As fases de gestão da informação:
Receção e Produção – Circulação e Incorporação; Avaliação, Seleção e Eliminação
FASE 1: ...
SUMÁRIO:
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INTRODUÇÃO:
FASE 1: ARQUIVO
1. Fases da Gestão da informação: Receção e Produção- Circulação e
Incorporação
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INTRODUÇÃO:
Fonte: http://pt.wikinoticia.com/mundo-e-economia/Finan%C3%A7as?start=24
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Elaboração do estudo orgânico-funcional da AE ESEIG:
Fases da Gestão da Informação
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Um documento é todo e qualquer regist...
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Além de possuírem um ciclo de vida, os documentos podem ainda ser classificados segundo o seu
valor:
Dependendo do tipo ...
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 Na fase Receção e Produção deverá ser realizado um estudo relativo à produção documental.
Esta Receção deverá respeita...
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A sua estrutura orgânico-funcional;
Separar e fazer uma distinção dos
diferentes fundos;
Fazer o levantamento das princi...
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No que diz respeito à fase da Circulação, o principal problema centra-se no facto da
documentação circular de serviço em...
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Quando se procede à Circulação de um determinado documento, é necessário o preenchimento
de uma ficha de empréstimo que ...
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No que toca à Incorporação de documentos, esta fase dá-se de forma totalmente gratuita e a título
definitivo de um arqu...
Caracterização da ESEIG:
História:
• 1990: fundação da ESEIG, na Póvoa de Varzim (pólos provisórios);
• 2001: mudança da E...
Missão:
Desde a sua recente criação que a Escola Superior de Estudos Industriais e Gestão
(ESEIG), tem como missão criar, ...
Organigrama da ESEIG:
Fonte: ESCOLA SUPERIOR DE ESTUDOS INDUSTRIAIS E DE GESTÃO – ESEIG: ORGANOGRAMA [Em linha]. [Consult....
Caracterização da AE ESEIG:
14
• 1991: Publicação dos Estatutos da AE da ESEIG-VC no Diário da República;
• 1993: Publicaç...
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Este fundo documental divide-se em quatro sub-fundos:
 ESEIG – VC: referente à AE de Vila do Conde 1991-2001 (com os e...
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SUB-FUNDO AE - ESEIG - VC: referente a 1991-2001
Órgãos da AE:
- Reunião Geral de Alunos (RGA)
- Direção
- Departamento...
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Organigrama de 1998:
Fonte: CARVALHO, Milena; OLIVEIRA, Lino – Enquadramento da AEESEIG [Em linha]. [Consult. 4 Abril 2...
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SUB-FUNDO AE - ESEIG - PV: referente a 1991-2001
Órgãos da AE:
- Assembleia Geral
- Direção
- Departamentos
• Departaam...
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Organigrama representativo de todas as fases daAE –
ESEIG – PV (1991-2001)
Fonte: CARVALHO, Milena; OLIVEIRA, Lino – En...
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SUB-FUNDO AE - ESEIG – VC/PV 2001:
Órgãos da AE-VC:
- Direção
- Conselho fiscal
- Reunião geral de alunos
- Mesa da reu...
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SUBFUNDO ESEIG-VC (2001-2003):
Órgãos da AE ESEIG-VC:
- Assembleia Geral
- Conselho Fiscal
- Direção
• Departamento Cul...
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Organigrama de 2003
Fonte: CARVALHO, Milena; OLIVEIRA, Lino – Enquadramento da AEESEIG [Em linha]. [Consult. 5 Abril 20...
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Caracterização do sistema de arquivo:
Para caracterizar um sistema de arquivo é essencial ter conhecimento sobre o Arqu...
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Caracterização do sistema de arquivo:
O Repositório em estudo, o Arquivo da Associação de Estudantes da ESEIG, é um
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Identificação de recursos:
Recursos
Humanos
Recursos
Materiais
Recursos
Financeiros
Recolha, análise e levantamento da produção
documental:
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Plano de Classificação
O Plano de Classificação é um documento ...
27
Funções-Meio/Funções-Fim
 As funções-meio consistem num conjunto de actividades desenvolvidas por um organismo ou
inst...
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Unidades arquivisticas
Unidade arquivistica é um documento simples ou conjunto de documentos do mesmo arquivo.
Processo...
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Critérios para a constituição de séries e sub-séries
Para avaliar uma série existem duas opções:
• Conservar na íntegra...
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Classificação por conjuntos de séries
Classificar consiste em agrupar por conjuntos, neste caso, agrupar as séries entr...
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Codificação
Aquando da conclusão das séries e sub-séries, procedemos á sua codificação.
Existem 2 tipos de códigos:
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Apresentação e implementação do Plano de
Classificação (PDF)
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Instrumentos de acesso à informação
Os instrumentos de acesso à informação utilizados foram a Base de Dados em access
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Fases da Gestão da informação: Avaliação,
Selecção e Eliminação
Avaliação
Seleção
Eliminação
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Levantamento, descrição e análise da documentação
Critérios de avaliação:
Os critérios de avaliação relativamente à ide...
36
Métodos de amostragem
Métodos de
Amostragem
Exemplar
Seletiva
Sistemática
Aleatória
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Tabela de Selecção (PDF)
38
Diagrama Entidade-Relacionamento
39
Diagrama de Relações
Conclusão:
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WIKISPACES
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http://pa1415-g2.wikispaces.com/
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REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS:
CARVALHO, Milena; OLIVEIRA, Lino – Enquadramento da AEESEIG [Em linha]. [Consult. 5 Abril 2...
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Receção e Produção- Circulação e Incorporação. Avaliação, Seleção e Eliminação.

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Este trabalho foi realizado no âmbito da cadeira de Projeto de Arquivo, do curso Ciências e Tecnologias da Documentação e Informação, lecionada no 2ºsemestre do 3ºano, pelos docentes Milena Carvalho e Lino Oliveira, na Escola Superior de Estudos Industriais e de Gestão.

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Receção e Produção- Circulação e Incorporação. Avaliação, Seleção e Eliminação.

  1. 1. As fases de gestão da informação: Receção e Produção – Circulação e Incorporação; Avaliação, Seleção e Eliminação FASE 1: RECEPÇÃO – AVALIAÇÃO - BD Projeto de Arquivo GRUPO 2: 9120426 Ana Santos 9120062 Andreia Carvalho 9120067 Diogo Pinho 9120078 Miguel Lima 9120084 Sílvia Amado 1
  2. 2. SUMÁRIO: 2 INTRODUÇÃO: FASE 1: ARQUIVO 1. Fases da Gestão da informação: Receção e Produção- Circulação e Incorporação 2. Diagnóstico e análise das necessidades 2.1 Caracterização da ESEIG 2.2 Caracterização da AE ESEIG 2.3 Caracterização do sistema de arquivo 2.4 Identificação de recursos 2.5 Programa de Intervenção 3.Recolha, análise e levantamento da produção documental 3.1 Descrição do fluxo informacional 4.Plano de Classificação 4.1 Funções Meio 4.2 Funções Fim 4.3 Unidades arquivisticas 4.4 Critérios para a constituição de séries e sub-séries 4.5 Classificação para a consituição de séries 4.6 Codificação 4.7Apresentação e implementação do Plano de Classificação 4.8Formulários específicos para todas as fases de gestão da informação 4.9Instrumentos de acesso à informação 4.10 Relatório de metedologias e procedimentos para aprovação 5.Fases da Gestão da informação: Avaliação, Selecção e Eliminação 5.1 Definição de conceitos 6.Levantamento, descrição e análise da documentação 6.1 Critérios de avaliação 6.2 Métodos de amostragem 7.Tabela de Selecção 8.Diagrama Entidade-Relacionamento 9.Diagrama de Relações CONCLUSÃO: REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS:
  3. 3. INTRODUÇÃO: Fonte: http://pt.wikinoticia.com/mundo-e-economia/Finan%C3%A7as?start=24 3
  4. 4. Elaboração do estudo orgânico-funcional da AE ESEIG: Fases da Gestão da Informação 4 Um documento é todo e qualquer registo de informação, independentemente do tipo de formato ou suporte que é usado para registá-la. Os documentos possuem um ciclo vital, ou seja, um ciclo de vida, sendo este composto por três fases: Fase Ativa Fase Semi- Ativa Fase Inativa
  5. 5. 5 Além de possuírem um ciclo de vida, os documentos podem ainda ser classificados segundo o seu valor: Dependendo do tipo de documentos, existem ainda três tipos diferentes de arquivos: Valor Primário (administrativo) Valor Secundário (testemunho) Corrente Intermédio Definitivo
  6. 6. 6  Na fase Receção e Produção deverá ser realizado um estudo relativo à produção documental. Esta Receção deverá respeitar os seguintes procedimentos:  Abertura e verificação do destinatário;  Carimbo e Registo;  Distribuição/Atribuição interna;  Verificação de antecedentes/Abertura do processo. Relativamente à Produção, esta diz respeito à documentação que vai surgindo no decorrer das atividades de uma dada instituição. Tem como objetivo rejeitar a produção de documentos que não se considerem úteis para a instituição. .
  7. 7. 7 A sua estrutura orgânico-funcional; Separar e fazer uma distinção dos diferentes fundos; Fazer o levantamento das principais séries, das datas exatas, do número de documentos e do estado de conservação do documento.
  8. 8. 8 No que diz respeito à fase da Circulação, o principal problema centra-se no facto da documentação circular de serviço em serviço sem possuir qualquer registo, o que leva a que se perca muito tempo na procura dos documentos. Assim, podemos definir Circulação como todo o percurso que o documento percorre desde a Receção até ao seu armazenamento.
  9. 9. 9 Quando se procede à Circulação de um determinado documento, é necessário o preenchimento de uma ficha de empréstimo que deverá conter os seguintes campos:  Código da classificação;  Data de devolução;  Data do empréstimo;  Identificação do utilizador e a sua assinatura;  Número de expediente (registo de entrada);  Número de páginas.
  10. 10. 10 No que toca à Incorporação de documentos, esta fase dá-se de forma totalmente gratuita e a título definitivo de um arquivo por outro arquivo, sendo que todas as incorporações deverão ser definidas por via legislativa. A Incorporação poderá ser realizada de duas formas: Ordinária Extraordinária
  11. 11. Caracterização da ESEIG: História: • 1990: fundação da ESEIG, na Póvoa de Varzim (pólos provisórios); • 2001: mudança da ESEIG para Vila do Conde, definitivamente; • Licenciaturas implementadas na ESEIG: Ciências e Tecnologias da Documentação e Informação, Contabilidade e Administração, Design, Engenharia Biomédica, Engenharia e Gestão Industrial, Engenharia Mecânica, Gestão e Administração Hoteleira e Recursos Humanos; • Mestrados implementados na ESEIG: Engenharia e Gestão Industrial, Finanças Empresariais, Gestão e Desenvolvimento de Recursos Humanos e Informação Empresarial; • Pós-graduaçãoes implementadas na ESEIG: Design de Mobiliário, Direção Hoteleira, Gestão de Bibliotecas Escolares, Gestão de Organizações Sem Fins Lucrativos, Gestão de Unidades de Saúde, Gestão de Unidades de Turismo em Espaço Rural e Tecnologias Educativas Avançadas; • Além das Licenciaturas, Mestrados e Pós-Graduações existem ainda um Curso Superior para Seniores, destinado a pessoas com mais de 50 anos e com experiência comprovada ou o 12º ano de escolaridade. 11
  12. 12. Missão: Desde a sua recente criação que a Escola Superior de Estudos Industriais e Gestão (ESEIG), tem como missão criar, transmitir e difundir conhecimento, cultura, ciência e tecnologias de acordo com a ampla diversidade de perfis de profissionais, privilegiando o saber fazer, sentido empreendedor e a capacidade de permanente adaptação, investigação orientada e da prestação de serviços á comunidade, graças a excelência dos seus recursos e relações com o plano económico e social, contribuindo assim para o desenvolvimento na região na qual esta inserida assim como para o desenvolvimento do país. 12
  13. 13. Organigrama da ESEIG: Fonte: ESCOLA SUPERIOR DE ESTUDOS INDUSTRIAIS E DE GESTÃO – ESEIG: ORGANOGRAMA [Em linha]. [Consult. 5 Abril. 2015]. Disponível em WWW: http://www.eseig.ipp.pt/index.php/pt/eseig/organograma 13
  14. 14. Caracterização da AE ESEIG: 14 • 1991: Publicação dos Estatutos da AE da ESEIG-VC no Diário da República; • 1993: Publicação dos Estatutos da AE da ESEIG-PV no Diário da República; • 2001: Abertura das novas e actuais instalações da ESEIG e adopção de um período transitório, onde foi criada uma Comissão Directiva constituída por 10 elementos; • 2002: Surge a AE unificada (VC e PV); • O fundo da AE - ESEIG é constituído por 55 capas e por 7 botas. Estas sete botas contêm documentação referentes a catálogos, boletins, revistas, monografias, boletins de movimentos, livros de faturas, livros de requisições, livros de cheques, disponibilidades, e depósito à ordem e caixa, livros de recibos e atas. A série de Contabilidade/Tesouraria pertence a todas as associações de Estudantes e existem no total 9 capas (1991-2001)
  15. 15. 15 Este fundo documental divide-se em quatro sub-fundos:  ESEIG – VC: referente à AE de Vila do Conde 1991-2001 (com os estatutos de 1991);  ESEIG – PV: referente à AE de Póvoa de Varzim 1991-2001 (com os estatutos de 1993);  ESEIG PV/VC: referente ao período de transição de Outubro a Dezembro de 2001 (com proposta de estatutos de 2001);  ESEIG – VC: referente à AE atual (com os estatutos de 2003).
  16. 16. 16 SUB-FUNDO AE - ESEIG - VC: referente a 1991-2001 Órgãos da AE: - Reunião Geral de Alunos (RGA) - Direção - Departamentos - Conselho Fiscal
  17. 17. 17 Organigrama de 1998: Fonte: CARVALHO, Milena; OLIVEIRA, Lino – Enquadramento da AEESEIG [Em linha]. [Consult. 4 Abril 2015]. p.13 . Disponível em WWW: http://www.eseig.ipp.pt/moodle1415/mod/resource/view.php?id=2322
  18. 18. 18 SUB-FUNDO AE - ESEIG - PV: referente a 1991-2001 Órgãos da AE: - Assembleia Geral - Direção - Departamentos • Departaamento recreativo/cultural; • Departamento desportivo; • Departamento social-pedagógico; • Departamento de saídas profissionais; • Departamento de saídas profissionais; • Departamento de tradições académicas; - Mesa da Assembleia - Conselho Fiscal
  19. 19. 19 Organigrama representativo de todas as fases daAE – ESEIG – PV (1991-2001) Fonte: CARVALHO, Milena; OLIVEIRA, Lino – Enquadramento da AEESEIG [Em linha]. [Consult. 5 Abril 2015]. p.14 . Disponível em WWW: http://www.eseig.ipp.pt/moodle1415/mod/resource/view.php?id=2322
  20. 20. 20 SUB-FUNDO AE - ESEIG – VC/PV 2001: Órgãos da AE-VC: - Direção - Conselho fiscal - Reunião geral de alunos - Mesa da reunião geral de alunos Órgãos da AE-PV: - Direção - Assembleia-geral - Mesa da Assembleia-geral - Mesa da RGA - Conselho fiscal
  21. 21. 21 SUBFUNDO ESEIG-VC (2001-2003): Órgãos da AE ESEIG-VC: - Assembleia Geral - Conselho Fiscal - Direção • Departamento Cultural e Departamento Relações Públicas • Departamento Informativo • Departamento Desportivo • Departamento Comercial e de Marketing • Departamento Recreativo • Departamento Pedagógico • Departamento Saídas Profissionais • Departamento Relações Externas
  22. 22. 22 Organigrama de 2003 Fonte: CARVALHO, Milena; OLIVEIRA, Lino – Enquadramento da AEESEIG [Em linha]. [Consult. 5 Abril 2015]. p.21 . Disponível em WWW: http://www.eseig.ipp.pt/moodle1415/mod/resource/view.php?id=2322
  23. 23. 23 Caracterização do sistema de arquivo: Para caracterizar um sistema de arquivo é essencial ter conhecimento sobre o Arquivo e sobre como é usado. Existem três sistemas de arquivo: Centralizado Descentralizado Misto
  24. 24. 24 Caracterização do sistema de arquivo: O Repositório em estudo, o Arquivo da Associação de Estudantes da ESEIG, é um sistema de arquivo centralizado, reunindo toda a documentação num só espaço. Este é o sistema mais adequado, visto que, a instituição é de dimensões reduzidas, permitindo centralizar o arquivo, possuindo um único depósito, onde reúne toda a sua documentação, possibilitando assim um maior rigor no seu plano de classificação e melhorando a sua operabilidade e serviços.
  25. 25. 25 Identificação de recursos: Recursos Humanos Recursos Materiais Recursos Financeiros
  26. 26. Recolha, análise e levantamento da produção documental: 26 Plano de Classificação O Plano de Classificação é um documento que regista o sistema de classes concebido para a organização de um arquivo corrente e as respectivas notas de aplicação.
  27. 27. 27 Funções-Meio/Funções-Fim  As funções-meio consistem num conjunto de actividades desenvolvidas por um organismo ou instituição no quadro da gestão interna.  As funções-fim consistem num conjunto de atividades especificas desenvolvidas por um organismo ou instituição no quadro da gestão de projeto. Ou seja, as funções-fim estão interligadas com os objetivos das instituições.
  28. 28. 28 Unidades arquivisticas Unidade arquivistica é um documento simples ou conjunto de documentos do mesmo arquivo. Processo Série SubSérie Coleção
  29. 29. 29 Critérios para a constituição de séries e sub-séries Para avaliar uma série existem duas opções: • Conservar na íntegra; • Fazer uma selecção documento a documento. Contudo, ambas têm desvantagens: a primeira opção, tem como desvantagem a ocupação de espaço com informação, por vezes, sem importância; e a segunda representa um trabalho mais demorado.
  30. 30. 30 Classificação por conjuntos de séries Classificar consiste em agrupar por conjuntos, neste caso, agrupar as séries entre si, no que respeita o tema, tipo de acção e tramitação em conjuntos próprios. A classificação deve ser feita em 2 ou 3 níveis: uma classe e uma série, ou duas classes e uma série. Caso a classificação, possua mais de 3 níveis, significa que os são extensos e a arrumação será mais demorada
  31. 31. 31 Codificação Aquando da conclusão das séries e sub-séries, procedemos á sua codificação. Existem 2 tipos de códigos: Numéricos Alfanuméricos
  32. 32. 32 Apresentação e implementação do Plano de Classificação (PDF)
  33. 33. 33 Instrumentos de acesso à informação Os instrumentos de acesso à informação utilizados foram a Base de Dados em access e o Plano de Classificação, ambos criados pelo grupo.
  34. 34. 34 Fases da Gestão da informação: Avaliação, Selecção e Eliminação Avaliação Seleção Eliminação
  35. 35. 35 Levantamento, descrição e análise da documentação Critérios de avaliação: Os critérios de avaliação relativamente à identificação do valor primário dos documentos e a determinação dos prazos de conservação são estabelecidos pela entidade produtora, já a identificação do valor secundário dos documentos e a determinação do seu destino final são estabelecidos pelo IAN/TT. • Critérios para atribuição de valor secundário • Critério de aplicação excecional – o critério da importância
  36. 36. 36 Métodos de amostragem Métodos de Amostragem Exemplar Seletiva Sistemática Aleatória
  37. 37. 37 Tabela de Selecção (PDF)
  38. 38. 38 Diagrama Entidade-Relacionamento
  39. 39. 39 Diagrama de Relações
  40. 40. Conclusão: 40
  41. 41. WIKISPACES 41 http://pa1415-g2.wikispaces.com/
  42. 42. 42 REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS: CARVALHO, Milena; OLIVEIRA, Lino – Enquadramento da AEESEIG [Em linha]. [Consult. 5 Abril 2015]. Disponível em WWW: http://www.eseig.ipp.pt/moodle1415/mod/resource/view.php?id=2322 ESCOLA SUPERIOR DE ESTUDOS INDUSTRIAIS E DE GESTÃO – ESEIG: Apresentação [Em linha]. [Consult. 14 Abril 2015]. Disponível em WWW: http://www.eseig.ipp.pt/index.php/pt/eseig/apresentacao ESCOLA SUPERIOR DE ESTUDOS INDUSTRIAIS E DE GESTÃO – ESEIG: Estatutos [Em linha]. [Consult. 14 Abril. 2015]. Disponível em WWW: http://www.eseig.ipp.pt/index.php/pt/eseig/estatutos ESCOLA SUPERIOR DE ESTUDOS INDUSTRIAIS E DE GESTÃO – ESEIG: ORGANOGRAMA [Em linha]. [Consult. 5 Abril. 2015]. Disponível em WWW: http://www.eseig.ipp.pt/index.php/pt/eseig/organograma PORTUGAL. Instituto dos Arquivos Nacionais/Torre do Tombo – Manual para a gestão de documentos. Lisboa: IAN/TT. 1998. ISBN 972-8107-38-2 PORTUGAL. Instituto dos Arquivos Nacionais / Torre do Tombo – Avaliação da documentação acumulada. Lisboa: IAN/TT, 1998. P.9-11

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