Tre teknologiske grundpiller for virksomheder i vækst

1. Vokseværk
Tre teknologiske grundpiller
for virksomheder i vækst
’13
’14
’15

2. Setudefraervækst
enbesnærende
størrelse.
Deterspændende
atnånyemilepæle,
fånyekunderog
nyekollegaer.

3. Setindefra?
Væksterlangt
sværereathåndtere
endsomså.
Det er en overgang fra det,
din virksomhed var, til det
den er nødt til at være.

4. HvisdueransvarligforIT,
erdunokdenvigtigste
medarbejderoverhovedet
pådennespændende,
turbulenteogrisikofyldte
rejse.

5. Foruden
derigtigeIT-løsninger
kanvirksomheden
ikkeskalere.
Processer bryder sammen.
Dine kollegaer bliver frustrerede.
Kunderne svigter.

6. DerigtigeIT-løsninger
giverdinvirksomhed
vinger.
Med fleksible og tilpasningsdygtige
arbejdsprocesser. Og medarbejdere som har
muligheder frem for begrænsninger. Og kunder,
som slet ikke mærker noget til den komplekse
infrastruktur, du er ansvarlig for.
Det er spændende tider.

7. AltfortitkommerIT-afdelinger
ivækstvirksomhederdogudaftrit
påtregrundlæggende–men
afgørende–punkter.
De IT-ansvarlige er derfor nødt
til at finde nye måder at:
koordinere arbejdsprocesserne
koordinere budgetterne
koordinere strategierne

8. Koordiner
arbejdsprocesserne
Når en virksomhed oplever vækst,
forsvinder ineffektive arbejdsprocesser
og strukturer ikke på magisk vis. De vokser sig
derimod større, og udvikler sig uundgåeligt
til en alvorlig hovedpine for IT.
Arbejdsprocesser, der før var mindre
irritationsmomenter, forvandler sig til
rene minefelter, når de skaleres.
1

9. Eteksempel
Din virksomhed har ansat nogle nye
salgskonsulenter, der arbejder eksternt.
De skal ud på landevejen
og støve nye kunder op.
De skal derfor have adgang til filer,
udarbejde salgspræsentationer
og opdatere jeres interne systemer.
Er alle disse arbejdsprocesser udviklet
med interne salgskonsulenter for øje,
bliver det svært at skalere dem.

10. Pludseligerdu
kommetpåglatis...
Hvordan får de eksterne sælgere sikker adgang
til netværket? Hvordan får de udskrevet deres
tilbud, når de er på farten?
Hvor skal de sende underskrevne dokumenter
hen, når de har fået en aftale i hus?
Inden du ved af det vokser frustrationerne,
og de nye medarbejdere får ikke
genereret nok salg.

11. Hvadkanvilæreafdet?
Uden effektive processer er det ikke muligt
at skalere driften. Ad hoc-organiserede processer
har det med at bryde sammen, når virksomhederne
vokser, og ansvaret ender som regel hos IT.
Så inden der går kaos og ineffektivitet
i dine processer, bør du ændre, standardisere
og optimere dem med skalering for øje.

12. Dethjælperatfokusere
påformåletmedden
optimaleproces
”Formåletmedarbejdsprocesser
erkommunikation.Hvisdinvirksomhed
beståraffemmennesker,harduikkebrug
forfastlagtearbejdsprocesser,forIkanbare
talemedhinanden.Med4.000ansatte,
bliverkommunikationenstraksmerekompleks.
Herhardubrugfornogetmerehåndgribeligt
–ensåkaldtkommunikationsbus,ellersagt
påhverdagssprog,enfastlagtarbejdsproces.”
Ben Horowitz,tidligereCEO,Opsware

13. Løsningsmodeller
Så hvis formålet med arbejdsprocesser
er kommunikation, er det essentielt, at du gør
alle dokumenter og kommunikationsformer
til en del af den strategiske plan.
Dokumenthåndtering berører mange vigtige
arbejdsprocesser, og omkostningerne ved
ineffektiv dokumenthåndtering løber derfor
hurtigt op: I gennemsnit lægger virksomhederne
ti procent af omsætningen her.1
10 %
afderesomsætning
1”Iknowwhatyou’rethinking”,AngeleBoyd,brancheanalytikerhosIDC,juni2015

14. Handling:
Analysér din aktuelle dokumenthåndtering
med henblik på at gøre de mest essentielle
dokumenter (digitale og print) nemme at finde,
gemme, administrere og sende, både inden
for og uden for virksomheden.
Vi har hjulpet hundredvis af virksomheder
i vækst med at analysere og optimere deres
dokumenthåndtering. Hvis du har brug for
vejledning og inspiration, sidder vi klar
til at hjælpe dig.

15. Koordinerbudgetterne
Det er nærmere reglen end undtagelsen,
at IT-budgettet i vækstvirksomheder faktisk
skrumper proportionalt med væksten.1
Fordi når virksomheder vokser,
lader de typisk deres marketing, salg,
produktion eller kundeservice vokse først.
1 ”Iknowwhatyou’rethinking”,AngeleBoyd,brancheanalytikerhosIDC,juni2015
2

16. Deterskamspændendeforalledeandre,
menenstorudfordringforIT.
Detbetydernemlig,
atarbejdsopgavernes
kompleksitetvokser
hurtigereend
dineressourcer.

17. ”Kravenefraforretningssidenblev
etfossendevandfald.Ellersommine
cheferplejeratsige,’somatdrikkefra
brandslangen.’Forventningenvar,
atviskulleleverenyeapplikationer
ogfunktionaliteterhvertredjeuge.”
Tanni Graichen
Tidligerevicedirektør
hosIntegratedCardBusiness
ogCIOhosProvidian

18. Hvadkanvilæreafdet?
Nøglen til at nå mere med mindre er prioritering.
For IT betyder det at arbejde sammen med
forretningssiden om at prioritere de vigtigste projekter.
Skab klarhed over, hvilke opgaver dit team skal
klare internt, og hvilke I med fordel kan outsouce
eller automatisere.
Outsourcing kan holde IT-afdelingen
i en vækstvirksomhed oven vande. Gå på jagt
efter processer, I kan koble fra og outsource.

19. Holdfokus
påstrømlinede
ogomstillingsdygtige
IT-løsninger,ellers
enderdumed
detmodsatte.
202020192018201720162015

20. ”At udsætte investeringer
i IT, der fremmer fleksibilitet,
er ikke en måde at spare
penge på, det er en måde at
understøtte ineffektivitet på.”
Robin Johnson
TidligereCIOhosDell

21. Løsningsmodeller
LavenlisteoverdevigtigsteIT-funktioner
ogansvarsområder,somdinafdeling
børfokuserepåudfrakriterierne:
– Hvorvigtigerfunktionenforforretningssiden?
– Kandinafdelingleveredissetjenesteydelser
påeffektivvis?

22. Nårduharbesvaretdissespørgsmål,
skalduanalysereønskernefra
forretningssidenogbeslutte:
– Hvilkeældretyperhardwareog
softwareskaberdestørsteproblemer?
– HvilkeIT-funktioneroptager
detmesteafafdelingenstid?
Vedatsammenlignedetolistererdet
langtnemmerefordigatidentificere
deområder,hvorduletkanspare
værdifuldtidvedatoutsource,
ogdekernefunktionerditteam
børprioritere.

23. Koordinerstrategierne
Ismåvirksomheder
erkommunikationeningensag.
Alleeritætkontaktogaltid
fuldtudopdateret.
Nårvirksomhedenvokser,øges
afstandenmellemdeforskellige
afdelinger.Hvisduikkepasserpå,
forvandlerafdelingernesigtilsiloer,
ogmellemrumtilgabendekløfter.
3

24. Eteksempel
Forestildig,atdinekollegaer
fraregnskabbederdigometnyt
program,somhurtigeregiverdem
overblikovercashflowet.
Regn på det: Iskalhaveanalyseret
deforskelligeløsningsmodeller,
valgtdenretteudbyder,implementeret
dennyeløsningogtilslutoverført
følsommeregnskabsdata.
Detkommertilattagemåneder.

25. Dinekollegaererskuffede.
Dufordindelprøvedejobare
atværerealistisk.Mensagener,
atbeggepartererunderpres
fraforskelligesider.
Hvadgikdergalt?

26. Forenkletsagt
fokuseredeIikkepå
detsammeproblem.
Dinekollegaerfokuseredepådetmanglende
cashflow-overblik.Dufokuseredederimodpå
denmanglendesoftwaretilløsningafopgaven.
ITkankommeudaftritmedbehovene
ienvoksendevirksomhedpåmangemåder.
Ofteerengrundiganalyseafdenforestående
arbejdsproceslangtmereeffektivendatfokusere
pådettekniskeaspektalene.

27. Hvadkanvilæreafdet?
Bagallenyefunktionerliggernyearbejdsgange.
NårduståroverforennyIT-forespørgsel,erdu
derfornødttilattagedigtidtilatanalysere
debagvedliggendearbejdsgange.
Ivoreseksempelkunneennærmereanalyse
f.eks.haveafsløret,atdetfaktiskeproblem
varantalletafmanuelletrinforbundetmed
atoverførefakturaertilkreditorerne.
Fremforaltvilleenanalyseafarbejdsgangen
haveafsløret,atdetvarmuligtatautomatisere
næstenalledissetrin.

28. Løsningsmodeller
HarIikkealleredeenfastlagtarbejdsproces
forkommunikationogbehovsafstemning
medforretningssiden–såskaben.
Dukangåigangmeddenneopgave
påforskelligemådermeddetsamme.
Brugmeretidpåinteressenterne
–snakmeddemomderesprioriteter
ogvækstforventninger.Detviloverraskedig,
hvordandennesimplehandlingkanændre
heledinstrategi.

29. Startmedatanalysereforespørgslerne
vedhjælpafteknikken”femxhvorfor”:
Fremgangsmådenblevoprindeligtudviklet
afToyotaProductionSystem,ogereteffektivt
redskabtilanalyseafarbejdsgange.Dengør
detlettereatidentificereproblemernebag
IT-forespørgslerne.
Holdetvågentøjemedprognoserne:
Talmedditbudget-ogplanlægningsteam.
Detholderdigopdateretogpåforkant.

30. ”Enhvervirksomhedivækst
harsomregelenrigtiggod
marketingafdeling,ogdet
eroftedem,somkommer
medprognoserne.”
Tanni Graichen
Tidligerevicedirektør
hosIntegratedCardBusiness
ogCIOhosProvidian

31. Ladoslige
opsummere
pointerne.

32. Vækstgiveralvorlige
udfordringer,somsætter
virksomhedenpåprøve
indenforflereområder.
Hvismodernevirksomhederskal
skalere,erITogforretningssiden
derfornødttilattrække
isammeretning.

33. Degodenyheder
Debeslutninger,dusom
IT-ansvarligtræfferfor
envirksomhedivækst,
harstorindflydelsepå
restenafvirksomheden.

34. Skabskalerbarearbejdsprocesser.
Udnytbudgettetbedstmuligtved
atprioritereogautomatisere.Holdtæt
kontakttilforretningssiden–detgørdet
megetnemmereatkommehelskindet
igennemvokseværket.
(Vieroverbevisteom,atdokumenthåndtering
spillerenafgørenderollepåalletreområder,
mendetgemmervitilenandengodgang.)

35. Vækstskaberarbejdspres.
Mendetersamtidigenspændendetid.

36. Vækstkanfungerepåenbedremåde.

37. Vilduvidemere?
IT-ansvarligeihastigtvoksendevirksomheder
ståroverforenlangrækkefaldgruber,
forhindringerogparadokser.LæsvoreseBog
omuundværligefærdighederogstrategier
forIT-ansvarligeivækstvirksomheder.
The growth CIO
Lessons and strategies about
leading during rapid growth
Hent (på engelsk)

38. VierXerox.
Vihjælpervirksomhedermed
atoptimerederesarbejdsgange
gennemintelligenteløsninger
tilhåndteringafprintere
ogdokumenter.
Vihåber,atdufiknogetud
afdetteSlideShare,ogvihåber,
atduogsåfårnogetud
afvoresløsninger.
Lad os få en snak.
©2015XeroxCorporation.Allerettighederforbeholdt.Xerox®ogXeroxogDesign®
erregistreredevaremærkertilhørendeXeroxCorporationiUSAog/ellerandre