 62.1.2. Clientes.................................................................................................................. 72.1.2.1. Adicionar novo Cliente:..................................................................................... 72.1.2.2. Pesquisa de Clientes.......................................................................................... 72.2. Gestão da Aplicação...................................................................................................... 92.2.1. Tipos de Documento da Aplicação........................................................................ 93. Documentos.......................................................................................................................... 93.1. Incluir Documento:........................................................................................................ 93.2. Pesquisar Documentos................................................................................................ 113.2.1. Visualizar Documento: ........................................................................................ 113.3. Favoritos...................................................................................................................... 134. Notificações......................................................................................................................... 134.1. Pesquisar Notificações ................................................................................................ 134.2. Minhas Notificações.................................................................................................... 145. Lixeira .................................................................................................................................. 155.1. Pesquisar Documento na Lixeira................................................................................. 155.2. Restaurar Documento................................................................................................. 165.3. Esvaziar Lixeira ............................................................................................................ 17
  3. 3. Página 2 de 17AcessosAbaixo a tabela com os perfis e seus acessos:SomenteConsulta Digitalizador GestorHomeLista de Documentos x x xNotificações x x xOpções - Pesquisa x x xAlterar Acesso x x xFavoritos x x xAlterar Dados x x xAlterar Senha x x xAdministraçãoGestão de Acesso - - xFuncionários - - xCliente - - xGestão da Aplicação - - xTipos de Documentos daAplicação - - xDocumentosIncluir Documento - x xPesquisar Documento x x xFavoritos x x xNotificaçõesPesquisar Notificações - - xMinhas Notificações x x xLixeiraEnviar para Lixeira - x xEsvaziar Lixeira - - xRestaurar Documento - - x
  4. 4. Página 3 de 171. Home1.1. Lista de DocumentosVocê pode acessar e pesquisar rapidamente seusdocumentos, e verificar quantos documentos há no TipoDocumento.Ao lado um exemplo de Lista de Documentos da ÁreaContábil.
  5. 5. Página 4 de 171.2. NotificaçõesO Recurso de notificação é um recurso que envia um e-mail apresentando um link para acessarum determinado documento no sistema doc4, alertando o usuário sobre o mesmo.Se você recebeu uma Notificação, em Home há uma área de acesso rápido, ondemostra todas suas Notificações.Para abrir sua notificação, clique em cima do nome da Notificação, conforme imagemabaixo:1.3. Menu de OpçõesNo campo busca, você pode efetuar a consulta por palavrascontidas nos seus documentos anexados ou digitalizados.Para efetuar a busca por palavras, ele utiliza o recurso de OCR**(A tecnologia de Reconhecimento Óptico de Caracteres), paraconsultar em todos os documentos a palavra que vocêespecificou.Você pode efetuar buscas parciais, utilizando o caractere *.Exemplo: Comp*Ele mostrará o resultado de todas as palavras que contém asletras COMP, como por exemplo: Computador, compre,entre outras.Outro tipo de pesquisa, é de por palavras compostasutilizando “...”:Exemplo: “Documentos Diversos”Ele mostrará o resultado de todos os documentos que contém as palavras DocumentosDiversos juntos, como por exemplo: - Há Documentos Diversos na pasta.** OCR é um acrónimo para o inglês Optical Character Recognition, é uma tecnologia parareconhecer caracteres a partir de um arquivo de imagem ou mapa de bits sejam eles escritos à
  6. 6. Página 5 de 17mão, datilografados ou impressos. Dessa forma, através do OCR é possível obter um arquivode texto editável por um computador.1.4. Alternar AcessoSe você possui acesso a mais de uma Empresa e/ou Área, utilize a opção AlternarAcesso para escolher outra Empresa.1.5. FavoritosAcesse rapidamente os documentos que você adicionou como Favorito.1.6. Alterar DadosPara alterar seu nome de apresentação, utilize a opção Alterar Dados.1.7. Alterar SenhaUtilize essa opção para alterar sua senha cadastrada no Doc4.2. AdministraçãoEsse Recurso, somente está disponível para o Perfil Gestor!!!2.1. Gestão de Acesso2.1.1. FuncionáriosPara acessar a área Funcionário:
  7. 7. Página 6 de 171 – Clique em Administração;2- Clique em Gestão de Acesso;3 - Clique em Funcionários.2.1.1.1. Adicionar novo Funcionário:Para adicionar um novo Funcionário no Doc4, segue abaixo os passos:1 – Clique no botão Adicionar;2 – Em seguida informe o e-mail do novo Funcionário;3 – Clique em Buscar;4 – Caso o e-mail informado, já esteja cadastrado no Autenticador, os campos abaixojá estarão preenchidos.Se o e-mail que informou não era cadastrado, preencha os campos abaixo: E-mail; CPF; Nome; Perfil.5 – Clique sobre o botão Adicionar.2.1.1.2. Pesquisa por Funcionário:Para efetuar a pesquisa de um Funcionário, digite o nome ou CPF do mesmo, e emseguida clique em Pesquisar.O Sistema irá retornar o(s) Funcionário(s) se encontrado(s).Ele apresentará quatro colunas: CPF; Nome do Funcionário; Conta – E-mail; Opções.Na coluna OPÇÕES, você encontrará as seguintes opções para gerenciar a conta dousuário:
  8. 8. Página 7 de 17 Gerenciar permissões de Tipo de Documentoo A gestão de tipos de documento permite a definição da visualização detipos do documento x área. Gerenciar perfiso Adicione o perfil de acesso para cada usuário: Somente Consulta; Digitalizador; Gestor. Alterar dadoso Altere o e-mail e/ou o nome de acesso do usuário. Excluir registroo Excluir o usuário do sistema.2.1.2. ClientesPara adicionar e/ou pesquisar por um Cliente:1 – Clique em Administração;2 – Clique em Gestão de Acesso;3 – Clique em Clientes.2.1.2.1. Adicionar novo Cliente:Para adicionar um novo Cliente no Doc4, segue abaixo os passos:1 – Clique no botão Adicionar;2 – Em seguida informe o CPF/CNPJ e o nome do novo Cliente;3 – Clique em Salvar;4 – Clique em Adicionar.2.1.2.2. Pesquisa de Clientes
  9. 9. Página 8 de 17Para efetuar a pesquisa por um Cliente, digite o CPF/CNPJ ou o nome do mesmo, e emseguida clique em Pesquisar.O sistema irá retornar a Lista de Empresa(s), conforme o Filtro de Pesquisa.Ele apresentará quatro colunas: CPF/CNPJ; Razão social; Quantidade de Usuário; Opções.Na coluna OPÇÕES, você encontrará as seguintes opções para gerenciar a conta dousuário: Visualizar UsuáriosVocê irá verificar os Dados do Cliente e os Usuários que determinado Clientepossui.o Você poderá adicionar novos usuários em um determinado Cliente. Paraisso clique em Adicionar Usuário;1 – Informe o e-mail do novo usuário;2 – Buscar; Informe CPF; Informe Nome;3 – Adicionar.o Caso a Empresa Cliente, possua Usuários, você poderá: Gerenciar permissões de Tipo de Documento A gestão de tipos de documento permite a definição davisualização de tipos do documento x área. Alterar Dados Altere o nome de visualização do usuário da EmpresaCliente. Excluir Registro Excluir o usuário da Empresa. Alterar Dadoso Altere os dados da Empresa Cliente. Excluir Registroo Excluir o registro da Empresa no sistema.
  10. 10. Página 9 de 172.2. Gestão da Aplicação2.2.1. Tipos de Documento da AplicaçãoAtravés dessa funcionalidade, é possível EXIBIR ou RESTRINGIR algum Documento deser exibido.Ao Desabilitar algum documento, ele irá ficar INDISPONÍVEL, para TODOS osusuários da Empresa.Há duas tabelas: Tipos de Documentos Indisponíveis; Tipos de Documentos Disponíveis.Para Disponibilizar ou Indisponibilizar Tipos de Documentos, você deve selecionar osmesmos e clicar em: Disponibilizar; Indisponibilizar.3. Documentos3.1. Incluir Documento:Para incluir novos documentos no sistema Doc4, segue os passos abaixo:1 – Clique em Documentos e em seguida Incluir Documento;2 – Preencha os campos abaixo:Dados do Documento: Documento Privado:São aqueles documentos restritos ao Contratante do sistema Doc4, ou seja, osclientes do contratante não visualizam Documentos Privados.o Selecione a opção “Sim”, se o documento que você irá incluir forPrivado.o Caso você NÃO marque a opção Sim, irá abrir um campo Cliente, ondevocê irá selecionar a Empresa desejada. Notificar Usuário:
  11. 11. Página 10 de 17Ao utilizar essa opção, você poderá enviar uma notificação para usuários, sobre seudocumento.o Para notificar um usuário sobre a inclusão do documento, selecione aopção “Sim”. Grupo do Documento:o Escolha o em qual grupo será incluído o documento. Tipo de Documento:o Escolha o Tipo de Documento. Preencha os outros Campos se necessário.3 – Clique em Avançar.4 – Se você selecionou a opção para Notificar Usuário, você deverá selecionar osusuários que serão notificados. Para selecionar mais de um usuário, segure a tecla Ctrl e selecione os usuários. Há um campo para enviar com cópia e incluir outro e-mail, que não estejacadastrado no sistema Doc4. Você pode inserir observações sobre o documento.5 – Clique em Avançar.6 – Você poderá Anexar um arquivo ou Digitalizar algum documento: Digitalizar:1 – Clique em Selecionar, para escolher o Scanner;2 – Clique em Digitalizar;3 – Clique em Enviar.4 – Documento enviado com sucesso! Anexar:1 – Clique em Adicionar;2 – Selecione um documento em seu computador;3 – Clique em Enviar.4 – Documento enviado com sucesso!
  12. 12. Página 11 de 173.2. Pesquisar DocumentosPara efetuar a Pesquisa de Documentos, clique em Documentos e em seguida,Pesquisar Documentos.Obs: Não é obrigatório o preenchimento de todos os campos.1 – Em Tipo Pesquisa, informe se você quer fazer a consulta por documentos: Privados:o São aqueles documentos restritos ao Contratante do sistema Doc4, ouseja, os clientes do contratante não visualizam Documentos Privados. Clientes:o Ao selecionar o Tipo da Pesquisa por Clientes, irá abrir um campoCliente, onde você irá selecionar a Empresa desejada para efetuar apesquisa. Ambos:o Ao selecionar essa opção, irá efetuar a pesquisa por DocumentosPrivados e Documentos dos Clientes.2 – Informe o Grupo do Documento;3 – Informe o Tipo de Documento;4 – Você pode informar um período para efetuar sua pesquisa;5 – No campo Busca, você pode efetuar a consulta por palavras contidas nos seusdocumentos anexados ou digitalizados6 – Clique em Pesquisar.3.2.1. Visualizar Documento:Após efetuar a pesquisa, irá apresentar uma lista de Documentos.Para visualizar o documento, clique no ícone .Você irá para a página onde contém os Dados do Documento e o Histórico deVersões.Acima você encontrará uma barra de opções.
  13. 13. Página 12 de 17Voltar – Volta para Pesquisa de Documentos.Favorito – Adicione o Documento como Favorito.Excluir Documento – Esse recurso só está disponível para Gestor, e paraperfil Digitalizador, caso seja autor do Documento.Alterar Dados – Esse recurso só está disponível para Gestor, e para perfilDigitalizador, caso seja autor do Documento.Adicionar Nova Versão – Somente o Gestor consegue excluir uma versãode um Documento.Notificar Usuário – Utilize está opção para enviar uma notificação paraum usuário.Para Notificar um usuário, segue os passos abaixo:1 – Clique no ícone2 – Para selecionar mais de um usuário, segure a tecla Ctrl e selecione os usuários;3 – Há um campo para enviar com cópia e incluir outro e-mail, que não estejacadastrado no sistema Doc4;4 – Você pode inserir observações sobre o documento;5– Clique no ícone , para enviar a Notificação.
  14. 14. Página 13 de 173.3. FavoritosVocê pode efetuar a busca utilizando os filtros: Grupo do Documento; Tipo Documento; Busca – Efetue a busca por alguma palavra que contenha no Documento.4. Notificações4.1. Pesquisar NotificaçõesEsse recurso está somente disponível para o perfil Gestor.Ele permite você efetuar a pesquisa de notificações de todos os Funcionários e Clientesde sua Empresa.Para efetuar a pesquisa de Notificações, segue os passos abaixo.Obs: Você não precisa preencher todos os campos para efetuar a pesquisa.1 – Selecione o Tipo de Documento: Privado Clientes Ambos2 – Usuário: Privado: São as Notificações dos Documentos restritos ao Contratante dosistema Doc4, ou seja, os clientes do contratante não visualizam DocumentosPrivados.o Usuário: Irá apresentar uma lista de nomes de Funcionários da Empresano campo Usuário. Cliente: Ao selecionar a opção Clientes, abrirá um novo campo Cliente (Ao ladodo campo Tipo Documento), onde apresentará todos os Clientes incluídos naEmpresa.o Usuário: Após selecionar o cliente, no campo usuário será apresentadoos usuários da Empresa. Ambos: Irá fazer a consulta por Documentos Privados e Documentos dosClientes.3 – Selecione o Grupo de Documento.4 – Selecione o Tipo Documento.
  15. 15. Página 14 de 175 – Para uma consulta mais específica você pode informar um período de pesquisa,informando a Data Inicial e/ou Data Final para consulta.6 – No campo estado, você pode fazer a pesquisa por Notificações: Lidos – Documentos já visualizados; Não Lidos – Documentos não visualizados; Todas as Notificações – Documentos Lidos e Não Lidos7 – Clique em Pesquisar. Após clicar em Pesquisar, apresentará uma lista de Notificações, com asseguintes informações:o Data de Envio – Data que foi enviada a notificação;o Grupo/ Tipo Documentos – Informa em que Grupo e Tipo Documento,pertence à notificação;o Notificado – Nome do Funcionário e/ou Cliente que foi Notificado;o Dados do Documento;o Estado do Documento: Lido; Não Lido;o - Abrir a Notificação.8 – Para abrir a Notificação, clique na .9 – Ao clicar no ícone , irá abrir uma tela com os Dados da Notificação e os Dadosdo Documento. Para visualizar o documento clique em: Visualizar Documento.4.2. Minhas NotificaçõesEsta opção está disponível para todos os perfis.Para visualizar as notificações enviadas para você, utilize a opção Minhas notificações.Para efetuar a consulta de suas notificações, segue os passos abaixo:Obs: Você não precisa preencher todos os campos para efetuar a consulta.1 – Para uma consulta mais específica você pode informar um período de pesquisa,informando a Data Inicial e/ou Data Final para consulta;2 – No campo estado, você pode fazer a pesquisa por documentos:
  16. 16. Página 15 de 17 Lidos; Não Lidos; Todas as Notificações – Lidos e Não Lidos3 – Clique em Pesquisar; Após clicar em Pesquisar, apresentará uma lista de Notificações, com asseguintes informações:o Data de Envio – Data que foi enviada a notificação;o Entidade – Empresa que lhe enviou a Notificação;o Data que foi visualizada a Notificação;o Estado do Documento: Lido; Não Lido;o - Abrir a Notificação.4 – Para abrir a Notificação, clique na ;5 – Ao clicar no ícone , irá abrir uma tela com os Dados da Notificação e os Dadosdo Documento. Para visualizar o documento clique em: Visualizar Documento.5. LixeiraEssa opção está somente disponível para o perfil Gestor.Ao utilizar essa opção, você apagará todos os Documentos, que estão naLixeira no sistema Doc4.Na opção Lixeira, você poderá: Efetuar a consulta de documentos que foram excluídos; Limpar a Lixeira; Restaurar o documento –o Se algum usuário excluiu um documento, e deseja recuperá-lo, há umaopção de Restaurar Documento.5.1. Pesquisar Documento na LixeiraPara efetuar a pesquisa de documentos na Lixeira, segue os passos abaixo:Obs: Não é necessários informar todos os campos para efetuar a consulta.
  17. 17. Página 16 de 171 – Informe o Tipo de Documento: Privado: Irá apresentar uma lista de nomes de Funcionários da Empresa nocampo Usuário. Cliente: Abrirá um novo campo Cliente (Ao lado do campo Tipo Documento),onde apresentará todos os Clientes incluídos na Empresa. Ambos: Irá fazer a consulta por Documentos Privados e Documentos dosClientes.2 – Selecione o Grupo de Documento.3 – Selecione o Tipo Documento.4 – No campo Busca, você pode efetuar a consulta por palavras nos Documentos.5 – Clique em Pesquisar. Após clicar em Pesquisar, apresentara uma lista de Documentos, com asseguintes informações:o Empresa/Grupo/Tipo Documento;o Indexadores;o - Abrir Documento.5.2. Restaurar DocumentoSe algum usuário excluiu um documento, e deseja recuperá-lo, há uma opção deRestaurar Documento.Para restaurar o documento, segue os passos abaixo:Obs: Não é necessários informar todos os campos para efetuar a consulta.1 – Informe o Tipo de Documento: Privado: Irá apresentar uma lista de nomes de Funcionários da Empresa nocampo Usuário. Cliente: Abrirá um novo campo Cliente (Ao lado do campo Tipo Documento),onde apresentará todos os Clientes incluídos na Empresa. Ambos: Irá fazer a consulta por Documentos Privados e Documentos dosClientes.2 – Selecione o Grupo de Documento.3 – Selecione o Tipo Documento.4 – No campo Busca você pode efetuar a consulta por palavras nos Documentos.5 – Clique em Pesquisar.
  18. 18. Página 17 de 176 – Clique no ícone - Abrir Documento.7 – Para restaurar o documento, clique no ícone ;5.3. Esvaziar LixeiraPara esvaziar a lixeira, segue os passos abaixo:Obs: Não é necessários informar todos os campos para efetuar a consulta.Ao utilizar essa opção, você apagará todos os Documentos, que estão naLixeira no sistema Doc4.1 – Informe o Tipo de Documento: Privado: Irá apresentar uma lista de nomes de Funcionários da Empresa nocampo Usuário. Cliente: Abrirá um novo campo Cliente (Ao lado do campo Tipo Documento),onde apresentará todos os Clientes incluídos na Empresa. Ambos: Irá fazer a consulta por Documentos Privados e Documentos dosClientes.2 – Selecione o Grupo de Documento.3 – Selecione o Tipo Documento.4 – No campo Busca, você pode efetuar a consulta por palavras nos Documentos.5 – Clique em Pesquisar. Após clicar em Pesquisar, apresentará uma lista de Documentos, com asseguintes informações:o Empresa/Grupo/Tipo Documento;o Indexadores;o - Abrir Documento.6 – Para esvaziar a lixeira clique no ícone em Esvaziar Lixeira.

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