A presentation held at the Norwegian National Open Access day in Bergen, September 26th, 2013. Describes what has led to increased open access at HiOA? Are there policies, incentive scheme, a combination of these? What results has it given? In addition, it describes the process that led to the current open access policy.

1. HiOAs open access policy
Den Nasjonale Open Access dagen, 26. september 2013
FOTO: Mayu Shimizu / Flickr / CC BY-NC-SA 2.0

3. Open Access Policy
Høgskolen i Oslo og Akershus (HiOA) har som mål at resultatene fra
forskningen ved institusjonen skal gjøres offentlig tilgjengelige i vitenarkivet for
å sikre en fri meningsutveksling rundt forskningen. Tidsskrifter og skriftserier
som utgis ved HiOA skal følge prinsippene for Open Access om fri tilgang til
vitenskapelige publiseringer.
HiOA skal legge til rette for at studenter og forskere kan velge de
publiseringskanaler som gir friest tilgang til publikasjonen, enten ved at de har
en god politikk med hensyn til å tillate egenarkivering eller ved at
publiseringskanalen er en Open Access publiseringskanal.
Høgskolens åpne institusjonelle vitenarkiv, ODA skal inneholde
fagfellevurderte eller redaksjonelt vurderte vitenskapelige publikasjoner.
Alle fagfellevurderte tidsskriftsartikler som utarbeides av tilsatte ved HiOA skal
gjøres tilgjengelige i HiOAs vitenarkiv, ODA, så raskt som mulig etter
publisering, forutsatt at utgiveren tillater egenarkivering av det vitenskapelige
arbeidet. Alle må laste opp (egenarkivere) sine vitenskapelige tidsskriftartikler i
Cristin.
styremøte nr 2/2011
http://www.hioa.no/LSB/Synliggjoer-din-forskning/Open-Access/Open-Access-Policy-ved-HiOA
Den Nasjonale Open Access dagen, 26. september 2013

4. Status
Egenarkivering av vitenskapelige artikler i Cristin:
HiO 2010: mer enn 95 %. Av disse kunne 70 %
tilgjengeliggjøres i ODA etter
rettighetsklarering.
HiO 2011: ca 93 %. Av disse kunne
60 % tilgjengeliggjøres i ODA
etter rettighetsklarering.
HiOA 2012: ca 91 %. Av disse kunne 50%
tilgjengeliggjøres i ODA med en gang.
Men dette tallet vil øke noe når alle
artiklene er gjennom arbeidsflyt.
Den Nasjonale Open Access dagen, 26. september 2013
FOTO: Stuart Miles/ Kozzi.com

6. OA-holdninger ved HiOA
Hvilke holdninger har forskere ved HiOA til Open Access,
og i hvilken grad disse holdningene gjenspeiler seg i
praksis?
Holberg, l. F. (2013) «Forskere og Open Access-
publisering : en holdningsundersøkelse ved HiOA»,
Hentet fra http://hdl.handle.net/10642/1617
Den Nasjonale Open Access dagen, 26. september 2013

7. Prosessen
- Slik begynte det
- Hva skjedde underveis
- Nytt rektorat - annet klima?
FOTO: Kozzi inc. / Kozzi.com
Den Nasjonale Open Access dagen, 26. september 2013

8. Arbeidsgruppe
Den Nasjonale Open Access dagen, 26. september 2013
[bildet er fjernet pga. usikker opphavsrett]

9. Høgskolestyret
Oktober 2008: styrevedtak
- Et institusjonelt arkiv for doktoravhandlinger,
masteroppgaver og vitenskapelige dokumenter skal
etableres.
- DSpace skal benyttes.
- Kompetanse skal bygges opp internt.
- Læringssenteret er ansvarlig for prosjektet.
- OG «Det utarbeides en modifisert intern
omfordelingsmodell for FoU-tildelingen som også
tilgodeser tilgjengeliggjøring i det institusjonelle
arkivet.»
Den Nasjonale Open Access dagen, 26. september 2013

10. Foto: Royal Shakespeare Company
Den Nasjonale Open Access dagen, 26. september 2013

11. Foto: GlynLowe/ Flickr / CC BY-NC-ND 2.0 /
Parallelle prosesser
Tilpasset informasjon:
Forskerne:
- Hva er OA og hvorfor OA
- Påpeke at mange prestisjefylte tidsskrift tillater egenarkivering.
- Hvordan egenarkivere
- Ikke endre publiseringsvaner.
- Ikke ekstra administrativ oppgave – gjøres samtidig som registrerer
de vitenskapelige arbeidene i Cristin.
- LS rettighetsklarerer!
Ledelsen:
— Dekanmøte, direktørmøte og FoU-utvalget:
- Hva er OA og hvorfor OA og ulike veier til OA
- Motivasjon: Bra for institusjonen (Synliggjøring av
publiseringer fra HiOA-forskere, vise hvor indeksert og
nedlastingsstatistikk)
- Myndighetenes føringer
- Oppfordring fra UHR, NFR og andre forskningsfinansiører
- Arkivet fylles sakte, blir enda bedre hvis OA-policy og
insentivordning?
Cristinsuperbrukerne på fakultetene (Vi bruker alle superbrukerne i Cristin til
å veilede forskerne i egenarkivering. De sitter nærmest forskerne og har tett
kontakt med dem gjennom søknader om forskningstid, EU-søknader, hjelp til
registrering etc):
- Hva er OA og hvorfor OA
- Veiledning i hvordan egenarkivere
- Bygge og støtte dette nettverket
Støtteapparatet:
- Hva er OA og hvorfor OA
- Lage god arbeidsflyt (innebærer den tekniske koblingen mellom
Cristin og ODA slik at forskerne ikke trenger å gå inn i mer enn ett
system)
- Opplæring i rettighetsklarering
- Drive aktivt informasjonsarbeid: nyhetssaker, infoskriv, nettsider,
eposter
- (Koordinering i LS, men involvering av alle FoU-koordinatorer og
Cristin-superbrukere)
Presentasjonens tittel 27.09.2013

12. Open Access Policy:
«Alle vitenskapelige tidsskriftartikler, skrevet av
ansatte ved HiO, skal gjøres tilgjengelig i ODA så
raskt som mulig etter publisering, forutsatt at
utgiveren tillater egenarkivering.»
FoU-utvalget
Den Nasjonale Open Access dagen, 26. september 2013
Første OA-policy oktober 2009

13. Insentivordning
Høgskolestyrets budsjettvedtak januar 2010:
Incentivordning:
Publiserte tidsskriftsartikler som egenarkiveres i Cristin,
gis full uttelling på publiseringspoeng i høgskolens
interne modell for fordeling av forskningsinsentiver, mens
tidsskriftsartikler som ikke egenarkiveres, bare gis halv
uttelling.
— I de tilfellene der tidsskriftene ikke tillater åpen publisering, lagres
publikasjonene i et lukket arkiv slik at de får full uttelling.
FOTO: By Jeremy Keith [CC-BY-2.0], via Wikimedia Commons
Den Nasjonale Open Access dagen, 26. september 2013

14. Gevinst
Forskerne får en sikker, digital langtidslagring av sine kvalitetsvurderte
forskningsarbeider. Arbeidene kan dermed enkelt spres til kolleger og
interesserte fagmiljøer, noe som igjen vil føre til at den enkeltes forskning vil
bli mer synlig (større "impact").
Institusjonen blir mer synlig. De publiserte forskningsresultatene brukes til
markedsføring i forhold til bevilgende instanser og for potensielle studenter
eller ansatte.
Forskningsarbeidene blir gratis tilgjengelig for alle via internett.
Den Nasjonale Open Access dagen, 26. september 2013

15. HiOAs høgskolestyre
August 2011: Open Access-Policy
— Høgskolen i Oslo og Akershus (HiOA) har som mål at resultatene fra
forskningen ved institusjonen skal gjøres offentlig tilgjengelige i vitenarkivet
for å sikre en fri meningsutveksling rundt forskningen.
— Alle fagfellevurderte tidsskriftsartikler som utarbeides av tilsatte ved HiOA
skal gjøres tilgjengelige i HiOAs vitenarkiv, ODA, så raskt som mulig etter
publisering,
— HiOA skal legge til rette for at studenter og forskere kan velge de
publiseringskanaler som gir friest tilgang til publikasjonen, enten ved at de
har en god politikk med hensyn til å tillate egenarkivering eller ved at
publiseringskanalen er en Open Access publiseringskanal.
— Høgskolens åpne institusjonelle vitenarkiv, ODA skal inneholde
fagfellevurderte eller redaksjonelt vurderte vitenskapelige publikasjoner.
— Tidsskrifter og skriftserier som utgis ved HiOA skal følge prinsippene for
Open Access om fri tilgang til vitenskapelige publiseringer.
— Høgskolen tilbyr teknisk infrastruktur for å opprette Open Access-tidsskrifter i
programvaren Open Journal Systems (OJS)
Den Nasjonale Open Access dagen, 26. september 2013

16. Støtte til forfatterbetaling
Forutsigbare og enkle retningslinjer:
— Forfatteren har tilknytning til HiOA og HiOA er kreditert på artikkelen
— Tidsskriftet er et rent Open Access tidsskrift og registrert i Directory
of Open Access Journals (DOAJ)
— Tidsskriftet er godkjent på nivå 1 eller 2
i Database for statistikk om høgre utdanning
Søknaden sendes inn på epost
http://www.hioa.no/LSB/Synliggjoer-din-forskning/Open-Access/Mangler-du-penger-til-forfatterbetaling-APC
Den Nasjonale Open Access dagen, 26. september 2013
Foto: Mike Licht [CC-BY-2.0], via Flickr

17. Sukssessfaktorer
Økt Open Access ved HiOA?
— Lyktes med informasjonsprosessen
— Organiseringen av arbeidet: koordinering i læringssenteret
men ansvar og veiledning ved fakultetene.
— Enkel arbeidsflyt for forskeren!
— Støtte fra toppledelsen og fagforeninger
— Insentivordningen knyttet til egenarkivering.
— Forskernes bidrag
— Systemansvar for både Cristin og ODA i samme gruppe.
— Det norske OA-nettverket!
— Støtte til forfatterbetaling knyttet til publisering i OA-
tidsskrifter.
— Møtt kritikken mot Open Access
Den Nasjonale Open Access dagen, 26. september 2013

18. Hva trenger du for å å få på plass en
OA-Policy?
Den Nasjonale Open Access dagen, 26. september 2013

19. Råd til utforming av OA-policies
— BOAI (Budapest Open Access Initiative), Ten years on from the Budapest Open Access Initiative: setting the default to
open, September 12, 2012. The ten-year anniversary statement from the BOAI, with recommendations for policy and
practice.
— COAR (Confederation of Open Access Repositories), Incentives, Integration, and Mediation: Sustainable Practices for
Populating Repositories, June 18, 2013.
— Ellen Finnie Duranceau and Sue Kriegsman, Implementing Open Access Policies Using Institutional Repositories,
chapter 5 of Pamela Bluh and Cindy Hepfer (eds.), The Institutional Repository: Benefits and Challenges, American
Library Association, Association for Library Collections and Technical Services (ALCTS), January 2013.
— EOS (Enabling Open Scholarship), Formulating an institutional Open Access policy.
— Stevan Harnad, Integrating Institutional and Funder Open Access Mandates: Belgian Model, Open Access
Archivangelism, December 23, 2011.
— Stevan Harnad, Waking OA's "Slumbering Giant": The University's Mandate To Mandate Open Access, New Review of
Information Networking 14, 1 (2008) pp. 51-68.
— Harvard Office for Scholarly Communication, Harvard Model Open Access Policy. Annotated. Last updated, October
10, 2012.
— OASIS (Open Access Scholarly Information Sourcebook), Developing an Institutional Open Access Policy, April 7,
2012.
— RCAAP (Repositório Científico de Acesso Aberto de Portugal), Open Access Policies Kit, March 31, 2011.
— Arthur Sale, Marc Couture, Eloy Rodrigues, Leslie Carr, and Stevan Harnad, Open Access Mandates and the "Fair
Dealing" Button, in: Rosemary J. Coombe and Darren Wershler, eds., Dynamic Fair Dealing: Creating Canadian
Culture Online, 2012.
— Stuart Shieber, The Occasional Pamphlet. Blog entries on scholarly communication.
— SPARC (Scholarly Publishing and Academic Resources Coalition), A SPARC Guide for Campus Action, April 25, 2012.
— SPARC, Campus Open Access Policies project, launched August 5, 2009.
— Peter Suber, OA policy options for funding agencies and universities, SPARC Open Access Newsletter, February 2,
2009.
— Peter Suber, Three principles for university open access policies, SPARC Open Access Newsletter, April 2, 2008.
— Alma Swan, Policy Guidelines for the Development and Promotion of Open Access, UNESCO, March 2012.
Den Nasjonale Open Access dagen, 26. september 2013

20. — Harvard har lagt ut en guide til hvordan formulere en
Open Access Policy:
https://osc.hul.harvard.edu/sites/default/files/model-
policy-annotated_01_2013.pdf
— ROARMAP (Registry of Open Access Repositories
Mandatory Archiving Policies). The most
comprehensive list of university OA mandates.
Den Nasjonale Open Access dagen, 26. september 2013

21. Spørsmål?
Takk for meg!
Tanja Strøm
tanja.strom@hioa.no
FOTO: Pursuethepassion / Flickr / CC BY-NC-SA 2.0 /