Planejamento, Execução e Controle de Projetos: Aula 5

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Slides da 5ª aula da disciplina "Planejamento, Execução e Controle de Projetos", apresentada no MBA em Gestão de Projetos.

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Planejamento, Execução e Controle de Projetos: Aula 5

  1. 1. Planejamento, Execução e Controle de Projetos Alessandro Almeida www.alessandroalmeida.com 11/11/2014 MBA EM GESTÃO DE PROJETOS
  2. 2. PLANEJAMENTO Se preparando para que tudo dê certo...
  3. 3. Relembrando nosso Ciclo de Vida... Execução Monitoramento Encerram ento Iniciação Planejamento
  4. 4. Relembrando nosso Ciclo de Vida... Execução Monitoramento Encerram ento Iniciação Planejamento
  5. 5. Planejamento 1. Detalhar o mapeamento dos stakeholders do projeto 2. Detalhar o Escopo do projeto 3. Detalhar a EAP e o Cronograma 4. Criar o Plano de Comunicação 5. Criar o Plano de Recursos Humanos 6. Criar o Plano de Riscos 7. Validar e divulgar os planos do projeto Planejamento
  6. 6. Planejamento 1. Detalhar o mapeamento dos stakeholders do projeto 2. Detalhar o Escopo do projeto 3. Detalhar a EAP e o Cronograma 4. Criar o Plano de Comunicação 5. Criar o Plano de Recursos Humanos 6. Criar o Plano de Riscos 7. Validar e divulgar os planos do projeto Planejamento
  7. 7. Planejamento 1. Detalhar o mapeamento dos stakeholders do projeto 2. Detalhar o Escopo do projeto 3. Detalhar a EAP e o Cronograma 4. Criar o Plano de Comunicação 5. Criar o Plano de Recursos Humanos 6. Criar o Plano de Riscos 7. Validar e divulgar os planos do projeto Planejamento
  8. 8. 6. Criar o Plano de Riscos • Primeiro, vamos entender a definição de risco...
  9. 9. 6. Criar o Plano de Riscos • Definição do PMBOK, 5ª edição: – Um evento ou condição incerta que, se ocorrer, provocará um efeito positivo ou negativo nos objetivos de um projeto
  10. 10. 6. Criar o Plano de Riscos • O risco envolve... – Incerteza – Impacto – Probabilidade – Oportunidades – Ameaças
  11. 11. O risco é uma constante no dia a dia...
  12. 12. O risco é uma constante no dia a dia... • Fonte da imagem “Risco de Afogamento”: • http://www.flickr.com/photos/kiko_fernandes/41482 81427/
  13. 13. Com os projetos não é diferente... • Risco... – de atraso – de não atender o escopo – de não cumprir o orçamento – de não ser homologado – de algum membro da equipe sair da empresa
  14. 14. Com os projetos não é diferente... • Risco... – de entregar antes do prazo – de surpreender o cliente com funcionalidades adicionais – de aproveitar uma nova tecnologia que facilitará a implementação de funcionalidades
  15. 15. Premissas, Restrições e Riscos • Premissa – São fatores que, para fins de planejamento, são considerados verdadeiros, reais ou certos sem prova ou demonstração – Talvez o seu projeto dependa de alguma premissa para dar certo • Restrição – Limitação ou imposição de limite – Seu projeto precisa ser realizado dentro do limite definido
  16. 16. Premissas, Restrições e Riscos • Premissa: Talvez o seu projeto dependa de alguma premissa para dar certo... • A Roberta, especialista em BI, vai participar do projeto. • O cliente vai disponibilizar um analista de negócios em tempo integral na fase de levantamento de requisitos. • Restrição: Seu projeto precisa ser realizado dentro do limite definido... • O projeto precisa ser concluído antes de 31/12 • O custo não pode ultrapassar R$ 500.000
  17. 17. Premissas, Restrições e Riscos • Premissas e restrições são um bom ponto de partida para identificação dos riscos a serem monitorados... – A Roberta, especialista em BI, vai participar do projeto. • Quais eventos podem tirar a Roberta do projeto? • O que faremos se ela sair? – O projeto precisa ser concluído antes de 31/12 • Quais eventos podem fazer com que o projeto atrase? • O que faremos se o projeto atrasar?
  18. 18. IDENTIFICAÇÃO DOS RISCOS DO PROJETO
  19. 19. Algumas técnicas para identificação dos riscos do projeto • Benchmarking • Entrevistas • Check-lists • Opinião especializada – Consultoria • Brainstorming • Lições aprendidas
  20. 20. Algumas técnicas para identificação dos riscos do projeto • Benchmarking • Entrevistas • Check-lists • Opinião especializada – Consultoria • Brainstorming • Lições aprendidas
  21. 21. Brainstorming • Tempestade de idéias ou “toró de parpite” • Diferenças de pensamentos e experiências geram novas ideias • Compartilhar as ideias, sem filtros • Julgamento pode “bloquear” o processo – A avaliação das ideias é feita no final da sessão de brainstorming
  22. 22. Brainstorming
  23. 23. Brainstorming
  24. 24. Lições Aprendidas • Base histórica de riscos em outros projetos • Reuniões entre equipes – Aprendizado Inter-projetos (http://finito- log.blogspot.com/2004/08/o-aprendizado-inter- projetos.html)
  25. 25. Identificação dos Riscos # Descrição Fonte 001 Entrega fora do prazo Falta de planejamento 002 Escopo não atendido Mapeamento de requisitos inexistente 003 Não aceitação do sistema pelos clientes Tecnologia nova
  26. 26. Identificação dos Riscos # Descrição FONTE 001 Entrega fora do prazo Falta de planejamento 002 Escopo não atendido Mapeamento de requisitos inexistente 003 Não aceitação do sistema pelos clientes Tecnologia nova Importante: Uma única fonte pode gerar diversos riscos
  27. 27. ANÁLISE DOS RISCOS
  28. 28. Análise dos Riscos • Vários riscos serão identificados • A análise permite priorizar o foco no tratamento dos riscos! – Probabilidade: Qual é a chance do risco ocorrer? – Impacto: Qual é o “tamanho” dos danos ou benefícios, caso o risco ocorra? – Probabilidade x Impacto = Prioridade, Criticidade ou Peso do risco
  29. 29. Análise dos Riscos # Descrição Prob. Imp. Criticidade 001 Entrega fora do prazo 4 5 20 002 Escopo não atendido 3 4 12 003 Não aceitação do sistema pelos clientes 2 3 6
  30. 30. TRATAMENTO DOS RISCOS Estratégia de Resposta e Plano de Ação
  31. 31. Opções para o Tratamento dos Riscos • Quando for um risco negativo... – Eliminar: Remover totalmente a ameaça (pode envolver mudanças radicais) – Transferir: Repassar o risco para um terceiro, mas não o elimina (por exemplo: Seguro) – Mitigar: Reduzir o impacto ou a probabilidade – Aceitar: Conheço o risco, sua probabilidade e seu impacto, mas concluí que é melhor “deixar a vida me levar” e atuar somente se o risco ocorrer
  32. 32. Opções para o Tratamento dos Riscos • Quando for um risco positivo... – Explorar: Direciono recursos para garantir que a oportunidade se concretize – Compartilhar: Envolvo um terceiro na exploração da oportunidade (por exemplo: Criação de uma joint venture) – Melhorar: Realizo ações para ampliar a probabilidade ou impacto positivo da oportunidade – Aceitar: Não tomarei ação, somente aproveitando os resultados caso a oportunidade se concretize
  33. 33. Plano de Ação • O plano de ação pode ser simples ou complexo, contemplando desde uma única ação até a participação de diversos stakeholders e fornecedores
  34. 34. Plano de Ação • O fundamental é que o Gerente de Projeto avalie, considerando a criticidade do risco, quais ações são necessárias para que a estratégia de resposta seja executada
  35. 35. 6. Criar o Plano de Riscos # Descrição Criticidade Estratégia de Resposta ao Risco Plano de Ação 001 Entrega fora do prazo 20 Mitigar O que fazer? Como fazer? Quem fará? Quanto vai custar? Quem será envolvido? 002 Escopo não atendido 12 Mitigar 003 Não aceitação do sistema pelos clientes 6 Aceitar
  36. 36. Para saber mais...
  37. 37. Para saber mais...
  38. 38. Para saber mais...
  39. 39. Para saber mais...
  40. 40. Planejamento 1. Detalhar o mapeamento dos stakeholders do projeto 2. Detalhar o Escopo do projeto 3. Detalhar a EAP e o Cronograma 4. Criar o Plano de Comunicação 5. Criar o Plano de Recursos Humanos 6. Criar o Plano de Riscos 7. Validar e divulgar os planos do projeto Planejamento
  41. 41. Planejamento 1. Detalhar o mapeamento dos stakeholders do projeto 2. Detalhar o Escopo do projeto 3. Detalhar a EAP e o Cronograma 4. Criar o Plano de Comunicação 5. Criar o Plano de Recursos Humanos 6. Criar o Plano de Riscos 7. Validar e divulgar os planos do projeto Planejamento
  42. 42. Planejamento 1. Detalhar o mapeamento dos stakeholders do projeto 2. Detalhar o Escopo do projeto 3. Detalhar a EAP e o Cronograma 4. Criar o Plano de Comunicação 5. Criar o Plano de Recursos Humanos 6. Criar o Plano de Riscos 7. Validar e divulgar os planos do projeto Planejamento
  43. 43. 7. Validar e divulgar os planos do projeto • Fez tudo direitinho? Então a validação será tranquila... – Bom... O fato é que não depende somente de você... • Sponsor • Estrutura Organizacional • Mapa do poder • Depois é só divulgar os planos para os stakeholders e começar a Execução
  44. 44. CONCLUSÕES SOBRE O PLANEJAMENTO
  45. 45. Conclusões sobre o Planejamento Execução Monitoramento Encerram ento Iniciação Planejamento
  46. 46. Conclusões sobre o Planejamento • Etapa crítica do projeto... – A forma como é realizada tem influência direta no sucesso ou fracasso • Deve ser objetiva... – Foco nos documentos e ferramentas que realmente agregam • O Gerente de Projeto direciona... – Mas não faz tudo sozinho
  47. 47. EXECUÇÃO Realizando tudo que foi planejado!
  48. 48. Relembrando nosso Ciclo de Vida... Execução Monitoramento Encerram ento Iniciação Planejamento
  49. 49. Relembrando nosso Ciclo de Vida... Execução Monitoramento Encerram ento Iniciação Planejamento
  50. 50. Execução 1. Executar o projeto conforme o planejado
  51. 51. 1. Executar o projeto conforme o planejado • Fazer acontecer tudo que foi planejado! – Sozinho, o Gerente de Projetos não consegue fazer acontecer! – Não se esqueça do sponsor, da equipe, dos fornecedores e dos demais stakeholders...
  52. 52. 1. Executar o projeto conforme o planejado • CUIDADO! – A loucura do dia a dia pode fazer com que você se esqueça de tudo (ou boa parte) que foi planejado
  53. 53. VAMOS PENSAR UM POUCO? Seu projeto de TI pode ter mais riscos do que o esperado...
  54. 54. Seu projeto de TI pode ter mais riscos do que o esperado... • Após a leitura do artigo e, considerando o conteúdo apresentado durante a aula, discutam os seguintes tópicos: – Como o gerente de projeto pode (tentar) garantir que os (principais) riscos do projeto foram identificados e que serão gerenciados durante a execução? – Como sensibilizar o sponsor e os principais stakeholders sobre a importância do bom mapeamento e gestão dos riscos? – Quais são os riscos do projeto descrito no estudo de caso da DevOne?
  55. 55. DÚVIDAS?
  56. 56. MUITO OBRIGADO! alessandro.almeida@uol.com.br www.alessandroalmeida.com/unifieo.htm www.slideshare.net/alessandroalmeida

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