Gestao arquivistica de documentos usando alfresco infused solutions

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Gestao arquivistica de documentos usando alfresco infused solutions

  1. 1. Gestão Arquivística de Documentos usando Alfresco Paula Ferreira Cavalcanti Gerente de Negócios Telefone: 55 (11) 3957-1328 Email: pcavalcanti@infusedsolutions.com.br
  2. 2. Infused Solutions A Infused Solutions é uma empresa de consultoria em tecnologia especializada em soluções de Gerenciamento de Conteúdo Corporativo (Enterprise Content Management). Consultores especialistas em: • Gerenciamento Eletrônico de Documentos • Gerenciamento de Conteúdo Web •Records Management • Portal • Colaboração Parceiro Gold da Alfresco Atuando nos Estados Unidos e Brasil
  3. 3. Alfresco ● Fundada em 2005 ● 115+ funcionários e crescendo ● Foco em ECM com visão open source comercial ● Equipe de gerenciamento experiente ● John Newton, CTO & Co-fundador – Fundador da Documentum ● John Powell, CEO & Co-fundador - COO da Business Objects ● Forte momento no mercado ● 800+ clientes -- bancos, governo, mídia ● 1.6+ milhões downloads, 100,000 membros da comunidade
  4. 4. Eventos Infused/Alfresco no Brasil em 2010 • 28 e 29 de Setembro – São Paulo ECM Show (ecmshow.com.br) • Gerenciando Projetos usando Webinars Alfresco - Outubro Livro em • Alfresco 3 – Guia Prático para Usuários, Administradores e Português Programadores
  5. 5. O que é um documento arquivístico? É um documento produzido e/ou recebido por uma pessoa física ou jurídica, no decorrer das suas atividades, qualquer que seja o suporte, e dotado de organicidade. Documento Arquivístico Digital • Produzido, tramitado e armazenado por sistema computacional Documento Arquivístivo Convencional • Produzido, tramitado e armazenado em formato não digital
  6. 6. Conceitos Importantes e-ARQ • Especificação de requisitos que estabelece um conjunto de condições a serem cumpridas pela organização produtora/receptora de documentos, pelo sistema de gestão arquivística e pelo próprios documentos a fim de garantir sua confiabilidade e autenticidade, assim como seu acesso. SIGAD – Sistema Informatizado de Gestão Arquivística de Documentos • Conjunto de procedimentos e operações técnicas, característico do sistema de gestão arquivística de documentos, processado por computador. Pode compreender um software em particular, um determinado número de softwares integrados, adquiridos ou desenvolvidos por encomenda, ou uma combinação desses.
  7. 7. GED x SIGAD Um GED trata os documentos de maneira compartimentada, enquanto o SIGAD o faz a partir de uma concepção orgânica, ou seja, os documentos possuem uma inter-relação que reflete as atividades da instituição que os criou. Além disso, diferentemente do SIGAD, o GED nem sempre incorpora o conceito arquivístico de ciclo de vida dos documento. GED SIGAD
  8. 8. Requisitos arquivísticos SIGAD Captura, armazenamento, indexação e recuperação de documentos arquivísticos Captura, armazenamento, indexação e recuperação de todos os componentes digitais do documento arquivístico como uma unidade complexa Gestão de documentos a partir do Plano de Classificação para manter a relação orgânica entre os documentos. Implementação de metadados associados aos documentos para descrever os contextos desses mesmo documentos Integração entre documentos digitais e convencionais Foco na manutenção da autenticidade dos documentos Avaliação e seleção de documentos para recolhimento e preservação daqueles considerados de valor permanente Aplicação de tabela de temporalidade e destinação de documentos Transferência e o recolhimento dos documentos por meio de uma função de exportação Gestão de preservação de documentos
  9. 9. Instalando o Site de Records Management
  10. 10. Criando o Site de Records Management
  11. 11. Controle de Acesso Para ter acesso ao Console de Gerenciamento do RM é preciso estar no Grupo de RM Admin
  12. 12. Perfis do RM
  13. 13. Console Admin RM
  14. 14. Plano de Classificação Plano de Classificação Séries Financeiro RH Categorias Governança Gerenciamento de Despesas de Capital Saúde e Segurança Financeira Performance Plano de Políticas e Controle Acidentes e Procedimentos Desenvolvimento Orçamentário Investigações Individual Relatórios Políticas e Avaliações dos Pastas Financeiros Procedimentos Funcionários Inspeções e Revisões
  15. 15. Painel do Site de RM
  16. 16. Criando o Plano de Classificação - Série
  17. 17. Criando o Plano de Classificação - Categoria
  18. 18. Criando o Plano de Classificação – Pasta
  19. 19. Tabela de Temporalidade A tabela de temporalidade é adicionada no nível da Categoria.
  20. 20. Tabela de Temporalidade
  21. 21. Incluindo os passos para Descarte
  22. 22. Finalizando a Tabela de Temporalidade
  23. 23. Tabela Temporalidade – Outro exemplo Corte após o Final do Ano Financeiro ou Após Final da Auditoria Transferir após 1 mês Evento Período de Tempo
  24. 24. Adicionar um novo evento
  25. 25. Adicionar um novo evento
  26. 26. Adicionar novo local para Transferência
  27. 27. Usando o novo Evento
  28. 28. Utilizando os novos locais de transferência
  29. 29. Arquivar um Documento Eletrônico
  30. 30. Arquivar Documento Não Eletrônico
  31. 31. Declarando como Registro
  32. 32. Visualizando o Registro
  33. 33. Desfazer o Declarar como Registro
  34. 34. Movendo um documento para o Site de RM
  35. 35. Criando um relacionamento entre Registros
  36. 36. Auditoria
  37. 37. Auditoria – Por Registro
  38. 38. Auditoria – Relatório
  39. 39. Auditoria – Relatório Atualização de Metadados Logins e Falhas no Login Registros Arquivado Registro Declarados
  40. 40. Perguntas e Respostas
  41. 41. Links Úteis •Twitter: http://www.twitter.com/infusedbr • Blog: ECMBrasil http://ecmbrasil.blogspot.com •Infused Solutions: http://www.infusedsolutions.com.br (11)3957-1328 •Treinamento Oficial Alfresco: http://www.infusedsolutions.com.br/pt/calendario.html •Alfresco 3.2 Download: http://www.alfresco.com/try •Alfresco em 1 hora: http://webinars.alfresco.com/forms/AlfrescoemumaHora •Alfresco Share: http://webinars.alfresco.com/forms/AlfrescoShareinPortuguese •Alfresco 3.2: http://bit.ly/bcVbjX •Fórum : http://forums.alfresco.com/br e http://forums.alfresco.com/pt
  42. 42. Obrigada por sua participação Paula Ferreira Cavalcanti Gerente de Negócios Brasil e América Latina Telefone: 55 (11) 3957-1328 Email: pcavalcanti@infusedsolutions.com.br

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