Programa5S

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Programa5S

  1. 1. Antes de falarmos dos passos, é importante recordarmos o que é um programa de 5s para que ele serve, e como ele pode contribuir efetivamente para organização do trabalho do dia a dia.
  2. 2. O 5s é uma das ferramentas do pensamento Lean que nos ajuda a criar a cultura da disciplina, identificar problemas e gerar oportunidades para melhorias no dia a dia de nossas atividades.
  3. 3. A origem do 5S vem de uma prática desenvolvida no Japão, através da qual os pais ensinam aos seus filhos princípios educacio- nais que os acompanham por toda a existência. O “Programa 5S” foi inicialmente concebido por Kaoru Ishi- kawa, Engenheiro Químico japonês e principal pregador dos con- ceitos de qualidade total naquele país, em 1950, momento em que o Japão tentava se reerguer da derrota sofrida na Segunda Guerra Mundial e as indústrias japonesas necessitavam colocar no merca- do, produtos com preço e qualidade capazes de competir na Europa e Estados Unidos. Em poucos anos o Japão já era considerado uma potência mundial. Imagine como um país destruído, sem recursos e com sua po- pulação em pânico conseguiu reerguer-se utilizando como base o o programa 5S... Daí você pode parar e pensar na força que essa ferramenta tem se for bem utilizada! O Programa demonstrou ser tão eficaz enquanto reorganiza- dor das empresas e da própria economia japonesa que, até hoje, é considerado o principal instrumento de gestão da qualidade e pro- dutividade utilizado naquele país. Devido ao sucesso alcançado pelo Japão com essa prática, outros países começaram a disseminá-la em diversas situações. No Brasil, tudo começou em 1991. O ramo empresarial foi um dos primeiros a adotar a prática do programa com a finalidade de otimizar custos com a redução de desperdícios e aumentar a produtividade.
  4. 4. Os 5s estão assim divididos:
  5. 5. 1- SEIRI É saber utilizar sem desperdiçar. Vamos combater o desperdício de recurso! Analise cada recurso que você mantém no ambiente.Retire todas as coisas e documentos das gavetas, armários e outros compartimen- tos. Coloque de volta apenas o que você usa. Mantenha próximo de você apenas o que você usa com muita freqüência e na quantidade adequada. O que você usa de vez em quando, deixe em um local mais afastado e que possa ser usado por outras pessoas. Aquilo que você não usa mais, descarte-o do ambiente, enviando-o para possí- veis interessados ou colocando-o no lixo. Verificar se o histórico de consumo justifica a manutenção da quantidade observada no local. Evite excessos.Tenha somente o necessário e na quantidade necessária. Evite descartar aquilo que ainda pode ser usado. Evite manter no local de trabalho objetos ou documentos pessoais que você não usa com freqüência. Mantenha as instalações e os recursos em boas condições de uso, de forma que não gerem riscos ou perdas.
  6. 6. 2- SEITON É saber organizar para facilitar o acesso e a reposição. Vamos combater a bagunça e o desperdício de tempo! Um lugar para cada coisa, cada coisa no seu lugar. Defina o local de guarda de cada recurso móvel, visando a facilidade de acesso, a re- posição, a segurança, o conforto e a preservação. Isto inclui objetos pessoais como bolsa,pasta,casaco,paletó,sobretudo,guarda-chuva, sapatos, etc. Guarde os recursos de forma que seja fácil a sua localização visual. Recursos colocados por trás, muito acima ou muito abaixo da linha de visão do usuário na posição de pé, obrigando-o a in- clinar-se ou subir em um suporte (banco ou escada), dificultam a localização visual. Evite misturar recursos de características muito diferentes ou largar os recursos úteis diretamente no piso ou sobre armários. Identifique e sinalize recursos,locais e postos de trabalho para evitar perda de tempo e riscos para você e para outras pessoas que freqüentam o ambiente ou utilizam os recursos.
  7. 7. 3- SEISO É saber usar sem sujar. Vamos combater a sujeira ! A melhor pessoa para manter o ambiente limpo é você. A limpeza feita pelo próprio usuário do ambiente contribui para a redução da sujeira, o combate à fonte de sujeira, a identificação e eliminação de locais de difícil acesso, a identificação de problemas de conservação, a identificação de malefícios provocados pela sujeira e a melhoria do ambiente de trabalho. Mesmo quando a limpeza do ambiente é feita por pessoal es- pecializado, cabe a você evitar a geração de sujeira e indicar os pon- tos onde a sujeira se esconde. Use adequadamente os locais de uso coletivo. Sempre que sair destes locais, deixe-os limpos e organizados, adequados para serem usados por outros. Analise se as lixeiras e outros coletores de recursos inúteis ao ambiente facilitam a manutenção da limpeza e a remoção do mate- rial descartado (quantidade, localização, conservação, higiene, tipo, tamanho, sinalização, identificação, freqüência de retirada do lixo e prática da coleta seletiva. Dê sugestões de melhorias.
  8. 8. 4- SEIKETSU É saber cuidar da saúde física e mental. Vamos criar um ambiente de trabalho saudável ! Identifique os recursos de acordo com um padrão. Caso ainda não existam alguns deles, dê sugestões. Discuta com a equipe as Regras de Convivência para os comportamentos que incomodam algumas pessoas, até chegar a um consenso. Tenha uma preocupação efetiva e pró-ativa com relação à saúde e higiene do trabalho. Verifique se existem problemas de ergonomia. Se há desconfiança, solicite um estudo de um especia- lista. Invista na sua saúde física e mental. Exemplos: Cuide da higiene pessoal (limpeza das roupas e calçados, barba, cabelo, hi- giene bucal, etc.); Pratique exercícios de relaxamento; Previna e/ ou elimine doenças contraídas fora do trabalho (obesidade,depen- dência química,câncer,stress,sedentarismo,etc.); Crie o hábito de se integrar com outros colegas de trabalho (confraternizações, tor- neio de jogos, etc.); Discuta com a equipe uma decoração adequa- da para o seu ambiente (quadros, plantas, fotos e outros elementos ornamentais), etc.
  9. 9. 5- SHITSUKE É cumprir rigorosamente o estabelecido. Vamos ter atitudes de qualidade ! Honre a sua palavra. Ela é sagrada. Cumpra rigorosamente todos os compromissos assumidos na data e horário definidos. Na impossibilidade, faça contato o mais rapidamente possível com as pessoas afetadas, tentando contornar o atraso e até estabelecendo um novo acordo, quando for o caso. Evite repetir impontualidades. Cumpra rigorosamente os acordos, normas e regras indepen- dente de cobranças. Aquilo que você não concorda, apresente suges- tões aos responsáveis, mas respeite o que foi consensado e/ou defini- do. Analise se as suas atitudes estão prejudicando outras pessoas, direta ou indiretamente. Seja humilde e tente mudar a forma de agir quando a sua consciência reconhece isto. Peça o apoio das pessoas mais próximas, pois não é fácil mudar uma hábito adquirido e prati- cado ao longo de toda a sua vida.
  10. 10. Quais são os principais passos para conseguir implantar um programa de 5s de forma estruturada na empresa ? Bom, agora que você já sabe (ou revisou) sobre os 5s, gostaria de me apresentar rapidamente: Meu nome é Alessandro Pacheco. Sou químico e trabalhei muitos anos da minha vida em multinacionais, sempre em alguma área ligada a qualidade e segurança. Me formei já há algum tempo (1998…caramba…o tempo passa hein…rs) e de lá pra cá minha carreira foi se moldando dentro da gestão, principalmente na ges- tão do dia a dia. Fui analista de controle de qualidade,coordenador de labora- tório, fiz um MBA na Itália, outro em Projetos na UCI Califórnia
  11. 11. e FGV Brasil e em 2009 assumi a Gerência Corporativa de QUA- LIDADE de uma Multinacional Australiana com sede em Fortale- za. Nesta última empresa fiquei por três anos onde implantamos 11 programas de qualidade, dentre eles o 5s, Auditoria Interna, Ser- viço de Atendimento ao Cliente, Gestão Eletrônica de Documentos e deixamos a casa prontinha para receber a certificação ISO. Hoje procuro disseminar meu conhecimento pela internet buscando colaborar com profissionais que trabalham com qualidade, segurança ou gestão de um modo geral. No final de 2011, nesta multinacional, nosso time foi premia- do em um projeto. Conseguimos que os funcionários participassem da melhoria dos processos da empresa de forma sistemática, inicial- mente com foco na prevenção de acidentes. Em três anos seguidos tivemos em torno de 10.000 sugestões de melhorias e registros de prevenção no sistema, ou seja, uma par- ticipação realmente ativa das pessoas com foco em registrar oportu- nidades de melhorias. Veja bem, falei oportunidades de melhorias e não reclamação, indignação e desabafos. Mas isso quero falar com você depois, com mais calma. Eu passei por muitas dificuldades antes de entender como po- deria implantar programas de qualidade dentro das empresas, visto que este tipo de projeto mexe com toda a organização e com a cultu- ra.Posso te dizer que sofri.Foi um sofrimento necessário,eu entendo hoje, mas resolvi passar meu conhecimento pra frente pra que você não precise errar onde eu errei. Caso você esteja com dificuldades
  12. 12. de implementar algum programa de qualidade ou de prevenção de acidentes meu intuito aqui com este artigo é ajudá-lo. Se você tirar proveito de um único parágrafo daqui pra mim já vai ter va- lido a pena. Mas porquê iniciei com o 5s ? Acredito que os 5s são muito mais do que um programa de qualidade. Os 5s são uma filosofia de vida e como na vida tudo parte de um propósito, os 5s são a base, na minha visão. Com ele a prevenção é trabalhada de forma profissional, e onde há pre- venção de verdade, há respeito pelo trabalhador. Eu uso na minha vida os 5s, com meus filhos, em casa. Quando falamos em prevenção, falamos de prevenir aci- dentes com pessoas mas também em prevenir acidentes com pro- cessos e aqui podemos fazer um paralelo com a qualidade. Bom, mas este também é um assunto para o próximo conteúdo. Agora, vamos ao que prometi. Abaixo eu fiz uma relação de dez dicas que poderão facilitar a implantação de um programa de qualidade (No caso os 5s) dentro da empresa onde você trabalha. Esta compilação de conteúdo em dez dicas foi escrita com base na minha vivência prática durante a implantação do 5s. Im- plantar um programa desse requer muito mais do que boa vonta- de, que era a única coisa que eu tinha quando comecei. Descobri
  13. 13. depois que requer também disciplina e energia, pois é um progra- ma que mexe com a cultura da organização. Não é fácil, mas sua satisfação será muito grande quando olhar para este projeto e ver o programa funcionando. É realmente bastante motivador, posso te garantir. Abaixo segue as dez dicas que na minha visão são importan- tes no planejamento de um projeto deste porte. Espero que possa ajudar você em algo: DICA NÚMERO 1 Encontre “O” Patrocinador Para o Seu Pro- jeto Esta não é uma dica apenas para este projeto de implantação de 5s. Todo projeto dentro da empresa necessita de um patrocina- dor. Sem ele o projeto vai morrer, pode ter certeza, pois as pessoas não darão prioridade. O patrocinador é uma pessoa que todos en- tendem como “poderosa” dentro da empresa. O ideal mesmo é que seja o dono ou presidente e te explico os motivos: Quando eu estava passando por este momento, meu patroci- nador era meu Diretor e eu estava lotado na Diretoria Industrial. No entanto o projeto englobava toda a organização e também as outras Diretorias. E aí que os problemas começavam pois para as outras Diretorias este projeto não era prioridade.
  14. 14. Isso só foi mudado quando o presidente deu a palavra e pas- sou a patrocinar. Isto dará ao projeto uma força maior já de início, pois demonstra que a empresa realmente quer implantar este pro- jeto e você já entra com força e apoio da alta administração. Caso você não consiga apoio da alta administração, no caso o dono ou presidente tenho uma sugestão : Nem comece ! DICA NÚMERO 2 Tenha o Desenho da Empresa na Sua Ca- beça Antes de iniciar oficialmente o projeto comunicando toda a empresa, faça um desenho da empresa. No mundo corporativo este desenho tem o nome de organograma.Um organograma sim- ples já elimina um grande problema e ajuda muito seu trabalho. Porquê ? Porque é sua obrigação saber quantos são os departa- mentos e quem são os responsáveis por cada unidade. Implantar um programa de 5s na Vale do Rio Doce, que é um monstro de empresa, é diferente de Implantar um Programa de 5s numa micro empresa,que muitas vezes tem apenas uma sala. O que quero te mostrar é que você como líder deste projeto precisa saber o tamanho do “monstro”. Considere a menor liderança como uma unidade. Por exem- plo:
  15. 15. Se no departamento de finanças há um gerente financeiro e dois coordenadores subordinados a ele, por exemplo, um de conta- bilidade e outro de crédito, considere que no programa 5s estas duas áreas (contabilidade e crédito). DESENHE ! Sabe aquela frase que usam quando não enten- demos alguma coisa “Quer que eu Desenhe ?”, eu sempre digo SIM, EU QUERO ! Nós, humanos, somos seres muito visuais. Olhar um desenho nesta fase sobre a estrutura da empresa vai te dar uma boa idéia do desafio que vem pela frente. Ah…aqui é o momento importante de saber quem são as pes- soas, os líderes de cada área, como eu disse, da menor unidade que possua uma liderança.Tenha o nome e email de todos.Você vai pre- cisar deles. DICA NÚMERO 3 Defina o Time de Auditores Internos Sabendo já quem são as lideranças,estude rapidamente o perfil de cada um. Reúna todos eles em uma sala, mostre o projeto e prin- cipalmente o propósito. Tenha um propósito pois nós seres huma- nos nos engajamos muito mais com propósitos. Por isso nesta hora o patrocinador será importante. Você só conseguirá reunir todos os gerentes se tiver o Presidente/Dono apoiando seu projeto. Fale do objetivo e peça ajuda deles da seguinte forma:
  16. 16. “Obrigado por estarem aqui. Como sabem este é um projeto nosso (dê ênfase a isso, pois o projeto não é seu, é de todos, enten- de ?) patrocinado pelo nosso presidente (aqui já há um posiciona- mento e um recado para aquele que tá ali mas não quer estar) e gostaria de contar com apoio de vocês. Nosso propósito é elevar o padrão da organização no que diz respeito ao trabalho organizado. Isto refletirá em nossos processos que ficarão mais otimizados e por consequência eliminaremos re- trabalhos. Neste momento você faz a pergunta: “Por favor, gostaria que levantassem o braço quem estará comigo neste projeto”. Pronto ! Faça isso logo no início e perceberá que o comprometimento deles será muito maior. Na programação neuro linguistica esta técnica chama-se “raport” e é muito poderosa. Use-a. Ofereça a oportunidade a eles de atuarem (ou indicarem al- guém da equipe deles) como Auditor Interno ou Dono da Área. Aqui há uma diferença entre Auditor e Dono da Área. O Dono da Área é o funcionário de um determinado depar- tamento que lidera o 5s internamente, dentro do seu departamen- to. Sendo ele o Dono da Área, pode tornar-se também um Au- ditor Interno do 5s e realizará auditoria durante o ano em outros departamentos, menos no dele. O Dono da Área pode também indicar um auditor interno que confie e que acredite ter o perfil. No início do projeto, eleja os Donos das Áreas sempre per- guntando para o líder da área que ele indica. Faça um certificado e nomeie as pessoas. Comunique para toda a empresa que são os Donos das Áreas. Isso causa comprometimento de todos. Lem-
  17. 17. bre-se: O projeto não é seu. É de todos e todos devem estar com- promissados. Grande parte dos programas falham aqui, neste ponto. Se não houver compromisso aqui, seu projeto vai pro “vinagre”co- mo diria minha mãe. Tô te contando isso pois já tive projeto que morreu por este motivo e isso não é bom para nós, profissionais da qualidade. DICA NÚMERO 4 Treine o Time de Auditores - Dono das Áreas O patrocinador já está escolhido. É o presidente. Você já conhece os departamentos e o organograma e já tem o time de auditores e donos das áreas escolhidos com aval das respectivas gerências. Antes de delegar para os Donos das Áreas para que eles trei- nem suas respectivas equipes sobre o projeto 5s, o time de audito- res e dono das áreas deve ser treinado. O treinamento deve focar nos 5 sensos e principalmente na dinâmica de como acontecerá o dia D e as Auditorias Internas de acordo com o cronograma. Nesta fase é importante já ter um cronograma de 12 meses já validado com sua equipe interna da qualidade, onde uma data (um dia) será escolhida por mês para realização da Auditoria In- terna do 5s.Faça o Cronograma,escolha o Dia D e Valide com sua Equipe !
  18. 18. DICA NÚMERO 5 Delegue para os Donos das Áreas Treinarem Seus Respectivos Departamentos. Lembre-se,você não é o super-homem.Todos Programas de Qualidade e Segurança que estão implantados dentro da organi- zação não são seus ! Cada Gerente ou Líder da Menor Unidade Gerenciável (Coordenador ou Supervisor) será responsável pelo programa dentro de sua célula. Vejo por aí empresas que possuem 20 analistas da qualidade. Um departamento de qualidade com esta quantidade de pessoas na minha visão só tem um motivo: Os gerentes desta empresa não estão nem aí para a qualida- de, logo a empresa precisa de analista da qualidade para cuidar da qualidade da área do gerente. Note que aqui os gerentes ou lideres sempre vão se defender, alegando que não possuem tempo pra cuidar disso,etc…e tal.Mas eu me pergunto, disso o quê ? Qualidade é um virtude, ou seja, ou você profissional tem, ou não tem. Logo, o maior responsável pela qualidade dentro da empresa é você mesmo. Bom, mas vamos á dica: Delegue para os Donos das Áreas treinarem suas equipes: Atenção ! Não é para fazer um MBA ! É apenas para o Dono da Área reunir as pessoas, mostrar o projeto, falar do propósito e dizer que está sendo patrocinado pelo Presidente e que precisará do apoio de todos.Esta reunião deve ser do máximo uma hora.Na
  19. 19. meia hora final, mostrar o conceito dos 5s e qual o objetivo do projeto e onde queremos chegar.Nota 8 é o mínimo na Auditoria Interna Mensal. DICA NÚMERO 6 Comunique a Empresa e Divulgue Cronograma Anual de Auditorias. Uma vez a empresa comunicada sobre o projeto e o propó- sito, defina o cronograma anual com o time de auditores e comu- nique a empresa de quando será o dia D e quais serão as datas das auditorias internas. Neste primeiro cronograma, considerar auditorias mensais. Como o 5s são uma cultura, conforme as pessoas vão se adap- tando a nova forma organizada de trabalho, isto vai criando uma mudança de cultura nas pessoas de forma que depois de algum tempo espera-se que as rotinas já estarão inseridas no seu dia a dia. Neste momento as auditorias poderão ser de dois em dois meses e assim sucessivamente. O grande objetivo de um progra- ma 5s é eliminar as auditorias de forma que as pessoas já tenham no “sangue”a cultura implantada,não sendo mais necessário con- trole. De um modo geral, depois de um ano é possível pensar em espaçar as auditorias.
  20. 20. DICA NÚMERO 7 Realize o Dia D e Inicie o Programa O Dia D é o dia Inicial do Senso da Utilização/Separação. Neste dia, como um Multirão, as pessoas devem fazer um sepa- ração geral em tudo que não utilizam e avaliar sua real utilidade. Descartar é o melhor caminho caso não encontre utilidade nem pra você nem para outros. O Dia D é para acontecer apenas uma vez durante o progra- ma, pois entende-se que o senso de utilização será mantida após este dia. Uma vez realizado o Dia D, o programa está iniciado. Aproveitamos o Dia D e também fazemos a limpeza, que deverá ser mantida diariamente. DICA NÚMERO 8 Comunique o Resultado do Dia D Comunique para toda a empresa o Resultado do Dia D e mostre Fotos comparando o antes e depois. Agradeça a participa- ção de todos e comunique já a data da primeira auditoria. Reúna os Donos das áreas, agradeça o apoio deles e já inicie o planeja- mento da primeira Auditoria Interna já com o foco na Organiza- ção, Limpeza, Padronização e Manutenção.
  21. 21. Um dos motivos de grande sucesso deste tipo de programa é ter uma comunicação com todos os colaboradores eficiente.Emails, intranet, quadros, ações de teatro, etc são importantíssimos. A boa comunicação é um dos grandes segredos de um pro- grama de 5s de sucesso. Tenha um plano de comunicação traçado. Utilize as ferramentas internas de comunicação para esclarecer a importância do programa e se for o caso de prêmios para os de- partamentos que se destacarem. Não é necessário dar carros e casas como prêmio, mesmo porquê isto nunca iria acontecer mesmo. O simples fato de parabenizar um departamento em público pelo desempenho excelente vai criando na empresa uma cultura do ganha-ganha. Cultura esta muito poderosa em ambientes colabo- rativos. DICA NÚMERO 9 Realize a Auditoria, Anote as Melhorias e Delegue aos Responsáveis Reúna a equipe de Auditores Internos por meia hora logo de manhã e de inicio a Auditoria. Deseje boa sorte a eles e peça foco. Explique ao gerente da área a importância deste trabalho para em- presa e cite o apoio da alta administração. Realize as auditorias e peça aos auditores anotarem as melho- rias. Após as Auditorias Internas, recolha os checklists e registre as
  22. 22. melhorias encontradas. No final, reúna todas as melhorias encontradas e envie para o Dono da Área específica que será o responsável em implemen- tar as melhorias até a próxima auditoria ou data por ele avaliada. DICA NÚMERO 10 Faça Um Teste Piloto O Teste Piloto é uma prática muito boa. Siga os passos de 1 a 9, mas aplique primeiramente dentro de uma área apenas, um departamento. Use desta estratégia para verificar onde pode me- lhorar antes de ir pra campo. Quando aplicamos algo em escala menor, temos um um impacto menor caso possamos errar em algo. Mas lembre-se: Feito é melhor que Perfeito. Entre em campo e faça o que deve ser feito. Nenhum plano resiste 100% ao campo de batalha, logo, vá em frente, aprenda com os erros mas realize ! Espero ter ajudado ! Alessandro Pacheco

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