Attuare il Codice Amministrazione Digitale quali scadenze, quali soluzioni per Firma digitale, utilizzo PEC e conservazione documentale L’esperienza concreta di Fondazione Milano

1. Attuare il Codice Amministrazione Digitale quali scadenze, quali soluzioni per Firma digitale, utilizzo PEC e conservazione documentale L’esperienza concreta di Fondazione Milano

3. Il 4 agosto il Sindaco ne ha firmato l’Atto Costitutivo, scegliendo il modello giuridico istituzionale della “fondazione di partecipazione” e conservando al Comune funzioni di indirizzo e controlloMilano Lingue, ha al proprio interno la Scuola Superiore per Mediatori Linguistici e l’Istituto Superiore per Interpreti e Traduttori Milano Progetti Milano Teatro Scuola Paolo Grassi Milano Cinema e Televisione 2

4. 3 Offerta formativa CORSICURRICOLARI FORMAZIONE PERMANENTE FORMAZIONE PER PROFESSIONISTI Corsi di Base (solo Dip. di Musica): sviluppo di competenze tecniche, approf. di materie teoriche, storiche e di insieme in ambito pre-universitario Corsi introduttivi: corsi propedeutici e attività di orientamento che forniscono le basi per approfondimenti successivi Fondazione Milano nel complesso è un’agenzia formativa che offre anche seminari e corsi brevi su argomenti molto specifici e mirati al completamento di competenze di persone già inserite nel mondo del lavoro Corsi di 1° livello (tutti i dipartimenti): modellati sui percorsi universitari di 1° livello, forniscono gli strumenti di base per affrontare la professione Corsi di approfondimento: corsi monografici che offrono livelli diversi di approfondimento delle materie e degli insegnamenti Corsi di 2° livello (solo Dip. di Lingue e Musica): modellati sui percorsi universitari di 2° livello, approfondiscono le competenze acquisite nei percorsi di primo livello

5. 4 15.000.000 € Bilancio 3.139 2009/2010 Allievi 203 Dipendenti 510 Collaboratori

6. 5 Esiti professionali Oltre 2/3 degli studenti impiegati entro un anno dalla conclusione dei corsi della Fondazione, con percentuali vicine al 100% nei 5 anni * Dati tratti dall’“Indagine sugli esiti occupazionali degli ex-allievi” svolta dalla società SWG nel settembre 2008

7. 6 ALLIEVI MERCATO DEL LAVORO EVENTUALI NUOVI SOCI RISORSE UMANE COMUNE DI MILANO Fondazione Milano ENTI LOCALI COLLETTIVITÀ PARTNER Stakeholder

9. Bilancio non in disavanzo

10. Iniziale aumento e mantenimento delle Ore di Formazione Allievo

11. Qualità

12. Certificazione ISO 9001 entro il primo anno

14. Revisione del processo di gestione dei contratti dei collaboratori esterni, predisposizione per la firma massiva e la protocollazione automatica Revisione del processo di gestione degli ordini, predisposizione per la firma massiva e la protocollazione automatica Sommario 9

15. Creare un sistema flessibile ed innovativo per la gestione dei contratti dei collaboratori esterni Semplificare i processi aziendali ed in particolare il processo di di approvazione Migliorare il processo di Dematerializzazione Ridurre il tempo di firma dei documenti Predisporre un sistema di protocollazione automatica Processo Contratti: Obiettivi 10

16. Sistema che permette la gestione delle relazioni con gli Stakeholder aziendali Microsoft Dynamics CRM 4.0 11 Studenti/Ex studenti Dipendenti (docenti e non docenti) Partner Consulenti Aziende Fornitori

18. Calcolare il totale aziendale in base al regime fiscale del collaboratore

19. Fornire una reportistica aggiornata in tempo reale sul budget impegnato per ogni gestore

20. Tenere traccia degli step di approvazione

21. Mostrare uno scadenziario dei pagamenti Realizzazione 12

22. Processo di approvazione 13

23. In ogni istante si può vedere lo stato in cui si trova un contratto Ogni step all’interno del processo presuppone l’esecuzione di un workflow di approvazione che avviene tramite un click con conseguente risparmio di tempo Ogni fase di approvazione non prevede più carta stampata, ma il sistema automaticamente registra la data e l’ora relativa all’esecuzione del workflow Vantaggi 14

24. Nell’ottica del processo di dematerializzazione i contratti non vengono più stampati, ma generati in pdf e predisposti per la firma massiva Tramite E-Dispatcherè possibile firmare con un click tutti i contratti Firma con E-Dispatcher 15

25. Processo di Firma 16 Contratti DispSign File Indice

26. Le code 17 M T L SC C CODA Una coda è un contenitore di documenti omogenei Con un click vengono firmati tutti i documenti all’interno di una coda

27. Tutti i documenti vengono firmati digitalmente in chiaro (firma Adobe nativa) Viene apposta su ogni documento un’immagine statica che rappresenta la firma autografa del firmatario La firma digitale è conforme alle normative CNIPA E’ possibile anche annullare uno o più contratti Proprietà di firma 18

28. I documenti firmati in digitale vengono poi protocollati in automatico sul sistema documentale I documenti vengono inviati in automatico al collaboratore e per copia conoscenza alla segreteria del dipartimento Il processo post firma non prevede quindi alcuna operazione da parte della segreteria del dipartimento Processo post - firma 19

29. Migliorare il processo degli ordini, riducendo il tempo di firma e di protocollazione Processo Ordini: obiettivi e realizzazione 20 Ordini Sistema di contabilità File Indice DispSign

30. Integrazione di E-Dispatcher con il sistema della contabilità Nell’ottica del processo di dematerializzazione gli ordini non vengono più stampati, ma generati in pdf e predisposti per la firma massiva Il processo post-firma prevede la protocollazione in automatico sul sistema documentale, senza alcuna operazione da parte dell’utente Vantaggi 21

31. CRM 4.0 è estremamente flessibile, semplice, intuitivo e facilmente personalizzabile Tramite il sistema delle viste è possibile sapere in ogni istante in che stato si trova ogni contratto I centri di responsabilità hanno sempre a disposizione la situazione realtime del budget impegnato Permette l’esportazione dei dati in excelvelocizzando la reportistica Ha apportato miglioramenti al processo di dematerializzazione con una sensibile riduzione della carta stampata Ha apportato una riduzione dei costi del service esterno di archiviazione documentale Ha apportato un notevole risparmio di tempo in quanto ora il processo di autorizzazione avviene con un semplice click Conclusioni (1/2) 22

32. E-Dispatcher è estremamente flessibile e permette la firma massiva di una qualunque tipologia di documenti omogenei E-Dispatcher è facilmente integrabile con CRM Ha apportato un notevole risparmio del tempo di firma in quanto con un semplice click permette la firma di tutti i contratti Anche il processo post-firma migliora l’efficienza del processo stesso in quanto la protocollazione e l’invio di mail viene fatto in automatico senza bisogno dell’intervento della segreteria di dipartimento Conclusioni (2/2) 23

33. Crescita di una PA (1/2) 24

34. E’necessaria una evoluzione del sistema documentale per consentire un dialogo tra le pubbliche amministrazioni (interoperabilità dei sistemi di protocollo) Bisogna migliorare la quantità di informazioni e snellire la loro ricerca Bisogna ridurre i tempi tra la protocollazione e l’elaborazione della corrispondenza Bisogna migliorare la sicurezza dei dati Crescita di una PA (2/2) 25

36. Creazione di un DB unico aziendale

38. Aggiornamento automatico di Database aziendali

40. Risparmio di tempo per la riconciliazione

41. Eliminazione delle ricevute di pagamento