Il progetto di CADF con Talea Consulting: Digitalizzazione del flusso informativo in ingresso e in uscita per migliorare i tempi di risposta agli utenti

1. Una nostra storia di successo

2. L’azienda
CADF SPA
L'Azienda C.A.D.F. S.p.a. è nata nel 2001 dalla trasformazione
del Consorzio Acque Delta Ferrarese.
Le finalità di C.A.D.F. consistono nella gestione associata
dell'intero ciclo di raccolta, depurazione, potabilizzazione
e distribuzione dell'acqua con i seguenti principali obiettivi:
 Superare le condizioni di diseguaglianza nella fruizione dei
servizi da parte degli Utenti
 Attuare la gestione unitaria delle risorse idriche con il
massimo riguardo verso risultati qualitativi ed economici
 Pianificazione economica e territoriale integrata e standard
di gestione del servizio per agevolare gli interventi di
riequilibrio e di tutela ambientale.

3. L’azienda
30milioni€
Fatturato 2016
69.000Utenze
attive
9.500.000m3 consumo acqua 2016
7.000.000m3 fognatura 2016
1.000litri/sec
di acqua
trattata/potabile
potenzialità complessiva
degli impianti
2.200km
rete idrica
gestita
146 addetti

4. Snellire il flusso documentale in entrata, in uscita e interno, al fine di
migliorare il servizio verso i propri Utenti, soprattutto in termini di diminuzione dei
tempi di gestione delle pratiche.
Tali processi, coordinati soprattutto dall’Ufficio Protocollo, risultavano appesantiti
dalla modalità di archiviazione documentale, rendendo la ricerca della
documentazione dei diversi Clienti, spesso lenta e macchinosa.
 Protocollo in entrata, in uscita e interno
 Gestione documentazione utenza
 Determine e Progetti esecutivi
 Pareri e certificazioni di conformità, a richiedenti autorizzazioni
 Analisi delle tempistiche di gestione delle procedure per i cittadini e le aziende
 Fatturazione e conservazione elettronica
L’esigenza

5. La soluzione

6.  Tutti i documenti che arrivano (posta cartacea o email) vengono trasmessi
all’Ufficio Protocollo, che provvede l’archiviazione elettronica.
 L’indirizzo di PEC viene monitorato e tutte le mail vengono automaticamente
trasformate in PDF con i propri allegati e inviati all’Uff. Protocollo.
 Assegnatagli la tipologia, ogni documento viene smistato verso gli uffici che lo
avranno in gestione e tutti gli Utenti a cui è destinato devono dare conferma
di averne presa visione.
 L’inoltro agli uffici e la gestione di qualsiasi documento è monitorabile e
verificabile in qualsiasi momento da parte dell’Uff. Protocollo.
Protocolli interni ed esterni in qualsiasi formato
Protocolli

7. Assistenza
La ricerca rapida in «modalità Google» permette di trovare tutte le informazioni
e i documenti archiviati per un determinato Cliente (Azienda / Utente) nel giro di
pochi secondi. Tale funzionalità permette all’Assistenza di fornire un servizio
molto più veloce all’Utente che richiede verifiche sulla propria documentazione.
I protocolli interni o in uscita sono inoltrati dai diversi uffici all’Ufficio Protocollo
che procede alla loro classificazione. Dopo la protocollazione il documento
viene automaticamente inoltrato al destinatario previsto.
Ricerca materiale utenti

8. Pareri e Certificazioni
Ufficio Tecnico
 I documenti relativi a richiesta di Pareri o
Certificazioni per impianti domestici o industriali
sono archiviati e protocollati.
 In seguito sono inoltrati all’ufficio preposto che invia
eventuali richieste di documentazione integrativa o
formula pareri, mediante modelli predefiniti. Vengono
gestiti anche il «Silenzio Assenso» e la «Fine
Lavori».
 La digitalizzazione di tutti i processi e le procedure
che riguardano i cittadini e le imprese permettono a
CADF di misurare puntualmente le tempistiche di
evasione delle richieste, in conformità alle norme
di trasparenza.
Start

9. Ufficio Tecnico
Determine e Progetti esecutivi
 L’ufficio preposto crea un progetto esecutivo
 Questo viene automaticamente inoltrato agli utenti
che devono verificarne la congruenza con gli obiettivi
definiti.
 Dopo la conferma, si crea una proposta di determina
inoltrata agli utenti che devono confermarne regolarità
tecnica, amministrativa e giuridica.
 La determina confermata viene firmata
digitalmente.
 In ogni momento è possibile tracciare il punto del
processo in cui il documento è bloccato ed
individuare eventuali colli di bottiglia che rallentano
l’avanzamento della pratica.
Start

10. Processo Consegna AutovetturaAmministrazione
Fatturazione Elettronica PA
CADF emette fatture elettroniche che poi vengono inviate alla PA tramite il
servizio IX FE di ARXivar.
In ARXivar vengono poi tracciati tutti gli esiti dell’invio.
Il portale di Fatturazione Elettronica permette la Conservazione a norma
automatica di tutte le fatture inviate.

11. Gare e Appalti
Archiviazione puntale PEC
I documenti, che arrivano all’indirizzo
di posta elettronica certificata di Gare
e Appalti, vengono automaticamente
scaricati e trasmessi all’ufficio
preposto.
In questo modo le tempistiche di
gestione dei documenti ricevuti sono
velocizzate e non c’è rischio di
perdere nessun documento inviato dai
diversi candidati alle gare.

12. • Gestione digitale all’avanguardia e in linea con gli obiettivi
dell’Agenda Digitale
• Implementazione della piattaforma Arxivar: uno strumento
innovativo di gestione dei processi aziendali, abilitante alla
completa digitalizzazione dei flussi informativi in azienda
• Miglioramento della qualità dei servizi agli Utenti, in termini
di velocità, di risposta alle richieste e di chiusura degli iter
autorizzativi
• Autonomia di gestione e manutenzione della soluzione, da
parte dei Key User aziendali
• Fruibilità della piattaforma da parte di tutti i dipendenti che
hanno seguito un percorso formativo comune
• Riduzione dei costi di gestione e stampa dei tradizionali
archivi cartacei
I vantaggi

13. La parola al Cliente
«In un contesto in cui i cittadini e le imprese si
aspettano un servizio efficiente e molto rapido, le
competenze tecniche devono essere supportate da
adeguati strumenti organizzativi.
Abbiamo quindi avviato il nostro percorso di
digitalizzazione per migliorare continuamente le
performance, operando in linea con le direttive
dell’Agenda Digitale.
L’introduzione di ARXivar ci ha permesso, fin da subito,
di ridurre i tempi di risposta rispetto a tutte le richieste.
Non consideriamo certamente questo un punto di
arrivo, ma il primo passo della nostra trasformazione
digitale».
Marco Piva
Responsabile IT - CADF SpA