Dokumen tersebut membahas analisis sistem informasi kepegawaian pada Dinas Pendidikan Kabupaten Sleman. Analisis ini mengidentifikasi masalah pada sistem lama yang manual dan menganalisis kebutuhan akan sistem baru yang terkomputerisasi untuk meningkatkan kinerja, informasi, ekonomi, keamanan, efisiensi dan layanan sistem kepegawaian. Sistem baru diharapkan dapat memproses data pegawai secara cepat dan akurat serta menghasilkan berbag
Analisis pieces pada sistem informasi kepegawaian dinas pendidikan kab sleman
1. MANAJEMEN PROYEK SISTEM INFORMASI
SISTEM INFORMASI KEPEGAWAIAN PADA
DINAS PENDIDIKAN KAB SLEMAN
ANALISIS DEPARTEMEN
Dosen : Ir. Muhamamad Taufiq
Disusun Oleh:
ARIF NUR SIDIQ 09.12.4218 Ketua Departemen
SHUBHAN RIJZA K 09.12.4205
TAUFIK ROHMANUDDIN 09.12.4206
ANA UDAYANA 09.12.4207
ZHAKA BARA BITA P 09.12.4208
WAHYU WINDARTA 09.12.4261
I GUSTI AGUNG BAGUS 09.12.4262
ARIF GUNAWAN 09.12.4248
DIAH RETNO DWI RAHAYU 09.12.4249
ENI BUNGA MELATI 09.12.4250
STMIK AMIKOM YOGYAKARTA
2012
2. ANALISIS SISTEM
Landasan dasar dalam melakukan analisis sistem tergantung pada teori sistem
secara umum, terdapat banyak pendekatan untuk melakukan analisis sistem, namun
semuanya mempunyai tujuan yang sama, yaitu memahami sistem secara utuh yang
kemudian diuraikan ke dalam komponen-komponen untuk di identifikasi dan dievaluasi
berdasarkan masalah, kelemahan maupun kebutuhan, kemudian dilakukan modifikasi
untuk mendapatkan hasil yang lebih baik dari hasil serangkaian transformasi yang telah
dilakukan.
Menurut Prof. Dr. Jogiyanto HM, MBA, Akt, P.hD. Pada bukunya tentang
Analisis dan Desain Sistem Informasi: pendekatan struktur teori dan praktik aplikasi
bisnis bahwa, analisis sistem (system analysis) dapat didefinisikan sebagai penguraian
dari suatu sistem informasi yang utuh ke dalam bagian-bagian komponennya dengan
maksud untuk mengidentifikasikan dan mengevaluasi permasalahan-permasalahan,
kesempatan-kesempatan, hambatan-hambatan yang terjadi dan kebutuhan-kebutuhan
yang diharapakan, sehingga dapat diusulkan perbaikan-perbaikannya. Tahap analisis
sistem dilakukan setelah tahap perencanaan (system planning) dan sebelum tahap desain
sistem (system design). Tahap analisis adalah tahap yang paling atau sangat penting,
karena kesalahan pada tahap ini juga akan menyebabkan kesalahan di tahap selanjutnya.
10. Jogiyanto HM., MBA., AKT,. Ph.D Analisis dan Desain System Informasi :
Pendekatan Terstuktur Teori Dan Praktek Aplikasi Bisnis. Hal 129
ANALSIS DEPARTEMEN
Camp: Jl. Anggrek 209 CC, Yka
arieve.techno@gmail.com | YM: arieve_techno | twitter: @arieve_techno
3. 1.1. Mengidentifikasi Masalah
1.2. Analisis kelemahan sistem
1.2.1. Analisis PIECES
Membangun sebuah Sistem Informasi Kepegawaian, terlebih dahulu
sistem baru itu layak atau tidak. Maka yang harus dilakaukan terlebih dahulu
adalah menganalisis kelayakan kinerja, informasi, ekonomi, kemanan sistem,
efisiensi dan pelayanan. Panduan ini dikenal dengan PIECES Analysis
(Performance, Information, Economic, Control, Efficiency, Service). Dari
analisis ini biasanya didapatkan beberapa masalah dan akhirnya, dapat
menemukan masalah utamanya. Hal ini penting karena biasanya yang muncul
dipermukaan bukan masalah utama, tetapi hanya gejala-gejala masalah atau
masalah yang bukan utama.
1.2.1.1. Analisis Kinerja / Performance
1. Dalam sistem yang berjalan selama ini pengurusan administrasi
kenaikan pangkat dan pengusulan jabatan yang melibatkan rantai
birokrasi cukup panjang.
2. Sulitnya menulusuri informasi tetntang status berkas kenaikan pangkat
dan berkas penilaian Funsional untuk tenaga Funsional seperti Guru di
daerah.
3. Sulitya mengurutkan pangkat dari pangkat tertinggi sampai pangkat
terendah.
ANALSIS DEPARTEMEN
Camp: Jl. Anggrek 209 CC, Yka
arieve.techno@gmail.com | YM: arieve_techno | twitter: @arieve_techno
4. 1.2.1.2. Analisis Informasi / Information
Akurat Dalam pendataan pegawai sering kali terjadi kekeliruan
atau selisih oleh bagian kepegawaian, dalam hal ini
adalah melakukan kesalahananinput data pegawai.
Update data Sering kali terjadi perubahan data pegawai secara tiba-
tiba.
Relevan Keterlambatan dalam pemberian laporan yang diberikan
oleh bagian administrasi ke bagian kepegawaian,
misalkankenaikan pangkat dan golongan.
1.2.1.3. Analisis Ekonomi / Economy
Ketika suatu perusahaan ingin merubah sistem kepegawaian yang
sudah ada (sistem lama) dengan sistem kepagawaian yang lebih baik dan
mudah dalam penggunaannya maka harus membeli sebuah perangkat
lunak untuk aplikasi tersebut dengan harga yang relatif mahal.
Dikarenakan kesalahan-kesalahan yang dilakukan seperti pada
pembahasan yang sudah kita bicarakan diatas, telah kami analisa bahwa
Dinas Pendidikan Kab Sleman ini telah melakukan pemborosan yang
cukup besar apabila kesalahan dalam hal pencetakan laporan keliru masih
sering terjadi.
1.2.1.4. Analisis Keamanan / Security
Keamanan sistem yang digunakan oleh Dinas Pendidikan Kab Sleman
sekarang ini belum aman, karena pencatatan masih menggunakan manual
di menggunakan software office dan akses ke komputer semua orang bisa
ANALSIS DEPARTEMEN
Camp: Jl. Anggrek 209 CC, Yka
arieve.techno@gmail.com | YM: arieve_techno | twitter: @arieve_techno
5. membuka bahkan merubah data-data yang ada.
1.2.1.5. Analisis Efisiensi / Eficiency
Sistem Kepegawaian yang dilakukan secara manual kurang efisien
karena perlu melakukan dokumentasi yang memerlukan banyak waktu
dan biaya .
1.2.1.6. Analisis layanan / Service
Dalam proses pedataan pegawai masih memerlukan beberapa tahap,
sementara jumlah pegawai pada Dinas Pendidikan Kabupaten Sleman
sangatlah banyak sehingga menyebabkan antrian panjang .
1.3. Analisis Kebutuhan Sistem
Dengan analisis kebutuhan sistem, diharapkan sistem yang akan dibangun dapat
diuraikan secara utuh menjadi komponen-komponen dasar dengan tujuan identifikasi,
mengevaluasi permasalahan dan kebutuhan yang diharapkan, dan analisis ini juga
dilakukan untuk menjamin bahwa sistem yang dibangun sesuai dengan kebutuhan dari
obyek penelitian. Perancangan sistem baru diharapkan mampu mengubah dan
mempercepat atau mengefisienkan serta mengoptimalkan waktu dengan baik, guna
memenuhi kebutuhan berikut :
1. Pencatatan dan Perhitungan data lebih cepat dan akurat
2. Pengeditan data lebih mudah dan cepat
3. Pencarian data lebih valid.
4. Pembuatan Laporan-laporan akan lebih mudah.
Analisis kebutuhan sistem dibedakan menjadi dua yaitu:
ANALSIS DEPARTEMEN
Camp: Jl. Anggrek 209 CC, Yka
arieve.techno@gmail.com | YM: arieve_techno | twitter: @arieve_techno
6. 1.3.1. Analisis Kebutuhan Fungsional
Kebutuhan fungsional mendefinisikan kebutuhan apa saja yang dibutuhkan
oleh sistem yang diusulkan dari aspek fungsionalitasnya. Maksudnya berkaitan
dengan fitur atau kemampuan yang didapat dalam sistem tersebut. Kebutuhan –
kebutuhan informasi minimum yang harus dihasilakn oleh sistem Informarmasi
kepegawaian adalah , antara lain:
A. Pencatatan Individu data pegawai sebagai berikut:
1. Biodata Pagawai
2. Riwayat Pendidikan Formal dan Nonformal
3. Pelatihan Kepegawaian
4. Riwayat Kepangkatan dan Jabatan
5. Riwayat Keluarga
6. Riwayat Penghargaan / Tanda Jasa
7. Riwayat Pengalaman
8. Riwayat Organisasi
9. Riwayat Gaji
B. Keluaran hasil proses Sistem Informasi Kepegawaian
1. Daftar urut kepangkatan
2. Daftar Susunan Kepangkatan
3. Daftar kenaikan pangkat strukturan
4. Daftar kenaikan Gaji berkala
5. Daftar kekuatan pegawai
6. Rencana kenaikan pangkat
7. Pendidikan yang telah di ikuti oleh pegawai
8. Historis Karir
ANALSIS DEPARTEMEN
Camp: Jl. Anggrek 209 CC, Yka
arieve.techno@gmail.com | YM: arieve_techno | twitter: @arieve_techno
7. 9. Laporan Statistik Pegawai
10. Surat keputusan
C. Memiliki sistem security yang handal, yang dapat memberikan
akses secara luwes namun aman.
D. Mampu mendayagunakan database populer yang tersedia di
pasaran khususnya MySQL
E. Mudah digunakan (user friendly)
1.3.2. Analisis Kebutuhan Nonfungsional
1.3.2.1. Kebutuhan Perangkat Keras (Hardware)
Merupakan analisis yang menghasilkan tipe kebutuhan yang berisi
properti perilaku yang dimiliki sistem, meliputi:
Kebutuhan perangkat keras yang dibutuhkan sebagai berikut:
1. Prosesor Intel Xeon Processor E5606
2. Hardisk internal 1TB Samsung SATA
3. Memory / RAM DDR3 4 Gb Visipro
4. Casing Simbada 450 Watt
5. UPS APC BR500CI-AS 500 VA
6. SAMSUNG Monitor LED Syncmaster S16A100N
7. KEYBOARD + MOUSE Optic Ps/2 GENUS
8. Switch TP-LINK TL-SG1008D
9. APC NetShelter WX Wallmount Racks (AR100)
Sedangkan kebutuhan perangkat keras yang digunakan untuk menjalankan
aplikasi pengolahan data pegawai, serta daftar harga spesifikasi komputer:
ANALSIS DEPARTEMEN
Camp: Jl. Anggrek 209 CC, Yka
arieve.techno@gmail.com | YM: arieve_techno | twitter: @arieve_techno
8. Daftar harga untuk Komputer Server
Kebutuhan Jml Harga
Prosesor Intel Xeon Processor E5606 1 Rp. 1.992.900
Samsung SATA II 1TB 7200rpm Int 3,5 Inch 1 Rp. 980.200
Visipro 4Gb PC 10600 / 1333Mhz Visipro
1 Rp. 197.000
DDR3
SIMBADDA SIM COOL SMC-5890 450watt 1 Rp. 590.00
Motherboard Asus Maximus II Gene 1 Rp. 2.092.902
TOTAL Rp. 5.853.002
Daftar harga untuk Komputer Monitoring
Kebutuhan Jml Harga
Processor Core I3 2100 1 Rp 1.101.000
Hard Disk 250 Gb Sata Seagate 1 Rp. 662.000
Memori Vgen Ddr3 2gb Pc 10600 1 Rp. 115.000
Casing 380 Watt Dazumba 1 Rp. 245.750
Motherboard Ecs H61h2-M2 1 Rp. 536.900
Dvdrw Samsung 1 Rp. 183.000
KEYBOARD + MOUSE Optic Ps/2GENUS 1 Rp.90.200
SAMSUNG Monitor LED Syncmaster
1 Rp.800.000
S16A100N
TOTAL Rp. 3.733.850
Daftar harga untuk Network Tools
Kebutuhan Jml Harga
Pasang Tower 1 Rp. 1.699.000
Switch TP-LINK TL-SG1008D 1 Rp. 261.800
APC NetShelter WX Wallmount Racks
1 Rp. 4.722..900
(AR100)
TOTAL Rp. 6.638.700
ANALSIS DEPARTEMEN
Camp: Jl. Anggrek 209 CC, Yka
arieve.techno@gmail.com | YM: arieve_techno | twitter: @arieve_techno
9. 4 Komputer Server ( 4 x Rp 5.853.002) Rp. 23.412.008
1 Komputer Monitoring Rp. 3.733.850
Network Tools Rp. 6.638.700
TOTAL Rp. 33.784.558;-
1.3.2.2. Kebutuhan Perangkat Lunak (Software)
a. Ubuntu server 10.04 LTS (Free)
b. Aphace server (Free)
c. MySQL (Free)
1.3.3. Kebutuhan Informasi
Kebutuhan informasi adalah kebutuhan output atau informasi yang akan
disajikan oleh aplikasi yang akan dibuat. Dalam fase analisis kebutuhan informasi
menguraikan tentang output dari aplikasi pengolahan data pagawaiDinas
Pendidikan Kabupatan Sleman. Adapun hasil dari output aplikasi tersebut
diantaranya laporan data Pegawa dan perincian gaji. Diharapkan dengan adanya
laporan tersebut dapat mengontrol semua kegiatan yang berjalan pada Dinas
Pendidikan Kabupaten Sleman, agar informasi yang disajikan lebih baik dan
akurat.
1.3.4. Kebutuhan Pengguna (User)
Pengguna dari sistem ini adalah admin Dinas Kepegawaian dan Pegawai Negri
Sipil di Dinas Pendidikan kabupaten Sleman, setelah melakukan login. Untuk
Admin Dinas kepegawaian dapat mengakses semua menu backend yang ada
dalam sistem ini, termasuk mengedit data-data yang diperlukan dalam sistem ini,
baik data pegawai dan rincian gaji melakukan entry data, melakukan proses
pembuatan laporan. sedangkan untuk Pegawai Negeri Sipil hanya dapat
ANALSIS DEPARTEMEN
Camp: Jl. Anggrek 209 CC, Yka
arieve.techno@gmail.com | YM: arieve_techno | twitter: @arieve_techno
10. mengakses menu frontend yang ada dalam sistem yang membantu kepegawaian
dalam menginputkan pegawai.
1.4. Analisis Kelayakan Sistem
Studi kelayakan adalah suatu studi yang akan digunakan untuk menentukan
kemungkinan apakah pengembangan proyek aplikasi pengolahan data pegawai
layak atau tidak. Studi kelayakan merupakan kepadatan, versi ringkasan dari
keseluruhan analisis sistem, proses perancangan aplikasi pengolahan data pegawai.
Studi kelayakan merupakan suatu studi untuk menilai proyek yang akan dikerjakan
pada masa yang akan datang. Penilaian disini adalah memberikan rekomendasi
apakah proyek yang sedang dibangun layak dikerjakan atau malah ditunda terlebih
dahulu. Mengingat kondisi pada masa yang akan datang tidak menentu, dalam arti
lain selalu berubah-ubah. Maka studi yang dilakukan tentunya melibatkan berbagai
bidang aspek, antara lain kelayakan hukum, kelayakan operasional, dan kelayakan
teknologi. Selain itu dibutuhkan pertimbangan-pertimbangan tertentu untuk
memutuskannya.
1.4.1. Kelayakan Hukum
Dilihat dari segi hukum yang berlaku pembuatan aplikasi pengolahan data
pegawai, kemungkinan sangat besar tidak melanggar hukum yang telah ditetapkan
oleh pemerintah, dan peraturan perundang-undangan Republik Indonesia, karena
dalam pembuatan aplikasi ini tidak mengandung unsur penipuan, pornografi,
pembajakan, dan tindakan melanggar hukum yang berkaitan dengan teknologi
informasi. Kelayakan hukum pada teknologi informasi dikatakan tidak layak apabila
ada satu atau beberapa hal atau tindakan tersebut diatas yang melanggar hukum. Hal
ini perlu diperhatikan agar pada waktu aplikasi digunakan tidak mengandung
ANALSIS DEPARTEMEN
Camp: Jl. Anggrek 209 CC, Yka
arieve.techno@gmail.com | YM: arieve_techno | twitter: @arieve_techno
11. pelanggaran hukum pada bidang teknologi informasi yang sekarang ini masih marak
terjadi di Indonesia.
1.4.2. Kelayakan Tehnologi
Dalam fase kelayakan teknologi menguraikan alasan mengapa aplikasi yang
sedang dikerjakan layak atau tidak diterapkan pada objek penelitian. Aplikasi
pengolahan data Pegawai apabila diimplementasikan dalam Dinas Pendidikan
Kebupaten Sleman layak untuk digunakan, karena pada perusahaan tersebut masih
menggunakan sistem tradisional atau sistem manual dalam menangani semua
kegiatan proses pendataan pegawai. Apabila proses pendataan pegawai dilakukan
secara tradisional kemungkinan terjadinya kesalahan cukup besar, hal tersebut bisa
terjadi kerena dengan semakin banyaknya proses kegiatan pelayanan, sedangkan
administrasi sebagai sumber daya manusia yang terbatas, akan mengalami kesulitan
dalam proses pendataan pegawai. Diharapkan dengan adanya aplikasi pengolahan
data pegawai dapat membantu pengelola dalam semua proses kegiatan pelayanan.
1.4.3. Kelayakan Operasional
Sistem ini dirancang untuk memudahkan pengoperasian dan proses
pengembangannya dilakukan dengan teknik penyerapan kebutuhan informasi
melalui penelitian terlebih dahulu dan apakah pengembangan sistem ini layak
dioperasikan atau tidak. Dinas Pendidikan Kabupaten Sleman sangat membutuhkan
sistem informasi penggajian atas dasar masalah yang telah disampaikan pada
abstraksi. Selain itu, sistem informasi ini akan sangat bermanfaat bagi perusahaan
untuk menyelesaikan permasalahan yang ada
ANALSIS DEPARTEMEN
Camp: Jl. Anggrek 209 CC, Yka
arieve.techno@gmail.com | YM: arieve_techno | twitter: @arieve_techno
12. 1.4.4. Kelayakan Ekonomi
Sebuah sistem informasi apabila dikembangkan, maka perlu dihitung
kelayakan ekonominya. Teknik inilah yang disebut dengan teknik analisis biaya dan
manfaat. Analisis biaya dan manfaat digunakan untuk menentukan kelayakan
pembuatan aplikasi pengolahan data pagawai layak dikerjakan atau tidak. Hal ini
sangatlah penting dilaksanakan untuk mendapatkan efisiensi dalam pembuatan,
perawatan aplikasi pengolahan data pegawai, serta untuk mendapatkan manfaat yang
lebih berguna untuk membantu pedataan pegawai.
1.4.4.1. Komponen Biaya
Biaya yang digunakan dalam pembangunan aplikasi pengolahan data
pwgawai meliputi dua biaya antara lain sebagai berikut:
1. Biaya pembuatan aplikasi pengolahan data pegawai ini terdiri dari:
a. Biaya pembelian perangkat keras
b. Biaya pembelian perangkat lunak
c. Biaya penyewaan IP Public dan ISP
2. Sedangkan biaya yang berhubungan dengan pengoperasian aplikasi
pengolahan data pegawai ini terdiri dari :
a. Biaya pemeliharaan aplikasi
b. Biaya dukungan tehnik
1.4.4.2. Komponen Manfaat
Manfaat terdiri dari manfaat wujud (tangible benfits) dan manfaat tak
berwujud (intangible benfits). Manfaat berwujud adalah manfaat yang berupa
ANALSIS DEPARTEMEN
Camp: Jl. Anggrek 209 CC, Yka
arieve.techno@gmail.com | YM: arieve_techno | twitter: @arieve_techno
13. penghematan-penghematan ataupun peningkatan yang dapat diukur secara
kualitas dalam bentuk satuan nilai uang. Sedangkan manfaat tak berwujud adalah
sulit untuk diukur dalam satuan uang, maka cara pengukurannya dapat diukur
dengan taksiran.
ANALSIS DEPARTEMEN
Camp: Jl. Anggrek 209 CC, Yka
arieve.techno@gmail.com | YM: arieve_techno | twitter: @arieve_techno