Präsentation von Gundekar Giebel und Beat Wyser zum Einsatz von Enterprise Search im Intranet und Postportal anlässlich der Fachveranstaltung von Unic und Google zum Thema Enterprise Search

1. Enterprise Search bei der Post: Einsatz
im Intranet und Postportal
24. November 2010
zielgenau

2. Teil 1: Google im Intranet Post
– Einführung Intranet Post
– Verwendung von Google im Intranet der Post
Teil 2: Google im Postportal
– Geschichte des Postportals und einige Fakten
– Rückblick ins Jahr 2006
– Projekt «Geschäftskundensuche» (GK-Suche)
Agenda
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3. vernetzt
Post-Wide-Web
Das Informations-, Führungs- und
Prozessportal der Schweizerischen Post
Gundekar

4. Das Intranet ist:
– die elektronische Führungs- und Informationsplattform der Post
– ein wichtigstes interaktives Arbeitsinstrument der Post
– für rund 28'000 Mitarbeitende direkt via Post-PC zugänglich
Es umfasst
– über 700'000 Seiten und 320 Applikationen.
Pro Monat werden rund 15'000'000 Seiten aufgerufen.
Verantwortlichkeiten:
– Team E-Medien: Strategie, Weiterentwicklung, Koordination
– Onlineredaktion: inhaltliche Verantwortung Konzern, QS
– IT-Services: Betrieb des Post-Wide-Web ist bei der
Büroautomation von IT angesiedelt
Das Intranet der Schweizerischen Post
Post-Wide-Web (PWW)
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5. 32 spezifische
Einstiegsseiten
mit eigener
Linksnavigation,
Bereichsnews
und Quicklinks.
Vorgaben:
horizontale
Navigation,
Toplinks, Top-
Quicklinks (z.B.
Organigramm,
GZO,
Wissensmanage
ment, Beruf und
Soziales, Sport
und Kultur,
Focus, …)
Post-Wide-Web (PWW)
Bereichsspezifische Einstiegsseiten
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6. Selbst verwaltete Inhalte:
– Persönliche Links
– Persönliche Daten
– Abonnemente (News,
Jobs usw.)
– PostFeeds (RSS-
Feeds für News und
Dienstinformation)
– Yellow Pages
– Persönliche Netzwerke
(Communites of
Practice, Meine Blogs,
Meine Wikis)
Post-Wide-Web (PWW)
Personalisierung: Mein Intranet
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7. – Werkzeuge
– Verzeichnisse
– Mitarbeiterangebote
– Zeitwirtschaft
– Konzern (Corp. Gov.)
Post-Wide-Web (PWW)
Horizontale Navigation als Wegweiser
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8. Blogs
Post-Wide-Web (PWW)
Kollaborationsplattform (I)
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Team- und Bereichs-Wikis
Di@log Post: Zentraler
Einstiegspunkt in das
„Mitmach-Intranet“

9. Kommentarfunktion
Post-Wide-Web (PWW)
Kollaborationsplattform (II)
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Völlig transparentes
Vorschlagswesen

10. Post-Wide-Web (PWW)
Webcast (Bewegtbild im Intranet)
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– Internet- und Intranet-
Broadcasting
– eigene
Multimediaserver
– eigene Regiesoftware

11. Post-Wide-Web (PWW)
Führungsplattform
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– Homepage des
Konzernleiters
– Teil 1: KL persönlich
– Teil 2:
Führungsplattform für
Kader

12. Integration von SAP-Prozessen
Self-Service-Angebote für die Mitarbeitenden
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– Vollintegration des SAP-Portals
in das PWW unter Verwendung
des gleichen Single-Sign-On.
– Usability und Design
benutzerorientiert angepasst.
z.B.
– Dauerauftrag ab Lohn
– Adresse ändern
– Familienmitglieder erfassen
– Personaldaten anpassen
– SBB-Billette online
– Ferienplanung online
– Zeiterfassung online
– Geschäftsfahrzeuge

13. Integration von SAP-Prozessen
Self-Service-Angebote für die Mitarbeitenden
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– Die A-Z-Suche
beinhaltet die
meistgefragten
Suchbegriffe (nach
Suchstatistik) und
deckt 90 Prozent der
Anfragen ab.
– Diese Suchberiffe
werden als Keymatch
mit der Goolge-
Search-Appliance
verbunden, so dass
diese immer an erster
Stelle angezeigt
werden.

14. vernetzt
Das Postportal, www.post.ch
Der Verkaufs-, Marketing- und
Kommunikationskanal der Schweizerischen
Post
Gundekar

15. Geschichte des Postportals
1. Version (1995-1996)
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16. Geschichte des Postportals
2. + 3. Version (1997-1999)
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17. Geschichte des Postportals
4. Version (1999-2001)
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18. Geschichte des Postportals
5. Version (2001-2002)
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19. Geschichte des Postportals
6. Version (2002-2005)
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20. Geschichte des Postportals
7. Version (2006-2009)
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21. Geschichte des Postportals
8. Version (seit 2009)
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22. „Kundinnen und Kunden, die das Postportal besuchen, finden
alles einfach und können ihre postalischen Bedürfnisse erfüllen“.
Übergeordnetes Ziel
Portalstrategie
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23. – Rund 12‘000 Seiten
– viersprachig
– 1.4 Mio. Besucher pro Monat
– 45 Cluster mit eigenständiger Suche
(PostAuto, SwissPost, Philatelie, Shops der Post…).
Fakten zum Postportal
Stand Herbst 2010
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24. Weshalb dieser Wechsel
– Unzufriedene Nutzer (intern)
– alte Inhalte vor aktuellen
– das Falsche gefunden
– Erweiterte Suche zu kompliziert
– Psychologische Wirkung von Google im Intranet
Erfolgreicher Wechsel: Anspruchsgruppen zufrieden!
Einsatz von Google seit 2006
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25. … die Suchmaschine intelligent auszubauen und in der
bestehenden Geschäftskunden-Einstiegsseite prominenter zu
platzieren. Die Gestaltung der Resultatdarstellung ist dabei offen.
Projekt «Geschäftskundensuche»
Projektauftrag Juni 2010
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26. Projektplanung
Phase Meilensteine
Voranalyse Fachanforderungen der Bereiche
Analyse der heutigen
GSA-Einstellungen durch Unic
Konzeptphase Technisches Umsetzungskonzept abgestimmt
auf die Bedürfnisse der LB-Verantwortlichen
Realisierung Technische Umsetzung Unic und IT Post
Testphase
Einführungskonzeption
Einführung Go-Live
Projektabschluss Projektabschlussbericht
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27. Anforderungen aus den Bereichen
– Verbesserungspotenzial bei den Suchresultaten
(HTML vor PDF / Informationen vor Shop-Produkten)
– Eingabe von Webcodes, Poststellensuche usw. via Suchfeld
– Automatische Wortvorschläge beim Tippen (Google Suggest)
Voranalyse-Phase
Befragung der Bereiche / Analyse des heutigen Einsatzes
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28. Anforderungen aus den Bereichen
– Verbesserungspotenzial bei den Suchresultaten
(HTML vor PDF / Informationen vor Shop-Produkten)
– Eingabe von Webcodes, Poststellensuche usw. via Suchfeld
– Automatische Wortvorschläge beim Tippen (Google Suggest)
– Filtermöglichkeiten /Verfeinerung der Suche
Voranalyse-Phase
Befragung der Bereiche / Analyse des heutigen Einsatzes
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29. Anforderungen aus den Bereichen
– Verbesserungspotenzial bei den Suchresultaten
(HTML vor PDF / Informationen vor Shop-Produkten)
– Eingabe von Webcodes, Poststellensuche usw. via Suchfeld
– Automatische Wortvorschläge beim Tippen (Google Suggest)
– Filtermöglichkeiten sowie Verfeinerung / Ausdehnung der Suche
– KeyMatch Einsatz sehr unterschiedlich
Deutsch: 104 / Französisch/Italienisch: 15 / Englisch: 13
– …
Voranalyse-Phase
Befragung der Bereiche / Analyse des heutigen Einsatzes
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30. Vorgehen
– Hardware, Lizenzen, Versionen-Prüfung
– Einstellungen der GSA kontrolliert
– Einstellungen mit den Bedürfnissen verglichen
Resultate
– Bericht mit Quick-Wins und Umsetzungsempfehlungen
– Konflikt mit Shops der Post (Postportal benötigt 50‘000
Lizenzen,
Shops der Post im Endausbau 3 Mio.)
– Organisatorische Empfehlungen (Statistiken, KeyMatches, …)
– Anpassung einiger OneBox-Module
– …
Voranalyse-Phase
Technische Analyse durch Unic
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31. – Technische Anpassungen und Design-Anpassungen
Konzeptionsphase
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32. – Keine Suchoptionen auf dieser Seite, sondern erst bei der
Resultatdarstellung
– Aber alternative Einstiegsmöglichkeiten
Anpassung der Geschäftskunden-Einstiegsseite
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33. Anpassung der Geschäftskunden-Einstiegsseite
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34. – Technische Umsetzung
– Organisatorische Regelungen
– Tests
Stand heute
Realisierungsphase
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35. Voraussetzungen für einen erfolgreichen Einsatz von
GoogleEnterprise Search :
– fundierte Bedürfnisabklärung bezüglich Suchmöglichkeiten und
der Resultatdarstellung
– professioneller Unterstützung bei der Einführung durch Partner
mit grossem Know-how
– Betrieb- und kleinere Anpassungen Inhouse
– organisatorische Regelungen
(z.B. bezüglich KeyMatches)
– periodische Auswertung der Webstatistiken
– Regelmässige Kundenbefragungen (intern/extern)
– Ständiger Kontakt mit Know-How-Trägern (in unserem Falle mit
Unic) bezüglich neuen Funktionalitäten.
Fazit
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36. Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit