1. La réunion virtuelle
Webinar du 16 juillet 2014

2. SOMMAIRE
• Introduction : « Back to basics » : un panorama de l’évolution
de la réunion
• Etudes de cas :
• Cas 1 : Animation d’un groupe de travail de 30 personnes
• Cas 2 : Communication institutionnelle auprès de 800 personnes
• Questions / Réponses
5’
15’
10’

3. SOMMAIRE
• Introduction : « Back to basics » : un panorama de l’évolution
de la réunion
• Etudes de cas :
• Cas 1 : Animation d’un groupe de travail de 30 personnes
• Cas 2 : Communication institutionnelle auprès de 800 personnes
• Questions / Réponses
5’
15’
10’

4. BACK TO BASICS
Une réunion, c’est…
Le fait de réunir des personnes… … dans un lieu et à un moment …
… à une fin déterminée
1 2
3
Ces 3 piliers évoluent considérablement,
changeant notre manière de nous réunir

5. COLLABORATION
Des réunions toujours plus interactives, participatives, collaboratives
?
!
…
?!
• La notion d’intelligence collaborative s’impose
petit à petit dans les entreprises, autour du constat
qu’on crée, innove et invente mieux à plusieurs que
seul(e)
• 3 enjeux découlent de ce principe :
• Interactivité : la capacité à laisser chacun
s’exprimer et formuler ses idées, et à être
entendu
• Participation : la capacité à prendre en
compte les remarques de chacun et à les
intégrer dans la prise de décision
• Collaboration : la capacité à élaborer des
idées en capitalisant sur toutes les
intelligences, à l’issue d’un processus
collectif

6. DIGITALISATION
La salle virtuelle devient le lieu privilégié de la réunion
• Les raisons à la diminution du nombre de réunions
physiques sont multiples :
• Réduction des coûts,
• Diminution des temps de transport,
• Mondialisation des équipes,
• Développement du télétravail, …
• Elles imposent d’inventer de nouveaux lieux de réunion,
où la salle devient virtuelle : facilement accessible et offrant
des outils d’interaction quelque soit le nombre de
participants
• Elles amènent également à repenser le temps de la
réunion :
• Synchronie : optimisation du temps de participation
conjointe de tous les participants
• Asynchronie : organisation de la prise de parole
selon les rythmes de chacun

7. EFFICIENCE
La réunion doit être productive
• 88% des cadres se sentent inutiles en réunion
• 75% des cadres font autre chose en réunion
• 47% trouvent des excuses pour ne pas aller en réunion
• Parce qu’elle mobilise le temps et l’énergie des
collaborateurs, la réunion se doit d’être efficace et de
produire les résultats attendus :
• Information partagée et assimilée
• Participants acteurs de la réunion
• Production de contenus optimisée
• Décisions actées
• Prochaines étapes identifiées
• Porteur des prochaines étapes informés et impliqués
Etude Ifop / Wisembly / MeetingsMag

8. SOMMAIRE
• Introduction : « Back to basics » : un panorama de l’évolution
de la réunion
• Etudes de cas :
• Cas 1 : Animation d’un groupe de travail de 30 personnes
• Cas 2 : Communication institutionnelle auprès de 800 personnes
• Questions / Réponses
5’
15’
10’

9. Réunion mensuelle 30 personnes
Animer une communauté de collaborateurs
travaillant sur les mêmes sujets
Cas n°1
• Faire vivre une communauté de collaborateurs travaillant sur les mêmes sujets dans différents lieux et
entités
• Partager les bonnes pratiques et créer une dynamique de collaboration
• Prendre des décisions collégiales sur des problématiques communes
La confcall mensuelle d’animation de la communauté
• Sous un format « confcall » :
• Un animateur de communauté centralise le contenu et
organise le déroulé
• La charge de la présentation principale tourne entre les
différents membres
• Les questions sont posées en live par message, ce qui
favorise la prise de parole par chacun
• Le contenu de la réunion suivante est décidé collégialement
sur la base des inputs de chacun
LA SOLUTION
LES ENJEUX
• 1 présentation par mois
• 1 seule plateforme qui devient le
lieu d’échange privilégié
• 1 historique des réunions partagé
• 1 compte-rendu en temps réel
• 1 communauté renforcée
LES CHIFFRES CLES

10. FOCUS
Créer une salle de réunion virtuelle, c’est possible
REUNION
REUNION
REUNION
SYNCHRONIE – PENDANT LA REUNION
• Institutionnaliser des moments d’échange réguliers
où on privilégie l’échange en direct
• Mettre en place un moment dédié à la prise de
décision commune
• Laisser une place à l’échange informel
ASYNCHRONIE – ENTRE LES
REUNIONS
• Poursuivre le dialogue : poser des
questions, obtenir des réponses, partager
des informations
• Echanger des documents
• Assurer le suivi et préparer les
prochaines réunions

11. Réunion trimestrielle top 800
Aligner et engager les top managers autour de la
présentation des résultats financiers
Cas n°2
• Présenter au même moment les résultats financiers aux 800 top managers du groupe
• Fournir aux managers chargés de cascader l’information des éléments de langage cohérents
• Aligner les équipes autour de priorités communes
• Ouvrir une voie de communication directe entre le PDG et les managers
La confcall trimestrielle de présentation des résultats
• Sous un format « émission de radio » :
• Un flux audio et des « slides » partagés, au même moment
• Une possibilité pour les « auditeurs » d’interagir à tout
moment par écrit
• 2 moments forts :
• Information descendante : présentation des résultats par le
PDG, en s’appuyant sur les « slides » partagés
• Un moment de Q&A : des questions visibles par tous les
participants, sélectionnées et faisant l’objet d’une réponse en
directe du PDG
LA SOLUTION
LES ENJEUX
• 60 questions qualifiées, posées en
direct par les participants
• + de 350 likes, permettant de
hiérarchiser les questions posées
• 5 questions répondues ‘en live’ par
le PDG
• + de 50% des participants sont
actifs
(question ou like)
LES CHIFFRES CLES

12. FOCUS
Libérer la parole : jusqu’à quel point ?
La liberté… … s’arrête où…
Modérer ou
ne pas
modérer…
Préserver
l’anonymat ?
Les joies du
direct
• Favorise la participation
• Permet l’identification des sujets
sensibles et une connaissance des
préoccupations réelles des
collaborateurs
• Humour, quand tu nous tiens…
• Interpellation directe parfois peu
politiquement correcte
• Présente une possibilité de
« phagocytage » de la réunion sur
des problématiques autres que
celles figurant à l’ordre du jour
• Crée un lien de communication
direct entre la personne en charge
de la conférence et les participants
• Permet une meilleure réactivité
• Anticiper les questions permet de
répondre aux points crispants en
début de séance
• Et de préparer des éléments de
langage adaptés
• Permet l’instauration d’un climat de
confiance
• Prône une utilisation responsable de
la liberté de parole

13. SOMMAIRE
• Introduction : « Back to basics » : un panorama de l’évolution
de la réunion
• Etudes de cas :
• Cas 1 : Animation d’un groupe de travail de 30 personnes
• Cas 2 : Communication institutionnelle auprès de 800 personnes
• Questions / Réponses
5’
15’
10’

14. À bientôt sur wisembly.com !
Laura vous donne rendez-vous le 30 juillet à 9h30
pour un webinar consacré au meeting stratégique !