TIME
MANAGEMENT

Sasaran Program
• Memahami konsep dan pentingnya
menghargai waktu.
• Memahami cara menentukan prioritas.
• Mampu melakukan penjadwalan aktivitas
yang efektif.

Isi Pembahasan
• Menghargai waktu
• Menentukan prioritas
• Mengatasi penundaan
• Membuat Time Plan

MENGHARGAI WAKTU

Bayangkan jika setiap pagi kita
diberikan USD 86.400
(Rp. 1.209.600.000,00)
If USD 1 = Rp. 14.000,00

”WAKTU KITA”
• Setiap hari kita memiliki 86,400 detik
yang harus kita gunakan.
• Kita tidak dapat menginvestasikannya ataupun
menyimpannya.
• Setiap hari, kita diberikan waktu yang sama….
….tanpa memandang siapa kita atau apa yang kita lakukan,
waktu terus berjalan 60 menit sejam dan 24 jam sehari.
ADAKAH HAL YANG LEBIH BERHARGA DARI UANG ?

• 72 % : kurang bekerja keras sewaktu masih muda.
• 67 % : salah memilih profesi atau karier.
• 63 % : waktu mendidik anak mereka atau menggunakan
pola didik yang salah.
• 58% : kurang berolahraga dan menjaga kesehatan
• 11 % : tidak memiliki cukup uang
Hasil Survey Terhadap Warga yang Usianya lebih dari 60 th :
Menyesal karena:

 Waktu tidak bisa distop
 Waktu tidak dapat
disimpan
 Waktu tidak dapat dibeli
Mengapa Waktu Berharga?
Sekaliwaktu terlewati, selamanyapastihilang!

Pengertian Time Management
Sebuah aktivitas atau proses perencanaan
dan kontrol terhadap jumlah waktu yang
dihabiskan untuk aktivitas tertentu, terutama untuk
meningkatkan efektivitas, efisiensi, dan
produktivitas.

 Pekerjaan selesai Molor
 Bekerja lembur terus – menerus.
 Merasa stress karena kurangnya waktu
atau terlalu banyak hal yang dikerjakan.
 Melompat dari hal satu ke hal lain.
 Kurangnya arah dan tujuan.
Ciri “Time Management” yang tidak baik

 Pekerjaan Selesai Ontime
 Stress rendah dan lebih dapat menguasai
perasaan.
 Mengisi waktu yang berkualitas pada tugas
penting.
 Mencapai keseimbangan kerja dan hidup.
 Berjuang ke arah tujuan yang bermakna.
Ciri “Time Management” yang baik

MENENTUKAN PRIORITAS

Pengertian Prioritas
Sesuatu yang didahulukan dan diutamakan
daripada yang lain

Mengapa perlu menentukan prioritas?
Tanpa membuat prioritas, Anda dapat bekerja keras,
tapi Anda tidak akan mencapai hasil yang Anda inginkan
karena apa yang Anda kerjakan tidak dengan kepentingan strategis

Teknik Menentukan Prioritas
A. Menentukan Tujuan
 Ketika Anda tahu kemana akan pergi, Andadapat
mengetahui apa yang perlu dilakukan sesuai
urutannya.
 Tanpa menetapkan tujuan yang tepat, Anda akan
membuang waktu dalam kebingungan akan prioritas
yang bertentangan.

Penting :
Genting :
(mendesak)
Penggolongan Aktivitas:
B. Menyusun skala prioritas
Amat perlu, amat utama,
sangat berharga, sangat
berguna.
Berbahaya, Kritis
(keadaan yang mungkin
segera menimbulkan
masalah).

RENCANAKAN KAPAN
ANDA AKAN
MELAKUKANNYA
Mendesak Tidak Mendesak
I
KRITIS
LAKUKAN
SEKARANG
Penting
Tidak
penting
II
III
GANGGUAN
IV
LAKUKAN NANTI
atau HENTIKAN

Lakukan SEKARANG
Keadaan darurat, Kritis
• Tuntutan dari atasan atau pelanggan
• Pembuatan laporan dan pengiriman laporan
yang berbatas waktu.
RENCANA akan dikerjakan
Perencanaan, persiapan, jadwal
• Penelitian, investigasi, mendesain,pengujian
• Membangun hubungan / jaringan
• Berpikir, menciptakan, pemodelan, mendesain
• Pengembangan sistem dan proses
• Antisipasi dan pencegahan
• Pengembangan perubahan, arah, danstrategi
Lakukan nanti atau HENTIKAN
kegiatan yang „nyaman‟,permainan di
komputer, pencarian di internet
• Mengobrol, komunikasi sosial
• Melamun, corat-coret , istirahat terlalulama
• Membaca artikel yang tidak relevan
• Menyesuaikan peralatan yang tidakperlu
Mendesak Tidak Mendesak
Penting
Tidak
penting
Permintaan sepele dari orang lain
• Interupsi telepon dan gangguan tidakpenting
• Kesalahpahaman yang muncul sebagai keluhan
• Prosedur atau kegiatan yang bisadidelegasikan

3. Menentukan Prioritas Kerja
• Tingkat kepentingan dan
mendesaknya
• Lamanya tenggat waktu yang akan
dilaksanakan
• Kebijakan Perusahaan

KETIKA SEGALA SESUATU BERADA
PADA PRIORITAS PUNCAK
APA YANG HARUS DILAKUKAN?

APA YANG HARUS DILAKUKAN?
• Daftar semua tugas
• Urutkan tugas-tugas Anda untuk
efisiensi
• Negosiasikan batas waktu
• Berani berkata tidak
• Minta dukungan

MENGATASI PENUNDAAN

Pengertian Menunda
Menunda-nunda
Mengulur-ulur waktu

• Kemalasan.
• Tidak berpengalaman dalam menangani suatu tugas.
• Tugas yang tidak menyenangkan .
• Takut gagal.
• Menunggu lebih banyak informasi.
Penyebab Kebiasaan Menunda

Dampak Kebiasaan Menunda

Procastination Adalah
Fenomena ketika seseorang menunda-nunda
pekerjaan penting yang seharusnya diselesaikan.
Hingga akhirnya membuat panik saat tenggat waktunya
tiba.

Teknik Mengatasi Penundaan
• Membuat jadwal kerja dan batas waktunya.
• Optimalkan penggunaan matrix prioritas.
• Lakukan evaluasi terhadap tugas yang sudah
dikerjakan.

Manfaat Mengatasi Penundaan
• Pekerjaan bisa selesai
sesuai target yang
ditentukan.
• Suasana hati terjaga
dengan baik serta
Bahagia

JikaAndatidak mengambilwaktu untuk
perencanaan, Andamerencanakanuntuk
membuangwaktu Anda.

Pengertian Time Plan
Pembagian waktu berdasarkan rencana pengaturan
urutan kerja daftar atau tabel kegiatan atau rencana
kegiatan dengan pembagian waktu pelaksanaan yang
terperinci

Teknik Membuat Time Plan
• Tulis daftar tugas yang harus dilakukan.
• Urutkan berdasarkan prioritas.
• Buat jadwal berjenjang (bulanan, mingguan, harian).
• Tetap fleksibel.
• Tinjau kembali setelah tugas selesai.

Praktek Membuat Time Plan