Ръководство за потребителя на Team Aspects (версия 3.0)

2. 1 Copyright © 2010-2012 Бизнес Аспекти КРАТКО РЪКОВОДСТВОЗА РАБОТА С TEAM ASPECTS Официален сайт на Team Aspects: http://www.teamaspects.comОбщи условия за ползване на продукта: http://teamaspects.com/bg/terms Skype: TeamAspects E-mail за поддръжка и въпроси: support@teamaspects.com Tелефон на потребителя: 0700 11 040 Ръководство на потребителя Team Aspects

3. 2 Copyright © 2010-2012 Бизнес АспектиСъдържаниеI. Речник ..................................................................................................................................... 5II. Основен изглед на Team Aspects.............................................................................................. 6III. Предварителни настройки на продукта ................................................................................... 71. Настройки на потребителския профил ..................................................................................... 72. Фирмени настройки................................................................................................................. 8IV. Работа с Потребители .............................................................................................................. 91. Създаване на потребител ........................................................................................................ 92. Създаване на служител .......................................................................................................... 103. Създаване на външно лице.................................................................................................... 12V. Работа с Проекти ................................................................................................................... 131. Създаване на проект .............................................................................................................. 132. Създаване на копие на проект ............................................................................................... 143. Детайли на проект ................................................................................................................. 154. Групи проекти ........................................................................................................................ 19VI. Работа с Дейности ................................................................................................................. 211. Създаване на дейност ............................................................................................................ 212. Редактиране на дейност ........................................................................................................ 233. Детайли на дейности ............................................................................................................. 264. Работа с филтри в дейности ................................................................................................... 28VII. Моите задачи ........................................................................................................................ 29VIII. Работа с Дискусии .................................................................................................................. 311. Създаване на дискусия .......................................................................................................... 312. Редакция на дискусия ............................................................................................................ 313. Работа с дискусии .................................................................................................................. 31IX. Мобилна Версия .................................................................................................................... 33 Ръководство на потребителя Team Aspects

4. 3 Copyright © 2010-2012 Бизнес Аспекти1. Моите задачи ........................................................................................................................ 332. Уведомления ......................................................................................................................... 353. Специфичност при работата с мобилна версия ...................................................................... 37X. Допълнителна информация ................................................................................................... 39 Ръководство на потребителя Team Aspects

5. 4 Copyright © 2010-2012 Бизнес Аспекти Благодарим Ви за интереса към Team Aspects! Team Aspects е софтуер за организиране, проследяване и отчитане задачите на екипи, работещи напроектен принцип. С негова помощ, Вие:  Споделяте в реално време информация и документи, независимо къде се намират отделните членове на екипа Ви;  Управлявате проекти, разпределяте задачи, проследявате срокове, архивирате дейностите по проекта, изпълнението и резултатите с цел по-ефективно сътрудничество и по-надежден контрол на бизнес процесите;  Всяка дейност в организацията и съдържащите се в нея поддейности, се описват и възлагат като задача на съответния служител. Проследявате, отчитате и оценявате всяко изпълнение;  Разполагате с функции за гъвкаво управление на проектите с цел по-бърза и адаптивна реакция на външни фактори и динамични организационни промени;  Осигурявате прозрачна работна среда, както за Вашия екип, така и за Вашите контрагенти, чрез ясно поставени задачи, срокове, приоритети и критерии за тяхното изпълнение. Богатата функционалност на Team Aspects в никакъв случай не прави продукта сложен и труден заизползване! Ще се убедите още от началния й екран, че програмата разполага с интуитивен потребителскиинтерфейс, и за разлика от други софтуери, тук няма да откриете ненужни допълнителни бутони, коитода Ви объркват и откажат от работата със софтуерни продукти като цяло. Нещо повече, ще откриете несравнимата гъвкавост на програмата, която Ви позволява сами да янастройвате и конфигурирате, според своите нужди и начин на работа. Многофункционалността на Team Aspects e предимство за потребителя, но не и ангажимент – Виеможете да ползвате продукта „такъв, какъвто е“, като имате възможността и да го настроите кактосчитате за полезно и необходимо! Щом четете настоящото ръководство, Вие вече сте на път данаправите Вашия офис гъвкав, мобилен и бърз! Ръководство на потребителя Team Aspects

6. 5 Copyright © 2010-2012 Бизнес Аспекти I. Речник За да Ви запознаем с понятията, използвани в програмата, Ви предоставяме списък с най-често срещаните от тях:Термин Пояснение В широкия смисъл на думата е уникално и ограничено във времето начинание наПроект фирмата за създаване на продукт или услуга. В Team Aspects – система от атрибути, които пресъздават работата върху истински проекти. Съставната част на проекта.Дейност Дейностите са подобни на проектите по функционалност, но имат и някои различни черти. Например „Работен поток“ и „Напредък“. Team Aspects позволява „разбиването“ на дейността на поддейности. Това помага на мениджъра на проекта да се доближи максимално до ситуацията в реалнияПоддейност живот, където голям работен процес се разделя на по-малки, извършвани от различни хора. Задачите са дейности в проекта, възложени от по-висшестоящ в йерархията на служителите към по-нисшестоящ. Запитванията представляват дейности, възложени от нисшестоящ в йерархията или равнопоставен на изпълнителя.Типове дейност Независимо от вида на дейността, има 2 типа работен процес: С одобрение и Без одобрение. При работен процес с одобрение след свършване на работата си изпълнителят изчаква одобрението за завършване на дейността от възложителя. При работен процес без одобрение изпълнителят сам може да затвори дейността.Потребители Това са основните действащи лица в Team Aspects. Потребителите могат да бъдат служители на фирмата или външни лица. Наименование за съвкупността от права, на служител или друг участник в проект,Роля в проект/дейност отговарящи на функциите му в проекта/дейността. В Team Aspects по подразбиране са зададени 5 роли за проект и 5 роли за дейност. Правата за достъп са част от функционалността на ролите в дейности и проекти.Права Всяка роля има собствен модел от права, който осигурява достъп до определени действия в проект или дейност. Роля по подразбиране, за която няма ограничения в достъпа до програмата. ЕднаАдминистратор от основните функции на администратора е редактирането на потребители и роли. Друга функция е настройката и поддръжка на системата чрез добавяне на нови категории и статуси. Използват се за комуникация между служителите в дейностите за доуточняване наСъобщения направените промени. Съобщенията в дейностите са по-скоро разговор между служителите на определена тема.Уведомления Използват се за известяване на потребителите за извършени промени по проект или дейност. Уведомленията се делят на външни и вътрешни.Външни уведомления Това са имейлите с информацията за всяка промяна, които Ви изпраща програмата на Вашата поща.Вътрешни уведомления Това са вътрешни имейли, които можете да намерите във входящата си кутия в програмата (кутията се намира в горния десен ъгъл). Ръководство на потребителя Team Aspects

7. 6 Copyright © 2010-2012 Бизнес Аспекти II. Основен изглед на Team AspectsОсновните елементи, от които се състои Team Aspects са както следва:1. Място за логото на Вашата фирма - при кликване върху него препраща към екрана „Моите задачи“.2. Търсачка в програмата - можете да търсите по наименование: проекти, дейности, съобщения,файлове, служители, външни лица, процедури и контрагенти.3. Нотификации - показва списък с вътрешните уведомления.4. Данни за обект и фирма - препраща към екрана с информация за данните на фирмата.5. Данни за потребителя - препраща към екрана с информацията на потребителя.6. Бутон за излизане от програмата.7. Бутони за бърз достъп до екраните на: Моите задачи, Списъци с проекти, дейности, процедури,Потребители, Служители, Дискусия - ако не виждате някой от бързите бутони, нямате достъп до екрана.8. Главно меню - представя йерархичен списък с всички екрани. То може да бъде скрито.9. Път на достъп - показва директорията на екрана, в който сте в момента. Оттам можете да стигнете довсяка една изписана директория с един клик.10. Бутон за помощ - показва помощен материал за текущия прозорец.11. Страничен панел – включва допълнителни функции към дадения екран, в повечето случаи - филтри.12. Основен екран - основната информация се намира в централната част на екрана. Ръководство на потребителя Team Aspects

8. 7 Copyright © 2010-2012 Бизнес АспектиIII. Предварителни настройки на продукта Team Aspects е софтуерна услуга създадена с възможност да прилегне точно на Вашата фирма и стилна работа. За да постигнете това, в началото трябва да направите няколко стандартни настройки,добавяйки основна информация за дейността си и специфичните номенклатури за работа. Всяка от тезинастройки може да бъде направена и в процеса на създаване на Вашия първи проект. 1. Настройки на потребителския профил При първо влизане в Team Aspects като потребител, ще бъдете препратен да настроите собствения сипотребителски профил. Полетата в жълто са задължителни. Където нямате достатъчно опции в падащитеменюта, можете да добавите нова от „Добави нов“ най-долу в списъка. Навсякъде в Team Aspects полетата в жълто са задължителни за попълване. Където нямате достатъчно опции в падащите менюта, можете да добавите нова от „Добави нов“ най-долу в списъка. го отваряте само с поставяне на курсора в най-лявата част от екрана. Ръководство на потребителя Team Aspects

9. 8 Copyright © 2010-2012 Бизнес Аспекти 2. Фирмени настройки След записването на промените направени в профила, програмата автоматично Ви препраща къмекрана с фирмената информация. Ръководство на потребителя Team Aspects

10. 9 Copyright © 2010-2012 Бизнес АспектиIV. Работа с Потребители В Team Aspects потребителите се различават от служителите на фирмата. Потребител може да бъдевсеки, независимо дали е служител или не. Условно потребителите са разделени на служители и външни лица.  Служители - потребители, които са част от списъчния състав на организацията.  Външни лица - потребители, които са свързани с работата на организацията (партньори и клиенти), без да са част от нея. 1. Създаване на потребител За да създадете потребител, изберете Администриране / Достъп / Потребители, бутон „Добави нов“в основния екран. Добавете име, фамилия и електронна поща, с която потребителят ще се вписва в програмата.Задайте правата му като изберете потребителска роля, към която принадлежи или добавете новаспецифична роля. Можете да добавите точно определена парола чрез бутона "Задай парола" или ще Ви бъде даденавременна парола. След създаването на нов потребител, се появява прозорец с въведената за него информация ивъзможност за принтиране или изпращане на email . Ръководство на потребителя Team Aspects

11. 10 Copyright © 2010-2012 Бизнес Аспекти Бъдете внимателни при добавянето на email на потребител. При грешно зададен имейл адрес, потребителят няма да може да се възползва от системата за уведомления. го отваряте само с поставяне на курсора в най-лявата част от екрана. 2. Създаване на служител Има два начина за създаване на служител. 2.1. Създаване на служител от съществуващ потребител Изберете Администриране / Достъп / Потребители от главното меню. Изберете потребител, следтова редактирайте чрез бутон . От екрана, който се появява, изберете бутон "Превърни в служител". Ръководство на потребителя Team Aspects

12. 11 Copyright © 2010-2012 Бизнес Аспекти В новия прозорец попълнете допълнителната информация за служителя. Задължителни са полетатаза код, име, фамилия, електронна поща (може да се различава от зададената такава за потребител) идата на постъпване (Този екран е част от модул "Човешки ресурси"). 2.2. Добавяне на служител без съществуващ потребител В Team Aspects можете да добавите служител, без да му създавате потребител и да предоставятедостъп до програмата. Тази функционалност позволява описване на целия персонал на организацията,без да е необходимо да бъде предоставян достъп до програмата на всеки. При необходимост, отслужителя може да се създаде потребител и лесно да се предостави нужния достъп. За да добавите служител без съществуващ потребител, влезте в подменю "Служители" от главнотоменю "Човешки ресурси". От основния екран натиснете . Попълнете информацията (жълтите полета са задължителни) и запишете. Ръководство на потребителя Team Aspects

13. 12 Copyright © 2010-2012 Бизнес Аспекти Профилите на потребители, които желаете временно да не могат да влизат в системата, можете да забраните, вместо да ги изтривате и отново създавате. 3. Създаване на външнослице го отваряте само поставяне на курсора в най-лявата част от екрана.Външно лице се създава аналогично на служител. Ръководство на потребителя Team Aspects

14. 13 Copyright © 2010-2012 Бизнес АспектиV. Работа с Проекти 1. Създаване на проект Всяка бизнес дейност във Вашата организация може да бъде разписана като проект, който есъвкупност от различни дейности. Създаването на проект в Team Aspects е лесно и не изисквапредварителни настройки. За да създадете нов проект, изберете от главното меню "Управление на проекти". От подменютоизберете "Проекти". От екрана, който Ви се появява изберете бутона . Попълнете празната форма за нов проект (полетата в жълто са задължителни):Описание на полетата:Проект: „Код“ – задължително поле. Изберете кратък код, по който лесно да разпознавате проекта.Проект: „Име“ – задължително поле. Дайте наименование на проекта.Възложен на – от лупата в края на полето изберете служител, на когото да възложите проекта. Акослужителят не съществува, можете да го добавите от бутона „Добави“ в новия прозорец.Възложен от – Изберете служител, който възлага проекта. Не е задължително този, който възлагапроекта да е този, който създава проекта (например, секретарката на мениджъра може да създавапроектите през собствения си профил, но този, който възлага проекта е мениджърът).Контрагент – от лупата в края на полето изберете контрагент свързан с проекта (ако знаете иметона контрагента, можете директно да го напишете в полето). Може да бъде доставчик или клиент. Ръководство на потребителя Team Aspects

15. 14 Copyright © 2010-2012 Бизнес АспектиЛице за контакт – полето „Лице за контакт“ съдържа запаметеното „По подразбиране“ в контрагента. Зада изберете друго лице за контакт на контрагента, с което ще комуникирате по време на проекта,отворете списъка „Лице за контакт“.Участник – това е служител или външно лице, участващо в работния процес на проекта. Всеки участникси има роля в проекта, която може да бъде избрана по подразбиране или да бъде създадена нова, снови права за достъп. Ако участникът, който искате да добавите към проекта не съществува, можете даго създадете от екрана за избор на участник.Файлове - от бутона качете документацията, свързана с проекта.Група на проект – поле, което Ви позволява да организирате по-добре работата си, като я разделяте напо-големи групи. От списъка избирате към коя група принадлежи проекта. Ако не съществува такава,създайте я чрез бутона „Добави нов“ най-долу в списъка:Приоритет на проекта – показва важността на един проект спрямо другите. В Team Aspects поподразбиране са зададени 3 приоритета: „Висок“, „Нормален“ и „Нисък“, като потребителят може дадобави и нови в списъка:Начална дата – дата на стартиране на проекта.Крайна дата – предвидената дата за приключване на проекта.Предвидени часове – показва планираните часове труд на служителите, за които трябва да бъдесвършен проекта. Стойността е прогнозна и се ползва от програмата само за информация.Предвидена цена – показва разходите, които ще бъдат извършени за този проект. Стойността епрогнозна и се ползва от програмата само за информация.Описание – текстово поле за допълнителни пояснения по проекта. Можете да форматирате текста с негос познатите функции от Microsoft Word. Полето е задължително, за да можете да запишете проекта. Ако смятате, че някоя от тези настройки е излишна за Вашата работа към момента, можете да я направите неактивна и в бъдещ период да я активирате за ползване отново. 2. Създаване на копие на проект При създаване на копие на проект програмата копира, освен самия проект, и неговитепринадлежащи дейности. Така, ако Ви се наложи да правите един проект повече от веднъж (годишноприключване), то ще можете да с поставяне на курсора в най-лявата част от екрана. Освен това, при го отваряте само си спестите усилията по попълването на проекта. Ръководство на потребителя Team Aspects

16. 15 Copyright © 2010-2012 Бизнес Аспектисъздаването на копие, програмата автоматично измества началната дата, така че да е текуща, а крайнадата на проекта, както и на всички дейности пропорционално, се изместват спрямо началната дата. Копие на проект можете да направите от списъка с проекти, като от менюто на избрания от Васпроект избере „Създай копие“. При създаване на копие, програмата попълва същата информация зановия проект, като оставя единствено полето „Код“ непопълнено. В „Гантов график“ можете дапромените информацията за дейностите, преди да запишете. След като сте направили нужнитепромени, записвате чрез бутон . 3. Детайли на проект Основната работа с проектите в Team Aspects се извършва през екран „Детайли на проекти“. В негоможете да промените всяка част от проекта - да добавяте или редактирате дейностите и участниците, даводите комуникация под формата на съобщения, записвани в този екран, както и да прикачватедокументи (до 10 mb всеки). За да отворите детайлите на желания проект, влизате в подменю "Проекти" от „Управление напроекти“ и натискате бутона в списъка пред името на проекта. Синята стрелкичка е активен линк навсякъде в Team Aspects. Кликвайки върху нея, можете да отворите детейлите на всеки запис за повече информация. 3.1. Работа с файлове в проект В Team Aspects файловете, които са част от даден проект или дейност се съхраняват заедно с проектаили дейността,го отваряте само с поставянеЗа да добавите файл към вече създаден проект, отворете към която са прикрепени. на курсора в най-лявата част от екрана.детайлите на проекта. От основния екран изберете бутон . Изберете от компютъра си файлаи запишете с бутона за запис. Дублирането на имена на файловете не се допуска от програмата. При запис на два файла седнакво име, старият файл ще бъде заместен от новия. Системата Ви предупреждава за дублирането.Старата версия на файла също се съхранява и е достъпна през менюто за управление на файлове -версии. Ръководство на потребителя Team Aspects

17. 16 Copyright © 2010-2012 Бизнес Аспекти Можете да отворите или свалите всеки файл прикачен към проект или дейност. 3.2. Кратка информация за проект Панелът "Информация" за проект се намира в горната дясна част на екран "Детайли на проект" исъдържа: информация за контрагент, с който фирмата работи по проекта, лице за контакт наконтрагента, приоритет на проекта, начална дата, крайна дата, дата на завършване (която автоматичнисе записва при завършване на проекта),с поставянегрупа на проект, предвидени часове и цена. го отваряте само категория, на курсора в най-лявата част от екрана. Панелът е изграден за информация и бърза работа с детайлите на проекта и всяка част от тазиинформация може да бъде променяна по всяко време с едно кликване. Ръководство на потребителя Team Aspects

18. 17 Copyright © 2010-2012 Бизнес Аспекти 3.3. Работа с Гантов график „Gantt chart“ е тип диаграма, която визуализира проекта и връзките между дейности и поддейности.Гантовата диаграма на всеки проект е достъпна през бутон , след като сте отворилидетайлите на проекта и изглежда по следния начин. Екранът на диаграмата е разделен на две части, които могат да се свиват или затварят и отварятнапълно при нужда от потребителя. Лявата дава основна информация за дейностите към проекта втабличен вид. Ръководство на потребителя Team Aspects

19. 18 Copyright © 2010-2012 Бизнес Аспекти А дясната визуализира графично дейностите във времето (така потребителят по-лесно може да сипредстави проекта). През таблицата с информацията за дейностите, в лявата част на екрана, лесно и бързо може да середактират имената на дейностите, изпълнителя, приоритета, начална и крайна дата, напредък. За да преименувате дейност, кликнете върху името. В появилото се поле записвате желаното име инатискате с ляв бутон извън таблицата за запис. За да промените "Назначен", "Приоритет", "Начална дата", "Крайна дата" и "Напредък", кликнетевърху записа с ляв бутон на мишката и изберете от списъка. Ръководство на потребителя Team Aspects

20. 19 Copyright © 2010-2012 Бизнес Аспекти В графиката (вдясно на екрана) можете да променяте напредъка и времето за осъществяване надейностите чрез придърпване. Можете да задавате връзки между отделните дейности. От менюто„Филтри“ можете да търсите определена дейност и да визуализирате по-дългите от 7 дена задачи. От„Търсене“ можете да филтрирате по име и така да намерите по-бързо желаната от Вас задача къмпроект. Търсенето може и да не отговаря точно на името на дейността. Гант графикът може да бъде принтиран на удобен А4 формат директно чрез бутона „Принтирай“, без използването на допълнителни програми. 3.4. Работа с филтри на проекти Когато сте в екрана „Проекти“ в най-дясната част можете да използвате филтрите за филтриране насписъка с проекти по предварително зададени критерии, създадени от Вас и след което записани за по-късно ползване. го отваряте само с поставяне на курсора в най-лявата част от екрана. Самите филтри се разделят на три основни категории: Записани, Стандартни и Разширени. В разделението на Стандартните филтри можете да филтрирате проектите по: код, име, възложенана, възложена от, статус на проект, начална и крайна дата. В таба „Разширени филтри“ можете да запишете филтрите, които са Ви нужни по време на работа.Табът е разделен на две части: за филтриране и сортиране. Филтриране – от бутона „Добави клауза за филтъра“ можете да добавите отделни клаузи, които давключва филтъра Ви. Чрез комбинацията им можете да получите различни филтри, които да са Ви нужнипо време на работа. Сортиране – можете, освен да филтрирате проектите, да ги сортирате по възходящ или низходящред. Като във всяко падащо меню избирате по какъв признак да сортирате таблицата и дали да бъде повъзходящ или низходящ ред. След създаването на филтрите и сортирането, Вие можете да ги запишете чрез натискане на бутона„Запишете търсене“. В таба „Записани филтри“ можете да изберете от предварително записаните системни филтри или отличните записани от Вас в по-ранен момент. Ако искате да изтриете записаните от Вас филтри натискатебутона „Х“. 4. Групи проекти Проектите, които създавате, могат да бъдат групирани. Групите проекти са удобни, когато трябва даработите с много приблизително еднакви проекти. Ръководство на потребителя Team Aspects

21. 20 Copyright © 2010-2012 Бизнес Аспекти За да създадете група проект, изберете главното меню Управление на проекти / Настройки / Групидейности. Натискате с ляв бутон на мишката върху бутон „Създай нов“. Попълнете формата за нова група проекти (полетата в жълто са задължителни):  Име – наименованието на групата проекти  Статус – статус на проектите в групата  Описание – по-пълно описание на групата проекти След попълване на информацията, натискате бутона „Запиши“. Ръководство на потребителя Team Aspects

22. 21 Copyright © 2010-2012 Бизнес АспектиVI. Работа с Дейности Всеки проект в Team Aspects може да се раздели на отделни задачи/дейности, които да сеизпълняват от различни служители. В зависимост от това кой ги възлага и кой ги изпълнява, дейноститесе разделят на два вида: Задачи и Запитвания. Задачите се възлагат от по-висшестоящ във фирмената йерархия. Техният работен поток серазделя на „С одобрение“ и „Без одобрение“ и се различава от този на Запитванията. Запитванията се възлагат от по-нисшестоящ или равен по длъжност служител. Работният потокна запитванията изисква одобрение от изпълнителя на запитването за започването му. Дейностите като част от проекта се показват в детайлите му. Техните функции и екрани са подредениподобно на тези на проекта. За Ваше улеснение, Team Aspects автоматично определя типа на дейността още при създаването й.Създадените вече дейности са достъпни по три на курсора в най-лявата част от екрана. го отваряте само с поставяне начина:  през проекта и списъка дейности към него в детайли  през главното меню "Дейности" - списък на всички дейности, без значение на проекта  през главното меню "Дървовидни дейности" - списък на проектите и дейностите към тях. 1. Създаване на дейност Изберете от главното меню "Управление на проекти" и отворете „Дейности“. Натискате с ляв бутонна мишката върху бутон „Създай нов“. Попълнете формата за нова дейност (полетата в жълто сазадължителни): Ръководство на потребителя Team Aspects

23. 22 Copyright © 2010-2012 Бизнес Аспекти Проект – проект, към който принадлежи дейността. Изберете от съществуващите в списъка,който се появява при избор на лупата в края на полето. Ако в списъка няма подходящ проект, можете дасъздадете избирайки бутон "Добави" от списъка с проекти. Родителска дейност – това е дейност, на която е подчинена дейността, която създавате. Полетоне е задължително. Списък с възможни родителски дейности се появява, след като сте избрали проект.Ако няма подходяща родителска дейност можете да създадете през бутон "Добави". Възложен на – от бутона избирате служител, на когото да възложите дейността. Възложен от – от бутона избирате служител, който възлага дейността Участник – служител или външно лице, което участва в изпълнението на дейността. Наблюдател – служител или външно лице с права на наблюдател. Според настройки поподразбиране на системата, наблюдателят може да вижда движението на изпълнението на дейността инейните поддейности. Ролята на наблюдател е с предварително определени права в системата, но темогат да бъдат коригирани, според изискванията на потребителя. Файлове - от бутона качете документите, свързани с дейността. Приоритет – показва важността на една дейност спрямо другите. В Team Aspects поподразбиране са зададени 3 приоритета: „Висок“, „Нормален“ и „Нисък“. Ръководство на потребителя Team Aspects

24. 23 Copyright © 2010-2012 Бизнес Аспекти Начална дата – датата, от която дейността е активна. Крайна дата – датата, до която дейността е активна или евентуалната дата на завършването й. Предвидени часове – не са задължителни. Показват часовете труд на служителите, за коитотрябва да бъде извършена дейността. Предвидена цена – показва разходите, които ще бъдат извършени по тази дейност. Описание – текстово поле за допълнителни пояснения по дейността. Можете да форматиратетекста в него с познатите функции от Microsoft Word, подобно на полето за описание на проект. Полето езадължително, за да можете да запишете дейността. Ако възнамерявате да създавате повече от една дейност, можете да ползвате бутона „Запиши и създай подобен“. Така ще си спестите време. 2. Редактиране на дейност Редактирането на дейността е възможно по три различни начина: го отваряте само с поставяне на курсора в най-лявата част от екрана. 2.1. Режим Редакция Изберете от главното меню „Управление на проекти“, след това „Дейности“. От списъка сдейности намерете дейността за редакция. Влезте в режим редакция избирайки с ляв бутон на мишкатабутона пред името на дейността. Появява се меню с позволените Ви действия по управление надейността. Изберете „Редактирай“. Ако имате права за редакция на дейността, системата Ви препращакъм екрана за редакция на дейност. Той е подобен на този за добавяне на дейност. Ръководство на потребителя Team Aspects

25. 24 Copyright © 2010-2012 Бизнес Аспекти Единствената разлика между екрана за добавяне на нова дейност и редактиране на дейност саскритите допълнителни настройки. В екрана за редакция, за да ги видите трябва да натиснете бутона . 2.2. Екран „Детайли на дейността“ Отваряте „Дейности“ от главното меню „Управление на проекти“. Натискате с ляв бутон намишката върху бутона пред името на дейността в списъка с дейности. Програмата Ви препращакъм екрана с детайли на дейността: Можете да редактирате всеки елемент от описанието на дейността, както и да визуализиратевъведената информация и напредък. За да редактирате дейността от този екран, трябва да натиснете сляв бутон на мишката върху информацията, която има нужда от редакция и тя автоматично ще сепревърне в поле за редактиране. За да запишете информацията, натиснете встрани, така че да се скриередактираното поле. Не е нужно да записвате. Въведената информация се записва автоматично. Ръководство на потребителя Team Aspects

26. 25 Copyright © 2010-2012 Бизнес Аспекти 2.3. Екран „Дейности“ Влизате в екрана „Дейности“ в главното меню „Управление на проекти“. Изберете желанатадейност. Появява се екран с детайлите на избраната дейност. В него можете бързо и лесно даредактирате информацията чрез Live Edit, без да губите време да влизате в нови прозорци и дазаписвате направените промени. При нужда, можете да придърпате бордера между детайлите наизбраната дейност и списъка с дейности нагоре или надолу в зависимост от това за кой екран Ви е нужноповече пространство. През екран „Дейности“ можете лесно да комуникирате с екипа си чрез съобщения или дадобавяте документи. Цялата информация ще се запази на едно място. Ръководство на потребителя Team Aspects

27. 26 Copyright © 2010-2012 Бизнес Аспекти С клавишa „Tab“ на клавиатурата можете да се придвижвате по-бързо и лесно по полетата във всеки екран на Team Aspects. 3. Детайли на дейности Основната работа с дейностите в Team Aspects се извършва чрез екрана „Детайли на дейности“. Внего можете: да променяте всяка част от дейността; да добавяте или редактирате подзадачите иучастниците; да водите комуникация под формата на съобщения; да прикачвате документи (до 10mb го отваряте само с поставяне на курсора в най-лявата част от екрана.всеки). За да отворите детайлите на желаната дейност, влизате в „Дейности“ от „Управление на проекти“и натискате бутон пред желаната дейност. 3.1. Работа със съобщения в дейност Съобщенията могат да се добавят към определена дейност от проект. За да добавите съобщениекъм дейност натискате бутона . В отворения прозорец записвате желаната тема насъобщението и самото съобщение. Можете да добавите и чрез бутон . Друга допълнителна функция при добавянето на съобщения е настройката на уведомлението.Много често потребителите си изключват системното уведомление чрез email и системни съобщения,при което те не винаги разбират за новостите по даден проект. Затова в съобщения чрез бутона Ръководство на потребителя Team Aspects

28. 27 Copyright © 2010-2012 Бизнес Аспекти„Уведомления“ можете да изпратите системно съобщение на избрани от Вас служители по дейността, зада сте сигурни, че те ще бъдат запознати. Уведомленията се разделят на външни и вътрешни. Външните са чрез email, докато вътрешнитеса чрез лични системни съобщения. В графата „Ще бъдат уведомени“ се показват служителите, които неса си изключили уведомленията. В графата „Също уведоми“ добавяте служителите, които искате дауведомите за съобщението, а не са в графата „Ще бъдат уведомени“. Лесно можете да се ориентирате кои са новите съобщения в дейност. Те са оцветени в жълто, заразлика от другите, които са в бяло. 3.2. Работа с файлове в дейност В Team Aspects файловете, които са част от дадена дейност, се съхраняват в екран „Детайли надейността“. За да добавите файл към вече създадена дейност, отворете детайли. В централната част наекрана изберете бутон . Работата с файлове в дейности е аналогична на тази в проекти. Файлове по-големи от 10 мб можете да качите на части или да компресирате с програми като WinRAR и WinZip. Ръководство на потребителя Team Aspects

29. 28 Copyright © 2010-2012 Бизнес Аспекти 3.3. Кратка информация за дейност Панелът "Информация" за дейност се намира в горната дясна част на екран "Детайли на дейност"и съдържа: информация за приоритет на проекта, фаза, напредък, начална дата, крайна дата,предвидени часове, разходи и дата на завършване. Панелът е изграден за информация и бърза работа с детайлите на дейността и всяка част от негоможе да бъде променяна по всяко време с един клик. 3.4. Състояние на дейност (причини) За редакция на работния поток на дейностите в Team Aspects се използват бутони за състояние(причини) на дейността. При работа върху дейност започвате от състояние на отворен и минавате презразлични състояния, за да стигнете до завършен. При промяна на определен статус, има определенисъстояния (причини), поради които статусът се е променил. 4. Работа с филтри в дейности Когато сте в екрана „Дейности“ от главното меню „Управление на проекти“ в най-дясната частможете да използвате филтрите за филтриране на списъка с дейности по предварително зададеникритерии, създадени от Вас и след което записани за по-късно ползване, подобно на работата с филтри впроекти. Можете лесно и удобно да експортирате информацията от Team Aspects в Excel чрез натискането на един единствен бутон. го отваряте само с поставяне на курсора в най-лявата част от екрана. Ръководство на потребителя Team Aspects

30. 29 Copyright © 2010-2012 Бизнес АспектиVII. Моите задачи Както беше споменато по-горе, всички задачи и запитвания могат да бъдат открити в екрана„Дейности“, но при повече дейности трудно бихте откривали тези, от които имате нужда. Затова в TeamAspects е създаден специален екран, наречен „Моите задачи“. В него можете да намерите всичкизадачи, които виждате, но подредени по такъв начин, че да се улесни работата Ви. Когато за пръв път влезете в екрана „Моите задачи“ ще забележите, че той е разделен на двечасти. В основната (лява) част са представени визуално задачите и запитванията Ви, докато в десниястраничен панел са новини за последните промени в съобщенията и файловете. Така, от този екранможете да вършите работата си без досадното движение по отделни екрани и сте информирани завсяка промяна, засягаща Вашите дейности. За по-лесното ползване на „Моите задачи“, те са разделенипо определени критерии. Главното разделение е по „Възложени на мен“, „Участвам“, „Възложени отмен“, „За одобрение“, „Наблюдавани от мен“, „Запитвания“ и „Затворени“. Друго разпределение на задачите, което улеснява потребителя, е сортирането им по: Крайнадата, Статус, Дата на промяна, Проект, Приоритет и Възложител. „Възложени на мен“ показва всички задачи, които са Ви възложени за изпълнение. В скобитепоказва техния брой. „Възложени от мен“ показва всички задачи, които са активни и Вие сте възложили на другипотребители. По този начин с един клик Вие ще се информирате как върви работата по възложените отВас задачи. В таба „Запитвания“ можете да видите всички, отнесени към Вас запитвания и очакващи отговораВи. В случай, че изберете да изпълните запитването отправено към Вас, то автоматично се прехвърля във„Възложени на мен“. Ако откажете, то запитването отива в таба „Затворени“. Ръководство на потребителя Team Aspects

31. 30 Copyright © 2010-2012 Бизнес Аспекти В таба „Наблюдавани от мен“ можете да видите всички задачи или запитвания, в които стенаблюдател. Как те се променят, без да има нужда да влизате във всяка една поотделно. В таба „Затворени“ можете да откриете всички затворени задачи, свързани с Вас. По този начинще се информирате по-лесно, когато е затворена възложената от Вас задача или просто когато Вие стезатворили задача по погрешка. Освен главното разделение, има и подразделение на задачите. То разделя времево задачите натакива, които трябва да се изпълнят до днес (това са всички задачи, които по график трябва да сеизпълнят днес или закъсняват с графика), трябва да се изпълнят до тази седмица - това са всички задачи,които по график трябва да се изпълнят в текущата календарна седмица (до неделя - 24h); за този месеци следващите 3 месеца логиката е същата. Друга функционалност е изскачащото меню към всяка дейност. Чрез него може да редактиратеинформацията за всяка дейност само с един клик. Така си спестявате движенията по екраните. От товаменю можете да редактирате дейност, да създавате копие, да добавяте поддейност към текущатадейност, да добавяте съобщение и файл, както и да изтривате дейността. В дясната колона се показват уведомления за последните добавени съобщения и файлове къмпроекти и дейности. Така отпада нуждата от постоянно проверяване на всяка дейност поотделно за новаинформация. В информацията за добавените съобщения се включват наименование и бутон задетайлите на дейността, към която е съобщението. Текст на съобщението, името на създателя и дататана създаване. Ръководство на потребителя Team Aspects

32. 31 Copyright © 2010-2012 Бизнес АспектиVIII. Работа с Дискусии Чрез дискусиите Вие можете лесно да комуникирате както с отделни колеги и външни лица, така и с предварително създадени екипи, без да има нужда комуникацията да е свързана с проект или външна поща. 1. Създаване на дискусия За да създадете нова дискусия, влизате в екрана „Дискусии“ от раздел „Администриране“ и натискате бутона . Във формата добавяте хората или екипите, които желаете да участват в дискусията и до които да пристига копие, без да могат да участват пряко. След това попълвате темата на дискусията и по желание променяте правата на уведомление. Добавяте съдържание на съобщението и приоритет, след което прикачвате при необходимост файловете и записвате. 2. Редакция на дискусия Редакцията на дискусия става чрез натискане на менюто на дискусията, която желаете да промените и изберете „Редакция“. След като редактирате желаната от Вас информация, записвате. 3. Работа с дискусии Дискусиите, в които участвате, можете да откриете в списъка с дискусии чрез бързия бутон в горната част на екрана. От него можете да освен да стигнете до списъка с дискусии и да се информирате за непрочетени съобщения към дискусии. В скоби след надписа в бутона се показват непрочетените съобщения. Когато влезете в списъка с дискусии, можете лесно да разпознаете прочетените от непрочетените дискусии, чрез втората колона „Непрочетени“. Когато има нови съобщения в дискусия, се появява икона на неотворено писмо, която Ви информира. Също така можете да подредите списъка с дискусии по приоритетност (първа колона). За да влезете в дискусия, натискате бутона „Детайли“. В прозореца, който Ви се отваря, можете да прочетете непрочетените съобщения, да добавите нов чрез бутона . Ръководство на потребителя Team Aspects

33. 32 Copyright © 2010-2012 Бизнес Аспекти В прозореца не можете да премахвате и добавяте служители или да променяте темата насъобщението. Можете да променяте правата за „Уведомление“ и да добавяте съдържание и файл. За да запишете съобщението към дискусия натискате бутона . Ръководство на потребителя Team Aspects

34. 33 Copyright © 2010-2012 Бизнес АспектиIX. Мобилна Версия Благодарение на онлайн платформата на Team Aspects, можете по всяко време и от всяко мястода влезете в програмата и да сте наясно с работата си. Няма значение дали влизате от компютър,мобилен телефон или iPad. С всяко едно устройство ще можете да проверите своите задачи и да гипромените според желанията си. Ще можете да се информирате за новостите относно Вашите задачи,без да има нужда да влизате в имейла си. 1. Моите задачи С влизането в мобилната версия на сайта можете да визуализирате по категории своитедейности: „Възложени на мен“ - показва всички задачи, които са възложени на Вас. В дясната част на редаможете да видите число, което показва колко задачи има от този тип. Когато натиснете върху реда, Виеотваряте списъка с дадената категория задачи. „Възложени от мен“ – показва всички задачи, които сте възложили на други служители ипотребители на програмата. Тук отново в дясната част на реда се показва бройката на възложените отВас задачи. „Наблюдавани от мен“ – показва всички задачи, които Вие наблюдавате. „Запитвания“ – показва неодобрените запитвания, които са отправени към Вас. Когато гиодобрите, те ще преминат в графата „Възложени на мен“. Ръководство на потребителя Team Aspects

35. 34 Copyright © 2010-2012 Бизнес Аспекти „Затворени“ – показва всички затворени задачи, в които участвате. В списъка може да се види основната информация за всяка задача, като: име, приоритет, крайнадата и своевременност. Ако желаете повече информация или да промените задачата, натискате върхуреда. Ръководство на потребителя Team Aspects

36. 35 Copyright © 2010-2012 Бизнес Аспекти В детайлите на задачата (мобилна версия) можете да видите пълната информация за задачата,както и да промените напредъка и състоянието на задачата. 2. Уведомления Освен задачите, с които сте свързани, в мобилната версия имате достъп и до всичкиуведомления. Тук можете да избирате от всички уведомления и непрочетените. Аналогично на задачитев дясната част на реда се намира бройката на съответно непрочетените и всички уведомления. Ръководство на потребителя Team Aspects

37. 36 Copyright © 2010-2012 Бизнес АспектиКогато натиснете върху реда, влизате в съответното уведомление.Списъкът с уведомления се разделя на три подкатегории: всички, лични и системни. Ръководство на потребителя Team Aspects

38. 37 Copyright © 2010-2012 Бизнес Аспекти Всички – показва системните и личните. Лични – показва уведомленията отнасящи се до Вас. Системни – показва уведомленията от системата. Ако желаете да видите пълните детайли на съобщението, както и да отговорите директно отнего, натискате върху реда на съобщението. 3. Специфичност при работата с мобилна версия  Вход на мобилната версия: Попълвате потребителското име и парола, избирате фирма и натискате бутона вход. Ръководство на потребителя Team Aspects

39. 38 Copyright © 2010-2012 Бизнес Аспекти Бутон „Назад“ - връща Ви към предишния екран Бутон „Пълна версия“ - препраща Ви към десктоп версията на програмата (пълната версия) Бутон „Обнови“ - обновява страницата, на която сте Бутон „Изход“ - излиза от програмата Бутон „Начало“ - връща Ви към началния екран на програмата. Ръководство на потребителя Team Aspects

40. 39 Copyright © 2010-2012 Бизнес АспектиX. Допълнителна информацияПовече информация за работата с Team Aspects и условията за ползване можете да намерите налинковете по-долу:Официален сайт на Team Aspects: http://www.teamaspects.comОбщи условия за ползване на продукта: http://teamaspects.com/bg/termsSkype: TeamAspectsE-mail за поддръжка и въпроси: support@teamaspects.comTелефон на потребителя: 0700 11 040 Ръководство на потребителя Team Aspects