1. ADMINISTRASI DAN
KESEKRETARIATAN
OSIS
Dra. Tri Susilowati
SMAN 1 Banguntapan, Bantul
LATIHAN DASAR KEPEMIMPINAN OSIS

2. ADMINISTRASI
Kegiatan kerja sama yang dilakukan berdasarkan pembagian kerja yang
telah ditentukan dalam struktur dengan pendayagunaan sumber daya untuk
mencapai tujuan yang efektif dan efisien yang meliputi:
● Pengorganisasian,
● Penetapan program kerja
● Penyelenggaraan program
● Kegiatan pengawasan
● Kegiatan evaluasi
● Kegiatan pembuatan laporan dsb.

3. KESEKRETARIATAN
Kesekretariatan disebut juga tata usaha.
Kesekretariatan meliputi:
● Tulis menulis (rencana program, strategi pelaksanaan program,
sampai evaluasi).
● Surat menyurat
● Kegiatan kearsipan dan agenda
● Pemilikan dan pemeliharaan buku induk organisasi
● Pengiriman dan penerimaan surat, dan
● Data-data lain yang berkaitan langsung dengan kegiatan tulis menulis

4. TUJUAN ADMINISTRASI DAN KESEKRETARIATAN
OSIS
1. Mempermudah upaya pembinaan, pengembangan, dan pemantauan
pelaksanaan administrasi di semua tingkatan kepengurusan OSIS.
2. Menyelenggarakan pola sistem pengorganisasian pada bidang
kesekretariatan di semua tingkatan pengurus OSIS.
3. Menegakkan wibawa dan disiplin kepengurusan serta menumbuhkan
keadaan dan kegiatan berorganisasi di kalangan organisasi di sekolah.

5. PROGRAM KERJA OSIS
Program kerja yang dibuat harus mencerminkan aspirasi dan kebutuhan
anggota sehingga dalam penyusunan program kerja juga melibatkan
unsur-unsur siswa yang terhimpun dalam MPK sekaligus ikut serta dalam
kegiatan sekolah seperti pengurus sub seksi dan sebagainya.

6. PERLENGKAPAN SEKRETARIAT
1. Bagan Struktur Organisasi
2. Papan Agenda Kegiatan
3. Papan Pengumuman
4. Tabel Program Kerja Tahunan
5. Papan Daftar Pengurus

7. SUSUNAN PENGURUS OSIS
Ketua
Sekretaris
Bendahara
SEKBID I
SEKBID II
SEKBID V
SEKBID VI
Wakil Ketua
SEKBID III
SEKBID IV
SEKBID VII
SEKBID VIII

8. SOP ADMINISTRASI DAN KESEKRETARIATAN OSIS
1. Surat
2. Proposal
3. Laporan Kegiatan/Pertanggungjawaban
4. Surat Penghargaan/Sertifikat
5. Notulen
6. Dll.

9. STRUKTUR SURAT
- Nomor surat. Contoh: Nomor: 02/OSIS/SCPOSMABA/03/2021
- Lampiran surat. Contoh: Lampiran: Tiga lembar formulir
- Perihal surat. Contoh: Perihal: Undangan rapat
- Alamat surat. Contoh: Kepada Yth...
- Kata pembukaan surat. Contoh: Assalamualaikum Wr. Wb.
- Kalimat pengantar. Contoh: Salam sejahtera, dst.
Sehubungan dengan surat kami tanggal...
- Maksud surat sesuai kebutuhan
- Kata penutup surat. Contoh: Wassalamualaikum Wr. Wb.
Atas kerjasama Bapak/Ibu kami ucapkan terimakasih
- Tempat dan tanggal pembuatan surat ditulis lengkap
- Jabatan pengurus serta pejabat pembuat surat

10. STRUKTUR PROPOSAL
NAMA ACARA
● Pendahuluan
○ Latar Belakang
○ Tujuan Kegiatan
● Isi Proposal
○ Tema
○ Macam Kegiatan
○ Peserta
○ Peralatan yang Dibutuhkan
○ Waktu dan Tempat Pelaksanaan
● Susunan Acara
● Susunan Kepanitiaan
● Anggaran Dana
● Penutup
● Tanda tangan Sekretaris, Ketua, Guru Pembimbing, Kepala Sekolah

11. LAPORAN KEGIATAN
1. Halaman muka: Judul proposal, logo OSIS, periode kepengurusan, nama sekolah, tahun
ajaran
2. Isi Laporan Pertanggungjawaban
- Latar belakang kegiatan
- Dasar kegiatan
- Tujuan kegiatan
- Tema kegiatan
- Peserta kegiatan
- Waktu pelaksanaan
- Kepanitiaan
- Jadwal kegiatan
- Realisasi anggaran
1. Penutup: mencakup ketua kegiatan, sekretaris kegiatan, pembina kegiatan, kepala sekolah
Dilampirkan surat kegiatan, dokumentasi, data realisasi anggaran.

12. SURAT PENGHARGAAN/SERTIFIKAT
1. Mencantumkan lambang Dinas Provinsi DI Yogyakarta di sebelah
kiri atas.
2. Terdapat nomor surat penghargaan dengan mengikuti nomor surat
keluar dari Tata Usaha Sekolah.
3. Isi surat penghargaan adalah kesepakatan panitia sebagai pihak yang
mengeluarkan surat penghargaan tersebut.
4. Surat penghargaan kegiatan OSIS terlebih dahulu diperiksa oleh
Sekretaris OSIS
5. Ditandatangani oleh Kepala Sekolah. Panitia tidak diperbolehkan
untuk menggunakan tanda tangan (scan, fotokopi, dsb.) dalam surat
penghargaan sebelum mendapatkan persetujuan pihak terkait.

13. STRUKTUR NOTULENSI
NOTULENSI RAPAT
NAMA RAPAT
Tempat:
Tanggal:
Waktu:
Peserta rapat:
Jalannya rapat:
A. Pembukaan
B. Isi rapat
C. Perkembangan
D. Evaluasi dan masukan

14. BUKU INVENTARIS
○ Buku yang digunakan untuk mencatat barang/aset/inventaris
organisasi
No Kode
barang
Nama /
jenis
barang
Jumlah
barang
Asal
barang
Harga
satuan
Tanggal
mulai
dipakai
Tanggal
tidak
dipakai
Keterangan

15. BUKU TAMU
○ Buku untuk mencatat tamu yang mempunyai keperluan dengan
organisasi.
No Hari/tanggal
waktu
Nama
lengkap
Organisasi/
Institusi tamu
Jabatan Alamat Keperluan Tanda
tangan

16. BUKU KEUANGAN
○ Buku pembukuan keuangan, baik pemasukan maupun
pengeluaran anggaran organisasi.
No Tanggal
transaksi
Uraian
sumber
pemasukan
Uraian
penggunaan
data
Debit Kredit Jumlah Keterangan

17. BUKU AGENDA SURAT
○ Buku pencatatan keluar dan masuknya surat yang digunakan
untuk mengagendakan peristiwa atau kejadian pada surat. Buku
agenda dibagi menjadi dua, yaitu buku agenda surat keluar dan
buku agenda surat masuk.
No No surat Tanggal surat yang
diterima
Tanggal surat Pengirim Perihal

18. DAFTAR HADIR
○ Buku yang digunakan untuk mencatat kehadiran peserta dalam
pertemuan organisasi.
No Nama Jabatan Alamat Tanda tangan

19. DAFTAR KEGIATAN
○ Buku untuk mencatat setiap kegiatan organisasi, internal
maupun eksternal.
No Nama
kegiatan
Hari/
tanggal
Waktu Tempat Penyelenggara Keterangan

20. PENGARSIPAN
○ Dokumentasi surat-surat simpanan keluar dan surat masuk.
Pengarsipan dimaksudkan sebagai sistem administrasi untuk
mengevaluasi dan menentukan tindakan selanjutnya.

21. ADMINISTRASI OSIS
1. Kop surat OSIS
2. Format surat
3. Buku surat keluar/masuk
4. Buku rekap kegiatan
5. Buku kas keuangan
6. Buku agenda rapat/notulen
7. Program kegiatan OSIS per bidang
8. Proposal kegiatan
9. Laporan pertanggungjawaban kegiatan
10. Uraian tugas pengurus
11. Dokumentasi OSIS
12. Surat penghargaan/sertifikat
● AD/ART OSIS
● Pedoman Tata Kerja
Organisasi
● Pedoman Tata Tertib
Administrasi
● Daftar Surat Keluar
● Program Kerja Organisasi
● Susunan Pengurus OSIS
● Surat Pernyataan
Kesediaan
● Daftar Piket Harian.
● Formulir Pendaftaran
OSIS
● Soal Tes Masuk OSIS

22. STRUKTUR PROPOSAL

23. ★ Bagian awal
○ Cover
○ Pengesahan
○ Kata Pengantar
○ Daftar Isi
★ Bab I Pendahuluan
A. Latar belakang
B. Dasar pemikiran
C. Tujuan
D. Manfaat
★ Bab II Rencana Kegiatan
A. Jenis dan tema kegiatan
B. Target atau sasaran kegiatan
C. Waktu dan tempat
D. Susunan kepanitiaan
E. Susunan acara
F. Anggaran dana
★ Bab III Penutup
★ Lampiran

24. ★ Cover atau halaman judul
○ Nama atau judul kegiatan
○ Lokasi dan waktu pelaksanaan
○ Penyelenggara kegiatan
★ Latar belakang
○ Alasan penting kegiatan dan tujuannya
★ Dasar Pemikiran
○ Pokok pemikiran perlunya melaksanakan
kegiatan
○ Aturan tertentu yang menjadi dasar
pelaksanaan kegiatan
★ Tujuan
○ Target yang diharapkan tercapai
★ Manfaat
○ Manfaat dari kegiatan bagi organisasi, siswa,
dan sekolah
★ Jenis kegiatan
○ Jenis kegiatan yang akan dilaksanakan
★ Tema kegiatan
○ Inti kegiatan yang
direncanakan
★ Sasaran
○ Contoh: siswa kelas X, XI,
dan XII
★ Anggaran biaya
○ Biaya harus realistis, logis,
dan memperhatikan
keseimbangan
pengeluaran dan
penghasilan
★ Penutup
○ Kalimat yang menekankan
proposal dibuat secara
sungguh-sungguh

25. Judul Proposal
Gelar Seni Budaya dalam Rangka Acara Perpisahan Siswa Siswi Kelas XII SMA N 1
Banguntapan
Latar Belakang
Pentas seni merupakan ajang yang tepat untuk menggali kreativitas siswa di luar potensi
akademik. Melalui pagelaran pentas seni, siswa dapat menunjukkan bakat yang dimilikinya
kepada publik. Kondisi ini tentu sangat bagus untuk perkembangan siswa yang
bersangkutan maupun pihak sekolah ….
Oleh karena itu, kami selaku pihak OSIS yang mewakili suara semua siswa SMABA
berinisiatif untuk mengadakan pentas seni. Acara ini sekaligus sebagai perpisahan dengan
kakak kelas XII.
Contoh Proposal Kegiatan

26. Tema
Dalam kegiatan ini, kami selaku panitia sepakat untuk mengangkat tema “Produktif dan
Kreatif dalam Meraih Masa Depan”. Diharapkan seluruh siswa SMABA menyadari
pentingnya memanfaatkan waktu secara produktif.
Macam-macam Kegiatan
● Sendratari
● Pagelaran musik band
● Teater
● Dance
Peserta
Peserta siswa-siswi perwakilan dari setiap kelas X, XI, XII SMABA

27. Waktu dan Tempat Pelaksanaan
1. Pentas Sendratari
hari, tanggal: …,
pukul: …,
tempat: ….
1. Pentas Teater dan Dance
hari, tanggal: …,
pukul: …,
tempat: ….

28. Susunan Panitia
● Pelindung : Kepala Sekolah
● Pembina : Waka Kesiswaan
● Penanggungjawab : Ketua OSIS
● Ketua Panitia : …
● Sekretaris : …
● Bendahara : …
● Koordinator sie acara : …
● Koordinator sie … : …
….
Anggaran Dana
1. Pemasukan
1. Dana Kas Sekolah = …
2. Partisipasi siswa = …
3. Sponsor = …
4. Partisipasi guru = …
Total = …
1. Pengeluaran
1. Sewa peralatan musik = …
2. Penyewaan panggung = …
3. Konsumsi = …
4. Publikasi = …
5. Lain-lain = …
Total = …

29. Penutup
Demikian proposal ini kami susun sebagai acuan pelaksanaan kegiatan. Semoga dengan
bantuan dan partisipasi semua pihak, kegiatan ini dapat terselenggara sesuai harapan kita
semua.
Terima kasih

30. LAPORAN
PERTANGGUNGJAWABAN

31. Halaman muka
Judul proposal LPJ
Laporan Pertanggungjawaban Kegiatan Lomba 17 Agustus 2022
Logo OSIS
Periode kepengurusan
2022/2023
Nama sekolah dan tahun ajaran
SMA N 1 Banguntapan
2022/2023

32. Isi LPJ
★ Pendahuluan
Kemerdekaan yang kita nikmati saat ini adalah hasil perjuangan para pahlawan yang telah
mengorbankan harta dan nyawanya demi kemerdekaan. Kita sebagai generasi penerus
sudah sepatutnya berterimakasih atas segala pengorbanan yang telah diberikan oleh
pahlawan kita.
★ Tujuan kegiatan
Kegiatan perayaan hari kemerdekaan 17 Agustus dimaksudkan untuk menunjukkan
semangat kemerdekaan juga nasionalisme bangsa. Perayaan juga menjadi ungkapan
penghargaan, penghormatan pada pahlawan bangan serta rasa syukur atas
kemerdekaannya.

33. ★ Waktu dan tempat pelaksanaan kegiatan
Tanggal kegiatan : …,
Tempat kegiatan : …,
Peserta kegiatan : ….
★ Anggaran biaya kegiatan
Pemasukan =
1. Sumbangan guru
2. Sponsor
Pengeluaran =
1. Alat lomba
2. Hadiah lomba
★ Susunan panitia (terlampir)
★ Bukti pengeluaran (terlampir)
★ Dokumentasi
Warga sekolah melihat hasil
dokumentasi berupa foto-foto
kegiatan.
★ Penutup
Demikian laporan
pertanggungjawaban kegiatan 17
Agustus 2022 untuk merayakan
kemerdekaan RI ke-77. Dengan
harapan semoga kegiatan 17
Agustus 2022 ini bermanfaat bagi
seluruh warga sekolah dan yang
paling penting adalah terciptanya
kerukunan, menambah jalinan
silaturahmi di antara seluruh
warga sekolah.

34. TERIMAKASIH
ATAS PERHATIANNYA!