Ringkasan dokumen tersebut adalah: Proses administrasi quality control membuat laporan kualitas bulanan untuk mengetahui tren kualitas produksi. Laporan tersebut dibuat berdasarkan data dari berbagai departemen produksi dan area final inspeksi.

1. BAB IV
PEMBAHASAN
4.1 Proses Administrasi Quality Control
Proses administrasi quality control berupa laporan inplant quality
performance setiap bulannya pada bagian quality control dibuat
rutin agar dapat mengetahui perkembangan kualitas naik dan
turunnya total NG (no good) pada departemen produksi terkait.
Guna tercapainya sasaran mutu yang telah ditetapkan oleh pihak
manajemen. Laporan yang dibuat setiap bulannya oleh administrasi
quality control adalah bentuk penyajian fakta tentang suatu kejadian
atau kegiatan, pada dasarnya fakta yang disajikan itu mengenai
tanggung jawab yang ditugaskan. Fakta yang disajikan merupakan
bahan atau keterangan untuk informasi yang dibutuhkan
berdasarkan keadaan yang terjadi dilapangan quality control area
final inspection dan bagian produksi terkait guna membahas
masalah kualitas pada suatu barang, untuk memenuhi standar
pengiriman pada customer.
Barang / part yang dihasilkan dari setiap departemen yaitu seperti
pada bagian Die Casting yaitu pencetakan barang, hingga menjadi
barang yang siap untuk diproses selanjutnya, kemudian dilakukan
kembali pada proses post casting dimana disini dilakukan proses
buffing (penghalusan) dan burrytory, proses machining yaitu
dilakukan proses dimensi seperti menggunakan mesin untuk proses
(drilling, diameter dan lain-lain). Kemudian dilakukan proses
painting pengecatan dan barrel. Dan selanjutnya assembling
proses finishing perakitan dari flow proses produksi hingga menjadi
barang jadi, dan siap untuk dilakukan pengecekan pada bagian
quality control yaitu area final inspection.

2. 25
Gambar 4.1
Berikut flow chart data adminsitrasi quality control sebulum
dilakukan pembuatan laporan bulanan. Sumber PT. Auto Cipta
Casting
Admin Semua Produksi
Serahkan Laporan
Kelola data
Hasil laporan
Presentasi
Periksa
Distribusi data semua
produksi
ya
Tidak
Dibuat Ulang
Admn Qc
Keloloa Laporan
Final Inspection

3. 26
4.1.1 Proses Administrasi Quality Control Area Final
Inspection
Proses pengambilan data pada bagian Quality control area
final inspection. Oleh administrasi quality control data
diambil dari laporan pengecekan harian yang telah tersedia,
form pengecekan laporan harian, di dalam form tersebut
terdapat beberapa bagian seperti nama part, item part, kode
part, dan bulan pengecekan pada laporan tersebut. Setelah
itu data di input setiap harinya sesuai tanggal, bulan, dan
beberapa item dan nama-nama part.
Dari laporan tersebut oleh admin quality di input sesuai jenis
barang dan nama supplier, setelah dilakukan penginputan
data dari tanggal 1-31 Januari 2015 dan 1-28 Februari 2015
sebagai perbandingan, kemudian total OK yaitu barang hasil
pengecekan yang memang memenuhi standar dalam
pengecekan. Total NG yaitu barang yang dihasilkan tidak
memenuhi standar pengecekan yang telah ditentukan pada
IK (intruksi kerja yang tersedia). Presentase NG / reject
diperoleh dari, total NG/total quantity*100%= hasil
presentase.
Dalam proses adminstrasi quality control, dalam membuat
laporan tersebut tentunya data dipisah terlebih dahulu
sebelum dijumlahkan dengan hasil laporan bagian
departemen produksi terkait. Berdasarkan nama-nama part
kemudian data tersebut di inp ut.

4. 27
Gambar
Laporan inplant quality performance bulan Januari 2015
Gambar
Laporan inplant quality performance bulan Februari 2015

5. 28
Gambar
Contoh Laporan Input Final Inspection

6. 29
4.1.2 Proses Administrasi Quality Control Semua Produksi
Setelah itu proses selanjutnya dalam membuat laporan inplant
quality performance, admin quality control meminta data tersebut
kepada masing-masing admin produksi terkait seperti bagian die
casting, post casting, machining, painting, dan assembling. Data
yang diperoleh kemudian digabungkan, oleh admin die casting data
tersebut telah direkap dan di input oleh admin quality digabungkan
sehingga dapat diperoleh total produksi, total OK, total NG dan
ditemukan presentase NG terbesar, dengan jenis NG dan nama
part yang terjadi NG pada departemen terkait pada periode 1-31
Januari 2015 dan 1-28 Februari 2015. Berikut laporan-laporan oleh
departemen produksi sebagai berikut :
1. Bagian die casting (proses pencetakan), oleh admin die casting
data tersebut di input mulai dari hasil laporan harian, total
produksi, total OK, total NG dan ditemukan presentase NG.
admin quality control menginput laporan berdasarkan nama
part, sesuai customer seperti khusus part-part untuk part PT.
AHM, PT. YIMM, dan others. Untuk bagian die casting terdapat
NG, dan jenis-jenis NG tersebut adalah pada part yang telah
dicetak mengalami flowline, keropos, under cut, gompal, retak,
bolong dan lain-lain. Jenis NG tersebut sering ditemukan dalam
pemilihan jenis NG pada saat laporan yang dibuat dalam bentuk
grafik batang dan grafik pie.
2. Bagian post casting (penghalusan), oleh admin post casting
data tersebut di input mulai dari hasil laporan harian, total
produksi total OK, total NG dan ditemukan presentase NG.
admin tersebut mengumpulkan data kepada admin quality
control dengan menyerahkan hasil total produksi dan total NG
dan jenis-jenis NG pada part yang terdapat pada bagian post

7. 30
casting, kemudian admin quality control memilih jenis NG yang
paling tinggi. Adapun jenis-jenis NG yang terdapat pada bagian
melalui proses penghalusan ini pada part yang dihasilkan
adalah kasar, gelombang, dekok, handling, burry, jenis NG
tersebut sering ditemukan pada saat pemilihan jenis NG empat
terbesar pada saat laporan dibuat oleh admin quality control
berupa grafik batang dan grafik pie.
3. Bagian machining (proses dimensi), oleh admin tersebut data di
input dari hasil laporan harian, total produksi, total OK, total NG
dan presentase NG. admin tersebut mengumpulkan data
kepada admin quality control kemudian data tersebut
digabungkan dan mencari jenis NG yang paling tinggi, adapun
jenis NG yang terdapat pada bagian machining yaitu NG drill
seret, NG blong, NG proses, NG tap, NG dimensi, NG diameter
dan lain-lain. NG tersebut disebabkan oleh proses
menggunakan mesin.
4. Bagian Panting (pengecatan), oleh admin painting data tersebut
di input mulai dari hasil laporan harian, total produksi, total OK,
total NG dan presentase NG. admin tersebut mengumpulkan
data kepada admin quality control kemudian data tersebut
digabungkan dan mencari jenis NG yang paling tinggi, adapun
jenis NG yang terdapat pada bagian painting yaitu, bintik,
beruntus, painting tipis, gores, serat, dan lain-lain. NG tersebut
sering ditemukan pada saat pemilihan jenis NG empat terbesar
yang dibuat oleh admin quality control berupa grafik batang dan
grafik pie.
5. Bagian Assembling (proses finishing / perakitan), seperti
departemen produksi lainnya, admin tersebut memberikan data
tersebut kepada admin quality control untuk digabungkan
sehingga dapat diperoleh total produksi, total OK, total NG, dan
presentase NG. untuk bagian assembling jarang ditemukan NG

8. 31
karena sebelum proses finishing / perakitan part tersebut dicek
terlebih dahulu oleh quality assembling, jika ditemukan part NG
maka langsung dipisahkan agar tidak tercampur dan part
tersebut langsung di repair jika masih bisa digunakan kembali
untuk proses selanjutnya.
4.1.3 Proses Administrasi Quality Control (Flow Chart)
1. Seluruh admin produski Semua Produksi yaitu (die casting,
post casting, machining, painting, dan assembling)
menyerahkan data laporan yang sudah dibuat dan direkap
sesuai departemen masing-masing dan menyerahkan jenis NG
dan total produksi selama satu bulan kepada admin quality
control untuk dijumlahkan.
2. Admin quality control Kelola data yang dikumpulkan, data yang
telah dikumpulkan digabungkan, data dijumlahkan dan
dibuatkan NG terbesar setiap bulannya sehingga hasil
presentase akan terlihat.
3. Membuat rekapan data yang telah dikelola sehingga menjadi
sebuah laporan yang diinput menggunakan Microsoft Excell,
dan setelah hasil laporan inplant quality performance sudah
jadi, admin quality control membuat laporan tersebut berbentuk
presentasi yang dibuat dengan grafik batang dan dikemas
menggunakan Miocrosoft Power Point. Batas waktu pembuatan
laporan tersebut setiap tanggal 10 tiap bulannya.
4. Sebelum diperiksa pimpinan kerja dilakukan cek kelengkapan
data, bila sudah lengkap maka data yang dibuat lalu di print
out, kemudian di tandatangani oleh pimpinan kerja, dan setelah
itu laporan tersebut dibagikan oleh departemen produksi
seperti die casting, post casting, machining, panting dan

9. 32
assembling, untuk dianalisa oleh section head departemen
terkait untuk diadakan analisa perbaikan masalah terkait trend
NG pada periode 1-31 Januari 2015 dan laporan periode 1-28
Februari 2015. Setelah itu hasil laporan bulanan yang telah
dibuat oleh admin quality control, diserahkan kepada admin
ISO untuk dilaporkan dan disimpan sebagai laporan performa
departemen quality control. Laporan yang sudah jadi tersebut
diserahkan kepada Admin ISO berupa subcopy yang di copy
melalui flash disk.
5. Distribusi data rekapan kesemua seksi produksi terkait,
kemudian data asli di file oleh Admin quality control. Sebagai
arsip untuk laporan yang telah dibuat agar memudahkan dalam
pencarian data inplant quality performance yang telah dibuat.
Dan dibuatkan folder atau lemari khusus laporan hard copy
sebagai tempat penyimpanan yang paling aman dan
memudahkan dalam pencarian. Karena suatu saat akan
dibutuhkan untuk melihat kembali data-data yang telah dibuat
tahun yang lalu.
4.2 Kendala-Kendala Dalam Proses Administrasi Quality Control
Dalam Pembuatan Laporan Inplant Quality Performance
Setelah mempelajari dan menganalisa proses administrasi quality
control dalam pembuatan laporan inplant quality performance pada
PT. Auto Cipta Casting Tangerang, maka dapat disimpulkan bahwa
permasalahan yang ada pada proses administrasi quality control
dalam pembuatan laporan inplant quality performance adalah
sebagai berikut :

10. 33
1. Fasilitas yang kurang memadai dalam menginput data laporan
terkadang menjadi hambatan yang berarti seperti, keadaan
komputer yang sudah lama, mesin print out, tinta printer yang
sudah habis, terbatasnya kertas hvs, koneksi internet dan wifi ,
hal tersebut tentunya menjadi menghabat proses bekerja admin
quality control sebab pekerjaan yang paling penting terdapat
dikomputer tersebut, proses perbaikan komputer terkadang
membuat pekerjaan menjadi menumpuk, karena perbaikan
belum maksimal.
2. Laporan yang diberikan oleh admin bagian produksi terkait
kepada admin quality control terkadang masih harus diperiksa
kembali oleh atasan masing-masing terkait banyak NG yang
masih bisa di repair khususnya bagian post casting dan
machining, agar jumlah NG dapat berkurang. Setelah laporan
Bulanan inplant quality performance dibuat oleh admin quality
control, data tersebut di input, diolah, digabungkan dan
dijumlahkan oleh departemen produksi, dan hasil dari total
tersebut dapat terlihat seperti total produksi, total OK, total NG
dan presentase NG, maka laporan yang telah diolah tersebut
diperiksa oleh section head quality control untuk dilihat jenis NG
yang masih bisa di repair / dicek kembali agar mengurangi total
NG yang besar, hal tersebut terkadang menghambat proses
penyelesaian laporan bulanan sebab, section head quality
control tidak langsung memeriksa laporan tersebut karena
menunggu waktu yang luang untuk memeriksanya. Sementara
admin quality control harus segera menyelesaikan laporan
tersebut untuk dikumpulkan pada admin ISO paling lambat
tanggal 10 setiap bulannya.
3. Setelah pemilihan jenis NG 4 (empat) terbesar dari masing-
masing departemen produksi, banyak section head departemen

11. 34
produksi terkait yang kadang tidak terima dari pemilihan jenis
NG yang sudah ditetapkan, dengan alasan part tersebut masih
bisa untuk di repair dan masih bisa dicek kembali, hal tersebut
tentunya sangat menghambat admin quality control dalam
pekerjaannya, karena data tersebut pun didapat dari admin
departemen produksi yang telah dijumlahkan oleh admin quality
control berdasarkan data yang diperoleh, perubahan hanya
bisa dilakukan sebelum laporan tersebut diserahkan kepada
admin ISO, jika NG tersebut ingin dirubah dan laporan tersebut
telah diserahkan kepada admin ISO maka jenis NG tersebut
tidak bisa dirubah kembali sesuai dengan kesepakatan yang
telah ditentukan.
4.3 Solusi Untuk Mengatasi Kendala Yang Terjadi
Setelah diketahui permasalahan pada sistem berjalan ini, maka
perlu dicari jalan keluarnya agar masalah tersebut dapat diatasi
yaitu dengan cara sebagai berikut :
1. Cara mengatasi permasalahan yang pertama :
a. Fasilitas yang mengambat proses dalam bekerja tentunya
membuat pekerjaan tidak efektif sehingga menumpuk,
seperti saat komputer mengalami masalah pada hardisk.
Sebaiknya perusahaan menyediakan budget khusus untuk
mengganti komputer yang sudah lama dan memberi jangka
waktu agar komputer tersebut digantikan dengan komputer
baru.
b. Tidak ada koneksi internet yang terkoneksi untuk bagian
quality control, dan koneksi wifi hanya departemen tertentu
yang dapat mengakses koneksi internet tersebut, sebaiknya
perusahaan juga memberikan koneksi internet kepada

12. 35
bagian quality control, agar tidak mengganggu pekerjaan
departemen yang memiliki koneksi internet, karena bila
ingin mengirim email kepada customer harus meminta izin
terlebih dahulu pada departemen marketing.
c. Tinta printer banyak yang sudah rusak sehingga banyak
tinta yang bocor, hal tersebut sangat menggangu pekerjaan
karena, setiap hari pasti membutuhkan untuk print out
dalam membuat laporan, sebaiknya pihak purchasing
membelikan orderan tinta yang baru sebab tinta yang lama
sudah rusak dan sudah tidak nyata. Bagian quality control
sudah membuat SPP (surat permintaan pembelian) kepada
pihak purchasing namun belum dibelikan hingga saat ini.
2. Cara mengatasi permasalahan yang kedua :
a. Laporan yang telah diserahkan oleh admin produksi,
kepada admin quality control, seharusnya diperiksa
terlebih dahulu kepada section head masing-masing
sebelum diserahkan kepada admin quality control untuk
membuat laporan bulanan inpalnt quality performance,
agar tidak ada revisi.
b. Laporan yang belum diserahkan sebaiknya diteliti terlebih
dahulu agar tidak ada data-data yang terlewat dalam
proses input data, karena akan berpengaruh terhadap
jumlah laporan yang telah dibuat.
c. Hasil total produksi sebaiknya diberikan tanda tanggal,
bulan dan tahun sesuai dengan urutan yang telah
ditentukan, agar memudahkan damin quality control
dalam proses pembuatan laporan tersebut.
d. Admin departemen produksi menyerahkan laporan
bulanan pada tanggal 04 setiap bulannya, setelah itu
admin quality control menjumlahkannya, setelah

13. 36
dijumlahkan admin quality control memberikan laporan
tersebut kepada section head quality control untuk
diperiksa, terkadang section head tidak langsung
memeriksanya. Sebaiknya section head selalu diingatkan
agar segera diperiksa. Dan selalu bertukar pendapat agar
laporan tersebut cepat untuk diselesaikan.
e. Sebaiknya membuat kesepakatan kepada section head
dan admin produksi agar dalam pembuatan laporan
tersebut dapat dipertanggung jawabkan, dan agar
mengumpulkan data tepat waktu.
3. Cara mengatasai permasalahan yang ketiga :
a. Sebaiknya setiap section head departemen produksi
memeriksa hasil laporan yang telah dibuat selama satu
bulan, memeriksanya kembali, melihat jenis NG terlebih
dahulu agar tidak terjadi revisi pada saat laporan tersebut
telah dijumlahkan oleh admin quality control.
b. Memberikan kesepakatan antara admin departemen
produksi dan section head departemen produksi, agar
NG yang telah ditentukan oleh admin quality control tidak
dapat dirubah dengan ketentuan yang berlaku, dengan
catatan tertentu dan kesepakatan bersama.
c. Saling bekerja sama dalam penyelesaian pembuatan
laporan tersebut agar dapat selesai sesuai waktu yang
telah ditentukan.