Dokumen tersebut membahas tentang motivasi, supervisi, dan pendelegasian. Terdapat berbagai teori motivasi seperti Maslow, McClelland, dan Herzberg serta penjelasan mengenai cara supervisi yang efektif melalui lima aturan supervisi dan pentingnya memberikan pendelegasian tugas kepada bawahan.

1. 01/03/2012
Motivasi, Supervisi, dan
Pendelegasian
Muhammad Arman
Agenda
• Apa dan mengapa motivasi
• Teori-teori berkaitan dengan motivasi dan
implikasinya
• Motivasi dan supervisi
• Supervisi yang efektif
• Sepervisi dan pendelagasian
1

2. 01/03/2012
Apa dan mengapa tentang motivasi
• Motivasi adalah proses yang menjelaskan intensitas, arah,
dan ketekunan seorang individu untuk mencapai
tujuannya. Tiga elemen utama dalam definisi ini adalah
intensitas, arah, dan ketekunan
http://id.wikipedia.org/wiki/Motivasi
• Motivasi : adalah hal yang seseorang melakukan sesuatu
dan atau tidak melakukan sesuatu, memperkuat suatu
prilaku atau menghambat suatu perilaku
• Motivasi berasal dari DALAM, kita tidak
dapat memotivasi orang untuk melakukan pekerjaan baik,
tapi dengan mengenal karyawan kita, kita dapat
mengaktifkanmotivasi mereka sendiri
• Motivasi : untuk semua orang, tua muda, pria dan wanita
Motivasi
• Kerlinger, N. Fred dan Elazar J. Pedhazur (1987) dalam
Cut Zurnali (2004) menyatakan bahwa variabel motivasi
terdiri dari: (1) Motif atas kebutuhan dari pekerjaan
(Motive); (2) Pengharapan atas lingkungan kerja
(Expectation); (3) Kebutuhan atas imbalan (Insentive).
Hal ini juga sesuai dengan yang di kemukakan Atkinson
(William G Scott, 1962: 83), memandang bahwa
motivasi adalah merupakan hasil penjumlahan dari
fungsi-fungsi motive, harapan dan insentif (Atkinson
views motivation strengh in the form of an equattion-
motivation = f (motive + expectancy + incentive).
http://id.wikipedia.org/wiki/Motivasi
2

3. 01/03/2012
Motivasi dan Perusahaan
• Perusahaan yang gagal mengelola motivasi
karyawannya cenderung hancur atau runtuh
• Contoh : industri mobil nasional, mobil
esemka, Real Madrid
• Motivasi : Individu sebagai character building,
kelompok, perusahaan, bangsa
• Contoh : Jerman di masa Hitler, Jerman saat
ini, bagaimana murid SD jepang diajarkan
Motivasi
MOTIVASI =
f(Motif,Ekspektansi, Insentif)
• Interinsik
• Eksterinsik
3

4. 01/03/2012
Siklus Manajemen
DIRECTING IMPLEMENTING
PLANNING SUPERVISING
SITUATION ANALYSIS MONITORING
EVALUATING
Siklus Employees
4

5. 01/03/2012
Kinerja dan Motivasi?
KINERJA = f(M,A)
M= Motivasi
A = Ability = kemampuan
© 2006 The McGraw-Hill Companies, Inc. All rights reserved.
Prilaku
B = f(P, E)
B = Behaviour = Prilaku
P = personality = kepribadian
E= Environtment = Lingkungan
5

6. 01/03/2012
Performance Analysis Matrix
High
appropriate job knowledge and skills? A B
Motivation Resource or
Does the employee have the
Environment
C D
Selection Training
low
low Does the employee have the proper High
attitude (desire) to perform the job?
Teori motivasi
• Tak satu pun dari teori-teori motivasi yang
sempurna, tapi semua memberikan beberapa
petunjuk bagi supervisor
• Pengenalan yang baik dengan teori-teori
motivasi (yang terkenal) dapat
membantu supervisor memikirkan cara yang
‘COCOK’ untuk memotivasi karyawan/staf
nya.
6

7. 01/03/2012
Content Theories
• Teori Konten (Content theories) fokus pada isi
dari motivator.
• Tiga Peneliti yang teorinya berfokus pada
“content theories” yang banyak digunakan
adalah :
– Abraham Maslow
– David McClelland
– Frederick Herzberg
© 2006 The McGraw-Hill Companies, Inc. All rights reserved.
Maslow’s Hierarchy of Needs
© 2006 The McGraw-Hill Companies, Inc. All rights reserved.
7

8. 01/03/2012
Share of 945 U.S. Companies Offering Flexible
Work Options
© 2006 The McGraw-Hill Companies, Inc. All rights reserved.
McClelland’s Achievement-Power-Affiliation
Theory
1. The need for achievement (N-Ach) – kebutuhan
untuk mengerjakan sesuatu lebih baik dari yang
sebelumnya dikerjakan atau lebih baik dari
orang lain
2. The need for power (N-Pow) – kebutuhan
untuk mengendalikan, mempengaruhi, atau
bertanggung jawab terhadap orang lain
3. The need for affiliation (N-Aff) – kebutuhan
untuk dapat berhubungan baik, dan diterima
dalam lingkungannya
© 2006 The McGraw-Hill Companies, Inc. All rights reserved.
8

9. 01/03/2012
Herzberg’s Two-Factor Theory
• Hygiene Factors  Motivating Factors
– Kebijakan Perusahaan  Peluang untuk
dan administrasi berpresatsi
– Supervisi  Peluang untuk dihargai
– Hubungan dengan  Keberhargaan pekerjaan
supervisor itu sendiri
– Hubungan dengan  Tanggung jawab
rekan kerja setingkat
 Perkembangan karir
– Kondisi kerja
 Perkembangan diri
– Gaji dan tunjangan
– Relasi dengan bawahan
© 2006 The McGraw-Hill Companies, Inc. All rights reserved.
Process Theories
• Teori Proses (Process theories) lebih melihat
pada proses dari “pengaktifan” motivasi itu
sendiri dibanding dari bentuk motivasinya.
• Dua teori yang berpegang pada teori proses
(process theories):
– Vroom’s expectancy-valency theory
– Skinner’s reinforcement theory
© 2006 The McGraw-Hill Companies, Inc. All rights reserved.
9

10. 01/03/2012
Vroom’s Expectancy-Valence Theory
• Victor Vroom menjelaskan bahwa tingkat
seseorang untuk termotivasi dalam berprilaku
dalam arah tertentu ditentukan oleh dua hal yaitu :
– Valensi (Valence) – Penilaian seseorang terhadap hasil
yang akan dicapai atas prilaku yang ditunjukkannya
– Ekspektansi (Expectancy) – Perkiraan bahwa perilaku
tersebut akan berhasil (the perceived probability that
the behavior will lead to the outcome).
Strength of Motivation =
Perceived Value of Outcome x Perceived Probability of Outcome Resulting
Example :
© 2006 The McGraw-Hill Companies, Inc. All rights reserved.
Skinner’s Reinforcement Theory
• Teori Reinforcemen (The reinforcement theory)
menyatakan bahwa perilaku manusia sebagian
besar dipengaruhi oleh konsekwensinya pada
prilaku terdahulu
• Implikasinya adalah bahwa seorang supervisor
dapat mendorong atau menghambat perilaku
tertentu denganjalan melihat respon dari
perilakunya. Konsep ini mengenal :
– Reinforcement
– Punishment
© 2006 The McGraw-Hill Companies, Inc. All rights reserved.
10

11. 01/03/2012
Uang sebagai Motivator
• Uang memotivasi jika memenuhi kebutuhan
mereka dan berarti
• Beberapa pilihan dalam menggunakan
financial incentives
– Piecework system
– Production bonus system
– Commissions
– Payments for suggestions
© 2006 The McGraw-Hill Companies, Inc. All rights reserved.
Rencana insentive kelompok
• Profit-sharing plan
– Dalam rencana ini , Group incentive plan
perusahaan menyisihkan sebagian A financial incentive plan
dari keuntungan yang diperoleh
selama suatu periode tertentu dan that rewards a team of
membagi keuntungan- workers for meeting or
keuntungan kepada karyawan . exceeding an objective.
• Gainsharing
– Perusahaan mendorong karyawan
untuk berpartisipasi dalam
membuat saran dan keputusan
tentang cara bagaimana meningkatkan
operasi perusahaaan dan kelompok
kerja. Seperti meningkatkan kinerja,
karyawan menerima bagian dari
pendapatan yang lebih besar
© 2006 The McGraw-Hill Companies, Inc. All rights reserved.
11

12. 01/03/2012
Kerahasiaan Informasi Upah dan Gaji
• Dalam perusahaan privat (non government) atau
non profit organization, karyawan secara umum
tidak mengetahui pendapatan rekan kerjanya.
• Sementara pendapatan pegawai pemerintah
adalah public domain.
• Di perusahaan swasta, ada kompromi atara hal-
hal yang bersifat rahasia (dari gaji) dan ada yang
dapat disharing (dalam bentuk rentang gaji)
sehingga karyawan dapat memperkiraan
pendapatan yang dapat diperoleh
© 2006 The McGraw-Hill Companies, Inc. All rights reserved.
Motivasi vs Supervisi
12

13. 01/03/2012
Bagaimana Supervisors dapat
memotivasi
• Membuat kerja menjadi menarik
– Job rotation
– Job enlargement
– Job enrichment
• Menciptakan ekspektasi yang tinggi
– Pygmalion effect
• Menyiapkan reward yang berarti
– The content theories of motivation indicate that a
variety of rewards may motivate, but that not all
employees will value the same rewards at the same
time
© 2006 The McGraw-Hill Companies, Inc. All rights reserved.
Bagaimana Supervisors dapat memotivasi
(continued)
• Menghubungkan reward dan unjuk kerja
– Reward yang diberikan harus mempunyai hubungan langsung
dengan kinerja.
– Rewards akan berarti terhadap kinerja, jika targetan tercapat.
• Memperlakukan karyawan sebagai individu unik
– Supevisor harus menyadari bahwa staffnya akan merespon
dengan cara yang berbeda
– Pikirkan reward yang sifatnya general dan bersifat unik
– Pertimbangkan keseimbangan.
© 2006 The McGraw-Hill Companies, Inc. All rights reserved.
13

14. 01/03/2012
Job Characteristics Rated Important by
U.S. Workers
© 2006 The McGraw-Hill Companies, Inc. All rights reserved.
Bagaimana Supervisors dapat memotivasi
(continued)
• Mendorong partisipasi staff
– Staff akan merasa memiliki komitmen jika diberi kesempatan dalam
mengambil keputusan dan solusi.
– Tanyakan saran dari staff anda, tentang tugas-tugas yang akan
dihadapi dan bagaimana cara menyelesaikan tugas itu untuk
meningkatkan keikutsertaannya
• Menyiapkan umpan balik (feedback)
– Salah satu bagian tugas dari supervisor adalah memberikan umpan
balik kepada staff tentang kinerja staffnya
– Umpan Balik bisa bersifat positif maupun negatif
– Hadiah adalah salah satu bentuk umpan balik
– Dalam beberapa penelitian umpan balik positif (reward) lebih efektif
dibanding dengan hukuman
– Reward lebih baik diumumkan di muka umum (misalnya dalam
meeting) sebaliknya punishment bersifat individual (tertutup)
© 2006 The McGraw-Hill Companies, Inc. All rights reserved.
14

15. 01/03/2012
Supervisi dan Delegasi yang effektif
Lima Aturan Supervisi
• Aturan pertama : Terlibat
– Ketahui staff anda
 Jangan hanya dari belakan meja
 Jangan terlalu banyak ikut campur
 Tunjukkan ketertarikan
– Sense of Mission
 Adanya perencanaan
 Bagikan visi anda
15

16. 01/03/2012
Lima Aturan Supervisi (Continued)
• Aturan kedua : Buka saluran komunikasi
– Dorong kegiatan diskusi
– Selesaikan konflik
– Jadilah pendengar (mendengar dan
mendengarkan)
– Tetap dalam kontrol (tidak marah-marah)
Lima Aturan Supervisi (Continued)
• Aturan ketiga : Berikan kesempatan staff anda
untuk berkembang
– Kesesuaian antara kemampuan staff dengan
kerjaaan
 Sadari kebutuhan dan kekurangan
 Siapkan kesempatan berkembang : training
– Lebih fleksibel
 Siap menerima perubahaan
16

17. 01/03/2012
Lima Aturan Supervisi (Continued)
• Aturan keempat : tentukan standar dan fokus
pada standar itu
– Standar perusahaan
– Standar kelompok kerja
– Standar individu
– Dorong staff untuk mengikuti standar
– Keunggulan dimulai dari diri anda
Lima Aturan Supervisi (Continued)
• Aturan kelima : Siapkan umpan balik
– Kritik membangun, fokus pada perilaku, tidak general,
tunjukkan perubahaan yang diharapkan secara konkrit
dan terukur
– Hargai prestasi di depan umum, sementara hukuman
diberikan secara privat
– Jangan ragu untuk melakukan pendekatan secara
personal
– Tanyakan pendapat, saran dan opini mereka, sebelum
kesempatan itu diberikan yakinkan tidak berpengaruh
pada mereka (dan konsisten dengan komitmen ini)
17

18. 01/03/2012
Pendelegasian
• Giving a subordinate the responsibility, authority,
and accountability to accomplish a specific task.
• Tanggung Jawab (Responsibility)
– Keharusan untuk menyelesaikan suatu tugas/pekejaan
– Tanggung jawab utama tetap pada supervisor
• Otoritas (Authority)
 Sejumlah pengaruh yang diberikan agar tugas yang
diberikan dapat diselesaikan
 Tingkat otoritas
 Sesuai dengan tanggung jawabnya
 Spesifik
Pendelegasian (Continued)
• Tanggung Gugat (Accountability)
– Dijelaskan secara spesifik
– Sebaiknya diberikan dengan waktu yang cukup
– Senantiasa diikuti dengan feedback
18

19. 01/03/2012
Pertanyaan ?????
Terima kasih
Materi materi lain
• Effective communication for supervisor
• Balance score card
• Coaching process
• Problem solving and decesion making
• Team work and team building
• Making Standard Operating Procedur
• Think about Quality
• Dan lain lain on request
19

20. 01/03/2012
Pustaka
• www.unisanet.unisa.edu.au/.../Lecture%20Ov...
• www.nihfw.org/.../Supervision%20and%20M...
• www.unc.edu/.../F-11%20GR.%202%20EOQ-...
• www.bookstore.icma.org/.../ESSB%20Presentation...
• www.instructor.mstc.edu/instructor/.../chap011.ppt
• www.instructional1.calstatela.edu/.../Chap011.ppt
• www.utexas.edu/.../as300/AS300%20Lsn%20...
20