Aula aux. adm. 10

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CURSO DE AUXILIAR ADMINISTRATIVO COM INFORMÁTICA - MARANHÃO PROFISSIONAL-C E EDISON LOBÃO - SÃO JOÃO DOS PATOSQMA - COORDENAÇÃO REGIONAL: WALTER ALENCAR DE SOUSA - www.professorwalteralencar.com

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Aula aux. adm. 10

  1. 1. CURSO DE AUXILIAR DE CONTABILIDADEProfº ALDEIR LOPESCOORDENADOR REGIONAL– Prof. Walter Alencar www.professorwalteralencar.com
  2. 2. Profº Fabrizio BaroniAula Aux. Adm 10ARQUIVO IICOORDENADOR REGIONAL– Prof. Walter Alencar www.professorwalteralencar.com
  3. 3. Conteúdos Abordados• Finalidade Funcional do Arquivo;• Organização de arquivos administrativos;• A importância dos arquivos para as instituições;• Distinção entre Arquivo, Museu e Biblioteca;• Organização de arquivos administrativos ;• Informática – Sistema Operacional Windows 7.COORDENADOR REGIONAL– Prof. Walter Alencar www.professorwalteralencar.com
  4. 4. Podemos verificar que, enquanto o arquivo temfinalidade funcional, a finalidade das bibliotecas e dosmuseus é essencialmente cultural, embora o arquivotambém possa adquirir, com o tempo, caráter cultural.COORDENADOR REGIONAL– Prof. Walter Alencar www.professorwalteralencar.com
  5. 5. Os documentos de arquivo são produzidos em uma únicavia ou em limitado número de cópias, enquanto que osdocumentos das bibliotecas são produzidos emnumerosos exemplares, de forma a atender suasnecessidadeCOORDENADOR REGIONAL– Prof. Walter Alencar www.professorwalteralencar.com
  6. 6. Organização de arquivos administrativosA função de um arquivo é guardar a documentação eprincipalmente fornecer aos interessados asinformações contidas em seu acervo de maneirarápida e segura.COORDENADOR REGIONAL– Prof. Walter Alencar www.professorwalteralencar.com
  7. 7. Os métodos mais comuns são osque classificam os documentos porassunto, seguidos de umaclassificação secundária por ordemalfabética, cronológica ougeográfica.COORDENADOR REGIONAL– Prof. Walter Alencar www.professorwalteralencar.com
  8. 8. A instalação dos arquivos requer análise de aspectoscomo localização, acessível, boa iluminação, mas semincidência direta do sol, ventilação natural, constante eregulável, higienização, ambiente limpo e bem cuidado,espaço livre para locomoção; fácil consulta e conservaçãodo acervo e segurança: contra incêndio, roubo,infiltrações.COORDENADOR REGIONAL– Prof. Walter Alencar www.professorwalteralencar.com
  9. 9. Acessórios: pastas suspensas (frontais ou laterais),pastas intercaladoras, pastas A/Z ou outras. Ascaixas devem ser resistentes e específicas para cadatipo de arquivo, dependendo do formato/ gênero dosdocumentos. Observar também as etiquetas eprojeções para que sejam ideais.COORDENADOR REGIONAL– Prof. Walter Alencar www.professorwalteralencar.com
  10. 10. Para os Arquivos Intermediários que são instaladosem depósitos centralizados, o ideal é o uso de Caixaspara o armazenamento de documentos.COORDENADOR REGIONAL– Prof. Walter Alencar www.professorwalteralencar.com
  11. 11. Há a necessidade de protocolar tais documentos e criarum livro de registro ou um documento virtual pararelacionar todos os que estarão no arquivo e qual alocalização do mesmo, se dentro de uma pasta e suanumeração ou nomenclatura, a posição nas gavetas earmários, isso facilitará o acesso aos documentos epossibilitará que qualquer pessoa manuseando tal lista,possa encontrar o documento que necessita semdesorganizar todo o arquivo.COORDENADOR REGIONAL– Prof. Walter Alencar www.professorwalteralencar.com
  12. 12. Arquivo corrente - Conjunto de documentosestreitamente vinculados aos fins imediatos para osquais foram produzidos ou recebidos.Arquivo Intermediário - Conjunto de documentosoriginários dos arquivos correntes, com uso poucofrequente.Arquivo Permanente - Conjunto de documentospreservados em caráter definitivo.COORDENADOR REGIONAL– Prof. Walter Alencar www.professorwalteralencar.com
  13. 13. Descrição - Conjunto de procedimentos, que, levando emconta os elementos formais e de conteúdo dosdocumentos.Destinação - Conjunto de operações que, após aavaliação, determinam o encaminhamento dosdocumentos à guarda temporária ou permanente e/oueliminação.Eliminação - Destruição de documentos e informaçõesque, no processo de avaliação, e de acordo com oprazo estabelecido na tabela de temporalidade foramconsiderados sem valor para guarda intermediária oupermanente.COORDENADOR REGIONAL– Prof. Walter Alencar www.professorwalteralencar.com
  14. 14. Recolhimento - Passagem de documentos do arquivointermediária para o arquivo permanente.Série Documental - Sequência de unidades de ummesmo tipo documental.Suporte - Todo e qualquer material sobre o qual asinformações são registradas (papel, disquetes, discosópticos, fitas de vídeo, microfilmes)Tipo Documental - Configuração que assume umaespécie documental de acordo com a atividade que agerou.COORDENADOR REGIONAL– Prof. Walter Alencar www.professorwalteralencar.com
  15. 15. As perspectivas pros arquivosA grande expectativa emrelação aos arquivos será omundo virtual, como jáfazem algumas empresasque utilizam seusdocumentos no modovirtual.COORDENADOR REGIONAL– Prof. Walter Alencar www.professorwalteralencar.com
  16. 16. possibilitaria o acesso ao documento que em arquivofísico daria acesso a apenas uma pessoa por vez, noambiente virtual é só entrar na rede local e ter adisponibilidade o documento, além de não ter apreocupação com pessoas desorganizando as pastas,mudando a arrumação, tudo no lugar e bem acessível.COORDENADOR REGIONAL– Prof. Walter Alencar www.professorwalteralencar.com
  17. 17. WINDOWS 7Gerenciador de Arquivos e PastasCOORDENADOR REGIONAL– Prof. Walter Alencar www.professorwalteralencar.com
  18. 18. ATIVIDADE1ª Marque o item que não indica um dos benefícios de seadotar uma estrutura organizada de arquivar documentopelas empresas:a)Dificultar a identificação dos documentos sem utilidade;b)Organizar os processos de trabalho;c)Permitir agilidade na obtenção de informaçõesd)Desburocratização dos processos.COORDENADOR REGIONAL– Prof. Walter Alencar www.professorwalteralencar.com
  19. 19. 9º Dos acessórios que podemos utilizar para arquivardocumentos, qual dos relacionados não pode ser utilizado?a)Armáriosb)Clipes metálicosc)Pastasd)CaixasCOORDENADOR REGIONAL– Prof. Walter Alencar www.professorwalteralencar.com
  20. 20. 8º As instalações para arquivar documentos devem ser:a)Úmidasb)Pouco iluminadasc)Contra incêndiod)Com bastante iluminação solaCOORDENADOR REGIONAL– Prof. Walter Alencar www.professorwalteralencar.com

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