2. Voorwoord
Beste student,
Wat leuk dat je een bestuursfunctie overweegt bij AIESEC Leiden!
Vanaf 1948 hebben meer dan 1 miljoen studenten wereldwijd
gekozen voor een bestuursfunctie bij de grootste
internationale studentenorganisatie ter wereld; AIESEC.
Door middel van dit boekje proberen we jou een overzicht te
geven van onze organisatie, en wat het voor jou zal betekenen
om er deel van uit te maken. Wereldwijd zetten zich jaarlijks
85.000 studenten uit 113 verschillende landen in voor AIESEC.
Contact leggen met dit enorme netwerk ligt nu in jou handen.
Internationaal contact, professionaliteit en persoonlijke ontwikkeling zijn termen die centraal staan in een
AIESEC bestuursjaar, zowel fulltime als parttime. Je kunt hier zelf invulling aan geven. Wil je sollicitaties
leren afnemen, strategie leren opstellen, op sales gesprek gaan bij multinationals of op internationaal
congres? Dit alles is slechts een kleine greep uit wat je aangereikt krijgt tijdens een bestuursjaar.
We hopen dat je na het lezen van dit boekje een goed beeld hebt van de organisatie, en nog sterker
gemotiveerd bent om te solliciteren. Mocht je nog verdere vragen hebben kun je vanzelfsprekend contact met
mij opnemen.
Veel leesplezier namens het hele team,
Oscar Santegoeds
Voorzitter ‘12 – ‘13
oscar.santegoeds@aiesec.net
2
3. Inhoudsopgave
De geschiedenis van AIESEC 4
De structuur van AIESEC 5
Bestuur AIESEC Leiden 6
Bestuursactiviteiten lokaal 7
Bestuursfuncties Fulltime 8
Voorzitter 9
Vice‐Voorzitter 10
Coördinatoren 11
Bestuursfuncties Parttime 12
Uitgaande Stageteam 12
Inkomende Stageteam 14
Bestuursactiviteiten algemeen 16
Overige Programma’s 19
Solliciteren en daarna 20
3
9. Voorzitter (LCP)
De voorzitter is degene binnen de organisatie die eindverantwoordelijk is voor alles wat zich afspeelt.
Als voorzitter geef je richting en ondersteuning aan de hele organisatie, met name aan de fulltime
bestuursleden. Zo zal je ook de vergaderingen leiden met het fulltime bestuur, het volledige bestuur en met
externe partijen. Ook ben je verantwoordelijk voor de HR; het aannemen en ontwikkelen van bestuursleden.
Verder vertegenwoordig je de organisatie ten opzichte van andere organisaties waar zij mee in aanraking komt.
Zowel ten opzichte van externe partijen als ten opzichte van andere AIESEC besturen.
Verantwoordelijkheden:
Leiding geven aan het fulltime bestuur
Verantwoordelijk voor het tracken, coachen en ontwikkelen van het fulltime bestuur
Strategische planning en overzicht van de organisatie
Human resources
Communicatie en coördinatie
Externe relaties
Verantwoordelijk voor vergaderingen met de Lokale Adviesraad
Vertegenwoordiging op nationaal niveau
Algemene besluitvorming
Continuïteit van de organisatie
‘Als LCP van AIESEC Leiden ben ik meteen in het diepe gegooid. Zonder bedrijfskundige achtergrond ben ik er
spelenderwijs en door vallen en opstaan achter gekomen hoe onze organisatie in elkaar steekt.
Mijn jaar begon met een grote ontdekkingsreis naar de mensen in mijn team en naar de omgeving waarin we ons
product aanbieden. In oktober ben ik vervolgens met alle Presidents van Europa en Noord‐Amerika op
internationaal congres geweest in Roemenie. Behalve dat dit waarschijnlijk de meest memorabele week van mijn
leven is, ben ik daar pas echt gaan begrijpen hoe AIESEC werkt. Bij terugkomst moest ik even wennen aan de
realiteit en stond ik te popelen om meteen alle mijn nieuwe ideeën op te pakken. Omdat alles tegelijk doen gelijk
staat aan nergens echt een verschil maken, zijn mijn team en ik onder begeleiding van de Boston Consulting Group
en onze Raad van Advies een strategie gaan schrijven.
Zodra de strategie er lag begon voor mij pas echt de uitdaging. Iedereen motiveren en mee krijgen in het
ondersteunen en vechten voor de ideeën en projecten die ontstaan waren. Hier heb ik elke week twee vaste
momenten voor gebruikt: de meeting met het EB (Executive Board), en de meeting met het hele team. De grootste
motivatie komt echter uit de sociale evenementen: LC
Weekend, Strategy Weekend, Nationale en Internationale
Congressen. Dit jaar zijn we met het hele team in Napelsi
geweest, behalve de inhoudelijke sessies zijn op deze
congressen ook de mooiste feesten van je jaar.
Als ik nu terug kijk op wat we met het team bereikt hebben
sinds het begin van het jaar ben ik al ontzettend trots. De
grootste uitdaging ligt echter nog voor de boeg: het
omzetten van ons harde werk in daadwerkelijke resultaten in
de zomerpieken! Daar moeten we nog hard aan trekken!’
Oscar Santegoeds – Local Committee President ’12‐‘13
9
11. Coördinatoren (ICX CO / OGX CO)
Binnen het fulltime bestuur zijn er twee coördinatoren. Zij sturen de twee verschillende teams aan die AIESEC
Leiden heeft. In het volgende hoofdstuk met de parttime functies worden alle teams inhoudelijk besproken,
hier de algemene verantwoordelijkheden van een coördinator:
Het aansturen, ondersteunen en motiveren van het team
Plannen en het overzicht houden
Verantwoordelijk voor het zetten en bereiken van de teamdoelen
Leiden van teamvergaderingen
Contact met het nationale bestuur en andere lokale besturen
Verantwoordelijk (met de Vice‐voorzitter) voor de financiën van het team
Verantwoordelijk voor het algemeen bestuur van de organisatie (met voorzitter en
vicevoorzitter)
Er zullen nog wel verantwoordelijkheden zijn die verschillen per coördinator.
Mocht je geïnteresseerd zijn in een functie in het fulltime bestuur en er meer over willen weten, dan kan je
contact opnemen met ons voor een persoonlijk gesprek. Zodoende kan je een nog beter beeld krijgen van elke
functie.
‘Als Incoming Exchange Coordinator (ICX) ziet elke dag er anders uit. De ene ochtend zit je in de trein naar Den Haag om
op afspraak te gaan bij een bedrijf die interesse heeft in een samenwerking met AIESEC. De volgende ochtend kan je in
de trein zitten naar Amsterdam om met ICX’ers uit andere steden samen
te werken aan een nationaal project. Daarbij zijn er dagen op kantoor
waar je je teammeeting voorbereidt en veel contact hebt met je parttime
teamleden.
Door de diversiteit van de functie is er elke dag weer een nieuwe
uitdaging om aan te gaan! Samen met 5 parttimers ben je
verantwoordelijk voor de core business van AIESEC: studenten een
internationale werkervaring bieden. Het moment dat de eerste student
hier arriveerde was voor ons zeker een hoogtepunt.
Als ICX‐co ben je dus verantwoordelijk voor het leiden van een team en
het neerzetten van de core business van AIESEC. Een fulltime jaar als ICX‐
co is een uitdagende, leerzame en niet te vergeten fantastische
ervaring!’
Rianne Beguin ‐ Incoming Exchange Coordinator 2012‐2013
11
12. Parttime bestuur
Uitgaand Stage Team (OGX)
Het OGX‐team is verantwoordelijk voor het op stage sturen van studenten uit Leiden naar het buitenland. Als
team zorg je in de eerste plaats voor de werving van studenten. Samen bedenk je verschillende strategieën om
via verschillende offline en online platformen zoveel mogelijk studenten te bereiken. Zo is er contact met
studentenverenigingen, studieadviseurs en de universiteit. Er worden standaard een aantal marketing rondes
gehouden waarbij je als team een concept bedenkt en hier vervolgens een heus marketing plan omheen
ontwerpt. Bij het ontwerpen van deze plannen is er veel ruimte voor creativiteit. Zo ontwerp je samen
bijvoorbeeld posters en flyers, schrijf je persberichten en bedenk je stunts om de aandacht van studenten te
trekken. Waanneer genoeg studenten zich aanmelden begint de selectie. Om goed te kunnen selecteren krijg je
als team een uitgebreide sollicitatietraining.
Wanneer een student is aangenomen begint de begeleiding van studenten. En juist dat laatste is wat AIESEC zo
bijzonder maakt. Deze begeleiding is vormgegeven in de zogenaamde PIR ‐ driehoek (Preparation – Integration
– Reintegration). Samen met de student stel je eerst vast wat voor soort stage diegene wil. Je onderhoudt
contact met de projecten in het buitenland en helpt de student met zoeken naar een passende stage. Zodra
de student geselecteerd is om op AIESEC stage te gaan, begint een voorbereidingstraject. Hierbij is het doel
een student zoveel mogelijk voor te bereiden op de stage, het land en een eventuele cultuurshock. Daarvoor
organiseer je activiteiten zoals trainingen met externe sprekers en ervaringsdeskundigen.
De student wordt vervolgens in het buitenland opgevangen door een lokaal AIESEC Committee en
meegenomen naar allerlei activiteiten om de cultuur van binnenuit te leren kennen. Daarnaast houdt jij als
coach contact met jouw student, wanneer deze naar het buitenland is vertrokken. Je zult deze de student
bijstaan wanneer dit nodig is.
Tot slot is het OGX‐team ook verantwoordelijk voor de opvang van de student als deze terug is in Nederland. Je
houdt een re‐integratiegesprek met de net terug gekomen student en nodigt hem uit om een keer voor net
geselecteerde studenten zijn verhaal te komen vertellen.
We zijn op zoek naar:
• 1 External Relations
Verantwoordelijk voor het contact met alle externe relaties voor het uitgaande stageteam. Hierbij valt te
denken aan de bekendmaking of promotie van AIESEC bij studieadviseurs, studentenorganisaties en
studentenverenigingen. Ook kunnen er partnerships gesmeed worden met bedrijven en instanties zoals HIVOS,
JoHo, Stop Aids Now of de Rabobank.
• 1 Special Project Manager
Verantwoordelijk voor het bedenken van een specifiek concept waar een project omheen bedacht kan worden.
De special project manager zal bijvoorbeeld stage plekken van hoge kwaliteit reserveren en deze groeperen.
Ook kan hij of zij zich ontfermen over het specifieke voorbereidingstraject.
12
13. • 1 Marketing Manager
Verantwoordelijk voor de algehele marketing van AIESEC Leiden, zowel offline als online.
• 1 Process manager
Verantwoordelijk voor het proces dat een geïnteresseerde student voor een buitenlandse ervaring via AIESEC
Leiden doorloopt. Hierbij zijn er verschillende fases: de selectieprocedure, de voorbereiding, het verblijf en de
terugkomst. Een onmisbare positie waarbij je erg goed leert plannen en innoveren!
• 4 student coaches
Naast de vier bovenstaande functies is elke member binnen het OGX team ook verantwoordelijk voor het
begeleiden van een aantal studenten. Zo help je de student met het zoeken naar een geschikte stage of help je
hem of haar met het verkrijgen van een visum
'AIESEC heeft me een hoop geleerd afgelopen jaar. Als
verantwoordelijke voor de Externe Relaties, in het OGX team,
ben ik veel op afspraken geweest en heb ik veel contact gehad
met universiteitsmedewerkers en overige studie‐‐‐ en
studentenorganisaties. Hierdoor heb ik geleerd veel vaker
initiatief te nemen, op mensen af te stappen en heb ik een breed
netwerk opgebouwd. Hetgeen wat me het meest bijgebleven is
door de vele conferenties en internationale ervaringen, zijn het
enthousiasme en de geweldige motivatie van superveel
ambitieuze studenten. AIESEC heeft me ontzettend
geïnspireerd!'
‐Michal Ragowan ‐‐‐ OGX, External Relations 2010‐‐‐2011
13
14. Inkomend Stage Team (ICX)
Het inkomende stage team zorgt ervoor dat buitenlandse studenten stage kunnen lopen in de regio
Leiden en Den Haag.
Het zoeken en werven van deze stage plaatsen gebeurt door middel van het bezoeken van netwerk
evenementen, borrels en telefonisch. Wanneer een bedrijf een buitenlandse trainee wil volgt er een afspraak
bij het bedrijf waarin een zoekopdracht wordt opgesteld. Bij dit moment draagt de acquisitie persoon de
opdracht over aan de accountmanager.
Deze zoekt samen met het bedrijf naar een geschikte kandidaat. Wanneer een kandidaat is gevonden helpt de
accountmanager de buitenlandse student om naar Nederland te komen en om de student hier op te
vangen. Alle formaliteiten worden voor de buitenlandse trainee geregeld, zoals huisvesting, paspoort,
visum, sofinummer en bankrekeningnummer Diegene wordt opgehaald van het vliegtuig en er worden
activiteiten door het team georganiseerd.
Samengevat ben je als member van het inkomende stage team verantwoordelijk voor:
de acquisitie van nieuwe partners
het onderhouden van contact met ons huidige partners, relatie management
het matchen van bedrijven en internationale studenten
de gehele voorbereiding voor het verblijf van een trainee
tijdens de stage contact met het bedrijf en de trainee
We zijn op zoek naar:
1 Acquisitie Manager
Verantwoordelijk voor het acquireren van nieuwe partners die trainees via AIESEC aan willen nemen. Daarnaast
ben je verantwoordelijk voor het onderhouden van contact met onze huidige partners.
1 Network Manager
Verantwoordelijk voor het zoeken naar, inschrijven voor en deelname aan zo veel mogelijk
netwerkevenementen. Daarnaast ben je verantwoordelijke voor de samenwerking en lidmaatschap met
netwerkorganisaties. Acquireren van nieuwe partners doe je ook als netwerk manager.
1 Account Manager
Verantwoordelijk voor communicatie tussen onze partners en trainees van over de hele wereld. Er voor zorgen
dat alle wensen worden vervuld. Als account manager zorg je voor de match tussen bedrijf en trainee en voor
alle formaliteiten die daarbij komen kijken.
14
15.
‘Het mooie van ICX is dat je zowel met studenten als bedrijven in
aanraking komt. Als coördinator ben je eindverantwoordelijk voor
het hele proces, wat een hele uitdaging is. Een kijkje nemen binnen
diverse bedrijven, in contact komen met studenten over de hele
wereld, een team coachen en aansturen; dit is slechts een kleine
opsomming van de geweldige dingen die je mag doen als ICX co!
Het heeft mijn kijk op het bedrijfsleven verruimd en mijn culturele‐‐
en mensenkennis enorm vergroot!’
Lara Elzas – Coördinator Inkomend Stageteam 2010‐‐‐2011
‘ Een AIESEC parttime bestuursfunctie in het ICX team heeft ervoor
gezorgd dat ik mijn sociale en professionele vaardigheden heb
kunnen ontdekken. Het voordeel van een parttime functie is
dat je je kan oriënteren op je toekomst zonder
studievertraging op te lopen. AIESEC heeft mij geholpen mijn
sterke en zwakke punten te verbeteren en heeft mij een
onbetaalbare ervaring gegeven!’
Ramon Hörchner – Acquisitie Inkomend Stageteam 2011‐‐‐2012
15
19. Overige programma’s
Naast de teams die hierboven staan beschreven is er ook nog een aantal nationale programma’s die niet in
Leiden worden georganiseerd, maar wel deel uitmaken van landelijke AIESEC projecten.
Ambassadeursprogramma
Voor 1e en 2e jaars studenten bestaat er het ambassadeursprogramma. Dit
is een programma waarbij studenten in de zomer voor 2 maanden als
ambassadeur naar tien verschillende landen over de hele wereld worden
gestuurd om AIESEC Nederland te vertegenwoordigen. Het mooiste is dat het
ticket van deze studenten wordt betaald. Meer informatie op:
www.ambassadeursprogramma.nl.
Nour Project
Het Nour‐‐‐project is de reactie van AIESEC op het
actuele dilemma over integratie. AIESEC wil dit
dilemma oplossen door uitwisseling. Hiervoor is
het NOUR‐‐‐project. Met dit project gaan
studenten vanaf hun derde studiejaar voor een zomerstage in Egypte, Marokko of Jordanië. In dit land
zullen de studenten werken in een lokaal bedrijf en zullen zij een leertraject over de Arabische wereld
doorlopen. Daarnaast komen er na de zomer in september en oktober Arabische studenten uit de genoemde
landen naar Nederland om hetzelfde programma in de Nederlandse cultuur te ondergaan.
Meer informatie op: www.nourproject.nl.
19