Rotinas administrativas

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Rotinas administrativas

  1. 1. Gestora: Valéria Lins
  2. 2.   O QUE SÃO ROTINAS ADMINISTRATIVAS? Todo escritório, comércio ou empresa exige um profissional que saiba bem as diversas ROTINAS administrativas. Exigindo assim um profissional capaz de atender prontamente com habilidade e competência qualquer departamento da empresa. Rotina administrativa é formada por vários processos que acontecem de forma sistemática e que requerem conhecimento técnico, científico e domínio de tecnologias.
  3. 3.  Conhecimento técnico - é o conhecimento adquirido sobre determinada coisa, bem específica. Esse conhecimento geralmente não é adquirido em nenhuma instituição, apenas se tem com os anos de experiência.  Conhecimento científico - conhecimento adquirido academicamente ou através do que se estudou na escola, cursos etc.
  4. 4.  Domínio de tecnologias – está relacionado ao uso de computadores, tablets, celulares, smartphones, internet etc.
  5. 5.  É necessário também distinguir atividades administrativas das atividades gerenciais, pois as atividades gerenciais constitui um processo que originará as atividades administrativas, ou seja, é para apoio gerencial que existem as atividades administrativas.
  6. 6. TÉCNICA NAS ROTINAS ADMINISTRATIVAS. As funções básicas de uma empresa são a função comercial, a função técnica, financeira e pessoal.  Uma técnica administrativa bastante usada é a construção de organogramas, que identificam os departamentos da empresa e os níveis de hierarquia.  Hierarquia é uma ordem baseada na divisão em níveis de poder ou importância, de forma que um nível inferior é sempre subordinado a um nível superior 
  7. 7. G
  8. 8. Documentos referentes as rotinas administrativas. Os documentos referentes às rotinas administrativas são o manual de rotina e regulamento interno.  Nos manuais de rotina estão descritos quais as normas necessárias para execução de atividades específicas.  Já o regulamento ou regimento interno é um documento com um conjunto de diretrizes que definem a estrutura organizacional e as políticas da empresa.  Outros documentos que auxiliam as atividades administrativas são os relatórios que devem expor fatos e ocorrências para esclarecimento, dúvidas ou informação de problemas e outros documentos propostos para informações do interesse de um quadro de colaboradores são documentos como a CI (circular interna) e o ofício. 
  9. 9. Modelo de relatório
  10. 10. CI – circular interna
  11. 11. Ofício
  12. 12. QUALIDADE NAS ROTINAS ADMINISTRATIVAS A qualidade nos processos administrativos requer métodos, técnicas, normas e até inovações.  Os métodos são utilizados para que as ações nos processos sejam realizadas e atinjam os objetivos propostos.  Já os objetivos nos processos deve ser sempre o valor agregado e por isso, exige-se qualidade total em todos os processos, para isso faz-se necessário a implantação de metodologias e ferramentas da qualidade para que as organizações atinjam objetivos, conquiste o cliente e se torne competitiva mesmo em longo prazo.  Para isso, temos algumas ferramentas da qualidade que são de simples aplicação, mas rendem até uma certificação ISO, se forem implantadas com sucesso. 
  13. 13. ISO - MUNDIAL    ISO é a sigla de International Organization for Standardization, ou Organização Internacional para Padronização, em português. A ISO é uma entidade de padronização e normatização, e foi criada em Genebra, na Suiça, em 1947. A ISO promove a normatização de empresas e produtos, para manter a qualidade permanente. Suas normas mais conhecidas são a ISO 9000, ISO 9001, estão relacionadas a um sistema de gestão da qualidade. Aqui no Brasil a entidade responsável pela ISO é a ABNT ( Associação brasileira de normas técnicas).
  14. 14. AS EMPRESAS E SEUS DEPARTAMENTOS  As empresas são divididas em departamentos, nas suas rotinas diárias os departamentos se comunicam entre si, para soluções de problemas, e entre outros assuntos relativos a empresa.
  15. 15. Principais departamentos Departamento Jurídico  Departamento de Marketing  Departamento de Compras  Departamento de Vendas  Departamento Administrativo  Departamento Operacional  Departamento de Recursos humanos (RH) 
  16. 16. OUTRAS ATIVIDADES RELACIONADAS AS ROTINAS ADMINISTRATIVAS
  17. 17.  Realizar entrega de materiais diversos;  Manter documentos e material organizados;  Controlar a entrega e a saída de materiais;  Controlar registro de frequências de funcionários (ponto);  Inteirar dos serviços dos departamentos da empresa visando orientar e facilitar a função de dados, documentos e outras solicitações dos superiores;  Atuar como responsável fiscalizador pela manutenção da ordem nos ambientes;  Operar equipamentos diversos, tais como: e-mail, fax, máquina de Xerox, projetor multimídia;  Realizar e atender chamadas telefônicas;  Emitir notas fiscais e recibos  Emitir contra-cheques dos funcionários;  Realizar depósitos dos salários

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