Vorming voor het cursustraject archiefzorg en archiefbeheer voor verbonden van Brusselse zelforganisaties door het AMVB, 1 december 2009 (AMVB). Een belangrijke bron hierbij was de publicatie "Digitaal archiveren in de praktijk. Handboek" van Filip Boudrez en Hannelore Dekeyser, raadpleegbaar via http://www.edavid.be/davidhandboek/

1. Vroeger was
het simpel…
Digitaal archiveren

2. Digitaal archiveren: Waarom?
• Wettelijke en decretale plichten
• Vereenvoudigt praktische werking vereniging
– Alle documenten snel vindbaar en leesbaar
– Transparant archief => eenvoudige controle en
verantwoording
• Culturele erfgoedwaarde: studie van
geschiedenis van vereniging of ander
wetenschappelijk onderzoek

3. Digitale problematiek
• Technologische veroudering (levenscycli van
bestanden & dragers)
• Grote hoeveelheid documenten (+ versies)
• Ondanks grote capaciteit van IT is selectie toch
noodzakelijk (ballast en kostprijs)
• Verscheidenheid documenttypes
• Betrouwbaarheid van gegevens (authenticiteit /
integriteit)
• Context van digitaal document in werkproces
• Toegankelijk maken en houden

4. Digitaal archiefdocument
• Verschilt van papieren archiefdocument:
– Opslagwijze en verschijningsvorm zijn niet dezelfde
– Drager en archiefdocument vormen geen eenheid
– Voor weergave is hard- en software vereist
– Origineel kan niet onderscheiden worden kopie
– Digitale objecten hebben meerder
verschijningsvormen afhankelijk van instellingen
– Eén digitaal archiefdocument kan verschillende
bitrepresentaties hebben (verschillende formaten)
– Geen vaste relatie tss documenten en bestanden

5. Digitaal archiefdocument
• Onderscheiden in vijf componenten:
– Inhoud [essentieel]
– Structuur [essentieel]
– Context [essentieel]
– Opmaak of look&feel [incidenteel]
– Gedrag [incidenteel]
• Archivering van een digitaal archiefdocument
betekent het volledig en correct vastleggen van
de essentiële componenten

6. Digitaal archiveren: Wat?
• Digitale eigenschap van digitale
archiefdocumenten bewaren
• Mogelijkheid tot reconstructie bewaren
• Interactie tss bitstream en hard/software
• Afhankelijkheid tot minimum beperken
• Risk assesment: inbouwen van zekerheden
• Context van digitaal document in werkproces
• Bewaren met visie op lange termijn
• Documenten onder intellectueel beheer brengen

7. Hoe? Bewaarstrategieën
• Hard copy (uitprinten)
• Bewaren van technologie: computermuseum
• Bewaren van technologie: emulatie
• Conversie
• Migratie
• Bewaren van originele en gemigreerde
bitstreams

8. Voorbereiding: digitaal klassement
• Doordacht & logisch klassement is van groot
belang >< effectief automatisch zoeken
• Lokale schijf >< gedeelde serverschijf
• Duidelijke afspraken wat waar bewaard wordt
• Vermijd opslag belangrijke documenten op lokale
schijven:
– Beter beveiligd
– Back-up
– Beschikbaar voor collega’s

9. Digitaal klassement: Mappen
• Transparante mappenstructuur of boomstructuur
• Baseer de indeling op de taken en activiteiten
• Submappen per dossier of project (8 niveaus)
• Binnen submappen bewaren we de diverse
(tekst, foto’s, e-mail, …) documenten los
• Duidelijke en unieke mapnamen
• Gebruik een klassementscode
• Baseer op ordeningsplan papieren archief

11. Digitaal klassement: bestandsnamen
• Maximaal 31 karakters (mappen & bestanden)
• Herhaal mapnaam niet in bestandsnaam
• Geef unieke naam met duidelijke betekenis:
– Type document (Brief, Verslag, Rekening, …)
– Onderwerp (zeer summier)
– Auteur (initialen)
– Datering (YYYYMMDD)
– Extensie van de applicatie (doc, xls, eml, …)
– Beperk tot A-Z, 0-9, en _ ( . enkel ext, geen spaties)

13. Digitaal klassement: Back-up
• (Lokaal > Server)
• Server > Externe harde schijf, CD’s, DVD’s, …
• Dagelijks!
• Geautomatiseerd
(SyncBack, MozyHome, Carbonite, Retrospect, …)
• Open en compressieloos (géén ZIP of
applicatiegebonden formaat)
• Wekelijks back-up schijf wisselen en extern
bewaren (bv. kluis of ander gebouw)

14. Digitaal archiveren
• Ten laatste in semi-dynamische fase!
• (Semi-)Statische fase > gespecialiseerde instelling
• Selectie van stukken met archiefwaarde
(inperken versies, verwijderen dubbels, …)
• Verwijderen van mogelijke paswoorden
• Vermijden compressie (ZIP, RAR, TAR)
• Metadata bij bestandseigenschappen (Office)
• Omzetten naar standaard bestandsformaat
• Bewaren op betrouwbare dragers

15. Bestandsformaten
• Bewaartermijn > levensduur bestandsformaten
• Streven naar zo groot mogelijke
onafhankelijkheid van applicatie / producent
• Zo vroeg mogelijk bewaren in geschikt formaat,
indien mogelijk reeds bij creatie:
– OpenOffice (open source alternatief voor MS Office)
> OpenDocumentFormat (odt, ods, odp, …)
– Wat met OpenXML van MS Office 2007?
– Plugins voor “printen” naar PDF(/A), TIFF of ODF

16. Bestandsformaten
• Tekstbestanden: PDF(/A), XML, ODT, TIFF,
Unicode (ASCII)
• E-mail: XML, MSG, EML
• Afbeeldingen: TIFF, JPEG (werkkopie), [JPEG2000]
• Geluid: WAV | Video: MPEG
• Rekenbladen: PDF(/A), XML, ODS
• Presentaties: TIFF, PDF(/A), ODP
• Databanken: XML, ODB
• Websites: XML, HTML

17. Dragers
• NIET: ZIP/JAZ-drive, magneetbanden, DVD (+/-
R), RW-media, …
• MISSCHIEN:
– Tapes
• Gestandardiseerde cartridges of cassettes
• Open formaten en compressieloos
– Harde schijven
• Voorzie goed foutopsporingsysteem en test regelmatig
• Beveilig tegen dataverlies (RAID)
• Kortere levensduur!

18. Dragers
• WEL:
– CD-R:
• Maak eerst image vooraleer op CD te branden
• Zorg voor voldoende werkgeheugen op computer
• Enkel disc-at-once (geen multiple sessies), sluit schijf af na
branden, max. 12x
• Geen overburn, gebruik bij 650 MB-cd’s slechts 630 MB
• Pas ISO 9660 toe (geen Joliet of Rock Ridge)
– Maximaal 31 karakters (slechts 8 bij level 1)
– Enkel karakters A-Z, 0-9, _ .
– Niet meer dan 8 niveaus

19. Dragers
• Risicospreiding
– Meerdere kopieën (evt. meerdere types van drager)
– Kies voor bewezen waarde >< nieuwe technologie
– Verschillende bewaarlocaties
– Goede materiële omstandigheden
– Regelmatige kwaliteitscontrole en foutopsporing
– Vervangen bij groeiend aantal fouten en veroudering
van technologie
– Voeg bij drager overzicht van mappenstructuur en
bestanden

20. E-mail
• Is in principe even goed een kantoordocument
zoals tekstbestanden en rekenbladen
• Voor elke ontvangen of verzonden mail moet dus
ook bepaald worden of het bewaard moet
worden (selectie) en waar het in het digitaal
klassement thuishoort (ordening)
• Een e-mail wordt in principe dus opgeslagen in
de juiste submap van het digitaal klassement

21. E-mail: Selectie
INBOX > Verwijderen:
• Nieuwsbrieven, mededelingen zonder gevolg, e-
mail van verzendlijsten
• Uitnodigingen en agenda’s van vergaderingen
• Bevestigingen van aanwezigheden
• Dubbels
• Automatische antwoorden over afwezigheid
• Leesbevestigingen

22. E-mail: Selectie
INBOX > Bewaren:
• Alles wat met de werking van de vereniging te
maken heeft
• E-mail met bijlagen belangrijk voor de werking
• Verslagen van vergaderingen of projectwerking
relevant voor eigen dossiers
• Mededelingen, nieuwsbrieven en nota’s van
belang voor werking van vereniging

23. E-mail: Selectie
OUTBOX > Verwijderen:
• Bevestigingen van aanwezigheden op
vergaderingen (met uitzondering van juridisch of
administratief belang)
• Dubbels

24. E-mail: Selectie
OUTBOX > Bewaren:
• E-mail over een dossier of project
• E-mail met bijlagen over dossier of project
• Agenda’s en uitnodigingen van vergaderingen die
we zelf beleggen
• Verslagen van vergaderingen die we zelf
beleggen
• E-mail aan verzendlijsten
• Nota’s ivm werking van de vereniging

25. E-mail: Ordening
• Afzonderlijke e-mail is na enige tijd soms moeilijk
te situeren door gebrek aan context
• Context reconstrueren adhv digitaal klassement
• In mailclient (Outlook, Outlook
Express, Thunderbird, Eudora, …) digitaal
klassement opbouwen identiek aan
ordeningsplan
• Kweken van automatisme door consequent na
lezing of verwerking mail te verplaatsen naar
juiste map

27. E-mail: Bewaring
• Lange termijnbewaring vereist integratie in één
digitaal klassement
• Exporteren van submappen uit mailclient naar
formaat (mbox of pst) evt. via plugins naar XML
• OF opslaan van afzonderlijke mails in digitaal
klassement (eml, msg of txt)
• Tools: Testbed Xmail
(www.digitaleduurzaamheid.nl) en
KlasseerToolbox / ArchiefToolbox eDavid
(www.edavid.be)

28. Literatuur
• www.digitaaldepot.edavid.be/routeplanner.html
Folders, rapporten en richtlijnen van eDAVID
• www.digitaleduurzaamheid.nl/
Rapporten van Testbed Digitale Bewaring (NL)
• Weten, Wist, Gewist. Erfgoedcel Gent, 2006.
• Broekema A. & Ratelband L. De e-mailjungle.
Praktische gids voor het beheersen van uw e-
mailverkeer. Academic Service, 2005.

29. Vroeger was
het simpel…
Vragen?