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Elaboração e Gerenciamento de Projetos

Fabio Spanhol
Fabio Spanhol
Fabio SpanholLecturer at UTFPR em UTFPR-TD

Módulo do Projeto UTFInova. Turma de Dois Vizinhos (PR), 29 e 30 de maio de 2012.

Elaboração e Gerenciamento de Projetos

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UNIVERSIDADE TECNOLÓGICA FEDERAL DO PARANÁ
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Objetivo
 Capacitar os participantes a compreender os
conceitos e as etapas da Elaboração e
Gerenciamento de Projetos




                                      Prof. Fabio Alexandre Spanhol, M. Sc.   2
UNIVERSIDADE TECNOLÓGICA FEDERAL DO PARANÁ




Projetos nas Organizações
 “ ... na empresa atual e,
com muito mais intensidade,
na empresa do futuro,
todos deverão ser capazes
de gerenciar projetos ou parte
deles.” (Dalton Valeriano Alves)



                                      Prof. Fabio Alexandre Spanhol, M. Sc.   3
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O que é um Projeto?
 Projeto é um esforço temporário,
visando à criação de um produto, serviço ou
resultado com exclusividade
 A humanidade sempre esteve envolvida
com “projetos”
  algumas obras sobreviveram às marcas dos
  tempos e nos deixa surpresos até hoje




                                       Prof. Fabio Alexandre Spanhol, M. Sc.   4
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O que é um Projeto?




                                      Prof. Fabio Alexandre Spanhol, M. Sc.   5
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O que é um Projeto?
 Exemplos
  Construção de uma casa
  Instalação de uma nova planta industrial
  Redação de um livro
  Informatização de um determinado departamento de uma
  empresa
  Realização de uma viagem
  Lançamento de um novo produto ou serviço
  Elaboração de um plano de marketing
  Etc.
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Elaboração e Gerenciamento de Projetos

  • 2. UNIVERSIDADE TECNOLÓGICA FEDERAL DO PARANÁ Objetivo Capacitar os participantes a compreender os conceitos e as etapas da Elaboração e Gerenciamento de Projetos Prof. Fabio Alexandre Spanhol, M. Sc. 2
  • 3. UNIVERSIDADE TECNOLÓGICA FEDERAL DO PARANÁ Projetos nas Organizações “ ... na empresa atual e, com muito mais intensidade, na empresa do futuro, todos deverão ser capazes de gerenciar projetos ou parte deles.” (Dalton Valeriano Alves) Prof. Fabio Alexandre Spanhol, M. Sc. 3
  • 4. UNIVERSIDADE TECNOLÓGICA FEDERAL DO PARANÁ O que é um Projeto? Projeto é um esforço temporário, visando à criação de um produto, serviço ou resultado com exclusividade A humanidade sempre esteve envolvida com “projetos” algumas obras sobreviveram às marcas dos tempos e nos deixa surpresos até hoje Prof. Fabio Alexandre Spanhol, M. Sc. 4
  • 5. UNIVERSIDADE TECNOLÓGICA FEDERAL DO PARANÁ O que é um Projeto? Prof. Fabio Alexandre Spanhol, M. Sc. 5
  • 6. UNIVERSIDADE TECNOLÓGICA FEDERAL DO PARANÁ O que é um Projeto? Exemplos Construção de uma casa Instalação de uma nova planta industrial Redação de um livro Informatização de um determinado departamento de uma empresa Realização de uma viagem Lançamento de um novo produto ou serviço Elaboração de um plano de marketing Etc. Prof. Fabio Alexandre Spanhol, M. Sc. 6
  • 7. UNIVERSIDADE TECNOLÓGICA FEDERAL DO PARANÁ O que é um Projeto? É um empreendimento temporário não repetitivo, com uma sequência bem definida de eventos com início e fim, conduzido por pessoas, para se obter um novo produto, serviço ou resultado (único) que se caracteriza por Possuir objetivo e requisitos claramente definidos (Escopo) Obedecer ao orçamento aprovado (Custo) Ser concluídas em prazo especificado (Tempo) Prof. Fabio Alexandre Spanhol, M. Sc. 7
  • 8. UNIVERSIDADE TECNOLÓGICA FEDERAL DO PARANÁ O que é um Projeto? A “santa trindade” das restrições Prof. Fabio Alexandre Spanhol, M. Sc. 8
  • 9. UNIVERSIDADE TECNOLÓGICA FEDERAL DO PARANÁ O que é um Projeto? Temporário! Começo e fim definidos O fim é alcançado quando • Os objetivos são atingidos (SUCESSO) • Fica claro que os objetivos não podem ou não serão atingidos (INSUCESSO) • A necessidade que originou o projeto não existe mais (INSUCESSO) Não é necessariamente curto! Prof. Fabio Alexandre Spanhol, M. Sc. 9
  • 10. UNIVERSIDADE TECNOLÓGICA FEDERAL DO PARANÁ Projeto Processo Projeto Processo Temporário Permanente Original Repetitivo Multifuncional Funcional Resultado é incerto Resultado previsível Foco na integração Foco na disciplina Prof. Fabio Alexandre Spanhol, M. Sc. 10
  • 11. UNIVERSIDADE TECNOLÓGICA FEDERAL DO PARANÁ Seus Projetos já falharam? Qual o motivo? Prof. Fabio Alexandre Spanhol, M. Sc. 11
  • 12. UNIVERSIDADE TECNOLÓGICA FEDERAL DO PARANÁ Seus Projetos já falharam? Exemplo: Ariane 5 Projeto da Agência Espacial Europeia • 10 anos • US$ 8 Bilhões Capacidade 6 toneladas Garantir supremacia europeia no espaço Voo inaugural em 4 de junho de 1996 Prof. Fabio Alexandre Spanhol, M. Sc. 12
  • 13. UNIVERSIDADE TECNOLÓGICA FEDERAL DO PARANÁ Seus Projetos já falharam? Resultados do Ariane 5 Explosão 40 segundos após a decolagem! Destruição do foguete e carga avaliada em US$ 500 milhões! Prof. Fabio Alexandre Spanhol, M. Sc. 13
  • 14. UNIVERSIDADE TECNOLÓGICA FEDERAL DO PARANÁ Seus Projetos já falharam? Google Wave? Anunciado em maio de 2009 Plataforma web unificando email, mensagem instantânea, wiki, rede social, etc. • Iria “matar” o email Considerado confuso teve baixa adesão dos usuários • Finalizado em agosto de 2010! Prof. Fabio Alexandre Spanhol, M. Sc. 14
  • 15. UNIVERSIDADE TECNOLÓGICA FEDERAL DO PARANÁ Seus Projetos já falharam? Nokia N-Gage? Em 2002 a Nokia identifica uma tendência • as pessoas estão se interessando por jogos em dispositivos móveis • E estão dispostas a pagar por tais serviços! A Nokia lança em 2003 o celular-console e espera desenvolver um “ecossistema” • Previa venda de 6 milhões de aparelhos nos primeiros anos e rivalizar com o gameboy! Prof. Fabio Alexandre Spanhol, M. Sc. 15
  • 16. UNIVERSIDADE TECNOLÓGICA FEDERAL DO PARANÁ Seus Projetos já falharam? Frágil, tela pequena com orientação vertical, experiência de usuário limitada Para cada 100 Gameboy vendidos era vendido 1 N-gage! “Este aparelho pode ser ótimo no papel. Mas é um desastre na execução.” Chris Morris, CNN Prof. Fabio Alexandre Spanhol, M. Sc. 16
  • 17. UNIVERSIDADE TECNOLÓGICA FEDERAL DO PARANÁ Seus Projetos já falharam? Causas comuns de insucesso Objetivos e metas mal definidos Escopo mal definido Falta de recursos Mudanças nos requisitos Falta de envolvimento da alta gerência Falta de uma metodologia para gerenciar projetos Falta de comunicação entre os interessados Má condução por parte do gerente Falta de análise dos riscos Prof. Fabio Alexandre Spanhol, M. Sc. 17
  • 18. UNIVERSIDADE TECNOLÓGICA FEDERAL DO PARANÁ Sucesso do Projeto Fatores críticos de sucesso Atendimento dos Requisitos Técnicos e Funcionais Cumprimento do Orçamento Cumprimento do Cronograma Satisfação dos stakeholders Benefícios para o sponsor Prof. Fabio Alexandre Spanhol, M. Sc. 18
  • 19. UNIVERSIDADE TECNOLÓGICA FEDERAL DO PARANÁ Sucesso do Projeto Prazo é Prazo! Prof. Fabio Alexandre Spanhol, M. Sc. 19
  • 20. UNIVERSIDADE TECNOLÓGICA FEDERAL DO PARANÁ Sucesso do Projeto Prazo é Prazo! Situação das obras da Copa 2014 no Brasil (maio/2012) • Previsão total 101 • Não saíram do papel 41 – 15 não tem sequer projeto! • R$ 27 bilhões previstos, apenas 19 bilhões gastos • “Estamos” gerenciando a contento o tempo? Prof. Fabio Alexandre Spanhol, M. Sc. 20
  • 21. UNIVERSIDADE TECNOLÓGICA FEDERAL DO PARANÁ Sucesso do Projeto Um projeto tem sucesso quando atinge ou supera as expectativas de seus principais stakeholders positivos: beneficiados com o sucesso do projeto negativos: prejudicados com o sucesso do projeto Prof. Fabio Alexandre Spanhol, M. Sc. 21
  • 22. UNIVERSIDADE TECNOLÓGICA FEDERAL DO PARANÁ Stakeholders (Interessados) São pessoas e organizações ativamente envolvidas no projeto ou cujos interesses podem ser afetados como resultado da execução ou do término do projeto Gerente de projetos Consumidor (usuário final e seu cliente) Parceiros Equipe Patrocinador Concorrentes Etc. Prof. Fabio Alexandre Spanhol, M. Sc. 22
  • 23. UNIVERSIDADE TECNOLÓGICA FEDERAL DO PARANÁ Stakeholders (Interessados) A equipe de gerenciamento do projeto deve identificar os stakeholders conhecer suas necessidades e expectativas na medida do possível, gerenciar sua influência com relação aos requisitos para garantir o sucesso do projeto Prof. Fabio Alexandre Spanhol, M. Sc. 23
  • 24. UNIVERSIDADE TECNOLÓGICA FEDERAL DO PARANÁ Sponsor (Patrocinador) É o indivíduo/grupo interno ou externo que provê os recursos financeiros para o projeto Facilitador e defensor ativo do projeto “Entende” o benefício do projeto Entusiasta do projeto Influente na organização • Conhece a política da organização É o “irmão mais velho” do Gerente de projeto Prof. Fabio Alexandre Spanhol, M. Sc. 24
  • 25. UNIVERSIDADE TECNOLÓGICA FEDERAL DO PARANÁ Sponsor (Patrocinador) “First, I believe that this nation should commit itself to achieving the goal, before this decade is out, of landing a man on the Moon... and returning him safely to the Earth.” 25 de maio de 1961, o presidente Kennedy anuncia seu apoio ao programa Apollo durante a sessão conjunta do Congresso Americano Prof. Fabio Alexandre Spanhol, M. Sc. 25
  • 26. UNIVERSIDADE TECNOLÓGICA FEDERAL DO PARANÁ Ciclo de Vida do Projeto Prof. Fabio Alexandre Spanhol, M. Sc. 26
  • 27. UNIVERSIDADE TECNOLÓGICA FEDERAL DO PARANÁ Fases de um Projeto Prof. Fabio Alexandre Spanhol, M. Sc. 27
  • 28. UNIVERSIDADE TECNOLÓGICA FEDERAL DO PARANÁ Inicialização Primeira fase de um projeto Levanta-se uma demanda que é transformada em problema estruturado para ser resolvido Nesta etapa define-se os objetivos e a missão do projeto e as melhores estratégias Prof. Fabio Alexandre Spanhol, M. Sc. 28
  • 29. UNIVERSIDADE TECNOLÓGICA FEDERAL DO PARANÁ Inicialização Projetos são tipicamente autorizados como resultado de uma ou mais das seguintes situações demanda de mercado solicitação de um cliente avanço tecnológico requisito legal/regulatório necessidade social Necessidade do negócio: problema ou oportunidade! Prof. Fabio Alexandre Spanhol, M. Sc. 29
  • 30. UNIVERSIDADE TECNOLÓGICA FEDERAL DO PARANÁ Inicialização Objetivo Descreve o que o projeto deve fazer ou produzir Seguir a regra SMART Specific (específico) Measurable (mensurável) Accurate (exato) Realistic (realista) Time bounded (limitado no tempo) Prof. Fabio Alexandre Spanhol, M. Sc. 30
  • 31. UNIVERSIDADE TECNOLÓGICA FEDERAL DO PARANÁ Inicialização Objetivo resultado quantificável aferir o sucesso do projeto • O quê se quer? Meta São avanços seguros no horizonte de incertezas do projeto, associadas a quantidades mensuráveis e a prazos definidos, geralmente desafiadores • Como? • Quando? • Quanto? Prof. Fabio Alexandre Spanhol, M. Sc. 31
  • 32. UNIVERSIDADE TECNOLÓGICA FEDERAL DO PARANÁ Planejamento Detalha tudo o que vai ser feito pelo projeto Cronograma Interdependência Recursos Riscos Qualidade Recursos humanos e materiais Comunicação Etc. Prof. Fabio Alexandre Spanhol, M. Sc. 32
  • 33. UNIVERSIDADE TECNOLÓGICA FEDERAL DO PARANÁ Planejamento “(...) planos (e arquiteturas) devem funcionar como guias e não como camisas-de-força” Jim Highsmith, Agile Project Management – Second Edition (2010) Prof. Fabio Alexandre Spanhol, M. Sc. 33
  • 34. UNIVERSIDADE TECNOLÓGICA FEDERAL DO PARANÁ Execução Esta fase transforma em realidade o que foi planejado os maiores investimentos são feitos os eventuais erros aparecem Prof. Fabio Alexandre Spanhol, M. Sc. 34
  • 35. UNIVERSIDADE TECNOLÓGICA FEDERAL DO PARANÁ Monitoramento e Controle Extremamente importante Ocorre de forma acentuada no planejamento das ações na execução Procura evitar anormalidades Corrige ações que estejam desviando do planejado Prof. Fabio Alexandre Spanhol, M. Sc. 35
  • 36. UNIVERSIDADE TECNOLÓGICA FEDERAL DO PARANÁ Finalização Nesta fase são avaliados os resultados, os erros, falhas, etc. Auditorias É feita a aceitação do produto entregue ao cliente São gerados conhecimentos para novos projetos Prof. Fabio Alexandre Spanhol, M. Sc. 36
  • 37. UNIVERSIDADE TECNOLÓGICA FEDERAL DO PARANÁ E Inovação? Inovação introdução de um produto (bem ou serviço) novo ou significativamente melhorado, ou um novo processo, ou um novo método de marketing, ou um novo método organizacional nas práticas de negócios, na organização do local de trabalho ou nas relações internas. MANUAL DE OSLO OCDE (2005) Prof. Fabio Alexandre Spanhol, M. Sc. 37
  • 38. UNIVERSIDADE TECNOLÓGICA FEDERAL DO PARANÁ Gestão de Projetos Gestão de Projetos é um conjunto de ferramentas gerenciais que permitem que a organização desenvolva um conjunto de habilidades, incluindo conhecimento e capacidades individuais destinados ao controle de eventos não repetitivos, únicos e complexos, dentro de um cenário de tempo, custo e qualidade predeterminados Gerenciar Projetos é a aplicação de conhecimentos, habilidades e técnicas de uma maneira formal e estruturada Prof. Fabio Alexandre Spanhol, M. Sc. 38
  • 39. UNIVERSIDADE TECNOLÓGICA FEDERAL DO PARANÁ Gestão de Projetos O primeiro projeto que utilizou o conceito isolado de gestão de projetos foi o lançamento do satélite Sputnik (1957), pela então URSS, durante a Guerra Fria Prof. Fabio Alexandre Spanhol, M. Sc. 39
  • 40. UNIVERSIDADE TECNOLÓGICA FEDERAL DO PARANÁ Gestão de Projetos Predecessores da GP como conhecemos hoje são PERT (Program Evaluation and Review Technique) – criado pelo DoD CPM (Critical Path Method) – desenvolvido pela DuPont e semelhante ao PERT Prof. Fabio Alexandre Spanhol, M. Sc. 40
  • 41. UNIVERSIDADE TECNOLÓGICA FEDERAL DO PARANÁ PMI Project Management Institute (PMI) é a mais importante associação mundial de gerenciamento de projetos fundada nos EUA (1969) mais de 48 mil associados que compartilham teorias, melhores práticas e experiências em gerenciamento de projetos O PMI emite certificações, publica documentações periódicas, promove seminários internacionais e organiza oficinas de estudo www.pmi.org Prof. Fabio Alexandre Spanhol, M. Sc. 41
  • 42. UNIVERSIDADE TECNOLÓGICA FEDERAL DO PARANÁ PMBOK Criado pelo PMI, o Guia do Conhecimento em Gerenciamento de Projetos (PMBOK) tornou-se uma norma reconhecida para a profissão de gerenciamento de projetos um documento formal que descreve normas, métodos, processos e boas práticas estabelecidas Prof. Fabio Alexandre Spanhol, M. Sc. 42
  • 43. UNIVERSIDADE TECNOLÓGICA FEDERAL DO PARANÁ Áreas de Conhecimento da GP São 9 áreas de conhecimento que organizam os processos de GP Processos consistem em uma série de ações que geram um produto Os processos de cada área de conhecimento tratam de um assunto específico Prof. Fabio Alexandre Spanhol, M. Sc. 43
  • 44. UNIVERSIDADE TECNOLÓGICA FEDERAL DO PARANÁ Áreas de Conhecimento da GP ESCOPO TEMPO CUSTO Processos que garantem o Garantia que o projeto Processos que garantam o norte do projeto termine no prazo previsto no orçamento QUALIDADE INTEGRAÇÃO RECURSOS HUMANOS Garantir conformidade com Busca alcançar o sucesso do Formar equipes apropriadas pedido do cliente todo do projeto COMUNICAÇÃO RISCOS AQUISIÇÕES Obter e disseminar a Planejar, identificar, Processos de compra de informação quantificar, monitorar materiais e serviços Prof. Fabio Alexandre Spanhol, M. Sc. 44
  • 45. UNIVERSIDADE TECNOLÓGICA FEDERAL DO PARANÁ Gerenciamento de Integração Processos que garantem que os diversos elementos do projeto estão apropriadamente coordenados Consiste do desenvolvimento do plano de projeto, execução do plano e controle de mudanças Prof. Fabio Alexandre Spanhol, M. Sc. 45
  • 46. UNIVERSIDADE TECNOLÓGICA FEDERAL DO PARANÁ Gerenciamento de Integração Atividades Desenvolver o termo de abertura (Project Charter) Desenvolver a declaração do escopo preliminar do projeto Desenvolver o plano de gerenciamento do projeto Orientar e gerenciar a execução do projeto Monitorar e controlar o trabalho do projeto Controlar de forma integrada as mudanças Encerrar o projeto Prof. Fabio Alexandre Spanhol, M. Sc. 46
  • 47. UNIVERSIDADE TECNOLÓGICA FEDERAL DO PARANÁ Gerenciamento de Integração Project Charter é o documento que autoriza formalmente o projeto Concede ao gerente a autoridade para utilizar os recursos da organização na execução das atividades do projeto Contém os requisitos chave do projeto e breve descrição do seu produto final Prof. Fabio Alexandre Spanhol, M. Sc. 47
  • 48. UNIVERSIDADE TECNOLÓGICA FEDERAL DO PARANÁ Gerenciamento de Integração A alta gerência precisa decidir como responder aos “estímulos” para quais projetos deve fornecer autorização e termo de abertura Prof. Fabio Alexandre Spanhol, M. Sc. 48
  • 49. UNIVERSIDADE TECNOLÓGICA FEDERAL DO PARANÁ Gerenciamento do Escopo Processos necessários para garantir que o projeto inclui todo o trabalho requerido, e somente o trabalho requerido, para que seja completado com sucesso Escopo estabelece os limites de atuação iniciação do projeto, planejamento de escopo, definição de escopo, verificação de escopo e controle de mudança do escopo Prof. Fabio Alexandre Spanhol, M. Sc. 49
  • 50. UNIVERSIDADE TECNOLÓGICA FEDERAL DO PARANÁ Gerenciamento do Escopo Atividades Planejamento do escopo Definição do escopo Criação da Estrutura Analítica de Processo - Work Breakdown Structure (WBS) Verificação do escopo Controle do escopo Prof. Fabio Alexandre Spanhol, M. Sc. 50
  • 51. UNIVERSIDADE TECNOLÓGICA FEDERAL DO PARANÁ Gerenciamento do Escopo WBS é uma árvore exaustiva, hierárquica do mais geral para mais específico Detalhar para facilitar o gerenciamento • Entender o todo através de suas partes orientada às entregas (deliverables) que precisam ser feitas para completar um projeto Normalmente entre 3 e 6 níveis O que não está na WBS está fora do escopo! Prof. Fabio Alexandre Spanhol, M. Sc. 51
  • 52. UNIVERSIDADE TECNOLÓGICA FEDERAL DO PARANÁ Gerenciamento do Escopo WBS Prof. Fabio Alexandre Spanhol, M. Sc. 52
  • 53. UNIVERSIDADE TECNOLÓGICA FEDERAL DO PARANÁ Gerenciamento do Escopo: WBS Pintura da Sala 1 - Preparação dos 2 - Preparação da 4 – Limpeza da 3 - Pintura da Sala Materiais Sala Sala 2.1 Remover 3.1 Pintar grandes 4.1 Remover 1.1 Comprar Tinta Móveis/Decoração áreas com rolo isolamentos 3.2 Pintar 1.2 Comprar 2.2 Remover pequenas 4.2 Limpar pincéis Escadas Pintura Antiga áreas/recortes com e rolos pincel 1.3 Comprar 2.3 Isolar aberturas pinceis/rolos, lona e piso e fita Prof. Fabio Alexandre Spanhol, M. Sc. 53
  • 54. UNIVERSIDADE TECNOLÓGICA FEDERAL DO PARANÁ Gerenciamento do Escopo Elaboração participativa! Prof. Fabio Alexandre Spanhol, M. Sc. 54
  • 55. UNIVERSIDADE TECNOLÓGICA FEDERAL DO PARANÁ Gerenciamento do Tempo Processos que garantem que o projeto seja concluído no tempo correto Consiste de definição das tarefas, sequenciamento de tarefas, estimativas de duração de tarefas, criação e controle do cronograma Prof. Fabio Alexandre Spanhol, M. Sc. 55
  • 56. UNIVERSIDADE TECNOLÓGICA FEDERAL DO PARANÁ Gerenciamento do Tempo Atividades Definição da tarefa Sequenciamento de tarefas Estimativa de recursos da tarefa Estimativa de duração da tarefa Desenvolvimento do cronograma Controle do cronograma Prof. Fabio Alexandre Spanhol, M. Sc. 56
  • 57. UNIVERSIDADE TECNOLÓGICA FEDERAL DO PARANÁ Gerenciamento do Tempo Relação de tarefas e precedência é o documento que estabelece a sequência lógica das tarefas a programação de tarefas simultâneas a correlação das tarefas do projeto a otimização de tempo na execução das tarefas Prof. Fabio Alexandre Spanhol, M. Sc. 57
  • 58. UNIVERSIDADE TECNOLÓGICA FEDERAL DO PARANÁ Gerenciamento do Tempo Prof. Fabio Alexandre Spanhol, M. Sc. 58
  • 59. UNIVERSIDADE TECNOLÓGICA FEDERAL DO PARANÁ Gerenciamento do Tempo Relacionamento de Tarefas Finish-Start (FS) / Término–Início: atividade A deve terminar para que a B possa iniciar • Ex.: Anestesia fazer efeito para iniciar a cirurgia A B Prof. Fabio Alexandre Spanhol, M. Sc. 59
  • 60. UNIVERSIDADE TECNOLÓGICA FEDERAL DO PARANÁ Gerenciamento do Tempo Relacionamento de Tarefas Start-Start (SS) / Início–Início: atividade A deve iniciar juntamente com a B • Ex.: Produto sendo separado no estoque enquanto a NF é emitida A B Prof. Fabio Alexandre Spanhol, M. Sc. 60
  • 61. UNIVERSIDADE TECNOLÓGICA FEDERAL DO PARANÁ Gerenciamento do Tempo Relacionamento de Tarefas Finish-Finish (FF) / Término-Término: atividades A não finaliza até que B finalize • Ex.: Encerramento do contrato para encerrar o projeto A B Prof. Fabio Alexandre Spanhol, M. Sc. 61
  • 62. UNIVERSIDADE TECNOLÓGICA FEDERAL DO PARANÁ Gerenciamento do Tempo Relacionamento de Tarefas Start-Finish (SF) / Início-Término: Atividade A deve iniciar antes do término de B • Ex.: Colocar o novo sistema em produção antes de desativar o antigo A B Prof. Fabio Alexandre Spanhol, M. Sc. 62
  • 63. UNIVERSIDADE TECNOLÓGICA FEDERAL DO PARANÁ Gerenciamento do Tempo Adiantamento/Defasagem (lag) tempo decorrido entre o início ou término da tarefa predecessora e o início ou término da tarefa sucessora expresso em unidades de tempo ou um percentual da duração da atividade predecessora Pode ser positivo, negativo ou nulo Prof. Fabio Alexandre Spanhol, M. Sc. 63
  • 64. UNIVERSIDADE TECNOLÓGICA FEDERAL DO PARANÁ Gerenciamento do Tempo Cronograma é uma técnica de representação gráfica das atividades e os momentos em que estas devem ocorrer Tabela (matriz) - colunas representam a passagem do tempo e linhas representam trabalho a ser realizado • serve também para evidenciar a situação real em relação às atividades que devem ser desenvolvidas • Ex.: Diagrama de Gantt Prof. Fabio Alexandre Spanhol, M. Sc. 64
  • 65. UNIVERSIDADE TECNOLÓGICA FEDERAL DO PARANÁ Gerenciamento do Tempo Determinar as datas de início e término de cada tarefa considerar • datas impostas pelo negócio (time-to-market) • datas acordadas com o sponsor ou outros stakeholders • restrições externas (clima, governo, regulatório) • fornecedores (trâmites contratuais e de aquisição) Especificar a escala de tempo Prof. Fabio Alexandre Spanhol, M. Sc. 65
  • 66. UNIVERSIDADE TECNOLÓGICA FEDERAL DO PARANÁ Gerenciamento de Custos Processos necessários para garantir que o projeto seja completado dentro do orçamento aprovado Planejamento de recursos Estimativa de custos Definição de orçamento Controle de custos Prof. Fabio Alexandre Spanhol, M. Sc. 66
  • 67. UNIVERSIDADE TECNOLÓGICA FEDERAL DO PARANÁ Gerenciamento de Custos Atividades Estimativas de custos Orçamento (budget) Controle de custos Prof. Fabio Alexandre Spanhol, M. Sc. 67
  • 68. UNIVERSIDADE TECNOLÓGICA FEDERAL DO PARANÁ Gerenciamento de Custos Estimativa de Custos desenvolver uma aproximação (estimativa) dos custos dos recursos necessários para completar as atividades do projeto Utiliza o planejamento de recursos • com base nas taxas associadas a cada recurso, calcula o custo previsto para cada pacote de trabalho Prof. Fabio Alexandre Spanhol, M. Sc. 68
  • 69. UNIVERSIDADE TECNOLÓGICA FEDERAL DO PARANÁ Gerenciamento de Custos Orçamentação Alocar as estimativas dos custos globais às atividades individuais dos pacotes de trabalho finalidade de estabelecer uma baseline de custo para medir o desempenho do projeto Prof. Fabio Alexandre Spanhol, M. Sc. 69
  • 70. UNIVERSIDADE TECNOLÓGICA FEDERAL DO PARANÁ Gerenciamento de Custos Linha Base dos Custos orçamento referencial (time-phased budget) utilizado para medir e monitorar o desempenho dos custos do projeto desenvolvido totalizando os custos por período • apresentado na forma de Curva S Prof. Fabio Alexandre Spanhol, M. Sc. 70
  • 71. UNIVERSIDADE TECNOLÓGICA FEDERAL DO PARANÁ Gerenciamento da Qualidade Processos necessários para que o projeto satisfaça as necessidades para as quais foi criado Conformidade com os requisitos Normas de qualidade Planejamento, garantia e controle da qualidade Prof. Fabio Alexandre Spanhol, M. Sc. 71
  • 72. UNIVERSIDADE TECNOLÓGICA FEDERAL DO PARANÁ Gerenciamento da Qualidade Atividades Planejamento da qualidade Realização da garantia da qualidade Realização do controle da qualidade Prof. Fabio Alexandre Spanhol, M. Sc. 72
  • 73. UNIVERSIDADE TECNOLÓGICA FEDERAL DO PARANÁ Gerenciamento de Recursos Humanos Processos para garantir o uso mais eficiente das pessoas envolvidas no projeto Planejamento organizacional formação e desenvolvimento da equipe Prof. Fabio Alexandre Spanhol, M. Sc. 73
  • 74. UNIVERSIDADE TECNOLÓGICA FEDERAL DO PARANÁ Gerenciamento de Recursos Humanos Atividades Planejar recursos humanos Contratar ou mobilizar a equipe do projeto Desenvolver a equipe do projeto Gerenciar a equipe do projeto Prof. Fabio Alexandre Spanhol, M. Sc. 74
  • 75. UNIVERSIDADE TECNOLÓGICA FEDERAL DO PARANÁ Gerenciamento de Recursos Humanos Organograma do projeto representação gráfica dos relacionamentos de reporte do projeto Funções e responsabilidades • Função – qual parte do projeto a pessoa é responsável • Responsabilidade – trabalho que deve ser feito • Autoridade – aplicar recursos, tomar decisões ou assinar aprovações • Competência – conhecimento + habilidade + atitude Prof. Fabio Alexandre Spanhol, M. Sc. 75
  • 76. UNIVERSIDADE TECNOLÓGICA FEDERAL DO PARANÁ Gerenciamento de Recursos Humanos Matriz de Responsabilidades documento que incorpora o conjunto de atividades a serem realizadas e os respectivos responsáveis Administra a função de cada participante dentro do projeto • Define o que cada participante deve aprovar, deve executar ou ser comunicado Prof. Fabio Alexandre Spanhol, M. Sc. 76
  • 77. UNIVERSIDADE TECNOLÓGICA FEDERAL DO PARANÁ Gerenciamento de Recursos Humanos Legenda da Matriz de Responsabilidades GP  Gerente de projeto (especialista necessário em função da especialidade do projeto) GF  Gerente funcional (função de execução, geralmente preenchida por um profissional de menos formação mas com experiência na especialidade do projeto) AA  Alta Administração (patrocinador do projeto) X  São os responsáveis pela tomada de decisão em cada atividade do projeto. O  São os responsáveis pela execução #  São os que serão consultados na execução das tarefas do projeto Prof. Fabio Alexandre Spanhol, M. Sc. 77
  • 78. UNIVERSIDADE TECNOLÓGICA FEDERAL DO PARANÁ Gerenciamento de Recursos Humanos Prof. Fabio Alexandre Spanhol, M. Sc. 78
  • 79. UNIVERSIDADE TECNOLÓGICA FEDERAL DO PARANÁ Gerenciamento da Comunicação Processos para garantir que as necessidades de informação entre os stakeholders sejam supridas Quem precisa de informação? Quem irá produzi-la? Como será produzida? Quando deverá ser disponibilizada? Prof. Fabio Alexandre Spanhol, M. Sc. 79
  • 80. UNIVERSIDADE TECNOLÓGICA FEDERAL DO PARANÁ Gerenciamento da Comunicação “(...) não sabemos escrever bem, não falamos bem o que queremos e não nos relacionamos bem com todos os perfis existentes em um ambiente de projeto” Walter Krause, PMI RIO Prof. Fabio Alexandre Spanhol, M. Sc. 80
  • 81. UNIVERSIDADE TECNOLÓGICA FEDERAL DO PARANÁ Gerenciamento da Comunicação Atividades Planejamento das comunicações Distribuição das informações Relatório de desempenho Gerenciamento das partes interessadas Prof. Fabio Alexandre Spanhol, M. Sc. 81
  • 82. UNIVERSIDADE TECNOLÓGICA FEDERAL DO PARANÁ Gerenciamento da Comunicação Prof. Fabio Alexandre Spanhol, M. Sc. 82
  • 83. UNIVERSIDADE TECNOLÓGICA FEDERAL DO PARANÁ Gerenciamento da Comunicação Usando os canais de comunicação Não se limite a utilizar apenas um canal Canais pobres • Mensagens rotineiras Canais ricos • Mensagens complexas (não rotineiras) - preferência pessoalmente • aumentar sua presença no ambiente do projeto • implementar planos do projeto Não utilize um canal pobre na coleta de informações sobre questões cruciais – gerente face-a-face Prof. Fabio Alexandre Spanhol, M. Sc. 83
  • 84. UNIVERSIDADE TECNOLÓGICA FEDERAL DO PARANÁ Gerenciamento da Comunicação Plano de gerenciamento das comunicações Identificação de grupos de audiência Informações a serem comunicadas (formato, conteúdo e nível de detalhes) Responsável pela comunicação Pessoa ou grupo de pessoas que receberão as informações Métodos/tecnologias para transmitir as informações Frequência da comunicação Glossário de terminologia comum Prof. Fabio Alexandre Spanhol, M. Sc. 84
  • 85. UNIVERSIDADE TECNOLÓGICA FEDERAL DO PARANÁ Gerenciamento de Riscos Processos que identificam, analisam e respondem aos riscos do projeto Identificação de riscos Quantificação e qualificação de riscos Desenvolvimento e controle da resposta aos riscos Prof. Fabio Alexandre Spanhol, M. Sc. 85
  • 86. UNIVERSIDADE TECNOLÓGICA FEDERAL DO PARANÁ Gerenciamento de Riscos Atividades Planejamento do gerenciamento de riscos Identificação de riscos Análise qualitativa de riscos Análise quantitativa de riscos Planejamento de respostas a risco Monitoramento e controle de riscos Ser proativo e não reativo! Prof. Fabio Alexandre Spanhol, M. Sc. 86
  • 87. UNIVERSIDADE TECNOLÓGICA FEDERAL DO PARANÁ Gerenciamento de Riscos Risco Situação que PODE ocorrer e causar impacto no projeto Gerenciável Pode e deve ser identificado previamente Pode se transformar em problema Ex.: • Câmbio subindo (e há contratos vinculados ao dólar) • Mudança na legislação do setor • Inviabilidade tecnológica (e há dependência de tecnologia não comprovada) Prof. Fabio Alexandre Spanhol, M. Sc. 87
  • 88. UNIVERSIDADE TECNOLÓGICA FEDERAL DO PARANÁ Gerenciamento de Riscos Problema Situação que ESTÁ ocorrendo e impactando o projeto Solucionável: requer ação imediata Descoberto normalmente de forma reativa Ex.: • Falta de recursos necessário para início de certa atividade • Integrante da equipe adoece Prof. Fabio Alexandre Spanhol, M. Sc. 88
  • 89. UNIVERSIDADE TECNOLÓGICA FEDERAL DO PARANÁ Gerenciamento de Riscos Gerenciar riscos maximizar a probabilidade de ocorrência e efeitos de eventos positivos (oportunidades) e minimizar a probabilidade e efeitos de eventos negativos (ameaças) Componentes do Risco Evento Probabilidade de ocorrência Gravidade do impacto ou efeitos ou consequência Criticidade ou nível de controle (Probabilidade x Impacto) Prof. Fabio Alexandre Spanhol, M. Sc. 89
  • 90. UNIVERSIDADE TECNOLÓGICA FEDERAL DO PARANÁ Gerenciamento de Riscos Análise Qualitativa de Risco baseia-se no julgamento, na intuição e na experiência em estimar probabilidades de ocorrência de potenciais riscos e medir a intensidade de perdas e ganhos potenciais • Simples, intuitiva, rápida e econômica Duas variáveis • Probabilidade – a possibilidade de um evento de risco ocorrer • Impacto – efeito no projeto se o evento de risco ocorrer Prof. Fabio Alexandre Spanhol, M. Sc. 90
  • 91. UNIVERSIDADE TECNOLÓGICA FEDERAL DO PARANÁ Gerenciamento de Riscos Medida do Risco (Criticidade) = Probabilidade x Impacto mod alta alta alta alta baixa mod mod alta alta baixa mod mod mod alta baixa baixa mod mod alta baixa baixa baixa baixa mod Prof. Fabio Alexandre Spanhol, M. Sc. 91
  • 92. UNIVERSIDADE TECNOLÓGICA FEDERAL DO PARANÁ Gerenciamento de Riscos Medida do Risco (Criticidade) = Alto Risco > 0,25 mod alta alta alta alta baixa mod mod alta alta baixa mod mod mod alta baixa baixa mod mod alta baixa baixa baixa baixa mod Prof. Fabio Alexandre Spanhol, M. Sc. 92
  • 93. UNIVERSIDADE TECNOLÓGICA FEDERAL DO PARANÁ Gerenciamento de Riscos Lembre-se! Prof. Fabio Alexandre Spanhol, M. Sc. 93
  • 94. UNIVERSIDADE TECNOLÓGICA FEDERAL DO PARANÁ Gerenciamento de Aquisição Processos necessários para a aquisição de bens e serviços de terceiros Planejamento de aquisições Planejamento de solicitações Seleção dos fornecedores Administração de contratos e fechamento de contratos Prof. Fabio Alexandre Spanhol, M. Sc. 94
  • 95. UNIVERSIDADE TECNOLÓGICA FEDERAL DO PARANÁ Gerenciamento de Aquisição Atividades Planejar compras e aquisições Planejar contratações Solicitar respostas de fornecedores Selecionar fornecedores Administrar o contrato Encerrar o contrato Prof. Fabio Alexandre Spanhol, M. Sc. 95
  • 96. UNIVERSIDADE TECNOLÓGICA FEDERAL DO PARANÁ O Gerente de Projetos O Gerente de Projetos é um profissional que atua em áreas bastante diversas não há um “curso base” de formação são recrutados profissionais experientes em sua área que apresentem diferenciais como a habilidade para coordenar pessoas, negociação e grande flexibilidade Prof. Fabio Alexandre Spanhol, M. Sc. 96
  • 97. UNIVERSIDADE TECNOLÓGICA FEDERAL DO PARANÁ O Gerente de Projetos Um projeto é conduzido pelo gerente de projetos, que poucas vezes participa das atividades diretas Sua função é gerenciar o progresso do projeto e através de dados verificar seus resultados Seu objetivo é minimizar possíveis ocorrências de falhas Prof. Fabio Alexandre Spanhol, M. Sc. 97
  • 98. UNIVERSIDADE TECNOLÓGICA FEDERAL DO PARANÁ O Gerente de Projetos Habilidades Selecionar/definir o projeto Administrar qualidade Administrar métricas Planejar o trabalho Administrar contratos Gerir pessoas Administrar o plano de Administrar conflitos trabalho Administrar escopo Aplicar metodologia de projetos Administrar riscos Gerir a documentação Administrar a comunicação Prof. Fabio Alexandre Spanhol, M. Sc. 98
  • 99. UNIVERSIDADE TECNOLÓGICA FEDERAL DO PARANÁ Cultura de GP Adesão ao GP exige que a organização supere diversos obstáculos oriundos da necessidade de mudança da postura dos gestores e colaboradores Disseminar a Cultura de GP Prof. Fabio Alexandre Spanhol, M. Sc. 99
  • 100. UNIVERSIDADE TECNOLÓGICA FEDERAL DO PARANÁ Cultura de GP Ações para disseminar a GP Constituir um comitê (grupo de trabalho) responsável pelo domínio das práticas de GP Comunicação aos colaboradores da organização o envolvimento da mesma no GP e a criação do comitê Prof. Fabio Alexandre Spanhol, M. Sc. 100
  • 101. UNIVERSIDADE TECNOLÓGICA FEDERAL DO PARANÁ Projeto Piloto Escolher um projeto piloto é uma boa estratégia depois de formar o comitê pequeno porte pequeno tempo de execução, de resultado positivo buscar reconhecimento e autoconfiança da equipe Prof. Fabio Alexandre Spanhol, M. Sc. 101
  • 102. UNIVERSIDADE TECNOLÓGICA FEDERAL DO PARANÁ Maturidade na GP Maturidade na GP objetiva auxiliar as empresas a entenderem seus níveis de competências e habilidades em GP estabelecer estratégias em busca da melhoria contínua atingir seus objetivos e metas por meio de projetos Prof. Fabio Alexandre Spanhol, M. Sc. 102
  • 103. UNIVERSIDADE TECNOLÓGICA FEDERAL DO PARANÁ Equipes Autônomas de Projeto Autonomus Project Team (APT) Formada para atender a situações pontuais onde a empresa não possua experiência solidificada em GP o projeto em questão não possui um relacionamento intrínseco com o restante da organização Prof. Fabio Alexandre Spanhol, M. Sc. 103
  • 104. UNIVERSIDADE TECNOLÓGICA FEDERAL DO PARANÁ Equipes Autônomas de Projeto A APT assume toda a responsabilidade pelos resultados, sejam positivos ou negativos centraliza toda a gerência das áreas de conhecimentos do projeto Prof. Fabio Alexandre Spanhol, M. Sc. 104
  • 105. UNIVERSIDADE TECNOLÓGICA FEDERAL DO PARANÁ Escritório de Apoio a Projetos Project Support Office (PSO) evolução das equipes autônomas de projeto escritório constituiu um departamento da empresa, atuando em diversos projetos de forma concomitante Prof. Fabio Alexandre Spanhol, M. Sc. 105
  • 106. UNIVERSIDADE TECNOLÓGICA FEDERAL DO PARANÁ Escritório de Apoio a Projetos PSO constitui uma estrutura formal para assessorar as organizações a melhor gerenciar os seus projetos Qualquer atividade • desenvolvimento de novos produtos ou serviços • treinamentos • implantação de novos processos • Etc. Prof. Fabio Alexandre Spanhol, M. Sc. 106
  • 107. UNIVERSIDADE TECNOLÓGICA FEDERAL DO PARANÁ Diretoria de Projetos PSO atua no nível coorporativo Diretoria • estabelece as estratégias para todos os projetos da empresa • gerencia projetos que envolvem múltiplos departamentos • Diretores não estão “prontos” Prof. Fabio Alexandre Spanhol, M. Sc. 107
  • 108. UNIVERSIDADE TECNOLÓGICA FEDERAL DO PARANÁ E a Alta Direção? Seu posicionamento é o principal fator para o sucesso da implantação de GP em qualquer Organização sem o seu comprometimento e o envolvimento não se consolida implantação alguma Prof. Fabio Alexandre Spanhol, M. Sc. 108
  • 109. UNIVERSIDADE TECNOLÓGICA FEDERAL DO PARANÁ E a Alta Direção? A Direção deve Deve mobilizar a equipe disponibilizar os recursos Pequenas e microempresas tem alguma vantagem • o dirigente normalmente exerce a função de Gerente de Projetos, garantindo o comprometimento Prof. Fabio Alexandre Spanhol, M. Sc. 109
  • 110. UNIVERSIDADE TECNOLÓGICA FEDERAL DO PARANÁ Software para GP Organiza/Controla as atividades necessárias a execução de projetos recursos • Programação de tarefas • Alocação de recursos • Diagrama de Gantt • Gestão de orçamento • Gestão da qualidade • PERT • Versionamento de documentos • Relatórios • Etc. Prof. Fabio Alexandre Spanhol, M. Sc. 110
  • 111. UNIVERSIDADE TECNOLÓGICA FEDERAL DO PARANÁ Software para GP Vantagens produtividade comunicação integração simulação acurácia Prof. Fabio Alexandre Spanhol, M. Sc. 111
  • 112. UNIVERSIDADE TECNOLÓGICA FEDERAL DO PARANÁ Software para GP Podem ser Desktop • No computador do usuário • Melhor usabilidade • Interface “familiar” para o usuário Web • Acessado pelo navegador Web • Em qualquer computador, em qualquer lugar Prof. Fabio Alexandre Spanhol, M. Sc. 112
  • 113. UNIVERSIDADE TECNOLÓGICA FEDERAL DO PARANÁ Software para GP: Desktop Principais características organização da programação das atividades a serem desenvolvidas (scheduling) o gerenciamento dos recursos necessários a conclusão das tarefas (resource management) Ex. OpenProj MS-Project Prof. Fabio Alexandre Spanhol, M. Sc. 113
  • 114. UNIVERSIDADE TECNOLÓGICA FEDERAL DO PARANÁ Software para GP: OpenProj OpenProj Alternativa gratuita e open source ao MS-Project Multiplataforma (Linux, Unix, Mac e Windows) Abre nativamente arquivos MS-Project Projects On Demand Gráficos de Gantt Diagramas de Rede (PERT) Gráficos WBS e RBS Custos Etc. Prof. Fabio Alexandre Spanhol, M. Sc. 114
  • 115. UNIVERSIDADE TECNOLÓGICA FEDERAL DO PARANÁ Software para GP: MS-Project MS-Project Integra o pacote Office, mas é comercializado a parte, como o Visio Roda apenas em Windows e Mac-OS Maduro: começou ainda em MS-DOS (1984) Atualmente com interface Fluent Manipulação semelhante ao MS-Excel Project Server e Web Access Prof. Fabio Alexandre Spanhol, M. Sc. 115
  • 116. UNIVERSIDADE TECNOLÓGICA FEDERAL DO PARANÁ Software para GP: MS-Project MS-Project Recursos • Controle de Tempo (datas, duração do projeto, calendário de trabalho) • Gráfico de Gantt • Modelo probabilístico (cálculos relacionados a planejamento) • Diagrama da Rede (PERT) • Custos (fixos, não fixos, outros) • Vários tipos de relatórios • Etc. Prof. Fabio Alexandre Spanhol, M. Sc. 116
  • 117. UNIVERSIDADE TECNOLÓGICA FEDERAL DO PARANÁ Software para GP: Web Principais características groupware (software colaborativo) gerenciamento do portfólio de projetos rastreamento de incidentes gerenciamento de documentos fluxo de caixa Etc. Ex.: dotProject Prof. Fabio Alexandre Spanhol, M. Sc. 117
  • 118. UNIVERSIDADE TECNOLÓGICA FEDERAL DO PARANÁ Software para GP: dotProject dotProject Web Gratuito e Open-Source Multiplataforma (Linux, Windows, Mac, Unix, etc.) Vários idiomas (incluindo pt-br) Milhares de usuários em todo mundo Disponível em • www.dotproject.net/ Prof. Fabio Alexandre Spanhol, M. Sc. 118
  • 119. UNIVERSIDADE TECNOLÓGICA FEDERAL DO PARANÁ Software para GP: dotProject dotProject Escalonamento de tarefas Lista de pendências Controle de recursos Gráfico de Gantt Calendário Histórico de atividades Controle por ACL Relatórios Fóruns Etc. Prof. Fabio Alexandre Spanhol, M. Sc. 119
  • 120. UNIVERSIDADE TECNOLÓGICA FEDERAL DO PARANÁ Agora, Mãos na Massa! Fundamentos de MS-Project... Prof. Fabio Alexandre Spanhol, M. Sc. 120
  • 121. UFA, terminou !!!! Obrigado pela sua paciência... Prof. Fabio Alexandre Spanhol, M. Sc. 121