Vade Mecum : faciliter le traitement bibliographique des périodiques électroniques en ligne Journées Sudoc PS 2008

1. Vade Mecum : faciliter le traitement bibliographique des périodiques électroniques en ligne
En tant que base nationale pour les publications en série, le catalogue Sudoc rend indispensable le
signalement exhaustif des périodiques présents dans au moins une des bibliothèques des réseaux
Sudoc et Sudoc PS, ce, quel que soit leur support (imprimé, électronique en ligne ou sur support
physique). De plus, du fait de la convention qui lie l'ABES et le réseau ISSN, il y a nécessaire
cohérence entre les données du Sudoc et celles du Registre ISSN. Rappelons que les périodiques
électroniques en ligne disposent d'un ISSN spécifique (e-ISSN) distinct de celui de leur équivalent
imprimé.
Chaque semaine, la base Sudoc reçoit du Registre ISSN les notices de périodiques nouvellement
créées ou mises à jour. De ce fait, il s’agit principalement pour les catalogueurs de créer les
exemplaires et mettre à jour leurs états de collection. Une opération importante puisque seules les
publications pour lesquelles au moins un exemplaire a été créé apparaissent sur l'interface publique
du Sudoc.
Aide au catalogage
Les particularités de catalogage des périodiques électroniques, en accès libre ou contrôlé, au niveau
bibliographique et au niveau de l’exemplaire, sont détaillées dans le Guide Méthodologique :
Aide au catalogage / Règles de description / Notices bibliographiques / Catalogage des
ressources continues / Catalogage des ressources continues en ligne.
Aide sur WinIBW / Les Manuels des catalogueurs du réseau / Manuel des ressources
continues.
Que faire si un périodique électronique n’est pas signalé dans la base professionnelle Sudoc ?
interroger le Registre ISSN, accessible via Z39-50 sur WinIBW
si la notice est dans le Registre ISSN : l’importer dans Sudoc (F5) puis valider après
avoir effectué les modifications nécessaires.
si la notice n'est pas dans le Registre ISSN : créer la notice en ajoutant la mention
« demande de numérotation ISSN en cours» en zone de note 301. Faire suivre une demande
de numérotation ISSN au responsable de Centre Régional dont dépend la bibliothèque.
Nouveau !!! Depuis juin 2008, la procédure de demande de numérotation pour les e-ISSN a été
simplifiée : il suffit pour le responsable CR d’envoyer à l’ABES une copie de la notice créée
comportant l’adresse URL du document.
Boite à outils du catalogueur $
nouveau script utilisateur : permet de transformer une notice de publication imprimée (de
type Ab) en notice périodique électronique en ligne (de type Ob). Il sera mis à la disposition du
réseau à la rentrée 2008.
nouvel index « nom de bouquet » (BQT) : se situe au niveau de l’exemplaire (zone E856
$9 ). Cet index offre plusieurs possibilités :
facilite les opérations d’exemplarisation de masse
permet d’effectuer des recherches dans WinIBW sur ce critère (ex : « CHE BQT
Science Direct »).
permet de réaliser une extraction (produits dérivés) au nom du bouquet
Nouveau service d’exemplarisation automatique
Les difficultés du signalement systématique des périodiques électroniques sont identifiées par
l’ABES : masse des données à traiter, instabilité des bouquets. Pour aider au signalement de ces
ressources, l’ABES a mis en place un nouveau service d’exemplarisation automatique des
périodiques électroniques en ligne.
Conseil : il est préférable que ces exemplaires soient localisés au niveau du RCR virtuel
(bibliothèque électronique). Si besoin, demander sa création à l'ABES : subib@abes.fr
ABES – Juillet 2008

2. Vade Mecum : faciliter le traitement bibliographique des périodiques électroniques en ligne
Périodiques électroniques en libre accès
Depuis octobre 2007 : les périodiques du bouquet DOAJ (Digital Open Access Journals) sont
exemplarisés "ABES-Réseau-Sudoc", ce qui rend ces titres accessibles au catalogue public.
Pour d’autres périodiques en libre accès : faire la demande en envoyant les ISSN concernés
Périodiques électroniques en accès contrôlé
Le circuit envisagé par l’ABES repose sur le volontariat et l’esprit de réseau, le travail préparatoire du
premier établissement demandeur étant relativement lourd.
une bibliothèque X transmet à l’ABES : le nom d’un bouquet, la liste d'ISSN et de
titres et d’URL le composant, les conditions de prêt associées.
à partir de cette liste, l'ABES effectue un taux de recouvrement et crée un premier
exemplaire au nom de cette bibliothèque X
l’ABES transmet cette information par les canaux habituels (listes, BIM)
les établissements qui souhaitent faire réaliser l’exemplarisation de ce bouquet
indiquent simplement le nom du bouquet, les conditions de prêt et le N° RCR de leur
établissement (il est fortement conseillé de choisir une localisation au niveau du RCR
virtuel )
les mises à jour sont réalisées selon une périodicité à déterminer (suppression des
exemplaires puis nouvelle exemplarisation à partir d’une nouvelle liste d’ISSN)
les établissements s’engagent à informer l’ABES en cas de désabonnement
A venir : le chargement des ISSN de liaison (ISSN-L)
L'identification des périodiques électroniques en ligne dans Sudoc sera largement facilitée par
l’implémentation de l’ISSN de liaison (ISSN-L). Introduit dans le cadre de la révision de la norme ISO
3297 (2007), l’ISSN-L permet de lier les différentes versions d’une même ressource diffusée sur
différents supports. Ainsi, dans le catalogue, en interrogeant cet ISSN, on trouvera toutes les notices
correspondant à la publication, y compris celle du périodique électronique.
Pour plus d’informations, contacter le Département des Services au Réseau à l’adresse suivante :
donnees@abes.fr
ABES – Juillet 2008