O slideshow foi denunciado.
Utilizamos seu perfil e dados de atividades no LinkedIn para personalizar e exibir anúncios mais relevantes. Altere suas preferências de anúncios quando desejar.

Livre blanc des evenements digitaux e-live by win-win.com (003)

Livre Blanc des événements Digitaux
E-Live
Par l'Agence Win-Win (Fondateur Christophe Cousin)

Livros relacionados

Gratuito durante 30 dias do Scribd

Ver tudo
  • Seja o primeiro a comentar

Livre blanc des evenements digitaux e-live by win-win.com (003)

  1. 1. LE GUIDE PRATIQUE POUR TOUT COMPRENDRE DES E-ÉVÉNEMENTS. 1 LANCER SON ÉVÉNEMENT DIGITAL. LE GUIDE PRATIQUE POUR TOUT COMPRENDRE DES E-ÉVÉNEMENTS.
  2. 2. LE GUIDE PRATIQUE POUR TOUT COMPRENDRE DES E-ÉVÉNEMENTS. 2 Dans un contexte de contraintes fortes et d’incertitudes, où la santé de chacun est et reste la priorité absolue, les événements et rassemblements auxquels nous tenions sont profondément remis en cause. Et une question s’impose à nous : Devons-nous renoncer à tout ce qui nous rapproche ? ChezWin-Win,nouspensonsquenon,etbienaucontraire ! Aujourd’hui les événements digitaux offrent les dispositifs et surtout l’occasion unique de repenser complètement l’événementiel en réinventant nos manières d’organiser un événement, de rassembler des personnes, de faire vivre du live avec toujours plus de créativité et d’innovation. Développés tout au long des dix dernières années, les e-événements sont aujourd’hui une formidable opportunité de recréer ce dont nous avons tant besoin en particulier dans cette période inédite : du lien, de l’émotion, de la rencontre. Et nous avons une conviction : un e-événement, c’est avant tout un événement. Un moment donné et privilégié pour réunir et toucher vos publics cibles, faire vivre une expérience inoubliable, partager votre vision du futur, lancer de nouveaux projets...Desévénementsoùpeuventcontinueràseconcrétiser vos engagements, vos désirs de transformation et de mobilisa- tion, à une heure où la responsabilité sociétale des entreprises a plus que jamais besoin d’être développée et concrétisée. À travers ce livre blanc, les équipes de Win-Win souhaitent vous donner les éclairages et les ressources nécessaires pour mieux connaitre ces dispositifs, leurs forces, les étapes et compétences mobilisées pour les organiser, les points d’attention à garder en tête, tout cela pour vous aider à vous lancer à votre tour dans l’aventure. Bonne lecture, et à bientôt autour de vos projets de demain ! ÉDITO Christophe COUSIN Président “Un E-événement, c’est avant tout un événement”
  3. 3. PARTIE 1 LES FONDAMENTAUX·:·:·:·:·:·:·:·:·:·:·:·:·:·:·:·:·:·:·:·:·:·:·:·:·:·:· 4 :·:·: Introduction :·:·: Événement live VS. e-événements : quelles différences ? :·:·: Webinaires VS. e-événements : est-ce la même chose ? :·:·: Avantages & points d’attention des e-événements :·:·: Glossaire :·:·: Quelques questions que vous vous posez peut-être sans oser les demander PARTIE 2 GUIDE PRATIQUE DU E-ÉVÉNEMENT·:·:·:·:·:·:·:·:· 13 :·:·: Fixer ses objectifs pour trouver son public :·:·: Poser un cadre solide et un concept fort :·:·: Choisir les meilleurs outils :·:·: Créer un univers immersif et dynamique :·:·: Assurer le storytelling :·:·: Booster l’interactivité :·:·: Promouvoir son e-événement :·:·: Maitriser l’expérience participant :·:·: Sécuriser tous les aspects de son e-événement :·:·: Évaluer et continuer à faire vivre son e-événement PARTIE 3 ETUDE DE CAS·:·:·:·:·:·:·:·:·:·:·:·:·:·:·:·:·:·:·:·:·:·:·:·:·:·:·:·:·:·:·:·:·:·:· 31 :·:·: Focus sur l’ESICM et son e-congrès live PARTIE 4 PERSPECTIVES POUR L’AVENIR·:·:·:·:·:·:·:·:·:·:·:·:·:·:· 37 :·:·: L’avenir est hybride :·:·: À propos de Win-Win SOMMAIRE.
  4. 4. PARTIE 1 LES FONDAMENTAUX
  5. 5. LE GUIDE PRATIQUE POUR TOUT COMPRENDRE DES E-ÉVÉNEMENTS. 5 Dans cette première partie, revenons rapidement sur l’état du marché événementiel alors que la crise du COVID-19 impacte tout le secteur. C’est à la lumière de ce contexte que nous vous définirons ce qu’est un e-événement, les différences notables avec un événement live et les éléments à maitriser pour savoir en parler, se projeter et passer à l’action. Nous répondrons également aux questions légitimes que vous vous posez sûrement quant à l’organisation d’un e-événement. PARTIE 1 LES FONDAMENTAUX
  6. 6. LE GUIDE PRATIQUE POUR TOUT COMPRENDRE DES E-ÉVÉNEMENTS. 6 UN MARCHÉ TRÈS DUREMENT TOUCHÉ Dans le secteur événementiel, l’hémorragie est certaine. D’après l’Union des Métiers de l’Evènement, ce sont plus de 4 500 événements qui ont dû être annulés et plus de 3000 événements qui ont été reportés, plus tard dans l’année voire en en 2021 ou 2022. Aujourd’hui en France, presque 335 000 emplois sont totalement à l’arrêt avec une perte estimée à plus de 15 milliards d’euros pour le secteur (soit un quart du chiffre d’affaires annuel du secteur envolé en quelques semaines). Mais au-delà de ce coup très dur porté au secteur, cette crise sans précédent offre la possibilité aux entreprises et au secteur événementiel de se réinventer en profondeur en saisissant les opportunités qui se présentent. UNE NOUVELLE ALTERNATIVE : PENSER SON ÉVÉNEMENT EN VERSION DIGITALE Le secteur événementiel n’a aujourd’hui plus d’autre choix que de se tourner vers le digital pour proposer des alternatives aux entreprises et structures désireuses de réunir leurs communautés. Aujourd’hui il s’agit de transformer ces rencontres éminemment physiques en événements digitaux fédérateurs. Si elle s’impose à nous, cette bascule du physique vers le digital ne doit pourtant pas être prise à la légère : les e-événements ne doivent pas être de simple copier-coller des événements au risque de n’être qu’une pâle copie de l’expérience physique. Il est essentiel de proposer des expériences digitales authentiques capables de réunir émotionnellement les participants grâce à leur valeur ajoutée. Heureusement, le champ des possibles est vaste et il existe aujourd’hui de très nombreuses technologies, formats et possibilités d’interaction pour imaginer des expériences digitales créatives qui font la différence. PARTIE 1 LES FONDAMENTAUX
  7. 7. LE GUIDE PRATIQUE POUR TOUT COMPRENDRE DES E-ÉVÉNEMENTS. 7 PARTIE 1 LES FONDAMENTAUX :·: ADAPTER VOTRE CONTENU : un e-événement nécessite un véritable travail éditorial. La structure de votre discours et ce que vous pensez dire ou faire en live ne s’adaptera pas forcément au format digital. :·: SE CONCENTRER SUR L’ESSENTIEL : renoncer à ce qui n’apporte aucune valeur aux participants afin de maintenir l’attention plus volatile du public. :·: RACCOURCIR LE FORMAT : être plus synthétique dans le fond comme dans la forme afin d’être le plus impactant possible. :·: GARDER LE RYTHME : alors qu’en physique les participants sont disponibles et captifs, il faut veiller à maintenir un rythme soutenu afin de maintenir leur attention tout au long de l’événement. ÉVÉNEMENTS LIVE VS E-ÉVÉNEMENTS : QUELLES DIFFÉRENCES ? Qu’il soit live ou digital, la réussite d’un événement réside dans les connexions, les échanges et les émotions perçues par les publics. Mais pour réussir votre e-événement il est important de s’attarder sur quelques points de base qui feront la différence dans la conception de votre e-événement.
  8. 8. LE GUIDE PRATIQUE POUR TOUT COMPRENDRE DES E-ÉVÉNEMENTS. 8 Peut-être que pour certains encore, parler d’e-événements revient juste à donner un nouveau nom à ce qui existe depuis longtemps : les webinaires. Il est pourtant indispensable de bien différencier ces deux formats. Les webinaires sont un format précieux pour communiquer avec son public mais ils différent des événements virtuels sur de nombreux points. :·: UNIFORME VS PROTÉIFORME : le webinaire est un format uniforme construit autour d’une seule session, il dure rarement plus d’une heure et ne traite généralement qu’une seule thématique à la fois. L’e-événement, lui, peut durer plusieurs heures voire plusieurs jours. Souvent construit autour de plusieurs espaces, il permet à chaque participant d’évoluer dans l’événement selon ses désirs, comme dans un lieu physique. :·: PASSIF VS INTERACTIF : les webinaires peuvent inclure des sondages ou des sessions de questions-réponses, mais leur pouvoir d’interaction reste limité. Les e-événements permettent une multitude de formats d’interaction : communiquer entre participants, articiper à un workshop, prendre un café virtuel avec un intervenant, télécharger ou consulter des documents, réagir en live, s’immerger dans un monde virtuel... les possibilités sont infinies ou presque. :·: EXPÉRIENCE UNIQUE VS MULTIPLE : le participant d’un e-événement aura la possibilité de participer à des expériences très différentes, dans un ordre prédéfini ou choisi par lui, avec des possibilités d’interactions et de rencontres nombreuses. PARTIE 1 LES FONDAMENTAUX WEBINAIRES VS E-ÉVÉNEMENT : EST-CE LA MÊME CHOSE ?
  9. 9. LE GUIDE PRATIQUE POUR TOUT COMPRENDRE DES E-ÉVÉNEMENTS. 9 Avant de vous lancer dans l‘aventure du e-événement avec notre guide détaillé, il est essentiel de bien en saisir les avantages mais aussi les points d’attention afin de démarrer votre projet en toute sérénité et d’emmener votre écosystème avec vous. AVANTAGES POINTS D’ATTENTION DES E-ÉVÉNEMENTS PARTIE 1 LES FONDAMENTAUX LES AVANTAGES À CONNAÎTRE ET À COMMUNIQUER Des participants en sécurité : Ne pas recevoir de personnes physiques c’est naturellement ne pas avoir à se soucier du lieu, de la restauration ou de la sécurité des participants. Une audience plus large : Sans frais de déplacement ou d’hébergement pour les participants les événements peuvent potentiellement atteindre un tout nouveau public ! Des événements durables : Les événements numériques ont une empreinte carbone plus faible, car ils génèrent moins de déplacements, de gâchis alimentaire et de déchets. Des solutions peuvent aussi être imaginées pour réduire au maximum votre empreinte numérique et prolonger vos engagements RSE. Un événement qui vit plus longtemps : avec des plateformes web qui peuvent se transformer en plateforme de replays.
  10. 10. LE GUIDE PRATIQUE POUR TOUT COMPRENDRE DES E-ÉVÉNEMENTS. 10 LES POINTS D’ATTENTION À MAITRISER TAUX D’INTERACTION Imaginer des solutions d’interactivité forte afin que les participants échangent au maximum pendant l’événement. BANDE PASSANTE Tester les outils et solutions techniques en condition réelle avant l’événement afin de s’assurer de n’avoir aucune panne, erreurs de connexion ou incidents de diffusion en direct. FUSEAU HORAIRE Choisir le meilleur moment pour que les personnes situées en dehors du fuseau horaire de l’événement puissent participer quel que soit l’endroit du monde où elles se trouvent. PARTIE 1 LES FONDAMENTAUX
  11. 11. LE GUIDE PRATIQUE POUR TOUT COMPRENDRE DES E-ÉVÉNEMENTS. 11 PARTIE 1 LES FONDAMENTAUX GLOSSAIRE. Enfin, voici quelques définitions et éléments de vocabulaire bienvenus à connaître pour maîtriser parfaitement le sujet et devenir le référent auprès de vos prestataires, clients ou collègues : E-événement Un e-événement ou événement digital est un format construit dans un environnement virtuel qui permet aux organisateurs, aux speakers, aux participants et aux sponsors ou partenaires d’inte- ragir et de vivre l’événement à distance. Evénement hybride Un événement hybride est un rendez-vous à la fois physique et virtuel. L’événement hybride peut prendre plusieurs formes : il peut être un événement où le public peut choisir de participer physi- quement ou virtuellement, il peut également être accessible unique- ment virtuellement mais avec des intervenants réunis physiquement à un endroit, ou encore nécessiter des objets physiques pour vivre une expérience virtuelle. Live le live désigne un événement qui se vit en direct et avec du public. Replay le replay désigne une techno- logie qui permet de revoir un programme, événement ou vidéo diffusée en direct. Streaming live Le live streaming désigne la diffu- sion en temps réel d’un contenu filmé. Réalité augmentée La réalité augmentée désigne une interface virtuelle qui vient enri- chir la réalité en y superposant des informations complémentaires en 2D ou 3D. Réalité virtuelle La réalité virtuelle est une techno- logie qui permet de plonger une personne dans un monde artificiel créé numériquement. RGPD by design ou appelée “privacy by design”, ce principe implique de protéger les données personnelles dès la conception du projet. Adresse IP (Internet Protocol Address) un numéro d’identification attribué à chaque appareil connecté à un ré- seau internet (ordinateur, serveur, mobile, imprimante...). C’est un numéro permanent ou provisoire qui permet d’identifier les appa- reils et de communiquer. SaaS les SaaS (Software as a Service) désignent des logiciels qui re- groupent des services ou sa- voir-faire permettant aux entre- prises d’externaliser intégralement un aspect de leur système d’infor- mation et de l’assimiler à un coût de fonctionnement plutôt qu’à un investissement.
  12. 12. LE GUIDE PRATIQUE POUR TOUT COMPRENDRE DES E-ÉVÉNEMENTS. 12 Mon événement prévu de longue date est annulé, est-il transposable tel quel en digital ? Tout événement peut trouver son équivalent en version digitale s’il est recentré sur son objectif principal : présenter un produit, réunir des collaborateurs, faire vivre une émotion artistique... C’est en fonction de cet objectif premier que sont réalignés les contenus, les moyens et la créativité nécessaire pour créer une expérience unique. Puis-je organiser mon e-événement moi-même sur Zoom, Teams ou Google Hangouts ? Vous pouvez, à vos risques et périls ! À partir d’un certain nombre de participants, la sécurité, l’interactivité et la qualité de votre expérience sont fragilisés et risquent de vous apporter quelques désagréments voire quelques sueurs froides. Combien de temps faut-il pour organiser un e-événement ? Moins de temps que pour un événement classique car de nombreuses contraintes logistiques sont abolies. Cela peut être un avantage ! Néanmoins un certain temps est nécessaire pour garantir le professionnalisme, la qualité technique de l’expérience et également la préparation de tous les intervenants. Quel est le budget moyen pour un e-événement ? Tout dépend de la complexité du dispositif par rapport à un événement live, certains coûts disparaissent naturellement mais certains font aussi leur apparition et ne doivent pas être négligés : techniques, prestataires, formations... Quel sont les types d’événements que l’on peut imaginer en digital ? Tous les formats d’événements peuvent être imaginés en e-événements : conférences, roadshows, lancements de produits, célébrations, pop-up stores, lancements presse ou influenceurs... Les technologies et la créativité des agences permettent aujourd’hui de créer n’importe quels formats en événements 100% digitaux ou hybrides. QUELQUES QUESTIONS QUE VOUS VOUS POSEZ PEUT-ÊTRE SANS OSER LES DEMANDER PARTIE 1 LES FONDAMENTAUX
  13. 13. PARTIE 2 GUIDE PRATIQUE DU E-ÉVÉNEMENT
  14. 14. LE GUIDE PRATIQUE POUR TOUT COMPRENDRE DES E-ÉVÉNEMENTS. 14 PARTIE 2 GUIDE PRATIQUE DU E-ÉVÉNEMENT La règle d’or à suivre : un e-événement EST un événement, et se prépare donc comme un événement ! Bien que les rencontres physiques soient limitées et les outils légèrement différents, le but reste toujours le même : créer du lien et de l’émotion ! Laissez-nous vous guider étapes par étapes dans nos 10 conseils incontournables pour imaginer, produire et partager des expériences “e-live” toujours aussi inoubliables. C’est parti !
  15. 15. LE GUIDE PRATIQUE POUR TOUT COMPRENDRE DES E-ÉVÉNEMENTS. 15 PARTIE 2 GUIDE PRATIQUE DU E-ÉVÉNEMENT FIXER SES OBJECTIFS POUR TROUVER SON PUBLIC Avant toute chose, comme pour un événement physique, il faut cadrer l’enjeu et la nécessité de votre événement. Pourquoi est-il organisé et quels sont les différents objectifs visés ? S’agit-il de réunir des personnes qui ont besoin de créer du lien ou de travailler ensemble ? De mettre en lumière un projet, un produit, un message clé, une innovation ? Faire vivre une expérience émotionnelle ou artistique forte ? Gagner en notoriété ? Célébrer un moment clé ? Répondre à cette toute 1ère question vous permet de donner l’axe stratégique de l’événement et de définir vos publics cibles sous tous les angles : profils, nombre, état d’esprit au moment de l’événement, contenus recherchés... À NOTER : créer un événement digital c’est s’affranchir de contraintes logistiques très fortes (déplacement des personnes, hôtellerie, traiteur, capacité des salles...) et donc avoir la possibilité d’ouvrir plus largement l’événement avec des personnes venant par exemple de plus loin. À la fin de cette première étape, vous savez précisément pourquoi cet événement est organisé, qui il doit viser, quels sont les profils de vos participants et quels faire-venir vous aller devoir mobiliser. À ces publics il faut également associer très vite toutes les parties prenantes organisatrices de l’événement (managers, équipes commerciales et créatives, agence, partenaires, prestataires...) afin d’assurer la collaboration la plus fluide et agile, surtout s’il s’agit d’une première !
  16. 16. LE GUIDE PRATIQUE POUR TOUT COMPRENDRE DES E-ÉVÉNEMENTS. 16 La date de l’événement, et bien sûr sa durée qui doit être raccourcie par rapport à un événement physique pour maximiser l’attention. Lieux de tournages, lieux de retransmission, créations de studios dédiés pour l’occasion... un événement digital s’appuie malgré tout sur des lieux physiques qui doivent être préparés, équipés et pleinement maitrisés. Certains coûts disparaissent naturellement mais certains font aussi leur apparition et ne doivent pas être négligés. Quelle enveloppe pouvez-vous consacrer à votre e-événement en envisageant toutes les ramifications ? De nombreuses ressources techniques et créatives doivent être mobilisées (solution techniques, talents, matériel à envoyer aux intervenants et aux participants...). PARTIE 2 GUIDE PRATIQUE DU E-ÉVÉNEMENT POSER UN CADRE SOLIDE ET UN CONCEPT FORT Après avoir répondu au “qui ?”, d’autres questions sont plus que jamais valables. QUAND ? OÙ ? COMBIEN ? COMMENT ?
  17. 17. LE GUIDE PRATIQUE POUR TOUT COMPRENDRE DES E-ÉVÉNEMENTS. 17 En parallèle, de ce cadre opérationnel, le cadre conceptuel de votre événement ne doit surtout pas passer au second plan : concept fort, nom, promesse, pitch en 3 lignes, grands messages... autant d’élément à communiquer à vos participants et qui seront la base de tout votre programme, de vos contenus et qui vous aideront aussi à définir de quels types d’outils vous avez besoin. PARTIE 2 GUIDE PRATIQUE DU E-ÉVÉNEMENT Pour rappel, l’alignement stratégique sera la clé de la réussite de votre e-événement : tout doit aller dans le même sens pour que votre expérience soit inoubliable et vos objectifs de départs atteints.
  18. 18. LE GUIDE PRATIQUE POUR TOUT COMPRENDRE DES E-ÉVÉNEMENTS. 18 PARTIE 2 GUIDE PRATIQUE DU E-ÉVÉNEMENT CHOISIR LES MEILLEURS OUTILS Cœur névralgique de votre dispositif, il n’existe pourtant pas LA plateforme ou l’outil parfaitement adapté à tout le cahier des charges de votre événement à moins de la développer spécialement. Mais bonne nouvelle, il existe des manières à la fois technologiques et créatives pour tirer le meilleur parti de ces outils, ouvrir le champ des possibles, se réapproprier les fonctionnalités pour générer la meilleure expérience pour vos participants en fonction de vos objectifs. Voici les différentes catégories de solutions et plateformes à explorer voire combiner en fonction du nombre de participants, de viewers attendus et de vos besoins : :·: Plateformes de vidéoconférences (Teams, Zoom, Google Hangouts, Webex...) pour réunir et donner la parole :·: Outils d’interactivité notamment de chat en direct ou de sondages :·: Plateformes de gaming pour le streaming et les nombreuses possibilités :·: Outils de réalité virtuelle pour s’immerger dans un nouveau monde :·: Outils de tableau blanc pour brainstormer en direct :·: Outils de partage de documents :·: Outils de partage d’écran :·: Outils pré-live : formulaires d’invitation, mailings et newsletters... :·: Outils post-live : questionnaire de satisfaction, plateforme replay... :·: Outils administrateur par exemple pour le scoring des participants :·: Site internet pour l’événement afin d’encapsuler le live
  19. 19. LE GUIDE PRATIQUE POUR TOUT COMPRENDRE DES E-ÉVÉNEMENTS. 19 PARTIE 2 GUIDE PRATIQUE DU E-ÉVÉNEMENT ASSURER LE STORYTELLING Comme dans un événement physique, et encore plus dans un e-événement, vous allez emmener vos participants dans un vrai parcours, où ils seront guidés d’un point A à un point B à travers plusieurs étapes, découvertes, émotions... et c’est le principe même du storytelling, raconter une histoire du début à la fin ! Point d’attention avant toute chose : avec un e-événement il faut transformer son approche pour adopter plus celle d’une émission de télévision ou de radio ce qui vous amènera à plusieurs adaptations et précautions pour raconter votre histoire : :·: Faire le tri dans vos contenus et messages clés pour ne garder que ceux qui ont le plus de chance d’attirer l’atten- tion et qui sont priori- taires pour vous. :·: Privilégier des formats courts, denses quitte à les multiplier et éviter à tout prix les longues prises de paroles. :·: Jouer la carte du ludique au maximum : rebonds, relances, surprises, animations viennent réveiller vos contenus et prises de paroles. :·: Choisir des intervenants très charismatiques, à l’aise avec la retransmis- sion et qui auront été préparés au mieux pour passer les messages. :·: Et bien sûr enrichir tout votre événement avec de l’interactivité ! 1. 2. 3. 4. 5.
  20. 20. LE GUIDE PRATIQUE POUR TOUT COMPRENDRE DES E-ÉVÉNEMENTS. 20 PARTIE 2 GUIDE PRATIQUE DU E-ÉVÉNEMENT BOOSTER L’INTERACTIVITÉ Une fois que votre programme est calé, votre plateforme maîtrisée, vos contenus déterminés et vos intervenants bookés vous pouvez vous concentrer sur les outils d’interaction à mettre en place pour booster l’interactivité et faire en sorte que vos participants soient et restent captivés tout au long de votre e-événement. En fonction de vos objectifs et de vos cibles, les possibilités sont infinies ou presque. Voici quelques exemples d’outils que vous pouvez mettre en place :
  21. 21. LE GUIDE PRATIQUE POUR TOUT COMPRENDRE DES E-ÉVÉNEMENTS. 21 PARTIE 2 GUIDE PRATIQUE DU E-ÉVÉNEMENT ICE BREAKER DIGITAL fédérez l’ensemble de vos parti- cipants et faites-les se rencontrer avant le début de votre événe- ment avec un icebreaker virtuel. NETWORKING vous pouvez créer des salles virtuelles thématisées dédiées au networking ou chacun pourra échanger sa e-business card. PHOTOBOOTH proposez à vos participants de se prendre en photo avec des principes de filtres brandés aux couleurs de votre e-événement. Les photos sont ensuite directe- ment agrégées dans une mo- saïque commune. QUIZ, SONDAGES OU TABLEAU BLANC amenez de l’interactivité et dy- namisez vos prises de parole en sollicitant vos participants avec des quiz, en leur proposant des sondages ou encore avec un ou- til tableau blanc qui leur permet- tra de réagir en live. CAFÉ VIRTUEL proposez à vos participants des rendez-vous individuels et en face-à-face avec une option de café virtuel qui permet de sé- lectionner un créneau horaire et d’être automatiquement mis en contact audio ou vidéo. RÉALITÉ VIRTUELLE OU AUGMENTÉE en fonction de votre budget et votre capacité de produc- tion vous pouvez imaginer des sessions en réalité virtuelle ou augmentée (en ayant pensé à prévenir et équiper vos par- ticipants en casque de réalité virtuelle en amont) LIVRE D’OR VIRTUEL proposez à vos participants de laisser leur trace avec un livre d’or virtuel qui permettra aux invités de laisser un petit mot, un dessin ou même une vidéo. CONTENUS DE MARQUE INTERACTIFS proposez des contenus interac- tifs pour dynamiser vos prises de paroles ou vos présentations avec des animations graphiques et sonores de vos contenus. ESPACES DE MARQUE VIRTUELS en fonction de votre format et du niveau d’immersion que vous voulez donner à votre e-événe- ment, vous pouvez imaginer des espaces entièrement modélisés en 3D dans lesquels vos partici- pants pourront évoluer.
  22. 22. LE GUIDE PRATIQUE POUR TOUT COMPRENDRE DES E-ÉVÉNEMENTS. 22 PARTIE 2 GUIDE PRATIQUE DU E-ÉVÉNEMENT PROMOUVOIR SON E-ÉVÉNEMENT Communiquer est indispensable pour médiatiser votre événement, faciliter son accès mais aussi toucher et recruter vos participants quand cela est nécessaire. Voici les trois étapes clés à suivre pour une communication optimale.
  23. 23. LE GUIDE PRATIQUE POUR TOUT COMPRENDRE DES E-ÉVÉNEMENTS. 23 ORCHESTRER VOTRE TIMING POUR MONTER EN PUISSANCE :·: Fixer un retroplanning progressif avec l’intervention des différents points de contact en temps voulu pour maximiser l’effet teasing. :·: Choisir les bons créneaux de prises de parole : jours, horaires, semaine/week-end, jours fériés ou jours importants... :·: Doser le nombre d’interactions et de mes- sages en fonction de la proximité de l’échéance. INVESTIR LES BONS POINTS DE CONTACTS :·: Définir un pré-parcours participant fluide à travers chaque étape. :·: Identifier les canaux les plus pertinents, visités et appréciés par votre cible en ne cherchant pas à être présents partout. :·: Ne pas hésiter à créer une plateforme de communication dédiée : landing page, site internet contenu, fil WhatsApp... :·: Mobiliser tous les influenceurs et relais d’opinion qui pourront faire connaitre votre événement et booster les inscriptions/participations. SUIVRE VOS INVITÉS ET PARTICIPANTS JUSQU’AU JOUR J AVEC LES BONS CONTENUS :·: Définir un hashtag pérenne qui suivra tous vos contenus avant-pendant-après et facilitera la médiatisation. :·: Soignez vos mailings, e-invitations et formulaires qui sont les premiers pas de vos participants dans votre événement. :·: Réajuster si besoin les contenus et messages partagés en fonction des interactions reçues pour viser au plus juste et au plus efficace. PARTIE 2 GUIDE PRATIQUE DU E-ÉVÉNEMENT A B C
  24. 24. LE GUIDE PRATIQUE POUR TOUT COMPRENDRE DES E-ÉVÉNEMENTS. 24 La qualité du son et de l’image, des vidéos diffusées, des supports projetés et les performances des intervenants sont des éléments à parfaitement maîtriser pour un e-événement sans fausse note. PARTIE 2 GUIDE PRATIQUE DU E-ÉVÉNEMENT MAITRISER L’EXPÉRIENCE PARTICIPANT
  25. 25. LE GUIDE PRATIQUE POUR TOUT COMPRENDRE DES E-ÉVÉNEMENTS. 25 VÉRIFIEZ LA BANDE PASSANTE DE VOTRE PLATEFORME afin d’être sûr qu’elle supportera le nombre estimé de connexions. BRIEFEZ VOS INTERVENANTS : assurez-vous que vos intervenants maîtrisent les outils et techno- logies utilisées, vérifiez si leur connexion internet est bonne et qu’ils disposent d’un son correct. N’hésitez pas à leur fournir des guides pratiques ou à leur envoyer des kits afin d’homogénéiser au maximum les prises de paroles. Choisir le meilleur fond, savoir régler sa caméra, créer la meilleure ambiance lumineuse... autant de questions à anticiper pour un e-événement harmonieux. CRÉEZ DES RÈGLES : pour gérer l’organisation, il est important d’établir un ensemble de règles pour les participants comme pour les intervenants. Par exemple : des instructions sur la façon de partici- per à une discussion, comment et quand poser des questions... RÉPÉTEZ ET ... RÉPÉTEZ ! : comme pour un événement live, organisez une ou plusieurs répé- titions avec les différents interve- nants afin de leur permettre de se familiariser avec le déroulement de l’événement et veiller à ce qu’ils respectent le timing imposé. De plus, pendant les répétitions, vous pourrez identifier tout pro- blème technique potentiel avant l’événement. PRENEZ SOIN DE VOS PARTICIPANTS : un événe- ment réussi se mesure également aux retours des participants. Soyez proactif et anticipez les besoins et attentes de votre public virtuel. ANIMEZ LES PRISES DE PAROLE : inclure des sessions de questions-réponses est un excellent moyen d’aider les partici- pants à absorber le contenu et de permettre aux participants de se connecter avec les speakers. CRÉEZ DE L’INTERACTION : pour tisser des liens et créer de l’engagement, rendez votre événement interactif avec des sondages, une messagerie directe, un tableau blanc, des concours…et autres éléments d’interaction vus plus haut. MODÉREZ LES CONTENUS : prévoyez un modérateur afin de valider toutes les questions posées et commentaires laissés. Un moyen de repérer les doublons mais aussi d’éviter quelques mo- ments gênants... PARTIE 2 GUIDE PRATIQUE DU E-ÉVÉNEMENT VOICI QUELQUES PISTES POUR UNE EXPÉRIENCE FLUIDE
  26. 26. LE GUIDE PRATIQUE POUR TOUT COMPRENDRE DES E-ÉVÉNEMENTS. 26 PARTIE 2 GUIDE PRATIQUE DU E-ÉVÉNEMENT SÉCURISER TOUS LES ASPECTS DE SON E-ÉVÉNEMENT Les aspects techniques, juridiques et sécuritaires font souvent figure de parents pauvres dans les e-événements. Parfois considérés à tort comme non-essentiels quand il s’agit de digital, il est pourtant important voire indispensable de les intégrer tout au long de votre processus événementiel.
  27. 27. LE GUIDE PRATIQUE POUR TOUT COMPRENDRE DES E-ÉVÉNEMENTS. 27 LA TECHNIQUE Même si vous avez anticipé et répété plusieurs fois, pensez à déployer une équipe terrain le jour de l’e-événement - au même titre que lors de vos événements - afin qu’elle soit mobilisée et prête à intervenir au moindre problème technique et garantir ainsi la fluidité de votre e-évé- nement. LE JURIDIQUE Faites valider avec votre département juridique ou celui de votre agence e-événementiel l’ensemble des contenus qui seront diffusés pendant votre e-événement : déclaration des musiques à la SACEM, droit d’auteurs pour les contenus graphiques ou textuels, droit à l’image, utilisation des contenus post-événements et durée... comme pour un événement live il faut veiller à respecter toutes les lois et règles juridiques en vigueur. LA SÉCURITÉ Alors que certaines entreprises ont subi les failles de sécurité présentes dans le système de Zoom et ont fait les frais du “zoombombing”, cette nouvelle pratique qui consiste à venir perturber une conversation à laquelle la personne n’était pas conviée, il est indispensable de penser à la sécurité de votre e-événement. Protégez votre plateforme contre les attaques extérieures (anti ddos, firewall) et défini. PARTIE 2 GUIDE PRATIQUE DU E-ÉVÉNEMENT
  28. 28. LE GUIDE PRATIQUE POUR TOUT COMPRENDRE DES E-ÉVÉNEMENTS. 28 PARTIE 2 GUIDE PRATIQUE DU E-ÉVÉNEMENT EVALUER ET CONTINUER À FAIRE VIVRE SON E-ÉVÉNEMENT GARDER LE CONTACT Après l’événement, il est important de garder le contact avec tous vos participants. Pour commencer, pensez à envoyer un e-mail de remerciement personnalisé et n’hésitez pas à demander aux participants de vous faire leurs feedbacks. Vous pouvez ensuite leur envoyer des newsletters dédiées à l’événement en leur communiquant les chiffres clés, Le e-événement ne se termine pas une fois la connexion coupée avec son public. Comme pour un événement live il est important d’évaluer son e-événement et de continuer à le faire.
  29. 29. LE GUIDE PRATIQUE POUR TOUT COMPRENDRE DES E-ÉVÉNEMENTS. 29 PARTIE 2 GUIDE PRATIQUE DU E-ÉVÉNEMENT Le taux de satisfaction des participants : cela peut sembler évident, mais c’est un des KPIs le plus important. Pensez à envoyer un questionnaire de sa- tisfaction aux participants post-événement en leur demandant par exemple d’évaluer l’expérience globale, la qualité des interventions, la fluidité de l’orga- nisation, les animations ou interactions proposées. Le nombre de participants : ai-je eu une audience plus importante ou moins importante que lors de mes événements précédents ? Combien de temps sont-ils restés connectés en moyenne ? Sont-ils restés jusqu’au bout ou se sont-ils déconnectés ? Autant d’éléments à analyser pour mesurer l’at- tractivité de votre e-événement. L’engagement des participants : un événement réussi se mesure éga- lement au taux d’engagement des participants pendant l’événement : les participants ont-ils interagi entre eux ? Ont-ils utilisé les technologies et outils d’interactions proposés ? Après, il sera également intéressant d’analyser les conversations autour de l’événement sur les réseaux sociaux, ainsi que de regarder le nombre de likes et de partages. Nombre de clients acquis ou de prospects qualifiés : en fonction des objectifs fixés pour votre e-événement, ce sont deux indicateurs clés pour calculer le ROI. Il faudra bien sûr vous assurer que ces clients ou prospects acquis proviennent bien de l’e-événement et non d’un autre canal. MESURER LE ROI EN SUIVANT LES BONS KPIs Voici les indicateurs clés qui vous permettrons d’évaluer la réussite de votre e-événement :
  30. 30. LE GUIDE PRATIQUE POUR TOUT COMPRENDRE DES E-ÉVÉNEMENTS. 30 LES PODCASTS En fonction du format, vous pouvez transformer votre contenu en podcasts. Pour cela, isolez les contenus les plus intéressants et classez-les par thématiques. Vous pouvez créer un habillage visuel et sonore pour les rendre plus dynamiques puis les publier sur les plateformes de podcasts existantes. LE REPLAY EN STREAMING transformez la plateforme live qui vous a servie pour l’évé- nement en plateforme de streaming et proposez à vos participants de voir ou revoir l’ensemble des contenus vidéos diffusés pendant l’événement. PARTIE 2 GUIDE PRATIQUE DU E-ÉVÉNEMENT CONTINUER À FAIRE VIVRE SON E-ÉVÉNEMENT Un des principaux avantages des e-événements, c’est qu’ils peuvent continuer à vivre en digital bien après la date à laquelle ils ont eu lieu. Voici quelques idées pour transformer votre e-événement en une source de contenus accessibles à tous ou seulement à ceux qui étaient inscrits à votre événement.
  31. 31. PARTIE 3 ÉTUDE DE CAS ESICM
  32. 32. LE GUIDE PRATIQUE POUR TOUT COMPRENDRE DES E-ÉVÉNEMENTS. 32 PARTIE 3 ÉTUDE DE CAS ESICM Après le théorique, place à la pratique. Nous allons vous présenter en détail l’événement digital que nous avons organisé pour l’ESICM, la société savante européenne de réanimation.
  33. 33. LE GUIDE PRATIQUE POUR TOUT COMPRENDRE DES E-ÉVÉNEMENTS. 33 Le 28 mars dernier, devant l’urgence pandémique mondiale causée par le COVID19, l’ESICM - avec qui nous collaborons depuis de nombreuses années - nous a fait confiance pour organiser son premier e-congrès en multiplexe live pour plus de 55 000 visiteurs. PARTIE 3 ÉTUDE DE CAS ESICM
  34. 34. LE GUIDE PRATIQUE POUR TOUT COMPRENDRE DES E-ÉVÉNEMENTS. 34 PARTIE 3 ÉTUDE DE CAS ESICM
  35. 35. LE GUIDE PRATIQUE POUR TOUT COMPRENDRE DES E-ÉVÉNEMENTS. 35 PARTIE 3 ÉTUDE DE CAS ESICM En moins de 10 jours, nous avons travaillé sur des solutions techniques et sécurisées afin de réunir 24 médecins, chercheurs et professionnels spécialistes de la réanimation, répartis aux quatre coins du monde. Au final, un e-marathon de 8 heures pendant lesquels les profes- sionnels de la santé ont partagé leurs retours d’expériences et solutions sur le terrain, pour tenter d’endiguer la propaga- tion du virus et faire face à la situation en réanimation. Une initiative collaborative et soli- daire concrète qui a notamment permis aux pays moins avancés dans les phases de la pandémie, d’anticiper au mieux les se- maines à venir. UN DÉFI À LA FOIS TECHNIQUE ET CONTRE LA MONTRE : en moins de 10 jours, alors que ce genre d’événement demande plusieurs semaines de préparation, nous avons développé une plateforme interactive et sécurisée afin de réunir tous les speakers en multiplexe. UN ESPACE DÉDIÉ AUX PARTENAIRES DE L’ÉVÉNEMENT : avec des vidéos promotionnelles, documents et fiches produit à consulter et à télécharger, des bannières... UN LIVE SANS FAUSSE NOTE : avec la création d’un chat et d’un module de modération en ligne sécurisé permettant aux visiteurs d’échanger en live et de manière la plus fluide possible avec les speakers. PAS DE DROIT À L’ERREUR : une diffusion live sur la plateforme dédiée avec un relai automatique et sécurisé vers d’autres plateformes (Twitch et Youtube) quand un risque de saturation de connexion était possible. UN ÉVÉNEMENT QUI CONTINUE À VIVRE ENCORE AUJOURD’HUI : à la fin de l’événement, la plateforme live a été transformée en module replay pour que tout le monde puisse voir et revoir les différents lives de ce e-marathon scientifique.
  36. 36. LE GUIDE PRATIQUE POUR TOUT COMPRENDRE DES E-ÉVÉNEMENTS. 36 “L’expertise, l’expérience E-LIVE et la réactivité des équipes Win-Win ont été déterminantes dans la réussite et la puissance de notre COVID 19 MARATHON.” PARTIE 3 ÉTUDE DE CAS ESICM Joël ALEXANDRE CEO de l’ESICM European Society of Intensive Care Medicine LES CHIFFRES À RETENIR 55 000 visiteurs venus du monde entier 32 512 connexions 160pays connectés VOIR LA VIDÉO https://win-win.com/esicm/106_esicm-covid19-marathon.html
  37. 37. PARTIE 4 PERSPECTIVES POUR L’AVENIR
  38. 38. LE GUIDE PRATIQUE POUR TOUT COMPRENDRE DES E-ÉVÉNEMENTS. 38 PARTIE 4 PERSPECTIVES POUR L’AVENIR L’avenir est à écrire. En cette période de confinement, nombreuses sont les craintes qui pèsent sur l’avenir de l’événementiel, tant pour les futurs budgets que les entreprises seront prêtes à allouer à leurs événements, que pour les conditions sanitaires obligatoires que devront garantir toutes les actions de communications internes comme externes.
  39. 39. LE GUIDE PRATIQUE POUR TOUT COMPRENDRE DES E-ÉVÉNEMENTS. 39 PARTIE 4 PERSPECTIVES POUR L’AVENIR C’est pourquoi, le besoin de rencontres et d’échanges mais aussi la prise de conscience écologique, les engagements RSE pris par les entreprises et la réduction des budgets sont de vraies opportunités à saisir pour créer de l’intelligence collective et ramener du sens à notre métier. Le déconfinement va certainement marquer le début d’une nouvelle étape pour le marché. Et même si les rencontres physiques sont irremplaçables, nous nous attendons à une accélération massive de la digitalisation des événements et à une transformation des formats avec notamment des événements en plus petits comités et plus localisés.
  40. 40. LE GUIDE PRATIQUE POUR TOUT COMPRENDRE DES E-ÉVÉNEMENTS. 40 DES POSSIBILITÉS CRÉATIVES INFINIES. Les événements hybrides sont un format expérientiel et émotionnel capable de s’adapter à toutes les ambitions et pour toutes les cibles. En trouvant le bon équilibre entre les expériences live et les outils virtuels, en développant des outils pour relier les audiences virtuelles au sein d’une expérience événementielle physique et en permettant aux e-participants de partager la même expérience d’une manière quasi identique, nous pouvons nous attendre à ce que les expériences virtuelles deviennent des compléments indispensables aux expériences live. PARTIE 4 PERSPECTIVES POUR L’AVENIR L’AVENIR EST HYBRIDE. C’est le vœu que nous pouvons formuler et encourager pour le futur de l’événementiel afin de répondre positivement à ce contexte complexe. Concevoir son événement comme un rendez-vous à la fois physique et virtuel c’est privilégier la qualité à la quantité, c’est penser local et agir global, et c’est se concen- trer sur les émotions vécues et partagées sans se soucier des frontières ou du déplacement des masses.
  41. 41. LE GUIDE PRATIQUE POUR TOUT COMPRENDRE DES E-ÉVÉNEMENTS. 41 POUR FINIR ET VOUS INSPIRER, QUELQUES EXEMPLES SUGGÉRÉS PAR L’AGENCE… PARTIE 4 PERSPECTIVES POUR L’AVENIR
  42. 42. LE GUIDE PRATIQUE POUR TOUT COMPRENDRE DES E-ÉVÉNEMENTS. 42 FAIRE DÉCOUVRIR UNE NOUVELLE CUVÉE DE CHAMPAGNEAU 4 COINS DE LA PLANÈTE À QUELQUES PRIVILÉGIÉS Imaginer une expérience à la fois réelle et virtuelle en proposant des sessions d’e-teasting augmentées où les invités reçoivent quelques jours avant l’événement la bouteille à tester, un guide de dégustation et plusieurs éléments scénographiques. Le jour J, à l’heure du rendez-vous fixé, ils se connectent à une plateforme web dédiée, participent à une masterclass live, visitent les caves, suivent le protocole dégustation et trinquent ensemble ! IMAGINER UN LANCEMENT DE PRODUIT GRAND PUBLIC DEPUIS SON SALON Il est possible d’imaginer un événement de lancement à distance étonnant en mixant par exemple live streaming et réalité virtuelle. Après une présentation produit et un show live, les participants découvrent pas à pas le nouveau produit directement sur leur téléphone grâce à la réalité virtuelle. 1. 2. PARTIE 4 PERSPECTIVES POUR L’AVENIR
  43. 43. LE GUIDE PRATIQUE POUR TOUT COMPRENDRE DES E-ÉVÉNEMENTS. 43 PARTIE 4 PERSPECTIVES POUR L’AVENIR TRANSFORMER UNE GRANDE CONVENTION INTERNATIONALE TROP INSTITUTIONNELLE EN ROADSHOW EXPÉRIENTIEL Relocaliser les messages et créer de la proximité avec ses collaborateurs en transformant une convention en plusieurs prises de paroles locales mixées à des outils virtuels. Comment ? En imaginant par exemple un format physique dans une ou plusieurs villes en conviant physiquement uniquement les collaborateurs les plus proches. Associer cet événement physique à des formats locaux hybrides en envoyant à chaque site trop éloigné une boite à outils événementielle composée par exemple d’un kit scénographique, de kits d’animations et d’outils d’interactions pour participer en live à la convention. 3. L’un de ces formats vous inspire ? Nous serons heureux d’écrire avec vous la page hybride et digitale de vos événements :-)
  44. 44. LE GUIDE PRATIQUE POUR TOUT COMPRENDRE DES E-ÉVÉNEMENTS. 44 A PROPOS DE WIN-WIN CHIFFRES CLÉS 45 WINNERS 17 M€ DE CA 3 SITES ENTRE PARIS ET MARSEILLE Fondée par Christophe Cousin en 2007, l’agence Win-Win connecte les marques avec leurs différents publics, en alliant vision stratégique, expériences physiques et émotionnelles et solutions digitales fonctionnelles, en ligne avec ses valeurs humaines et engagements environnementaux. Agence indépendante et fière de l’être, Win-Win compte parmi ses clients fidèles des marques comme ALD Automotive, Billecart-Salmon, Bpifance, Chanel, L’Oréal, Kenzo... L’agence est engagée dans un processus de certification ISO 20121. Elle est membre actif de l’association professionnelle L’EVENEMENT, en charge de la RSE, et soutient bénévolement le Secours Populaire à travers la conception et la production de grands événements. www.win-win.com
  45. 45. DÉCOUVREZ NOTRE NOUVELLE OFFRE “E-LIVE” Digitalisez vots événements et vivez-les en E-live avec win-win.com L’agence accélère sa transformation digitale initiée il y a 5 ans avec l’ouverture de son Digital Center de Marseille en lançant E-LIVE, une cellule dédiée aux événements digitaux ou hybrides. L’offre E-LIVE accompagne les entreprises pour réussir ce mo- ment charnière de leur histoire à travers de nouveaux formats corporate et grand-public adaptés. Qu’il s’agisse de maintenir un événement prévu ou d’en conce- voir de nouveaux, les possibilités sont infinies : Convention, conférence, congrès, formation, teambuilding, lancement de produit, activation presse et influenceurs, pop-up, stand, exposi- tion... Nous créons et imaginons des e-expériences digitales ou phygitales génératrices de sens et d’émotion, adossées à une solide maîtrise technique. ET SI VOUS AUSSI VOUS PASSIEZ AU E-LIVE ? CONTACTEZ-NOUS
  46. 46. “LIVE ou E-LIVE, l’enjeu central est identique : partager une expérience, un message ou une vision à travers un lien humain fort” Christophe COUSIN Président WIN-WIN PARIS WIN-WIN EVENT CENTER WIN-WIN MARSEILLE T. +33 (0)1 53 09 32 32

    Seja o primeiro a comentar

  • erenaslide

    Sep. 6, 2020

Livre Blanc des événements Digitaux E-Live Par l'Agence Win-Win (Fondateur Christophe Cousin)

Vistos

Vistos totais

239

No Slideshare

0

De incorporações

0

Número de incorporações

0

Ações

Baixados

23

Compartilhados

0

Comentários

0

Curtir

1

×