David Coppoolse en Eva Wuyts (Vlaamse Erfgoedbibliotheek) Een collectieplan is een belangrijk instrument in het beleid van een erfgoedbibliotheek. Maar de opmaak ervan is geen eenvoudige klus. Om elkaar hierbij te ondersteunen en al doende ervaringen en tips uit te wisselen, komen de partnerbibliotheken van de Vlaamse Erfgoedbibliotheek regelmatig samen in een collegagroep. Een traject dat een vervolg verdient voor de bredere sector?

1. Samen weet je meer:
de Collegagroep Collectiebeleid
Overlegplatform voor
erfgoedbibliotheken
3 oktober 2013
Eva Wuyts + David Coppoolse
Vlaamse Erfgoedbibliotheek

2.  COLLEGAGROEP - werkvorm
i.s.m. VVBAD
 COLLECTIEBELEID - praktijkvoorbeeld
i.s.m. FARO. Vlaams Steunpunt voor Cultureel
Erfgoed
3/10/2013 2

3. Expertisenetwerk
 Vlaamse Erfgoedbibliotheek:
 Netwerkorganisatie: gelijkwaardige partners vinden
elkaar in een gemeenschappelijk doel en delen kennis
om dit doel te bereiken.
 Expertise-opbouw en –uitwisseling staat centraal
 Via diverse initiatieven, steeds met bredere uitstraling
naar de sector, o.a.:
 Projecten (bv. Flandrica)
 Trajecten (bv. UPLA)
 Werkvormen (bv. STCV-workshop)
 …
3/10/2013 3

4. Praktijkgemeenschap
 Een niet-hiërarchische organisatiestructuur
waarin mensen regelmatig met elkaar in contact
treden en zo (impliciete) kennis delen, uitbreiden
en creëren.
 Diverse vormen, maar steeds:
 een gedeeld domein / een gedeelde praktijk
 een gedeeld engagement om elkaar te helpen en een
meerwaarde voor de groep te genereren
3/10/2013 4

5. Collegagroep
 Een regelmatig samenkomende groep van
collega’s die op basis van gelijkwaardigheid en op
eigen initiatief rond een gedeelde praktijk kennis
en ervaringen uitwisselen.
 Geen stuurgroep / werkgroep:
> geen mandaten / vertegenwoordiging
> geen bindende beslissingen
> niet noodzakelijk een ‘eindproduct’
3/10/2013 5

6. Bestaande collegagroepen (in wording)
 Collegagroep STCV
 Nu: oud-projectmedewerkers STCV
 Vanaf 2014:
 Oud-medewerkers STCV
 alumni van de STCV-workshop ?
 Collegagroep Fondsenwerving
 Nu: in functie van begeleiding & opstart
 Vanaf 2014: delen van expertise & ervaringen?
3/10/2013 6

7. Bestaande collegagroepen
 Collegagroep Collectiebeleidsplan
 Nu: de zes partnerbibliotheken, FARO en Vlaamse
Erfgoedbibliotheek
 Vanaf 2015: bredere sector?
3/10/2013 7

8.  COLLEGAGROEP - werkvorm
i.s.m. VVBAD
 COLLECTIEBELEID - praktijkvoorbeeld
i.s.m. FARO. Vlaams Steunpunt voor Cultureel
Erfgoed
3/10/2013 8

9. Fasering
Begeleidingstrajecten
Geïnteresseerde
bibliotheken
Regelmatig te herhalen
Piloottraject
PartnersVlaamse
Erfgoedbibliotheek
Ontwikkeling en verfijning
methodiek en tools
2013-10-03 Overlegplatform voor erfgoedbibliotheken 2013 9

10. Output piloottraject
2013-10-03 Overlegplatform voor erfgoedbibliotheken 2013 10
Partnerbibliotheken
• Collectieplannen
• Expertise(uitwisseling)
Sectororganisaties
• Best practices
• Methodiek
• Model collectieplan

11. Timing
Piloottraject
2013-2014
min. 6 sessies
Tweede traject
2015-2016
Derde traject
2013-10-03 Overlegplatform voor erfgoedbibliotheken 2013 11

12. Werkvormen
1. Collegagroep met twee
vertegenwoordigers per
partnerbibliotheek
 Onder begeleiding van FARO (Jeroen Walterus)
en Vlaamse Erfgoedbibliotheek
2. Delen van de opgebouwde kennis met brede
sector
 Studiedag
 Handleiding
 Begeleidingstraject
2013-10-03 Overlegplatform voor erfgoedbibliotheken 2013 12
Nader te bepalen
n.a.v. piloottraject

13. Verloop piloottraject
 Sessies
 Aantal, inhoud en tempo
in onderling overleg
 FARO en Vlaamse Erfgoedbibliotheek
 Inhoudelijke voorbereiding
 Presentaties en handreikingen
 Aanbrengen nuttige externe informatie
 Coördinatie en begeleiding bijeenkomsten
 Capteren van best practices
2013-10-03 Overlegplatform voor erfgoedbibliotheken 2013 13

14. Verloop piloottraject
 Bibliotheken
 Bestuderen geleverde informatie
 Brengen eigen ervaringen in op de sessies
 Concretiseren na elke sessie binnen eigen organisatie
de volgende stap op weg naar collectieplan
 Delen in vertrouwen hun
(voorlopige) resultaten
 Inspiratie
 Feedback
2013-10-03 Overlegplatform voor erfgoedbibliotheken 2013 14

15. Stappen 1 - 3
2013-10-03 Overlegplatform voor erfgoedbibliotheken 2013 15
• Beleid moederorganisatie
• Bredere beleidscontext
• Evoluties en trends
• Periodisering
1. Doel van het collectieplan
• Afbakening erfgoedcollectie
• Beschrijving collectieonderdelen en omvang
• Beschrijving deelcollecties
2. Beschrijving van de collectie
• Zwaartepunten in de collectie (kerncollecties)
• Sterktes en zwaktes collectievorming
3. Huidig collectie(vormings)profiel

16. Stappen 4 - 6
2013-10-03 Overlegplatform voor erfgoedbibliotheken 2013 16
• Gebruikers (door wie?)
• Consultatie (op welke manier?)
• Gebruiksfuncties (waarvoor?)
4. Gebruik, ontsluiting, functies
• Toekomstig collectievormingsprofiel
• Prioritaire acties
• Middelen
5. Prioriteiten van het collectiebeleid
• Positionering
• Samenwerkingsmogelijkheden
6. Samenwerking

17. Na het piloottraject
 Delen van de opgebouwde kennis met brede
sector
 Studiedag?
 Handleiding?
 Begeleidingstraject?
 Nieuwe collegagroep?
2013-10-03 Overlegplatform voor erfgoedbibliotheken 2013 17

18. Toekomstige collegagroepen?
 Drie vragen:
 Interesse?
 Welke thema’s / werkdomeinen?
 Welk engagement?
 !! Rol van Vlaamse Erfgoedbibliotheek
= faciliteren / begeleiden
=/= trekken / coördineren
3/10/2013 18

19. Themagroepen ?
 Oproep van VVBAD op Informatie aan Zee:
 Themagroep:
 Overleg op beroepsniveau
 Informele gedachtenwisseling over methodieken
en ervaringen
 Jaarlijkse bijeenkomst met bv. spreker of
plaatsbezoek
3/10/2013 19

20. Uw wensen en noden?
 Antwoorden via enquêteformulier
 VEB:
 Op papier (urne aan de uitgang)
 Online: http://www.vlaamse-
erfgoedbibliotheek.be/formulier/collegagroepen
 VVBAD:
 Online: www.vvbad.be/bericht/oproep-
themagroepen-vvbad-secties
3/10/2013 20

21. Resultaten?
 Vanaf 2014
 Afhankelijk van interesse of nood en engagement
 Oprichting van:
 nieuwe collegagroep (VEB)
 of themagroep (VVBAD)
2013-10-03 Overlegplatform voor erfgoedbibliotheken 2013 21