UNIVERSIDADE ESTADUAL DE MARINGÁ

      Curso de Administração




          ALISSON GONÇALVES FERREIRA




IMPLANTAÇÃO DE...
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IMPLANTAÇÃO DE...
IMPLANTAÇÃO DE SISTEMA ERP – UM ESTUDO DA PRÁTICA
   ADOTADA FRENTE AO POSICIONAMENTO TEÓRICO




                   PAREC...
Aos familiares e amigos que contribuíram por mais
essa vitória na minha vida.
AGRADECIMENTOS




Agradeço a Deus pela força constante em todos os
momentos. Aos amigos pelo apoio sincero, aos
familiare...
RESUMO



Com a importância crescente dos sistemas de informação nas empresas, o uso de
ferramentas de Tecnologia de Infor...
SUMÁRIO
1.INTRODUÇÃO.........................................................................................................
LISTA DE ILUSTRAÇÕES



QUADRO 1 Elementos básicos para o gerenciamento da produção................... 16
QUADRO 2 Naturez...
1. INTRODUÇÃO

        Este projeto volta-se para a busca e o uso da “informação”, atividades
fundamentais para as organiz...
também às médias e pequenas, assim como para uso doméstico e móvel. Mesmo
as pequenas empresas necessitam de computadores ...
valorização da independência de áreas; pela forte lealdade entre chefe e
subordinado acima da lealdade para com a organiza...
Seleção e Decisão, Implementação, Estabilização e Utilização. Respeitar essas
etapas e seus preceitos é fator primordial p...
1.3 Procedimentos Metodológicos


        Este trabalho segue inicialmente a concepção do estudo teórico sobre
implementaç...
2. ERP – EVOLUÇÃO, CARACTERÍSTICAS E SOLUÇÕES


       Os sistemas ERP – Enterprise Resource Planning encontrados na forma...
Proporciona um eficiente gerenciamento de informações oferecendo
recursos e auxiliando em procedimentos para que seus usuá...
Plano Mestre de      Plano mestre se faz necessário para planejar o quanto será
Produção             produzido esta semana...
cumpram os programas de entrega dos produtos com o mínimo de estoque,
planejando as compras e produção de itens, para que ...
mantêm relações entre si.
                    Além de surgirem em diferentes épocas para a realidade empresarial, as
difer...
decisões deveriam ser rápidas e as informações consistentes e de credibilidade.
       Nas empresas, novas áreas e departa...
Visando integração nos processos, suas vantagens e resultados são logo
reconhecidos, provocando grande adesão por todo tip...
pensamento é recente e evoluiu juntamente com os sistemas de informação
integrados.
        O ERP enfoca o processo como u...
ou departamentos, que atuam em determinada área da empresa, como vendas,
finanças, recursos humanos, compras, etc.
       ...
Figura 3 – Principais módulos de um sistema ERP
        Fonte: Souza e Saccol (2003)


        2.3.3 Customização
        ...
impossíveis de automatizar apenas com um pacote básico de sistema ERP,
modificando para que satisfaça tais necessidades. O...
maiores custos com armazenagem, perdas e mão de obra ociosa. Utilizando um
ERP é possível alimenta-lo de tal forma que os ...
que possuem ERP obterão vantagem considerável quando necessitarem modificar
seus métodos de negócios com freqüência e agil...
humanos. Domina o fornecimento de ERP para consumidores que faturam acima de
um bilhão de dólares.


       2.5.2 Oracle
 ...
com produtos destinados a gestão empresarial, onde seu principal software hoje é o
ERP Protheus. Administrada desde 2005 p...
2.6.2 BS Colway
       A BS Colway, maior fabricante de pneus ecológicos do mundo, com fábrica
localizada em Curitiba, adq...
3. IMPLEMENTAÇÃO COMO ETAPA DO CICLO DE VIDA DE SISTEMAS ERP


       3.1 Ciclo de Vida de Sistemas ERP


       Os benefí...
3.1.1 Decisão e Seleção
       A etapa da decisão e seleção é onde a empresa escolhe o fornecedor e
decide pela implantaçã...
pode ser resolvido com implantações de outros módulos, novos parâmetros ou
novas customizações. (SOUZA; ZWICKER, 2003)



...
de menor porte para início de operação, implementando por completo módulos em
apenas uma localidade de menor porte, possib...
maior chance de sucesso no funcionamento das operações automatizadas. As
discrepâncias podem ser resolvidas de quatro mane...
com small-bang, ou piloto. Todas as alternativas possuem riscos e benefícios, a
opção por uma delas deve estar relacionada...
as pessoas certas para funções fundamentais na etapa de implementação é fator
decisivo para o êxito do empreendimento.


 ...
situação como um todo. O autor também menciona o conceito de superusuários, que
são funcionários de nível médio ou gerente...
terceiros, pois condena a empresa à vida inteira de dependência, Se a empresa
possui um departamento de informática, ele d...
maior valor de negócio, devendo ter mais foco nos primeiros esforços de
implementação. Pode ser necessário também construi...
3.5 Fatores críticos da Implantação


        Souza e Saccol (2003) apresentam algumas recomendações para a fase
inicial d...
simultâneas do ciclo de vida de sistemas ERP, a implementação, a estabilização e a
utilização.


        3.6 Metodologias ...
implantação de relatórios, simulação e produção.
   A abertura de projeto envolve a realização de uma reunião de abertura ...
Desenvolvimento de soluções específicas: envolve desenvolvimentos
específicos (customizações) que devem ser implementados ...
4. ESTUDO DA IMPLANTAÇÃO DO ERP NA EMPRESA ME VAREJO


        O estudo tem como objetivo levantar informações em uma empr...
Em 2005 a empresa contava com 29 lojas no Paraná e 9 em São Paulo, ano
em que além da substituição do sistema de gestão, f...
barras.

          No   departamento   Comercial    são   realizadas    as   negociações    com
fornecedores, compras de p...
Nas filiais são automatizados grande parte dos processos, como vendas,
transferências de mercadorias, conferência de caixa...
adaptando aos processos da loja.

       Para que o módulo customizado de vendas ficasse pronto foi necessário
desenvolver...
4.3.2 Levantamento de Processos

        Ao contrário do módulo customizado de vendas, que foi elaborado um
protótipo, org...
Erp Metodologia Implantacao Alisson Ferreira Adm Uem 2006
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IMPLANTAÇÃO DE SISTEMA ERP – UM ESTUDO DA PRÁTICA
ADOTADA FRENTE AO POSICIONAMENTO TEÓRICO
Monografia apresentada na conclusão do curso de Administração da UEM - Universidade Estadual de Maringá - 2006

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  1. 1. UNIVERSIDADE ESTADUAL DE MARINGÁ Curso de Administração ALISSON GONÇALVES FERREIRA IMPLANTAÇÃO DE SISTEMA ERP – UM ESTUDO DA PRÁTICA ADOTADA FRENTE AO POSICIONAMENTO TEÓRICO Maringá – PR 2006
  2. 2. UNIVERSIDADE ESTADUAL DE MARINGÁ Curso de Administração ALISSON GONÇALVES FERREIRA IMPLANTAÇÃO DE SISTEMA ERP – UM ESTUDO DA PRÁTICA ADOTADA FRENTE AO POSICIONAMENTO TEÓRICO Trabalho monográfico apresentado ao Curso de Bacharelado em Administração da Universidade Estadual de Maringá como requisito da disciplina Trabalho de Conclusão. Orientador: Prof. Dr. Álvaro José Periotto Maringá - PR 2006
  3. 3. IMPLANTAÇÃO DE SISTEMA ERP – UM ESTUDO DA PRÁTICA ADOTADA FRENTE AO POSICIONAMENTO TEÓRICO PARECER DA BANCA EXAMINADORA ALUNO: ALISSON GONÇALVES FERREIRA DATA DA DEFESA: _____/_____/_____ Trabalho de Conclusão apresentado nesta data, examinado e aprovado pela Banca Examinadora composta pelos seguintes professores: _______________________________________ Prof. Dr. Álvaro José Periotto (Orientador) ______________________________________ Prof. Irceu de Oliveira Junior (Examinador Convidado)
  4. 4. Aos familiares e amigos que contribuíram por mais essa vitória na minha vida.
  5. 5. AGRADECIMENTOS Agradeço a Deus pela força constante em todos os momentos. Aos amigos pelo apoio sincero, aos familiares pela compreensão e amor e aos professores pelo empenho e confiança.
  6. 6. RESUMO Com a importância crescente dos sistemas de informação nas empresas, o uso de ferramentas de Tecnologia de Informação no auxílio à gestão dos negócios se torna obrigatório para assegurar a eficiência operacional, o direcionamento de ações táticas e construção de estratégias. O ERP Enterprise Resource Planning é uma resposta natural a esse tipo de situação, dado que constitui-se em um sistema integrado com benefícios para o estabelecimento de processos enxutos, melhor coordenação de ações e flexibilidade durante mudanças de mercado, por suportar informações em tempo real e integração com Web, entre outros. Mas o processo de implantação de tais sistemas pode ser complicado em função de mudança drástica na cultura e procedimentos, que envolvem toda a organização. Assim, a compreensão dos aspectos envolvidos na a implantação de sistemas ERP, diferentemente dos projetos de informática convencionais, é fator essencial para o sucesso desse tipo de projeto. Esse estudo pretende levantar as características diferenciadas do ciclo de vida de sistemas ERP e, especialmente, os principais aspectos e metodologias de implantação. O objetivo é comparar os quesitos relacionados à implantação de sistemas ERP estabelecidos através da literatura especializada com os observados em uma empresa de varejo.
  7. 7. SUMÁRIO 1.INTRODUÇÃO....................................................................................................... 09 1.1 Objetivo Geral..................................................................................................... 12 1.2 Objetivos Específicos.......................................................................................... 12 1.3 Procedimentos Metodológicos............................................................................ 13 1.4 Organização do Trabalho Escrito........................................................................ 13 2. ERP – EVOLUÇÃO, CARACTERÍSTICAS E SOLUÇÕES ................................. 14 2.1 MRP e MRP II...................................................................................................... 15 2.2 Surgimento do ERP............................................................................................. 18 2.3 Características do ERP....................................................................................... 20 2.4 Importância do ERP............................................................................................ 24 2.5 Soluções de mercado para sistemas ERP.......................................................... 26 2.6 Casos de adoção de ERP por empresas do Paraná ......................................... 28 3. IMPLEMENTAÇÃO COMO ETAPA DO CICLO DE VIDA DE ERP .................... 30 3.1 Ciclo de vida de sistemas ERP........................................................................... 30 3.2 Modos de Início de Operação de Sistemas ERP................................................ 32 3.3 Principais aspectos da implantação do ERP....................................................... 33 3.4 Principais aspectos da implantação ................................................................... 35 3.5 Fatores críticos da Implantação ......................................................................... 40 3.6 Metodologias de Implantação ............................................................................ 41 4. ESTUDO DA IMPLANTAÇÃO DO ERP NA EMPRESA ME VAREJO ............... 44 4.1Histórico da Empresa .......................................................................................... 44 4.2 Ambiente de Implantação ................................................................................... 45 4.3 Implantação......................................................................................................... 47 4.4 Metodologia da Implantação do ERP na empresa ME Varejo ........................... 56 5. DISCUSSÃO E CONSIDERAÇÕES FINAIS........................................................ 58 6. REFERÊNCIAS .................................................................................................... 61 ANEXO 1
  8. 8. LISTA DE ILUSTRAÇÕES QUADRO 1 Elementos básicos para o gerenciamento da produção................... 16 QUADRO 2 Natureza da Demanda...................................................................... 16 QUADRO 3 Principais módulos do MRP II........................................................... 17 QUADRO 4 Vantagens e Desvantagens do MRP e MRP II ................................ 18 QUADRO 5 Nível de Complexidade e Risco ....................................................... 52 QUADRO 6 Metodologia de Implantação ME Varejo .......................................... 57 FIGURA 1 Evolução do ERP.............................................................................. 20 FIGURA 2 Integração nos sistemas ERP.......................................................... 21 FIGURA 3 Principais módulos do ERP ............................................................. 23 FIGURA 4 Ciclo de Vida de Sistemas ERP ...................................................... 30
  9. 9. 1. INTRODUÇÃO Este projeto volta-se para a busca e o uso da “informação”, atividades fundamentais para as organizações e negócios. Embora há muito tempo a informação proporcione determinadas oportunidades, hoje o contexto é outro: as organizações aumentaram espantosamente em número e tamanho, cresceram em produção e alcance, aumentaram também a quantidade de pessoas envolvidas e a competição entre elas. Cresceram as vendas, o faturamento, os lucros e os investimentos, aumentaram os investimentos em tecnologia para produção (início do século XX) e em alta tecnologia para informação (início do século XXI). A atual “Era da Informação” difere profundamente da “Era Industrial” iniciada há pelo menos dois séculos. Ao analisar as mudanças dos últimos 40 anos, Earl (2004, p. 28) destaca as tentativas dos analistas em determinar os fatores que impulsionaram tais mudanças. “Inicialmente acreditava-se que fosse o poder de automatização dos computadores e da computação. Depois foi a capacidade de se reduzir o tempo e o espaço através das telecomunicações. Mais recentemente, as mudanças foram associadas ao poder de geração de valor da informação, um recurso que pode ser reutilizado, compartilhado, distribuído ou trocado sem perda de valor, na verdade o valor é algumas vezes multiplicado.” (EARL, 2004, p. 28) A capacidade de competição das organizações está relacionada com a informação que ela detém, tanto do meio ambiente externo como interno. As empresas buscam, trabalham, produzem e armazenam informações através dos processos diretos e indiretos que envolvem o negócio. Tais informações são cada vez mais volumosas e detalhadas para o mínimo de risco de suas ações. Por isso essa preocupação em controlar informações, ela está ligada à tomada de decisões e a necessidade dos gestores em conhecer mais detalhadamente os diferentes aspectos de seu negócio, seus concorrentes, o mercado e as tendências. Devido a amplitude das características envolvidas e ao elevado volume de dados a serem trabalhados, somente se encontra nos computadores a capacidade para a geração de informações qualificadas e distribuídas adequadamente. A conjunção de várias tecnologias que evoluíram rapidamente tornou os computadores e seus recursos não apenas acessíveis às grandes empresas, como 9
  10. 10. também às médias e pequenas, assim como para uso doméstico e móvel. Mesmo as pequenas empresas necessitam de computadores pela competitividade em que estão expostas e a Tecnologia de Informação (TI) é a sua ponte entre elas e o mercado a atingir. Percebe-se, então, que não apenas os computadores tornaram-se sofisticados para resolver os problemas relacionados à produção e uso adequado da informação, mas também surgiram ferramentas para cada uma das aplicações do meio empresarial. Há cerca de 20 anos uma ferramenta passou a ser utilizada nas empresas, o ERP – Enterprise Resource Planning, com o propósito de satisfazer a necessidade de informação integrada, fato que não acontecia até então. Exemplificando, o ERP é um sistema capaz de cruzar informações de diversos departamentos de uma empresa fornecendo o resultado disso. Mais especificamente, é capaz de identificar o saldo de materiais no departamento produtivo e dizer para o departamento de compras que está na hora de fazer um pedido, ou até dispará-lo automaticamente. Essa tecnologia está disponível para qualquer empresa, desde que ela esteja preparada para voltar-se para a informatização como objeto central de sua administração. Os sistemas ERP não são como alguns programas em que se coloca um CD no drive do computador instala-se e inicia-se o uso. Ele envolve processos relacionados com gestão empresarial, normalmente a decisão em utilizar um sistema integrado está relacionada à automação, melhoria, velocidade, benefícios novos, diminuição de custos e outros fatores, que estão ligados em mudanças de processos, mudanças culturais e organizacionais, que refletem diretamente na vida da organização. A grande dificuldade é que a “mudança” dentro das organizações é uma questão muito delicada, pelas resistências, pelos paradigmas a serem quebrados, pelo esforço a ser desprendido. No caso específico, a mudança de sistemas monolíticos para um sistema integrado, exige envolvimento de todas as pessoas da organização, desde a alta gerência aos usuários diretos do software. Outra questão importante que deve ser considera é a mudança no comportamento da empresa devendo abandonar os modelos tradicionais hierárquicos ou departamentais, para um modelo orientado por processos. Segundo Hehn (1999, p. 53), “um ambiente departamental tradicional caracteriza-se pela forte noção de território, pela valorização das lideranças, do poder, da hierarquia; pela 10
  11. 11. valorização da independência de áreas; pela forte lealdade entre chefe e subordinado acima da lealdade para com a organização”. Quando um modelo é orientado para processos há uma valorização das redes de relacionamento entre as pessoas que fazem parte do processo como todo, existe uma motivação para alcançar objetivos comuns, fazendo uso adequado da informação, disponibilizando-a no sistema integrado e usando-a de maneira correta. As pessoas têm tendência a entender o processo, relacionando-se com toda a organização, obtendo resultados globais. (HEHN, 1999) As empresas podem optar por pacotes prontos, desenvolver seu próprio sistema ou modificar sistemas pré-definidos de acordo com as características do negócio, o que normalmente envolve dentre outros fatores, um alto investimento financeiro. Os projetos ERP podem demorar meses e até anos para desenvolvimento e implantação. Além do mais, podem fracassar, mesmo após um grande investimento em tempo e em dinheiro, poderá ser descartado, provocando um enorme prejuízo para a empresa que optou por tal produto. Quando isso não acontece, normalmente o projeto tem o custo e o período combinado de desenvolvimento e implantação extrapolado, o que ocorre por diversos fatores, uma vez que o processo que implementar um novo ou substituir um sistema está além da área de informática, e a responsabilidade pesa para os dois lados, tanto do fornecedor quanto do comprador. Muitos gestores não incorporam a mudança, o que significa um reflexo na motivação de toda a organização, dificultando o trabalho dos fornecedores, por outro lado, a estrutura exigida para implementação está além da capacidade do fornecedor, existem tabus relacionados à informatização e à tecnologia por parte de usuários, falhas no treinamento, interpretações erradas de procedimentos, boicote e falhas do hardware e do software fornecido. Nesses processos, os fatores que envolvem a implantação são muito importantes. É a partir de um início bem estruturado e conduzido que assegura-se o sucesso do sistema. Portanto, identificar as características que envolvem essa fase é essencial para que sejam tomadas as decisões mais acertadas e eficientes para alavancar o desempenho do negócio. Para que uma empresa consiga atingir os benefícios desejados com uma implantação ou substituição de um sistema ERP, é necessário estar atenta aos processos que envolvem tal mudança. Souza e Zwicker (2003) apresentam um modelo de ciclo de vida do ERP, descrevendo suas etapas e característica, a saber: 11
  12. 12. Seleção e Decisão, Implementação, Estabilização e Utilização. Respeitar essas etapas e seus preceitos é fator primordial para o sucesso do projeto, minimizando dificuldades e colhendo benefícios. Entretanto, uma questão que coloca no momento, é: sendo as soluções ERP distribuídas entre tantos fornecedores, estes adotam metodologias convergentes aos modelos teóricos ou valem-se de suas experiências próprias para buscarem condições mais favoráveis na implantação? Esta questão é central e preocupa as empresas que adquirem soluções ERP, não apenas pela possibilidade de extrapolação dos custos do projeto, mas principalmente pelos indícios se a experiência será bem sucedida ou não. Por essa razão, constitui-se em pergunta de pesquisa deste trabalho. 1.1 Objetivo Geral - Estudar a implantação de um sistema ERP em uma empresa de varejo, comparando os procedimentos com metodologias já consagradas sob o ponto de vista teórico. 1.2 Objetivos Específicos - Levantar as características diferenciadas nos sistemas ERP em relação a outros SIEs; - Descrever as funcionalidades destes sistemas nas organizações, a partir das especificações apresentadas dos diferentes fornecedores de ERP e material bibliográfico especializado; - Estudar o ciclo de vida de sistemas ERP e, em especial, os modos de iniciação da fase de operação; - Descrever o processo de implementação na empresa estudada comparando com as metodologias posicionadas teoricamente; - Identificar as conseqüências do distanciamento das práticas adotadas em relação aos preceitos teóricos. 12
  13. 13. 1.3 Procedimentos Metodológicos Este trabalho segue inicialmente a concepção do estudo teórico sobre implementações de sistemas ERP, caracterizando a ferramenta tecnológica, sua importância, ciclo e modo de iniciação, casos e roteiros de implementação baseados na literatura da área. Na seqüência, assume a condição de estudo exploratório e descritivo de implementação em uma empresa de Maringá de médio porte, que atua na venda de móveis e eletrodomésticos no varejo. A solução ERP adotada veio em substituição a um outro sistema e propiciou a observação e absorção de informações e conteúdos relacionados à implantação de sistemas ERP. A observação direta (metodologia que consiste obter informações utilizando “informantes”, ou o próprio pesquisador integrado ao grupo social e ambiente em estudo) se deu através da prestação de serviços ao fornecedor do ERP da empresa estudada, propiciando a participação direta nos processos e absorção da maioria das informações que envolveram a implementação do sistema ERP. A análise pode então ser conduzida entre o comparativo das observações na empresa e o material teórico pertinente a situação, foi possível levantar os principais quesitos a serem considerados em uma implantação traçando um paralelo com o caso estudado. 1.4 Organização do Trabalho Escrito Além desta introdução, o trabalho compreende os seguintes capítulos: Capítulo 2: Apresenta a evolução dos sistemas MRP e MRP II até o surgimento do ERP, caracteriza os componentes do sistema ERP, discute sua importância para as organizações e apresenta algumas soluções encontradas no mercado; Capítulo 3: Apresenta o ciclo de vida dos sistemas ERP e Relaciona os principais aspectos e metodologias de implantação; Capítulo 4: Apresenta o estudo de caso, relatando os aspectos da implementação ocorrida na empresa estudada; Capitulo 5: Apresenta as conclusões do estudo realizado, considerando cada um dos objetivos previamente estabelecidos. 13
  14. 14. 2. ERP – EVOLUÇÃO, CARACTERÍSTICAS E SOLUÇÕES Os sistemas ERP – Enterprise Resource Planning encontrados na forma de pacotes de softwares comerciais integrados têm como principal objetivo dar suporte às operações de uma empresa, embora suportem ações táticas e estratégicas. Normalmente cada pacote de sistema ERP é dividido por módulos que se comunicam entre si, atualizando uma mesma base de dados. Tem por finalidade automatizar processos e integrar funções isoladas referente ao negócio de uma organização, sincronizando e agrupando suas práticas e dados. Possui capacidade de produzir e manipular grande quantidade de dados, permitindo o acesso a eles em tempo real. Segundo Davenport (2002, p. 18) os ERP são “... pacotes de aplicativos de computador que dão suporte a maioria das necessidades de informação de uma empresa...”. Já Aplleton (apud TURBAN, 2003, p. 225) apresenta o ERP como solução onde “... é um processo que envolve planejamento e gestão geral dos recursos da empresa e sua utilização. É uma solução que possibilita benefícios que vão desde o aumento da eficiência até o incremento da qualidade, da produtividade e da lucratividade” acrescentando que “... o principal objetivo dos ERP é integrar todos os departamentos e funções da empresa em um sistema unificado de informática, com capacidade de atender a todas as necessidades da organização”. O ERP é uma nova geração de sistemas, sendo uma evolução dos sistemas MRP e MRP II. Indo além da Produção, o ERP integra todos os departamentos: Contabilidade, Comercial, Recursos Humanos, Logística, Qualidade e Web. Engloba por completo toda a gama de atividades da empresa, permitindo ao usuário uma visão global da organização. Flexível, permite customização de acordo com as necessidades do negócio, mesmo que adquirido pronto, o sistema permite parametrização de seus módulos, pois um mesmo pacote pode ser utilizado por uma indústria, por um varejista ou por uma empresa prestadora de serviços. Dinâmico, permite atualizações rápidas e descomplicadas, de seus fontes ou de sua base de dados, mantendo integridade de dados, mínimos riscos de dados corrompidos disponibilizando back ups rápidos e armazenagem em mídias seguras. Sistemas ERP são capazes de se comunicarem com outros softwares, periféricos e equipamentos diversos, como leitores de código de barras, equipamentos de telecomunicação e maquinários industriais. 14
  15. 15. Proporciona um eficiente gerenciamento de informações oferecendo recursos e auxiliando em procedimentos para que seus usuários (empresas) desenvolvam suas atividades operacionais e estratégias de maneira eficiente. O ERP surgiu da evolução de técnicas, ferramentas e filosofias usadas nesses últimos 60 anos pelas empresas para satisfazer suas necessidades no aumento de produção, informação e tecnologia. O fator de peso para essa evolução foi a Tecnologia da Informação, a velocidade com que os computadores se modernizaram e a demanda por informação foi crucial o estabelecimento de sucessivas versões até que se chegasse ao ERP. 2.1 MRP e MRP II No final da década de 1950 surgiram duas técnicas desenvolvidas para o planejamento e controle de projetos trabalhando com as datas e duração dos eventos, mas ainda desconsiderando os estoques: CPM (Critical Path Method) e PERT (Program Evaluation and Review Technique). Nessa mesma época surgem também sistemas como ROP, PLC, BOM (Lista de Material) entre outros. Nesse contexto, surge também o MRP (Material Requeriment Planning), para explorar computacionalmente a procura dos produtos finais através de um planejamento de produção específico e a sua transformação numa tabela ordenada de ordens de encomenda e produção, considerando a quantidade em estoque. O MRP é de uma lógica simples, mas a quantidade de dados que produz numa situação real torna-o extremamente pesado e demorado se todo o processo for feito manualmente. Segundo Turban (2003, p. 221) o MRP é “... um modelo que faz a integração entre produção, compras e gestão de estoques de produtos inter-relacionados”. Seu propósito é obter o material certo, no ponto certo e no momento certo, através de três componentes presentes na gestão da produção (ver quadro 1). 15
  16. 16. Plano Mestre de Plano mestre se faz necessário para planejar o quanto será Produção produzido esta semana, na semana seguinte, na outra, etc. No entanto não é porque planejamos vender 100 unidades que iremos produzir 100. Nem sempre o planejado corresponde a necessidade das vendas. Se há sazonalidade, por exemplo, por ser produzido mais por um certo período, para atender as necessidades do pico de vendas. Lista de Materiais Na lista de materiais, além da descrição dos itens que compõem o produto, definem-se as quantidades necessárias de cada um dos itens "filhos" para fabricação/montagem de uma unidade do item "pai", aquele localizado um nível imediatamente acima na estrutura de produto. Quantidades em É necessário controlar o estoque, definir estoques mínimos e Estoque máximos, estoques de segurança, custo de armazenamento, período de giro, produtos acabados, semi-acabados etc. Quadro 1 - Elementos básicos para o gerenciamento da produção Fonte: adaptado de Laurindo e Mesquita (2000). De um modo geral a implantação de um sistema MRP visa diminuir custos de obtenção, estocagem de materiais, movimentação e transporte; controle de validade de produtos perecíveis; previsibilidade na manutenção dos equipamentos e a previsão de compras e produção. O controle de estoque de materiais e a lista de materiais compostas por itens “pai” e seus “filhos” estão fortemente ligadas na utilização da natureza da demanda, outra característica do MRP, diferenciando itens de demanda dependente e itens de demanda independente (ver quadro 2). Demanda Dependente Demanda Independente Quando está relacionada ou depende de Quando não está relacionada com nenhum outro item. Esta demanda deve ser outro item. Neste caso deve ser prevista e calculada, A demanda de um componente projetada através de técnicas específicas de de um produto final, por exemplo, é previsões. Um produto final tem sua dependente da demanda do produto final. demanda dependente do mercado Para a produção de cada unidade de consumidor e não da demanda de qualquer produto final, uma quantidade bem definida e outro item. conhecida do componente será necessária. Os itens componentes de uma montagem são chamados de itens “filhos” do item “pai”, que representa a montagem. Quadro 2 – Natureza da Demanda Fonte: adaptado de Laurindo e Mesquita (2000). O MRP II - Manufacturing Resources Planning surgiu por volta de 1980 com o objetivo de calcular as quantidades e momentos em que são necessários os recursos da manufatura (materiais, pessoas, equipamentos, etc.), para que se 16
  17. 17. cumpram os programas de entrega dos produtos com o mínimo de estoque, planejando as compras e produção de itens, para que ocorram apenas nos momentos e nas quantidades necessárias. É considerado um sistema hierárquico de gestão da produção, em que os planos de longo prazo de produção, agregados (que contemplam níveis globais de produção e setores produtivos), são sucessivamente detalhados até se chegar ao nível do planejamento de componentes e máquinas específicas. Através da sua utilização, um software MRP II permite a integração dos diversos setores da empresa; prioriza os objetivos de reduzir os estoques e garantir a entrega; possibilita que os dados alimentados sejam realmente condizentes com a realidade; sugerindo ao usuário que decisão tomar. O quadro 3 apresenta os módulos principais do MRP II. Módulo de planejamento da Visão de longo prazo do negócio, como: aquisição de produção equipamentos, ampliação de linhas de produção, ativação e desativação de unidades fabris. Módulo de planejamento mestre Responsável por elaborar o plano de produção de de produção produtos finais, item a item, período a período que é o dado de entrada para que o MRP possa executar o cálculo de necessidades. Módulo de cálculo de Faz o cálculo de necessidades de materiais, precisando necessidade de materiais ser apenas parametrizado (tempos, estoques de segurança e tamanhos de lote) Módulo de cálculo de Identifica com antecedência a necessidade de necessidade de capacidade capacidade de produção Módulo de controle de fábrica Responsável pela seqüenciação das ordens, por centro de produção, dentro de um período de planejamento e pelo controle da produção, no nível da fábrica, para garantir que o que foi planejado será executado da forma mais fiel possível aos planos. Quadro 3 – Principais módulos do MRP ll Fonte: adaptado de Laurindo e Mesquita (2000). Os sistemas MRPII fornecem aos diferentes gerentes, os dados e as ferramentas necessárias para a tomada de decisão, por meio de análises diárias e implementações dos objetivos de curto, médio e longo prazo. Segundo Turban (2003, p. 221) o MRP II incorpora o “MRP adicionando recursos de trabalho e planejamento financeiro”. Disponíveis no mercado em forma pacotes para computador, e em geral, divididos em módulos, com diferentes funções e que 17
  18. 18. mantêm relações entre si. Além de surgirem em diferentes épocas para a realidade empresarial, as diferenças entre MRP e MRP II podem ficar mais evidente através do quadro 4, que estabelece as vantagens e desvantagens de cada um destes sistemas de informação. MRP MRP II - Inovação (utilização de software, - Considera os recursos humanos, máquinas alimentação e processamento de dados) e equipamentos. - Novos conceitos (demanda dependente) - Cálculo da necessidade de capacidade - Permite determinar o que, quanto e - Natureza dinâmica (permite alterações na VANTAGENS quando produzir, pedir e comprar (matéria programação da produção influenciando prima, componentes, semi-acabados) todos os itens do plano) - Reduz a informalidade em registrar os - Considera outras áreas da organização processos de produção (armazenagem (Finanças, Contabilidade, Compras) dos registros através do software) - Integração (evita duplicidade e retrabalho) - Grande quantidade de informação - Simula situações - Desconsidera os recursos humanos, - Custo de adesão, configuração máquinas e equipamentos, capacidade de (dificuldades em mudança de parâmetros produção gerais) - Dificuldade na alimentação dos dados - Passividade na alimentação de dados no sistema (inconsistência de informação (aceitando parâmetros sem questionamento) DESVANTAGENS e diferenças nos relatórios) - Por vezes assumiam tempos de produção - Desconsiderava outras áreas da fixos, capacidades infinitas organização (sem integração) - Não integrava totalmente as áreas da - Limitações na capacidade do organização computador (processamento, memória, - Limitações na comunicação entre os comunicação) computadores, software, interface não - Altos custos na adesão do software amigável (dificuldade na implantação, configuração, - Dificuldades na implantação, treinamento) comprometimento da alta direção, treinamento, aquisição de hardware Quadro 4 – Vantagens e Desvantagens do MRP e MRP II Fonte: adaptado de Laurindo e Mesquita (2000) 2.2 Surgimento do ERP Alguns aspectos contribuíram para o surgimento e uso dos sistemas ERP. Nos anos 90 a Globalização instaurou novos mercados, novas tendências de mercado e acirrou a concorrência entre as empresas, proporcionando rápidas mudanças e uma flexibilização de ações nos negócios. Para sobreviver, manter ou conquistar liderança no mercado, as empresas precisavam adaptar-se a essas novas tendências, tornando-se ágeis, flexíveis e competitivas. As tomadas de 18
  19. 19. decisões deveriam ser rápidas e as informações consistentes e de credibilidade. Nas empresas, novas áreas e departamentos como Engenharia, Recursos Humanos, Gestão de Projetos surgem para processar de forma mais eficiente as informações na busca de conhecimento, para proporcionar agilidade, vantagem competitiva, redução de custos perante consumidores mais exigentes, essas necessidades demandavam ferramentas para a administração dos negócios. Aspectos tecnológicos foram fundamentais para o nascimento e disseminação dos sistemas ERP, tanto que hoje não existe como separar a tecnologia da atual forma de gestão de negócios. Os sistemas descritos no item anterior eram feitos para processar em grandes computadores, pesados, caros e que consumiam grande energia, somente indústrias maiores usufruíam tais equipamentos. Conceitos como Sistemas de Informação (SI) e Tecnologia de Informação (TI) passam a ser amplamente utilizados dentro das organizações, tornando relevantes para as necessidades existentes no mercado. Segundo Laudon e Laudon (2001), um sistema de Informação pode ser descrito como: “um conjunto de componentes inter-relacionados trabalhando juntos para coletar, recuperar, processar, armazenar e distribuir informação com a finalidade de facilitar o planejamento, o controle, a coordenação, a análise e o processo decisório em empresas e organizações”.(LAUDON; LAUDON, 2001, p. 04) A medida em que a tecnologia avançava, novos modelos de desenvolvimento de aplicações (softwares) eram criados, facilitando ainda mais a automação de processos empresariais, de tal forma que as empresas começaram a buscar produtos prontos. Com o fornecimento de pacotes prontos, as empresas reduziam custos com pessoal de informática e com o tempo que utilizariam para desenvolver um sistema próprio, além de adquirir um produto melhor uma vez que seu fornecedor era especializado nesse tipo de sistema. 19
  20. 20. Visando integração nos processos, suas vantagens e resultados são logo reconhecidos, provocando grande adesão por todo tipo de organização, seja ela industrial, comercial ou serviço, partindo do início dos anos 90 até hoje. A evolução dos sistemas ERP pode ser analisada através da figura 1. Figura 1 – Evolução do ERP Fonte: (WALLACE e KREMZAR, 2001, p. 07) 2.3 Características do ERP Nesta seção destaca-se quatro características fundamentais dos sistema de Informação ERP: integração, modularização, customização e parametrização. 2.3.1 Integração Com o ERP pode-se integrar as informações relacionadas aos diversos setores/ departamentos da empresa. As informações que cada departamento manipula ou produz podem se relacionar, comunicar, interligar e complementar informações de outros setores. Isso é possível graças à tecnologia hoje existente, onde transmissões em rede e banco de dados centralizado estão amparados por SGBD, Sistemas de Gerenciamento de Banco de Dados, “... que permite que esses dados sejam armazenados num só lugar, tornando os disponíveis para diferentes aplicações”.(LAUDON; LAUDON, 2001, p. 126). No que compete aos negócios, isso foi possível perante a visão departamentalizada ser superada pela visão global, onde a empresa não passa a ser vista como partes, mas sim como um todo, esse 20
  21. 21. pensamento é recente e evoluiu juntamente com os sistemas de informação integrados. O ERP enfoca o processo como um todo, eliminando a possibilidade de que trabalhos diferentes sejam executados por sistemas distintos ou de forma manual, evitando erros de lançamentos e retrabalho, que geraria riscos para a consistência dos dados e redundância. A integração permite que os dados fiquem disponíveis em qualquer momento, pois logo depois de alimentados, os dados podem fornecer informações sobre qualquer processo da empresa em tempo real. Manter diversos sistemas dispersos e obsoletos são muitos mais custosos do que a utilização de um único banco de dados, reduzindo investimentos em manutenção. A integração existente entre os módulos e componentes de um sistema ERP pode ser analisada através da figura 2. Figura 2 – Integração existente no sistema ERP Fonte: Davenport (2002) 2.3.2 Módulos A integração oferecida pelo ERP está no compartilhamento de informações comuns através dos módulos do sistema. Os módulos correspondem às divisões existentes nas funções de uma organização, normalmente conhecidos como setores 21
  22. 22. ou departamentos, que atuam em determinada área da empresa, como vendas, finanças, recursos humanos, compras, etc. Nos pacotes comerciais, os módulos podem ser encontrados separadamente, onde cada um deles atua livremente sem comprometer outros sistemas ou outros módulos. Também são vendidos para um ramo de atividade específico, indústria, comércio ou serviço, onde interagem de acordo com o negócio. De acordo com o interesse da empresa, ela pode adquirir os módulos por etapas, adicionando posteriormente módulos que substituam outros ou que complemente seu negócio, sendo necessário, um módulo pode adaptar-se a outros ou expandir. A divisão do sistema em módulos facilita na compreensão do trabalho e seu funcionamento e na divisão de responsabilidades e permissões entre os usuários. Os principais módulos encontrados nos sistemas ERP são: Vendas, Controle de Estoques, Faturamento, Compras, Contas a Pagar, Contas a Receber, Folha de Pagamento e Contabilidade. Alguns pacotes comerciais específicos fornecem além dos módulos básicos citados, outros como: Previsões/Análises de Vendas, Lista de Materiais, Comercial, Tesouraria, Programação Mestre de Produção, Planejamento de Materiais, Controle de Fabricação, Engenharia, Distribuição, Gerenciamento de Projetos, Qualidade, Manutenção, Custos, Frente de Loja, Controle Patrimonial, E-commerce, Web, Crm etc. Os principais módulos de um sistema ERP em uma empresa industrial e suas principais interligações encontram-se representadas na figura 3. 22
  23. 23. Figura 3 – Principais módulos de um sistema ERP Fonte: Souza e Saccol (2003) 2.3.3 Customização Mesmo sendo pacotes prontos, os ERP podem ser adaptados, ou seja, customizados além das necessidades básicas da empresa que o adquire, mesmo que uma atividade seja específica apenas daquela organização, é possível automatizar e integrar ao sistema. De acordo com a relação existente com o fornecedor de ERP, a empresa compradora ou locadora do sistema, pode de modo geral adquirir outros módulos além dos básicos, sugerir alterações ou até mesmo solicitar o desenvolvimento de um novo módulo. A obtenção desses módulos específicos fica a quesito do serviço oferecido pelos fornecedores, de acordo com planos e contratos pré-estabelecidos. Ainda assim é mais viável adquirir pacotes, mesmo que tenham que adicionar novos módulos ou desenvolver, o que significa menos custos do que criar internamente algo que mantenha a mesma qualidade e eficiência do sistema integrado. A customização ocorre mais em indústrias, pois possuem características produtivas normalmente distintas de qualquer outra empresa, e também em empresas que querem agregar valor ao negócio, melhorando uma atividade existente, promovendo ações por períodos determinados ou ampliando serviços e produtos. Esse é o caso da obtenção de módulos como Controle de Qualidade, Web, E-Comerce, Telemarketing e outros. Customizar é atender situações 23
  24. 24. impossíveis de automatizar apenas com um pacote básico de sistema ERP, modificando para que satisfaça tais necessidades. O ERP permite customizações mesmo que o pacote básico já esteja totalmente implantado. 2.3.4 Parametrização Os sistemas ERP são parametrizáveis, seus módulos podem ser configurados, preparando o sistema para que os processos organizacionais sejam automatizados. Sistemas parametrizáveis flexibilizam sua utilização, permitindo aos fornecedores que oferecer soluções que operem em maior número de empresas de diversos segmentos. De modo geral um mesmo pacote ERP é desenvolvido para atender empresas em diferentes atividades, por isso a configuração de campos, valores, parâmetros, modos de executar funções e outras preparações são necessárias para que o sistema se adeque as regras do negócio. (PAMPLONA, 1999) Na parametrização é possível informar características e restrições relacionadas à realidade da empresa, no início da utilização do sistema, periodicamente ou de acordo com mudanças que podem surgir. Definir estoque mínimo ou máximo para determinado artigo no almoxarifado, formas de pagamento a oferecer para clientes, quais contas aceitarão lançamentos no plano de contas, período de produção de um item são exemplos de parametrizações. Os valores alimentados nessas variáveis definem o comportamento do sistema. Após um conjunto de parâmetros definidos, está pronto a configuração do sistema ou módulo. 2.4 Importância do ERP No mundo globalizado existe uma predisposição dos negócios se voltarem para além de seu território origem, olhando agora para o mercado externo, rompendo fronteiras físicas, para isso as empresas necessitam melhor coordenação de ações onde atuam. Os ERP são uma resposta natural a esta situação, eles possibilitam aos administradores um controle melhor sobre as operações espalhadas, oferecendo em tempo real informações sobre, produção, estoques, vendas, pedidos, lucratividade etc. De todos as filiais da organização, independente de onde estão localizadas no globo. O ERP também consegue estabelecer processos enxutos e ágeis. A maioria das empresas trabalham com sua produção além da demanda, isso provoca 24
  25. 25. maiores custos com armazenagem, perdas e mão de obra ociosa. Utilizando um ERP é possível alimenta-lo de tal forma que os dados processados forneçam informações mais exatas quanto a estoques a manter, produtos a industrializar, quantidade de matéria prima a adquirir, tempo de armazenagem, giro, pedidos, cálculos por período, estoques de segurança etc. Diminuindo ou eliminando desperdícios, improdutividade e atrasos. Outro fator que destaca a importância das aplicações ERP é sua perspectiva de integração com soluções para a Web. Com a tecnologia de comunicação de seu banco de dados, o ERP disponibiliza informações e permite conexão para interação e alimentação de seus dados através da internet. Isso é importante para que funcionários e administradores tenham fácil acesso a informações importantes sobre clientes, fornecedores, processos, relatórios etc. O acesso ao banco de dados a partir da Internet ou da rede corporativa pode ser feito a qualquer momento e independente do local, podendo ser também usado pelos clientes para encaminharem pedidos, consulta de crédito junto à empresa, data da entrega do produto entre outras informações. Muitas empresas já trabalham interfaces de transação eletrônica junto aos sócios da cadeia de suprimentos, como clientes, fornecedores, distribuidores e representantes, compartilhando através de sistemas básicos de transação entre bancos de dados, tornando mais fáceis as relações entre eles, melhorando e acelerando processos entre ambas as partes do negócio. No mundo moderno, os negócios estão em constante mudança, às empresas devem estar preparadas a todo tipo de mudança, adequando-se ao mercado e mantendo-se competitivas. Como os processos organizacionais estão cada vez mais integrados com a tecnologia e sistemas de informação, é necessário que as ferramentas utilizadas para auxílio na gestão de processo permitam modificações também. Mesmo em alguns momentos criticados por apresentarem-se inflexíveis e difíceis de serem modificados, os ERP quando bem implantado sempre serão mais flexíveis nas organizações que os utilizam do que em empresas que trabalham com conjuntos de sistemas paralelos ou distintos e processos manuais. Além disso, os fornecedores de ERP trabalham constantemente para que seus produtos se tornem sistemas cada vez mais flexíveis, pois diminuiriam custos com desenvolvimento e teriam maior alcance de mercado com uma mesma solução ou software. Empresas 25
  26. 26. que possuem ERP obterão vantagem considerável quando necessitarem modificar seus métodos de negócios com freqüência e agilidade.(DAVENPORT, 2002) A utilização de sistemas ERP otimiza o fluxo de informações, facilitando o acesso a dados operacionais. Com dados mais consistentes, os relatórios fornecem informações com maior credibilidade, refletindo a realidade da empresa, possibilitando a tomada de decisão correta e rápida. O ERP propicia a adoção de melhores praticas de negócios, pois as funcionalidades existentes no sistema favorecem tais práticas, resultando em ganhos de produtividade e velocidade nos processos da empresa. Com grande parte dos procedimentos automatizados, as atividades do negocio ficam registradas no sistema, se sempre serão feitas de forma padronizadas, com isso, a execução de tarefas não sofrem mudanças, e mesmo que funcionários sejam substituídos não será necessário grande investimento em treinamentos, esse tipo de sistema também minimiza divergências de responsabilidades e permissões. 2.5 Soluções de mercado para sistemas ERP Os ERP são softwares aplicativos para computadores, desenvolvidos através de linguagens de programação, existem empresas que criam seu próprio software utilizando o departamento de informática. Mas o mais comum entre as organizações interessadas em ERP é buscar esse tipo de solução já acabadas, em pacotes de softwares, comprando ou alugando um sistema que de suporte ao seu tipo de negócio. No mercado nacional e internacional existem milhares de empresas desenvolvedoras e vendedoras de software, no seguimento de soluções de gestão integradas os fornecedores mais conhecidos são: SAP, Oracle, J.D. Edwards, Baan, Microsiga e Datasul. 2.5.1 SAP Fundada em 1972, a empresa alemã SAP (abreviatura de "Systeme, Anwendungen, und Produkte in Datenverarbeitung", ou Sistemas, Aplicações e Produtos em Processamento de Dados) lançou em 79 o precursor de sistema ERP chamado de R/2, mas foi impulsionada após o lançamento do sistema R/3, concebido para gerir os processos de produção e gestão, logística e recursos 26
  27. 27. humanos. Domina o fornecimento de ERP para consumidores que faturam acima de um bilhão de dólares. 2.5.2 Oracle A Oracle Corporation foi fundada em 1977, possui hoje escritórios em mais de 145 países, seu principal produto é o SGBD (Sistema de Gestão de Banco de Dados) Oracle que é líder no mercado de banco de dados. Iniciou no mercado de aplicações em 1987, concorrente direto da SAP, oferece hoje soluções para indústrias, pequenas e médias empresas. “Atualmente a Oracle tem cerca de 200 mil usuários de seus sistemas de banco de dados e 30 mil de aplicações” (MARTENS, 2006). Seu objetivo para o ano de 2007 é manter o ritmo de aquisições, que nos últimos dois anos incorporou 22 empresas, a mais importante foi a compra da PeopleSoft por cerca de 10,3 bilhões de dólares. 2.5.3 J. D. Edwards J. D. Edwards tem como principal produto o software OneWorld que é bastante flexível. Esse sistema tem como ponto forte o suporte a área de finanças, mas também oferece módulos de manufatura, distribuição e logística, planejamento, programação e controle da produção. Já há alguns anos no mercado, tornou-se realmente conhecida após o lançamento do OneWorld. Comprada em 2003 pela PeopleSoft. 2.5.4 Baan Fundada em 1978 na Holanda, desenvolveu primeiramente soluções para os serviços financeiros e administrativos, alguns anos mais tarde focalizou na criação de sistemas ERP. Adquirida em 2003 pelo fundo formado por Cerberus Capital e General Atlantic Partners, e fundida junto a SSA Global Technologies Inc., a Baan atua hoje no mercado com o Gemini, sua recente versão de sistema integrado, voltado para companhias do setor eletroeletrônico, indústria de máquinas e equipamentos, aeroespacial e defesa, e automotiva. (IDGNOW, 2003) 2.5.5 Microsiga A Microsiga é uma empresa nascida no Brasil, fundada em 1983 por Laércio Consentino, sempre manteve a liderança no setor de médias e pequenas empresas 27
  28. 28. com produtos destinados a gestão empresarial, onde seu principal software hoje é o ERP Protheus. Administrada desde 2005 pelo grupo Totvs, possui franquias e filiais em 40 localidades do país e atua também em outros cinco países da América Latina. 2.5.6 Datasul Empresa também nacional foi fundada em 1978, sendo pioneira no fornecimento de softwares no Brasil. Lançou em 1989 o Magnus, software integrado de gestão empresarial, em 1998 nasceu o EMS (Enterprise Management System), desenvolvido em ambiente gráfico, era uma evolução do Magnus. Com intenção de captar recursos para melhor aproveitamento de oportunidades de crescimento, a Datasul abriu seu capital em junho desse ano. 2.6 Casos de adoção de ERP por empresas do Paraná 2.6.1 Copacol A Copacol – Cooperativa Agroindustrial Consolata, presente na cidade de Cafelândia, conta com cerca de 4.000 funcionários e tem como principal atividade o complexo avícola, composto pelos matrizeiros, incubatório, fábrica de rações e abatedouro. Conta com 10 unidades de recebimento de cereais (soja, trigo, milho, algodão e café), 9 Lojas/ Supermercados localizados em 6 municípios da região oeste do Paraná e 3 unidades de venda e distribuição de frango (em Brasília, Campo Grande e Curitiba). A empresa conta com 4.300 associados dos quais 800 são integrados na atividade avícola e em sistema de parceria produzem sob um rigoroso controle de qualidade, mais de 260 mil aves por dia, as quais são processadas em frangos inteiros, vários tipos de cortes, produtos temperados e industrializados. Os produtos são comercializados em diversas regiões do país e no exterior. Com a implementação da solução mySAP ERP e SAP BW a Copacol obteve como benefício a redução dos estoques, administração mais eficiente dos custos da produção, ampliação do volume de informações de seus clientes, redução significativa de inadimplência, elevação da margem de ganho por região, controle mais eficaz das informações e mais eficiência do controle orçamentário. 28
  29. 29. 2.6.2 BS Colway A BS Colway, maior fabricante de pneus ecológicos do mundo, com fábrica localizada em Curitiba, adquiriu uma solução ERP da Microsiga, fornecedora brasileira com intenção em modernizar seus processos e aumentar a produção de pneus remoldados. A BS Colway possui mil funcionários, divididos em quatro turnos, que produzem 200 mil pneus por mês. Antes de adquirir o ERP Protheus, a empresa não possuía informações centralizadas e os controles eram feitos em planilhas. Com a implementação da solução, a BS Colway possui um sistema integrado com informações seguras e disponíveis a todo o momento e em qualquer lugar. Com investimentos de cerca de 1 milhão de reais em dois anos a empresa teve um crescimento na área de Tecnologia da Informação em 600%. 29
  30. 30. 3. IMPLEMENTAÇÃO COMO ETAPA DO CICLO DE VIDA DE SISTEMAS ERP 3.1 Ciclo de Vida de Sistemas ERP Os benefícios relacionados aos sistemas ERP são grandes chamativos para as empresas interessadas em adquirir esse tipo de solução, mas com algumas experiências vivenciadas no mercado, percebeu-se que o uso de sistemas integrados pode não ser tão simples quanto pareça, pois envolve atividades delicadas dentro de uma organização, ao começar pelas dificuldades da implantação. Mais do que um software, adesão de um sistema integrado envolve grandes mudanças nas empresas, como a necessidade de mudança de estilo de gestão, de visão departamental para uma visão baseada em processos, além de mudanças de hardware, software, operações e até mudança relacionada ao status de funcionários. Como qualquer novo projeto organizacional, a utilização de sistemas integrados deve ser planejada. O sucesso de uma implementação de um ERP fatores, como definir missões claras para o projeto, apoio da alta administração, gerência de projetos competente e a realização de mudanças nos processos organizacionais. (SOUZA e ZWICKER, 2003) Os autores apresentam um modelo de ciclo de vida de sistemas ERP, reforçando a idéia de que implantações de sistemas de gestão integrados devem ser realizadas em etapas bem definidas (ver figura 4). Novas necessidades conhecimento novo acumulado novos parâmetros DECISÃO e IMPLEMENTAÇÃO ESTABILIZAÇÃO UTILIZAÇÃO SELEÇÃO Pacote selecionado plano de Módulos customizados Sistema estabilizado implementação e modo de dados migrados usuários início de operação definidos treinados Figura 4 – Ciclo de Vida de Sistemas ERP Fonte: Souza e Zwicker (2003) 30
  31. 31. 3.1.1 Decisão e Seleção A etapa da decisão e seleção é onde a empresa escolhe o fornecedor e decide pela implantação de um sistema ERP, tendo como objetivo satisfazer suas necessidades de informação, nessa etapa desenvolve a estratégia para a implementação, são envolvidos definições quanto ao início da operação, tarefas, atividades, cronograma, prazos, recursos e pessoas. 3.1.2 Implementação A etapa seguinte é a implementação, que diz respeito ao processo pelo qual serão colocados em funcionamento os módulos do sistema. Esse momento do projeto é caracterizado pela adaptação dos processos de negócio ao sistema, normalmente serão necessárias atividades de parametrização, configuração e customização, também é comum a conversão de dados de sistemas anteriores. Nessa etapa envolve configuração do hardware e do software que suportarão o sistema integrado. Na etapa de implementação são realizados os treinamentos de usuários e gestores e a disponibilização de suporte e auxílio. O fim dessa etapa acontece quando o sistema passa ser definitivo na empresa, caracterizado pelo início das operações pelos usuários. 3.1.3 Estabilização A etapa de estabilização é instaurada após o sistema tornar-se parte do dia a dia da empresa e dos funcionários, um momento que necessita de maior carga de energia, gerencial ou técnica, pois é nessa etapa que se evidenciam dificuldades de operação, falhas no treinamento, falha de testes, erros em programa, novas customizações e situações não previstas na fase de implantação. Na fase de estabilização a correção de problemas é mais crítica, como o sistema novo está concretizado e totalmente em uso, é preciso resolver-los o quanto antes, o que produz um clima de pressão muito forte. 3.1.4 Utilização Na etapa de utilização o sistema já faz parte das operações organizacionais, não significando que todas as possibilidades de uso tenham sido reconhecidas e estejam equacionadas de maneira correta. Com o uso contínuo do sistema podem surgir idéias que alterem processos de utilização, complementando operações, isso 31
  32. 32. pode ser resolvido com implantações de outros módulos, novos parâmetros ou novas customizações. (SOUZA; ZWICKER, 2003) 3.2 Modos de Início de Operação de Sistemas ERP Bancrof, Seip e Sprengel (apud SOUZA e ZWICKER, 2003) afirmam que: “após a escolha do pacote, é necessário decidir quais módulos serão implantados e em quais localidades da organização. Tal decisão depende de características que a empresa possui, quanto ao seu tamanho (faturamento, número de funcionários, volume de clientes) e a complexidade do seu negócio (características do produto, do processo produtivo, do mercado atendido). O modo de início do sistema é importante para definir prazos, recursos, requisitos de gerenciamento entre outros fatores”. (SOUZA e ZWICKER, 2003, p. 14) Implementar um módulo ou grupo de módulos em uma ou mais localidade da empresa é conhecido como início de operação em fases, pois os outros módulos serão instalados após o término do precedente. Esse tipo de alternativa permite que a equipe do projeto aprenda com a experiência antes de colocar o restante dos processos da empresa no novo sistema, mas esse modo exige a construção de diversas interfaces do sistema antigo com o novo, consumindo recursos que só serão utilizados na fase de implantação, também é comum a subutilização do novo sistema, perdendo o foco do projeto. Outra opção de início de sistema integrado é conhecida como big-bang, onde os módulos do pacote ERP são implementados por completo, com todas as localidades da empresa e todos os módulos simultâneos entrando em operação. Com o big-bang, existe um risco de parada total da empresa, necessitando um grande esforço da equipe de estabilização e grande concentração de recursos. Mas esse modo de início de operação possui suas vantagens, como motivação das pessoas pelo senso de urgência, facilitando o estabelecimento de prioridades, melhora a integração entre os módulos, pois elimina interfaces paralelas e consomem menos tempo de implantação. Empresas menores e menos complexas tem menos dificuldades com a implementação em big-bang. Existe a possibilidade de implementar um big-bang piloto, isso quando a empresa possui mais de uma unidade de negócio ou filiais, esse processo é conhecido como small-bang. Nessa alternativa escolhe-se uma filial ou uma unidade 32
  33. 33. de menor porte para início de operação, implementando por completo módulos em apenas uma localidade de menor porte, possibilitando obter informações necessárias para a continuidade da implantação do sistema sem comprometer a empresa por completo. 3.3 Principais aspectos da Implantação de ERP Levando em consideração o ciclo de vida proposto por Souza e Saccol (2003), a implementação constitui a segunda etapa do ciclo de vida de sistemas ERP. Nessa fase são instalados os módulos definidos na seleção, colocando-os em funcionamento na empresa. É necessário adaptar o software aos processos organizacionais, parametrizando e moldando o sistema, definindo informações relacionadas às atividades do negócio. Na implementação é necessário preparar o hardware onde o software ERP ficará alocado, configurando servidores de dados e aplicativos, instalando SGBD (Sistema Gerencial de Banco de Dados), instalar e configurar a rede para que os computadores terminais (onde os usuários trabalham) interajam com os servidores. É comum na implementação converter dados de antigos sistemas, alimentando o novo sistema com dados iniciais, esse processo normalmente é feito de forma automática, através de layouts de comunicação entre sistemas, adicionando grande quantidade de dados instantaneamente. Eventualmente também na implementação ocorre customizações, com objetivo de adaptar ou providenciar melhorias em determinadas funcionalidades do sistema integrado. Na etapa de implementação são treinados os usuários e gestores para obterem melhor rendimento possível da ferramenta de gestão, além da disponibilização de suporte de auxílio por parte do fornecedor. Lucas (apud SOUZA e SACCOL, 2003) aponta uma característica relacionada à compatibilidade dos sistemas ERP, que surge durante a etapa de implementação, é o conceito de discrepância entre software e a empresa. Por serem pacotes genéricos, existe uma possibilidade muito pequena quanto ao atendimento do sistema a todas necessidades existentes na empresa, é improvável que pacotes ERP combine perfeitamente com requisitos exigidos na organização compradora, surgindo diferenças ou discrepâncias entre a funcionalidade do sistema e os requisitos da empresa. Faz parte da implementação eliminar discrepâncias para 33
  34. 34. maior chance de sucesso no funcionamento das operações automatizadas. As discrepâncias podem ser resolvidas de quatro maneiras: adaptando-se o pacote integrado, modificando processos organizacionais para que encaixem a funcionalidade existente no sistema, adaptando-se as duas partes, tanto o pacote como processos ou optando em conviver com a discrepância. (SOUZA e SACCOL, 2003) Toda ação em uma organização deve ser pensada, planejada e controlada, em uma implantação de ERP não deve fugir a regra, como toda mudança desse porte, é obrigatório um planejamento a respeito, no caso de soluções na área de sistemas de informação é mais delicado, pois normalmente engloba toda empresa. Em uma implantação de sistemas integrados vão ocorrer mudanças operacionais, organizacionais e culturais, com as experiências utilizadas e citadas na literatura, é possível identificar quais fatores são importantes numa implantação de um software ERP. Como a implementação, segunda etapa do ciclo de vida dos sistemas, é onde acontece as mudanças de forma concreta, os fornecedores e empresas clientes devem tomar decisões acertadas, para que o projeto não se torne oneroso e complicado, podendo em alguns casos fracassar. Pelo risco técnico e de negócio, implantações de soluções ERP devem ser tratadas como um novo empreendimento para a empresa cliente, o projeto deve ser administrado de forma apropriada, não considerando apenas como uma instalação de sistemas, mas como um programa bem mais abrangente de mudança. Davenport (2002) menciona que essas “mudanças deverão envolver não apenas atividades internas, mas igualmente aperfeiçoamento em estratégias de produtos e serviços, pois o objetivo maior será a obtenção de mudanças em processos de comportamento e trabalho”. O autor completa que os executivos seniors e a alta direção devem apoiar por inteiro as mudanças, providenciando aos participantes substanciais incentivos para o sucesso do projeto. O primeiro passo da implementação é definir o modo de início de operação do sistema ERP, fases ou big-bang. A opção em fases (SOUZA; SACCOL, 2003) ou incremental (DAVENPORT, 2002) implementa o sistema e as mudanças de negócios a ele relacionado por partes, já a modalidade big-bang exige que implemente tudo de uma vez só. Podendo ser implementado módulo a módulo em todas as localidades da empresa ou também módulos simultâneos em uma localidade apenas, conhecido 34
  35. 35. com small-bang, ou piloto. Todas as alternativas possuem riscos e benefícios, a opção por uma delas deve estar relacionada a quesitos que a empresa cliente está disposta a submeter, para isso deve-se considerar o custo, o tempo e os riscos de cada opção. Mas também existem outros fatores que pesam na definição do modo de início de operação do sistema, como características e complexidades do negócio. 3.4 Principais aspectos da Implantação 3.4.1 Tempo de implementação Existem na literatura relatos de sistemas ERP serem implementados em tempo recorde, cerca de seis a nove meses, e até hoje no mercado podemos encontrar tais tipos de promessas. Mas segundo para uma implementação ser feita corretamente é preciso desenvolver novas estruturas organizacionais, treinar funcionários em novos processos e novos papéis e responsabilidades devem ser claramente estabelecidas, constituindo uma nova formatação para o negócio. Sincronizar esses novos processos com uma solução ERP leva um tempo ainda mais prolongado, considerando anos ao invés de meses. (DAVENPORT, 2002) Outro fator a considerar é o tempo que leva a tomada de decisão. A etapa de implementação exige que as decisões sejam tomadas com rapidez, ao contrário do processo de seleção, onde o tempo para decidir sobre uma ação é mais suave. Davenport (2002) sugere definir uma política de decisão, estabelecendo previamente prazos sobre determinadas ações que ocorrerão na implementação, além de prioridades e quem deve estar apto a tomar decisões. Isso é importante para que questões não emergências sejam satisfeitas antes das emergências ou de prioridade maior, encaixando as solicitações pendentes de forma mais adequada. Estabelecer um cronograma e se ater nele ao máximo, evitando alterações é importantíssimo, definindo urgências e limitações. Devem ser recompensadas as ações concluídas dentro do prazo, mantendo uma sensação de urgência entre a equipe. 3.4.2 Estrutura Organizacional Um projeto de implementação de uma solução integrada utilizando um software ERP é evento bastante significativo dentro de uma organização. Possuir quadro de funções especializadas é essencial para o sucesso do projeto. Envolver 35
  36. 36. as pessoas certas para funções fundamentais na etapa de implementação é fator decisivo para o êxito do empreendimento. 3.4.3 Apoio Executivo É importante em projetos de implementação de ERP a presença da alta direção da empresa, a natureza das mudanças, os altos custos, e a importância do projeto para o sucesso do negócio justifica a presença de um executivo senior como defensor do empreendimento. Davenport (2002) complementa que “colocar um executivo senior de negócios na função de apoiador, em lugar de um CIO ou outro executivo de TI, faz circular a mensagem de que o projeto de SGE (sistemas de gestão empresarial) é uma iniciativa de negócios, e não meramente um projeto de tecnologia”. A escolha desse apoiador deve ter por quesito que ele sinta confiança e conforto perante a tecnologia e integrantes do grupo, devendo possuir atribuições relacionadas ao entendimento da relação do sistema ERP com a estratégia geral da empresa, comunicar o valor e importância do projeto ao restante da organização, desenvolver e divulgar objetivos e benefícios do sistema, disseminar a importância da utilização pelos usuários, criar mudanças organizacionais e garantir o cronograma de implementação. Esse executivo (diretor) deve passar informações, sobre o projeto aos outros líderes na empresa, deixando claro que papel cada um deve desempenhar na desejada mudança de negócios. 3.4.4 Líder ou gerente de projetos Como um processo de implementação envolve mudanças de alto nível na estrutura e cultura organizacional, é preciso eleger um líder ou líderes capazes de conduzir situações complexas e grande diversidades de questões. Segundo Davenport (2002), um líder ideal seria a combinação de tecnólogo, expert em negócios, sargento instrutor, orador motivacional, político e psicólogo. Isso tudo devido às situações que podem vir a surgem na etapa de implementação. Outra ação sugerida por Davenport é estabelecer donos do processo, que se responsabilizariam pela forma a qual determinado processo se adaptaria ao sistema, facilitando nas decisões que dizem respeitos a várias linhas funcionais. Essa pessoa deve ser capaz de reunir dados, analisar alternativas e conseguir ver a 36
  37. 37. situação como um todo. O autor também menciona o conceito de superusuários, que são funcionários de nível médio ou gerentes das funções ou departamentos, cujo papel é determinar de que maneira o sistema afetará seu setor na organização, recomendar configuração e detalhes do projeto do sistema e treinar outros empregados. Os superusuários serão as pessoas mais importantes quando o sistema entrar em funcionamento, eles devem ser os melhores nas funções e nos departamentos que representam, ajudarão a “vender” o sistema para os colegas de trabalho, pois entendem nos mínimos detalhes a maneira pela qual o trabalho flui ao longo da organização. 3.4.5 Equipe de visão e planejamento A equipe de visão determina o ajustamento geral entre o ERP e a organização, composta por indivíduos com qualificação e habilidades tecnológicas e administrativas de alto nível, determina a maneira pela qual a empresa passará a trabalhar no futuro. Tem como responsabilidade estabelecer critérios como: margem geral de prazos para o projeto; principais categorias de benefícios e valores; de que maneira a empresa quer se organizar em relação ao sistema; como os processos chaves devem ser estruturados e colocados em funcionamento; de que maneiras se comportam ao longo da organização os processos e as informações comuns; de que maneira a organização movida a ERP poderá levar a empresa a uma melhor estratégia e a um posicionamento competitivo; de que maneira as mudanças do ERP devem ser programadas em relação aos processos e unidades de negócios; até que ponto o sistema será modificado para se adaptar aos processos idiossincráticos. Essa equipe pode ser responsável pela seleção do ERP, escolha dos parceiros de implementação ou consultores. A equipe de planejamento tem como objetivo fazer o sistema funcionar é responsável pelos projetos detalhados de processos, mudanças minuciosas de configuração do sistema e planos esmiuçados de treinamento, trabalham em tempo integral e são maior número de pessoas que a equipe de visão. 3.4.6 Papel da organização de TI Uma organização não deve entregar todo o trabalho relativo ao ERP a 37
  38. 38. terceiros, pois condena a empresa à vida inteira de dependência, Se a empresa possui um departamento de informática, ele deve ser treinado em funções de habilidades do ERP. Os funcionários desse setor podem desempenhar um papel importante na implementação, como configurar os sistemas, auxilio na migração e ate ser um membro permanente da equipe de implementação, sempre estando disposto a desenvolver novas habilidades e com maior rapidez. 3.4.7 Componentes da implantação Existem processos que são comuns em implementações, como a configuração, desenvolvimento de interfaces, conversão e padronização de dados, gerenciamento de testes e desempenho e protótipo. Seguem uma explicação breve de cada um desses componentes: Configuração São ajustes feitos para o sistema se adaptar ao negócio, e o negócio ao sistema. O sistema é mapeado e ajustado aos detalhes do processo, na configuração são tomadas as decisões sobre quais processos a organização pretende dar suporte, e quais módulos serão instalados e quando. Outro fator que pesa nas decisões durante a configuração é se o software possui funcionalidades semelhantes ao processo, ou até mais características, sendo necessário empreender mudanças no negócio, decidindo de que maneira funcionará o processo quando o novo sistema estiver instalado. Como os ERP são pacotes que contém as melhores práticas do mercado, hoje o processo de configuração é mais fácil, pois o software possui modelos pré-definidos com respostas a questões genéricas do mercado. Interfaces Na implementação o desenvolvimento de interfaces de comunicação consome tempo considerável, quanto antes essa situação for priorizada melhor. Além de contatos com clientes, as empresa se relacionam com parceiros e fornecedores, trocando informações uns com outros, com o conceito de internet, grande parte desses contatos são feitos on-line. Para que a base de dados de uma empresa comunique com a de outra é necessário uma interface de comunicação. Existem determinadas interfaces mais importantes que outras, pois proporcionam 38
  39. 39. maior valor de negócio, devendo ter mais foco nos primeiros esforços de implementação. Pode ser necessário também construir interfaces com sistemas antigos que serão abandonados e com sistemas que continuarão existindo e não serão substituídos pelo novo pacote no momento ou em definitivo. Conversão de dados É comum a implementação de sistemas ERP substituindo um existente não integrado ou já ultrapassado. Alimentar um sistema novo com dados de um velho sistema nem sempre é tão simples, quase sempre é preciso fazer limpeza, ajustamento, reformatação e atualização dos dados. Destinar um período para conversão antecipada de dados é indispensável. Protótipo Para ter certeza de que o sistema funcionará corretamente quando concluída a implementação, usa-se um protótipo em pequena escala, instalando o software numa localidade da empresa que representa grande parte dos processos da organização. O protótipo é a melhor maneira de identificar a eficiência do sistema no contexto do negócio, com isso é possível ter uma boa noção de planos e orçamentos para o projeto em larga escala e proporcionar um exame direto dos processos existentes e pessoas envolvidas. Teste e Desempenho No início de operação de novos sistemas, não só os integrados, como qualquer outro, é comum ocorrer problemas com o software, como bugs, cadastros incompletos ou incorretos, parâmetros não informados, configurações deficientes entre outras. Esse tipo de problema é sanado ou pelo menos minimizado com testes no sistema, que podem ser efetuados pela equipe de implementação num período previsto dessa etapa. Também é necessário testar a estrutura que permite a operação do software, como o hardware envolvido, servidores de dados e de aplicativos, rede, internet e terminais. Esses testes devem verificar a compatibilidade entre os equipamentos e entre os softwares, como no caso de SGBD (sistemas de gerenciamento de banco de dados), avaliando as configurações para que o desempenho como um todo não seja prejudicado. (DAVENPORT, 2002) 39
  40. 40. 3.5 Fatores críticos da Implantação Souza e Saccol (2003) apresentam algumas recomendações para a fase inicial do ciclo de vida dos sistemas de informação integrados, frutos de estudos, o planejamento da implementação e a etapa de implementação são considerados pelos autores fatores críticos para o sucesso de uma solução ERP. No planejamento da implementação os autores mencionam que, o modo de início da operação do sistema deve ser adequado, considerando as limitações de recursos, equipe de projeto, número de módulos que serão implementados e em quais localidades. Devem ser preparados planos de contingências, no caso de atraso de etapas, alterações na ordem da implementação dos módulos ou plantas entre outras situações. Durante a etapa de implementação é importante a realização testes na integração entre os módulos e os fechamentos (diários, semanais, mensais e anuais) de cada um deles. Também é necessário treinar o usuário final não somente em suas funções, mas se possível nos módulos que dependam das informações que ele estará gerando, envolvendo-o em testes integrados, nos quais ele poderá perceber a implicação de suas atividades para as demais áreas. (SOUZA e SACCOL, 2003, p. 102) Os autores citam ainda o apoio da alta direção durante todo o período de implementação do projeto, a fim de confirmar que não haverá a possibilidade de retorno do sistema anterior e de estabelecer que o sucesso da implementação é tarefa de todos, não do departamento de informática exclusivamente. É importante a presença de líderes para que possam manter o ambiente estável, eles jamais podem colocar a “culpar no sistema”, mas transmitir a mensagem clara de que essa é a nova realidade e que é papel de todos torna-la funcional e livre de problemas. Presença de uma equipe de apoio do fornecedor ou consultoria, para que se resolvam mais rapidamente os problemas que irão ocorrer. A solução de problemas de operação ou sistema deve ser comunicada rapidamente a todos, deixando clara a origem do problema (operação ou sistema) devendo haver um trabalho ativo na eliminação de “boatos”. Souza e Saccol (2003) complementam que no caso de uma implementação em fase ou small-bangs, faz-se necessário ampliar ainda mais o apoio da alta direção ao projeto e a comunicação entre todos os envolvidos, uma vez que a complexidade do projeto associa-se a ocorrência de três etapas 40
  41. 41. simultâneas do ciclo de vida de sistemas ERP, a implementação, a estabilização e a utilização. 3.6 Metodologias de Implantação Segue, de forma resumida, as metodologias utilizadas pelas empresas RM Sistemas e Microsiga, classificadas como duas das melhores fornecedoras de sistemas ERP para pequenas empresas pelo IDG em 2001. 3.6.1 RM Sistemas Metodologia para implantação de sistemas ERP, segundo Metodus RM (apud SOUZA e SACCOL, 2003) Durante a pré-venda são realizadas atividades para determinar o escopo, levantamento de informações, book de relatórios e projeto do cliente. O escopo envolve a definição do que se implantará com base no levantamento das necessidades do cliente, a apresentação do escopo do módulo e do sistema, bem como a apresentação do cronograma padrão do módulo. Através do levantamento de informações, realizado após a definição do escopo, obtém-se mais detalhadamente informações sobre os processos do cliente por meio de questionários específicos por módulo ou função do sistema. Envolve também a validação dos processos de negócio levantados com o cliente e a definição das customizações que serão necessárias (adaptações no sistema para que ele opere de acordo com os processos da empresa). No book de relatórios são catalogados um conjunto de relatórios que são apresentados à empresa-cliente para que ela possa escolher os que são de sua necessidade. São definidas também as customizações ou adaptações necessárias para os relatórios e eventuais novos relatórios. O projeto do cliente é a última etapa dessa fase de pré-venda, onde é gerado um documento que formaliza o levantamento realizado. Até esse momento, o cliente ainda não fechou efetivamente a compra. A próxima etapa envolve as atividades da implantação propriamente dita, após o fechamento da compra do ERP por parte da empresa-cliente são realizadas atividades de abertura de projeto, parametrização, alimentação de dados básicos, 41
  42. 42. implantação de relatórios, simulação e produção. A abertura de projeto envolve a realização de uma reunião de abertura com os principais usuários e gerente e até mesmo diretores da empresa-cliente, bem como a definição do organograma do projeto. A parametrização caracteriza pela alimentação dos parâmetros do sistema de acordo com as práticas e as regras de negócios da empresa-cliente, devidamente levantadas anteriormente. Para início de operação do sistema faz-se necessária alimentação de dados básicos, conversão dos dados do sistema anterior, ou então a digitação dos dados cadastrais no novo sistema. Durante a implantação de relatórios são instalados os relatórios especificados no levantamento de informações. Em seguida é efetuada uma simulação de operação no novo sistema como teste. Validada a simulação, o sistema entra em produção, ou seja, em efetiva operação. 3.6.2 Microsiga Haberkorn (1999) apresenta a metodologia para implantação de sistemas ERP utilizada pela Microsiga, composta pelo levantamento das necessidades do cliente, planejamento, conscientização, treinamento, desenvolvimento de soluções específicas, acompanhamento e validação. O levantamento das necessidades do cliente envolve, a avaliação da situação da empresa-cliente, o levantamento de práticas e regras de negócio, os principais relatórios e instrumentos gerenciais, suas necessidades e as customizações necessárias. No planejamento, além da definição dos objetivos a serem alcançados, nessa etapa são especificados, módulo a módulo, o cronograma de implantação, definindo atividades, os prazos e os critérios para validação do sistema por parte dos usuários. A etapa de conscientização tem o objetivo de fortalecer o comprometimento com o projeto da alta administração da empresa e de todos os profissionais envolvidos. No próximo passo é realizado o treinamento dos usuários sobre as funcionalidades do sistema pertinentes as suas atividades operacionais e gerenciais. 42
  43. 43. Desenvolvimento de soluções específicas: envolve desenvolvimentos específicos (customizações) que devem ser implementados para adaptar o sistema às características particulares do negócio da empresa. Após segue um acompanhamento das etapas descritas anteriormente para verificar o cumprimento do planejamento. Por final a validação que envolve análise crítica da implantação, com confronto do que foi planejado com o foi executado, o que permite a verificação do nível de alcance dos objetivos previstos. A metodologia não garante por si só o sucesso da implantação de um sistema ERP, mas com a experiência que essas empresas adquiriram com milhares de implantações, é fundamental um roteiro para facilitar o trabalho, manter um padrão e melhorar a qualidade do serviço, tornando uma ferramenta indispensável para que o projeto não ultrapasse prazos e custos e retornar os benefícios desejados. (HABERKORN 1999) 43
  44. 44. 4. ESTUDO DA IMPLANTAÇÃO DO ERP NA EMPRESA ME VAREJO O estudo tem como objetivo levantar informações em uma empresa de varejo que passou por uma recente implantação de uma solução de gestão integrada. Com base na literatura levantada sobre os principais aspectos e metodologias de implementação de sistemas ERP, traçar um paralelo junto à empresa-cliente e o fornecedor do sistema. A ME Varejo (nome fictício) atua no varejo de móveis e eletrodomésticos no Paraná e parte de São Paulo, com a matriz localizada na cidade de Maringá, norte do Paraná. Adquiriu o sistema ERP da empresa ZZ Informática (nome fictício) que também tem sede em Maringá e atua no mercado há cerca de 20 anos. Seu sistema possui um núcleo com módulos básicos que controla as atividades de faturamento, gestão de materiais, comercial, financeiro e contábil, também conta com um módulo customizado de frente de loja. Todos os módulos são integrados e alimenta um banco de dados centralizado, através de terminais interligados na rede corporativa ou pela Internet, via acesso remoto (ver Anexo 1). 4.1 Histórico da empresa A rede ME Varejo (nome fictício) atuava desde 1988 quase que exclusivamente no segmento de eletrodomésticos, ampliando no ano de 1995 sua divisão de atacado comercializando produtos em todo o estado do Paraná e nos estados de Santa Catarina e Mato Grosso do Sul. Paralelamente ao atacado, a empresa contava naquele ano com um total de 10 lojas nos estados do Paraná e Mato Grosso do Sul. Mais tarde, a sociedade que contava com o patriarca e seus filhos passaria para uma nova fase agora somente com a presença dos dois sócios, filhos do fundador. As constantes crises econômicas que abalaram o país na década de 90, aliado aos planos governamentais que trouxeram uma forte recessão ao setor fizeram com que em 1999 a empresa revisse suas estratégias adotando novas medidas para atuar no mercado, reestrutura toda a rede de lojas e abandona os mercados do Mato Grosso, focando apenas no estado do Paraná, dessa forma a empresa iniciaria o ano de 2000 mais organizada e enxuta. Foram agregados novos produtos e serviços a partir daquele, destacando-se no mercado local. 44
  45. 45. Em 2005 a empresa contava com 29 lojas no Paraná e 9 em São Paulo, ano em que além da substituição do sistema de gestão, foram desenvolvidas ações inéditas de marketing, como reformulação da logomarca, investimento em salas de treinamento, entre outras medidas organizacionais. A empresa conta hoje com um quadro de 500 funcionários aproximadamente e 42 lojas. 4.2 Ambiente de Implantação A implementação do sistema ERP na empresa ME Varejo foi iniciada no dia 1º de julho 2005, em substituição a outro sistema. O sistema antigo não satisfazia mais as necessidades da empresa, por possuir uma tecnologia ultrapassada, com base de dados não integrada e abrangia menos funcionalidades do que o novo. O novo produto, um ERP mais robusto e moderno, é fornecido por uma empresa de Maringá que atua há quase 20 anos no mercado de software no Paraná. A solução nova é totalmente integrada, possui os módulos básicos de gestão empresarial e um módulo de vendas customizado. Com um banco de dados centralizado permite que todos os dados sejam alimentados no mesmo lugar instantaneamente. Os módulos básicos que a empresa ME Varejo adquiriu foram: Administração de Materiais, Comercial, Faturamento, Contas a Pagar, Contas a Receber, Tesouraria, Livro Fiscal, Contabilidade e Segurança. O módulo customizado é conhecido como Frente de Caixa, que será utilizado nas filiais. A matriz da empresa ME Varejo está localizada na cidade de Maringá, onde são realizados todos os processos administrativos e também seu centro de distribuição, enquanto suas filiais somente realizam as vendas no varejo. A seguir serão descritas as principais atividades da empresa automatizadas pelo novo sistema na matriz: Na central de distribuição, que recebe as mercadorias dos fornecedores, armazena e distribui para as filiais, o módulo mais usado é o de Administração de Materiais, com ele são automatizadas operações de entrada de nota fiscal de compra, saída de produtos por transferência com emissão de nota fiscal, entrada de produtos transferidos das filiais com nota fiscal, recebimento de solicitações de produtos para reposição nas filiais, relatórios (saldo de produtos, movimentação de produtos, entradas e saídas de produtos) e emissão de etiquetas com código de 45
  46. 46. barras. No departamento Comercial são realizadas as negociações com fornecedores, compras de produtos para revenda, monitoramento de vendas e gestão dos produtos como avaliação do mix de produtos e atualização da tabela de preços. Os módulos utilizados por essa área são Administração de Materiais, Comercial e Faturamento, as principais rotinas são: cadastro de produtos (almoxarifados, categorias, sub categorias, garantia etc), processamento e atualização da tabela de preço, pedido de compra, relatórios gerenciais (curva ABC de vendas, compras, entrega etc), cadastro de metas de vendas, relatórios (liberação de descontos de venda, garantias vendidas, rentabilidade das vendas, comissões, valores dos estoques, metas de venda, produtos sem giro). Na parte da Controladoria são realizadas atividades relacionadas aos materiais de consumo tanto da matriz como das lojas, como compra, armazenamento e distribuição, controle de frete em montagem de produtos vendidos pelas filiais, cadastro de usuários e permissões nos sistema. O departamento financeiro está dividido em Contas a Pagar e Contas a Receber, onde um encarregado monitora a movimentação das contas financeiras, autoriza pagamentos, verifica os títulos a receber e tira extratos bancários. Na área de contas a pagar são registradas as previsões de pagamentos de despesas gerais e efetuado os pagamentos de fornecedores e diversos. No contas a receber são realizadas as baixas de títulos e emissão de relatórios No departamento de Recursos Humanos, o sistema é utilizado para cadastrar os representantes e emitir relatórios de comissões. A escrita fiscal utiliza o módulo Livro para conciliações de notas, configurações de alíquotas e tributos, apuração de icms e relatórios fiscais. O setor contábil utiliza o módulo de Contabilidade para cadastro de contas contábeis no plano de contas, conferência e conciliações de lançamentos, emissão de relatórios gerenciais e contábeis. O departamento de Informática é responsável pela instalação do sistema nos computadores da matriz e das lojas, manutenção na rede e nos servidores e back up do sistema. 46
  47. 47. Nas filiais são automatizados grande parte dos processos, como vendas, transferências de mercadorias, conferência de caixa e outros. Nas lojas é usado um módulo customizado, mais específico para o negócio. As principais operações realizadas pelo módulo Frente de Caixa são: cadastro de clientes, cadastro de pedidos de clientes, venda com emissão de nota fiscal (a vista, a prazo), lançamentos de fretes contratados e despesas gerais, transferência de mercadoria (entrada/saída), solicitação de produtos, relatórios (vendas, metas, comissões, caixa, títulos a receber, frete, movimentação de produtos, saldo e preço de produtos etc) e baixa de títulos a receber. 4.3 Implantação Com base nos aspectos principais de implantação de ERP e metodologias descritas no capítulo anterior, o estudo tem como objetivo descrever como foi o processo de implementação da solução ERP na empresa ME Varejo, comparando pontos em comum através da observação e interpretação das informações obtidas. 4.3.1 Protótipo Na empresa ME Varejo existem algumas necessidades específicas na área de vendas no varejo, que são realizadas nas filiais, como uma considerável agilidade nas vendas e emissão de notas fiscais, consulta de saldo e preços de produtos, transferências e recebimentos de mercadorias, dentre outras atividades. Como o sistema possuía módulos que continham algumas funcionalidades que seriam usadas, mas de forma genérica, foi encomendado um módulo específico de vendas, com uma interface mais amigável e mais ágil em algumas operações, centralizando processos de outros módulos numa única interface, com algumas opções específicas a mais. Para que o funcionamento desse módulo encomendado fosse testado, foi criado um protótipo que trabalhava em paralelo ao sistema existente. Para isso foi eleita uma filial onde todas as movimentações eram alimentadas também nesse protótipo, que melhorava a cada situação nova. Com o objetivo de minimizar o máximo de problemas quando o novo sistema estivesse em produção, esse protótipo ficou cerca de três meses em testes paralelos ao antigo software 47
  48. 48. adaptando aos processos da loja. Para que o módulo customizado de vendas ficasse pronto foi necessário desenvolver novas funcionalidades no sistema, tornando mais aderente aos processos que eram executados nas lojas. Mas como o sistema já possuía muitas funcionalidades genéricas que seriam utilizados nas filiais, além de desenvolver, foi necessário também parametrizar e configurar outras partes já existentes no sistema, que estavam distribuídas nos módulos genéricos, transportando suas funções para dentro do módulo de vendas, remodelando sua interface deixando mais específicas suas funções, mais amigáveis e funcionais para o setor de vendas. Nessa etapa de protótipo a empresa ME Varejo disponibilizou uma pessoa para contribuir junto ao fornecedor na construção do módulo de venda, esse funcionário atuava em todas as lojas da rede e tinha como função auxiliar em todos os processos envolvidos na área de vendas. Pelo conhecimento que dispunha, ela opinava como deveria ser as operações no módulo customizado de vendas, testava, discutia processos e aprovava o que estava funcionando de acordo, era a pessoa certa para essa atividade, auxiliando também na implementação do módulo nas lojas, treinamento e suporte para os usuários do novo sistema. O protótipo para o módulo de vendas era importante porque seria o módulo mais utilizado na empresa, com o maior número de usuários operando ao mesmo tempo, não poderia parar de funcionar em nenhum momento, pois prejudicaria diretamente as vendas, para isso foi dada esse tipo de atenção em seu desenvolvimento. A empresa ME Varejo e seu fornecedor agiram de maneira correta de acordo com Davenport (2002), pois antes de colocar em produção o sistema, criaram condições para ter certeza de que o módulo customizado estaria suficientemente satisfatório ao negócio. Com um levantamento detalhado dos processos, planejamento e cronograma foi possível terminar todas as principais operações dentro do prazo e com qualidade necessária para que não houvesse nenhum problema com o módulo de vendas. 48
  49. 49. 4.3.2 Levantamento de Processos Ao contrário do módulo customizado de vendas, que foi elaborado um protótipo, organizado um cronograma e listados processos relacionado às operações realizadas nas filiais, as outras áreas e módulos não foram tratadas da mesma maneira, o conhecimento a respeito de processos envolvendo o departamento financeiro, comercial, contábil, fiscal e centro de distribuição eram superficiais. De acordo com Souza, a empresa interessada em uma solução ERP deve previamente fazer um levantamento detalhado dos processos que serão atendidos pelo sistema. A empresa ME não o fez, e nem seu fornecedor exigiu tais informações, não existia também nenhum documento que relacionava as atividades desenvolvidas pelos departamentos ou funcionários, se existia não foi apresentado naqueles momentos, de negociação e de implantação. Também não procurou identificar expectativas das pessoas, por parte da empresa cliente e nem por parte do fornecedor. Um ponto que dificultava o levantamento de informações de forma explícita era o receio frente ao atual fornecedor, que estava constantemente presente nas dependências da empresa, a possibilidade de um boicote e suspensão de suporte e serviços era grande, resultando em perdas para a empresa. Mesmo assim, boatos eram inevitáveis, prejudicando a implantação do novo sistema, pois as informações eram disseminadas parcialmente e soava de forma negativa, falavam em perda de cargos, demissões em algumas áreas e acúmulo em outras, além do medo de mudança que se estabeleceu prematuramente nas pessoas. Quanto aos processos internos da matriz, foram sendo conhecidos durante a implementação, junto à entrada em produção do sistema, ou seja, não havia mais tempo para levantar informações, os processos foram sendo executados de acordo com o que existia no novo sistema, sem saber se seriam adequados, se eram necessárias adaptações no processo ou sistema. Esse tipo de situação fez com que as informações de procedimentos fossem conhecidas apressadamente e muitas vezes de forma incorreta, pois foram buscadas no usuário final do sistema, que não possuía informação do processo por completo e também não estavam em condições de estuda-los e detalha-los, era preciso continuar suas atividades, não deveriam ser interrompidos, pois podiam acumular e prejudicar o departamento. 49

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