JIT principe door gebruik van webtoepassingen = JIT 2.0

1. Een methode voor ondersteunen van
proces-automatisatie en –verbetering met
web technologie

2. Wie ben ik?
 Jurgen Carlier, licentiaat informatica, KULeuven
 Zaakvoerder / oprichter Tales Systems CVBA, aka tales.be
 Bestuurder Feweb
Jurgen.carlier@tales.be
www.tales.be
Twitter : @TalesPDG
http://www.linkedin.com/in/jurgencarlier

3. Wie is ?
Web developer
 Kwaliteit
 Team
 3 webs : websites / webshops / web applicaties
Tales is “Sterk In Web”

4. Tales denkt web
Presentatie sites  processen ondersteunen
Zorg : wat is Onze USP of filosofie tav. Processen
Antwoord: JIT 2.0.
Deze voorstelling:
 Legt JIT 2.0. uit
 Case Rejo Fresh
 Ideeën rond: JIT 2.0. als “methode”/”management-instrument”

5. JIT 2.0.
Een beetje geschiedenis
 JIT (jaren 80) : voorraadbeheersing , lean manufacturing
 nooit de keten platleggen
 JIT 2 (late 80’s) : suppliers zetten “mannetje” bij klanten
om JIT te controleren
 Optimalisatie van voorraad- en productieprocessen,
wegwerken van buffers in productieprocessen

6. JIT 2.0.
Gelijkaardige Optimalisatie van informatie
processen
Gelijkenissen :
 Wegwerken van buffers in informatie-processen, ”voorraden”
wegwerken
 Nooit de keten platleggen

7. JIT 2.0.
Informatiebuffers

8. JIT 2.0.
De idee
“kleine” programma’s (webmodules, mobiele pgms, apps)
gebruiken om de gaten in ERP / CRM / … op te vullen

9. JIT 2.0.
Dubbele winst
 Eindproduct meer op de gebruiker gericht
 Ontwikkeling in kleinere stappen

10. JIT 2.0. – De idee
Zie ook
http://martinwebster.eu/dolphins-not-whales-sustaining-change

11. Eenheidsprincipe
Waarom werkt dit?

12. Eenheids principe JIT2.0.
Eenheid van ruimte, tijd en handeling.
(Aristoteles)

13. Eenheids principe JIT2.0.
1. Ruimte Processen overal toegankelijk
2. Tijd 24/24 – 7/7
3. Handeling
 Door iedereen (in principe)
 ALLE stakeholders: eindgebruiker, non IT savvy:
Bvb. in de case rejofresh chauffeurs / boeren , …
Vb. e-commerce : iedereen kan altijd en overal bestellen.

14. Eenheids principe JIT2.0.
Voordelen eindproduct
De juiste informatie
wordt snel ingevuld
door degene die de informatie heeft
(Eindsysteem wordt accurater)

15. JIT 2.0.
Voordelen projectplan
 lean / snel / kosten dalen  monolytische ontwikkeling
(flexibeler werkplan)
 Combineerbaar met scrum en agile ontwikkelmethodes
 Snel te implementeren / bijsturen mogelijk
 Prototyping / simulatie mogelijk
 Goed combineerbaar met “Change”
 (Nieuwe) Gebruikers erbij betrekken is gemakkelijker:
eenvoud / aanpasbaar (web interfaces) :
traditioneel de grootste struikelblok voor ICT – implementaties
(Projectbeheer wordt “eenvoudiger”)

16. Enablers
Waarom werkt dit nu pas?

17. Enablers
Eenheid van R/T/H is in klassieke ERP/CRM niet steeds
mogelijk.
Waarom nu (pas)?
˃nu zijn er enablers

18. Enablers
Enabler 1: Web (technologie)
brengt de processen naar iedereen,
altijd en overal.
Tenminste: In de buurt van iedereen
Processen op een “desktop near you”. (1995)

19. Enablers
Enabler 2: mobile
brengt de processen naar iedereen,
altijd en overal.
Deze keer: letterlijk bij iedereen
Processen “in your pocket”. (2005)

20. Enablers
Enabler 3: cloud
Devices: tablets, …
Cloud, SaaS, PaaS, ERP/CRM in de cloud.
Brengen uw bedrijf (-sprocessen)
 steeds dichter bij u,
 maken ze alomtegenwoordig
 en voor iedereen toegankelijk
 Ook voor heel kleine bedrijven

21. Welke processen ?
E-commerce
als JIT 2.0. van orderentry proces (oorspronkelijke
insteek)
Maar ook andere processen kunnen JIT2.0.:
orderbevestiging, aankoopbeheer (bevestigen
budget bij aankoop), uurregistratie, dispatching,
planning, …

22. Case: Rejo Fresh

23. Gekoeld transport van groenten en fruit, opgestart in
2007
6 chauffeurs / 6 vrachtwagens
Problematiek: Korte ritten met veel wijzigingen op
aanvraag van de klanten
Wijzigingen van uren
Ritten bij / weg
Ritten => andere chauffeurs
.:. Moeilijke communicatie

24. Oude situatie
Verschillende stand-alone applicaties (controle)
Planning voor chauffeur = bellen, faxen,
mailen,mondeling (Informatie stock)
Aanvragen transport door klant = bellen, faxen,
mailen, mondeling (Informatie stock)
Moeilijke communicatie door planning die
regelmatig wijzigt. (Controle)

25. Voorstel van Tales
Backoffice In Motion (lightweight ERP in de cloud!)
Combinatie : ERP / extranet / mobiel
Nieuwe gebruikers : chauffeur (iPad), boeren
(extranet voor aanvraag transport)
Wijzigingen in planning live te volgen(door iedereen)

26. Klant
Planner
Ex
Website / Extranet Planner
ERP InIn Motion
-
Chauffeur
Mobile Device
Mob

27. Nood aan proces re-engineering!
Planner kan via extranet
Vrachten beheren (invoegen, update,deleten) van eigen
chauffeurs + onderaannemers
Kan planning online opvolgen

29. Klant kan via extranet
Eigen Vrachten beheren (invoegen, update,deleten)
Overzicht van uitgevoerde vrachten opvragen

31. Chauffeur kan via Web app
Planning opvragen
Details vracht opvragen
Details klant opvragen
Vracht boeken -> fakturatie In Motion
Tijdsregistratie

32. Inloggen chauffeur
Gebruikersnaam
Paswoord

33. Vrachtlijst chauffeur
Klantnaam
Tijdstip
Ritnummer

34. Details klant
Adres
Telefoon
GSM
Klant specifieke opmerking

35. Details vracht
Sliders
Drukknoppen
Vracht boeken

36. Tijdsregistratie
Start- en stoptijd
Registratie rusttijd

37. Registratie rusttijd
+ 10 min
- 10 min

38. Ingelogde planner kan via mobiel of extranet
Planning van collega’s opvragen
Vracht aan andere chauffeur toekennen

39. Chauffeurlijst
Overzicht chauffeurs

40. Besluit van de case :
Via kleine webapplicatie en mobiele site worden
juiste gegevens aan de bron onmiddellijk ingevoegd
 Eenvoudige en snelle beslissingen
 Minder controles / minder fouten
Juiste gegevens aan de bron onmiddellijk opgevraagd
 Altijd beschikking over live data

41. Hoe gebruiken?
Management issues

42. Hoe start je een JIT2.0 project?
identificatie
 Zoek informatie stocks / - buffers
inbox , hoopje faxen,…
 Zoek controlemechanismen
Lijsten, klasseurs, excel sheets (Excellekes) , …
Waarom zijn ze er ?
 Zoek nieuwe gebruikers
Wie werkt er mee?
Wie zou er eigenlijk mee moeten werken? Bij wie zit de informatie ?
Waar ontstaat de informatie in de stocks/buffers (klanten?)

43. Hoe start je een JIT2.0 project?
Concept
 Denk over uw concept(van informatiestromen)
Controlelijsten (nieuwe ‘informatiebuffers’)
vs
Management by exception

44. Hoe start je een JIT2.0 project?
Waarom?
“Redenen” voor buffers en controlemechanismen?
 Gebruikers zitten niet op het systeem
 “We vertrouwen de gebruikers niet”
 “Die kunnen daar toch niet mee werken”
 “We moeten dit controleren voor het in het systeem gaat”
 Is er controle nodig omdat een proces te ingewikkeld is,…
 … of omdat informatie onvolledig is?

45. Hoe start je een JIT2.0 project?
Wie zijn de gebruikers?
4 soorten gebruikers:
˃ Interne
1. gekende: windows gebruikers, ERP…
2. “nieuwe”: bvb. vtw’s, consultants, installateurs, controleurs
(op de baan)
˃ Externe
3. gekende: klanten / leveranciers, / communities members, …
4. Anonieme (de hele wereld): bvb. e-commerce B2C

46. Hoe start je een JIT2.0 project?
Moeilijkheden
met de nieuwe gebruikers
˃ beperkt tot helemaal niet opleiden
 Belang van design: Eenvoud
 Belang van Standaardisatie (niet wiel heruitvinden):
herkenbaarheid is belangrijk.
 Belang van Usability
 Allemaal “Typische web development skills”.

47. Hoe start je een JIT2.0 project?
˃ Opletten met “voor de hand liggende” processen
Bvb. Een vertegenwoordiger op de baan een klant laten kiezen
(<> vennootschappen / vestigingen, …): impact op facturatie
 Vereenvoudigen
 Manuele tussenstap in workflow
˃ Eventueel aanlokken van klanten, vooral in B2C
 Bvb. e-commerce
– SEO , SEM
– Nog typische webskills

48. Hoe start je een JIT2.0 project?
Waarom webbouwers nodig?
Vele antwoorden op al deze vragen worden geboden
door typische webskills:
 interface design
 Usability
 SEO
 Eenvoud
MAAR… Er zijn echter ook issues van andere aard
 ICT gerelateerd
 management

49. Hoe start je een JIT2.0 project?
ICT issues
˃Systeem architectuur CRM
JIT 2.0. vraagt om een goede scheiding tussen ERP
WEB
business logica (inclusief DAL) en interface apps
logica: een aantal processen wordt immers
dubbel ontwikkeld voor WEB en back office Business
logica
˃Security
Ontsluiten van company software via Web
Authorisatie, identificatie, …

50. Hoe start je een JIT2.0 project?
Management issues (people mngmt)
˃ Overtuigen van top management (360 systeem)
˃ Overtuigen van ICT dept
˃ Overtuigen van de nieuwe gebruikers om er mee te werken
(zie volgende slide)
˃ Gebruikers in toom houden als ze zien “hoe eenvoudig het is
om nieuwe controlelijsten te maken”- bewaak uw concept –
let op voor nieuwe informatiestocks (uitgangspunt)
˃ Gevaar van “Quick and dirty” te werken

51. Hoe start je een JIT2.0 project?
Management issues?
˃ Change aspecten
˃ Betrokkenheid van de nieuwe gebruikers. Om ze mee te
krijgen, geef ze voordelen. Communiceer dit van in het
begin. Je hebt hun medewerking nodig.
Vbn van voordelen : Snellere facturatie, snellere afrekening van
onkosten, Zelf meer (geaggregeerde) informatie, Minder werk voor
controle dus meer tijd voor zinvolle zaken, Eigen
verantwoordelijkheid, ….

52. Besluit
JIT2.0. is een methode voor
 Implementatie
Wij werken aan implementatietips / flightplan
 Controle na (bij) implementatie : KPI’s mogelijk
Zoek informatiestocks / controlesystemen / nieuwe gebruikers ….
Kunnen we ze verminderen? Hoeveel hebben we ze verminderd?

53. Besluit
JIT2.0. biedt ons
 Een idee - een referentiekader
 Een houvast bij contacten met alle partijen
 Een managementmethode – flightplan
 Een controle middel

54. www.tales.be
info@tales.be
Krekelmotestraat 109-111, 8870 Izegem
T 051 316416