Noção de Administração
AS ORGANIZAÇÕES E A NECESSIDADE DE ADMINISTRAÇÃO
As organizações são instituições que compõem a soc...
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- Privada: São as empresas de propriedade particular. Seu objetivo é produzir produtos ou prestar
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- Sociedade por cotas de responsabilidade limitada: O capital é dividido por cotas que podem
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Obs.: todas em desuso porque os sócios respondem de forma ilimitada.
Breve História das Empresas
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- Grandes desafios, dificuldades, ameaças, coações, restrições e toda sorte de adversidades para
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Definição de Administração
É o processo de planejar, organizar, liderar e controlar os esforços rea...
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qualidade, como os seguintes: reclamações e perda de clientes; projeção de imagem pública
compromet...
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Uma empresa deve ser capaz de produzir mais e melhor que os recursos que a compõem. Deve
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constituem a única vantagem efetiva de uma organização dentro de uma economia competitiva
(DRUCKER,...
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c) Atitudes: são competências que permitem às pessoas interpretar e julgar a realidade e a si
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• De outro lado o perfil das características dos candidatos que se apresentam para disputá-lo
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• Hipótese de trabalho: Caso nenhuma das alternativas possa ser utilizada. Previsão aproximada
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No entanto, nem sempre esses gastos são considerados Custos.
Para atender esse situação, observamos...
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 Despesa: Bem ou serviço consumidos direta ou indiretamente para a obtenção de receitas.
 Investi...
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Indiretos: que a apropriação de um custo ao produto ocorre por intermédio de rateio. Neste caso, o
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de seu produto, passará a consumir matéria-prima, energia elétrica e outros custos decorrentes do a...
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resultados encontrados. Quanto menos informações estiverem disponíveis, ou se a qualidade
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Identificação de Material
A identificação é o primeiro e o mais importante passo para a classificaç...
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associando à sua nomenclatura (Lápis, Escritório) e número referencial, não estaríamos identificand...
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• Tipo do material
(LÂMPADA., FLUORESCENTE)
• Apresentação do material
(SABÃO, BARRA)
• Aplicação d...
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como part-number, é, na realidade, o próprio número de estoque do fabricante, com base, no qual, os...
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04 - produtos acabados
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06 - material de limpeza
Podemos verificar que t...
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Visa, portanto, à consolidação, em publicações específicas, de todo um acervo de
informação e dados...
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CUSTOS DE ESTOQUE
Todo e qualquer armazenamento de material gera determinados custos que são:
• Jur...
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Verificou-se que os custos decorrentes de armazenagem representavam grande entrave para a
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Taxas como: Á...
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c) Custos Indiretos — Despesas ligadas indiretamente com o pedido ( telefone, luz, escritório de
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Esta redução se deve ao fato de que poucos pedidos terão de ser emitidos durante determinado
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• Dimensionamento
A decisão é baseada em critérios:
• Qualitativos
• Quantitativos
Critérios qualit...
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Uma empresa de porte, decididamente organizada tem uma estrutura de Administração de
Materiais com ...
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b – Periódico – É aquele realizado, segundo cronograma pré-estabelecido, em vários períodos do
Exer...
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Contagem do estoque
Todo item do estoque, sujeito ao inventário será contado necessariamente duas v...
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Administrativo, Comercial, Marketing, Produção, Distribuição, Estoque, etc. -, o orçamento impõe um...
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Despesas Operacionais
Nas despesas operacionais serão incluídas as Despesas Administrativas e Comer...
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 móveis e Equipamentos;
 Veículos, entre outras
Os recursos próprios têm origem nos lucros acumul...
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  1. 1. Noção de Administração AS ORGANIZAÇÕES E A NECESSIDADE DE ADMINISTRAÇÃO As organizações são instituições que compõem a sociedade moderna. Elas podem ser: organizações lucrativas (as empresas) ou organizações não lucrativas (exército, igreja, os serviços públicos, as entidades filantrópicas, etc). A nossa sociedade moderna e industrializada se caracteriza por ser uma sociedade composta de organizações. O homem moderno passa a maior parte do tempo dentro de organizações, das quais depende para nascer, viver, aprender, trabalhar, ganhar o seu salário, curar suas doenças, obter todos os produtos e serviços de que necessita etc. Qualquer organização é composta de: duas ou mais pessoas, que interagem entre si, através de relações recíprocas, para atingir objetivos comuns. Importância das Organizações ♦ Servem à sociedade: as organizações são instituições sociais que refletem alguns valores e necessidades culturalmente aceitos. ♦ Realizam Objetivos: as organizações coordenam os esforços de diferentes indivíduos, nos permitindo alcançar metas que, de outra forma, seriam muito mais difíceis ou até mesmo impossíveis de serem atingidas. ♦ Preservam o conhecimento: as organizações com as universidades, museus e corporações são essenciais porque guardam e protegem a maior parte do conhecimento que nossa civilização juntou e registrou. ♦ Proporcionam carreiras: as organizações proporcionam aos seus empregados uma fonte de sobrevivência. AS EMPRESAS • Cada empresa constitui uma criação particular, pois tem as suas próprias características, seus recursos, seus objetivos, etc. • As empresas não são autônomas nem auto-suficientes. Elas precisam ser administradas por pessoas qualificadas. • São orientadas para o lucro: Lucro (retorno financeiro que excede o custo). • As empresas assumem riscos: os riscos envolvem tempo, dinheiro, recursos e esforços. As empresas não trabalham em condição de certeza. • As empresas são dirigidas por uma filosofia de negócios: Os administradores tomam decisões que se relacionam com mercados, custos, preços, concorrência, governos, etc. “É uma organização que utiliza recursos a fim de atingir determinados objetivos. É uma organização social por ser uma associação de pessoas que trabalham em conjunto para a exploração de algum negócio.” (Chiavenato, 2000) Objetivo Principal A produção de bens ou de serviços a serem oferecidos ao mercado. Classificação: Segundo Chiavenato as empresas classificam-se em: • Quanto a propriedade as empresa são: - Pública: São as empresas de propriedade do Estado. Seu objetivo é prestar serviços públicos fundamentais a coletividade (saneamento básico, segurança pública, energia elétrica, etc) e, por esta razão quase sempre tem a finalidade não lucrativa. São criadas por lei e são de Responsabilidade do Estado. Quase sempre requerem investimentos elevados e apresentam retorno lento, sendo pouco atrativas para a iniciativa particular. 1
  2. 2. Noção de Administração - Privada: São as empresas de propriedade particular. Seu objetivo é produzir produtos ou prestar serviços a fim de obter lucro suficiente para remunerar o capital investido pelos investidores particulares. • Quanto ao tipo de produção: - Primárias ou extrativas: São as empresas dedicadas às atividades agropecuárias e extrativas (vegetais e minerais), como as empresas agrícolas, de mineração, de perfuração e extração de petróleo. - Secundárias ou de transformação: São as empresas que produzem bens físicos por meio da transformação de matérias-primas, através do trabalho humano com o auxílio de máquinas, ferramentas e equipamentos. É o caso da indústrias, construção civil e geração de energia. - Terciárias ou prestadoras de serviços: são empresas especializadas em serviços (como o comércio, bancos, financeiras, empresas de comunicações, hospitais, escolas, etc.). Seu objetivo é prestar serviços para a comunidade (empresas estatais) ou para obter lucro (quando são particulares ou privadas). • Quanto ao tamanho: - Empresas Grandes: Requerem uma estrutura organizacional composta de vários níveis hierárquicos de administração e de vários departamentos. Segundo a Caixa Econômica Federal é considerada uma empresa de grande porte, aquela que possui um faturamento anual acima de R$ 35.000.000,00. São organizadas na forma de sociedades anônimas de capital aberto, com ações livremente negociáveis nas bolsas de valores. - Empresas Médias: Deve possuir um faturamento a partir de R$1.200.000,00 até R$ 35.000.000,00. - Empresas Pequenas: Nas pequenas e médias empresas, os proprietários habitualmente dirigem seus negócios. As pequenas empresas, geralmente organizam-se na forma de sociedades por cotas, com responsabilidade limitada, ou sob forma de sociedade anônima. Geralmente para ser considerada uma empresa de pequeno porte seu faturamento anual deverá ser até R$ 1.200.000. - Microempresas: Segundo a Lei 9.841 de 05/10/99, considera-se microempresa a pessoa jurídica que tiver receita bruta anual igual ou inferior a R$ 244.000,00. De acordo com os artigos 170 e 179 da Constituição Federal, fica assegurada às microempresas e às empresas de pequeno porte tratamento jurídico diferenciado e simplificado nos campos administrativo, tributário, previdenciário, trabalhista, creditício e de desenvolvimento empresarial, visando seu o funcionamento e assegurando o fortalecimento de sua participação no processo de desenvolvimento econômico social. • Quanto a constituição, as empresas podem ser constituídas por: - Recursos Humanos (pessoas). - Recursos Não Humanos (materiais, financeiros, tecnológicos, mercadológicos, etc.). • Quanto a organização, as empresas podem ser: - Firma Individual: É a empresa constituída por uma única pessoa que exerce atividade comercial, industrial ou da prestação de serviço, respondendo ilimitadamente pelas obrigações contraídas em nome da mencionada firma. Na Firma Individual o nome comercial deve ser o de seu Titular. Havendo nome igual já registrado, este poderá ser abreviado, desde que não seja o último sobrenome, ou ser adicionado um termo que indique a principal atividade econômica explorada pela empresa, como elemento diferenciador. 2
  3. 3. Noção de Administração - Sociedade por cotas de responsabilidade limitada: O capital é dividido por cotas que podem ser iguais ou desiguais. A responsabilidade do sócio está limitada ao valor de sua cota. A sociedade poderá adotar firma social ou denominação, devendo ser sempre seguida da palavra limitada. Ex.: Gabriel & Cia. Ltda., Marcos & Souza Ltda. O nome comercial em sociedade Ltda, deverá ser composto segundo uma das formas seguintes: a) Pelos sobrenomes de todos os sócios, acrescidos da expressão Limitada ou Ltda. Ex: Sócios: José de Almeida João Borges Marisa Campelo Nome Comercial: Almeida, Borges e Campelo Ltda. b) Pelo sobrenome de um ou de alguns dos sócios, acrescidos da expressão & Companhia Limitada, por extenso ou abreviadamente. Ex: Almeida & Cia Ltda Almeida, Borges & Cia Ltda c) Pelo nome completo, ou abreviado, de um dos sócios, acrescido da expressão & Companhia Limitada, por extenso, ou abreviadamente. Ex: José de Almeida & Cia Ltda J. Borges e Cia Ltda OBS1: Nas sociedades por quotas o nome comercial não pode reunir elementos de razão social, devendo esta quando for adotada, indicar sempre a atividade principal. Ex: Almeida Distribuidora de Bebidas Ltda OBS2: No caso de microempresa o nome comercial tanto em Firma Individual como em Sociedade Comercial, deverá conter a expressão "microempresa ou ME" em seu final. Ex: Francisco Caldas Ribeiro ME Almeida & Cia Ltda ME - Sociedades Anônimas: Conhecida como companhia. O capital é dividido em ações, a responsabilidade dos sócios ou acionistas é limitada ao valor das ações subscritas ou adquiridas. A sociedade será designada por denominação acompanhada das expressões “Sociedade Anônima ou Companhia” por extenso ou abreviadamente. Obs: As modalidades de constituição de uma entidade comercial são duas: a individual e a coletiva. As sociedades podem ser: •COMERCIAIS - São formadas com o intuito de vender ou industrializar produtos. Ex.: padarias, lanchonetes, fábricas de bloco, confecções, postos de gasolina, restaurantes etc. SERVIÇOS - São formadas com o intuito de prestar serviços. Ex.: oficinas mecânicas, copiadoras, clínicas médicas, odontológicas, escolas em geral etc. Exceções: Outros tipos de sociedades de características especiais como: - Sociedade de capital e indústria - Sociedade em nome coletivo - Sociedade em comandita simples 3
  4. 4. Noção de Administração Obs.: todas em desuso porque os sócios respondem de forma ilimitada. Breve História das Empresas Até meados do século 18 as empresas desenvolveram-se com uma grande lentidão. Apesar de sempre ter existido o trabalho organizado e dirigido na história da humanidade, a história das empresas e sobretudo, a história da sua administração, são capítulo recente, que teve seu início há bem pouco tempo. A história das empresas, conforme Chiavenato (1985) pode ser dividida em seis fases: 1. Fase Artesanal: Vai até aproximadamente o ano de 1780 quando se inicia a Revolução industrial (a revolução do carvão e do ferro). - Regime de produção: artesanato. - Mão-de-obra: intensiva e não-qualificada na agricultura. - Predomínio: pequenas oficinas e granjas - Trabalho: escravo - Poder: Senhores feudais - Sistema comercial: trocas locais. 2. Fase de transição do artesanato à industrialização: É a nascente fase da industrialização, da mecanização das oficinas e da agricultura. - Produtos destaques: carvão e o ferro - Surgimento da máquina de fiar, tear hidráulico, descaroçador de algodão, máquina a vapor, fábricas e usinas. 3. Fase do desenvolvimento industrial: Corresponde a Segunda Revolução Industrial, entre os anos de 1860 a 1914 ( revolução do aço e da eletricidade) - Avanço tecnológico. - Transformações nos transportes (automóvel e do avião) e nas comunicações (telégrafo sem fio, telefone e do cinema). - Substituição do ferro pelo aço e do vapor pela eletricidade e pelos derivados do petróleo. - O capitalismo industrial cede lugar ao capitalismo financeiro, surgindo grandes bancos e instituições financeiras. - Crescimento assustador das empresas passando por um processo de desburocratização em face do seu tamanho. 4. Fase do gigantismo industrial - Fase entre as duas grandes guerras mundiais (1914-1945). - Uso de tecnologia para fins bélicos. - Grande depressão econômica de 1929, levando a crise mundial. - Atuação das empresas em âmbito internacional e multinacional. - Aplicação técnico-científica e ênfase em materiais petroquímicos; - Navegação de grande porte e aprimoramento do automóvel e do avião. - Comunicações amplas e rápidas como o rádio e a televisão. - Mundo complexo. 5. Fase moderna: 1945-1980 - Separação entre os países desenvolvidos (industrializados, os subdesenvolvidos (não- industrializados) e os países em desenvolvimento. - Surgimento do plástico, alumínio, concreto, energia nuclear e solar, computador, TV por satélite; - Predomínio do petróleo e da eletricidade. - Crise mundial, acompanhada por uma inflação e recessão, aumento da dívida externa. 6. Fase da incerteza: Após 1980 4
  5. 5. Noção de Administração - Grandes desafios, dificuldades, ameaças, coações, restrições e toda sorte de adversidades para as empresas. - Revolução do computador. - Grandes mudanças e transformações. Apesar do fato de as empresas terem adquirido suas feições atuais a partir da Revolução Industrial que ocorreu no decorrer da Segunda metade do século 18, somente a partir do início deste século que a administração começou a receber a atenção e estudos mais profundos da parte de alguns pioneiros. Ao final da Revolução Industrial o mundo já não era mais o mesmo. A moderna administração surgiu em resposta a duas conseqüências provocadas por ela:  Crescimento acelerado e desorganizado das empresas, que passaram a exigir uma administração científica capaz de substituir empirismo (sistema filosófico que atribui a experiência a origem do conhecimento humano).  Necessidade de maior eficiência e produtividade das empresas, para fazer face à intensa concorrência e competição no mercado. ADMINISTRAÇÃO E OUTRAS PALAVRAS A) ADMINISTRAÇÃO A palavra administração tem origem no latim e significa: administratione Ad = (direção para, tendência, junto de) Minister = Comparativo de inferioridade, o sufixo ter (subordinação e obediência) aquele que realiza uma função abaixo do comando de outrem. Função que se desenvolve sob o comando de outro, um serviço que se presta a outro.  A administração tem como tarefa, interpretar os objetivos propostos pela empresa e transformá-los em ação empresarial através do planejamento, organização, direção e controle de todos os esforços realizados, em todas as áreas e em todos os níveis da empresa, a fim de atingir tais objetivos.  A administração é uma condição indispensável para o sucesso de cada empresa.  A administração representa a solução da maior parte dos problemas que afligem a humanidade nos dias de hoje. Na realidade não existem países desenvolvidos ou subdesenvolvidos, mas países bem ou mal administrados - Peter Druck). Segundo MORAES (2001) a tarefa da Administração envolve a interpretação de objetivos a fim de transformá-los em ação organizacional por meio do planejamento, da organização, da direção e do controle. A) CONTROLE B) GERÊNCIA Do latim gerentia, de gerere, “fazer”. Ato de gerir. C) GESTÃO Do latim gestione. Ato de gerir; gerência; administração. Objeto de Estudo da Administração As Organizações. 5
  6. 6. Noção de Administração Definição de Administração É o processo de planejar, organizar, liderar e controlar os esforços realizados pelos membros da organização e o uso de todos os outros recursos organizacionais para alcançar os objetivos propostos (CHIAVENATO,2000). Administrar é o processo de tomar, realizar e alcançar ações que utilizam recursos para alcançar objetivos. A principal razão para o estudo da administração é o seu impacto sobre o desempenho das organizações. É a forma como são administradas que torna as organizações mais ou menos capazes de utilizar corretamente seus recursos para atingir os objetivos corretos. (MAXIMIANO, 2000, p. 26). Administrar significa, em primeiro lugar, ação, A administração é um processo de tomar decisões e realizar ações que compreende quatro processos principais interligados: planejamento, organização, execução e controle. Objetivo da Administração Proporcionar eficiência e eficácia às empresas. A eficiência refere-se aos meios: métodos, processos, regras e regulamentos sobre como as coisas devem ser feitas na empresa, a fim de que os recursos sejam adequadamente utilizados. A eficácia refere-se aos fins: objetivos e resultados a serem alcançados pela empresa. Qual é o IDEAL?  Tanto a eficiência como a eficácia são importantes.  De nada vale a eficiência (fazer bem) se a eficácia (alcançar os objetivos e obter resultados) não for alcançada. EFICIÊNCIA Segundo MAXIMIANO (2000) a eficiência de um sistema depende de como seus recursos são utilizados. Eficiência significa: • Realizar atividades ou tarefas de maneira certa. • Realizar tarefas de maneira inteligente, com o mínimo de esforço e com o melhor aproveitamento possível dos recursos. O princípio geral da eficiência é o da relação entre esforço e resultado. Quanto menor o esforço necessário para produzir um resultado, mais eficiente é o processo. Para analisar a eficiência de um sistema (ou processo), deve-se considerar inicialmente, de forma isolada, dois critérios: produtividade e qualidade. a) Produtividade: é definida como a relação entre os recursos utilizados e os resultados obtidos (ou produção). Todo o sistema tem um índice de produtividade, que se verifica com a contagem da quantidade produzida por unidade de recursos. Então produtividade é a relação entre resultados obtidos e recursos utilizados. Ex.: Quantidade de produtos por trabalhador, alunos por professor, vendas por metro quadrado. De forma geral, quanto mais elevada a quantidade de resultados obtidos com a mesma unidade de recursos, mais produtivo o sistema é. A produtividade pode aumentar porque a produção aumenta e, ao mesmo tempo, porque diminui o volume de recursos empregados. b) Qualidade: no contexto do estudo da eficiência, a qualidade representa a coincidência entre o produto ou serviço e sua qualidade planejada. Quanto mais alto o número de itens aproveitáveis em relação ao total de itens produzidos, mais qualidade (e eficiência) o sistema tem. Falta de conformidade, ou falta de qualidade, significa que o produto ou serviço precisa ser refeito. Ou descartado, se for impossível consertá-lo. A falta de qualidade acarreta os custo da não 6
  7. 7. Noção de Administração qualidade, como os seguintes: reclamações e perda de clientes; projeção de imagem pública comprometedora; reposições e consertos que devem ser efetuados sem custo para o cliente, se o produto estiver no período de garantia, etc. EFICÁCIA Ainda de acordo com MAXIMIANO (2000) eficácia é a relação entre resultados e objetivos. Não adianta muito produzir resultados de maneira eficiente, se não forem os resultados corretos. A diferença entre eficiência e eficácia pode ser ilustrada pela história das duas principais empresas automobilística do mundo: Ford e General Motors. Embora Henry Ford fosse um mestre da eficiência, foi a GM que se transformou na maior e mais bem-sucedida empresa do ramo. Esse desempenho é o resultado de sua orientação para o mercado e não apenas para o processo produtivo. Enquanto a Ford tinha uma estratégia de fazer eficientemente o mesmo carro, a GM orientou-se para fazer um carro para cada tipo de cliente. Portanto eficácia significa: • Grau de coincidência dos resultados em relação aos objetivos; • Capacidade de um sistema, processo, produto ou serviço de resolver um problema; • Fazer as coisas certas; • Sobrevivência. Para avaliar o grau de eficácia de um sistema, é necessário saber quais são os objetivos e quais os resultados de fato alcançados. Ex.: Há várias empresas que querem vender seus automóveis, sabonetes e computadores. A mais eficaz é aquela que consegue transformar um grande número de pessoas em seus clientes, obter lucro e sobreviver com isso. Competitividade As empresas têm natureza competitiva – elas concorrem entre si, disputando a preferência dos mesmos clientes e consumidores. O sucesso de uma pode significar o fracasso de outra. Para serem competitivas, as empresas precisam ter desempenho melhor que outras que disputam os mesmos clientes. Uma empresa é competitiva quando tem alguma vantagem sobre os seus concorrentes, que a faz ser preferida pelos clientes ou mais apta em alguma forma de relacionamento com o ambiente. São inúmeras vantagens competitivas que uma empresa pode ter. As mais importantes são: qualidade, custo baixo, velocidade, inovação e flexibilidade. Alcançar essas vantagens depende do entendimento e da correta aplicação dos conceitos de eficiência e eficácia. Função da Administração 1. Desempenho Econômico: Segundo DRUCKER, (1981) em cada decisão e medida que tomar, a administração deve colocar o desempenho econômico em primeiro lugar. Ela só pode justificar sua existência e sua autoridade mediante os resultados econômicos que produzir. Mesmo que haja grandes resultados não-econômicos – a felicidade dos membros da empresa, uma contribuição ao bem-estar ou à cultura da comunidade, etc -, a administração terá fracassado se não houver obtido resultados econômicos. Terá fracassado se não fornecer os bens e serviços desejados pelo consumidor a um preço que esteja disposto a pagar. Terá fracassado se não melhorar, ou ao menos mantiver, a capacidade geradora de riquezas dos recursos econômicos que lhe foram confiados. 2. Administrar administradores: Para haver desempenho econômico é preciso antes haver uma empresa. A segunda função da administração é portanto, transformar recursos humanos e materiais numa empresa produtiva. É administrar administradores. 7 Eficácia = Resultados Objetivos
  8. 8. Noção de Administração Uma empresa deve ser capaz de produzir mais e melhor que os recursos que a compõem. Deve constituir uma entidade genuína: maior ou no mínimo diferente que a soma das suas partes, cuja produção é maior que a soma de todos os insumos. A organização dos administradores e de suas funções é o que queremos dizer, falamos de liderança e do espírito de uma firma. Se uma empresa apresenta um desempenho medíocre, nós contratamos um novo presidente e não novos trabalhadores. Logo, administrar administradores consiste em tornar os recursos produtivos, transformando-os num empreendimento. E a administração é algo tão complexo, com tantas facetas, mesmo nas menores empresas, que a administração de administradores é inevitavelmente não só uma tarefa vital, mas também enormemente complexa. 3. Administração do trabalho e do trabalhador: A última função da administração é administrar o trabalho e os trabalhadores. O trabalho tem que ser executado; o recurso existente para sua execução são os trabalhadores – variando desde os absolutamente não-especializados até os artistas, dos serventes de pedreiros aos vice-presidentes executivos. Isto significa organizar o trabalho de modo a torná-lo o mais adequado possível a seres humanos e organizar pessoas de modo a faze-las trabalhar da maneira mais produtiva e eficaz possível. Significa considerar os seres humanos como dotados de habilidades e limitações, como também considera-los com seres humanos, dotados de personalidade, cidadania, capacidade de trabalhar pouco ou muito, bem ou mal, e que portanto, precisam de motivação, participação, satisfações, incentivos e recompensas, liderança, status e função definida. O tempo é um outro fator fundamental em todo o problema, em toda decisão, em toda a ação administrativa. A administração deve sempre considerar tanto o presente como o futuro a longo prazo. Não se resolve um problema administrativo se lucros imediatos são conseguidos às custas da lucratividade a longo prazo, ou mesmo às custas da própria sobrevivência da empresa. Princípios Gerais da Administração A Administração não é uma ciência exata. Ela não pode basear-se em leis rígidas. Ela precisa basear- se em princípio gerais e flexíveis capazes de serem aplicados a situações diferentes. Os princípios são condições ou normas dentro das quais o trabalho administrativo deve ser aplicado e desenvolvido. Os mais importantes princípios gerais de administração são os seguintes: a) Princípio da Divisão do Trabalho e da Especialização: Todo o trabalho deve ser dividido a fim de permitir a especialização das pessoas em alguma atividade. b) Princípio da Autoridade e Responsabilidade: Deve haver uma linha de autoridade e responsabilidade claramente definida, conhecida e reconhecida por todos. c) Princípio da Hierarquia ou Cadeia Escalar: Quanto maior a empresa, maior o número de níveis hierárquicos. d) Princípio da Unidade de Comando: Cada pessoa deve subordinar-se a um e somente a um único superior. e) Princípio da Amplitude Administrativa: Refere-se a quantidade de funcionários que um chefe deve ter. f) Princípio da Definição: Definição prévia por escrito da autoridade e da responsabilidade, deveres, relações ou órgãos, bem como devem ser devidamente comunicados. O PROFISSIONAL DE ADMINISTRAÇÃO: O ADMINISTRADOR É o elemento dinâmico e vital de toda e qualquer organização. Se a sua liderança, os recursos de produção permanecem recursos e nunca se tornam produção. Sobretudo numa economia competitiva, são o calibre e a qualidade da atuação dos administradores que determinam o sucesso, ou mesmo a sobrevivência, de uma empresa. Pois o calibre e a qualidade da atuação de seus administradores 8
  9. 9. Noção de Administração constituem a única vantagem efetiva de uma organização dentro de uma economia competitiva (DRUCKER, 1981). É a pessoa que gerencia, dirige uma organização, faz com que ela seja bem-sucedida em alcançar seus objetivos.  Soluciona problemas;  Dimensiona recursos;  Desenvolve estratégias;  Efetua diagnósticos de situações;  Toma decisões embasadas em fatos concretos. O conhecimento tecnológico da administração é importantíssimo, básico e indispensável, mas depende da personalidade e do modo de agir do administrador, ou seja de suas habilidades. Atividades dos Gerentes • Tomar decisões e resolver problemas; • Processar informações: ler correspondências, as notícias de economia e finanças, os resumos providenciados pela empresa, os relatórios de atividades dos funcionários, escrever relatórios para apresentar aos superiores. • Representar a empresa; • Administrar pessoas: selecionar novos funcionários, resolver conflitos e tomar decisões sobre demissões e admissões; • Cuidar da própria carreira: estudar, adquirir novas habilidades e informações, procurar estabelecer e manter relações com pessoas importantes da empresa, manter-se atualizado com as inovações. Competências Gerenciais Segundo MAXIMIANO (2000, p. 41-44) Competências são as qualificações que uma pessoa deve ter para ocupar um cargo e desempenha-lo eficazmente. As competências específicas que são necessárias para ocupar um cargo de gerente dependem do nível hierárquico, das tarefas do gerente, do tipo de organização e de outros fatores. De forma geral, as competências gerenciais são classificadas em três categorias: conhecimentos, habilidades e atitudes. a) Conhecimentos: os conhecimentos incluem todas as técnicas e informações que o gerente domina e que são necessárias para o desempenho de seu cargo. O principal tipo de conhecimento é a competência técnica sobre o assunto administrado. Além da competência técnica, outros conhecimentos importantes para um gerente abrangem conceitos sobre o comportamento humano e sobre técnicas de administração. b) Habilidades: Robert L. Katz dividiu as habilidades gerenciais em três categorias: Habilidade Técnica, Humana e Conceitual. Para um administrador executar eficazmente um processo administrativo são necessários pelo menos três habilidades:  Habilidade Técnica: consiste em utilizar conhecimentos, métodos, técnicas e equipamentos necessários para a realização de suas tarefas específicas; Relaciona-se com a atividade específica do gerente.  Habilidade Humana: consiste na capacidade e discernimento para trabalhar com pessoas, compreender suas atitudes e motivações e aplicar uma liderança eficaz.  Habilidade Conceitual: consiste em compreender as complexidades da organização global e o ajustamento do comportamento da pessoa dentro da organização. 9
  10. 10. Noção de Administração c) Atitudes: são competências que permitem às pessoas interpretar e julgar a realidade e a si próprios. As atitudes formam a base das opiniões segundo as quais outras pessoas e os fatos, as idéias e os objetos são vistos, interpretados e avaliados. As atitudes estão na base das doutrinas administrativas e da cultura organizacional. As atitudes referem-se ainda à própria pessoa e a outros aspectos de seu ambiente, como seu trabalho ou seu cargo. Há pessoas que encaram de maneira positiva a possibilidade de ocupar um cargo gerencial. Este tipo de atitude deve ser determinante na escolha de pessoas para ocuparem tais posições, porque sua probabilidade de sucesso é maior do que aqueles que não enxergam atrativos na carreira gerencial. Seleção de Pessoal Definição de Seleção É a escolha da pessoa certa para o cargo certo, ou seja, entre os candidatos recrutados aqueles mais adequados aos cargos existentes na empresa, visando manter ou aumentar a eficiência e desempenho do pessoal (Chiavenato, 1999). A seleção visa solucionar dois problemas básicos: • Adequação da pessoa ao cargo; e • Eficiência da pessoa no cargo. Necessidade de Seleção: • tendem a ter muita gente com salários baixos. Devemos sempre prestigiar os profissionais da empresa sem deixarmos de introduzir novos profissionais. Papel do Selecionador de Pessoal Possui um papel de assessoramento, cuja característica é a de oferecer um instrumental para que o requisitante possa melhor decidir entre os candidatos recrutados aqueles que tenham maiores probabilidades de ajustar-se ao cargo vago. Objetivos Básicos da Seleção ♦ Escolher e classificar os candidatos adequados às necessidades da organização. ♦ Diagnosticar a efetiva necessidade da contratação do novo colaborador. ♦ Avaliar se a prata da casa não pode suprir a vaga em aberto. ♦ Planejar, de modo sério e profundo, qual o processo seletivo mais adequado, qual técnica seletiva é mais apropriada, como entrevistar com qualidade, sabendo ouvir, perguntar e concluir. Vantagens de uma Boa Seleção de Pessoal ♦ Aumento da produtividade. ♦ Maiores chances de oferecer a sua clientela um serviço de primeira. ♦ Realização de bons negócios com seus fornecedores. ♦ Diminuição do turnover (rotatividade de pessoal). ♦ Eliminação dos gastos em indenizações e novos processos de seleção. Processos da Seleção 1. Seleção como processo de comparação • De um lado os requisitos do cargo a ser preenchido (descrição e análise de cargos) = X 10
  11. 11. Noção de Administração • De outro lado o perfil das características dos candidatos que se apresentam para disputá-lo (aplicação das técnicas de seleção) = Y X > Y = candidato não atinge as condições ideais para ocupar determinado cargo. X = Y = candidato atinge e é aprovado. X < Y = candidato superdotado para aquele cargo. Ideal: faixa de aceitação admitindo uma certa flexibilidade a mais ou a menos. A seleção é uma responsabilidade de linha e função de staff, onde o órgão de RH presta assessoria aplicando provas e testes, enquanto o gerente de linha toma as decisões a respeito dos candidatos. 2. Seleção como processo de decisão e escolha: acontece após a comparação entre as características exigidas pelo cargo e as características oferecidas pelos candidatos e vários deste apresentem condições aproximadamente equivalentes para serem indicados para ocupar o cargo vago. O órgão de RH apenas pode prestar o serviço especializado, aplicar as técnicas de seleção e recomendar aqueles candidatos que julgar mais adequados ao cargo. 3. Modelo de colocação, seleção e classificação de candidato: acontece quando só existe um candidato para uma vaga; ou quando existe vários candidatos para uma vaga; ou ainda vários candidatos para várias vagas, respectivamente. Identificação das Características Pessoais do Candidato • Exige sensibilidade; • Requer razoável conhecimento da natureza humana e das repercussões que a tarefa impõe à pessoa que irá executá-la. 1. Execução da tarefa em si: a tarefa exige certas características humanas ou aptidões: atenção concentrada ou aptidão para detalhes, visão ampla, aptidão numérica, verbal e auditiva. 2. Interdependência com outras tarefas: a tarefa executada depende de outras tarefas, exigindo aptidões: atenção dispersa e abrangente, facilidade de coordenação, resistência a frustração e a conflitos. 3. Interdependência com outras tarefas: a tarefa executada exige contatos com pessoas: colaboração, cooperação, trabalho em equipe, iniciativa, liderança de pessoas, comunicação, etc. Bases Para a Seleção de Pessoas 1. Informações sobre o cargo: • Descrição e análise do cargo: levantamento do conteúdo do cargo e dos requisitos que o cargo exige de seu ocupante. • Técnica de Incidentes críticos: baseia-se no arbítrio do gerente ou de sua equipe, apontando as características desejáveis e indesejáveis do futuro ocupante de acordo com fatos que produziram um bom ou mau desempenho e que devem ser investigadas no processo seletivo. • Requisição de Pessoal: é uma ordem de serviço que o gerente emite para solicitar uma pessoa para ocupar um cargo vacante, onde devem ser anotados os requisitos e características desejáveis do futuro. • Análise do cargo no mercado: quando a organização não dispõe sobre os requisitos e características dos cargos a ser preenchidos por se tratar de algo novo. 11
  12. 12. Noção de Administração • Hipótese de trabalho: Caso nenhuma das alternativas possa ser utilizada. Previsão aproximada do conteúdo do cargo e de sua exigibilidade em relação ao ocupante. Trata-se de estabelecer hipóteses ou idéias antecipadas a respeito do cargo a ser preenchido. Métodos de Apropriação de Custos Existem diversos métodos de apropriação de custos e cada um emprega critérios diferentes. Cada um desses métodos possui campos de aplicação específicos, podendo-se dizer que um não substitui o outro, mas se complementam. Veremos mais adiante, os dois principais métodos de custeio, que são: o Custeio por Absorção e o Custeio Variável: Custeio por Absorção: é o método de custeio que consiste em atribuir aos produtos fabricados todos os custos de produção, quer de forma direta ou indireta (rateios). Assim, todos os custos, sejam eles fixos ou variáveis, são absorvidos pelos produtos. É o método utilizado para custear os estoques, cujos saldos constam do Balanço Patrimonial, e determina o Custo dos Produtos Vendidos, constante da Demonstração de Resultado do Exercício. Custeio Variável: é o método que considera que os produtos devem receber somente os custos que “causam” ao serem fabricados (ocasionam variação por unidade produzida). Nesse caso, os custos a serem apropriados aos produtos são somente os variáveis. Os custos fixos são tratados como custo do período, indo diretamente para o resultado, como despesas. Objetivos da Contabilidade de Custos Os custos são determinados a fim de atingir os seguintes objetivos: determinação do lucro, controle das operações e tomada de decisões. Para que esses objetivos sejam atingidos, as empresasse valem dos métodos de custeio estruturados a fim de serem alimentados de informações coletadas internamente. Essas informações fluem de todas as áreas: almoxarifado, recursos humanos, vendas, produção, etc., devendo estar registradas em relatórios que abastecem o sistema para, proporcionar os resultados pretendidos. Para isso, as fontes de informações devem prezar pela qualidade, sob pena de os resultados não atingirem os objetivos propostos. Além desses objetivos, as informações geradas pela contabilidade de custos atendem: a) à determinação dos custos dos insumos aplicados na produção; b) à determinação dos custos das diversas áreas que compõem uma organização; c) à redução dos custos dos insumos aplicados na produção ou diversas áreas que compõem uma organização; d) ao controle das operações e das atividades; e) à administração, auxiliando-a para tomar decisões ou resolver problemas especiais; f) à redução de desperdícios de materiais, tempo ocioso, etc.; g) à elaboração de orçamentos. A contabilidade de custos também auxilia na solução de problemas relacionados: a) ao preço de venda; b) à contribuição de cada produto ou linha de produtos para o lucro da empresa; c) ao preço mínimo de determinado produto em situações especiais; d) ao nível mínimo de atividade em que o negócio passa a ser viável; e) a outros problemas especiais. Significado de Custos e Despesas Uma industria incorre diariamente em uma série de gastos para realizar suas atividades administrativas, de vendas e fabris, tais como compras de matérias-primas para seus produtos, compras de materiais de escritório, pagamento de taxas e impostos, manutenções, folha de pagamentos, etc. 12
  13. 13. Noção de Administração No entanto, nem sempre esses gastos são considerados Custos. Para atender esse situação, observamos a estrutura de uma DRE (Demonstração de Resultado do Exercício): Receitas de Vendas......................................... R$ (-) Custos dos Produtos Vendidos.................. (R$) (=) Lucro Bruto............................................... R$ (-) Despesas Operacionais.............................. (R$) (=) Lucro Operacional.................................... R$ Observa-se que Custos e Despesas são demonstrados separadamente. Há a dedução do Custo dos Produtos Vendidos das Receitas de Vendas e a dedução das Despesas do Lucro Bruto. Assim, entre os gastos de uma empresa, vamos encontrar os Custos e as Despesas. Os Custos correspondem aos gastos relativos a obtenção dos produtos, e as Despesas.correspondem aos gastos relacionados com a administração e com a geração das receitas. Para tornar mais fácil o entendimento da origem dos custos e das despesas, vamos utilizar um organograma, agrupando os departamentos de uma empresa em três divisões: Fábrica, Administração e Vendas. Fábrica: engloba todos os departamentos de apoio à produção: almoxarifado, engenharia de fábrica, planejamento e controle da produção, etc., e os departamentos de produção: usinagem, montagem, pintura, etc. Administração: engloba todos os departamentos administrativos: recursos humanos, centro de processamento de dados, contabilidade, organização, finanças, etc. Vendas: engloba todos os departamentos relacionados com atividade comercial: serviço de atendimento ao cliente, vendas, representantes, propaganda, etc. Desta maneira, a empresa poderia assim ser representada: Fábrica, nesta divisão da empresa ocorrem os CUSTOS. Administração e Vendas, nestas divisões da empresa ocorrem as DESPESAS. Na Demonstração de Resultado, as despesas correspondem àquelas incorridas nas divisões de Administração e de Vendas, durante o exercício. Já o Custo dos Produtos Vendidos, são aqueles incorridos na divisão fabril, correspondente à quantidade que foi vendida, isto porque nem toda a produção de um período pode ter sido vendida, e assim ter sido estocada para venda em outro período. Terminologia aplicada em Custeio Para facilitar o entendimento da sistemática de apuração de custos é necessário compreender o significado dos principais termos utilizados. Sendo Gasto, Custo, Despesa e Investimento os termos mais importantes para a Contabilidade de Custo, no que diz respeito à classificação dos referidos valores a cada um deles incumbidos.  Gasto: Vamos entender por gasto o compromisso financeiro assumido por uma empresa na aquisição de bens ou serviços. Podendo o gasto ser definido como gasto de investimento, quando o bem ou serviço for utilizado em vários processos produtivos, e como gastos de consumo, quando o bem ou serviço for consumido no momento mesmo da produção ou do serviço que a empresa realizar. Dependendo da destinação do gasto de consumo, ele poderá converter-se em custo ou despesa.  Custo: São os gastos, não investimentos, necessários para fabricar os produtos da empresa. São os gastos efetuados pela empresa que farão nascer os seus produtos. Portanto, podemos dizer que os custos são os gastos relacionados aos produtos, posteriormente ativados quando os produtos objeto desses gastos forem gerados. De modo geral são os gastos ligados à área industrial da empresa. 13
  14. 14. Noção de Administração  Despesa: Bem ou serviço consumidos direta ou indiretamente para a obtenção de receitas.  Investimento: São todos os bens e direitos registrados no ativo das empresas para baixa em função de venda, amortização, consumo, desaparecimento, perecimento ou desvalorização. Assim , quando se comparam materiais, realiza-se um investimento em estoque. O consumo na fabricação de um produto ou na realização de um serviço gera um custo, assim como o consumo nas divisões administrativas ou de vendas gera uma despesa. Do mesmo modo, a aquisição de uma máquina gera um investimento no imobilizado. Pela depreciação teremos um custo ou despesa. Exemplificando, consideramos a compra de uma matéria-prima. A compra em si (a vista ou a prazo) é um gasto. Ao abastecer o estoque de matéria-prima, temos um investimento (pois o material ficará estocado até que seja requisitado para consumo, isto é, aplicado na produção de um bem). Ao requisita-lo do estoque e aplicá-lo na produção, temos a ocorrência do custo. Ao concluir o produto e estoca-lo para venda, temos novamente um investimento no estoque (estoque de produtos acabados). Para realizar a venda do produto, os gastos incorridos serão considerados despesas, como também os gastos incorridos na administração da empresa. Assim, os custos são a parcela do gasto ligado à produção, como mão-de-obra da área fabril (a mão-de-obra compreende qualquer funcionário de uma empresa que trabalhe no processo de fabricação ou em funções administrativas da divisão fabril. O custo da mão-de-obra corresponde à somatória dos gastos com salários e encargos sociais), matéria-prima (a matéria-prima compreende os materiais usados no processo de fabricação, transformados em produtos), aluguéis de prédios da fábrica, depreciação de máquinas e instalações fabris, energia elétrica consumida na fábrica, etc. Despesa é a parcela do gasto não ligado à produção, como mão-de-obra dos departamentos de administração e de vendas, comissões de vendedores, aluguéis de escritórios, depreciação de móveis e utensílios, manutenção e depreciação dos prédios administrativos, etc. Classificação dos Custos Os Custos são classificados de várias formas para atender às diversas finalidades para as quais são apurados. As duas classificações básicas compreendem aquelas que permitem determinar o custo de cada produto fabricado e o seu comportamento em diferentes níveis de produção em que uma empresa possa operar. a) Quanto aos produtos fabricados: para alocar os custos aos produtos, eles são classificados em Custos Diretos e Indiretos. b) Quanto ao comportamento em diferentes níveis de produção: para determinar os custos de vários níveis de produção, eles se classificam em Custos Fixos e Custos Variáveis. Custos Diretos e Custos Indiretos Como vimos anteriormente, todos os gastos ocorridos na divisão fabril são classificados como custos. Assim, matéria-prima, mão-de-obra, energia elétrica, depreciação, etc., e até mesmo o cafezinho e o material de higiene e limpeza consumido pela divisão fabril constituem custos. E, como os custos são apropriados aos produtos, é necessário estabelecer critérios para isto. A separação destes custos em diretos e indiretos vem ao encontro dessa necessidade. A regra básica para essa classificação é a seguinte: se for possível identificar a quantidade do elemento de custo aplicada no produto, o custo será direto. Se não for possível identificar a quantidade aplicada no produto, o custo será indireto. Os ternos Direto e Indireto são empregados com os seguintes sentidos: a) Direto: que a apropriação de um custo ao produto se dá pelo que efetivamente ele consumiu. No caso da matéria-prima, pela quantidade que foi efetivamente consumida e, no caso da matéria- prima, pela quantidade que foi efetivamente consumida e, no caso da mão-de-obra direta, pela quantidade de horas que foi efetivamente utilizada. 14
  15. 15. Noção de Administração Indiretos: que a apropriação de um custo ao produto ocorre por intermédio de rateio. Neste caso, o rateio descaracteriza a apropriação como direta. Para entender o que significa direto e indireto, suponha que um grupo de amigos resolva fazer uma comemoração qualquer em um restaurante. Todos se sentam à mesa e os pedidos são feitos. Ao término da confraternização há de ser feito um rateio do valor gasto entre os presentes. Para isso, pode-se usar como base de rateio o número de pessoas presentes (em que cada um contribuirá com o mesmo valor) ou outra base qualquer, como ratear proporcionalmente ao peso de cada um dos presentes, ou ratear pela idade e assim por diante. Caracteriza-se, dessa forma, a distribuição do valor gasto aos presentes de forma indireta, a base de rateio acordada procura “refletir” o que cada um deve ter consumido. Por outro lado, se cada um dos presentes sentasse em mesas diferentes e fossem, a cada um deles, identificados os seus gastos, estes seriam diretos. Assim, podemos dizer que:  Custos Diretos: são aqueles apropriados aos produtos conforme o consumo realizado. São exemplos clássicos de custos diretos, a matéria-prima (a matéria-prima classificada como custo direto corresponde aos materiais cujo consumo podemos quantificar no produto. Se não for possível a identificação da quantidade aplicada no produto, passa a ser um elemento de custo indireto. Por exemplo: os parafusos aplicados em uma carteira escolar serão custos diretos. Já a tinta ou a solda consumida, na cadeira, pelo fato de não se obter o consumo por unidade de produto fabricado, serão consideradas custo indireto) e mão-de-obra direta (a mão-de-obra direta compreende aos funcionários que atuam diretamente no produto, e cujo tempo gasto possa ser identificado, isto é, apontado no produto). Se outro elemento de custo tiver a medição do consumo no produto, o custo também será considerado como custo direto, por exemplo, a energia elétrica. Caso haja aparelhos medidores de consumo de energia nas máquinas e se houver o seu controle, este custo também será direto.  Custos indiretos: são aqueles apropriados aos produtos em função de uma base de rateio ou algum critério de alocação. Essa base de rateio deve guardar uma relação próxima entre o custo indireto e o objeto de custeio, evitando causar distorções no resultado final. São empregados como bases de rateio: horas apontadas de mão-de- obra, horas de máquinas utilizadas na fabricação dos produtos, quilos de matéria-prima consumida. Exemplo: custo de energia elétrica, o rateio pode ser feito proporcionalmente às horas de máquinas utilizadas, considerando que o consumo de energia tenha uma relação de causa e efeito muito próxima dessas horas. Custos Fixos e Custos Variáveis Para estudo do comportamento dos custos, as mesmas contas que antes foram classificadas em custos diretos e indiretos serão agora classificadas em custos fixos e custos variáveis. Essa classificação ocorre em função do comportamento dos elementos de custos em relação às mudanças que possam ocorrer no volume de produção. A idéia é a seguinte: a um certo nível de produção incorre- se em um montante de custos. Se este nível de produção aumentar ou diminuir, o consumo de alguns elementos acompanhará esta oscilação para mais ou para menos, e outros não. Veja o que pode acontecer quando alguém resolve montar uma fábrica com capacidade para processar mensalmente 10.000 kg de matéria-prima na fabricação de seu produto. Primeiramente se instala uma estrutura capaz de suportar esse volume de produção. Essa estrutura provoca a ocorrência de certos elementos de custos, tais como aluguel do prédio onde a empresa será instalada, depreciação de máquinas e equipamentos, funcionários etc. Nada produzido ou tendo sua produção entre 0 a 10.000 kg, estes custos serão os mesmos. São chamados custos fixos, isto é, ocorrem de qualquer maneira, pois serão eles que suportarão a estrutura da empresa. Quando a empresa produzir a primeira unidade 15
  16. 16. Noção de Administração de seu produto, passará a consumir matéria-prima, energia elétrica e outros custos decorrentes do ato de produzir. Esses serão os custos variáveis, cujos consumos serão maiores ou menores conforme o volume de produção. Eles ocorrem somente se houver produção. Para classificar um custo como fixo ou variável é preciso verificar como ele reage a alterações no volume de produção. Se o volume se alterar e o custo também, ele será variável, do contrário, será fixo. Assim, podemos dizer que:  Custos Fixos: são aqueles decorrentes da estrutura produtiva instalada da empresa, que independem da quantidade que venha a ser produzida dentro do limite da capacidade instalada. No exemplo citado, produzido entre 0 a 10.000 kg do produto, os custos fixos ocorrerão na mesma intensidade. Além de classificar os custos em fixos e variáveis, há duas outras classificações, chamadas de Custos Semivariáveis e Custos Semifixos.  Custos Semivariáveis: são aqueles que possuem em seu valor uma parcela fixa e outra variável. Isto é, têm um comportamento de custo fixo até certo momento e depois se comportam como custo variável. Esse caso ocorre com um elemento de custo que faz parte da estrutura da empresa (custo fixo) o qual, a partir de um certo volume de produção, passa a ter seu custo aumentado (comportamento de custo variável). Temos, como exemplo, a energia elétrica e a água. Se não houver utilização desses insumos ou se o consumo ficar abaixo de um mínimo estipulado pela companhia de energia elétrica e de água, paga-se uma taxa fixa (custo fixo). Conforme a utilização desses elementos cresce, o valor da conta se eleva (custo variável).  Custos Semifixos: são aqueles elementos de custos classificados de fixos que se alteram em decorrência de uma mudança na capacidade de produção instalada. No exemplo utilizado para os custos fixos, tendo a produção localizada entre 0 e 10.000kg do produto, esses custos ocorrerão na mesma intensidade. Caso haja crescimento do negócio, e se decide expandir a capacidade, passando para 15.000kg, poderá haver a necessidade de alugar mais outro galpão, adquirir novas máquinas, contratar novos funcionários etc. Os custos fixos agora nessa nova capacidade serão maiores. Se ocorrer um outro aumento da capacidade, o processo se repete. Como se vê, os custos fixos crescem em patamares. O oposto também ocorre, ou seja, reduzindo a capacidade de produção, tais custos serão reduzidos nos mesmos patamares. Outras Classificações de Custos  Custos de Transformação: correspondem aos custos incorridos para transformar a matéria-prima em produto. Compreendem os custos com a mão-de-obra direta e os custos indiretos de fabricação. Os custos de transformação são chamados também de custos de conversão.  Custos Primários: correspondem aos custos de matéria-prima e de mão-de-obra direta.  Custos de Produção: correspondem aos custos de matéria-prima e de mão-de-obra direta e custos indiretos. Bases para o Conhecimento de Custos Os custos devem refletir a empresa. São reflexos de atitudes, comportamentos, estruturas e modos de operar. Quanto mais estruturada for uma empresa, melhores serão os 16
  17. 17. Noção de Administração resultados encontrados. Quanto menos informações estiverem disponíveis, ou se a qualidade dessas informações não for das melhores, os resultados encontrados por certos serão deficientes. Por se tratar de um assunto que mistura simplicidade quanto aos objetivos e complexidade no tratamento dos dados, é necessário definir os objetivos que se pretende atingir ao estruturar um sistema de custeio. Assim, uma empresa apura seus custos para: a) atendimento de exigências legais quanto à apuração de resultados de suas atividades e avaliação de estoques;. b) Conhecimento dos seus custos para tomada correta de decisões e o exercício de controles. Para atender às exigências legais, a empresa precisa adequar seus métodos de apuração de custos aos princípios contábeis em conformidade com normas e legislações vigentes. Para a tomada de decisões, podem ser empregados métodos de apuração derivados daquele anterior, capaz de fornecer as informações que atendam às necessidades gerenciais da empresa. CLASSIFICAÇÃO DE MATERIAL O objetivo da classificação de materiais é definir uma catalogação, simplificação, especificação, normalização, padronização e codificação de todos os materiais componentes do estoque da empresa. A necessidade de um sistema de classificação é primordial para qualquer Departamento de Materiais, pois sem ela não pode existir um controle eficiente dos estoques, procedimentos de armazenagem adequados e uma operacionalização do almoxarifado de maneira correta. Simplificar material é, por exemplo, reduzir a diversidade de um item empregado para o mesmo fim. Assim, no caso de haver duas peças para uma finalidade qualquer, aconselha-se a simplificação, ou seja, a opção pelo uso de uma delas. Ao simplificarmos um material, favorecemos sua normalização, reduzimos as despesas ou evitamos que elas oscilem. Por exemplo, cadernos com capa, número de folhas e formato idênticos contribuem para que haja a normalização. Ao requisitar uma quantidade desse material, o usuário irá fornecer todos os dados (tipo de capa, número de folhas e formato), o que facilitará sobremaneira não somente sua aquisição, como também o desempenho daqueles que se servem do material, se este um dia apresentar uma forma e outro dia outra forma de maneira totalmente diferente. Aliado a uma simplificação é necessário uma especificação do material, que é uma descrição minuciosa e possibilita melhor entendimento entre o consumidor e o fornecedor quanto ao tipo de material a ser requisitado. A normalização, se ocupa da maneira pela qual devem ser utilizados os materiais em suas diversas finalidades e da padronização e identificação do material, de modo que tanto o usuário como o almoxarifado possam requisitar e atender os itens, utilizando a mesma terminologia. A normalização é aplicada também no caso de peso, medida e formato. Classificar um material então é agrupá-lo segundo sua forma, dimensão, peso, tipo, uso etc. A classificação não deve gerar confusão, ou seja, um produto não poderá ser classificado de modo que seja confundido com outro, mesmo sendo este semelhante. A classificação, ainda, deve ser feita de maneira que cada gênero e material ocupe seu respectivo local. Por exemplo: produtos químicos poderão estragar produtos alimentícios se estiverem próximos entre si. Classificar material, em outras palavras, significa ordená-lo segundo critérios adotados, agrupando-o de acordo com a semelhança, sem contudo, causar confusão ou dispersão no espaço e alteração na qualidade. 17
  18. 18. Noção de Administração Identificação de Material A identificação é o primeiro e o mais importante passo para a classificação do material e consiste na análise e no registro dos principais dados individualizadores que caracterizam e particularizam um item em relação ao universo de outros materiais existentes na empresa. Ela busca, portanto, estabelecer a identidade do material através da especificação das principais características do item. Entretanto, para especificar é necessário dispor de determinados dados que descrevam o material, de modo a identificá-lo perfeitamente. E nesta pesquisa e no registro dos elementos descritivos do material é que se resume o trabalho de especificação. Os elementos básicos necessários à especificação são: a) medidas; b) voltagem, amperagem etc; c) tipo de acabamento; d) material empregado na fabricação; e) normas técnicas; f) referências comerciais, compreendendo o número da peça, o número ou nome do modelo; g) especificação da embalagem; h) forma de acondicionamento; i) número e/ou nome do catálogo ou lista de peças (part list); j) cor; l) nome do fabricante; m) aplicação do material (identificação do equipamento ou da unidade em que é aplicado). A obtenção destes dados é feita através de consultas a catálogos ou listas de peças dos fabricantes e às normas técnicas existentes ou, até mesmo, pela visualização do material. Métodos de Identificação Quando a identificação é feita pela descrição detalhada do material, em que procuramos apresentar todas as particularidades ou características físicas que individualizam o material, independentemente da referência do fabricante (ou comercial), dizemos que o método adotado é o descritivo. O método Descritivo é utilizado para especificar os materiais que, para a sua identificação, necessitam de particularização descritivas ou que não apresentam referências comerciais que, de modo geral, por si só, já caracterizam e individualizam determinados tipos de material. No exemplo a seguir, vemos que ambos os itens apresentam a mesma referência comercial atribuída pelo fabricante - Ref. 1205. Se fôssemos especificar qualquer um dos itens, apenas, 18
  19. 19. Noção de Administração associando à sua nomenclatura (Lápis, Escritório) e número referencial, não estaríamos identificando nem um nem outro, porque o primeiro apresenta graduação 7 e o segundo, graduação 2, o que os torna diferentes. Na aplicação do método, devemos evitar, tanto quanto possível, uma certa tendência para o exagero de pormenores descritivos, que só contribuem para tornar mais volumoso e cansativo um catálogo de material. O método descritivo visa atribuir uma nomenclatura padronizada em toda a empresa, segundo regras específicas, que se constituem em orientação segura na determinação da descrição do material, devendo ser evitado o uso de gírias, expressões regionais, termos de sentido não técnico ou empregados em língua estrangeira, palavras que indicam a forma de apresentação do material ou marcas etc. A composição da nomenclatura padronizada constitui-se na associação das seguintes partes : - Nome básico - É a denominação mais simples ou primária do material e que se constitui no ponto de partida para a identificação. - Nome modificador - É a denominação complementar do nome básico e se destina a estabelecer a individualização de cada um dos itens portadores do mesmo nome básico. PAPEL, ALMAÇO Nomes básicos PAPEL, CORRESPONDÊNCIA Nomes modificadores PAPEL, EMBALAGEM Na determinação dos nomes modificadores, não existem regras fixas, podendo, entretanto, serem estabelecidos em função do (a): • Formato do material (ARRUELA, CÔNCAVA) 19 1205 .................... Referência Comercial ........................... 1205 Grafia ..................................Mina .................................Grafia 7................................... Graduação .................................. 2 Madeira....................... Revestimento ......................... Madeira Cilíndrico.......................... Formato .......................... Cilíndrico 8 mm............................ Diâmetro............................... 8 mm 175 mm..................... Comprimento ........................ 175 mm
  20. 20. Noção de Administração • Tipo do material (LÂMPADA., FLUORESCENTE) • Apresentação do material (SABÃO, BARRA) • Aplicação do material (DISCO, FREIO) • Composição do material (ÁGUA, MINERAL) Observamos, nos exemplos apresentados, que o nome básico aparece, sempre, separado do nome modificador por uma vírgula. A fim de possibilitar e facilitar a ordenação alfabética dos materiais, suprimimos as preposições, substituindo-as por vírgulas. Características Físicas São os dados relativos à composição, dimensão, tolerância, capacitância etc. de um item. Constitui-se em complemento do nome padronizado e formando, juntamente, com este, a descrição padronizada do material. Normalmente, estes elementos especificados são objetos de normas técnicas e/ou presentes nos manuais ou catálogos dos fabricantes. Identificação Auxiliar A identificação auxiliar, como parte constitutiva e complementar de uma descrição ou nomenclatura padronizada, aparece como informação opcional. Depende do lay-out de saídas do computador, podendo aparecer como elemento integrante da descrição ou como informação à parte. Ela é composta dos dados apresentados a seguir. Aplicação. É a informação que indica a que conjunto maior pertence o item. Embalagem. É a informação que indica o tipo de apresentação do invólucro do item. Em muitos casos, a embalagem é fator determinante de diferenciação de materiais que possuem os mesmos “nomes padronizados” e as mesmas "características físicas", mais apresentam invólucros ou, melhor dizendo, unidades de fornecimento diferentes. Referência Comercial. Corresponde ao número ou ao nome do material (código referencial) atribuído pelo fabricante, podendo, também, referir-se ao tipo e/ou ao modelo do item. Concluído o método descritivo de identificação, vejamos o segundo método: O Referencial. O método Referencial é forma de especificar um material que atribui uma descrição ou uma nomenclatura mais simplificada, apoiada, basicamente, na própria referência do fabricante. A nomenclatura referencial é usada em situações em que são desnecessários maiores detalhamentos para a identificação, aquisição e controle do material, tendo como suficiente, a referência do fabricante para a sua caracterização e individualização. Este código, referenciado 20
  21. 21. Noção de Administração como part-number, é, na realidade, o próprio número de estoque do fabricante, com base, no qual, os pedidos são feitos. A importância de uma boa identificação, seja através de qualquer um dos métodos apresentados, contribui, de forma significativa, para a movimentação de material, seu controle, localização, registro em computador, compra e obtenção pelo usuário. Por outro lado, a má identificação, devido à especificação incorreta ou incompleta, possibilita a ocorrência de: duplicidade de números de estoque, divergências de saldos físicos, sobrecarga nas áreas de estocagem, controles duplos, estatísticas de consumo falhas e aumento de trabalho no órgão de classificação. Codificação De Material Depois de realizada a identificação do material, o passo subseqüente consiste na atribuição de um código representativo dos elementos identificados do item que simboliza a identidade do material. A atribuição do código visa a simplificar e facilitar as operações na empresa, uma vez que todo um conjunto de dados descritivos e individualizadores do material é substituído por um único símbolo representativo. O código torna-se tanto mais necessário quanto maior for o universo e a diversificação dos itens existentes e transacionados na empresa. O registro e o controle, principalmente, das transações de material, com base, apenas, na nomenclatura do item, tornam-se impraticáveis e perigosos. Existem três tipos de codificações usados na classificação de material: alfabético, alfanumérico e numérico. Independentemente, deste aspecto, com o incremento do processamento de dados, tornou- se obrigatória a introdução de códigos que possibilitem a entrada e o registro de dados em computador. No sistema alfabético o material é codificado segundo uma letra, sendo utilizado um conjunto de letras suficientes para preencher toda identificação do material; pelo seu limite em termos de quantidade de itens e uma difícil memorização, este sistema está caindo em desuso. O sistema alfanumérico é uma combinação de letras e números e permite um número de itens em estoque superior ao sistema alfabético. Normalmente é dividido em grupos e classes, assim: O sistema numérico é o mais utilizado pelas empresas, pela sua simplicidade e com possibilidades de itens em estoque e informações incomensuráveis. Suponhamos que uma empresa utilize a seguinte classificação para especificar os diversos tipos de materiais em estoque: 01 - matéria-prima 02 - óleos, combustíveis e lubrificantes 03 - produtos em processo 21 AC - 3721 código indicador classe grupo
  22. 22. Noção de Administração 04 - produtos acabados 05 - material de escritório 06 - material de limpeza Podemos verificar que todos os materiais estão classificados sob títulos gerais, de acordo com suas características. É uma classificação bem geral. Cada um dos títulos da classificação geral é submetido a uma nova divisão que individualiza os materiais. Para exemplificar tomemos o titulo 05 - materiais de escritório, da classificação geral, e suponhamos que tenha a seguinte divisão: Material de Escritório 01 - lápis 02 - canetas esferográficas 03 - blocos pautados 04 - papel carta Devido ao fato de um escritório ter diversos tipos de materiais, esta classificação torna-se necessária e chama-se classificação individualizadora. Cadastramento De Material Após a identificação, seja pelo método descritivo ou pelo método referencial, e em seguida à atribuição do código, o material é cadastrado. O cadastramento visa, portanto, ao registro em computador, dos dados identificadores do material e do código por que será conhecido o item na empresa, além evidentemente de outras informações referentes ao material, como a unidade de fornecimento, por exemplo. É o passo necessário à emissão das listagens de material, que servem de base para a confecção e distribuição de catálogos para consulta e referências dos órgãos envolvidos, direta ou indiretamente, com o Sistema de Material da empresa. A forma pela qual se processa o cadastramento (inclusões) é feita através de preenchimento e emissão de formulários próprios da entrada em computador, para processamento das informações e dos dados dos materiais. De posse deste formulário, o setor encarregado digita estes dados no sistema. Catalogação De Material A catalogação é a última fase do processo de Classificação de Material e consiste em ordenar, de forma lógica, todo um conjunto de dados relativos aos itens identificados, codificados e cadastrados, de modo a facilitar a sua consulta pelas diversas áreas da empresa. 22
  23. 23. Noção de Administração Visa, portanto, à consolidação, em publicações específicas, de todo um acervo de informação e dados dos itens cadastrados na empresa. De sistema para sistema de classificação, as publicações variam de acordo com as necessidades e a seleção de informações e em função dos programas e lay-out de saídas de computador. O importante, na catalogação, é usar de simplicidade, objetividade e concisão dos dados gerados, bem como, ainda, permitir o fácil acesso e rapidez na pesquisa. Uma publicação que obriga a uma certa demora na consulta e localização do dado procurado está deixando de cumprir seus objetivos, que são basicamente, os que seguem: a) Fazer com que o usuário saiba, com certeza, o item que deseja requisitar, a fim de que não lhe seja fornecido um material diferente, por não ter sido, suficientemente, claro no que especificou. A função do almoxarifado e do órgão de compras não é adivinhar o que o órgão usuário pretende. b) Facilitar aos órgãos de compra a obtenção correta do material. c) Evitar que itens já cadastrados sejam, novamente, incluídos no catálogo com outros códigos. d) Possibilitar a conferência dos dados de identificação dos materiais colocados nos documentos e formulários do Sistema de Material. Basicamente, existem duas situações de localização dos dados de um item no catálogo: - é conhecida, apenas, a nomenclatura do material ou, então, somente, a referência do fabricante. Comparativamente, a estas situações, a. localização do telefone ou do endereço de um assinante resume-se nos seguintes casos: a) É conhecido, apenas, o número do telefone. Não se sabe o nome (completo) e nem o endereço do assinante. Para chegar a esta última informação, por exemplo, é preciso consultar dois catálogos: através do catálogo de número dos Telefones (catálogo específico e não publicado), chegamos ao nome do assinante. Conhecido o seu nome, conseguimos o seu endereço através do Catálogo de Assinantes. b) É conhecido, apenas, o nome (completo) do assinante, não se sabendo o número de seu telefone e nem o seu endereço. Para se obter qualquer uma destas informações, basta consultar o Catálogo de Assinantes. c) É conhecido, apenas, o endereço do assinante. Desconhece-se o seu telefone e o seu nome. Para obter qualquer uma destas informações, basta procurar no Catálogo de Endereços. Da mesma forma, os catálogos de material devem oferecer opções na localização de qualquer informação prevista pelo sistema a respeito do material desejado, a partir do conhecimento da nomenclatura o item ou, somente, com base na referência do fabricante que, em muitos casos, vem impresso na própria peça. No primeiro caso, uma 1istagem alfabética, organizada em ordem crescente por nome básico, já é suficiente para conhecermos a nomenclatura oficial do material, o seu número de estoque e/ou a referência do fabricante. A segunda situação demanda na emissão de uma listagem ordenada alfanumericamente por ordem crescente de código (part number), de modo que, a partir do conhecimento desta informação, cheguemos, igualmente, ao número de estoque e/ou nomenclatura do item. Além destas listagens básicas de material, outras de natureza mais específica podem a ser emitidas de acordo com a conveniência ou necessidade do sistema, como por exemplo, uma lista de changes. Seria uma relação cruzada, produzida pelo sistema para informar aos seus usuários o part number que deverá substituir o anteriormente cadastrado, devido à sua alteração pelo próprio fabricante. 23
  24. 24. Noção de Administração CUSTOS DE ESTOQUE Todo e qualquer armazenamento de material gera determinados custos que são: • Juros; • Depreciação; • Aluguel; • Equipamentos de movimentação; • Deterioração; • Obsolescência; • Seguros; • Salários; • Conservação. Todos eles podem ser agrupados em diversas modalidades: • Custos com pessoal (salários, encargos sociais); • Custos de capital (juros, depreciação); • Custos com edificação (aluguel, impostos, luz, conservação); • Custos de manutenção (deterioração, obsolescência, equipamento). Existem duas variáveis que aumentam estes custos: • Quantidade em estoque. • Tempo de permanência em estoque. Todos estes custos relacionados podem ser chamados de custo de armazenagem. são calculados baseados no estoque médio e geralmente indicados em percentual (%) do valor em estoque (fator armazenagem). Os custos de armazenagem são proporcionais á quantidade e tempo que um item de material permanece em estoque. Custo de Armazenagem ( I ) Motivado pela concorrência entre es empresas, têm-se dedicado intensa atenção á minimização de custos. Entre os tipos de custo que afetam a rentabilidade da empresa, o custo de estocagem ou armazenamento se coloca entre eles. Anos atrás o foco principal era dado á produção, relegando à segundo plano as atividades ligadas a guarda, a movimentação e a estocagem de materiais. Através da ordem mundial após a segunda guerra , ou seja, a elevação da atividade industrial, início da era da automação, aumentando-se a produção com considerável baixa nos custos de fabricação. 24
  25. 25. Noção de Administração Verificou-se que os custos decorrentes de armazenagem representavam grande entrave para a concorrência entre as empresas, representando o meio de eficiência de diminuir consideravelmente os custos globais da empresa. Fórmula para cálculo de custo de armazenagem: Custo de armazenagem = (Q/2)x t x p x i Onde: Q = quantidade de material em estoque no tempo considerado. P = preço unitário do material. I = taxa de armazenamento, expressa geralmente em porcentagem do custo unitário (*) T = tempo considerado de armazenagem. (*) Não ha impedimento para que seja expresso em valores unitários. 2) O preço unitário deve ser considerado constante no período analisado. Se não for, deve ser tomado um valor médio. o valor de “I” — taxa de armazenamento — é obtido através da soma de diversas parcelas. assim temos: a) Taxa de retorno de capital IA = 100 x LUCRO VALOR ESTOQUES. O capital investido na compra do material armazenado deixa de render juros. b) Taxa de armazenamento físico IB = 100 x SxA CxP Onde: s = área ocupada pelo estoque a = custo anual do m2 de armazenamento c = consumo anual p = preço unitário Portanto, CxP = valor dos produtos estocados. c) Taxa de seguro IC = 100 x CUSTO ANUAL DO SEGURO VALOR ESTOQUE EDIFICIOS . . . . + d) Taxa de transporte, manuseio e distribuição ID = 100 x DEPRECIACAO ANUAL DE EQUIPAMENTO VALOR DO ESTOQUE . . . . . e) Taxa de obsolescência 25
  26. 26. Noção de Administração IE = 100 x PERDAS ANUAIS POR OBSOLESCENCIA VALOR DO ESTOQUE . . . . . f) Outras taxas Taxas como: Água, luz, etc... 1F = 100 X DESPESAS ANUAIS VALOR DO ESTOQUE . . . Conclui-se que a Taxa de Armazenamento é: I = Ia + Ib + Ic + Id + Ie + If Os valores acima, podem ser obtidos pela contabilidade ou utilizar valores mencionados no último balanço, sem a preocupação de precisão. Para determinação do valor da taxa de armazenagem devem-se levar em conta os tipos de materiais estocados. Em certas empresas, algumas parcelas de “I” tem um peso tão grande que torna desnecessário o cálculo da outra. Por exemplo: 1) Para algumas empresas a taxa de retorno de capital e a de seguro são as mais importantes por se referirem a materiais de grande valor. é o caso de joalherias, empresas que trabalham com materiais eletrônicos, etc. 2) Para outras o espaço ocupado é o fator que pesa mais. por exemplo, as que trabalham com espuma de poliuretano e papel. 3) Para outras, ainda, é a segurança o mais importante, razão pela qual suas taxas de seguro são altas (caso de empresas que trabalham essencialmente com inflamáveis e explosivos). Custo de Pedidos (B) É o custo em ($) de um pedido de compra. Para calcularmos o custo anual de todos os pedidos colocados no período de um ano é necessário multiplicarmos o custo de cada pedido pelo numero de vezes que, em um ano, foi processado. Se ( n ) for o número de pedidos efetuados durante um ano, o resultado será: Custo Total Anual de Pedidos = B x N O total das despesas que compõem o Custo Anual de Pedidos são: a) Mão-de-obra — Para emissão e processamento b) Material — Utilizado na confecção do pedido ( papel, lápis, borracha, envelope, etc.) 26
  27. 27. Noção de Administração c) Custos Indiretos — Despesas ligadas indiretamente com o pedido ( telefone, luz, escritório de compra, etc.) Após a apuração anual destas despesas teremos o custo total anual dos pedidos. Para calcular o custo unitário. é só dividir o cta pelo número total anual de pedidos. Custo total anual de pedidos (cta) B = ——————————————————— = Custo Unitário do Pedido Número anual de pedidos (n) cta Logo n = ——— b LOTE ECONÔMICO Introdução A decisão de estocar ou não determinado item é básica para o volume de estoque em qualquer momento. ao tomar tal decisão, há dois fatores a considerar: 1) É econômico estocar o item ? 2) É interessante estocar um item indicado como antieconômico a fim de satisfazer um cliente e, portanto, melhorar as relações com ele ? O primeiro fator pode ser analisado matematicamente. em geral, não é econômico estocar um item se isso excede o custo de comprá-lo ou produzi-lo. também pode ser demonstrado que não é econômico estocar itens quando as necessidades dos clientes, ou a média de consumo da produção, tenham um excesso correspondente à metade da quantidade econômica do pedido. Com a finalidade de prestar o melhor serviço ao cliente, mesmo em condições antieconômica para a empresa, torna-se necessário a criação de estoques de determinados itens, com o intuito de não criar uma ruptura para o cliente. Quanto deve ser comprado ou produzido de cada vez ? Existem custos que aumentam a medida que a quantidade do material pedido aumenta, porque em média, considerando consumo uniforme, metade da quantidade pedida estará em estoque. tais custos são aqueles vinculados a armazenagem dos materiais, incluindo espaço, seguro, juros, etc. Existem custos que diminuem a medida que a quantidade de material pedida aumenta, com a distribuição dos custos fixos por quantidade maiores. No gráfico abaixo podemos perceber um aumento dos custos de armazenagem à medida que a quantidade dos produtos comprados ou produzidos aumenta, devido à maior quantidade que deve ser armazenada. a curva mais baixa indica o custo total para encomendar material, o qual diminui à medida que aumenta a quantidade de produtos pedidos de uma só vez. 27
  28. 28. Noção de Administração Esta redução se deve ao fato de que poucos pedidos terão de ser emitidos durante determinado espaço de tempo e, como resultado, haverá despesas menores de emissão de pedidos de compra. a curva superior representa o custo total do estoque que é obtido adicionando-se os custos de armazenagem aos custos de pedido. Distribuição Física A logística de distribuição trata das relações empresa-cliente-consumidor, sendo responsável pela distribuição física de matéria prima, produto em processo e produto acabado até o ponto de seu consumo e deve assegurar que os pedidos sejam pontualmente entregues, precisos e completos. Distribuição física é fazer o produto chegar aos consumidores, isto é, ligar a empresa aos seus clientes. • ode usar depósitos para executar tarefas industriais simples. Postergação de Transporte: • Produtos acabados apenas em poucas facilidades centrais até pedido ser realizado pelo consumidor; uma vez iniciado processo logístico, a entrega é feita por sistema direto. • Baseado em sistema de informações logístico capaz de transmitir pedidos com alta precisão e velocidade. • Conforme o caso, posterga-se a fabricação do produto até chegada de pedido. • Exemplo: sistema EDI + entrega rápida; esquemas interorganizacionais: Sears + Whirlpool = tempo de resposta para entrega de geladeiras de 5 dias. Consolidação de Carga: É a técnica de otimização do transporte visando unicamente a diminuição do Custo total logístico de transporte, consiste em “puxar” os produtos dos fornecedores para um local que consolida e então movimentá-lo até o cliente final. Este tipo de armazém pode ter objetivo somente de consolidação sem manter nenhum estoque. • Conseguir economia de escala em transporte; • Consolidação por área geográfica: • Entrega consolidada em local intermediário e posterior distribuição; • Segurar entregas até surgir volume mínimo; • Juntar-se a outras empresas e formar um “pool”. • Distribuição programada: • Limitar entrega a dias predeterminados • “Pool” de empresas para distribuição. • Há limites para consolidação: última fase pode ser justamente a entrega de carga parcelada. Localização de Depósitos Uma rede logística pode ser uma interação complexa dos pontos de: fornecimento, estocagem e demanda final. As decisões sobre localização envolvem dois níveis de pensamento. Primeiro, uma localização geral precisa ser determinado com base nas considerações de custo e serviço. Em seguida isto pode ter um ajuste fino utilizando seleção de locais dentro da área geralmente definida. São varáveis intrínsecas a um problema de localização as questões relativas a: • Número de depósitos • Local geográfico 28
  29. 29. Noção de Administração • Dimensionamento A decisão é baseada em critérios: • Qualitativos • Quantitativos Critérios qualitativos: São utilizados quando as varáveis são de difícil quantificação e o não cumprimento de um critério pode desqualificar uma alternativa de qualificação. Muitos critérios qualitativos se relacionam com questões ambientais e geralmente podem ser feitas em forma de perguntas. Tais como: • Existe mão-de-obra qualificada e em quantidade suficiente? • mercado de transporte pode suprir as necessidades? • Existe infra-estrutura de transportes? • Existe infra-estrutura Urbana e de serviços (telecomunicações, bancos, manutenção, hospitais, restaurantes, etc.) ? • Há disponibilidade no que tange a utilidades e energia? • Existem terrenos disponíveis? • O mercado de construção civil é adequado? • Existem facilidades para alugar? • Como é a topologia dos mercados de fornecedores e de consumo? Muitas vezes, a avaliação desses critérios já oferece um conjunto de alternativas de localização bastante “enxuto”. Critérios quantitativos: São tomada decisões baseadas em informações relativas a clientes e fornecedores, inclui-se a estas, a demanda por produtos, necessidades de insumos para o processo fabril e as distancias e tempos em relação ao mercado fornecedor e consumidor. • Utiliza-se modelos matemáticos para a determinação dos locais: conhecimento de pesquisa operacional e uso de computadores são requisitos básicos • Existem diversos modelos de otimização, onde o objetivo é minimizar o custo total; • Em muitos destes modelos, algumas parcelas de custo não são levadas em conta explicitamente, devendo ser agregadas exogenamente aos custos calculados pelos modelos para a avaliação das alternativas; • O nível de serviço geralmente é considerado como restrição. Por exemplo, tempo ou distância máxima do depósito ao fornecedor; • Normalmente trabalha-se com produtos agregados, não item a item (pela própria natureza da decisão); • O modo de transporte pode ser uma variável, pois os custos dos diversos modos podem ser determinados. INVENTÁRIO FÍSICO 29
  30. 30. Noção de Administração Uma empresa de porte, decididamente organizada tem uma estrutura de Administração de Materiais com políticas e procedimentos claramente definidos. Assim sendo uma das suas funções é a precisão nos registros de estoques; então, toda a movimentação do estoque deve ser registrada pelos documentos adequados. Considerando que o almoxarifado ou depósito tem como uma das funções principais o controle efetivo de todo estoque, sua operação deve ir ao encontro dos objetivos de custo e de serviços pretendidos pela alta administração da empresa. Periodicamente a empresa deve efetuar contagens físicas de seus itens de estoque e produtos em processo para verificar: a) Divergências em valor, entre o estoque físico e o estoque contábil. b) Divergências entre registros e o físico (quantidade real na prateleira). c) Apuração do valor total do estoque (contábil) para efeito de balanços ou balancetes. Neste caso o inventário é realizado próximo ao encerramento do ano fiscal. d) Avaliar o cumprimento de normas e técnicas de armazenamento e de segurança das instalações. e) Avaliar o grau de eficiência das operações de controle e armazenamento de material. f) Apurar indícios de desvios de material. g) Regularizar situações caóticas decorrentes de sinistros havidos com o material estocado nos almoxarifados ou da perda de informações. Classificação Do Inventário De Estoque O inventário Classifica-se quanto a: a – modalidade b – freqüência c – abrangência d – método Quanto a modalidade, o inventário pode ser: a – Normal – É aquele realizado rotineiramente, decorrente da normal operação do Sistema de Material. b – Especial – É aquele realizado para atender uma solicitação especifica, para averiguação de falta, extravio ou desvio de materiais, perda parcial de registros ou outros motivos que justifiquem sua realização. Quanto a freqüência, o inventário pode ser: a – Anual – É aquele realizado, obrigatoriamente, ao final do exercício Financeiro. 30
  31. 31. Noção de Administração b – Periódico – É aquele realizado, segundo cronograma pré-estabelecido, em vários períodos do Exercício Financeiro. c – Rotativo - É aquele realizado, permanentemente, durante todo o Exercício Financeiro, de forma a abranger até o final do ano a totalidade dos itens estocados. Quanto à abrangência, o inventário pode ser: a – Geral - É aquele realizado para todos os itens, sem exceção, armazenados nos almoxarifados. b – Parcial - É aquele realizado para um determinado item ou um conjunto de materiais armazenados nos almoxarifados. Quanto ao método, o inventário pode ser realizado com: a – Armazém Aberto – É aquele em que as transações de recebimento e fornecimento são efetuadas, normalmente, durante o inventário e sem prejuízo da contagem. b – Armazém Fechado – É aquele em que as transações de recebimento e fornecimento permanecem suspensas enquanto é efetuada a contagem, exceto nos casos de emergência. Preparação e Planejamento Para o Inventário Convencional Um bom planejamento e preparação para inventário é imprescindível para a obtenção de bons resultados. Deverão ser providenciados: a) Folhas de convocação e serviços, definindo os convocados, datas, horários e locais de trabalho. a) Fornecimento de meios de registro de qualidade e quantidade adequada para uma correta contagem. b) Reanálise da arrumação física. c) Metodologia para inicio do inventário e treinamento d) Atualização e análise dos registros f) Equipe de corte para documentação e movimentação de materiais a serem inventariados. Atualização e registros de estoques Todas as entradas e saídas e conseqüentemente saldos dos itens deverão estar obrigatoriamente atualizados até a ata do inventário. O responsável pela atualização do estoque, terá incumbência de assegurar que todos os tipos de documentos utilizados para registrar o movimento foram considerados. Os emitentes dos documentos ou o almoxarifado que implicam movimentação do estoque deverão carimbar com “Antes do Inventário” os documentos emitidos um dia antes da data de contagem e da mesma forma serão identificados com “Depois do Inventário” os documentos que registrem o movimento de itens emitidos no dia seguinte ao inventário; o saldo atualizado no sistema de controle de estoque será bloqueado para movimentação. sendo essa a quantidade disponível na data de inventário. Este saldo será utilizado como estoque para fins de reconciliação com o inventário físico e eventual reajuste. 31
  32. 32. Noção de Administração Contagem do estoque Todo item do estoque, sujeito ao inventário será contado necessariamente duas vezes. A primeira contagem será realizada pela 1° equipe, a qual poderá efetuá-la imediatamente após ter fixado ao lote o cartão de inventário. Feitas as anotações de contagem na primeira parte do cartão, o executor da contagem o entregará ao responsável pela primeira contagem, o qual os entregará, por sua vez, ao responsável pela segunda contagem. A segunda equipe analogamente registrará o resultado de sua contagem na segunda parte do cartão, entregando-o depois ao coordenador de inventário. Se a primeira contagem conferir com a segunda contagem, o inventário para este item está correto; no caso de não conferir, faz-se necessário uma terceira contagem por outra equipe, diferente das que contaram anteriormente. A tala identificadora do lote permanecerá afixada ao material como prova de que ele foi contado. Esta poderá ser retirada somente após o término do inventário. Reconciliações e Ajustes Os setores envolvidos nos controles de estoque deverão providenciar justificativas para as variações ocorridas entre os estoque contábil e o inventariado. O departamento de controle de estoque providenciará a valorização do inventário em um mapa chamado "Controle das Diferenças de Inventário" como se vê na figura a seguir; será assim efetuada a somatória dos valores contábil, físico, diferenças "a mais", diferenças "a menos" e diferença global. Dentro da política da empresa, os percentuais de diferenças podem ser aceitos ou não, como regra geral para os itens classe A, não devem ser aceitos ajustes de inventários, procurando sempre justificar o motivo da diferença. Contabilidade e Orçamento Empresarial A contabilidade e o orçamento empresarial apresentam uma estrutura semelhante, o que nos leva a crer, inicialmente, que ambas possuem os mesmos objetivos. Ao contrário, são duas atividades distintas, que possuem objetivos diferentes, o que nos força a comparar os objetivos de cada uma delas. Inicialmente, a Contabilidade possui um importante papel fiscal, que exige dela obediência total a determinados procedimentos legais. Segundo, por lidar com “fatos reais ocorridos”, a contabilidade, em princípio, não admite múltiplas interpretações. Já o orçamento, por ter uma função essencialmente gerencial, não está sujeito de forma integral às especificações legais e contábeis. Por lidar com o futuro e suas incertezas, o orçamento está sujeito a receber múltiplas interpretações, às vezes até absurdas. Por fim, a contabilidade permite um grau de detalhamento, em geral, muitas vezes maior do que aquele recomendado para o orçamento - que apenas dá uma interpretação monetária aos grandes rumos traçados pelos planos de negócios da empresa. Apesar dessa distinção entre os processos de orçamento e contabilidade, o desenvolvimento do orçamento exige intensa interação entre os dois, pois a contabilidade fornece importantes informações para os encarregados da elaboração e implementação dos orçamentos, como por exemplo alíquotas de impostos, custos de produtos e mercadorias vendidas, taxas de encargos sociais, depreciação, imposto de renda e outros custos e despesas que terminam por influenciar no resultado operacional da empresa. A Comunicação no Orçamento O orçamento não deve ser visualizado como a mera elaboração de um relatório anual, para uma única previsão financeira do exercício. Ao contrário, é uma ferramenta dinâmica que deve ser utilizada com freqüência para manter sempre atualizados os planos desenvolvidos pelos encarregados das despesas das organizações dentro de um determinado período de tempo, seja ele um mês, trimestre, semestre ou ano. Ao integrar as operações totais dos diferentes departamentos da empresa - 32
  33. 33. Noção de Administração Administrativo, Comercial, Marketing, Produção, Distribuição, Estoque, etc. -, o orçamento impõe um intenso relacionamento entre esses departamentos, onde cada encarregado de despesa deve negociar constantemente a sua verba para que possa atingir as metas desejadas pela empresa. Exige também a discussão dos investimentos necessários em cada departamento bem como a origem das verbas disponíveis para financiar esses investimentos, que não fazem parte das operações corriqueiras da empresa. A manutenção do orçamento exige reuniões periódicas de controle, onde será avaliado o desenvolvimento das operações previstas pelo planejamento. Devem estar presentes nessas reuniões todos os interessados pelas áreas envolvidas pelo orçamento. Será discutido nessa reunião o andamento das operações previstas, comparando o resultado obtido com o desempenho esperado, especialmente apresentando as possíveis falhas orçamentárias, remanejando a verba disponível em uma operação para possíveis áreas carentes de mais verbas. Enfim, esse instrumento exige uma intensa e constante discussão, apresentando os resultados e renegociando a verba disponível para cada área da organização. Premissas e Fontes de Informações O desempenho de uma organização não pode ser atribuído a apenas um pequeno número de detalhes operacionais internos. Na verdade, o resultado obtido por uma empresa em determinada época se deve a uma relação de fatores internos e externos (cenário de negócios). A preparação das projeções orçamentárias das empresas pressupõe uma certa visão de futuro, ou seja, é necessária a formulação de hipóteses, com determinadas premissas acerca do desenvolvimento desse cenário de negócios. Como estará a inflação (demônio que assombrou as empresas nacionais por anos)? Como estará o poder aquisitivo da clientela ? Os custos de matéria prima e mão de obra? O que fará a concorrência? Questões como estas precisam receber respostas antes sejam preparados os orçamentos. As premissas podem ser agrupadas em dois grandes conjuntos: Premissas Internas e Premissas Externas. As primeiras dizem respeito a fatores internos à organização:  Capacidade de Produção;  Custos de Produto;  Objetivos e Metas;  Capacidade Competitiva; etc. As premissas de ordem externa se referem a indicadores relativos à economia, em geral, e aos mercados ligados aos negócios da empresa, de forma específica. Destacam-se os indicadores econômicos relativos à:  Inflação;  Taxa de Juros;  Políticas Salariais;  Crescimento dos Mercados;  Investimentos dos Governos;  Política Cambial; entre outros. São essas premissas que vão fornecer aos planejadores uma visão geral do cenário ao qual a empresa se adaptará, indicando as tendências de crescimento ou recessão que serão enfrentadas pelas empresas no período seguinte. Elas podem surgir tanto da experiência da empresa quanto de informações externas a ela. 33
  34. 34. Noção de Administração Despesas Operacionais Nas despesas operacionais serão incluídas as Despesas Administrativas e Comerciais da empresa. A projeção das Despesas Administrativas inclui itens alocáveis à área administrativa, como:  Salários e encargos do Pessoal Administrativo;  Depreciação de móveis e instalações;  Manutenção e Conservação;  Luz;  Água;  Telefone;  Locação de Equipamentos Administrativos (Xerox, máquinas de escrever, etc.)  Aluguéis e seguros. A projeção das Despesas Comerciais inclui itens alocáveis à área comercial, tais como:  Despesas com Pessoal;  Comissões de Vendedores, Agentes e Distribuidores;  Gastos com Promoção, Propaganda e Publicidade;  Provisão para Devedores Duvidosos, etc. Qualquer conta de qualquer um dos quadros do Orçamento Operacional pode exigir a preparação de uma ou mais Planilhas Auxiliares. Essa decisão depende do grau de detalhamento e precisão que se deseja imprimir ao Orçamento Empresarial como um todo. Mais uma vez lembramos tratar-se de uma questão de equilíbrio e bom senso. È tão ilusória a idéia de precisão por conta de “detalhes”, como é temerário dar “chutes grosseiros” que se revelarão igualmente de pouca utilidade para a gestão eficaz da empresa. Considerações de Desdobramento Para a elaboração do Orçamento de Resultados, pode-se elaborar quantas planilhas auxiliares quanto for necessário, para permitir maior clareza às informações utilizadas, desdobrando as contas apresentadas aqui em quantas forem necessárias para a empresa. O mesmo é válido para os outros tipos de Orçamento. A estrutura do Orçamento de Investimentos revela o rol de valores a serem aplicados em itens do Ativo Permanente e indica a origem dos capitais necessários para suportar os investimentos previstos. É usual também uma indicação do programa de amortização dos empréstimos contraídos com terceiros. As contas de investimento são as mesmas que formam o Ativo Permanente das empresas, ou seja:  Terrenos;  Construções;  Maquinário;  Instalações; 34
  35. 35. Noção de Administração  móveis e Equipamentos;  Veículos, entre outras Os recursos próprios têm origem nos lucros acumulados, realizados e/ou projetados - mantidas margens de segurança adequadas. Os recursos de terceiros podem vir de empréstimos de longo prazo, emissão de títulos, aumento de capital, venda de patrimônio ocioso, etc. Potencial de Vendas e Níveis de Investimento O volume de investimentos a ser realizado pela empresa depende de uma série de considerações, tais como:  necessidade de repor e/ou atualizar itens (instalações, ferramentas, equipamentos, etc.) do ativo existente;  necessidade de ampliar a capacidade de produção para atender aumentos na demanda;  capacidade da empresa em suportar, com recursos próprios ou de terceiros, determinado nível de investimento. Amortização dos Empréstimos É prática comum apresentar logo no Orçamento de Investimentos os valores referentes ao pagamento de encargos financeiros e amortizações do principal de empréstimos obtidos de terceiros. Estes valores são utilizados nas projeções do Orçamento de Caixa, objeto do módulo IV à seguir. Este módulo apresenta o Orçamento de Caixa terceira peça básica do Orçamento Operacional da empresa. Estrutura do Orçamento de Caixa O Orçamento de Caixa consolida as projeções das Entradas e Saídas de numerário. As contas dos Orçamentos de Resultado e de Investimento são contas operadas pelo regime contábil de competência, ou seja, os valores investidos ou gastos em uma determinada data não exigem, necessariamente, que sejam desembolsados nessa mesma data. O Orçamento de Caixa, diferentemente, utiliza o regime de caixa, ou seja, apresenta em suas contas as operações financeiras realizadas no período. Portanto é para se ter uma visão antecipada dos efeitos provocados pelas receitas, despesas e investimentos no caixa (ou nas disponibilidades) da empresa que se prepara o Orçamento de Caixa, cuja estrutura reflete a equação fundamental de caixa (Saldo, entradas, saídas e saldo final). A Equação Fundamental do Caixa A equação fundamental do equilíbrio do caixa é determinada pelas seguintes relações:  Saldo Inicial  ( + ) Entradas ou Ingressos  ( - )Saídas ou Desembolsos  ( = ) Saldo Final 35

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