Presentatie Workflow restauratie in Adlib op 13 november 2013 bij RCE in Amersfoort op de Adlibgebruikersdag. workflow Restauration in the Adlib museumsystem

1. Workflow Restauratie
•
•
•
•
•
Aanleiding
Eisen workflow
Workflow restauratie in de praktijk
Ervaringen met de workflow
Vragen

2. Eisen en wensen voor de workflow
•
•
•
•
•
•
Proces
Webformulier
Basisregistratie compleet
Emailalerts
Wapenbeheer
Geschikt voor het nieuwe museum

3. Het proces in kaart gebracht
Proceduremodule
Restauratieprocedure met taken
verantwoordelijke
document
voortgangsbewaking per
object
behandelingsaanvraag
aanvraagnummer toekennen
ophalen van objecten uit Adlib
conservator
digitaal behandelingsplan
invoerscherm via web
melding bij coordinator
start
aanvraag
invullen extra informatie via velden (kan naar
Adlib worden weggeschreven via API)
datumveld
gewenste startdatum ivm verplichte
einddatum
akkoord
status objecten wapens
melding wapenbeheerder
aanmelden document voor overleg Hes
behandelingsplan overleg Hes
aanpassingen coordinator
melding Hes
restaurator
akkoord
akkoord
nee einde
procedure
in behandeling ja / nee
melding voor alle objecten of
deel
bericht betrokkenen aanname of afwijzing
digitale handtekening
start volgende fase
definitief behandelingsplan
overeenkomst
coordinator
opmaak bruikleenovereenkomst
digitaal formulier
definitief behandelingsplan
invoerscherm via web
bruikleenovereenkomst
akkoord
melding collectiebeheerder
digitale handtekening
start volgende fase
transport
datumveld
akkoord
melding
definitief bruikleenovereenkomst
Transport regelen
aanvraag transport
datum bepalen
akkoord
coordinator meldt datum vervoer als het
wapens betreft
vervoersbewijs regelen
datumtransport + start
projectdatum
start volgende fase
informatie van externen
einddatum
datumveld
start volgende fase
transport
datumveld
wapenbeheerder
akkoord
vervoersbewijs aan Adlib koppelen
transport regelen
standplaatsen aanpassen
wapenbeheerder
collectieheerder
registrator
melding aan
coordinator
akkoord
akkoord
collectieheerder
transportbrief
melding aan
betrokkenen
transportbrief
restauratie
aankomst objecten bij Hes
voortgangsbewaking einddatum
restauratie
restaurator
coordinator
HES
aanvullen informatie in aanvraag /
behandelingsplan
foto's toevoegen
restauratie voltooid
controle coordinator
gegevens in Adlib aanvullen
einddatum retour bepalen
definitief restauratieplan
Transport regelen
aanvraag transport
datum bepalen
akkoord
melding
akkoord
akkoord
registrator
melding
melding
akkoord
coordinator meldt datum vervoer als het
wapens betreft
vervoersbewijs regelen
wapenbeheerder
akkoord
vervoersbewijs aan Adlib koppelen
transport regelen
standplaatsen aanpassen
wapenbeheerder
collectieheerder
registrator
melding aan
coordinator
akkoord
akkoord
transportbrief
melding aan
betrokkenen
einddatum datum retour
eind
collectieheerder
transportbrief

4. Implementatieplan Adlib
Implementatieplan
Verantwoorde- Proces
lijke person
Berichten (e-mail)
Velden
Rechten
Systeem
Aanvraag
Velden in webformulier:
Behandelingsaanvraag
Nn
(via Web)
Workfl ow velden:
1. Regi stratienummer va n behandeling
(a utomatisch aangemaakt, structuur:
objectnummer – oplopend nummer )
2. Reden voor aanvraag (enumeratieve
l i jst: ‘tentoonstelling’, ‘nieuw
mus eum’, ‘bruikleen’, ‘publicatie’,
‘va s te expo’, ‘toestand’, ‘s lechte
condi tie’, ‘calamiteit’, ‘andere’)
3. Da tum aanvraag (automatisch) –
behandeling_-aanvraag_datum (X1)
4. Toel ichting aanvraag –
behandeling_aanvraag_reden (X3)
5. Begi ndatum
6. Gewenst einddatum / Deadline
7. Gewenste behandeling –
behandeling_aanvraag (X9)
8. Na a m aanvra gende conservator
(a utomatisch) –
behandeling_aanvra ger (X2)
9. Koppeling va n object(en)
(Adl i b Museum velden)
Objectnummer (IN)
Objectti tel (TI)
Afbeelding (FN)
Standplaats (2A)
Verl ofplichtig (aq)
Conservator
Beva t object
ba s i s regi s tra tie?
Ja
Nee
Info aan
registrator
Webformulier

5. Het webformulier
http://workflow.legermuseum.nl/AdlibWFAIS5/

6. Het webformulier

7. Het webformulier

8. Het webformulier

10. De workflow

11. Opvolgende activiteiten in de workflow

12. Bij alle activiteit hoort een invulformulier

13. Koppelen van objecten

14. Formulier basisregistratie

15. Formulier keuring objecten

16. Emailalerts
conservator
registrator
Inspectie /
coordinator
wapenbeheer
collectiebeheerder
externe
partij

17. Formulier uitgaande bruikleen en restauratie
koppeling met de database

18. Koppeling in de Adlibdatabase

19. Definitieve standplaats

20. Ervaringen met de workflow
•
•
•
•
•
Externe partij vindt het prettig werken
De registrator heeft meer zicht op de objecten
Verantwoordelijkheden zijn beter zichtbaar
Betrokkenen worden automatisch geïnformeerd
Ervaringen uitgewisseld met Imperial War museum
•
•
•
•
•
Medewerkers vinden de flow ingewikkeld
Oplossen van problemen niet op korte termijn
Geen tussentijdse evaluatie met Adlib
Afhankelijk van ICT
Afsluitende externe cursus nodig

21. Workflow restauratie
Vragen?
Annet Ruseler
a.ruseler@legermuseum.nl