Arquivologia conceitos fundamentais

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Arquivologia conceitos fundamentais

  1. 1. PRINCÍPIOS BÁSICOS DE ARQUIVOLOGIA CONCEITOS FUNDAMENTAIS DA ARQUIVOLOGIA E PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS O arquivo da instituição funcionará como o guardião das informações ali existentes. Assim, para entendermos o con- ceito de arquivo, devemos antes conhecer três conceitos bá- sicos que integram a área: informação, suporte e documento. Informação: pode ser definida como idéia ou conheci- mento. Suporte: meio no qual a informação é registrada. Entende-se por suporte qualquer meio utilizado para gravar a informação. O papel é hoje o suporte mais utilizado, mas não é o único. No passado, tivemos o pergaminho e o papiro como suportes bastante utilizados. Com o avanço de novas tecnologias ligadas à informática, é cada vez maior o número de instrumentos capazes de servir de suporte para a informação. Dentre os meios mais utilizados, podemos des- tacar: disquete, CD, DVD e fita VHS. Documento: é toda informação registrada em um supor- te material, suscetível de consulta, estudo, prova e pesquisa, pois comprova fatos, fenômenos, formas de vida e pensa- mentos do homem numa determinada época ou lugar. No momento em que o homem registra sua idéia em um suporte, dá origem a um documento. Com o aparecimento da escrita, o volume de documentos criados foi se tomando ca- da vez maior e surgiu a necessidade de se criarem técnicas que permitissem organizar esta massa documental de forma a permitir sua imediata localização quando necessário. A par- tir de então, surgiram os primeiros arquivos. Pelo art. 2º da lei 8.159/91 Arquivos são: [...] conjuntos de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, em de- corrência do exercício de atividades específicas, bem como por pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos. Marilena Leite Paes, (2004), por sua vez, define arquivo como sendo “a acumulação ordenada dos documentos, em sua maioria textuais, criados por uma instituição ou pessoa, no curso de sua atividade, e preservados para a consecução de seus objetivos, visando à utilidade que poderão oferecer no futuro”. Heloísa Almeida Prado, ainda, define arquivo como sen- do “a reunião de documentos conservados, visando à utilida- de que poderão oferecer futuramente”, destacando que, “pa- ra ser funcional, um arquivo deve ser planejado, instalado, organizado e mantido de acordo com as necessidades ine- rentes ao setores” e que, “para realizar o trabalho de arqui- vamento, o arquivista precisa conhecer a natureza do arquivo que lhe será entregue”. Desse conceito é importante destacar: • Os documentos de arquivo, além de serem produzidos pela instituição, podem também ser recebidos pela mesma. • Os documentos de arquivo podem estar registrados em variados suportes e ser de vários tipos (textual, iconográfico, audiovisual etc.), ao contrário da idéia básica de que docu- mentos de arquivo seriam basicamente na forma textual e em suporte papel. Alguns documentos, inclusive, têm seu suporte alterado pelos arquivos, visando garantir a perma- nência das informações ali depositadas (processo de micro- filmagem, mudança de mídia de documentos digitais etc.). • Ao se produzir documentos no decorrer de suas atividades, podemos destacar que os documentos de arquivo possuem uma característica chamada organicidade, que significa que o mesmo foi criado em função de uma atividade realizada pe- la instituição, de forma que o mesmo servirá de prova das transações realizadas pela organização. Assim, ao se estu- dar os documentos de um arquivo, pode-se ter uma idéia cla- ra das atividades realizadas por aquele órgão. O termo arquivo pode também ser usado para designar: • conjunto de documentos; • móvel para guarda de documentos; • local onde o acervo documental deverá ser conservado; • órgão governamental ou institucional cujo objetivo seja o de guardar e conservar a documentação; . IMPORTÂNCIA DO ARQUIVO A importância do arquivo para a instituição está ligada ao aumento expressivo do volume de documentos que a
  2. 2. NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA 2 VOCÊ FAZ. VOCÊ ACONTECE. mesma utiliza no exercício de suas atividades e a necessida- de de se estabelecerem critérios de guarda e de eliminação de documentos, quando estes já não são mais úteis para a organização. A adoção de técnicas arquivísticas adequadas permite não apenas a localização eficiente da informação desejada, mas também a economia de recursos para a insti- tuição. FINALIDADE DO ARQUIVO A principal finalidade dos arquivos é servir à administra- ção constituindo-se, consequentemente, em base do conhe- cimento da História. Ainda podemos destacar como finalidades do arquivo: • Guarda dos documentos que circulam na instituição, utilizan- do para isso técnicas que permitam um arquivamento orde- nado e eficiente; • Garantir a preservação dos documentos, utilizando formas adequadas de acondicionamento, levando em consideração temperatura, umidade e demais aspectos que possam danifi- car os mesmos; • Atendimento aos pedidos de consulta e desarquivamento de documentos pelos diversos setores da instituição, de forma a atender rapidamente a demanda pelas informações ali depo- sitadas. FUNÇÃO O arquivo é o instrumento principal para servir de controle à ação administrativa de qualquer empresa pública ou privada. Sua função básica é a guarda e a conservação dos docu- mentos, visando a sua utilização futura, presente e passada. Para alcançar estes objetivos, é necessário que o arqui- vo disponha dos seguintes requisitos: • contar com pessoal qualificado e em número suficiente; • estar instalado em local apropriado; • dispor de instalações e materiais adequados; • utilizar sistemas racionais de arquivamento, fundamentados na teoria arquivística moderna; • contar com normas de funcionamento; • contar com dirigente qualificado, preferencial, mas não obrigatoriamente, até pela escassez dos mesmos, formado em Arquivologia. Para Marilena Leite Paes (2004), “a principal finalidade dos arquivos é servir a administração, constituindo-se, com o decorrer do tempo, em base do conhecimento da história”. Destaca ainda que a “função básica do arquivo é tornar dis- ponível as informações contidas no acervo documental sob sua guarda”. Observa-se, portanto, que o arquivamento não consiste apenas em guardar documentos, mas em servir de fonte de pesquisa para toda a administração, sendo base pa- ra eventuais tomadas de decisões. DISTINÇÃO ENTRE ARQUIVO, MUSEU E BIBLIOTECA Embora arquivo, museu e biblioteca tenham a mesma fi- nalidade (guardar e permitir o acesso aos documentos), seus objetivos são diferentes, tendo em vista os tipos documentais de que cada instituição trata. Poderíamos assim definir cada instituição: Arquivo: é o conjunto de documentos, criados ou rece- bidos por uma instituição ou pessoa, no exercício de sua ati- vidade, preservados para garantir a consecução de seus ob- jetivos. Biblioteca: é o conjunto de material, em sua maioria im- presso e não produzido pela instituição em que está inserida, de forma ordenada para estudo, pesquisa e consulta. Nor- malmente, é constituída de coleções temáticas e seus docu- mentos são adquiridos por meio de compra, doação ou per- muta, diferentemente dos arquivos, cujos documentos são produzidos ou recebidos pela própria instituição. Museu: é uma instituição de interesse público, criada com a finalidade de conservar, estudar e colocar à disposi- ção do público conjuntos de peças e objetos de valor cultural. Podemos verificar que, enquanto o arquivo tem finalida- de funcional, a finalidade das bibliotecas e dos museus é es- sencialmente cultural, embora o arquivo também possa ad- quirir, com o tempo, caráter cultural, a partir do caráter histó- rico que alguns de seus documentos podem adquirir. Destaca-se, ainda, que os documentos de arquivo são produzidos em uma única via ou em limitado número de có- pias, enquanto os documentos das bibliotecas são produzi- dos em numerosos exemplares, de forma a atender suas ne- cessidades. CORRESPONDÊNCIAS, SUA CLASSIFICAÇÃO E CARACTERIZAÇÃO Dentro do gênero de documentos escritos, a correspon- dência merece tratamento especial por se constituir numa parte considerável dos acervos arquivísticos, uma vez que as ações administrativas são, em geral, desencadeadas por seu intermédio. A classificação e a caracterização da correspondência são dois fatores da maior importância no desenvolvimento das tarefas de registro e protocolo. Mas, o que vem a ser, afinal, correspondência? Considera-se correspondência toda e qualquer forma de comunicação escrita, produzida e destinada a pessoas jurídi- cas ou físicas, e vice-versa, bem como aquela que se pro- cessa entre órgãos e servidores de uma instituição. Quanto ao destino e procedência pode-se classificar a correspondência em externa e interna. Por externa entende-se aquela correspondência trocada entre uma instituição e outras entidades e/ou pessoas físicas, como ofícios, cartas, telegramas. Interna é a correspondência trocada entre os órgãos de uma mesma instituição. São os memorandos, despachos, circulares. A correspondência pode ser ainda oficial e particular. Oficial é aquela que trata de assunto de serviço ou de interesse específico das atividades de uma instituição. Particular é a de interesse pessoal de servidores de uma instituição.
  3. 3. NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA 3VOCÊ FAZ. VOCÊ ACONTECE. Quando a correspondência é encaminhada, em geral fe- chada, a uma instituição, há que se identificá-la por suas ca- racterísticas externas, para que, se oficial, possa ser aberta, devidamente registrada e remetida ao destino correto. CLASSIFICAÇÃO DOS ARQUIVOS Dependendo do aspecto sob o qual os arquivos são es- tudados, eles podem ser classificados segundo: • as entidades mantenedoras (públicos ou privados); • a natureza dos documentos (especial ou especializado); • aos estágios de sua evolução (corrente, intermediário e permanente); • a extensão de sua atuação (setorial e central). • a natureza do assunto ostensiva e sigilosa. Classificação segundo as entidades mantenedoras Os arquivos podem ser classificados segundo a institui- ção em que estejam inseridos da seguinte forma: Arquivos públicos: são aqueles mantidos por entida- des de caráter público, seja na esfera federal, estadual ou municipal. Ex.: arquivo do STJ, arquivo da Prefeitura de São Paulo e arquivo do Senado Federal. Arquivos privados: são aqueles mantidos por institui- ções de caráter particular. Ex.: arquivo do Bradesco, arquivo das Lojas Americanas e arquivo da Rede Globo. Classificação segundo a natureza dos documentos Arquivos especiais: chama-se arquivo especial aquele que tem sob sua guarda documentos de tipos diversos — i- conográficos, cartográficos, audiovisuais — ou de suportes específicos — documentos em CD, documentos em DVD, documentos em microfilme — e que, por esta razão, merece tratamento especial não apenas no que se refere ao seu ar- mazenamento, como também ao registro, acondicionamento, controle, conservação etc. Arquivo especializado: é aquele que guarda documen- tos de determinado assunto específico, independentemente da forma física que apresentam, como por exemplo, os ar- quivos médicos, os arquivos jornalísticos e os arquivos de engenharia. Operações e rotinas para a classificação e arquivamento de documentos Estudo: consiste na leitura de cada documento, a fim de ve- rificar sob que código deverá ser classificado e quais refe- rências cruzadas que lhe corresponderão. Referência cruzada: mecanismo adotado quando o conteú- do diz respeito a dois assuntos, neste caso o documento é arquivado na pasta relativa ao assunto principal, registrando os dados do documento em folhas de referência a serem ar- quivadas nas pastas correspondentes aos assuntos secun- dários. Características dos documentos de arquivo Por se constituírem em instrumentos das atividades institu- cionais e pessoais, os documentos de arquivos são fontes primordiais de informação e prova para as conclusões relati- vas a estas atividades, sua criação, manutenção, eliminação e modificação. Características • Autenticidade: os documentos são produtos de rotinas processuais que visam ao cumprimento de determinada fun- ção ou consecução de alguma atividade, e são autênticos quando são criados e conservados de acordo com procedi- mentos regulares que podem ser comprovados a partir des- sas rotinas estabelecidas. • Naturalidade: os registros arquivísticos são acumulados de Forma natural nas administrações, em função dos seus obje- tivos práticos; os registros arquivísticos se acumulam de ma- neira contínua e progressiva, surge de um instrumento de coesão espontânea, embora estruturada. • Inter-relacionamento: os documentos estabelecem relações no decorrer do andamento das transações para as quais fo- ram criados. • Unicidade: cada registro documental assume um lugar único na estrutura documental do grupo ao qual pertence. • Princípio da Legalidade: os registros arquivísticos são provas confiáveis das ações e que se referem e devem esta confiabilidade às circunstâncias de sua criação e as necessi- dades de se prestar contas. O art. 3º da lei 8.159/91 considera “gestão de documen- tos o conjunto de procedimentos e operações técnicas à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente". O GERENCIAMENTO DA INFORMAÇÃO E A GESTÃO DE DOCUMENTOS APLICADA AOS ARQUIVOS GOVERNA- MENTAIS Arquivos Correntes e Intermediários • Gestão de Documentos Correntes O estabelecimento de normas para o tratamento de do- cumentos em fase corrente permite aproveitar ao máximo a informação disponível e necessária à tomada de decisões, bem como os recursos humanos e materiais existentes. Es-
  4. 4. NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA 4 VOCÊ FAZ. VOCÊ ACONTECE. sas normas visam aumentar a eficácia administrativa, facilitar a recuperação mais rápida dos documentos e/ou informa- ções neles contidas e racionalizar sua guarda e conservação. O documento corrente é aquele necessário ao desen- volvimento das atividades de rotina de uma instituição e, por consequência, os procedimentos realizados para a sua clas- sificação, registro, autuação e controle da tramitação, expe- dição e arquivamento têm por objetivo facilitar o acesso às informações neles contidas. Esse conjunto de operações técnicas caracteriza os serviços de gestão dos documentos correntes. Nas administrações pública e privada, as unidades responsáveis por tais serviços são intituladas protocolo e ar- quivo, arquivo e comunicações administrativas, serviço de comunicações etc. • Gestão de Documentos Intermediários Encerrado o período de arquivamento na fase corrente, alguns documentos podem ser eliminados imediatamente, desde que assim definidos na Tabela de Temporalidade da instituição, mas uma parte relativamente importante destes deverá ser conservada por um período mais longo em função de razões legais ou administrativas. Os depósitos de armazenagem temporária constituem uma alternativa cujo objetivo principal é minimizar o custo público da guarda de documentos intermediários, racionali- zando espaço físico, equipamentos e a recuperação da in- formação. Os documentos só devem ser aceitos para guarda in- termediária quando for conhecido o seu conteúdo, o prazo de guarda e a data de eliminação ou recolhimento. A unidade administrativa que transfere os documentos ao arquivo intermediário conserva seus direitos sobre os mesmos, podendo consultá-los ou tomá-los por empréstimo. Dessa forma, é correto afirmar que, segundo as normas ar- quivísticas, apenas os setores detentores da posse dos do- cumentos poderão solicitá-los aos arquivos central e inter- mediário, não cabendo a estes arquivos liberar sua consulta a outros setores que não aqueles que os enviaram. O aten- dimento às consultas e empréstimos deve ser rápido e preci- so. A consulta por parte de terceiros, como já citado, só é permitida com a autorização da unidade administrativa que transferiu os documentos. Geralmente, os depósitos de arquivamento intermediário estão localizados fora dos centros urbanos, mas em locais de acesso fácil e rápido. A construção e os equipamentos são simples, mas de- vem permitir a conservação adequada do acervo documental contra elementos que possam danificá-los, como incêndios, inundações, poluição atmosférica, excesso de umidade e de luz solar. MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO Arquivamento é o conjunto das operações destinadas ao acondicionamento e ao armazenamento de documentos. O método de arquivamento corresponderá à forma que os do- cumentos serão armazenados, visando sua localização futu- ra. Podem-se dividir os métodos de arquivamento em dois grandes sistemas: direto e indireto. Sistema direto é aquele em que a busca do documento é feita diretamente no local onde se acha guardado. Sistema indireto é aquele em que, para se localizar o documento, necessita-se antes consultar um índice ou um código. E o caso da utilização de fichários. Podemos identificar como os métodos mais comumente utilizados para se organizar arquivos ou fichários os seguin- tes métodos: a) método alfabético (organiza a partir de nomes); b) método numérico, que se divide em: numérico sim- ples (organiza por um número relativo ao documento), crono- lógico (organiza por data) ou dígito-terminal; c) método geográfico (pelo local de produção); d) método ideográfico (pelo assunto do documento). Vejamos detalhadamente cada um destes métodos. MÉTODO ALFABÉTICO É o método que utiliza um nome existente no documento para organizá-lo de forma alfabética, utilizando-se desse mesmo nome para localizar o referido documento, quando necessário. A ordenação alfabética utiliza todas as letras do nome, a fim de diferenciar os documentos que começam com as mesmas letras. O método alfabético é um método DIRETO, pois não e- xige a adoção de índice para que o documento seja localiza- do. A busca se dá diretamente no documento. Verifique alguns exemplos: 1. A empresa XYZ, ao organizar a pasta funcional de seus empregados, utilizou o método alfabético (organização a partir dos nomes dos mesmos). Para tanto, foram organi- zados os seguintes nomes: I — Alfredo Maia Rodrigues II — Severino Alves dos Santos Júnior III — Joaquim Pereira da Boa Morte IV — Maurício Soares Filho V — Maria Alves Villas Boas VI — Fernanda Moreira Aguiar A seu ver, qual seria a ordem correta dos nomes acima expostos? a) I, VI, III, V, IV, II b) VI, V, IV, II, III, I c) II, V, I, VI, III, IV d) VI, III, I, II, IV, V e) I, II, III, IV, V, VI 2. No escritório de contabilidade “O Contador” organizou as pastas referentes a seus clientes utilizando-se do método alfabético (por nome das empresas). Foram organizadas as seguintes pastas: I — Supermercado Baratão II — A Feminina III — Curso Aprovação
  5. 5. NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA 5VOCÊ FAZ. VOCÊ ACONTECE. IV — O Globo V — Madeireira Cupim A seu ver, qual seria a ordem correta dos nomes acima expostos? a) III, I, V, II, IV b) II, III, V, IV, I c) III, II, IV, V, I d) I, II, III, IV, V e) V, IV, III, II, I 3. A empresa Festil Eventos organizou suas fitas de ví- deo relativas aos eventos que organizou a partir dos nomes dos referidos eventos, utilizando-se do método alfabético. Dessa forma, foram organizadas as fitas dos seguintes even- tos: I — Primeiro Seminário de Arquivologia II — 3° Simpósio de Biblioteconomia III — XV Congresso de Direito IV — Quinto Encontro de Contadores do DF V — 75° Curso de Medicina Alternativa A seu ver, qual seria a ordem correta dos eventos acima expostos? a) I, II, IV, III, V b) I, III, II, V, IV c) III, I, IV, V, II d) III, V, IV, I, II e) V, IV, III, II, I As respostas corretas, ainda que pareçam estranhas à primeira vista, seriam: 1. d; 2. c; 3. d Isso porque, apesar de, num primeiro momento, organi- zar nomes em ordem alfabética parecer bastante simples, a tarefa é um pouco mais complicada do que parece. Quando as palavras chaves forem termos comuns, não há qualquer mistério, devendo-se simplesmente aplicar a ordenação alfa- bética simples dos termos apresentados, ocorre que, quando as palavras chaves apresentadas estiverem representadas por nomes de pessoas, instituições ou eventos, há uma série de regras a serem consideradas, que, eventualmente, são objetos de questões aplicadas em concursos públicos, como veremos adiante. Regras de alfabetação O arquivamento de nomes obedece a algumas chama- das regras de alfabetação e que são as seguintes: 1. Nos nomes de pessoas físicas, considera-se o último so- brenome e depois o prenome. Exemplo: Frank Menezes Edson Pereira dos Santos Marcos Roberto Araújo da Silva Arquivam-se: Menezes, Frank Santos, Edson Pereira dos Silva, Marcos Roberto Araújo da Obs.: Quando houver sobrenomes iguais, prevalece a ordem alfabética do prenome. Exemplo: Carmem Corrêa Miranda Fábio Corrêa Miranda Daniele Firme Miranda Veneza Firme Miranda Arquivam-se: Miranda, Carmem Corrêa Miranda, Daniele Firme Miranda, Fábio Corrêa Miranda, Veneza Firme 2. Sobrenomes compostos de um substantivo e um adjetivo ou ligados por hífen não se separam, quando transpostos pa- ra o inicio. Exemplo: Joaquim da Boa Morte Camilo Castelo Branco Heitor Villa-Lobos Arquivam-se: Boa Morte, Joaquim da Castelo Branco, Camilo Vilia-Lobos, Heitor 3. Os sobrenomes formados com as palavras Santa, Santo ou São seguem a regra dos sobrenomes compostos por um adjetivo e um substantivo, ou seja, quando transpostos, de- vem ser acompanhados dos nomes que os sucedem. Exemplo: Ricardo Santa Rita João do Santo Cristo José Carlos São Paulo Arquivam-se: Santa Rita, Ricardo Santo Cristo, João do São Paulo, José Carlos 4. As iniciais abreviativas de prenomes têm precedência na classificação de sobrenomes iguais. Exemplo: E. Silva Estevão Silva Everaldo Silva Arquivam-se: Silva, E. Silva, Estevão Silva, Everaldo 5. Os artigos e preposições, tais como a, o, de, d’, da, do, e, um, uma, não são considerados. Exemplo: Pedro de Almeida Ricardo d’Andrade Lúcia de Câmara Arnaldo do Couto
  6. 6. NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA 6 VOCÊ FAZ. VOCÊ ACONTECE. Arquivam-se: Almeida, Pedro de Andrade, Ricardo d’ Câmara, Lúcia da Couto, Arnaldo do Ou ainda, José Ferreira Silva José dos Santos Silva Arquivam-se: Silva, José Ferreira Silva, José dos Santos Observe que a partícula dos não foi considerada no momento em que os nomes foram organizados. 6. Os sobrenomes que exprimem grau de parentesco são considerados parte integrante do último sobrenome, mas não são considerados na ordenação alfabética. Quando existi- rem, devem ser transpostos acompanhados pelo sobrenome que os antecede. Exemplo: Edison Miranda Júnior Osório Miranda Neto Márcio Cerqueira Sobrinho Arquivam-se: Cerqueira Sobrinho, Márcio Miranda Júnior, Edison Miranda Neto, Osório 7. Os títulos não são considerados na alfabetação. São colo- cados após o nome completo, entre parênteses. Exemplo: Ministro Jorge Cardoso Professor Carlos Fernandes Coronel Emérson Pontes Doutor Raimundo Torres Arquivam-se: Cardoso, Jorge (Ministro) Fernandes, Carlos (Professor) Pontes, Emérson (Coronel) Torres, Raimundo (Doutor) 8. Os nomes estrangeiros são considerados pelo último so- brenome, salvo nos casos de nomes espanhóis e orientais (ver também regras n°’ 9 e 10). Exemplos: George Walker Bush Charles Chaplin Adolf Hitler Arquivam-se: Bush, George Walker Chaplin, Charles Hitier, Adolf 9. Os nomes espanhóis ou hispânicos (países de língua es- panhola) são registrados pelo penúltimo sobrenome, que, tradicionalmente, corresponde ao sobrenome de família do pai. Exemplo: Enrico Gutierrez Salazar Maria Pereira de la Fuente Pablo Puentes Hernandez Arquivam-se: Gutierrez Salazar, Enrico Pereira de la Fuente, Maria Puentes Henandez, Pablo 10. Os nomes orientais — japoneses, chineses e árabes — são registrados como se apresentam. Exemplo: Li Yutang (chinês) Osama Bin Laden (árabe) Sasazaki Yonoyama (japonês) Arquivam-se: Li Yutang Osama Bin Laden Sasazaki Yonoyama 11. Os nomes de firmas, empresas, instituições e órgãos go- vernamentais devem ser transcritos como se apresentam, não se considerando, porém, para fins de ordenação, os arti- gos e preposições que os constituem. Admite-se, para facili- tar a ordenação, que os artigos iniciais sejam colocados en- tre parênteses após o nome. Exemplo: Embratel Antonio Silva & Cia. Fundação Bradesco A Tentação The Washington Post Companhia Petrolífera Nacional Associação dos Jornalistas Associação Educacional do DF El País Arquivam-se: Antonio Silva & Cia. Associação Educacional do DF Associação dos Jornalistas Companhia Petrolífera Nacional Embratel Fundação Bradesco País (El) Tentação (A) Washington Post (The) 12. Nos títulos de congressos, conferências, reuniões, as- sembléias e assemelhados, os números arábicos, romanos ou escritos por extenso deverão aparecer no fim, entre pa- rênteses. Exemplo: II Encontro Nacional de Arquivistas Quinto Congresso de Biblioteconomia 3° Curso de Ciências Contábeis Arquivam-se: Congresso de Biblioteconomia (Quinto) Curso de Ciências Contábeis (3°)
  7. 7. NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA 7VOCÊ FAZ. VOCÊ ACONTECE. Encontro Nacional de Arquivistas (II) MÉTODO NUMÉRICO Método Numérico Simples Quando o principal elemento a ser considerado em um documento é o seu NUMERO, a escolha deve recair sobre o método numérico simples. Neste método, para cada documento é atribuído um número, a partir do qual serão organizados os documentos. Como no momento da busca a procura acontecerá a partir de um nome, este método exige a adoção de um índice alfa- bético, também chamado de onomástico, que permitirá iden- tificar o número de cada documento e, assim, possibilitar sua localização. Os métodos que se utilizam de índices são cha- mados de INDIRETOS. Podemos citar como exemplo o arquivamento de pastas funcionais, quando é utilizada a matrícula do funcionário ou ainda o arquivamento de contratos, quando estes são orga- nizados por seus números. Método Numérico-Cronológico Neste método, os documentos serão organizados to- mando-se por base uma data, que, em geral, mas não ne- cessariamente, é a data de produção do documento ou o pe- ríodo a que este se refere. E o método ideal para se arquivar, por exemplo, documentos contábeis (balanços, balancetes, diários) e contas a pagar/a receber depois que estas já foram agrupadas por credor/devedor. Podemos citar como exemplo de utilização do método numérico-cronológico a organização de prontuários médicos feita por instituições de saúde que, normalmente, se utilizam da data de nascimento do paciente, informação esta que se- rá necessária quando da localização dos referidos documen- tos. Método Numérico-dígito-terminal Algumas instituições, ao organizar seus documentos a partir de números a eles atribuídos, deparam-se com o se- guinte problema: muitas vezes tais números são extrema- mente grandes e difíceis de se trabalhar. Neste caso, a fim de agilizar a recuperação do documento, é indicado o uso do método dígito-terminal. Este método consiste em decompor o número do docu- mento de tal forma que o mesmo seja arquivado a partir de seus dois últimos dígitos. Vejamos o exemplo a seguir: Número do documento: 834695 Neste caso, para fins de arquivamento, teremos 83-46- 95. Este documento será arquivado na pasta relativa àque- les terminados em 95. Nesta pasta, como todos terminarão em 95, os documentos serão organizados a partir dos dois dígitos imediatamente anteriores (no caso, 46). Este método apresenta como vantagem maior rapidez na localização dos documentos, uma vez que dispensa a ne- cessidade de se trabalhar com números difíceis de serem memorizados. MÉTODO GEOGRÁFICO Neste método, os documentos serão de acordo com o local ou setor em que foram produzidos (procedência). É o caso, por exemplo, de uma instituição que possua diversas filiais e que, em seu arquivo intermediário, organize os do- cumentos separando-os por cidade, quando estas pertence- rem ao mesmo estado, em que está localizada a filial. Neste caso, estará sendo utilizado o método geográfico. Recomen- da-se que, em caso de organização de nomes de cidades, esta seja feita iniciando-se pela capital e, em seguida, por or- dem alfabética das demais cidades. Exemplo: Pasta do estado de Minas Gerais: Belo Horizonte Araguari Juiz de Fora Uberaba Uberlândia Note-se que a primeira cidade do arquivo foi Belo Hori- zonte, por ser a capital, ainda que não fosse a primeira numa ordem alfabética. Já no caso de cidades de estados diferentes organiza- dos sob uma mesma pasta/gaveta, há que se observar so- mente a ordem alfabética das cidades, sem a preocupação da precedência das capitais com relação às demais cidades. No entanto, há que se destacar, entre parênteses, ao final de cada cidade, o estado a que esta pertence, pois é comum a existência de mais de uma cidade com o mesmo nome em estados diferentes. Exemplo: Anápolis (Goiás) Belém (Pará) Campinas (São Paulo) Campinas (Tocantins) Fortaleza (Ceará) Guarulhos (São Paulo) Lages (Santa Catarina) São Paulo (São Paulo) Nos casos em que a organização geográfica tenha como objeto a separação de cidades pertencentes ao mesmo país, deve-se observar a precedência da capital em relação às demais cidades, que virão ordenadas alfabeticamente. Exemplo: Pasta dos Estados Unidos: Washington Chicago Dallas Los Angeles New York
  8. 8. NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA 8 VOCÊ FAZ. VOCÊ ACONTECE. San Francisco Temos ainda o exemplo do Arquivo Central da empresa, que centralizará os documentos dos diversos setores da ins- tituição, separando-os por local de produção. MÉTODO IDEOGRÁFICO (POR ASSUNTO) O método ideográfico é aquele que separa os documen- tos por assunto. Uma vez identificados os assuntos, estes podem ser a- plicados levando-se em consideração seus nomes ou núme- ros a eles atribuídos. Desta forma, veremos que o método ideográfico pode ser ALFABÉTICO ou NUMÉRICO. Estes, por sua vez, separam-se em dicionário ou enciclopédico, no caso dos alfabéticos e decimal ou duplex, no caso dos numé- ricos. Em qualquer tipo, o método ideográfico caracteriza-se por ser indireto, pois exige a adoção de um índice alfabético que permita localizar o documento desejado. Vejamos a aplicação destes métodos tomando-se por base o exemplo seguinte: Suponha que determinada empresa identificou como as- suntos passíveis de existência de documentos em seus ar- quivos os seguintes temas: Férias Abono Contas a pagar Contas a receber Controle de estoque Admissão de pessoal Demissão de pessoal Salários Compra de material Aplicando-se o método ideográfico alfabético dicionário, os temas seriam organizados levando-se em consideração apenas sua ordenação alfabética, como seria feito num di- cionário, daí sua denominação. Desta forma, a organização seria a seguinte: Abono Compra de material Contas a pagar Contas a receber Controle de estoque Demissão de pessoal Férias Salários No método ideográfico alfabético enciclopédico, no en- tanto, os assuntos serão agrupados sob títulos gerais, sendo estes últimos organizados alfabeticamente. Assim, os assun- tos serão organizados hierarquicamente dentro de cada área. Veja o exemplo abaixo a partir dos assuntos já apresentados. FINANCEIRO Contas a pagar Contas a receber MATERIAL Compra de material Controle de estoque PESSOAL Abono Demissão de pessoal Férias Salários Observe que os assuntos foram agrupados hierarquica- mente dentro de cada título geral, que, por sua vez, foram organizados alfabeticamente. Cada assunto poderá, por sua vez, ser subdivido em subtemas, caso seja necessário. A fim de facilitar o arquivamento, o método ideográfico poderá ser utilizado a partir de códigos atribuídos a cada as- sunto, caso em que estarão presentes os métodos DUPLEX ou DECIMAL. Em ambos os casos, os assuntos serão organizados em títulos gerais, dentro dos quais estarão presentes, de forma hierarquizada, os assuntos específicos, a exemplo do méto- do enciclopédico visto anteriormente. A diferença básica en- tre os métodos duplex e o decimal reside no fato de que, en- quanto o método duplex permite a criação de infinitas clas- ses, o método decimal limita a criação das classes a 10. No exemplo em questão, poderíamos exemplificar a uti- lização do método duplex: 1- FINANCEIRO 1-1 Contas a pagar 1-2 Contas a receber 2- MATERIAL 2-1 Compra de material 2-2 Controle de estoque 3- PESSOAL 3-1 Abono 3-2 Demissão de pessoal 3-3 Férias 3-4 Salários Aplicação Prática do Método Ideográfico Não existem na Arquivologia esquemas padronizados de classificação por assunto, como ocorre em relação à Biblio- teconomia — Classificação Decimal de Dewey (CDD) e Classificação Decimal Universal (CDU). Assim, cada instituição deverá, de acordo com suas pe- culiaridades, elaborar seu próprio plano de classificação, em que os assuntos devem ser grupados sob títulos principais e estes subdivididos em títulos específicos, partindo- se sem- pre dos conceitos gerais para os particulares. O plano de classificação servirá para organizar os do- cumentos a partir de seus assuntos, o que facilitará a aplica- ção da tabela de temporalidade que, como já foi visto anteri- ormente, atribui a estes assuntos prazos de guarda específi- cos. A elaboração do plano de classificação exigirá um estu- do completo da organização (suas finalidades, funcionamen- to, etc.), além de um levantamento minucioso da documenta- ção arquivada por esta.
  9. 9. NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA 9VOCÊ FAZ. VOCÊ ACONTECE. Tomemos como exemplo alguns códigos de classifica- ção com respectivos assuntos constantes no plano de classi- ficação desenvolvido pelo CONARQ e sugerido às institui- ções públicas do poder Executivo Federal: Neste plano de classificação, foi utilizado o método de- cimal, que divide cada assunto em até 10 classes derivadas, e cada uma destas poderá ser dividida em, no máximo, mais 10, sucessivamente, de acordo com a necessidade de cada instituição. 020 — Pessoal 022 — Aperfeiçoamento e treinamento 022.1 — Cursos 022.12 — Promovidos por outras instituições 022.121 — No Brasil 022.122 — No exterior Este Plano de Classificação servirá de base para a Ta- bela de Temporalidade, que indicará os prazos de guarda e a destinação final de cada documento. Dessa forma, a ordena- ção ideográfica, quando combinada com a cronológica, facili- tará a etapa de eliminação, transferência ou recolhimento dos documentos, uma vez que estes estarão organizados por assunto, e cada assunto estará com sua temporalidade definida na Tabela em questão. Na prática, os documentos serão classificados de acor- do com o assunto, devendo ser anotado nos mesmos seus códigos de classificação (a lápis), que servirá para identificar o prazo de guarda e a destinação final de cada um. Assim, antes de serem arquivados, os documentos deverão ser classificados, de acordo com o código de classificação da instituição. COMO DETERMINAR O MÉTODO A SER APLICADO Apesar de existirem várias formas de se organizar do- cumentos, não é possível identificar determinado sis tema como sendo o mais adequado, sem antes conhecer a docu- mentação a ser tratada. Em suma, o melhor método de ar- quivamento dependerá exclusivamente das características dos documentos em questão. Determinados tipos de docu- mentos, se organizados com métodos inadequados, dificil- mente serão localizados no futuro. O método de arquivamento é determinado, portanto, pe- la natureza dos documentos a serem arquivados e pela es- trutura da entidade, podendo a instituição adotar quantos mé- todos forem necessários para bem organizar seus documen- tos. Tome como exemplo o arquivamento de Notas Fiscais por uma grande rede de supermercados. Se o arquivista to- masse por base apenas o documento, indicaria talvez o mé- todo numérico simples como solução para o bom acondicio- namento desses documentos. Ocorre que, ao se levar em consideração a estrutura da entidade, poder-se-ia separar as referidas notas por unidade que produziu o documento (mé- todo geográfico); dentro de cada unidade, essas notas pode- riam ser separadas por tipo de produto (método ideográfico) e, ainda, dentro de cada produto, por fornecedor (método al- fabético simples) e pela data de expedição da referida nota (método numérico-cronológico). Observe que a instituição pode adotar quantos métodos forem necessários para bem ordenar seus documentos, po- dendo inclusive combinar os métodos entre si, procurando melhor organizar sua documentação. A utilização da guia- fo- ra, quando da busca do documento, facilitará sobremaneira o controle de saída dos documentos que, porventura, tenham sido emprestados. Por guia-fora entende-se um formulário no qual o profissional de arquivo anota os dados do documento e a data de saída do mesmo, colocando-o no local do docu- mento emprestado, de forma a identificar a saída do mesmo. Quando do retomo do documento ao seu local, tal guia será inutilizada ou destinada a servir de base para um levanta- mento estatístico das atividades do Arquivo. Vejamos um exemplo em que seja necessário combinar vários métodos para se encontrar uma maneira na qual os documentos sejam organizados de forma adequada: Um curso preparatório para concursos, com sede em Brasília-DF e filiais em Goiânia-GO, Belo Horizonte -MG e Cuiabá-MT, contratou empresa especializada em organiza- ção de arquivos para tratar de parte de seu acervo, constituí- do basicamente por contratos. Após análise da documenta- ção, a empresa optou por organizar da seguinte forma: 1) Separar os contratos por unidades produtoras dos contratos (utilizou-se, portanto, o método geográfico de ar- quivamento). 2) Dentro de cada unidade produtora, buscou-se organi- zar os contratos por ano de produção, de forma a identificar os documentos mais antigos e facilitar a eliminação destes, quando cumpridos os prazos expressos na tabela de tempo- ralidade da instituição (utilizou-se, neste caso, o método nu- mérico-cronológico). 3) Dentro do ano, os contratos foram ordenados por cur- so (contratos para o curso do MEC, da Polícia Federal, etc.). Verifica-se aí a utilização do método ideográfico (por assun- to). 4) Para cada curso, observou-se a existência de várias turmas, identificadas por número (turma 1, 2, 3 etc.). Ao se- parar os contratos por turma, utilizou-se o método numérico simples. 5) Em cada turma, a organização foi feita por ordem al- fabética utilizando-se, para tanto, dos nomes dos alunos. No- ta-se aí a utilização do método alfabético. Entende-se por protocolo o conjunto de operações vi- sando ao controle dos documentos que ainda tramitam no órgão, de modo a assegurar a imediata localização e recupe- ração dos mesmos, garantindo, assim, o acesso à informa- ção. A atividade de protocolo é típica da fase corrente, pois é nesta idade que os documentos tramitam bastante.
  10. 10. NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA 10 VOCÊ FAZ. VOCÊ ACONTECE. ATIVIDADES DO PROTOCOLO Conforme o Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ) protocolo é o serviço encarregado do recebimento, registro, classificação, distribuição, controle de tramitação e expedi- ção de documentos. O protocolo realiza as seguintes atividades: • Recebimento; • Registro e Autuação; • Classificação; • Expedição/Distribuição; • Tramitação. Recebimento Os documentos a serem tramitados pela instituição de- vem ser apresentados ao protocolo para que este passe a controlar tal atividade. E a etapa de recebimento dos docu- mentos, tanto os produzidos internamente quanto os enca- minhados à instituição por outras empresas. Registro e Autuação É o procedimento no qual o protocolo cadastra o docu- mento em um sistema de controle (informatizado ou manual), atribuindo ao mesmo um número de acompanhamento (au- tuação ou protocolização). Classificação Uma vez recebidos os documentos, o protocolo efetuará análise a fim de identificar os assuntos dos documentos, classificando-os de acordo com os códigos existentes no Plano de Classificação da instituição. Os documentos que, porventura, forem recebidos em envelopes fechados, deve- rão ser abertos pelo Protocolo, para que seja realizada a classificação dos mesmos, desde que não sejam particulares (documentos não endereçados à instituição, e sim a um fun- cionário em particular) ou sigilosos (ultrassecretos, secretos, confidenciais ou reservados). Tais documentos (particulares e sigilosos) deverão ser encaminhados diretamente aos res- pectivos destinatários, sem a necessidade de serem protoco- lizados ou classificados, pois têm acesso restrito. Apenas os destinatários poderão abrir estes documentos. Os documentos de natureza ostensiva (nem sigilosos nem particulares) deverão ser abertos e analisados, classifi- cando-os de acordo com o assunto tratado, antes de serem encaminhados aos seus destinatários. Expedição/Distribuição É a atividade que consiste em enviar o documento ao seu destinatário. Chama-se distribuição quando é interna, e expedição quando direcionada a outra instituição. Controle do tramitação/Movimentação Curso do documento desde a sua produção ou recep- ção, até o cumprimento de sua função administrativa. É a atividade realizada pelo protocolo que consiste em identificar os setores pelos quais passam os documentos, de forma a recuperá-lo com rapidez quando necessário, bem como identificar possíveis atrasos na tramitação destes. Cabe ainda ao protocolo verificar se não houve erro na numeração das páginas dos processos que derem entrada no mesmo, devolvendo-os para correção, se necessário. Tal numeração é importante, pois não se admite a retirada de fo- lhas de processos, devendo as mesmas serem corretamente numeradas para evitar que sejam desmembradas. Quanto à natureza do assunto, os documentos podem ser ostensivos ou sigilosos. A classificação de ostensivo ou ordinário é dada aos do- cumentos cuja divulgação não prejudica a administração. Consideram-se sigilosos os documentos que, por sua natureza, devem ser de conhecimento restrito e, portanto, requerem medidas especiais de salvaguarda para sua custó- dia e divulgação. Acesso à Informação no Brasil Lei nº 12.527, de 18 de novembro de 2011 Regula o acesso a informações previsto no inciso XXXIII do art. 5º, no inciso II do § 3º do art. 37 e no § 2º do art. 216 da Constituição Federal; altera a Lei nº 8.112, de 11 de dezem- bro de 1990; revoga a Lei nº 11.111, de 5 de maio de 2005, e dispositivos da Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991; e dá outras providências. Graus de Sigilo Segundo a Lei nº 12.527, de 18 de novembro de 2011, Art. 23, “são consideradas imprescindíveis à segurança da sociedade ou do Estado e, portanto, passíveis de classifica- ção as informações cuja divulgação ou acesso irrestrito pos- sam:”. Art. 24. A informação em poder dos órgãos e entidades públicas, observado o seu teor e em razão de sua im- prescindibilidade à segurança da sociedade ou do Esta- do, poderá ser classificada como ultrassecreta, secreta ou reservada (BRASIL, 2011). § 1o Os prazos máximos de restrição de acesso à informa- ção, conforme a classificação prevista no caput vigora a par- tir da data de sua produção e são os seguintes: I - ultrassecreta: 25 (vinte e cinco) anos; II - secreta: 15 (quinze) anos; III - reservada: 5 (cinco) anos (BRASIL. 2011). Art. 27. A classificação do sigilo de informações no âmbito da administração pública federal é de competência:
  11. 11. NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA 11VOCÊ FAZ. VOCÊ ACONTECE. I - no grau de ultrassecreto, das seguintes autoridades: a) Presidente da República; b) Vice-Presidente da República; c) Ministros de Estado e autoridades com as mesmas prerrogativas; d) Comandantes da Marinha, do Exército e da Aero- náutica; e. e) Chefes de Missões Diplomáticas e Consulares permanentes no exterior; II - no grau de secreto, das autoridades referidas no inciso I, dos titulares de autarquias, fundações ou empresas públicas e sociedades de economia mista; e. III - no grau de reservado, das autoridades referidas nos incisos I e II e das que exerçam funções de direção, co- mando ou chefia, nível DAS 101.5, ou superior, do Grupo- Direção e Assessoramento Superiores, ou de hierarquia e- quivalente, de acordo com regulamentação específica de ca- da órgão ou entidade, observado o disposto nesta Lei. § 1º A competência prevista nos incisos I e II, no que se refere à classificação como ultrassecreta e secreta, pode- rá ser delegada pela autoridade responsável a agente públi- co, inclusive em missão no exterior, vedada a subdelegação. § 2º A classificação de informação no grau de sigilo ultrassecreto pelas autoridades previstas nas alíneas “d” e “e” do inciso I deverá ser ratificada pelos respectivos Minis- tros de Estado, no prazo previsto em regulamento. § 3o A autoridade ou outro agente público que classi- ficar informação como ultrassecreta deverá encaminhar a decisão de que trata o art. 28 à Comissão Mista de Reavalia- ção de Informações, a que se refere o art. 35, no prazo pre- visto em regulamento. Art. 28. A classificação de informação em qualquer grau de sigilo deverá ser formalizada em decisão que conte- rá, no mínimo, os seguintes elementos: I - assunto sobre o qual versa a informação; II - fundamento da classificação, observados os crité- rios estabelecidos no art. 24; III - indicação do prazo de sigilo, contado em anos, meses ou dias, ou do evento que defina o seu termo final, conforme limites previstos no art. 24; e IV - identificação da autoridade que a classificou. Parágrafo único. A decisão referida no caput será mantida no mesmo grau de sigilo da informação classificada. Art. 29. A classificação das informações será reavali- ada pela autoridade classificadora ou por autoridade hierar- quicamente superior, mediante provocação ou de ofício, nos termos e prazos previstos em regulamento, com vistas à sua desclassificação ou à redução do prazo de sigilo, observado o disposto no art. 24. § 1º O regulamento a que se refere o caput deverá conside- rar as peculiaridades das informações produzidas no exterior por autoridades ou agentes públicos. § 2º Na reavaliação a que se refere o caput, deverão ser e- xaminadas a permanência dos motivos do sigilo e a possibili- dade de danos decorrentes do acesso ou da divulgação da informação. § 3º Na hipótese de redução do prazo de sigilo da informa- ção, o novo prazo de restrição manterá como termo inicial a data da sua produção. Art. 30. A autoridade máxima de cada órgão ou entidade pu- blicará, anualmente, em sítio à disposição na internet e des- tinado à veiculação de dados e informações administrativas, nos termos de regulamento: I - rol das informações que tenham sido desclassificadas nos últimos 12 (doze) meses; II - rol de documentos classificados em cada grau de sigilo, com identificação para referência futura; III - relatório estatístico contendo a quantidade de pedidos de informação recebidos, atendidos e indeferidos, bem como in- formações genéricas sobre os solicitantes. § 1º Os órgãos e entidades deverão manter exemplar da pu- blicação prevista no caput para consulta pública em suas se- des. § 2º Os órgãos e entidades manterão extrato com a lista de informações classificadas, acompanhadas da data, do grau de sigilo e dos fundamentos da classificação. 4.6.2 Procedimentos para documentos sigilosos: Classificação – Atribuição de grau de sigilo. Começam a vi- gorar a partir da data de produção do dado ou informação. (Diferente do procedimento de classificação adotada nos ar- quivos correntes) Reclassificação – Alteração da classificação. Desclassificação – Cancelamento da classificação. Torna o documento ostensivo (deixa de ser sigiloso e Arquivos Correntes, Intermediários e Permanentes A Arquivologia adota a chamada Teoria das três idades ou Ciclo vital dos documentos para classificar os estágios ou fases pelas quais passam os documentos dentro da institui- ção. Essas fases são definidas por Jean-Jacques Valette (1973) como as três idades dos arquivos: corrente, interme- diária e permanente, e são assim descritas: 1. “Arquivo de primeira idade ou corrente, constituído de documentos em curso (emprestados a outros setores com relativa frequência) ou consultados frequentemente, conser- vados nos escritórios ou nas repartições que os receberam e os produziram ou em dependências próximas de fácil aces- so”. Por documentos em curso entenda-se que, nesta fase, os documentos tramitam bastante de um setor para outro, ou seja, podem ser emprestados a outros setores para atingirem a finalidade para a qual foram criados, o que não quer dizer que, necessariamente, estes documentos devam estar trami- tando todo o tempo.
  12. 12. NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA 12 VOCÊ FAZ. VOCÊ ACONTECE. 2. “Arquivo de segunda idade ou intermediário, constituí- do de documentos que deixaram de ser frequentemente con- sultados, mas cujos órgãos que os receberam e os produzi- ram podem ainda solicitá-los, para tratar de assuntos idênti- cos ou retomar um problema novamente focalizado. Não há necessidade de serem conservados próximos aos escritórios. A permanência dos documentos nesses arquivos é transitó- ria. São, por isso, também chamados de limbo ou purgató- rio”. Cabe destacar que o termo “ARQUIVO MORTO”, bastante utilizado na prática das instituições, não é aceito pe- la teoria arquivística, por se tratar de termo pejorativo que, de certa forma, desvaloriza a área arquivística. 3. “Arquivo de terceira idade ou permanente, constituído de documentos que perderam todo valor de natureza admi- nistrativa e que se conservam em razão de seu valor históri- co ou documental e que constituem os meios de conhecer o passado e sua evolução. Estes são os arquivos propriamente ditos, pois ali os documentos são arquivados de forma defini- tiva”. São classificados como permanentes os documentos: • que revelam a origem e a constituição da instituição; • que mostram como a instituição funcionou ao longo do tempo; • normas e regulamentos; • demais documentos que se caracterizem como históricos para a instituição. Essas fases são complementares, pois os documentos podem passar de uma fase para outra, e cada uma das fases corresponde a uma maneira diferente de conservar e tratar os documentos. Consequentemente, uma organização ade- quada, ou seja, as unidades de acondicionamento (pastas suspensas, pastas A-Z etc.) adotadas na fase corrente serão substituídas por unidades mais adequadas ao funcionamento das fases intermediária e permanente, nas quais é muito co- mum a utilização de caixas-arquivo. Para entender o funcionamento do ciclo vital, toma- se necessário compreender alguns termos técnicos da Arquivo- logia, como a valoração, prazo de guarda e destinação final dos documentos. Valoração dos Documentos Basicamente, o documento é guardado pela instituição enquanto o mesmo possuir valor para a mesma, e esse va- lor, quando existir, se apresentará em uma das seguintes formas: administrativo ou histórico. Valor administrativo: o valor administrativo, também chamado de primário, refere-se ao valor que o documento apresenta para o funcionamento da instituição. E o valor pelo qual o documento foi criado (todo documento nasce com um objetivo administrativo) e por isso está presente em todo do- cumento quando de sua criação. E um valor temporário, ou seja, todo documento, em determinado momento de sua e- xistência, perderá seu valor administrativo quando atingir to- das as finalidades que se possam esperar do mesmo para o funcionamento da instituição. Este valor também é chamado, por alguns autores, de valor funcional, em virtude de suas ca- racterísticas. Valor histórico: o valor histórico, também chamado de secundário, refere-se à possibilidade de uso dos documentos para fins diferentes daqueles para os quais foram originaria- mente criados, uma vez que passa a ser considerado fonte de pesquisa e informação para terceiros e para a própria administração. O documento, após perder seu valor adminis- trativo, pode ou não adquirir valor histórico, e uma vez tendo- o adquirido, este se toma definitivo, ou seja, o documento jamais o perderá. Enquanto o documento tiver valor administrativo (primá- rio), ele será arquivado em uma instituição que aplique a Te- oria das 3 Idades nas fases correntes ou intermediária. Quando perde o valor administrativo, o documento pode ser eliminado, desde que não adquira valor histórico (secundá- rio), ou ser recolhido à fase permanente, quando adquirir es- te valor. Uma vez que o valor histórico é definitivo, podemos concluir que o documento histórico, também chamado de do- cumento permanente ou documento de 3ª idade, jamais será eliminado ou destruído. Prazo de Guarda dos Documentos Prazo de guarda: é o período em que o documento deve ser mantido nos arquivos correntes e intermediário. O prazo de guarda vincula-se à determinação do valor do documento, de acordo com os seguintes fatores: • frequência de uso das informações contidas nos documen- tos; • existência de leis ou decretos que regulem a prescrição legal de documentos (prazos prescricionais); • existência de outras fontes com as mesmas informações (documentos recapitulativos); • necessidade de guarda dos documentos por precaução, em virtude das práticas administrativas (prazos precaucionais). O período em que o documento deverá ficar arquivado na fase corrente será chamado, tecnicamente, de prazo de guarda corrente e, naturalmente, o período definido para o mesmo na fase intermediária será o prazo de guarda inter- mediária. O termo prazo de guarda, quando não houver ex- plicitação de fase, será, portanto, a soma das duas fases em questão. Não há que se falar em prazo de guarda permanen- te, uma vez que, na 3a fase, não há prazo de guarda, o do- cumento é guardado de forma definitiva. Destinação Final dos Documentos Todo documento, ao término de seu ciclo vital, deverá ser encaminhado à sua destinação final, que ocorrerá no momento em que o mesmo tenha perdido seu valor adminis- trativo. A destinação final do documento poderá ser: elimina- ção ou guarda permanente. • Eliminação: quando o documento não tiver valor histórico; ou • Guarda permanente: quando o documento tiver valor histó- rico.
  13. 13. NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA 13VOCÊ FAZ. VOCÊ ACONTECE. Convém destacar que, na eliminação, os processos mais indicados são a fragmentação e a reciclagem. O pro- cesso de incineração, por não ser ecologicamente correto, deve ser evitado. É natural que o candidato, a essa altura, ciente de tais informações, se pergunte: • Quanto tempo um documento deverá permanecer na fase corrente? • Quando o documento sairá da fase corrente para a fase intermediária? • Como saber se o documento tem ou não valor histórico? Tabela de Temporalidade É o instrumento resultante da etapa de Avaliação dos documentos e que determina o prazo de guarda dos docu- mentos nas fases corrente e intermediária (período em que o mesmo será guardado nestas fases), bem como sua desti- nação final (eliminação ou recolhimento para guarda perma- nente). A Tabela de Temporalidade será elaborada por uma Comissão chamada de Comissão Permanente de Avaliação de Documentos ou Comissão de Análise de documentos e será aprovada por autoridade competente do órgão para que possa ser aplicada na instituição. Cada instituição criará a sua tabela, que deverá contem- plar o conjunto de documentos existentes na mesma. Uma vez concluída e aplicada a Tabela de Temporalidade, even- tuais alterações ou inclusões deverão ser submetidas à Co- missão que a criou, a fim de serem novamente avaliadas. Na tabela, cada documento terá seu próprio prazo para as fases corrente e intermediária, bem como a destinação final (elimi- nação ou recolhimento para guarda permanente). Portanto, não há prazo de guarda padrão nem máximo para os docu- mentos nas fases corrente e intermediária; cada documento terá seu próprio prazo, de acordo com o estabelecido pela Comissão de Análise quando da elaboração da tabela. Veja a seguir a estrutura da Tabela de Temporalidade, com alguns dados hipotéticos: Os prazos acima variarão de acordo com o documento, podendo haver documentos com maior ou menor prazo de guarda nas fases corrente e intermediária, bem como docu- mentos destinados à eliminação e à guarda permanente. Em geral, documentos que demonstram a origem da instituição, bem como a forma como esta funciona (normas, regulamen- tos e outros) têm caráter histórico e serão preservados na fa- se permanente. A partir dos dados acima, podemos verificar as quatro si- tuações em que o documento poder passar ao ser inserido na chamada Teoria das 3 Idades ou Ciclo vital dos documen- tos, que seriam as seguintes: 1ª situação (exemplo do documento classificado no có- digo 021.1) Neste caso, o documento é criado na fase corrente, on- de permanecerá durante determinado período (no exemplo acima, o prazo de guarda na fase corrente da Requisição dc material é de 2 anos) e será eliminado sem passar pelas fa- ses seguintes. Assim, podemos afirmar que determinados documentos podem ser eliminados na fase corrente, desde que a tabela de temporalidade assim o defina. Conclui-se a- inda que o arquivamento nas três fases não é condição obri- gatória para todos os documentos. Na verdade, a única fase em que todo documento, com certeza, passará, é a fase cor- rente, pois é nela que ele será criado. 2ª situação (exemplo do documento classificado no có- digo 023.2) Neste caso, o documento é criado na fase corrente, cumprirá seu prazo de guarda na fase corrente (no exemplo esse prazo é de 5 anos) e, posteriormente, será transferido para a fase intermediária, cumprirá o prazo de guarda na fa- se intermediária (que no exemplo será de 95 anos). A passa- gem do documento da fase corrente para a fase intermediá- ria é chamada de Transferência. No exemplo, passados os 95 anos na fase intermediária, o documento poderá ser eli- minado sem chegar à fase permanente. Verificamos, assim, que o documento poderá ser eliminado tanto na fase corrente quanto na fase intermediária. O prazo da fase intermediária variará de documento para documento, de acordo com o de- finido na Tabela de Temporalidade. 3ª situação (exemplo do documento classificado no có- digo 045.4) Neste caso, o documento é criado na fase corrente, no qual permanecerá por algum tempo (no exemplo o prazo de guarda na fase corrente é de 5 anos), sendo transferido para
  14. 14. NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA 14 VOCÊ FAZ. VOCÊ ACONTECE. a fase intermediária no qual cumprirá novo prazo (no exem- plo o prazo de guarda na fase intermediária é de 10 anos), antes de ser recolhido para a fase permanente, o que de- monstra que, para a instituição em questão, tal documento tem valor histórico e jamais será eliminado. Observa-se que a passagem do documento para a fase permanente é cha- mada de recolhimento e, por conseguinte, apenas os docu- mentos históricos são recolhidos. 4ª situação (exemplo do documento classificado no có- digo 050.1) Neste caso, o documento será criado na fase corrente, onde permanecerá por determinado período (no exemplo, enquanto vigorar), e depois será recolhido ao arquivo perma- nente, sem passar pela fase intermediária. Observe- se que determinados documentos podem ser recolhidos (passarem para o arquivo permanente) sem serem transferidos (passa- rem pelo arquivo intermediário). A figura a seguir demonstra o funcionamento do ciclo vi- tal dos documentos, e seus detalhes têm sido constantemen- te inseridos em questões de concursos públicos, razão pela qual recomenda-se especial atenção neste assunto. Destaque para as seguintes informações: 1) Todo documento será criado na fase corrente. 2) A fase corrente será composta pelos arquivos setori- ais, localizados nos próprios setores que produzem os do- cumentos, e pelo arquivo central, também chamado de ar- quivo geral, que estará localizado próximo aos setores. 3) Após cumprir seu prazo na fase corrente, os docu- mentos poderão, de acordo com a Tabela de Temporalidade da instituição, serem eliminados, transferidos (para a fase in- termediária) ou recolhidos (para a fase permanente). 4) Após cumprir seu prazo na fase intermediária, os do- cumentos poderão, de acordo com a Tabela de Temporali- dade da instituição, serem eliminados ou recolhidos (para a fase permanente). 5) Os documentos históricos serão recolhidos à fase permanente, onde jamais serão eliminados. 6) A eliminação poderá ocorrer em duas das três fases do ciclo vital (corrente ou intermediária) e nunca na terceira (permanente). Tipos de Arquivos Correntes Os arquivos correntes são aqueles que guardam os do- cumentos mais recentes e freqüentemente consultados. Por isso, tais documentos devem estar localizados nos próprios setores em que os mesmos foram produzidos! recebidos ou próximos a estes. A instituição optará pela centralização (uti- lização do arquivo central) ou não (utilização dos arquivos setoriais) destes arquivos, de acordo com as características de funcionamento da empresa. Independentemente da cen- tralização, as normas e atividades de controle e orientação devem, necessariamente, ser centralizadas, a fim de evitar a aplicação de critérios diferenciados no modo como funciona- rão os arquivos da mesma instituição. Os arquivos setoriais são aqueles localizados nos pró- prios setores que produzem ou recebem os documentos, guardando documentos muito utilizados por estes, ou seja, são, essencialmente, arquivos correntes. Os arquivos gerais ou centrais são os que se desti- nam a receber os documentos correntes provenientes dos diversos setores que integram a estrutura de uma instituição, funcionando como extensão daqueles. No funcionamento do arquivo central, devem ser tomadas medidas especiais para controle dos documentos emprestados aos setores, como a identificação dos funcionários solicitantes, de seus respecti- vos setores de trabalho e da data de empréstimo dos docu- mentos. Seleção de Documentos É realizada no âmbito dos arquivos correntes e interme- diários por técnicos previamente orientados, seguindo o es- tabelecido na Tabela de Temporalidade ou nos relatórios de avaliação. A seleção é a separação física dos documentos de acordo com a sua destinação: • eliminação: trata-se da destruição dos documentos cuja operacionalização dependerá de seu volume, podendo ser levada a efeito manualmente ou por meio de trituradoras. • transferência: envio dos documentos para o arquivo inter- mediário, acompanhados de listagem, onde aguardarão o cumprimento dos prazos de guarda e a destinação final; • recolhimento: envio dos documentos para o arquivo perma- nente. Nessa fase, o arquivo deve elaborar instrumentos de recuperação da informação com vistas à sua guarda perma- nente e seu acesso público. No arquivo permanente, o trata- mento técnico dos documentos é feito por conjuntos docu- mentais, denominados fundos, que poderão ser subdivididos em séries e subséries. Avaliação de Documentos É o processo em que são estabelecidos prazos de guar- da nas fases corrente e intermediária, bem como a destina-
  15. 15. NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA 15VOCÊ FAZ. VOCÊ ACONTECE. ção final dos documentos da instituição (eliminação ou guar- da permanente). Na prática, é o ato de se criar a Tabela de Temporalidade, realizado pela Comissão Permanente de A- valiação de Documentos. A complexidade e abrangência de conhecimentos exigi- dos pelo processo de avaliação de documentos de arquivo requerem, para o estabelecimento de critérios de valor, a participação de pessoas ligadas a diversas áreas profissio- nais. Como justificativa para essa exigência, verifica-se a ne- cessidade de se identificar a utilidade das informações conti- das nos documentos. Assim, na tarefa de avaliar, devem-se constituir equipes técnicas integradas por profissionais que conheçam a estrutura e o funcionamento da instituição: • arquivista ou responsável pela guarda dos documentos; • autoridade administrativa, conhecedora da estrutura e fun- cionamento do órgão a que esteja subordinado o setor res- ponsável pela guarda dos documentos; • profissionais da área jurídica; • profissional da área financeira; • profissionais ligados ao campo de conhecimento de que tratam os documentos, objeto de avaliação (historiador, eco- nomista, engenheiro, sociólogo, médico, estatístico etc.). Com base na Teoria das Três Idades, a aplicação dos critérios de avaliação efetiva-se na fase corrente, a fim de se distinguirem os documentos de valor eventual (de eliminação sumária) daqueles de valor informativo ou probatório. Deve- se evitar a transferência para arquivo intermediário de docu- mentos que não tenham sido anteriormente avaliados, pois o desenvolvimento do processo de avaliação e seleção nessa fase de arquivamento é extremamente oneroso do ponto de vista técnico e gerencial. Vantagens da avaliação para a instituição: • possibilita a eliminação de documentos destituídos de valor primário e secundário, trazendo para a instituição ganho con- siderável de espaço físico; • diminui os gastos com recursos humanos e materiais, uma vez que não haverá necessidade de se conservar tantos do- cumentos inúteis; • facilita a recuperação das informações contidas no arquivo, uma vez que o volume de documentos guardados será me- nor, facilitando a busca. TIPOLOGIAS DOCUMENTAIS E SUPORTES FÍSICOS: TEORIA E PRÁTICA Tipos de Documentos Quanto ao Gênero Quanto ao gênero, os documentos são classificados se- gundo a forma em que a informação foi registrada. Podemos destacar: • Documentos textuais: documentos cuja informação esteja em forma escrita ou textual. Ex.: contratos, atas, relatórios, certidões. • Documentos iconográficos: documentos cuja informação esteja em forma de imagem estática. Ex.: fotografias (que mais especificamente podem ser cha- madas de documentos fotográficos), negativos, diapositivos (slides), desenhos e gravuras. • Documentos filmográficos/ audiovisuais: documentos cuja informação esteja em forma de som e/ou imagem em movimento. Ex.: filmes, registro sonoro em fita cassete. Nesse tipo de documento, encontram-se os documentos sonoros (cuja in- formação está em forma de som) e os filmográficos (cuja in- formação está representada por um filme). • Documentos informáticos ou digitais: documentos que necessitem do computador para que sejam lidos. Ex.: arquivo em MP3, arquivo do Word. • Documentos cartográficos: documentos que representem, de forma reduzida, uma área maior. Ex.: mapas, plantas e perfis (tipo de planta). • Documentos micrográficos: documentos em microformas. Ex.: microfilmes e microfichas. É importante destacar que o fato de um documento estar inserido em um dos tipos acima não exclui a possibilidade de o mesmo estar inserido em outro tipo. Alguns documentos possuem características que lhe permitem figurar em dois ou mais tipos de documentos. Uma fotografia gravada em um CD-ROM, por exemplo, ao mesmo tempo em que é um do- cumento digital, é também um documento fotográfico e, ain- da, um documento iconográfico. CONSERVAÇÃO PREVENTIVA DE DOCUMENTOS EM ARQUIVOS: POLÍTICA, PLANEJAMENTO E TÉCNICAS Preservação e Conservação de Documentos Além da guarda do documento, o arquivo deverá se pre- ocupar também com a preservação dos documentos da insti- tuição. A preservação envolverá as atividades de conservação, armazenamento e restauração dos documentos. O principal objetivo da conservação é o de estender a vida útil dos documentos, procurando mantê-los o mais pró- ximo possível do estado físico em que foram criados. A restauração tem por objetivo revitalizar a concepção original, ou seja, a legibilidade do documento. Agentes exteriores que danificam os documentos Físicos: • Luminosidade: a luz é um dos fatores mais agravantes no processo de degradação dos materiais bibliográficos, por is- so deve-se evitar a exposição dos documentos à luz natural
  16. 16. NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA 16 VOCÊ FAZ. VOCÊ ACONTECE. (luz solar) e à reprodução, pois tais fatores causam o enve- lhecimento do papel. • Temperatura: temperaturas demasiado altas ou baixas aceleram a degradação do papel, que encontra entre 18º a 24º sua temperatura ideal. • Umidade: o excesso de umidade, bem como o clima muito seco, também contribui para a aceleração do processo de envelhecimento do documento. Umidade relativa do ar entre 45% e 50%. Esses dois últimos fatores (temperatura e umidade) são extremamente comuns a nossa realidade de país de clima tropical. A umidade é o conteúdo de vapor d’água presente no ar atmosférico, resultante da combinação dos fenômenos de evaporação e condensação d’água, que estão diretamen- te relacionados à temperatura do ambiente. Todo o papel possui uma característica comum: o seu caráter higroscópio, ou seja, toda a fibra de papel absorve água e perde água de acordo com a taxa de umidade exis- tente no local em que está sendo mantido. Essa oscilação de umidade faz com que as fibras se dilatem ao absorver o ex- cesso de umidade e se contraiam ao perder umidade. Esse movimento brusco de contração e dilatação ocasiona ruptu- ras na estrutura do papel, causando o seu enfraquecimento. A taxa adequada para a manutenção de um acervo é a seguinte: temperatura de 22° a 25°C, umidade relativa de 55%. A medição da temperatura se faz com o uso de termô- metros, e a de umidade com higrômetros, podendo- se utili- zar também o termoigrômetro (junção dos dois equipamen- tos). Químicos: • Poluição atmosférica: a poluição atmosférica é uma das principais causas da degradação química, representada normalmente pela poeira e fumaça. • Tintas: a própria tinta utilizada para escrever nos documentos contribui para sua deterioração. • Gordura e oleosidade: o próprio manuseio dos documentos acaba por danificá-los, pois as mãos deixam oleosidade nos mesmos. Alguns documentos, como fotografias e negativos são ainda mais sensíveis que o papel comum, sendo reco- mendada a utilização de luvas de algodão ao manuseá-los. • Objetos metálicos: deve-se evitar o uso de objetos metálicos, como grampos, clipes e colchetes, pois os mesmos tendem a enferrujar e, conseqüentemente, acabarão por danificar os documentos. A opção, sempre que possível, deverá recair sobre clipes e colchetes (hastes) de plástico, que não cau- sam tal problema. Biológicos: • Insetos: vários são os insetos que atacam os documentos causando a deterioração dos mesmos. Dentre estes, pode- mos destacar as baratas, traças e brocas. • Microorganismos: fungos. • Roedores: ratos. • Homem: danifica os documentos, por utilizá-los constante- mente e nem sempre observar a melhor forma de conservá- los. A melhor estratégia preventiva para evitar a presença de insetos e roedores: • manter o local de guarda do acervo longe de fontes de alimentos; • evitar comer e manter alimentos no local de guarda do acervo; • evitar que a cantina ou refeitório fiquem em sala ao lado de guarda do acervo; • retirar o lixo do dia após o final do expediente, evitando o pernoite do lixo; • substituir os vidros quebrados das janelas; • arejar os armários onde os livros estejam guardados, abrindo suas portas por algumas horas. Cuidados gerais na conservação dos documentos Documentos em papel: • as estantes e arquivos devem ser de metal revestido de pintura (para evitar ferrugem); • deve-se manter as mãos limpas ao manusear os documen- tos; • evitar qualquer tipo de comida junto aos documentos; • não utilizar fitas adesivas tipo durex e fitas crepes, cola branca (PVA) para evitar a perda de um fragmento de um vo- lume em degradação. Esses materiais possuem alta acidez, provocam manchas irreversíveis onde aplicados; • não escrever nos documentos; • não dobrar as páginas; • não apoiar os cotovelos ou braços ao ler ou consultar; • não umedecer os dedos com saliva ou qualquer outro líquido; • para a remoção do pó das lombadas e partes externas dos livros, pode-se usar o aspirador com a escova circular espe- cial para livros, adaptada com tecido de filó ou gaze, para maior proteção do documento; • para a limpeza das folhas, utilizam-se trinchas, escovas macias e flanelas de algodão; • durante a limpeza, removem-se grampos metálicos, etique- tas, fitas adesivas, papéis e cartões ácidos; • quando houver necessidade de observações nos documen- tos, utilizar lápis, que não agridem tanto o papel quanto as canetas, e ainda permitem eventuais correções, se necessá- rio. Fotografias: • devem receber proteção individual de boa qualidade; • devem ser manuseadas com as luvas de algodão e arquiva- das em mobiliário de aço; • não forçar a separação de uma fotografia da outra; • escrever o necessário somente no verso, com lápis macio. Diapositivos:
  17. 17. NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA 17VOCÊ FAZ. VOCÊ ACONTECE. • utilizar materiais de acondicionamento adequados (cartelas flexíveis de polietileno ou polipropileno); • utilizar mobiliário metálico; produzir duplicatas para projeções freqüentes. Microfilmes: • devem ser armazenados em cofres, arquivos ou armários à prova de fogo e colocados em latas vedadas à umidade; • devem ser feitas duplicatas; • a sujeira deve ser removida com um pano limpo que não solte fiapos, umedecido com Kodak Film Cleaner. Disquetes e CD-ROM: • usar os disquetes de boa qualidade; • manter os disquetes em local fresco, seco e longe do compu- tador; • usar programas antivírus; • proteger o CD contra arranhões e poeira. Caixas de arquivo: • utilizar caixas de papelão ao invés das de plástico, pois estas últimas tendem a transpirar quando submetidas a altas tem- peraturas, observando que as mesmas deverão ser maiores do que os documentos que nelas estejam inseridos (para evi- tar que os mesmos se dobrem e rasguem) e utilizando, quando necessário, calços, evitando que os mesmos se do- brem dentro delas; • na identificação das caixas deve-se utilizar etiquetas auto- adesivas impressas eletronicamente, evitando-se a utilização de canetas hidrográficas ou esferográficas, pois estas ten- dem a esmaecer (borrar) com o tempo. Finalmente, cabe enfatizar que vistorias no acervo de- vem ser feitas periodicamente para revisá-lo e manter a lim- peza, pois higiene e limpeza são fatores essenciais de pre- servação e devem ser realizados em todas as fases do ar- quivamento. Limpeza do assoalho: • para se evitar a possibilidade dos documentos serem molha- dos, o que traz danos irreversíveis para os mesmos, é reco- mendável que não haja a entrada de água no arquivo, de- vendo-se optar, para a limpeza do mesmo, por pano úmido e aspiradores, evitando- se inclusive a limpeza do piso com água; RESTAURAÇÃO DE DOCUMENTOS Entende-se por restauração de documentos a aplicação de técnicas que permitam recuperar o estado físico do do- cumento, de modo a eliminar, ou pelo menos minimizar, o desgaste provocado pelos inúmeros fatores de deterioração existentes. As principais técnicas de conservação e restaura- ção aplicadas aos arquivos são as descritas a seguir. Desinfestação Consiste no método de combate a insetos. O mais efici- ente é a fumigação, que consiste em introduzir os documen- tos numa câmara especial para este fim, onde se faz o vácuo e se aplicam produtos químicos por um prazo de 48 a 72 ho- ras, destruindo completamente os insetos. Limpeza Em países desenvolvidos há instalações especiais para a operação de limpeza, que é a fase posterior à fumigação. Na falta dessas instalações usa-se um pano macio, uma es- cova ou um aspirador de pó. Alisamento Consiste em colocar os documentos em bandejas de aço, expondo-os à ação do ar com forte percentagem de u- midade, durante uma hora, em uma câmara de umidificação. Em seguida, são passados a ferro, folha por folha, em má- quinas elétricas. Banho de gelatina Consiste em mergulhar o documento em banho de gela- tina ou cola, o que aumenta a sua resistência, não prejudica a visibilidade e a flexibilidade e proporciona a passagem dos raios ultravioletas e infravermelhos. Tecido Processo de reparação em que são usadas folhas de te- cido muito fino, aplicadas com pasta de amido. A durabilida- de do papel é aumentada consideravelmente, mas o empre- go do amido propicia o ataque de insetos e fungos, além de reduzir a legibilidade e a flexibilidade. Silking Este método utiliza tecido de grande durabilidade (crepe- line ou musseline de seda), mas, devido ao uso de adesivo à base de amido, afeta suas qualidades permanentes. Tanto a legibilidade quanto a flexibilidade são pouco prejudicados. E, no entanto, um processo de difícil execução e cuja matéria- prima é de alto custo. Laminação Processo em que se envolve o documento, nas duas fa- ces, com uma folha de papel de seda e outra de acetato de celulose, colocando-se numa prensa hidráulica, sob pressão e alta temperatura. O documento se torna imune à ação de fungos e pragas e qualquer mancha resultando do uso pode ser removida com água e sabão. Laminação manual
  18. 18. NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA 18 VOCÊ FAZ. VOCÊ ACONTECE. É um processo semelhante à laminação, mas que não utiliza calor nem pressão, que são substituídos pela acetona. Oferece como vantagem um menor custo para sua aplica- ção, por dispensar os equipamentos mecanizados. Encapsulação Utiliza basicamente películas de poliéster e fita adesiva de duplo revestimento. O documento é colocado entre duas lâminas de poliéster fixadas nas margens externas por fitas adesiva nas duas faces. A encapsulação é considerada um dos mais modernos processos de restauração de documen- tos. MICROFILMAGEM Como foi visto anteriormente, os documentos de arquivo se apresentam em diversos tipos de suporte (papel, CD, dis- quete etc.). Ocorre que, eventualmente, há a necessidade de se alterar o suporte de determinados documentos, de forma a garantir o acesso e a preservação dos mesmos. As princi- pais técnicas de atualização de arquivo (mudança de supor- te) são a microfilmagem e a digitalização. Microfilmagem é uma técnica que permite criar uma có- pia do documento em formato micrográfico (microfilme ou microficha). Microfilme A adoção da microfilmagem exigirá da instituição equi- pamentos que permitam ler tais documentos, chamados leito- ras de microfilmes ou leitoras de microfichas, que, em alguns casos, permitem a geração de uma cópia em papel do do- cumento microfilmado. A primeira e mais importante razão para justificar o uso do microfilme é a economia de espaço. O microfilme é uma imagem reduzida de uma forma maior; é, portanto, o tama- nho extraordinariamente reduzido da imagem de um docu- mento qualquer. Essa redução de espaço é garantida pelo valor legal do microfilme, que significa que ele possui o mesmo valor do documento original em papel, que serviu de base para sua criação, e poderá substituí-lo nos casos em que não tiver va- lor histórico. Para organizar o arquivo de microfilmes, há arquivos próprios, como mostrado na figura a seguir. Para permitir a localização dos documentos, cada rolo deverá conter um ín- dice. Por fora das gavetas, são marcados os códigos dos ro- los que elas abrigam, tornando muito fácil a consulta. Natu- ralmente, deverá haver junto do arquivo um aparelho para a leitura dos microfilmes. Poderíamos enumerar os seguintes benefícios para o uso da microfilmagem: • Validade Legal — a microfilmagem é um processo reprográ- fico autorizado pela Lei n° 5.433, de 8/5/1968, e pelo Decreto n° 1.799, de 30/1/1996, que conferem ao microfilme o mes- mo valor legal do documento original; • Redução sensível de espaço; • Acesso fácil e rápido, conseqüência das pequenas dimen- sões das microformas, da eficiência de sua catalogação e in- dexação, comparativamente aos arquivos convencionais em papel; • Segurança, por se tratar de um material fotográfico, além de permitir reproduções com rapidez e baixo custo, o arquivo microfilmado, devido ao pequeno volume, permite o seu a- condicionamento em caixas forte (arquivo de segurança), protegido de sinistros (essa cópia de segurança deverá, obri- gatoriamente, estar em local separado da cópia de trabalho); As organizações têm apresentado interesse em disponi- bilizar suas informaçoes por meio eletrônico, com o objetivo de facilitar o acesso à informação, pois, de acordo com a 10ª Pesquisa de Mercado, realizada em 2003 pelo Centro Nacio- nal de Desenvolvimento do Gerenciamento da Informação (Cenadem): “As áreas dos governos federal, estadual e mu- nicipal são as que demonstram mais interesse em GED e tecnologias afins”, representando 18,4% dos respondentes. A pesquisa também indicou que “as empresas que pretendem ter algum tipo de sistema de GED em 2004/2005 são 40,9% do total. Desses, 67,1% pretendem que a implantação seja já em 2004” Nesse contexto, surgem os sistemas de Gerência Ele- trônica de Documentos (GED) e fluxos de trabalhos automa- tizados (workflow). GED — É um conjunto de tecnologias que permite o ge- renciamento documentos de forma digital. Tais documentos podem ser das mais variada origens e mídias, como papel, microfilme, som, imagem e até mesmo arquivos na forma di- gital. Os Sistemas GED, quando observam a metodologia arqui- vística de gestão de documentos, são mais do que simples sistemas de gerenciamento de arquivos, pois programam ca- tegorização de documentos e tabelas de temporalidade, con- trolam níveis de segurança etc., tornando-se vitais para a manutenção das bases de informação e conhecimento das empresas. A evolução do GED confirma sua importância. No princí- pio, a tecnologia de GED enfatizava basicamente a digitali- zação, feita por um escâner, de um documento gerado em papel. No entanto, atualmente, a maioria das empresas tem
  19. 19. NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA 19VOCÊ FAZ. VOCÊ ACONTECE. uma imensa quantidade de documentos que “já nascem” ele- trônicos (arquivos Word ou Excel, e-mails). Esse novo mundo de documentos digitais, sem gerenci- amento, implica cópias de diversas versões e duplicação de arquivos, o que provoca a má utilização de espaço em disco e custos desnecessários com armazenamento. Para contro- lar esse “mundo de informações digitais”, quer sejam ou não originalmente eletrônicas, o conceito sobre o que é GED am- pliou-se como que automaticamente Dentre as principais vantagens apresentadas pelo Ce- nadem (2002) para adoção de sistemas GED no Brasil, do ponto de vista da ciência da informação, ou seja, levando em consideração os princípios arquivísticos, destacam-se: alta velocidade e precisão na localização de documentos; disponibilidade instantânea de documentos sem limites fisicos; melhor atendimento ao cliente, pois proporciona respostas precisas e instantâneas; grande redução de espaço fisico. Os sistemas GED são compostos pelas tecnologias de Document Imaging (DI), Document Management (DM), Wor- lçflow, COLD/ERM, Forms Processing e Records and Infor- mation Management (RIM). Etapas de implementação do GED Document Imaging O gerenciamento de imagem de documentos é o “geren- ciamento de documentos estáticos”. São denominados está- ticos aqueles documentos que já tiveram a sua produção fi- nalizada. Em termos arquivísticos, podemos inferIr. que, na maioria das vezes, esses documentos pertencem ao arquivo intermediá rio ou permanente. O Cenadem enfatiza que essa técnica apenas reproduz imagens de dol cumentos já existentes, conforme observa- mos a seguir: A tecnologia de DI consiste na imagem do documento captada através de escaners. Esses equipamentos simples- mente convertem os documentos em papel ou microfilme pa- ra uma mídia digital. A imagem gerada é um mapa de bits, não existindo uma codificação por caracteres, diferente da digitação, em que há codificação de cada letra do texto por um teclado. Document Management O Document Management não gerencia obrigatoriamen- te imagens, pois também gerencia “arquivos oriundos de edi- tores de texto, planilhas e outras formas de documentos”. De acordo com Koch (1988), Document Management é “um grande DIR do DOS que aponta todas as propriedades do documento”. O Cenadem comenta que “todos os documentos criados eletronicamente precisam ser gerenciados, principalmente aqueles com grande quantidade de revisão”, o que permite a inferência de que os documentos gerenciados pelo Docu- ment Management, do ponto de vista arquivístico, represen- tam, em sua maioria, os documentos que compõem o arqui- vo corrente. Workflow (Fluxo de trabalho) É a tecnologia que permite gerenciar, de forma pró-ativa, qualquer processo de negócio das empresas. Garante o a- companhamento constante de todas as atividades e um au- mento de produtividade com objetividade e segurança. O Workflow também atua como um integrador dos mais diver- sos sistemas e tecnologias: Enterprise Resource Planning (ERP), SCM, Supply Chain Managemem’, Customer Relati- onship Management (CRM), eBusiness e outras. COLD Koch (1998, p. 40) define COLD como “gerenciamento de relatórios oriundos de sistemas de processamento de da- dos”, enquanto o Cenadem apresenta COLD como “a tecno- logia que possibilita que os relatórios sejam gerados e ge- renciados na forma digital”. Records and Information Management O Cenadem apresenta RIM como uma metodologia de gerenciameflto, para o ciclo de vida do documento, conforme citação a seguir: É o gerenciamento do ciclo de vida do documento, inde- pendentem da mídia em que ele se encontra. O gerencia- mento da criação, armazenamento, processamento, manu- tenção, disponibilização e até descarte dos documentos são controlados pela categorização de documento tabelas de temporalidade. Do ponto de vista arquivístico, RIM nada mais é do que a presença da tabela de temporalidade documental na arquite- tura de informação do sistema GED. Outras considerações sobre o GED Um sístema GED deve contemplar a diversidade dos documentos existentes em uma organização e, devido às peculiaridades de cada tipo de documento, vão surgindo no- vas ferramentas que permitem gerencar a imagem e o con- teúdo desse documento. Por exemplo, podemos citar a tec- nologia Drop out Color, utilizada em documentos cuja página é colorida e os caracteres do documento também são colori- dos. Nesse caso coloca-se uma lâmpada azul no escâner para a imagem ficar preto e branco. A aplicação dessa técni- ca viabiliza a leitura de documentos coloridos, bem como propicia ganho de produtividade no momento em que está sendo digitalizada a imagem (RHETNER GROUP, 2003, p. 1-44). Além da coloração do papel, podemos citar como exem- plo da diversidade fisica dos documentos nas organizações o
  20. 20. NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA 20 VOCÊ FAZ. VOCÊ ACONTECE. tamanho dos documentos, a gramatura do papel, o acaba- mento cio papel (brilhante ou opaco), entre outros. De acordo com o Rheiner Group (2003), as organiza- ções, ao implementar um sistema de gestão eletrônica de documentos, devem identificar: • o objetivo da implementação do GED; • qual a área mais crítica na organização; • qual a melhor solução (DI, DM, COLD etc.); • quais as soluções disponíveis no mercado. Em função das peculiaridades acima apresentadas, os projetos de gestão eletrônica de documentos precisam ser gerenciados por uma equipe multidisciplinar, com especialis- tas em documentação e especialistas em sistemas. MATERIAL DE CONSUMO Material de consumo é aquele que sofre desgaste a curto ou médio praas fichas, as guias, as pastas, as tiras de inser- ção e outros. É um retângulo de cartolina, grande ou pequeno, liso ou pautado, se registra uma informação. As dimensões variam de acordo com as nedades, podendo ser branca ou de cor. DIVISÓRIA — É um retângulo de cartão resistente que serve para separar as ou seções dos arquivos ou fichários, reunindo em grupos as respectivas pastas. Sua finalidade é facilitar a busca dos documentos e o seu arquiuivamento. No estudo das guias divisórias distinguem-se diversos e- lementos relacionados com sua finalidade e funções, con- forme veremos em seguida. PROJEÇÃO — É a saliência na parte superior da guia. Pode ser recortada no pró- cartão, ou nele ser aplicada, sen- do então de celulóide ou de metal. A abertura na projeção que recebe a tira de inserção chama-se janela. — É a saliência, na parte inferior da guia, onde há um ori- ficio chamado. Por esse orificio passa uma vareta que pren- de as guias à gaveta (figura 1). Figura 1 LOTAÇÃO — É a inscrição feita na projeção, podendo ser alfabética, numérica ou alfanumérica (figura 2). A notação pode ser ainda aberta ou fechada. É aberta quando indica somente o início da seçãoe fechada quando indica o princípio e o fim (figura 3). POSIÇÃO — É o local que a projeção ocupa ao longo da guia. O comprimento pode corresponder à metade da guia, a um terço, um quarto ou um quinto. Daí a denominação: pri- meira posição, segunda posição, terceira posição, quarta po- sição, quinta posição (figuras 4 e 5). Quanto á sua funçio, a guia pode ser ainda: • primária — indica a primeira divisão de uma gaveta ou seção de um arquivo; • secunclária — indica uma subdivisão da primária; • subsidiária— indica uma subdivisão da secundária; • especiaI — indica a localização de um nome ou assunto de grande freqüência: O que indica se uma guia é primária, secundária, subsidi- ária ou especial é a notação e não a projeção. O ideal seria que as guias primárias estivessem sempre em primeira posi- ção, as secundárias em segunda posição e assim por diante.
  21. 21. NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA 21VOCÊ FAZ. VOCÊ ACONTECE. Guia-Fora É a que tem como notação a palavra FORA e indica a ausência de uma pasta do arquivo. Tira de Inserção É uma tira de papel gomado ou de cartolina, picotada, onde se escrevem as notações. Tais tiras são inseridas nas projeções das pastas ou guias. PAST - É uma folha de papelão resistente, ou cartolina, dobrada ao meio, que serve para guardar e proteger os do- cumentos. Pode ser suspensa, de corte reto, isto é, lisa, ou ter projeção (figura 8). Elas se dividem em: • o individual ou pessoal - onde se guardam documentos referentes a um assunto ou pessoa em ordem cronológica; • o miscelânea - onde se guardam documentos referentes a diversos assuntos ou diversas pessoas em ordem alfabética e dentro de cada grupo, pela ordenação cronológica (figura 8). Material permanente O material permanente é aquele que tem grande duração e pode ser utilizado várias vezes para o mesmo fim. Na sua escolha, além do tipo e do tamanho dos documentos, deve- se levar em conta os seguintes requisitos: • economia de espaço (aproveitamento máximo do móvel e mínimo de dependência); • conveniência do serviço (arrumação racional); • capacidade de expansão (previsão de atendimento a novas necessidades); • invulnerabilidade (segurança); • distinção (condições estéticas); • resistência (conservação). Recomenda-se ainda que a escolha do equipamento seja precedida de pesquisa junto às firmas especializadas, uma vez que constantemente são lançadas no mercado novas li- nhas de fabricação. As mais tradicionais são os arquivos, fi- chários, caixas de transferência, boxes, armários de aço etc. As mais recentes são os arquivos e fichários rotativos ele- tromecânicos e eletrônicos, bem como as estantes deslizan- tes. • ARMÁRIO DE AÇO — É um móvel fechado, usado para guardar documentos sigilosos ou volumes encadernados. • ARQUIVO — Móvel de aço ou de madeira, com duas, três, quatro ou mais gavetas ou gabinetes de diversas dimensões, onde são guardados os documentos. • ARQUIVO DE FOLE — É um arquivo de transição entre o arquivo vertical e o horizontal. Os documentos eram guarda- dos horizontalmente, em pastas com subdivisões, e carrega- dos verticalmente. • ARQUIVOS HORIZONTAIS ANTIGOS — Pombal (em forma de escaninhos) e sargento (tubos metálicos usados pelo E- xército em campanha). • BOX — Pequeno fichário que se coloca nas mesas. É usado para lembretes. • CAIXA DE TRANSFERÊNCIA — Caixa de aço ou papelão, usada especialmente nos arquivos permanentes. • ESTANTE — Móvel aberto, com prateleiras, utilizado nos arquivos permanentes, onde são colocadas as caixas de transferência. Modernamente, é utilizada para arquivos cor- rentes, empregando-se pastas suspensas laterais. • FICHÁRIO — É um móvel de aço próprio para fichas, com uma, duas, três ou quatro gavetas, ou conjugado com gave- tas para fichas e documentos. • FICHÁRIO HORIZONTAL — Aquele em que as fichas são guardadas em posição horizontal, umas sobre as outras — modelo KARDEx. As fichas são fixadas por meio de bastões metálicos presos às gavetas. Dessa disposição das hastes resulta que a primeira ficha presa, a partir do fundo, ficará in- teiramente visível, deixando que da imediatamente inferior apareça uma faixa correspondente à dimensão da barra, e assim sucessivamente, lembrando o aspecto de uma esteira — “arquivo-esteirinha”. As faixas que aparecem funcionam como verdadeiras projeções, nas quais são feitas as nota- ções. • FICHÁRIO VERTICAL — Aquele em que as fichas são guardadas em posição vertical, umas atrás das outras, ge- ralmente separadas por guias. É o modelo mais usado por ser mais econômico. As gavetas ou bandejas comportam grande número de fichas. • SUPORTE – Armação de metal que se coloca dentro das gavetas dos arquivos, servindo de ponto de apoio próprio ou esclarecimento de situação pessoal da parte. . REFERÊNCIAS BRASIL. Arquivo Nacional. Presidência da República. Casa Civil. Subchefia para Assuntos Jurídicos. Lei nº 8.159 de 8 de janeiro de 1991. Disponível em: < http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/leis/L8159.htm.>. Acesso em: 2 fev. 2013. ____. Casa Civil. SubChefia para Assuntos Jurídicos. LEI Nº 12.527, de 18 de novembro de 2011. Regula o acesso a informações previsto no inciso XXXIII do art. 5o, no inciso II do § 3o do art. 37 e no § 2o do art. 216 da Constituição Federal; altera a Lei no 8.112, de 11 de de- zembro de 1990; revoga a Lei no 11.111, de 5 de maio de 2005, e dispositivos da Lei no 8.159, de 8 de janeiro de
  22. 22. NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA 22 VOCÊ FAZ. VOCÊ ACONTECE. 1991; e dá outras providências. Disponível em: http:< www.planalto.gov.br/ccivil_03/_ato2011- 2014/2011/lei/l12527.htm>. Acesso em: 2 fev. 2013. PAES, M.L. Arquivo: teoria e prática. 3. ed. Rio de Janeiro: FGV, 2004. PRADO. Heloisa de Almeida. A técnica de arquivar. 5. ed. São Paulo: T.A Queiroz,1992. VALETTE, Jean-Jacques. O papel dos arquivos na admi- nistração e na política de planificação nos países em de- senvolvimento. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 1973.

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