Modulo 013

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Modulo 013

  1. 1. Interfone O interfone é depois do porteiro o principal elemento da portaria e sua finalidade é reduzir a distância entre a portaria/recepção e qualquer outro ponto existente na área que tenha um aparelho instalado e oferece um contato direto e imediato. Seu funcionamento necessita estar em perfeitas condições e qualquer anormalidade deve ser comunicada de imediato ao responsável pela manutenção e assim evitar inconvenientes com o aparelho fora de operação. Atenção: Atenda ao telefone sempre antes dele tocar pela segunda vez. Ao atender coloque um sorriso na voz, sem exagero é claro! Palavras de tratamento pessoal como: “meu bem”, “querido”, não devem jamais ser usadas.
  2. 2. Corrija seus vícios de pronúncia e não desligue o telefone na face do cliente, espere o cliente desligar primeiro; Evite gracejos, para não se tornar ridículo, evite deixar o cliente esperando na linha e procure deixar seu ramal sempre desocupado. O telefone da empresa deve ser usado apenas a serviço, bem como os assuntos ali tratados devem ser de cunho profissional e não pessoal. Tenha o mesmo cuidado que em sua casa com o aparelho que lhe foi confiado pela empresa. Num atendimento, fale Claro e Pausadamente, permitindo que o interlocutor entenda perfeitamente a mensagem. Ex: Condomínio “Ana Paula”, Fulano, Bom dia! Chame seu interlocutor sempre pelo nome e Saiba escutar, interessando-se pelo que ouve e estimulando a troca de opiniões. Isto se chama empatia, muito importante no dia a dia do profissional de recepção e portaria. Evite crítica e também elogios persistentes às virtudes de pessoas ausentes. Não divulgue qualquer informação sobre a empresa, sua pessoa ou funcionário sem a respectiva autorização e desde que o solicitante esteja plenamente identificado. Não confie na memória! Anote todos os recados e direcione a pessoa que precisa recebê-lo o mais rápido possível. MÓDULO 013

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