Amostra rotinas financeiras

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Amostra rotinas financeiras

  1. 1. Centro de TreinamentoROTINAS FINANCEIRAS (Amostra) Página: 1
  2. 2.  Apresentação  O  curso  de  Auxiliar  Financeiro  desenvolvido  nessa  apostila  tem  como  principal objetivo  qualificar  o  aluno  para  a  realização  da  rotina  operacional  do Departamento Financeiro em Pequenas, Médias e Grandes empresas. Esse  tipo  de  qualificação  é  carente  no  mercado,  sendo  poucas  instituições  de ensino e treinamento que ministram esse tipo de qualificação. Por isso extraia o máximo de conhecimento do Treinamento e ganhe qualificação no que diz respeito a rotina operacional, pois esse é o foco do curso. Entre a rotina operacional que iremos abordar destacamos:  ⇒ Elaborar  o  quadro  demonstrativo  de  previsão  de  pagamentos  e  recebimentos  diários,  emitindo  os  cheques  para  aprovação  e  assinaturas.  ⇒ Controlar e emitir o fluxo de caixa, registrando e indicando as prováveis  movimentações de ingressos e desembolsos de caixa.   ⇒ Realizar a conciliação bancária diária.   ⇒ Elaborar  e  emitir  o  relatório  mensal  de  provisão  de  fornecedores,  encaminhando para a área de contabilidade.   ⇒ Realizar,  eventualmente,  contatos  com  fornecedores  com  pagamento  em  atraso,  objetivando  a  negociação  de  prazo,  isenção  de  juros  e  multas.  ⇒ Fazer  levantamento  de  pagamentos  e  recebimentos,  constatando  as  irregularidades  e  emitindo  relatórios  para  subsidiar  decisões  gerenciais  e da diretoria.  ⇒ Manter  permanente  contato  com  os  bancos,  visando  o  estreitamento  do relacionamento com a emissora.  ⇒ Elaborar,  controlar  e  emitir  dados  e  relatórios  para  otimizar   desempenho e  tomadas de decisão da gerência.   ⇒ Programar,  controlar  e  efetuar  pagamentos   diversos,  elaborando,  conferindo e emitindo cheques.  ⇒ Acompanhar a execução financeira, efetuando as necessárias deduções  das ações orçamentárias.  ⇒ Realizar consulta de clientes nos órgãos de cadastro.  Bom curso a Todos.  WWW.GPTITREINAMENTO.COM.BR - (11) 3237-2261 1
  3. 3.   1. FUNÇÕES UNIVERSAIS DA ADMINISTRAÇÃO  A  administração  de  uma  empresa  compreende  diversas  funções,  as  quais  estão citadas abaixo:   • Previsão ( Planejamento) : envolve a avaliação do futuro e das providências,  em  termos  de  alocação  de  recursos,  para  que  se  alcance  o  previsto.  Corresponde à fixação de metas, objetivos e prazos gerais;  • Organização:  é  a  função  que  dota  a  empresa  do  que  necessita,  estrutura  as  coisas quer seja no aspecto material, quer no social. Correspondem à criação  e  disposição  dentro  da  empresa  de  diversos  setores,  departamentos,  seções  ou  divisões  internas,  e  atribuição  das  diversas  funções  que  cada  um  desempenhará, de forma que se obtenha um todo harmônico;  • Comando:  é  a  função  que  fará  com  que  o  sistema  atue,  procura  sempre  maximizar o retorno para que se alcance o objetivo global da organização;  • Coordenação: referem‐se à articulação das diversas atividades num conjunto  em  que  umas  complementam  as  outras.  Pode  ser  entendida  também  como  sendo a função que adapta os meios para que os objetivos sejam alcançados;  • Controle:  é  a  função  que  verifica  se  a  execução  está  de  acordo  com  o  planejado,  asseguram  que  os  planos  sejam  cumpridos  identificando  desvios,  erros  e  falhas  no  sentido  de  se  corrigir  o  curso  dos  processos  enquanto  é  possível e ao mesmo tempo evitar a repetição dos erros.   É  importante  salientar  que  a  função  administrativa  não  é  exclusiva da  alta  administração  da  empresa  e  ocorre  em  todos  os  níveis  hierárquicos  da organização                                                                  WWW.GPTITREINAMENTO.COM.BR - (11) 3237-2261 2
  4. 4.  2. Função do Departamento Financeiro dentro das Organizações.  O  Departamento  Financeiro  é  estratégico em qualquer empresa, pois será responsável por administrar a entrada e saída de dinheiro oferecendo  aos  Gestores  informações importantes na tomada de decisão.  O  Departamento  Financeiro  é  composto  de três divisões:  2.1‐Contas a Pagar A  adequada  administração  das  Contas  a  Pagar  tem  por  finalidade  informar  ao empresário sobre o vencimento dos compromissos, prioridades de pagamento e montante dos valores a pagar. Um bom gerenciamento dos pagamentos depende da exatidão e precisão dessas informações. Para que seja garantida a confiabilidade necessária, faz‐se importante a completa integração  entre  o  departamento  Financeiro  e  as  demais  áreas  da  empresa (geradoras de pagamentos). É preciso que sejam criadas regras e procedimentos claros  para  que  não  ocorram  problemas  como:  pagamentos  indevidos  e/ou atrasados,  pagamento  de  juros  e  multas,  indisposição  com  fornecedores  e  fluxo de caixa negativo. Mas  como  realizar  e  controlar  as  Contas  a  Pagar?  O  processo  deve  seguir  os seguintes passos: ‐Conferência e aprovação do pagamento (atividades realizadas pela área que deu origem ao evento a ser pago ‐ as demais são executadas pelo próprio Financeiro);    WWW.GPTITREINAMENTO.COM.BR - (11) 3237-2261 3
  5. 5.  ‐Cadastramento, agendamento e controle dos prazos e montantes de pagamento; ‐Autorização e efetivação do pagamento; ‐Conciliação e baixa do pagamento. Os  conceitos  de  provisionamento,  previsão  e  realização  devem  estar  bastante claros  durante  todo  o  processo.  Além  disso,  para  que  seja  garantido  o cumprimento do orçamento, recomenda‐se estabelecer limites customizados por área  para  compra  de  produtos  ou  serviços.  Outra  possível  medida  para desburocratizar  o  processo  é  a  determinação  de  um  “caixinha”  semanal  para  as áreas.  No  final  do  período  previamente  estabelecido,  faz‐se  a  prestação  de contas. Como  pode  ser  visto,  Contas  a  Pagar  é  um  daqueles  setores  que  nenhuma empresa deseja ter, mas que todas elas precisam para a viabilização do negócio. Em  se  tratando  de  um  mal  necessário,  nada  melhor  do  que  estruturar  um processo eficiente e controlado para que os gestores não precisem se preocupar com  ele.  Desta  forma  evitam‐se  todas  as  dores  de  cabeça  geradas  por  um  mau gerenciamento  dos  pagamentos  e  fica  garantida  a  realização  de  todos  os compromissos da empresa.  2.2‐Contas a Receber O  processo  de  Contas  a  Receber  trata  de  todas  as  entradas  de  capital  na companhia.  Esse  recebimento  pode  ser  proveniente  tanto  da  operação  da empresa, quanto da venda de ativos ou do crédito originado por cancelamento de pagamentos já realizados. Sendo assim, qualquer negócio tem Contas a Receber para  que  sejam  operacionalizados  os  modos  de  recebimento  dos  clientes,  dos parceiros ou mesmo dos fornecedores. O  bom  andamento  das  atividades  relacionadas  a  esse  processo  depende  do controle  e  da  garantia  de  recebimento  dos  montantes  devidos  nos  prazos acordados. A fim de gerenciar corretamente o Contas a Receber de uma empresa, a área Financeira deve cadastrar 3 níveis recebimentos: as contas provisionadas, as previstas e as realizadas. Conceitualmente falando, a diferença básica entre elas é:  WWW.GPTITREINAMENTO.COM.BR - (11) 3237-2261 4
  6. 6. ‐Provisões  são  estimativas  de  prazos  e  valores  a  receber  baseadas  nos  dados históricos da corporação e nas suas metas empresariais; ‐Previsões também são estimativas. Entretanto, nesse momento já se baseiam em documentos (títulos a receber); ‐Realizados são os recebimentos já efetivados, ou seja, já é possível confirmá‐los na conta bancária da empresa. Com  o  objetivo  de  minimizar  ainda  mais  a  inadimplência,  pode‐se  fazer  uma análise  de  crédito  prévia  do  cliente.  Entretanto,  em  qualquer  processo  a colocação  de  controles  reduz  a  agilidade.  Sendo  assim,  o  ideal  seria  realizar  a análise  de  crédito  seletiva  (para  aqueles  clientes  com  maior  potencial  de  se tornarem inadimplentes). Pode‐se  notar  que  o  efetivo  gerenciamento  de  Contas  a  Receber  reduz  a inadimplência,  dá  subsídios  à  área  de  Cobrança  e,  principalmente,  dá tranqüilidade  ao  empresário  pois    controla  a  entrada  de  dinheiro,  vital  para sobrevivência de qualquer negócio As  empresas  devem  saber  sempre  todas  as  contas  vencidas  e  que  não  foram pagas.  O  departamento  financeiro  deve  fazer  um  relatório  de  vencimento  para todas  as  contas  a  receber,  mostrando  o  total  do  valor  das  contas  pendentes  a serem pagas em menos de 30 dias, 31 a 60 dias, 61 a 90 dias, e assim por diante, por exemplo.  Comparando  este  relatório  com  relatórios  anteriores,  o  gerente  financeiro  pode comparar as contas a receber com padrões históricos. Além disso, todas as contas vencidas  deveriam  ser  contatadas  diretamente  pelo  correio,  por  telefone  ou ainda, pessoalmente. Se os clientes com altas contas pendentes forem chamados regularmente, há maior probabilidade de recebimento. Desempenho de contas a receber: O desempenho de contas a receber pode ser avaliado por diversos fatores, entre eles: ∙Prazo concedido pela área comercial Deve  ser  analisada  a  evolução  histórica  dos  prazos  de  faturamento  concedidos pela área comercial.  WWW.GPTITREINAMENTO.COM.BR - (11) 3237-2261 5
  7. 7. ∙Agilidade de entrega de produtos e mercadorias ou de conclusão de prestação de serviços Deve ser analisada a evolução  histórica dos prazos médios de atraso de entrega de produtos e mercadorias ou de conclusão de prestação de serviços em relação aos prazos médios contratados.  Qualidade de crédito e cobrança  Deve ser analisada a evolução histórica dos prazos médios de atraso em relação aos prazos médios de faturamento.  WWW.GPTITREINAMENTO.COM.BR - (11) 3237-2261 6

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