(Office365) Forms社内講座の話
Yuki.I2020.1.25
ユーザーの反応や
つまずく箇所について

目次
1. 実施概要
2. 講座内容
3. ユーザーが躓いた箇所
4. 反応が良かった箇所
5. ユーザーの声

１．実施概要

実施の背景
■背景■
社内で「申し込みフォーム」や「アンケート」を作成する仕事は多く、
従来は［SharePointアンケート機能］などを使用。
［SharePointアンケート機能］
➡ 講座でFormsを触って操作感を体験してみよう！
• 管理担当者へ連絡が都度必要（作成時にも複数回やり取り発生）
• フォーム作成の操作が分かり難い
• データの管理に負担が有る

Forms活用のメリット
入力フォーム作成  Webアンケートや申込フォームを簡単につくれます
 誰かに依頼したり、データベース登録の必要がありません
回答の募集
（社内者限定）
 記名/無記名の指定可。記名では重複禁止指定も可
 公開期間を指定できます
 フォームの共有先（回答者）を限定できます
 スマホからも回答できます
回答の連絡  新規回答が発生するたび回答者や指定の宛先に、
回答内容を含む通知メールを自動送信できます。
回答の管理  Excelでリアルタイムに回答を管理できます
（ダウンロードの必要なし）
 回答に大分類や処理ステイタスなどの追加情報を加えて管理
することができます
Forms
Forms
Power Automate
Excel
簡単操作で
業務品質UP♪

２．講座内容

演習の内容（想定業務）
■業務で有りそうな場面を想定して実際に操作いただく
何のために 福利厚生(ディズニー社員割引券)のご案内
誰に 社員全員
いつまでに 申込締切：2月20日18:00
内容
・社員割引券の内容が誤解なく伝わる
・希望者の「必要な割引券の枚数」がわかる
・必要な「割引券の種別」がわかる
連絡方法 メール送信でのご案内
［Forms］
・福利厚生の申し込みフォーム作成
・リアルタイムでデータを集約
［PowerAutomate］
・誰かが回答したら、自動で
回答者・管理者に通知

演習の内容（Forms）
結果データ
Formsフォーム一覧
One
Drive 格納フォルダ
リアルタイムで
質問・回答データ連動

演習の内容（Forms）

演習の内容（Forms／Excel）
フォームの回答結果が
リアルタイムでExcelに反映

演習の内容（PowerAutomate）
◆コネクタ：Outlook
→回答者へメール送信
→管理者へメール送信
＜データ取得＞
◆コネクタ：Forms
→回答の詳細データ取得
◆コネクタ：Office365ﾕｰｻﾞｰ
→ユーザー情報の取得
❶
❷
❷の下準備
＜演習で作りたいフロー＞
❶ 誰かがフォームに回答したら
❷ 「回答者／集計担当者」に
メール通知が飛ぶようにしたい

演習の内容（PowerAutomate）
回答者の宛名
回答内容
回答者のメールアドレス

４．ユーザーが躓いた箇所
＜Forms＞

①作成方法による「結果Excelデータ」の違い
どのフォームがどちらの作り方をしているか見分けられないの？
「結果Excelデータ」がリアルタイムで
反映される作り方（OneDrive）「結果Excelデータ」がリアルタイムで
反映されるフォームの作り方（OneDrive）
「結果Excelデータ」を都度ダウ
ンロードする必要がある作り方

①作成方法による「結果Excelデータ」の違い(解説)
クラウドマーク付
→OneDrive/SharePointに連動Excel
クリックで都度ダウンロード
◆［回答タブ］のアイコンで見分ける事ができます

②「Excel用Forms」作成時の動作
正常：自動でフォームが立ち上がる
作成後Excelの名前変更したら
フォーム消えたよ？
Excelクリックしたのに
フォーム開かないよ？

②「Excel用Forms」作成時の動作(解説)
作成したExcelが「フォーム」のファイルだと思ったから
Excelファイルクリックでフォームが立ち上がるのかと・・・
「Excel用Forms 」より新規作成後、
「フォーム」が立ち上がるまでに
少し時間がかかる
→余計な動作をすると処理が拗れる
結果データ
One
Drive
連動する「別のファイル」
だという解説が必要

③編集画面／プレビュー画面の理解
クリックすると→画面になるから
ドロップダウンになってないよ？
◆［質問タブ］＝「編集画面」
という解説が最初に必要
こっちが回答画面プレビュー

④画面表示サイズによる操作のやり難さ
画面表示１００％(A4ノートPC)だと、詳細設定の選択ができないよ～
※詳細設定［・・・］が画面外に有る
スクロール［▼］クリックをすると
「設定したい質問」から選択が外れてしまう

④画面表示サイズによる操作のやり難さ(解説)
❷ どちらかで操作
・マウスホイール
・キーボード［↓(pg dn)］
どちらかの方法で
［質問］を選択したまま
スクロール可能
❶この辺りをクリック
(質問枠内／入力欄外)

⑤「結果Excelデータ」と普通のExcelファイルの違い
「結果Excelデータ」の在り処を見失いそう・・・見分け方ないの？
※基本的にはファイル名・格納場所を
きちんと決めて自身で管理しましょう
「更新者」が「 SharePointアプリ」と
なる事が多いため一つの目安にはできる。
（※ファイルの最終更新が「フォーム回答」の場合）

⑥「結果Excelデータ」とフォームの関係➊
「フォーム」の回答を削除しても「結果Excelデータ」には残ってるよ？
片方の回答を削除しても、片方のデータに影響はない。
（フォーム側の新規回答データはExcelに追加されるが、「追加済データ」は後から変更されない）
連動しているが
「別のファイル」

⑦「結果Excelデータ」とフォームの関係❷
「結果Excelデータ」に消去した質問が残っているよ？
フォームで質問を並び替えたのに順番が違うよ？
「結果Excelデータ」には新規作成した全ての質問が順番に記録される。
作成したフォームと同じ状態に編集しておく方が混乱しない。
質問作成順に並ぶ フォームから消去した質問 並び替えた質問
※フォーム作成前の
「要件整理」が大事！

⑦「結果Excelデータ」とフォームの関係❷補足
「フォームの回答データ」は
並び替えても該当列に反映される
Excel列を削除・並び替え
新規回答

⑦「結果Excelデータ」とフォームの関係❷補足
「フォームの回答データ」
はExcelに集約されない
フォームに存在する質問列
を間違えて削除してしまった
※注意！！
削除列は復活しない

⑦「結果Excelデータ」とフォームの関係❷補足
「結果Excelデータ」に列が存在する「質問文」の場合は
➡「結果Excelデータ」対応列の見出しに反映される
「結果Excelデータ」見出しに反映
フォーム側の質問文を変更
※反映にタイムラグ
があります

５．反応が良かった箇所
＜Forms＞

①選択肢が［Enter］で追加できる(簡単操作)
いちいちクリックしなくても
選択肢の移動・追加ができる
楽だし指も疲れない！

②クイズ形式も簡単に作成できる
E-ラーニングシステムの代替にもなるかも！
➡コストを大幅に削減できるし簡単に使える！
［Office365］
• Formsは契約ライセンス内で全員使う事ができる
➡ 使わないと勿体ない！

③回答結果の自動生成グラフ
いつもNPS取っているので、自動でグラフ化してくれるの嬉しい！

④「結果Excelデータ」連動と活用例
あの仕事やこの仕事、便利に使えそうな業務がイメージできる！
回答がリアルタイムに反映されるExcelを
編集できる
＜活用例紹介＞
・割引券の配布状況のチェック欄を作成
→複数人で状況を確認・管理できる

３．ユーザーの声

講座受講者の声
既存サービスと比較して
コスト・利便性ともに良いので
今後代替とする事も検討したい
日常業務で使えそうな場面が
沢山有るので仕事が楽になりそう
Office365を
もっと勉強してみたくなった
編集・集計画面が
やさしいので使い易い

ご清聴ありがとうございました。

＜使用素材＞
https://icooon-mono.com/