Oficina móvil

Taller
Oficina fija / oficina móvil:
aumentando la productividad
Sesión CEBEK, 22 de diciembre de 2015
Material: bit.ly/cebek-ofom2-201512

Presentación
 Andoni Eguíluz
◦ UD / DeustoTech Learning
◦ gizer.net
◦ andoni.eguiluz@deusto.es
 Diapos: bit.ly/cebek-ofom2-201512

Propuesta de sesión
 1. Productividad: gestión de tiempo/tareas
 2. Email y agenda
 3. Reuniones remotas
 4. Otras apps útiles
 5. Puesta en común, cierre

Introducción
http://www.morganstanley.com/institutional/techresearch/pdfs/Internet_Trends_041210.pdf

Productividad: definamos
 productividad (RAE)
◦ 1. f. Cualidad de productivo.
◦ 2. f. Capacidad o grado de producción por
unidad de trabajo, superficie de tierra
cultivada, equipo industrial, etc.
◦ 3. f. Econ. Relación entre lo producido y los
medios empleados, tales como mano de
obra, materiales, energía, etc. La
productividad de la cadena de montaje es de
doce televisores por operario y hora.

Productividad: definamos (2)
 Medios empleados:
◦ Materia prima, energía, consumibles...
 Era industrial, calidad de producción
 Conocimientos / inversiones
◦ Tiempo / personas
 Era del conocimiento
 Eficiencia
 Maneras de hacer

¿Cómo ahorrar tiempo?
 Automatizando tareas repetitivas
 Evitando duplicar/reiterar esfuerzos
 Minimizando los errores por olvido
 Facilitando la búsqueda
◦ Localizando la información útil para
personas y equipos
 Y por supuesto:
◦ Eligiendo buenas herramientas
◦ Usándolas de la mejor manera posible

Apps de control de tiempo
 Un buen inicio para conocer nuestra
realidad... para poder actuar sobre ella
◦ Y una herramienta cotidiana si facturamos
de acuerdo a nuestra dedicación
 Toggl - Medición sencilla multidispositivo
◦ RescueTime - medición automática en
ordenador y dispositivos (offline en premium)
 Otras: Freckle, Mite, Harvest, Jiffy...
◦ Una comparativa en zapier

Práctica - Toggl
 Registrarse en navegador
 Instalar en el móvil
 Crear alguna tarea asociada a un proyecto
◦ Observar modo manual / modo crono
 Ver reports
 ¿Usarlo unos días/semanas?

¿Qué dice la psicología?
 La productividad/eficiencia es uno de los
temas estrella
 Nos remitimos a una de las obras más
reconocidas y vendidas de la historia "Los
7 hábitos de la gente altamente efectiva",
de Stephen R. Covey (1989)
◦ Por considerarlos desde un punto de vista
general

7h: Proactividad
 1. Soy proactivo
◦ No reacciono (obligado por lo que soy):
respondo (elijo qué hacer de acuerdo a
mis valores)
◦ Asumo responsabilidad (puedo elegir mi
propia actitud y respuesta ante cualquier
circunstancia)
◦ Elección de herramientas y métodos
que uso para la productividad

7h: Objetivo
 2. Empiezo con un fin en la mente
◦ “Nada contribuye tanto a tranquilizar la mente como un propósito
estable – un punto donde el alma puede fijar su visión”
◦ Descubro mi misión, y su conjunto de roles
 Objetivos por rol
◦ Gestión de objetivos y tareas

7h: Priorizar
 3. Pongo primero lo primero
◦ Imp: valores/metas Urg: necesita atención
◦ Invertir tiempo en cuadrante II
◦ Organizar según prioridad
• Planificar la semana
• Minimizar crisis/emergencias
• Invertir > tiempo en las
actividades importantes

7h: Hacia la interdependencia
 4. Pienso en ganar-ganar
◦ Que ambas partes ganen
 (Perder = enemigos, fracaso, hostilidad)
 5. Primero comprendo, después soy
comprendido
◦ Escucha, empatía
 6. Creo sinergia
◦ Comunicación, cooperación

7h:Afilar la sierra
 7.Afilo la sierra
◦ Entreno mis métodos
◦ Mejoro y adapto mis herramientas

Ladrones de tiempo
 La realidad de nuestros ladrones:
◦ 1. Interrupciones
◦ 2. Improvisación
 Cambio de tarea, pérdida de foco
◦ 3. Reuniones improductivas
◦ 4.Televisión
◦ 5.Teléfono
◦ 6. Email
◦ 7.Web

GTD: Get Things Done
 GTD es una metodología de trabajo
◦ David Allen, consultor, 2001
 Base: apuntar las tareas, organizadas
 Ayuda a clasificar las tareas usando una
serie de categorías preestablecidas
◦ Para recordar y concentrarte en las
tareas que tienes que hacer en cada
momento y olvidarte del resto, con la
tranquilidad de que tu sistema te las
recordará cuando llegue el momento

GTD: Fundamentos
 Cualquier tarea entrante inferior a 2 mins
se resuelve inmediatamente (sería más
costoso organizarla que hacerla)
 La priorización no es lo más importante,
sí el listado y recogida exhaustiva
 La planificación es reflexiva y se dedica un
tiempo. Luego se hacen las tareas sin
cuestionar la planificación.
◦ (Ocupar la mente solo en organizar, o
liberarla de ello al ejecutar)

GTD: Etapas
 El sistema GTD divide tu gestión del
tiempo en varias fases:
◦ Recopilar
◦ Procesar
◦ Organizar
◦ Revisar
◦ Hacer

GTD 1: Recopilar
 Se define una carpeta ("cubo") Inbox
(Entrada), a la cual van destinadas todas
las tareas nuevas que recibimos [no tiene por
qué ser el inbox del email]
◦ Lo normal es tener varios inbox, uno para
cada tipo de tareas

GTD 2: Procesar
 GTD propone un diagrama de flujo que
debemos aplicar a nuestras tareas cada
vez que las procesamos
◦ Cuando sacamos las tareas de nuestro
Inbox y las clasificamos, se aplicará el flujo
definido (normalmente en secuencia)
◦ Tanto con las tareas como con los inputs:
 Si requiere acción: <2min->hacer
 O delegar (en espera) | o postponer
 Si no requiere acción:
 Archivar (referencia) | desechar | cuarentena |
algún día/quízá

GTD 3: Organizar
 Se clasificarla y organiza cada tarea donde
corresponda (categorías).
◦ Primero asignar la importancia, una
valoración rápida de si debe hacerse hoy,
próximamente, o en un futuro
◦ Además asignar contextos y proyectos
 Contextos: @oficina, @teléfono, @casa...
 Optimizamos el lugar con el contexto
 Proyectos: tareas con objetivo común
◦ Reducir las tareas a la expresión + simple

GTD 4: Revisar (reflexionar)
 En GTD es esencial la organización y que
cada tarea esté en su sitio.
◦ Se hace una revisión semanal de las
listas de tareas (proyectos, contextos,
etc) para que el sistema funcione.
 (Se "vacían los cubos")

GTD 5: Hacer (empeñarse)
 Obviamente el objetivo final es hacer más
cosas: esta es la fase principal
◦ Está muy bien organizar las tareas, pero si
no las ejecutamos, por mucho GTD
que usemos, nuestra productividad no
mejorará...

http://artofthinkingsmart.com/getting-things-done-efficiently-and-effectively/

Pomodoro
 Técnica de gestión de tiempo con reloj
◦ Francesco Cirillo, 1980
◦ Trabajo=25 mins (pomodoros) sin distracción
◦ Pausa = 5 mins / 15-20 mins cada cuatro
 Proceso:
◦ Planeamiento (hoy)
◦ Anotación
◦ Registro
◦ Proceso
◦ Visualización

Seinfeld
 Jerry Seinfeld, 2007
◦ Nunca debes romper la cadena
 Tarea diaria con impacto en objetivo
 Marcar cada día que se realiza la tarea
 A lo largo de un año completo
 Mantener y progresar con la "cadena"

Apps para gestión de tareas
 Trello
◦ Un buen equilibrio entre sencillez,
manejabilidad, precio y multidispositivo...
 Pero hay muchas otras: Evernote,Asana,
Wünderlist,Wrike,Todoist, Nozbe...
 GTD puro: IQTell, Nirvana...
 Pomodoro: Pomotodo, ClearFocus,
Clockwork tomato, ggtimer...
 Comparativa... más de 100

Práctica:Trello
 Registrarse, instalar la app
 Crear uno o varios tableros
◦ Crear listas en un tablero
◦ Dar lógica a las listas: por ejemplo entrada
/ en curso / resueltas
◦ Probar funcionalidad de las tarjetas:
etiquetas, vencimiento, checklist
◦ Compartir algún tablero con otra persona
 Ver licencias

Evernote
 Evernote está diseñada como solución
integral, para abarcar más que un GT
◦ "Guarda aquí lo que quieras"
◦ Similar aunque más elaborada que Trello
 Libretas en vez de tableros
 Notas: con texto, gráficos, manuscritos,
audios, capturas de páginas...
 Sistema de etiquetas, recordatorios, alertas
 Compartir, enviar
 Presentación de notas ...

Google Keep
 UnTrello simplificado google-style
◦ keep.google.com

Gestión calendario GCalendar
Introducción
◦ Google Calendar proporciona un lugar donde
anotar los eventos más importantes.
◦ Podrás:
◦ Añadir eventos
◦ Enviar invitaciones fácilmente
◦ Compartir tu agenda con tu familia y
amigos
◦ Realizar búsquedas de eventos que podrían
interesarte
◦ etc.

Visualización
◦ Visualización por día, semana o mes

Avanzar y retroceder
◦ Avanzar y retroceder en el tiempo

Elección días a visualizar
◦ Elección de los días a visualizar

Insertar calendario en página web
1) En la lista de calendarios de la izquierda,
haz clic en el botón de flecha hacia abajo
que aparece junto al calendario que quieres
insertar y selecciona Configuración del
calendario
También puedes hacer clic en el enlace
Configuración que aparece al final de la lista
de calendarios y, a continuación, seleccionar
el nombre del calendario en cuestión

Insertar calendario en página web (II)
2) Copia el código iframe que aparece en la
sección Insertar este calendario
3) Pega este código en tu sitio web para
insertar el calendario
4) Automáticamente aparecerá tu calendario,
en tu página web

Programación eventos
Creación
◦ Haz clic en el día en que deseas crear un
nuevo evento
◦ Si el evento dura una hora, haz clic y arrastra el
ratón
◦ En el cuadro, escribe la hora y el título del nuevo
evento
◦ Por último, haz clic en Crear evento para que
aparezca en tu calendario inmediatamente o bien
en Editar detalles del evento para añadir
información adicional

Creación (II)

Creación (III)

Compartir calendario
Hacer público un calendario
1) En la lista de
calendarios de la
izquierda, haz clic en el
botón de flecha hacia
abajo que aparece junto
al calendario en cuestión
y selecciona Compartir
este calendario

Hacer público un calendario (II)
2) Selecciona Hacer público este calendario
3) Si no quieres que los demás vean los
detalles de tus eventos, selecciona Ver solo
libre/ocupado (ocultar detalles)

Compartir con usuarios
1) En la lista de calendarios de la
izquierda, haz clic en el botón de
flecha hacia abajo de un calendario
y selecciona Compartir este
calendario
2) Escribe la dirección de correo
electrónico de la persona con la que
quieras compartir tu calendario
3) En el menú desplegable, selecciona
un nivel de permiso y haz clic en
Añadir → Después de hacer clic en
Añadir, esa persona recibirá una
invitación por correo electrónico
para ver tu calendario

Búsqueda huecos reuniones
Introducción
◦ Mediante dos clicks podremos permitir que
el resto de compañeros puedan conocer
aquellos espacios libres de GCalendar.
◦ Esta opción sería de gran utilidad a la hora de
convocar reuniones ya que tras introducir la lista de
todos los convocados a un evento, pinchando sobre
Ver disponibilidad (que aparece justo encima del
campo 'Lugar' )
◦ Si todos los convocados tienen activada esa opción,
podremos ver si en la fecha/hora seleccionada
tienen hueco en su agenda o no

Pasos
◦ Abrir Google Calendar
◦ En Mis calendarios situar el cursor sobre vuestro
calendario principal
◦ Desplegar las opciones haciendo click sobre el icono que
aparece a la derecha (triángulo invertido)
◦ Seleccionar la opción Compartir este calendario
◦ Hacer click en Compartir este calendario con otros
◦ Hacer click en Compartir este calendario con todas las
personas de la entidad (si procede)
◦ Seleccionar en este caso la opción: ver sólo
libre/ocupado (ocultar detalles)

Ver huecos
◦ Con esta opción el resto de compañeros sólo podrán ver
los huecos libres
◦ Los ocupados aparecerán sombreados sin mostrar
ningún otro tipo de detalle
◦ Si por alguna razón preferiéramos restringir esa
posibilidad a ciertas personas de nuestro entorno,
tendremos que ir eligiendo de una en una todas aquellas
con las que tenemos interés en compartir nuestros
huecos de agenda
◦ Ver sólo libre/ocupado (ocultar detalles)

Integración con Doodle
Introducción
◦ Doodle es una herramienta muy sencilla de
emplear que nos permitirá, mediante un
breve cuestionario:
◦ La puesta en común de días y horas
◦ Disponibles para llevar a cabo un evento,
reunión, cita
◦ Con nuestros compañeros o amigos

Pasos
◦ Para ello, tan sólo deberemos seguir los
pasos que se nos indican a continuación:
1) Entramos en la página doodle.com
2) Clickamos en la opción Create a user-
account (crear una cuenta)

Pasos (II)
3) Pinchamos sobre “correo electrónico”
para crear nuestra cuenta

Pasos (III)
4) Una vez escrita nuestra dirección de
correo electrónico, elegimos la opción
Create now

Pasos (IV)
5) Rellenamos los datos que se nos piden y
clickamos sobre Create user-account

Pasos (V)
6) Una vez hecho esto, se nos enviará a nuestra
bandeja de entrada del correo electrónico que
hayamos empleado, con el código necesario

Pasos (VI)
7) Introducimos el código y pinchamos
sobre Activate user-account

Pasos (VII)
8) A continuación veremos la siguiente
pantalla en la que tendremos que clickar
sobre Continue

Pasos (VIII)
9) Ya somos propietarios de nuestra cuenta Doodle.
Ahora para poder llevar a cabo la realización de
breves cuestionarios con el fin de poder concretar
reuniones, eventos, citas… tan sólo deberemos seguir
los siguientes pasos (una vez iniciada la sesión):
9.1) Seleccionamos la opción Dashboard

Pasos (IX)
9.2) Elegimos Planificar un evento

Pasos (X)
9.3) Rellenamos los campos que nos aparecen (Título,
localización, nombre, descripción y correo electrónico) y
clickamos en Siguiente

Pasos (XI)
9.4) Nos aparecerá un calendario en el que se nos pedirá
que marquemos las propuestas deseadas

Pasos (XII)
9.5) Marcamos tantas propuestas como consideremos
adecuadas y, a continuación, clickamos sobre la opción
Siguiente

Pasos (XII)
9.6) Volvemos a elegir la opción Siguiente

Pasos (XIII)
9.7) Escribimos las direcciones de correo electrónico de
aquellas personas que deseamos que participen en el
evento/reunión/cita

Pasos (XIV)
9.8) Clickamos la opción Send and finish. Una vez
hecho este paso habremos concluido la realización y el
envío de nuestro Doodle. A todas aquellas personas a
las que les hallamos enviado el mensaje, tendrán la
opción de elegir día y hora. Cada vez que un miembro
complete su selección se nos enviará automáticamente
a nuestra cuenta un mesnaje. gracias a este mensaje
podremos ir viendo en que fechas coinciden todos los
miembros para poder realizar la cita/evento/reunión.

Sincronización móviles
◦ Cuando añades a tu teléfono una cuenta de
Google o de Microsoft Exchange ActiveSync
que incluye un servicio de calendario y
configuras esa cuenta para que sincronice:
◦ Los eventos del calendario con el teléfono
◦ Los eventos de ese calendario se añaden
◦ Se mantienen actualizados en la
aplicación Calendario de tu teléfono

Sincronización móviles (II)
◦ Si quieres controlar si una cuenta sincroniza
los cambios en los eventos del calendario
con el servicio de calendarios de Google o de
otra empresa, ve a la pantalla Cuentas y
sincronización
◦ Puedes configurar los calendarios que se
almacenan en el teléfono (para acceder a
ellos rápidamente) y los que quieres
mostrar u ocultar en la aplicación
Calendario del teléfono

Gestión correo electrónico
GMail: Gestor de Correo de Google

Aspectos básicos
◦ No requiere respuesta inmediata; no es síncrono
◦ Preferiblemente debe ser corto → no más de 20 líneas
◦ Si es extenso, mejor crear un documento (¡en Gdrive!)
◦ Evitar una larga lista de destinatarios cuando se
solicite o se requiera algo; otra cosa es para informar
◦ Distinguir entre el Para: y el CC: y el CCO: (en varios
Para: intentar evitar trabajo en paralelo; dar
instrucciones)
◦ Separar los párrafos para mejorar la lectura

Aspectos básicos (II)
◦ Para → Sólo enviar los correos a aquellas personas que
deban llevar a cabo la tarea (Actuar, responder, leer…)
◦ Cc → se manda copia a alguien cuando estamos seguros de
que el mensaje supone un impacto para sus tareas y objetivos
◦ Evitar este campo en lo posible, pues causa confusión sobre
quién tiene que tomar las acciones o si los destinatarios
tienen que opinar o no sobre el contenido.
◦ Cco → Igual que Cc pero sin identificación. Por tanto, el
problema del “Cc”, puede verse agrandado pues sus
receptores pueden pensar que lo han recibido ellos solos y,
por tanto, pueden sentirse impelidos a “actuar”

Aspectos básicos (III)
◦ Asociar cada mensaje a una acción o comunicación
concreta (facilitará la gestión al destinatario)
◦ Evitar el efecto bola de nieve; ¿tal vez mejor una
llamada o una reunión para solucionarlo?
◦ Fuera de horas de trabajo, responder solo mensajes
urgentes
◦ Indicar la urgencia explícitamente en el tema
◦ Si se escribe la respuesta fuera del horario, guardarla
en borrador para el siguiente día. ¡Todo se ve de otra
forma!
◦ Dejar las cosas claras; no pensar “con eso que he puesto
ya lo tiene que entender o deducir ….”

Aspectos básicos (IV)
◦ A veces resulta imprevisible la reacción del
destinatario
◦ Antes de enviar el mensaje valorar … ¿un chat?, ¿una
llamada por teléfono?, ¿una reunión? (si el mensaje está
escrito, se puede guardar en el borrador)
◦ Cambiar de contraseña periódicamente / doble
verificación
◦ Revisar la seguridad ‘Notificaciones y actividad de los
dispositivos’ (accesos) en security.google.com

PASS
Antes de enviar,
check PASS
(modelo de McGhee, 2004)

PASS (II)
Acción requerida
→ Solicitar una tarea
→ Esperar respuesta a una pregunta
→ Avisar con urgencia
→ Informar o comunicar sin prisa
Soporte (+info)
→ Posible información de referencia
→ Utilizar enlaces o links web
→ Adjuntos … ¡ A evitar !
¡más compartir y menos adjuntos!
¡Usar GDrive!
Sumario (asunto)
→ Es importante (para el destinatario)
→ Debe ser claro
→ Indicar acción pretendida (en tema)
[AR],[RR],[RO],[FYI]
→ Identificar fecha (si hay F.límite)
Propósito
→ El objetivo final claro
(qué se pretende)
→ El para qué y el origen (ayudan)
→ El para cuándo (no olvidar)
→ El dónde y qué se espera recibir
→ El ‘a quién va dirigido (to: cc: cco:)

PASS (III)
◦ Una buena frase en el asunto es aquella que
explique el objetivo asociado al mensaje
◦ Una buena forma de hacer esto es
establecer expresamente la acción que se
solicita al receptor :
◦ AR = (Action Requested).
◦ RR = (Response Requested).
◦ RO = (Read Only).
◦ FYI = (For Your Information only).

PASS (IV)
◦ Así mismo, una forma de facilitar la
identificación por el tipo de tarea a realizar
podría realizarse poniendo la acción entre
corchetes más un espacio
◦ [AR] Preparar puesto de trabajo para 11-12-04
◦ [RR] ¿Ha quedado instalado el servidor?
◦ [RO] Corte en servicio de edición de contenidos
viernes 5-12-04 a partir de las 12:00
◦ [FYI] Versión final de la oferta presentada a la
Comisión Europea (proyecto E422)

PASS (V)
◦ En resumen:
◦ ¿Se comunica bien el propósito?
◦ ¿Se expresa con claridad la acción
requerida?
◦ ¿Se incluye la documentación apropiada?
◦ ¿Se ha resumido bien la línea del asunto?
◦ ¿Se ha revisado el para:, cc: y cco:?
◦ ¿Esta bien redactado y presentado?
◦ ¿Se han incluido fechas, horas y lugares?

Regla de las 4D
Regla de las 4D
Al revisar el nuevo
correo recibido

Regla de las 4D (II)
◦ Delete (por no tener interés una vez leído)
◦ Do (responder, archivar… sobre la marcha)
◦ Delegate (reenviar… indicando motivo)
◦ Defer (para más tarde, No leído, etiquetar)

Edición de mensajes
◦ Redactar el mensaje en una ventana
emergente (shift+"redactar")
◦ Usar (y no abusar) de tipos de letra y
formato
◦ Fuente, tamaño, negrita, cursiva, subrayado,
color, ajuste, indexación numérica o por viñetas,
sangrado, eliminar formato)
◦ Adjuntos …. ¡ No, por favor !
◦ Compartir archivos desde Drive (la mejor
alternativa a adjuntos si destino UD) ó incluir el
enlace en el mensaje

Edición de mensajes (II)
◦ Insertar una foto o arrastrarla desde una
página web
◦ Incorporar un enlace a un documento o
página web
◦ Insertar emoticonos
◦ Comprobar ortografía
◦ Antes de enviar:
◦ Valorar ‘Guardar como borrador’ antes de enviar
◦ Aplicar el PASS

Edición de mensajes (III)
◦ A la hora de adjuntar a un correo electrónico
un archivo, debemos tener en cuenta dos
criterios:
◦ Legibilidad
◦ Almacenaje
Fuente: http://redactarmejor.blogspot.com.es/2012/01/la-legibilidad-un-requisito-muchas.html

Edición de mensajes (IV)
◦ El hecho de tener en cuenta estos dos
criterios, genera una serie de restricciones
para el emisario puesto que debería
emplear:
◦ vCard → Fichas de contactos
◦ Documentos → Compartir fichero (Google Drive)
◦ iCalendar: calendarios → Invitaciones a GCalendar
◦ PDF
◦ MS Office (Excel, Word, Powerpoint, etc.) → Tener
siempre en cuenta la compresión de archivos (ZIP)

Configuración general

Configuración general (II)
◦ Ajustar densidad de la visualización
◦ Configuración bandeja de entrada …. ¡Nuevo!
◦ Idioma
◦ Conversaciones por página (50) y contactos (100)
◦ Mostrar imágenes externas (velocidad, privacidad)
◦ Avance automático (p.e. tras borrar, pasar al
siguiente o volver a lista)
◦ Responder a todos (por defecto)
◦ Tipo de letra

Configuración general (III)
◦ Vista de conversación (anidamiento)
◦ Enviar y archivar (opcional)
◦ Estrellas (1,4 o todas…)
◦ Habilitar notificaciones de nuevo correo
◦ Imagen personal
◦ Crear contactos cuando use nuevas direcciones
(práctico)
◦ La firma (esencial)
◦ Respuesta automática (cuando estamos fuera de la
oficina)

Labs

Labs (II)
Ojo: sin garantía. Algunas interesantes:
◦ Avance automático
◦ Chat en el lado derecho
◦ Deshacer el envío …
◦ (sólo dura unos segundos)
◦ Incorporado ya a configuración general
◦ Panel de vista previa (horizontal o vertical)
◦ Respuesta estándar (plantilla modelo de
respuesta)
◦ Gadget de calendario

Añadir otra cuenta

Añadir otra cuenta (II)

Botones de la barra de gmail

Botones de la barra de gmail (II)
◦ Algunos botones, como "Archivar", "Spam" y "Etiquetas",
están ocultos hasta que los necesites
◦ Esto significa que sólo se muestran si has seleccionado o
abierto un mensaje
◦ Si arriba prefieres que aparecen botones con texto en
lugar de iconos o viceversa, pasos:
◦ Haz clic en el icono de rueda dentada y selecciona
Configuración del correo
◦ En la sección General | "Etiquetas de botones",
selecciona o Texto o Iconos
◦ Haz clic en Guardar cambios cuando hayas
seleccionado lo que prefieras

Cambiando la interfaz

Configuración perfil
Edición de perfil

Edición de perfil (II)

__________________________________________
Nombre Apellido1 (apellido 2)
Cargo
Nombre del Centro / Servicio
Universidad de Deusto
www.deusto.es
Avda. Universidades 24
48007-Bilbao
Tel. 944 000 000 (ext. 0000)
Mov. 000 000 000
xxxx.xxx@deusto.es
__________________________________________
Firma

Configuración correo no deseado
Administración del SPAM
◦ Los filtros de spam de Gmail también funcionan
en tu cliente IMAP desviando
automáticamente los mensajes que sospechan
que no son deseados a "[Gmail]/Spam" y los
desvía de la bandeja de entrada.
◦ Si encuentras un mensaje que debería estar
marcado como spam, muévelo a
"[Gmail]/Spam". Es como seleccionar "Marcar
como spam" en la interfaz web de Gmail y
ayudar a mejorar los filtros de spam

Gestión agenda y contactos
Google Contacts

Sincronización con dispositivos móviles

Sincronización con dispositivos móviles (II)
Para agregar una cuenta de Gmail sigue los
siguientes pasos:
1.Accede a Ajustes > Personal > Cuentas y
sincronización.
2.Toca Añadir cuenta.
3.Selecciona el tipo de cuenta "Google" .
4.Sigue las instrucciones en pantalla para
introducir la información sobre la cuenta
de Google.

Sincronización con dispositivos móviles (III)
◦ Cuando finalices, la cuenta se
agregará a la lista en la pantalla
Configuración de Cuentas y
sincronización
◦ Según cómo hayas configurado tu
cuenta, el correo electrónico, los
contactos y otra información
comenzarán a sincronizarse en tu
teléfono.
◦ Abre la pantalla Configuración de
Cuentas y sincronización.
◦ La pantalla muestra tu configuración
de sincronización actual y una lista
de tus cuentas actuales

Métodos filtrado y respuesta
Creación de filtros
◦ Unos criterios de detección o filtrado de mensajes a partir
de unas características de los mismos
◦ remitente de un mensaje, destinatario, asunto,
contiene la palabra, no contiene la palabra, contiene
archivo adjunto o no
◦ Unas acciones a realizar con los mensajes que se reciban
y cumplan con los criterios de filtrado. Las acciones pueden
ser:
◦ omitir de recibidos (archivarlo), marcarlo como leído,
destacarlo, aplicar una etiqueta concreta, reenviarlo a
una dirección, eliminarlo, … con la posibilidad de
aplicarlo a conversaciones ya recibidas.
Uso de filtros

Procesando mensajes no leídos
◦ Acordarse de las 4D (Delete, Do, Delegate, Defer)
◦ Eliminar si no vale la pena ni guardar (aunque hay
espacio de sobra)
◦ Si eliminas un mensaje lo puedes recuperar de la
papelera (30 días)
◦ Marcar como SPAM para que el sistema ‘aprenda’
◦ Aplicar una o varias etiquetas (AR y RR y otras …. si
es DEFER)
◦ Archivar si no es necesario hacer nada (p.e. RO, FYI).
◦ Archivar = eliminar la etiqueta recibidos (click sobre
“Recibidos x”)

Procesando mensajes no leídos (II)
◦ Si sólo tiene una carpeta destino y se quiere quitar de
recibidos: Mover a
◦ Si requiere de atención especial “destacar” (estrella) ó
marcar ‘no leído’
◦ Para verlo mejor o imprimir, abrir en ventana particular
◦ Hay acciones a nivel de todos los mensajes de una
conversación
◦ Marcar no leído, no destacar, crear evento, filtrar,
reenviar todo, traducir
◦ Es posible desplegar todas las conversaciones
◦ Hay acciones a nivel de cada mensaje
◦ responder, reenviar, imprimir, eliminar, denunciar
suplant. identidad

Tras procesar el mensaje
◦ Revisar las etiquetas: quitar o poner nuevas
◦ Quitar AR ó RR si se usan como etiquetas
◦ Guardar el archivo adjunto en Google Drive o descargarlo
(o verlo)
◦ Darlo por atendido, es decir archivarlo:
◦ Con el botón de archivar (desaparecerá de la bandeja
de entrada)
◦ Eliminando la etiqueta ‘Recibidos’ (click sobre la ‘x’)

Respuestas prediseñadas
◦ (Opción que debe activarse en Google Labs)
◦ Algunos correos pueden ser respondidos de
igual forma
◦ Por ejemplo, una respuesta genérica para un
remitente que nos envía una documentación
que le habíamos solicitado, y en la que todo está
perfecto. Se le podría haber respondido:
Estimado Sr./Sra.
Hemos recibido correctamente la documentación adjunta.
Muchas gracias por su pronta respuesta.
Saludos.

Respuestas prediseñadas (II)

Métodos envío masivo
Administrador de Contactos
◦ Una de las funciones más poderosas del
servicio es su administrador de Contactos
que te permite usar diferentes criterios en tu
libreta de direcciones
◦ Si deseas enviar el mismo mensaje de correo
electrónico a varios de tus contactos a la vez,
no necesitas crearlo muchas veces
◦ Puedes usar el administrador de Contactos
de Gmail para enviar un mensaje masivo
dirigido hasta 100 destinatarios

Envío masivo
1) Inicia sesión en tu cuenta de Gmail y haz clic
en "Contactos" en la columna izquierda.
2) Marca las casillas junto a todos los
destinatarios de correo a los que deseas
enviarles el correo masivo. Si deseas enviar
un mensaje a todos los contactos haz clic en
la casilla del icono con una flecha que apunta
hacia abajo, cerca del botón "Grupos" y
selecciona "Todos" en el menú desplegable
que aparecerá

Envío masivo (II)
3) Haz clic en el botón "Mensaje de correo electrónico"
en la parte superior de la página. Esto te permite
redactar un mensaje con todos los contactos
seleccionados en el campo "Para" del mensaje.
4) Haz clic en el enlace "Agregar Cc" debajo del campo
"Para" y escribe las direcciones adicionales de correo
electrónico que desees incluir, que no se encuentran
entre tus contactos.
5) Agrega una línea de asunto y el cuerpo del mensaje y
luego haz clic en el botón "Enviar" en la parte superior
para enviar el correo masivo a todos los destinatarios.

Envío masivo (III)

Envío masivo (IV)
◦ Puedes proteger la privacidad de los destinatarios
cuando envías un correo masivo a través de la
función copia de carbón oculta
◦ Escribe tu propia dirección de correo en el campo
"Para"
◦ Haz clic en el enlace "Agregar Bcc" debajo de
este campo y luego copia y pega todas las
direcciones de correo de los destinatarios en el
nuevo campo que aparecerá
◦ Ninguno podrá ver la dirección de correo de los
otros en el mensaje que reciban.

Métodos organización eficaz
Estructura de etiquetas/carpetas

Estructura de etiquetas/carpetas (II)
◦ Nivel 0: De acceso rápido
◦ [RR], [AR], [FYI], [RO], [GP] , [Alerta]
◦ Nivel 1: El departamento, unidad ó servicio
◦ Subdividido en equipos internos de trabajo
◦ Nivel 2: Los proyectos o procesos
◦ Subdividido en los más importantes
◦ Nivel 3: La empresa
◦ Subdividida en los departamentos, unidades o servicios
◦ Nivel 4: Exterior (OUT)
◦ Subdividida en entes externos
◦ Nivel 5: Personal
◦ Subdividida en secciones de interés (bancos, amigos, casa, familia, etc.)

Sobre el uso de etiquetas/carpetas
◦ Son útiles para archivar y clasificar los
mensajes
◦ Se muestran ordenadas alfabéticamente (ojo
al nombrarlas: letra de comienzo para orden y
longitud para visualización)
◦ Se pueden anidar en otra de mayor jerarquía
◦ No usar más de dos niveles (recomendación)
◦ Un mensaje puede tener varias etiquetas
asociadas
◦ Ayudan a buscar sólo en esa etiqueta
(cronología)

Sobre el uso de etiquetas/carpetas (II)
◦ Se muestran en la lista y en los propios mensajes
◦ Se pueden ocultar (cuando ya no interesen)
◦ Se pueden ocultar (si no tienen mensajes sin leer)
◦ Un filtro puede aplicar etiquetas a mensajes que
cumplan una condición
◦ No volverse loco creando cientos; las búsquedas
son muy eficaces
◦ Pueden asignarse colores para identificar mejor los
mensajes

Sobre el uso de etiquetas/carpetas (III)
◦ Ocultar si no se usan (p.e. destacados, importante,
chats …)
◦ Mostrar: enviados, borradores, todos, SPAM (si hay
sin leer), papelera
◦ Categorías y círculos (ocultar si no se utilizan)

Sobre el uso de etiquetas/carpetas (IV)
◦ Desde “administrar etiquetas” podemos:
◦ Crear una nueva etiqueta (ojo 1ª letra/número ->
orden)
◦ Por defecto ‘Mostrar’ en lista y en mensajes
◦ Utilizar la opción ‘Mostrar sólo si hay sin leer’
◦ Se puede cambiar el nombre y también de carpeta
◦ Ocultar las que hayan quedado obsoletas
◦ Si se elimina una etiqueta NO se borran los mensajes
◦ En el segundo nivel utilizar cajón de sastre ‘Otros
...’(no volverse locos creando etiquetas para todo; la
búsqueda es muy potente)
◦ No etiquetar con 1er nivel si tiene subcarpetas

Métodos localización información
Cuadro de búsqueda
◦ El cuadro de búsqueda está al principio de la
pantalla de Gmail
◦ Tan solo tienes que escribir la palabra que busques
en ese cuadro y hacer clic en el icono de la lupa

Cómo afinar la búsqueda (III)
La búsqueda de Gmail no reconoce ni los
caracteres especiales tales como [ ], (
), &, # o * ni los símbolos de monedas.
Como Gmail también intenta buscar en
los archivos adjuntos, es posible que en
los resultados no estén resaltadas las
palabras buscadas

Búsqueda de mensajes
◦ Utilizar la caja de búsqueda superior: teclea cualquier cosa
◦ o posicionarse en una carpeta concreta y buscar
◦ Pinchando a la derecha se accede a la búsqueda avanzada
◦ Seleccionar una carpeta donde buscar
◦ De
◦ Para
◦ Asunto
◦ Contiene las palabras
◦ No contiene las palabras
◦ Contiene archivos adjuntos
◦ No contiene archivos adjuntos
◦ Rango de fecha a buscar
◦ Crear un filtro con el criterio de búsqueda
◦ Tecleando en la caja de búsqueda operadores de búsqueda

Búsqueda de mensajes (2)
Info completa de búsqueda avanzada

Gmail: otros
 Mensajes "importantes"
◦ Usados para la gestión de Prioritarios
◦ Google intenta diferenciar en función de
los usuarios del mensaje y las marcas de
"importante" activadas
 Configuración -> recibidos -> prioritarios
◦ “Importantes y no leídos”
◦ “Destacados”
◦ “Todo lo demás”
Ayuda de google: prioritarios

Gmail ninja: atajos de teclado
◦ Cursores arriba y abajo entre mensajes
◦ En conversación n-next mensaje / p-previo
◦ Redacción: Ctrl+Enter enviar / Tab /
Ct+Sh+c cc / Ct+Sh+b bcc
 Listado completo
◦ O pulsa "?"
◦ Teclas
extendidas!

Gmail atajos (2)
 Enter - entra en mensaje/conversación
◦ l - añade etiqueta
◦ j - siguiente conv / k - anterior
◦ v - mover a
◦ e - archivar
◦ r - responder / a - replyall / f - reenviar
◦ +|- - marcar como importante / no imp.
 u - sale de nuevo a lista
 Una chuleta
 Ysí... hay un lab de teclas personalizadas!

¿Cliente email o webmail?
 Algunas opciones de clientes:
◦ MozillaThunderbird
◦ eM Client, Outlook ... Comparativa
 Diferencias fundamentales:
◦ Funcionamiento offline
◦ Correo en el disco vs. en la nube
 Ordenador vs. multidispositivo
◦ Más usabilidad de aplicación / navegador
◦ Plugins vs. extensiones de navegador
◦ Configuración personalizada de teclas

Reuniones remotas
 La videoconferencia ya es un hecho
◦ Google Hangouts vs. Skype
 La competencia lo tiene difícil:Adobe
Connect, BlackBoard,WebEx, GoToMeeting,
TeamViewer, Oovoo,VSee...
 Algunas comparativas... Hangouts/Skype
(en inglés)

Google Hangouts
 Chat / Compartir pantalla
 Multidispositivo (móviles, tablets)
 Integrado en Google (Google+)
 Totalmente gratuita
 Emisión masiva integrada conYouTube
 Grabación permanente (privacidad config.)
 Límite 10 personas en conferencia
 Herramientas: sala de control
 Aplicaciones integradas: google effects,
toolbox...

Hangouts en Directo
 Partiendo de
◦ https://plus.google.com/hangouts/onair
◦ Preguntas en tiempo real
◦ Seguimiento directo y por youtube

Práctica: Hangouts
◦ Arrancar hangout.google.com
 Instalar app en dispositivo móvil
◦ Barra superior: interruptor micro/cam
◦ Invitar en pequeños grupos
◦ Conversar desde ordenador o móvil
◦ Compartir pantalla / chat

4. Otras Herramientas
 Un largo etcétera...

Automatización
 Zapier - servicio web de automatización
entre apps/servicios
◦ Otras
 IF (IFTTT) - IF This ThenThat
 Tasker

Práctica: Zapier
 Registrarse en zapier
◦ Indicar algunas de las apps más usadas
◦ Buscar servicios zap para esas apps
◦ Configura algún zap
 Ej: cada email etiquetado en gmail a nueva
tarea trello

Gestión de proyectos
 ActiveCollab
◦ De forma muy ágil, el gestor del proyecto
crea hitos y tareas y las asigna a los
miembros del equipo
◦ A partir de ahí se pueden mantener
comunicaciones y avisos, e intercambiar
ficheros cómodamente
◦ Además, permite escribir y responder
desde tu correo sin haber entrado en el
sistema.

 Assembla
◦ El elemento clave es el sistema de tickets
que son asignados a cada miembro del
equipo
◦ Cada ticket incorpora información
detallada como el nivel de complejidad y
las horas de trabajo
◦ Destaca por sus funcionalidades de
Reporting, que incluyen informes muy
útiles para gestionar plazos y recursos
◦ Al principio no es tan intuitivo como otros

 Basecamp
◦ Es seguramente la más sencilla e intuitiva
◦ Tiene un diseño impecable, su interfaz
visual permite rápidamente revisar
discusiones, tareas y ficheros Incluye
también un time-line y un calendario
◦ Es posible responder a las discusiones
desde el email (sin haber accedido al
sistema)

 Central Desktop
◦ Su principal ventaja es que está muy
orientada al trabajo en tiempo real
◦ Ofrece mensajería instantánea, edición de
documentos online y conferencia web en
tiempo real

 Confluence
◦ Es una herramienta ideada para facilitar el
intercambio de documentación,
información y archivos
◦ Aporta un alto nivel de organización para
grandes proyectos u organizaciones
◦ Destaca también por su integración con
Microsoft Office

 Teambox
◦ Al igual que BaseCamp, una de las
herramientas más fáciles e intuitivas de
usar
◦ Es muy útil para organizar proyectos
colaborativos
◦ Te ayuda a gestionar muy fácilmente la
importancia y prioridad de las tareas, y
permite que los usuarios envíen
actualizaciones sobre el progreso del
proyecto

 TeamLab
◦ Es una plataforma de gestión gratuita para
las empresas de pequeño y mediano
tamaño
◦ Trabajar con TeamLab es como tener una
red social en la empresa: puede crear
entradas de blog que toda la
empresa puede ver
◦ Tiene además otras características sociales,
como anuncios, encuestas para recabar la
opinión pública, y muchas otras

 Time Doctor
◦ Es una herramienta centrada en el control
de tiempos
◦ Incluye una pantalla opcional para
supervisar a los empleados remotos,
genera de manera automática informes
diarios, lleva un registro de los sitios web y
las aplicaciones que se utilizan
◦ En definitiva, te permite seguir y supervisar
las acciones del usuario en su ordenador
◦ Para los más estrictos con cada euro que

Toma de decisiones
 Appgree [Software privativo]
◦ Frente a una pregunta lanzada por el
administrador de cada grupo, las personas
decidan de manera muy sencilla una
respuesta satisfactoria para la gran mayoría
◦ Lo interesante es que cada uno de los
usuarios puede proponer una respuesta
distinta, y sólo necesita evaluar tres de las
demás respuestas, para llegar a un
resultado final con un apoyo global que a
menudo oscila entre el 80% o 90%

Toma de decisiones
 Liquidfeedback [Software libre: MIT
license]
◦ Usada por el Partido Pirata Alemán para
tomar decisiones
◦ Introduce el concepto de democracia
líquida, que consiste en poder delegar
nuestro voto para cualquier votación en
otra persona, que votaría por nosotros
◦ De esta manera soluciona también el
problema de la imposibilidad de que todo
el mundo pueda participar en todas las

Toma de decisiones
 Agora voting [Software libre:AGPLv3]
◦ Plataforma similar a la anterior,
desarrollada en España
◦ Los desarrolladores han hecho especial
hincapié en la seguridad del voto y su
verificabilidad.
◦ Además de utilizarse internamente en
partidos como Equo, la plataforma se
utilizó en la iniciativa Congreso transparente
en la cual el diputado Joan Baldoví de
Compromis-Equo votó en el parlamento

Toma de decisiones
 Your priorities [Software libre:AGPLv3]
◦ Similar a la herramienta anterior
◦ Saltó a la fama tras su implementación en
Islandia en la página BetriReykjavik (Mejor
Reikiavik)
 Propongo [Software libre: GPLv2]
◦ Al igual que en las dos herramientas
anteriores, durante el 15M se habilitó una
web, basada en el software Q2A, para
recoger propuestas ciudadanas

Toma de decisiones
 All our ideas [Software libre: Modified
BSD License]
◦ Usa un método de comparación entre
pares para ordenar una lista grande de
propuestas
◦ Se van mostrando aleatoriamente parejas
de propuestas, y para cada una de ellas el
usuario señala cuál de las dos prefiere
◦ Si no puede decidir entre ellas, la
explicación de por qué
◦ Con toda la información introducida por

Encontrar huecos
 Doodle [Software privativo]
◦ Aplicado al caso de encontrar el momento
más favorable para un grupo de personas
entre múltiples horarios disponibles
◦ Cada problema puede necesitar un tipo de
interacción distinta para ser resuelto de
manera efectiva

Debate
 Loomio [Software libre:AGPLv3]
◦ Gran éxito desde organizaciones sociales
hasta ayuntamientos
◦ Incluye votaciones en los grupos, pero en
este caso enfocadas a poder conocer en
todo momento la opinión de los
participantes sobre lo que se está hablando
y así ayudar a encaminar mejor las
propuestas
◦ De esta manera por un lado se potencia el
poder encontrar soluciones lo más

Debate (2)
 Incoma [Software libre:AGPLv3]
◦ Diseñada para permitir que grandes
cantidades de personas debatan de manera
efectiva, sin que se reduzca el debate a un
"me gusta"
◦ Afronta este reto mediante la visualización
de las conversaciones, permitiendo que se
sigan fácilmente los diferentes hilos de
debate que se vayan abriendo, que se
encuentren los argumentos a favor o en
contra, los puntos más controvertidos, etc.

Debate (3)
 Truth mapping
◦ El enfoque es visualizar en el debate los
procesos lógicos de la forma más clara
posible, para que sea la lógica la que ponga
claridad
◦ Sobre esta primera capa lógica se añaden
valoraciones subjetivas

Mapeo geográfico
 Ushahidi y OpenStreetMap [Software
libre: LGPL] y [contenido libre: ODbl]
◦ Una vez seleccionada información
relevante, un proceso adicional puede ser
el añadir capas de información a esa
selección
◦ Este es el caso de los mapeos, donde a la
información que nos interesa se le añade la
capa geográfica
◦ La herramienta más popular al respecto es
Ushahidi, un mapa-wiki donde cualquier

Otros
 Gestión de contraseñas
◦ KeePass (para Android)
 Gestión de tarjetas de visita
◦ CamCard, ScanBizCards

5. Cierre: Puesta en común
 ¿Dudas, ideas?
 ¿Necesidades?
 Comunidad google+
◦ bit.ly/cebek-ofom-com

Cierre
 ¡Gracias por vuestra atención e interés!
 Cualquier cosa a
andoni.eguiluz@deusto.es
 Comunidad google+ para resto de dudas
y compartir experiencias-necesidades
◦ http://bit.ly/cebek-ofom-com

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