1. PRESERVACION Y CONSERVACION
DE LOS DOCUMENTOS DIGITALES
PRESENTADO POR: Tatiana Rojas Gutiérrez
DOCENTE: Ricardo Bolero Rios
Universidad del Quindío
Ciencias de la Información, Documentación y Bibliotecología
Documentos digitales
Marzo 16 del 2018

2. INTRODUCCION
Con la aparición de las nuevas tecnologías podremos utilizar estas gran
herramienta con frecuencia para que el patrimonio digital pueda ser mostrada de
manera actual, ordenada con las directrices de conservación con n carácter
técnico y de dimensiones sociales de las organizaciones o empresas.
Nosotros como futuros profesionales de la información tenemos el deber de
conservara los documentos digitales para evitar su perdida y prolongar la vida de
los materiales o documentos, utilizando métodos de mantenimiento y
conservación, teniendo en cuanta la legislación que ampara estos procesos.

3. INDICE
1.Concepto de conservación.
2. Requerimientos de conservación
2.1 Estrategias de conservación y preservación
2.2 Políticas de seguridad de la información electrónica
3. Características
3.1 Normas ISO 27001
4. Objetivos de la norma iso
5. Estrategias de conservación
6. Esquema de preservación
7. Creación , conservación y difusión de documentos digitales.
8. Conclusiones
9. Bibliografía.

4. 1. CONCEPTO DE PRESERVACION
Con la nueva era de las tecnologías es indispensable conservar la información que
genera conocimiento, por eso se requiere políticas para el acceso ala información
de forma segura para su visualización, recuperación, y utilización. Se debe
conservar la información digiral por varios factores.
 Por su valor ( administrativo, informativo, legal y cultural)
 Por su facilidad de difusión ( redes de comuncacion como el internet y planes
de digitalización)

5. 2.REQUERIMIENTOS DE PRESERVACION
 Captura: Donde se facilita los servicios y funciones para poder aceptar e
ingresar a SGDEA.
 Sistema de almacenamiento: Facilita el servicio, almacenamiento,
mantenimiento y recuperación de documentos.
 Gestión de base de datos: completa, actualiza y accede ala información
descriptiva, gestión y mantenimiento de la base de datos, en la búsqueda y
generación de informes administrativos para la gestión de archivo.
 Administración : Operación y gestión del archivo.
 Plan de conservación: Funciones para estar ala tanto del sistema para poder
acceder a la base de datos los cuales preservaran por un tiempo.

6.  Acceso: Permite al usuario realizar búsquedas, identificar, localizar y solicitar información
almacenada en SGDEA
2.1 ESTRATEGIAS DE CONSERVACION Y PRESERVACION DE DOCMENTOS DIGTALES: según los estándares
archivísticos y tecnológicos SGDEA ley 1437 del 2.011
 Deben considerar principios de conservación por tiempo , longevidad de los medios de
almacenamiento.
 Las organizaciones son responsables de la gestión de información con un un desempeño y el
cumplimiento de funciones.
 Adecuada clasificación, organización, almacenamiento, y custodia de los documentos. Como
también en la conservación y protección de los ducumnentos bajo su lupa.

7.  Para los documentos electrónicos deben almacenar los documentos con el uso de plataformas
tecnológicas para poder recupera y utilizara estos documentos, ara convertir los datos en un
soporte estable normalizado y fácil de encontrar.
 Se debe mantener los datos con su forma original mediante programas y equipos informáticos.
 Los documentos electrónicos necesitan tener condiciones controladas para su conservación
como la temperatura aproximadamente de 30- 50 de humedad y 65-68 grados Fahrenheit por
que si hay una humedad excesiva causa deterioro químico, físicos y biológicos , para ellos se
deben utilizar termohigrografo , des humificadores.

8.  Deben tener manuales de procedimiento de instrucciones para el uso y manipulación de
documentos, con planes de emergencia para la conservación y proteger los documentos de virus
informáticos.
 Las organizaciones deben capacitar el persona que va a estar encargado de la preservación y
conservación de documentos o contratar personal especializado en este campo y que tengas las
los recursos indicados y necesarios para un buen almacenaje que proteja los documentos del
deterioro natural y artificial.
2.2 POLITICAS DE SEGURIDAD DE LA INFORMACION ELECTRONICA
Consiste en identificar y proteger los activos de información, evitando su destrucción o divulgación
no autorizada como de empleados, precios, bases de datos, manuales etc. Comprometiéndose en
mantener y mejorar su sistemas de gestión de seguridad

9. 3. CARACTERISTICAS
 Confidencialidad
 Integridad
 Disponibilidad
Aspectos
 Autenticidad
 Posibilidad de autoría
 Protección ala duplicación
 No repudio
 Legalidad
 Confiablidad de la información

10. Los documentos electrónicos deben tener políticas de seguridad para preservar las características
de los documentos de las organizaciones.
3.1 NORMA ISO 27001
Norma internacional de la Organización Internacional de Normalizacion
( ISO) que se encarga de describir como gestionar la seguridad de la información de una empresa,
esta norma puede ser implementada en cualquier organización con o sin fines de lucro sea en
empresas públicas o privadas.
Proporciona una metodología para la gestión de seguridad de información de una organización y
permite que las empresas sean certificadas confirmando que la información a sido implementada en
essa organización cumpliendo con la norma ISO 27001

11. 4 OBJETIVO DE LA ISO 27001
Proteger la confidencialidad, integridad y disponibilidad de la información de una empresa,
investigando problemas que pueden afectar la información y luego define lo que se debe hacer para
evitar y reducir problemas que se produzcan ( tratamiento de riesgo).
La gestión de seguridad de información no solo se especifica en la seguridad TI, también tiene que
ver con la gestión de procesos, recursos humanos, protección jurídica y física

12. 5. ESTRATEGIAS DE CONSERVACION Y PRESERVACION
Depende de los siguientes factores: ( formato de los documentos, uso previsto de los documentos
digitales, capacidad técnica de la institución)
 Estrategias a corto plazo:
Conservar entorno tecnológico, migración, renovación del soporte(refreshing).
 Estrategias a medio y largo plazo:
Migración y emulación
 Estrategias alternativas:
Impresión en papel, sistema hibrido( digitalización y microfilmación)conservación de los contenidos
de red

13. 6.ESQUEMA DE PRESERVACION DIGITAL

14. 7. CREACION,CONSERVACION Y DIFUSION DE
DOCUMENTOS DIGITALES
PASOS
 Preservación tecnológica
 Conversión ( formato estándar, conversión a modalidades de software independiente,
conversión a papel o microfilm)
 Emulación
 Migración: Interoperabilidad, compatibilidad retroactiva.
PROBLEMAS QUE SE PRESENTA EN LA CONSERVACION DIGITAL
1. Obsolencia tecnológica: Incapacidad de utilizar elementos informáticos a causa de la evolución
tecnológica.

15. 2. Degradación de los soportes: fragilidad de los soportes digitales por factores
internos(composición de soportes que provoca errores de lectura) y externos (cambios de
temperatura, humedad que degrada el soporte).
3. Pedidas espontaneas o catastróficas : Falta de control de versiones de recursos, perdida por
acontecimientos catastróficos incendios o desastres naturales.

16. 8. CONCLUSIONES
 Se deben tener unos soportes adecuados software y hardware para que puedan tener una mayor
supervivencia los documentos.
 La preservación tiene como objetivo garantizara la autenticidad e integridad de la información
que contiene el documento.
 Se debe recuperar de una manera eficaz la información de los documentos.
 La conservación de documentos deben tener medidas especiales tanto en almacenamiento y
manejo de soportes físicos.
 Se debe determinar que es lo que se va a preservar dependiendo de la naturaleza del
documento.
 Se debe preservar documentos que el usuario pueda entender o utilizar.

17.  Según la complejidad que tenga el documento se podrá determinar su preservación,
complejidades y costos.
 Se debe renovar los soportes para que puedan trasferir datos de un soporte a otro para evitar la
perdida de información.
9. BIBLIOGRAFIA
o Natividad G, ( S/F) Preservación y conservación de documentos digitales, Universidad de
Salamanca. Pag 13,14,18. Recuperado de file:///D:/Perfil/Downloads/a_fondo(2).pdf .
o http://slideplayer.es/slide/1041681/
o http://reddebibliotecas.org.co/diario/preservaci%C3%B3n-y-conservaci%C3%B3n-de-
documentos-digitales