SlideShare uma empresa Scribd logo
1 de 83
Stratec
Material Educativo
Orçamento Matricial
ORÇAMENTO MATRICIAL


  UMA NOVA VISÃO PARA A
    ELABORAÇÃO E O
 CONTROLE ORÇAMENTÁRIO
META
REDUÇÃO DE R$ 9.500.000,00 NOS
   DISPÊNDIOS E DESPESAS
Roteiro da Apresentação
    1ª Etapa - A Elaboração do Orçamento Matricial
1      Preparação da base orçamentária

2      Preparação para definição das metas

3      Definição preliminar das metas

4      Negociação e consolidação do orçamento

    2ª Etapa - Controle Orçamentário
5      Acompanhamento dos gastos

6      Auditoria

    3ª Etapa - Organização do Projeto
7      Formação das equipes e forma de atuação
ANTES, ALGUNS CONCEITOS
 SOBRE GERENCIAMENTO
Fator crítico de sucesso
Modelo Mental

No. 1            LIDERANÇA




                             CONHECIMENTO
      MÉTODO                      DO
                               PROCESSO
      PROATIVA
ADMINISTRAÇÃO
                       E GERENCIAMENTO
                                  Governança
                      Liderança   Liderança Executiva
                                  Clima Organizacional
                                  Cultura Organizacional
                A P
                C D
                                  Potencial das pessoas
Administração                     Estabelecer Metas
     de                Método     Atingir Metas
  Empresas                        Manter Metas
                                  Finanças
                                  Recursos Humanos
                                  Logística
                Conhecimento
                                  Fabricação
                                  Marketing
                                  Vendas, etc
O que é Método?
Método =

“Processo para se atingir resultados”.
Método para Atingir Resultados:
Modelo Mental PDCA
No.2
Princípios

 Quem não mede não gerencial

 Gerenciar é atingir metas
1ª Etapa
   Processo de
  Elaboração do
Orçamento Matricial
Proposta de Gestão Orçamentária


                  ORÇAMENTO MATRICIAL

   VISÃO        •Exame detalhado dos gastos
ORÇAMENTÁRIA    •Metas de redução específicas
                para cada área
                •Desafios compatíveis com o
                potencial de ganho
                •Ônus da prova com os
                gerentes
A Gestão do Orçamento
         Através do PDCA

                    Elaboração
                        do
          A    P    Orçamento


Controle
          C    D
Orçamentário
Os Princípios do Orçamento
                  Matricial
  Princípios            Significado
1) Controle      Gastos controlados por duas
   Cruzado       pessoas (donos de entidades
                 e pacotes)
O Princípio do
                   Desdobramento do Custo
                       Presidente
                                            $



          Diretorias
          (Entidade)
                            $           $               $               $


                                                                        Atividades
                                                            Variáveis
Centros de Custo       $        $   Pacotes de Gastos
O Princípio do
                             Controle Cruzado
     Matriz Corporativa
     Dono: Presidente
                                   Dono da Entidade                     Dono da entidade




                          Gestor       Gestor         Gestor   Gestor       Gestor          Gestor



               Gestor
            do pacote      Gasto        Gasto                                               Gasto
                          “a” - $      “b” - $         ...                                 “z” - $
Dono do
pacote
               Gestor
                           Gasto        Gasto                                               Gasto
            do pacote     “α” - $      “β” - $         ...                                 “σ” - $
Os Princípios do Orçamento
                  Matricial
  Princípios              Significado
1) Controle        Gastos controlados por duas
   Cruzado         pessoas (donos de entidades
                   e pacotes)

2) Foco no         Os gastos são desdobrados até
   desdobramento   o nível onde são realizados
   do gasto
Os Princípios do Orçamento
                  Matricial
  Princípios               Significado
1) Controle         Gastos controlados por duas
   Cruzado          pessoas (donos de entidades
                    e pacotes)

2) Foco no
   desdobramento    Os custos são desdobrados até
   do gasto         o nível onde são realizados


3) Acompanhamento   Esforço direcionado à partir
   sistemático      de comparações sistemáticas
                    e controle detalhado dos
                    gastos
O Princípio do
   Acompanhamento Sistemático
 Acompanhamento Mensal do Resultado -
“Gestão à Vista”
                                           Cobertura de Estoque
                   Índice de
                   cobertura de 3
                   estoque
                              2,8
                             2,6                                                              Melhor
                             2,4
                             2,2
                               2
                             1,8
                                                                Meta
                             1,6
                                                                 *
                             1,4
                             1,2
                               1
                                    Média
                                          Nov Dez Jan   Fev Mar Abr Mai Jun   Jul Ago   Set
                                     97




 Reuniões para Controle de Gastos



 Auditoria de Procedimentos
Premissas do Orçamento
            Matricial

     Resultado orçamento matricial
    IGUAL ao resultado contábil
 Reais históricos

 Correta alocação dos lançamentos
contábeis
Processo de Elaboração do
           Orçamento Matricial


     Preparação     Preparação      Definição    Negociação e
       da Base     para Definição   Preliminar   Consolidação
    Orçamentária     das Metas      das Metas    do Orçamento


•Definição de Pacotes e Variáveis
•Definição de Entidades e Níveis
•Definição de Donos, Coordenadores e Gestores de
 Pacotes e Entidades
Preparação    Preparação       Definição    Negociação e
                                   da Base      para Definição   Preliminar   Consolidação




      Preparação da Base
                                 Orçamentária    das Metas       das Metas    do Orçamento




         Orçamentária
Elementos básicos para a gestão do
      “Orçamento Matricial”

   Pacotes         Entidades
  de Gastos       da Empresa

    Quais são          Onde
    os gastos       ocorrem os
                      gastos
Preparação    Preparação       Definição    Negociação e
                                                         da Base      para Definição   Preliminar   Consolidação




            Definição e Objetivo
                                                       Orçamentária    das Metas       das Metas    do Orçamento




                 de Pacotes
  PACOTES
• Agrupamentos de contas contábeis homogêneas em relação à
  natureza do lançamento que as originaram.

  VARIÁVEIS DE PACOTES
• Representam o nível de abertura da contabilidade.

  OBJETIVOS
• Montar uma estrutura contábil-gerencial
• Facilitar a análise e compreensão sobre a alocação de gastos
• Gerenciar sua evolução ao longo do tempo
Preparação    Preparação       Definição    Negociação e




           Como São Formados
                                                                 da Base      para Definição   Preliminar   Consolidação
                                                               Orçamentária    das Metas       das Metas    do Orçamento




               os Pacotes
                                 Salários e Encargos Sociais                       500
              Custos Fixos
                                 Aluguel das Instalações Fabris                          60
              de Produção

 “DRE”                           Salários e Encargos Sociais                      250
              Despesas           Aluguel de Imóveis                                      30
            Administrativas
                                 Aluguel de Veículos                                     25
                                                                                   865



                      Salários e Encargos Sociais da Produção                                    500
          Pessoal
                      Salários e Encargos Sociais da Administração                               250
Pacotes
                      Aluguel das Instalações Fabris                                                   60
          Aluguéis    Aluguel de Veículos                                                           25
                      Aluguel de Imóveis                                                            30
                                                                                                   865
Preparação                     Definição    Negociação e




          Exemplo de Pacotes e
                                                          Preparação
                                             da Base      para Definição   Preliminar   Consolidação
                                           Orçamentária    das Metas       das Metas    do Orçamento




            Variáveis (Gastos)
    PACOTES                VARIÁVEIS

Terceiros              Locação de veículos leves
                       Loc. de veículos pesados
Aluguéis
                       Locação de ônibus
Despesas de Apoio      Gasolina
Legais e Fiscais       Álcool
Frota                  Óleo Diesel
Utilidades e Insumos
                       Peças e assessórios
Pessoal
                       Seguros
Frota                  Apoio logístico

Propaganda             Manutenção de veículos
Preparação    Preparação       Definição    Negociação e
                                                             da Base      para Definição   Preliminar   Consolidação




             Definição e Objetivo
                                                           Orçamentária    das Metas       das Metas    do Orçamento




                 de Entidades
  ENTIDADES
• Unidades da estrutura organizacional (funcional ou por projeto)

  NÍVEIS DE ENTIDADES
• É o desdobramento das entidades, de acordo com a estrutura
  organizacional, desde unidades corporativas até centros de
  custo

  OBJETIVO
• Estabelecer uma clara definição da responsabilidade
  gerencial pelo controle dos gastos
Preparação    Preparação       Definição    Negociação e
                                                        da Base      para Definição   Preliminar   Consolidação
                                                      Orçamentária    das Metas       das Metas    do Orçamento




             Exemplos de Entidades

            Empresa           Presidência



Entidades   Dir. Finan   Dir. Com.   Dir. Oper.    Vice-Pres


Centros de Financeiro      MKT       Intercâmbio     Pessoal

 Custo
Donos, Coordenadores
                                                         Preparação    Preparação       Definição    Negociação e
                                                          da Base      para Definição   Preliminar   Consolidação
                                                        Orçamentária    das Metas       das Metas    do Orçamento




      e Gestores
  Matriz Corporativa
                       Dono da    Dono da    Dono da
  Dono: Presidente                           Entidade
                       Entidade   Entidade


                        Coord.     Coord.    Coord.




Dono do   Coord.
 pacote



Dono do   Coord.
 pacote
Processo de Elaboração do
           Orçamento Matricial

   Preparação     Preparação      Definição    Negociação e
     da Base     para Definição   Preliminar   Consolidação
  Orçamentária     das Metas      das Metas    do Orçamento


• Análise preliminar das variáveis
• Definição de Atividades, Parâmetros e Indicadores
• Definição de “Clusters”
• Preparação do Software e coleta de dados
Preparação    Preparação       Definição    Negociação e
                                                                                     da Base      para Definição   Preliminar   Consolidação
                                                                                   Orçamentária    das Metas       das Metas    do Orçamento




  Análise Preliminar das Variáveis
 Pacote
                 Priorizar variáveis e verificar
Variáveis        potencial de ganho




                                               comparação
                                               

                                                               Parâmetros
            gestores de pacote
            coordenadores e
             definid
            nível operacional
            gerenciados no
              valore
             plano de contas
             último nível do




                                                 critério de
              detalh

                                  Atividades
                     s
                      as pelos




                      amento do
                                                                                Indicadores
                                                                             item de controle
                                                                            para definição da
                                                                            meta e
                                                                            acompanhamento
Preparação        Preparação         Definição    Negociação e
                                                                                                                                                                                               da Base          para Definição     Preliminar   Consolidação




          Atividades, Parâmetros e
                                                                                                                                                                                             Orçamentária        das Metas         das Metas    do Orçamento




                 Indicadores
                                               Economia                                                                                                 Renegociação
               1             2                 no Parâmetro                                                                                             de Contratos




GASTO = CONSUMO X  PREÇO
       ESPECÍFICO UNITÁRIO
(R$/m2)              (kg detergente/m2)                                                                                            (R$/kg detergente)

                                                Gastos com Telefonia Fixa                                                                                       Gastos com Telefonia Fixa
                                                                                                                                  100
                               500                                                                                                90
                               450                                                                                                80
                               400                                                                                                70
              R$/Funcionário




                               350




                                                                                                                R$/ funcionario
                                                                                                                                  60
                               300                                                                                                50
                               250                                                                                                40
                               200                                                                                                30
                               150                                                                                                20
                               100                                                                                                10
                                50                                                                                                 0
                                 0                                                                                                      Filial São   Filial Salvador   Filiar São   Filial Porto   Filial Curitiba Filial Recife      Filial
                                      Adm.      Financeiro    Comercial   Logística   Industrial   Engenharia                             Paulo                          Paulo         Alegre                                       Fortaleza
                                     Central                                                                                            (capital)                      (interior)


                                                                                                                                                                                      Entidades
                                                             Entidades
Preparação    Preparação       Definição    Negociação e
                                                 da Base      para Definição   Preliminar   Consolidação
                                               Orçamentária    das Metas       das Metas    do Orçamento




Comparação entre indicadores
  para definição de metas
Entidades: Administrativa,
Comercial, Industrial, etc...



                   Identificar “Clusters”



                           Agrupar entidades



                                Comparar indicadores
Preparação    Preparação       Definição    Negociação e
                                                                  da Base      para Definição   Preliminar   Consolidação
                                                                Orçamentária    das Metas       das Metas    do Orçamento




                 O que são “Clusters”?
   São agrupamentos de entidades com características em
     comum que podem ter seus resultados comparados
                              Exemplo
             Gastos com telefone fixo - Diretoria Comercial
                            Característica
                      Pontos de venda/entidade
                                                    Cluster A
 Entidades
                                                 MG - 3.500 PDV
Rio de Janeiro                              Ribeirão Preto - 3.180 PDV
Minas Gerais
                                                    Cluster B
Ribeirão Preto
                                            Rio de Janeiro - 2.600 PDV
   Brasília                                    Goiânia - 2.400 PDV
   Goiânia
                                                    Cluster C
                                               Brasília - 1.730 PDV
Preparação    Preparação       Definição    Negociação e
                                             da Base      para Definição   Preliminar   Consolidação
                                           Orçamentária    das Metas       das Metas    do Orçamento




    Desenvolvimento de Software
       para Coleta de Dados
                PRÉ- REQUISITO:
 Utilizar mesma base de dados da Contabilidade

             OBJETIVOS PRINCIPAIS:
Levantar dados para definição das metas
orçamentárias

Acompanhar resultados mensais e gerar consultas
para análises comparativas entre o real e orçado
Preparação    Preparação       Definição    Negociação e
                                                    da Base      para Definição   Preliminar   Consolidação
                                                  Orçamentária    das Metas       das Metas    do Orçamento




      Desenvolvimento de Software
         para Coleta de Dados
     Levantar dados para definição das metas
                 orçamentárias



• Coletar dados da DRE

• Inserir parâmetros e indicadores para cálculo dos valores
  da situação atual

• Apresentar os gastos por pacote e entidade
Preparação    Preparação       Definição    Negociação e
                                                  da Base      para Definição   Preliminar   Consolidação
                                                Orçamentária    das Metas       das Metas    do Orçamento




    Desenvolvimento de Software
       para Coleta de Dados
Acompanhar resultados mensais e gerar consultas
para análises comparativas entre o real e orçado




• Apresentar dados por pacote e entidade para
  os seus gestores
Processo de Elaboração do
            Orçamento Matricial
    Preparação     Preparação      Definição    Negociação e
      da Base     para Definição   Preliminar   Consolidação
   Orçamentária     das Metas      das Metas    do Orçamento


•Definição preliminar das metas corporativas por diretoria e
 por pacote
•Análise dos dados coletados e estabelecimento das
 “réguas” nas entidades das diretorias
•Definição preliminar das metas nas entidades
•Definição das “Propostas de Padrões” e “Planos de
 Redução de Gastos”
Preparação     Preparação      Definição    Negociação e
                                               da Base      para Definição   Preliminar   Consolidação
                                             Orçamentária    das Metas       das Metas    do Orçamento




            Definição das Metas
                                     Definição das Metas
    Definição preliminar das             “Top-Down”
1
    metas corporativas

                                     Corporativo
    Análise dos dados coletados e
2   estabelecimento das “réguas”
    nas entidades


    Definição preliminar das metas    Entidades
3   nos níveis das entidades



    Definição das “Propostas de
4   Padrões” e “Planos de Redução      Níveis das
    de Gastos”
                                       Entidades
Definição Preliminar das
          Metas Corporativas
       As metas do orçamento matricial são
             definidas por pacotes

                    Como


- Analisar os valores propostos de redução de
custos por diretoria que impactam em cada
pacote
- Analisar o potencial de ganho das demais
contas que compõem seu pacote, totalizando a
meta de redução global do pacote
Preparação     Preparação      Definição    Negociação e
                                                                                                da Base      para Definição   Preliminar   Consolidação
                                                                                              Orçamentária    das Metas       das Metas    do Orçamento




                           Meta Corporativa
RESPONSÁVEL: Presidente- Dr. José Pereira                Entidades e Donos de Entidades
                                             Marcos Elias       Jacques G.    José Pereira    Dr. José Pereira
                                                                                               Dr. José Pereira
Donos de                                                                                         Total Pacote
           Pacotes    Variáveis              Administrativo     Comercial      Industrial         Total Pacote
Pacotes
Marcos     Pessoal                                       5440          3264            2176                                   10880
                                                                                                                               10880
Elias                 Salários e Ordenados               2700          1620            1080                                       5400
                                                                                                                                   5400
                      Honorários                          500           300             200                                       1000
                                                                                                                                   1000
                      Vale Transporte                     100            60              40                                         200
                                                                                                                                    200
                      Vale Refeição                       200           120              80                                         400
                                                                                                                                    400
                      PIS                                 250           150             100                                         500
                                                                                                                                    500
                      FGTS                                200           120              80                                         400
                                                                                                                                    400
                      INSS                                300           180             120                                         600
                                                                                                                                    600
                      Gratificações                        90            54              36                                         180
                                                                                                                                    180
                      Aviso Prévio                         80            48              32                                         160
                                                                                                                                    160
                      Salário Educação                     45            27              18                                          90
                                                                                                                                     90
                      13o Salário                         450           270             180                                         900
                                                                                                                                    900
                      Férias                              450           270             180                                         900
                                                                                                                                    900
                      Benefícios Indiretos                 75            45              30                                         150
                                                                                                                                    150
Marcos     Despesas                                       810           486             324                                      1620
                                                                                                                                   1620
Elias      de Apoio   Telefone                            500           300             200                                       1000
                                                                                                                                   1000
                      Viagens                             250           150             100                                         500
                                                                                                                                    500
                      Jornais e Revistas                   60            36              24                                         120
                                                                                                                                    120


                      Total de Gastos
                      Total de Gastos
                                                      9375
                                                         9375
                                                                     7365
                                                                       7365
                                                                                     7760
                                                                                       7760
                                                                                                                              2450024500




    Metas de Redução de
     Custos por pacotes
Matriz Corporativa da CCPR
Entidade: CCPR
Dono: Dr. José Pereira Campos Filho

                                 Dono da Entidade   Marcos Elias       Jacques Gontijo         José Pereira          José Pereira

                                  Coordenador da
                                                       Osvaldo             Joaquim           Maurício Borges            Rosário        Total
                                        Entidade
                                                                                                                                      Pacotes
             Coordenador do                           Diretoria                                                     Assessoria da
    Dono                                Entidades                     Diretoria Comercial   Diretoria Industrial
                 Pacote                             Administrativa                                                   Presidência

                                   Pacotes          Meta $   Meta %    Meta $    Meta %      Meta $     Meta %     Meta $   Meta %   Meta $   Meta %
Marcos E.       Osvaldo    Pessoal
                           Utilidades e
J. Pereira     Maurício B. Insumos
Marcos E.       Humberto   Despesas de Apoio
Marcos E.        Otacílio  Financeiro
Marcos E.         Aécio    Terceiros
J.Gontijo        Juarez    Aluguéis
Marcos E.    Jaques Coura Legais e Fiscais
                           Despesas de
J.Gontijo      Joaquim F.  Comercialização
J.Gontijo         Otto     Propaganda
J.Gontijo      Maurício B. Perdas
Marcos E.     João Aurélio Veículos
J. Pereira       Rosário   Capital Empregado

                                                                                                                                      Meta do
                              Total Entidades
                                                                                                                                     Presidente
Preparação     Preparação      Definição    Negociação e
                                                da Base      para Definição   Preliminar   Consolidação
                                              Orçamentária    das Metas       das Metas    do Orçamento




       Análise dos Dados Coletados
Gastos realizados em mais      Gastos realizados em
    de uma Entidade            apenas uma Entidade


                                 Ex: Despesas com
       Ex:Telefone               Tarifas Bancárias



  •Definição de Parâmetros    •Análise do potencial de
 •Comparações sistemáticas            redução
•Clusters quando necessário
Preparação     Preparação      Definição    Negociação e
                                                                                                        da Base      para Definição   Preliminar   Consolidação
                                                                                                      Orçamentária    das Metas       das Metas    do Orçamento




                                “Réguas” nas Entidades
Diretoria Comercial

                                                 Gastos com Telefonia Fixa
                                250

                                200
               R$/Funcionário




                                150

                                100
 Indicadores




                                50

                                 0
                                      Minas Gerais Ribeirão Preto Rio de Janeiro   Goiânia       Brasília

                                            Cluster A                  Cluster B                Cluster C
                                          Cluster A         Entidades
                                                                 Cluster B               Cluster C
Preparação     Preparação      Definição    Negociação e
                                            da Base      para Definição   Preliminar   Consolidação
                                          Orçamentária    das Metas       das Metas    do Orçamento




Premissas para “Traçar a Régua”
Não basear em valores extremos


Negociação entre donos e gestores de pacotes e
entidades

Estabelecimento de metas atingíveis e
desafiadoras

Resultados obtidos devem ser suficientes para
garantir o alcance das metas corporativas
Preparação     Preparação      Definição    Negociação e
                                                                                            da Base      para Definição   Preliminar   Consolidação
                                                                                          Orçamentária    das Metas       das Metas    do Orçamento




                      Meta na Entidade
 Entidade:    Comercial
 Dono de
 Entidade:    Dr. Jacques Gontijo         Entidades e Gestores de Entidades
                                      Alberto P.   Sérgio T. Ricardo S.   Gilberto           Dr. Jacques
                                                    Minas     Ribeirão
  Pacotes             Variáveis     Rio de Janeiro                        Brasília
                                                    Gerais     Preto                        Total Pacote
Pessoal                                       490       1306        816          652                 3264
             Salários e Ordenados                                                                    1620
             Honorários                                                                               300
             Vale Transporte                                                                           60
             Vale Refeição                                                                            120
             PIS                                                                                      150
             FGTS                                                                                     120
             INSS                                                                                     180
             Gratificações                                                                             54
             Aviso Prévio                                                                              48
             Salário Educação                                                                          27
             13o Salário                                                                              270
             Férias                                                                                   270
             Benefícios Indiretos                                                                      45
Despesas                                      330        220       170               70               486
de Apoio
             Telefone
             Telefone
             Viagens
             Jornais e Revistas
                                              45 120 75
                                               45        120        75

                                                                                 60  60               300
                                                                                                      150
                                                                                                       36
                                                                                                                    300
             Total de Gastos                 1505      2346       1456          1673                                 7365
                                                                                                               7365
Preparação     Preparação      Definição    Negociação e
                                                                                          da Base      para Definição   Preliminar   Consolidação
                                                                                        Orçamentária    das Metas       das Metas    do Orçamento




“Réguas” nos Níveis das Entidades
Gerência Regional Vendas Minas Gerais

                                               Gastos com Telefonia Fixa
                                 160


                                 140


                                 120
               R$/ funcionario




                                 100


                                  80


                                  60
 Indicadores




                                  40


                                  20


                                   0
                                       Dpto Vendas Leite            Depto Vendas Derivados
                                                           Níveis
Preparação     Preparação      Definição    Negociação e
                                                                                           da Base      para Definição   Preliminar   Consolidação
                                                                                         Orçamentária    das Metas       das Metas    do Orçamento




     Meta nos Níveis da Entidade
 Entidade: Ger. Reg. Vendas Minas Gerais
 Dono de
 Entidade: Sergio T.
                                                   Humberto P.      Sérgio R.          Sérgio T.
 Gestores de                                       Dpto. Vendas    Dpto. Vendas
                 Pacotes            Variáveis                                         Total Pacote
  Pacotes                                              Leite        Derivados


Rubens         Pessoal                                       305                300                     1306
                            Salários e Ordenados                                                         780
                            Honorários                                                                   100
                            Vale Transporte                                                               70
                            Vale Refeição                                                                 70
                            PIS                                                                           20
                            FGTS                                                                          39
                            INSS                                                                          50
                            Gratificações                                                                 15
                            Aviso Prévio                                                                   5
                            Salário Educação                                                              10
                            13o Salário                                                                   80
                            Férias                                                                        60
                            Benefícios Indiretos                                                           7
Valéria        Utilidades                                    120                100                      220
                            Telefone
                            Telefone                         80
                                                              80                40
                                                                                 40                     120
                                                                                                         120
                            Viagens                                                                       95
                            Jornais e Revistas                                                             5

                            Total de Gastos                 1740                606              2346
                                                                                                  2346
Preparação            Preparação         Definição    Negociação e




    Resumo para Estabelecer
                                                                                                                                      da Base             para Definição      Preliminar   Consolidação
                                                                                                                                    Orçamentária           das Metas          das Metas    do Orçamento




     as Metas nas Entidades
    Montagem das árvores de
1   indicadores para as variáveis                                     R$/mês



                                             Até 2.000 2.001a  Acima
                                             PDV     3.000 PDV 3.001 PDV
                                       Região
                                       Norte

2   Identificação                      Região
    dos clusters                       Sul
                                       Região
                                       S.P
                                                                                                           Gastos com telefonia fixa
                                                                                  120


                                                                                  100




    Realização das comparações




                                                                R$/ funcionario
                                                                                  80




3
                                                                                  60




    sistemáticas dentro dos clusters                                              40


                                                                                  20


                                                                                   0
                                                                                         Filial    Filial Recife     Filial     Filial Porto    Filial     Filial São   Filiar São
                                                                                        Salvador                   Fortaleza       Alegre      Curitiba      Paulo        Paulo
                                                                                                                                                           (capital)    (interior)
                                                                                                                      Filiais




                                                                  Ganho/
                                        Pacote Meta Real          Perda
    Definição preliminar                Pessoal
                                       Terceiros
4   das metas                          Aluguéis
                                        Etc
Preparação     Preparação      Definição    Negociação e
                                                                   da Base      para Definição   Preliminar   Consolidação
                                                                 Orçamentária    das Metas       das Metas    do Orçamento




         Caminho para Redução
              dos Gastos
Custo total de                 Total de min.               Preço por
                           =                        X
telefone fixo                  falados                     minuto



  “Régua”                      “Padrão”                  “Renegociação
                                                          de Contratos”
            Min. falados




                               Custo Original



                           NOVO
                           CUSTO

                                            Preço por minuto
Preparação     Preparação      Definição    Negociação e
                                  da Base      para Definição   Preliminar   Consolidação
                                Orçamentária    das Metas       das Metas    do Orçamento




      Elaboração dos Padrões
         de Procedimentos
O Que São “Padrões
de Procedimentos”



• “Políticas”        Como fazer para
• “Regulamentos”     se atingir o nível
• “Padrões           previsto de gastos
  Operacionais”      estabelecido pela
                     “régua”
Preparação     Preparação      Definição    Negociação e
                                                        da Base      para Definição   Preliminar   Consolidação
                                                      Orçamentária    das Metas       das Metas    do Orçamento




              Políticas Corporativas

            Exemplos de Políticas Corporativas para
               redução de custos com telefonia




1) Deve-se utilizar o serviço de linha direta Embratel para
ligações interurbanas onde o sistema estiver disponível
2) Deve-se manter atualizado e divulgar internamente as
grades de horários e tarifação promocional fornecidas pela
Embratel
3)Etc....
Preparação     Preparação      Definição    Negociação e
                                                                                                             da Base      para Definição   Preliminar   Consolidação
                                                                                                           Orçamentária    das Metas       das Metas    do Orçamento




           Aplicação de Políticas
         Corporativas nas Entidades
                                                Gastos com Telefonia Fixa
                               250
              R$/Funcionário

                               200

                               150

                               100

                               50

                                0
                                     Minas Gerais   Ribeirão Preto Rio de Janeiro   Goiânia     Brasília


                                        Cluster A           Entidades         Cluster B       Cluster C




1) Deve-se utilizar o serviço de linha                                        1) Manter atualizado e divulgar
direta Embratel para ligações                                                 internamente as grades de horários
interurbanas entre as Filiais Minas                                           e tarifação promocional fornecidos
Gerais, Ribeirão Preto e Rio de                                               pela Embratel
Janeiro
                                                                              2)Etc....
2)Etc....
Preparação     Preparação      Definição    Negociação e
                                    da Base      para Definição   Preliminar   Consolidação
                                  Orçamentária    das Metas       das Metas    do Orçamento




       Exemplos de Padrões
                        POP’s
Existem padrões   Procedimento Operacional
que auxiliam na   Padrão para “Testes
                  Industriais”
redução de
                  Procedimento Operacional
gastos, porém     Padrão para “Utilização
não são           de Cartuchos para
                  Impressão”
decorrentes das
Políticas         Procedimento Operacional
                  Padrão para “Assepsia de
Corporativas      tanques”
Processo de Elaboração do
              Orçamento Matricial

    Preparação     Preparação      Definição    Negociação e
      da Base     para Definição   Preliminar   Consolidação
   Orçamentária     das Metas      das Metas    do Orçamento


•Negociação das metas
•Revisão e aprovação dos padrões propostos
•Consolidação do Orçamento
Preparação     Preparação      Definição    Negociação e
                                            da Base      para Definição   Preliminar   Consolidação
                                          Orçamentária    das Metas       das Metas    do Orçamento




    Negociação e Consolidação
          do Orçamento
                                Negociação das Metas
                                    “Botton- Up”

1   Negociação das metas           Corporativo



2   Revisão e aprovação dos
    padrões propostos
                                    Entidades


3   Consolidação do Orçamento

                                    Níveis das
                                    Entidades
Preparação     Preparação       Definição      Negociação e
                                                                                                      da Base      para Definição    Preliminar     Consolidação
                                                                                                    Orçamentária    das Metas        das Metas      do Orçamento




        Negociação das Metas nas
           Diversas Entidades
                                              Entidade: Depto Adminstração

  diversas entidades                                                      Entidade / Responsável
                   Dono da Matriz
                                               Marcos A     Nádia              João           Alberto                               Humberto
  pacote para as   Humberto F.
                                                                                                                                     Depto
                                              Sete Lagoas   Brasília          Goiânia          BH
  metas de cada                                                                                                                     Administ.

  •Negociação das  Gestor       Pacote

•Negociação das    Junior
                   Antônio
                                Pessoal
                               Terceiros
                                                      50
                                                      25
                                                                    500
                                                                     30
                                                                                      700
                                                                                       45
                                                                                                        250
                                                                                                        300
                                                                                                                                                  1.500
                                                                                                                                                    400
metas de cada      André
                   Julho
                             Desp. de Apoio
                               Utilidades
                                                      30
                                                      10
                                                                     20
                                                                     75
                                                                                       30
                                                                                       95
                                                                                                         20
                                                                                                         20
                                                                                                                                                    100
                                                                                                                                                    200
Entidade para os   Everton     Financeiro             50              5                25                20                                         100
                   Etc..          Etc...              20             50                50                10                                         130
diversos pacotes
                             GASTOS FIXOS            185            680                 945             620                                       2.430



               •Ajuste das metas
               nas entidades da
               matriz
Preparação     Preparação      Definição    Negociação e
                                            da Base      para Definição   Preliminar   Consolidação
                                          Orçamentária    das Metas       das Metas    do Orçamento




  Apr
          Revisão e Aprovação
 dos esenta   dos Padrões
            ç
 Cor Padrõ ão
as porati es               Sugestões de ajustes
  Ent     vos
     ida                   pelos Gestores de
         des para
                           Pacotes nas
                           Entidades
            Revisão dos padrões
            corporativos pelos
            Coordenadores de Pacotes


             Aprovação final pelos Donos de
             Pacotes
Preparação     Preparação      Definição    Negociação e
                                       da Base      para Definição   Preliminar   Consolidação
                                     Orçamentária    das Metas       das Metas    do Orçamento




Consolidação do Orçamento
   Comprometimento dos donos de
 pacotes e entidades com as metas da
matriz corporativa perante o Presidente




       CONSOLIDAÇÃO DO
       CONSOLIDAÇÃO DO
          ORÇAMENTO
          ORÇAMENTO
Preparação     Preparação      Definição    Negociação e
                                  da Base      para Definição   Preliminar   Consolidação
                                Orçamentária    das Metas       das Metas    do Orçamento




Consolidação do Orçamento

      Preenchimento das
     Matrizes Orçamentárias
     Revisadas e Aprovadas


      Divulgação do Orçamento
      e dos Padrões Aprovados
         para todos os níveis
2ª Etapa
  Controle
Orçamentário
Controle Orçamentário

       Qual o segredo do
          sucesso?




                             IA
                   TO




                           R
                               TO
                EN




                             DI
              AM

             OS




                                  AU
       NH

           ST
     A
         GA
  MP

          S
   O
       DO
AC
Controle Orçamentário

        ACOMPANHAMENTO DOS
              GASTOS


               Objetivo
- Mensurar valor orçado x valor real dos
gastos

- Informar a ocorrência de anomalias
para a análise e tomada de ações
corretivas
Acompanhamento Mensal dos
                        Gastos
    Equipe OM               Gestores de                 Dono da Matriz           Coordenadores de
                          Pacote/Entidade                                         Pacote/Entidade
 Levantar os dados
previsto X realizado
    por pacote
                       Obter os resultados dos
                       gastos para seu pacote
                         em cada entidade

                       Atualizar Gestão à Vista
                               Preparar “Relatório de


                        e identificar resultados
                                  ruins
                                    Anomalia”




                       Apresentar “Relatório de




                                                                                       consolidado para diret
                             Anomalia”




                                                                                          Apresentar relatório
                                                              Aprovar “Relatório de Anomalia”
Acompanhamento Semanal
                    dos Gastos
    Equipe OM               Gestor de Pacote/                   Dono da Matriz
                                Entidade
  Levantar os dados
previsto X realizado por
         pacote
                            Obter os resultados dos
                           gastos para seu pacote em
                                 cada entidade


                           Atualizar Gestão à Vista e
                           identificar resultados ruins


                                            Ação corretiva “in loco”
Quando Atuar Corretivamente
                           • 5% ou 10% acima da meta

Limite de tolerância       • Proposto pelos donos de
                           pacote



                       Gasto acima do limite de tolerância

                       Gasto dentro do nível de tolerância

                       Gasto igual ou abaixo da meta
                       • Vermelho
Quando Utilizar        • Amarelo (2 meses consecutivos)
o Relatório de
  Anomalia?
Relatório de Anomalia
                                                          Relatório de Anomalia
Mês                                         Mar/2000                     Pacote                                         Utilidades
Entidade                          Comercial (Filial Fortaleza)           Limite de Tolerância (%)                            5%
Gestor da Entidade                      Marcos Martins                   Gestor do Pacote                        José Carlos dos Santos

                                                                                                                Em              Ocorreu
                          Ações Previstas                                 Realizado       Não realizado


                                                  P                                       D
                                                                                                             andamento        Impedimento
Negociar Valor da Tarifa de Telefonia Celular                                  X

Realizar convênios com hoteis para redução de tarifas                                                             X

Variáveis do       Desvio
                                      Causas Prováveis                      Medidas Corretivas               Responsável             Prazo
  Pacote           R$ (%)

                               Aumento do preço do                Definir política de abastecimento para      Ana Paula


                                                  C                                        A
Combustível                                                                                                                          20/Abr
                               combustível acima do previsto      utilizar apenas combustível comum             Costa

                                                                  Definir política para utilização de taxi
Viagens                        Utilização de taxi especial                                                   Roberto Alves           20/Abr
                                                                  comum


                                      Mês          Acumulado
Meta do Pacote (R$)                 2.300,00        27.600,00
Realizado (R$)                      2.200,00        29.256,00
Desvio absoluto (R$)                100,00             1.656,00
Variação (%)                         4,35%             -6,00%
Troca de Experiências

            Experiência com a redução de gastos
  Tr
     oc
        ada
       im cop
          pr
             es iado              Instalação de modem para
               so ra                transmissão de dados
                 ra   X
                    Y   p   ela




Divulgação das DICAS via Intranet, reuniões mensais, etc
Reunião Mensal de
Acompanhamento das Metas
   Apresentação dos resultados ruins


     Gestores de Pacote/Entidade
   apresentam relatório de anomalia
          ao Dono da Matriz




     Aprovação do Plano de Ação
Controle Orçamentário
                 AUDITORIA


- Realizada por uma equipe interna da Unimed
- Auditoria contábil em todas as entidades
- Auditoria no cumprimento dos padrões
(Regulamentos)
- Análise e orientação sobre anomalias e ações
corretivas
Auditoria
              Características

 Frequência
 Pelo menos uma vez por ano em todas as
entidades
 Auditoria Esporádica
 Solicitada pelos donos de pacote em
unidades específicas
Auditoria
                Tipos de Falta
1) Falta Leve
Exemplos:
- Erro nos lançamentos contábeis
- Erro na interpretação dos padrões

Ações Corretivas:
- Registro dos erros encontrados
- Orientação sobre o correto lançamento
Auditoria
               Tipos de Falta
2) Falta média
Exemplos:
- Repetição de faltas leves
- Atraso nos lançamentos
- Situações de risco fiscal/ trabalhista
Ações Corretivas:
- Orientação e advertência formal com cópia
para o Dono da Entidade
Auditoria
               Tipos de falta
3) Falta Grave
Exemplos:
- Repetição de faltas médias
- Uso inadequado dos recursos da empresa
- Manipulação dos registros contábeis
Ações Corretivas:
- Registro formal da falta
- Decisão a cargo da Diretoria
3ª Etapa
Organização do
    Projeto
Organização do Projeto
Estrutura Básica para a Elaboração e Controle do
              Orçamento Matricial
                  Comitê de    Diretoria
                  Liderança


                  Liderança    Saide
                  do Projeto


  Gestores         Equipe              Gestores
     De            Proativa                de
   pacotes                             Entidades
Papéis e Responsabilidades
           Líder do Orçamento Matricial: Dr. Alcimar
       • Liderança e coordenação do projeto Orçamento Matricial

Apoio / assistende do líder: Saide
   • Levantar informações ou direcionar pessoas que possam levantar
   informações relativas ao conteúdo de cada subitem de despesa,
   esclarecendo aos gestores dos pacotes a natureza dos lançamentos
   contábeis efetuado nas diversas contas contempladas no Orçamento
   Matricial;

   • Prestar eventuais esclarecimentos aos Gestores de Pacotes quanto
   à metodologia de trabalho do OM;

   • Fornecer informações ou direcionar pessoas que possam fornecer
   informações técnicas referentes às questões contábeis e financeiras
   para a solução de problemas envolvendo a elaboração do Orçamento
   Matricial.
Papéis e Responsabilidades
                         Equipe Proativa
• Analisar as famílias definidas, seus subitens de despesas e sua
importância;

• Auxiliar os gestores de pacotes na definição dos parâmetros para
análise dos subitens de despesas;


• Proceder à definição dos indicadores específicos e dos clusters;

• Elaborar a comparação de todos os subitens de gastos, dentro dos
respectivos clusters;

• Fornecer orientação metodológica sobre métodos e ferramentas
gerenciais (aplicação do PDCA, plano de ação, elaboração de
políticas e padrões de gastos corporativos).
Papéis e Responsabilidades
                          Gestor de Pacotes
Funcionário responsável pelo resultado de um determinado pacote de gastos.
                     Suas principais atribuições são:

   • Analisar detalhadamente o conteúdo de seu pacote de gastos nos
   centros de custo;

   • Definir parâmetros de clusters para cada subitem de gastos de sua
   responsabilidade;

   • Definir metas preliminares com base em comparação entre as
   unidades;

   • Estabelecer regulamentos de gastos das contas contábeis sob sua
   responsabilidade;

   • Negociar as metas junto às entidades;
Papéis e Responsabilidades
                          Gestor de Pacotes
Funcionário responsável pelo resultado de um determinado pacote de gastos.
                     Suas principais atribuições são:

   • Elaborar e executar os planos de ação;

   • Identificar as unidades e gastos que apresentam desvios
   (anomalia)

   • Solicitar o relatórios de anomalia da equipe, com análise por
   subitem de despesa;

   • Realizar a reunião formal para apresentação do relatórios de
   anomalia, verificando a correta identificação da causa e a
   consistência das contramedidas.
Papéis e Responsabilidades
                      Gestor de Entidades
Diretor responsável pelo resultado da diretoria sob o seu comando. Suas
                       principais atribuições são:

• Atuar no alcance das metas relativas a sua entidade;

• Identificar as unidades e despesas que apresentam desvios
(anomalias);

• Solicitar os relatórios de anomalia da equipe, com análise de cada
subitem de despesa;

• Realizar a reunião formal para apresentação dos relatórios de
anomalia, verificando correta identificação da causa e a consistência
das contramedidas;

• Elaborar e executar os planos de ação.
Cronograma
                   CRONOGRAMA RESUMO DAS ETAPAS DO PROJETO OM                                      ATUALIZAÇÃO                         10/6/2007
                                                        S                                            APOIO/ASSISTENTE
          UNIMED                         SÃO LUÍS           PRESIDENTE         DR. ALCIMAR                                                   SAIDE
                                                        T                                              DO PROJETO
                                                        A
                                                        T                      2007                                             2008
                           ETAPAS                       U
                                                        S   JUN    JUL   AGO   SET     OUT   NOV   DEZ     JAN      FEV   MAR          ABR           MA   JUN

                                                        P
            1. PREPARAÇÃO DA BASE ORÇAMENTÁRIA
                                                        R
                                                        P
           2. PREPARAÇÃO PARA DEFINIÇÃO DAS METAS
                                                        R
                                                        P
              3. DEFINIÇÃO PRELIMINAR DAS METAS
                                                        R
                                                        P
 4. NEGOCIAÇÃO E CONSOLIDAÇÃO DAS METAS ORÇAMENTÁRIAS
                                                        R
                                                        P
  5. PREPARAÇÃO DOS INSTRUMENTOS DE ACOMPANHAMENTO
                                                        R
                                                        P
     6 ACOMPANHAMENTO DA EXECUÇÃO DO ORÇAMENTO
                                                        R
                               PREVISTO
                        EM ANDAMENTO NO PRAZO
LEGENDA              EM ANDAMENTO FORA DO PRAZO
                                PARADO
                              CONCLUÍDO
Próximos Passos

Treinar gestores de pacote e entidade dentro das matrizes.
Apoio da equipe Proativa.


Acompanhar e analisar os resultados através das
“Matrizes de Acompanhamento”. Todo o material esta
disponível no icone “Orçamento Matricial” base Notes.

Elaborar “Relatório de Anomalia” para as Reuniões de
Acompanhamento do mês de Junho.


“Dar a partida e assumir o Controle !!!!”
Material Educativo - Orçamento Matricial

Mais conteúdo relacionado

Mais procurados

Avaliação Econômica e Financeira - Aula 01 - Slides - Prof. Jerry Kato
Avaliação Econômica e Financeira - Aula 01 - Slides - Prof. Jerry KatoAvaliação Econômica e Financeira - Aula 01 - Slides - Prof. Jerry Kato
Avaliação Econômica e Financeira - Aula 01 - Slides - Prof. Jerry Kato
Sustentare Escola de Negócios
 
Teoria da contabilidade i gabarito exercicios passivo
Teoria da contabilidade i gabarito exercicios passivoTeoria da contabilidade i gabarito exercicios passivo
Teoria da contabilidade i gabarito exercicios passivo
gabaritocontabil
 
Plano de aula custos da produção
Plano de aula   custos da produçãoPlano de aula   custos da produção
Plano de aula custos da produção
Daniel Moura
 

Mais procurados (20)

Adm capital de giro - questões com respostas
Adm capital de giro - questões com respostasAdm capital de giro - questões com respostas
Adm capital de giro - questões com respostas
 
SLA Aplicado ao Negócio
SLA Aplicado ao NegócioSLA Aplicado ao Negócio
SLA Aplicado ao Negócio
 
Avaliação Econômica e Financeira - Aula 01 - Slides - Prof. Jerry Kato
Avaliação Econômica e Financeira - Aula 01 - Slides - Prof. Jerry KatoAvaliação Econômica e Financeira - Aula 01 - Slides - Prof. Jerry Kato
Avaliação Econômica e Financeira - Aula 01 - Slides - Prof. Jerry Kato
 
Slides controladoria 6
Slides controladoria 6Slides controladoria 6
Slides controladoria 6
 
Gerenciamento de Projetos
Gerenciamento de ProjetosGerenciamento de Projetos
Gerenciamento de Projetos
 
Contabilidade patrimônio 2
Contabilidade patrimônio 2Contabilidade patrimônio 2
Contabilidade patrimônio 2
 
Teoria da contabilidade i gabarito exercicios passivo
Teoria da contabilidade i gabarito exercicios passivoTeoria da contabilidade i gabarito exercicios passivo
Teoria da contabilidade i gabarito exercicios passivo
 
KPI Indicadores de Desempenho Financeiro
KPI Indicadores de Desempenho FinanceiroKPI Indicadores de Desempenho Financeiro
KPI Indicadores de Desempenho Financeiro
 
Gestão de Processos de Negócio (BPM)
Gestão de Processos de Negócio (BPM)Gestão de Processos de Negócio (BPM)
Gestão de Processos de Negócio (BPM)
 
Apresentação sobre gerenciamento de riscos
Apresentação sobre gerenciamento de riscosApresentação sobre gerenciamento de riscos
Apresentação sobre gerenciamento de riscos
 
Gestão estratégica empresarial
Gestão estratégica empresarialGestão estratégica empresarial
Gestão estratégica empresarial
 
Gestão por Processo
Gestão por ProcessoGestão por Processo
Gestão por Processo
 
Ciclo PDCA: o guia definitivo das principais aplicações
Ciclo PDCA: o guia definitivo das principais aplicaçõesCiclo PDCA: o guia definitivo das principais aplicações
Ciclo PDCA: o guia definitivo das principais aplicações
 
08. Administração por Objetivos
08. Administração por Objetivos08. Administração por Objetivos
08. Administração por Objetivos
 
Plano de aula custos da produção
Plano de aula   custos da produçãoPlano de aula   custos da produção
Plano de aula custos da produção
 
Diagrama de Processos PMBOK 4 Ed
Diagrama de Processos PMBOK 4 EdDiagrama de Processos PMBOK 4 Ed
Diagrama de Processos PMBOK 4 Ed
 
Administração Por Objetivos-TGA
Administração Por Objetivos-TGAAdministração Por Objetivos-TGA
Administração Por Objetivos-TGA
 
Aula 1 Introdução à Gestão Financeira 06.04.2011
Aula 1   Introdução à Gestão Financeira 06.04.2011Aula 1   Introdução à Gestão Financeira 06.04.2011
Aula 1 Introdução à Gestão Financeira 06.04.2011
 
Plano gerenciamento de projeto
Plano gerenciamento de projetoPlano gerenciamento de projeto
Plano gerenciamento de projeto
 
COMO SE TORNAR UM GP PMBOK 7 AINDA EM 2021
COMO SE TORNAR UM GP PMBOK 7 AINDA EM 2021COMO SE TORNAR UM GP PMBOK 7 AINDA EM 2021
COMO SE TORNAR UM GP PMBOK 7 AINDA EM 2021
 

Destaque

Stratec - Módulo Matriz Orçamentária (Software)
Stratec - Módulo Matriz Orçamentária (Software)Stratec - Módulo Matriz Orçamentária (Software)
Stratec - Módulo Matriz Orçamentária (Software)
Stratec Informática
 
Gerenciamento pelas diretrizes
Gerenciamento pelas diretrizesGerenciamento pelas diretrizes
Gerenciamento pelas diretrizes
emc5714
 
Stratec - Módulo Gestão Estratégica (Software)
Stratec - Módulo Gestão Estratégica (Software)Stratec - Módulo Gestão Estratégica (Software)
Stratec - Módulo Gestão Estratégica (Software)
Stratec Informática
 

Destaque (20)

Desdobramento de metas
Desdobramento de metasDesdobramento de metas
Desdobramento de metas
 
Stratec - Módulo Matriz Orçamentária (Software)
Stratec - Módulo Matriz Orçamentária (Software)Stratec - Módulo Matriz Orçamentária (Software)
Stratec - Módulo Matriz Orçamentária (Software)
 
Gerenciamento pelas diretrizes
Gerenciamento pelas diretrizesGerenciamento pelas diretrizes
Gerenciamento pelas diretrizes
 
S&OP
S&OPS&OP
S&OP
 
Apresentação Software STRATEC
Apresentação Software STRATECApresentação Software STRATEC
Apresentação Software STRATEC
 
Stratec - Módulo Gestão Estratégica (Software)
Stratec - Módulo Gestão Estratégica (Software)Stratec - Módulo Gestão Estratégica (Software)
Stratec - Módulo Gestão Estratégica (Software)
 
Stratec - Campanha de doação de licença de software para hospitais
Stratec - Campanha de doação de licença de software para hospitais Stratec - Campanha de doação de licença de software para hospitais
Stratec - Campanha de doação de licença de software para hospitais
 
Criação e gestão de indicadores processo - 2a parte
Criação e gestão de indicadores processo - 2a parte Criação e gestão de indicadores processo - 2a parte
Criação e gestão de indicadores processo - 2a parte
 
Benchmarking Conceitos
Benchmarking ConceitosBenchmarking Conceitos
Benchmarking Conceitos
 
Implementando gestão nas organizações - Diagnóstico de gestão
Implementando gestão nas organizações - Diagnóstico de gestãoImplementando gestão nas organizações - Diagnóstico de gestão
Implementando gestão nas organizações - Diagnóstico de gestão
 
Remuneração estratégica
Remuneração estratégica Remuneração estratégica
Remuneração estratégica
 
Criação e Gestão de Indicadores de Processos
Criação e Gestão de Indicadores de ProcessosCriação e Gestão de Indicadores de Processos
Criação e Gestão de Indicadores de Processos
 
Despliegue de Metas
Despliegue de MetasDespliegue de Metas
Despliegue de Metas
 
Remuneración Estratégica
Remuneración EstratégicaRemuneración Estratégica
Remuneración Estratégica
 
Modelos de Gestión (GPD,VBM,BSC)
Modelos de Gestión (GPD,VBM,BSC)Modelos de Gestión (GPD,VBM,BSC)
Modelos de Gestión (GPD,VBM,BSC)
 
Campaña hospitales
Campaña hospitalesCampaña hospitales
Campaña hospitales
 
Gestão matricial do orçamento
Gestão matricial do orçamentoGestão matricial do orçamento
Gestão matricial do orçamento
 
Partilha & Escuta - 06/2015
Partilha & Escuta - 06/2015Partilha & Escuta - 06/2015
Partilha & Escuta - 06/2015
 
Racionalização e otimização de despesas
Racionalização e otimização de despesasRacionalização e otimização de despesas
Racionalização e otimização de despesas
 
Racionalização e Otimização de Despesas
Racionalização e Otimização de DespesasRacionalização e Otimização de Despesas
Racionalização e Otimização de Despesas
 

Semelhante a Material Educativo - Orçamento Matricial

Gestão administrativa de pessoal
Gestão administrativa de pessoalGestão administrativa de pessoal
Gestão administrativa de pessoal
Rodrigo Cristóvão
 
Teleconferencia 2 t10_final
Teleconferencia 2 t10_finalTeleconferencia 2 t10_final
Teleconferencia 2 t10_final
JBS RI
 
Curso Balanced Scorecard como Ferramenta para o Planejamento Estrategico
Curso Balanced Scorecard como Ferramenta para o Planejamento Estrategico Curso Balanced Scorecard como Ferramenta para o Planejamento Estrategico
Curso Balanced Scorecard como Ferramenta para o Planejamento Estrategico
Grupo Treinar
 
Qualidade total e liderança
Qualidade total e liderançaQualidade total e liderança
Qualidade total e liderança
ADM Soluções
 
Modelo de gestão 54o fona cv3
Modelo de gestão 54o fona cv3Modelo de gestão 54o fona cv3
Modelo de gestão 54o fona cv3
fonacrj
 
Palestra sobre Advocacia Avançada, por Lara Selem
Palestra sobre Advocacia Avançada, por Lara SelemPalestra sobre Advocacia Avançada, por Lara Selem
Palestra sobre Advocacia Avançada, por Lara Selem
Lara Selem
 
Apresentação ADM S.A. e Palestras
Apresentação ADM S.A. e PalestrasApresentação ADM S.A. e Palestras
Apresentação ADM S.A. e Palestras
Igor Marins
 

Semelhante a Material Educativo - Orçamento Matricial (20)

Formacao equipes kleston
Formacao equipes klestonFormacao equipes kleston
Formacao equipes kleston
 
Como e Quando Montar a sua Cadeia de Valor
Como e Quando Montar a sua Cadeia de ValorComo e Quando Montar a sua Cadeia de Valor
Como e Quando Montar a sua Cadeia de Valor
 
[BPM Congress GP 2012] Como e Quando Montar a sua Cadeia de Valor
[BPM Congress GP 2012] Como e Quando Montar a sua Cadeia de Valor[BPM Congress GP 2012] Como e Quando Montar a sua Cadeia de Valor
[BPM Congress GP 2012] Como e Quando Montar a sua Cadeia de Valor
 
PortfóLio Way Nova VersãO 2009
PortfóLio Way   Nova VersãO 2009PortfóLio Way   Nova VersãO 2009
PortfóLio Way Nova VersãO 2009
 
Gestão administrativa de pessoal
Gestão administrativa de pessoalGestão administrativa de pessoal
Gestão administrativa de pessoal
 
Teleconferencia 2 t10_final
Teleconferencia 2 t10_finalTeleconferencia 2 t10_final
Teleconferencia 2 t10_final
 
Planejamento EstratéGico Pessoal
Planejamento EstratéGico PessoalPlanejamento EstratéGico Pessoal
Planejamento EstratéGico Pessoal
 
Apresentação MEREO
Apresentação MEREOApresentação MEREO
Apresentação MEREO
 
Hospital moinhos de vento
Hospital moinhos de ventoHospital moinhos de vento
Hospital moinhos de vento
 
Balanced scorecard
Balanced scorecardBalanced scorecard
Balanced scorecard
 
Curso Balanced Scorecard como Ferramenta para o Planejamento Estrategico
Curso Balanced Scorecard como Ferramenta para o Planejamento Estrategico Curso Balanced Scorecard como Ferramenta para o Planejamento Estrategico
Curso Balanced Scorecard como Ferramenta para o Planejamento Estrategico
 
Qualidade total e liderança
Qualidade total e liderançaQualidade total e liderança
Qualidade total e liderança
 
Apresenta o controladoria
Apresenta o controladoriaApresenta o controladoria
Apresenta o controladoria
 
Modelo de gestão 54o fona cv3
Modelo de gestão 54o fona cv3Modelo de gestão 54o fona cv3
Modelo de gestão 54o fona cv3
 
FMZ Consulting
FMZ ConsultingFMZ Consulting
FMZ Consulting
 
Apresentação INDG 25º Encontro Estadual da Rede Parceiros Voluntários
Apresentação INDG 25º Encontro Estadual da Rede Parceiros VoluntáriosApresentação INDG 25º Encontro Estadual da Rede Parceiros Voluntários
Apresentação INDG 25º Encontro Estadual da Rede Parceiros Voluntários
 
Palestra sobre Advocacia Avançada, por Lara Selem
Palestra sobre Advocacia Avançada, por Lara SelemPalestra sobre Advocacia Avançada, por Lara Selem
Palestra sobre Advocacia Avançada, por Lara Selem
 
Palestra de Gestão Estratégica em Controladoria
Palestra de Gestão Estratégica em ControladoriaPalestra de Gestão Estratégica em Controladoria
Palestra de Gestão Estratégica em Controladoria
 
Apresentação ADM S.A. e Palestras
Apresentação ADM S.A. e PalestrasApresentação ADM S.A. e Palestras
Apresentação ADM S.A. e Palestras
 
Noções Básicas de Administração para Franquias - 1 Convenção da Parada Ibiraçu
Noções Básicas de Administração para Franquias - 1 Convenção da Parada IbiraçuNoções Básicas de Administração para Franquias - 1 Convenção da Parada Ibiraçu
Noções Básicas de Administração para Franquias - 1 Convenção da Parada Ibiraçu
 

Material Educativo - Orçamento Matricial

  • 2. ORÇAMENTO MATRICIAL UMA NOVA VISÃO PARA A ELABORAÇÃO E O CONTROLE ORÇAMENTÁRIO
  • 3. META REDUÇÃO DE R$ 9.500.000,00 NOS DISPÊNDIOS E DESPESAS
  • 4. Roteiro da Apresentação 1ª Etapa - A Elaboração do Orçamento Matricial 1  Preparação da base orçamentária 2  Preparação para definição das metas 3  Definição preliminar das metas 4  Negociação e consolidação do orçamento 2ª Etapa - Controle Orçamentário 5  Acompanhamento dos gastos 6  Auditoria 3ª Etapa - Organização do Projeto 7  Formação das equipes e forma de atuação
  • 5. ANTES, ALGUNS CONCEITOS SOBRE GERENCIAMENTO
  • 6. Fator crítico de sucesso Modelo Mental No. 1 LIDERANÇA CONHECIMENTO MÉTODO DO PROCESSO PROATIVA
  • 7. ADMINISTRAÇÃO E GERENCIAMENTO Governança Liderança Liderança Executiva Clima Organizacional Cultura Organizacional A P C D Potencial das pessoas Administração Estabelecer Metas de Método Atingir Metas Empresas Manter Metas Finanças Recursos Humanos Logística Conhecimento Fabricação Marketing Vendas, etc
  • 8. O que é Método? Método = “Processo para se atingir resultados”.
  • 9. Método para Atingir Resultados: Modelo Mental PDCA No.2
  • 10. Princípios  Quem não mede não gerencial  Gerenciar é atingir metas
  • 11. 1ª Etapa Processo de Elaboração do Orçamento Matricial
  • 12. Proposta de Gestão Orçamentária ORÇAMENTO MATRICIAL VISÃO •Exame detalhado dos gastos ORÇAMENTÁRIA •Metas de redução específicas para cada área •Desafios compatíveis com o potencial de ganho •Ônus da prova com os gerentes
  • 13. A Gestão do Orçamento Através do PDCA Elaboração do A P Orçamento Controle C D Orçamentário
  • 14. Os Princípios do Orçamento Matricial Princípios Significado 1) Controle Gastos controlados por duas Cruzado pessoas (donos de entidades e pacotes)
  • 15. O Princípio do Desdobramento do Custo Presidente $ Diretorias (Entidade) $ $ $ $ Atividades Variáveis Centros de Custo $ $ Pacotes de Gastos
  • 16. O Princípio do Controle Cruzado Matriz Corporativa Dono: Presidente Dono da Entidade Dono da entidade Gestor Gestor Gestor Gestor Gestor Gestor Gestor do pacote Gasto Gasto Gasto “a” - $ “b” - $ ... “z” - $ Dono do pacote Gestor Gasto Gasto Gasto do pacote “α” - $ “β” - $ ... “σ” - $
  • 17. Os Princípios do Orçamento Matricial Princípios Significado 1) Controle Gastos controlados por duas Cruzado pessoas (donos de entidades e pacotes) 2) Foco no Os gastos são desdobrados até desdobramento o nível onde são realizados do gasto
  • 18. Os Princípios do Orçamento Matricial Princípios Significado 1) Controle Gastos controlados por duas Cruzado pessoas (donos de entidades e pacotes) 2) Foco no desdobramento Os custos são desdobrados até do gasto o nível onde são realizados 3) Acompanhamento Esforço direcionado à partir sistemático de comparações sistemáticas e controle detalhado dos gastos
  • 19. O Princípio do Acompanhamento Sistemático  Acompanhamento Mensal do Resultado - “Gestão à Vista” Cobertura de Estoque Índice de cobertura de 3 estoque 2,8 2,6 Melhor 2,4 2,2 2 1,8 Meta 1,6 * 1,4 1,2 1 Média Nov Dez Jan Fev Mar Abr Mai Jun Jul Ago Set 97  Reuniões para Controle de Gastos  Auditoria de Procedimentos
  • 20. Premissas do Orçamento Matricial  Resultado orçamento matricial IGUAL ao resultado contábil  Reais históricos  Correta alocação dos lançamentos contábeis
  • 21. Processo de Elaboração do Orçamento Matricial Preparação Preparação Definição Negociação e da Base para Definição Preliminar Consolidação Orçamentária das Metas das Metas do Orçamento •Definição de Pacotes e Variáveis •Definição de Entidades e Níveis •Definição de Donos, Coordenadores e Gestores de Pacotes e Entidades
  • 22. Preparação Preparação Definição Negociação e da Base para Definição Preliminar Consolidação Preparação da Base Orçamentária das Metas das Metas do Orçamento Orçamentária Elementos básicos para a gestão do “Orçamento Matricial” Pacotes Entidades de Gastos da Empresa Quais são Onde os gastos ocorrem os gastos
  • 23. Preparação Preparação Definição Negociação e da Base para Definição Preliminar Consolidação Definição e Objetivo Orçamentária das Metas das Metas do Orçamento de Pacotes PACOTES • Agrupamentos de contas contábeis homogêneas em relação à natureza do lançamento que as originaram. VARIÁVEIS DE PACOTES • Representam o nível de abertura da contabilidade. OBJETIVOS • Montar uma estrutura contábil-gerencial • Facilitar a análise e compreensão sobre a alocação de gastos • Gerenciar sua evolução ao longo do tempo
  • 24. Preparação Preparação Definição Negociação e Como São Formados da Base para Definição Preliminar Consolidação Orçamentária das Metas das Metas do Orçamento os Pacotes Salários e Encargos Sociais 500 Custos Fixos Aluguel das Instalações Fabris 60 de Produção “DRE” Salários e Encargos Sociais 250 Despesas Aluguel de Imóveis 30 Administrativas Aluguel de Veículos 25 865 Salários e Encargos Sociais da Produção 500 Pessoal Salários e Encargos Sociais da Administração 250 Pacotes Aluguel das Instalações Fabris 60 Aluguéis Aluguel de Veículos 25 Aluguel de Imóveis 30 865
  • 25. Preparação Definição Negociação e Exemplo de Pacotes e Preparação da Base para Definição Preliminar Consolidação Orçamentária das Metas das Metas do Orçamento Variáveis (Gastos) PACOTES VARIÁVEIS Terceiros Locação de veículos leves Loc. de veículos pesados Aluguéis Locação de ônibus Despesas de Apoio Gasolina Legais e Fiscais Álcool Frota Óleo Diesel Utilidades e Insumos Peças e assessórios Pessoal Seguros Frota Apoio logístico Propaganda Manutenção de veículos
  • 26. Preparação Preparação Definição Negociação e da Base para Definição Preliminar Consolidação Definição e Objetivo Orçamentária das Metas das Metas do Orçamento de Entidades ENTIDADES • Unidades da estrutura organizacional (funcional ou por projeto) NÍVEIS DE ENTIDADES • É o desdobramento das entidades, de acordo com a estrutura organizacional, desde unidades corporativas até centros de custo OBJETIVO • Estabelecer uma clara definição da responsabilidade gerencial pelo controle dos gastos
  • 27. Preparação Preparação Definição Negociação e da Base para Definição Preliminar Consolidação Orçamentária das Metas das Metas do Orçamento Exemplos de Entidades Empresa Presidência Entidades Dir. Finan Dir. Com. Dir. Oper. Vice-Pres Centros de Financeiro MKT Intercâmbio Pessoal Custo
  • 28. Donos, Coordenadores Preparação Preparação Definição Negociação e da Base para Definição Preliminar Consolidação Orçamentária das Metas das Metas do Orçamento e Gestores Matriz Corporativa Dono da Dono da Dono da Dono: Presidente Entidade Entidade Entidade Coord. Coord. Coord. Dono do Coord. pacote Dono do Coord. pacote
  • 29. Processo de Elaboração do Orçamento Matricial Preparação Preparação Definição Negociação e da Base para Definição Preliminar Consolidação Orçamentária das Metas das Metas do Orçamento • Análise preliminar das variáveis • Definição de Atividades, Parâmetros e Indicadores • Definição de “Clusters” • Preparação do Software e coleta de dados
  • 30. Preparação Preparação Definição Negociação e da Base para Definição Preliminar Consolidação Orçamentária das Metas das Metas do Orçamento Análise Preliminar das Variáveis Pacote Priorizar variáveis e verificar Variáveis potencial de ganho comparação  Parâmetros gestores de pacote coordenadores e  definid nível operacional gerenciados no  valore plano de contas último nível do critério de  detalh Atividades s as pelos amento do Indicadores  item de controle para definição da meta e acompanhamento
  • 31. Preparação Preparação Definição Negociação e da Base para Definição Preliminar Consolidação Atividades, Parâmetros e Orçamentária das Metas das Metas do Orçamento Indicadores Economia Renegociação 1 2 no Parâmetro de Contratos GASTO = CONSUMO X PREÇO ESPECÍFICO UNITÁRIO (R$/m2) (kg detergente/m2) (R$/kg detergente) Gastos com Telefonia Fixa Gastos com Telefonia Fixa 100 500 90 450 80 400 70 R$/Funcionário 350 R$/ funcionario 60 300 50 250 40 200 30 150 20 100 10 50 0 0 Filial São Filial Salvador Filiar São Filial Porto Filial Curitiba Filial Recife Filial Adm. Financeiro Comercial Logística Industrial Engenharia Paulo Paulo Alegre Fortaleza Central (capital) (interior) Entidades Entidades
  • 32. Preparação Preparação Definição Negociação e da Base para Definição Preliminar Consolidação Orçamentária das Metas das Metas do Orçamento Comparação entre indicadores para definição de metas Entidades: Administrativa, Comercial, Industrial, etc... Identificar “Clusters” Agrupar entidades Comparar indicadores
  • 33. Preparação Preparação Definição Negociação e da Base para Definição Preliminar Consolidação Orçamentária das Metas das Metas do Orçamento O que são “Clusters”? São agrupamentos de entidades com características em comum que podem ter seus resultados comparados Exemplo Gastos com telefone fixo - Diretoria Comercial Característica Pontos de venda/entidade Cluster A Entidades MG - 3.500 PDV Rio de Janeiro Ribeirão Preto - 3.180 PDV Minas Gerais Cluster B Ribeirão Preto Rio de Janeiro - 2.600 PDV Brasília Goiânia - 2.400 PDV Goiânia Cluster C Brasília - 1.730 PDV
  • 34. Preparação Preparação Definição Negociação e da Base para Definição Preliminar Consolidação Orçamentária das Metas das Metas do Orçamento Desenvolvimento de Software para Coleta de Dados PRÉ- REQUISITO: Utilizar mesma base de dados da Contabilidade OBJETIVOS PRINCIPAIS: Levantar dados para definição das metas orçamentárias Acompanhar resultados mensais e gerar consultas para análises comparativas entre o real e orçado
  • 35. Preparação Preparação Definição Negociação e da Base para Definição Preliminar Consolidação Orçamentária das Metas das Metas do Orçamento Desenvolvimento de Software para Coleta de Dados Levantar dados para definição das metas orçamentárias • Coletar dados da DRE • Inserir parâmetros e indicadores para cálculo dos valores da situação atual • Apresentar os gastos por pacote e entidade
  • 36. Preparação Preparação Definição Negociação e da Base para Definição Preliminar Consolidação Orçamentária das Metas das Metas do Orçamento Desenvolvimento de Software para Coleta de Dados Acompanhar resultados mensais e gerar consultas para análises comparativas entre o real e orçado • Apresentar dados por pacote e entidade para os seus gestores
  • 37. Processo de Elaboração do Orçamento Matricial Preparação Preparação Definição Negociação e da Base para Definição Preliminar Consolidação Orçamentária das Metas das Metas do Orçamento •Definição preliminar das metas corporativas por diretoria e por pacote •Análise dos dados coletados e estabelecimento das “réguas” nas entidades das diretorias •Definição preliminar das metas nas entidades •Definição das “Propostas de Padrões” e “Planos de Redução de Gastos”
  • 38. Preparação Preparação Definição Negociação e da Base para Definição Preliminar Consolidação Orçamentária das Metas das Metas do Orçamento Definição das Metas Definição das Metas Definição preliminar das “Top-Down” 1 metas corporativas Corporativo Análise dos dados coletados e 2 estabelecimento das “réguas” nas entidades Definição preliminar das metas Entidades 3 nos níveis das entidades Definição das “Propostas de 4 Padrões” e “Planos de Redução Níveis das de Gastos” Entidades
  • 39. Definição Preliminar das Metas Corporativas As metas do orçamento matricial são definidas por pacotes Como - Analisar os valores propostos de redução de custos por diretoria que impactam em cada pacote - Analisar o potencial de ganho das demais contas que compõem seu pacote, totalizando a meta de redução global do pacote
  • 40. Preparação Preparação Definição Negociação e da Base para Definição Preliminar Consolidação Orçamentária das Metas das Metas do Orçamento Meta Corporativa RESPONSÁVEL: Presidente- Dr. José Pereira Entidades e Donos de Entidades Marcos Elias Jacques G. José Pereira Dr. José Pereira Dr. José Pereira Donos de Total Pacote Pacotes Variáveis Administrativo Comercial Industrial Total Pacote Pacotes Marcos Pessoal 5440 3264 2176 10880 10880 Elias Salários e Ordenados 2700 1620 1080 5400 5400 Honorários 500 300 200 1000 1000 Vale Transporte 100 60 40 200 200 Vale Refeição 200 120 80 400 400 PIS 250 150 100 500 500 FGTS 200 120 80 400 400 INSS 300 180 120 600 600 Gratificações 90 54 36 180 180 Aviso Prévio 80 48 32 160 160 Salário Educação 45 27 18 90 90 13o Salário 450 270 180 900 900 Férias 450 270 180 900 900 Benefícios Indiretos 75 45 30 150 150 Marcos Despesas 810 486 324 1620 1620 Elias de Apoio Telefone 500 300 200 1000 1000 Viagens 250 150 100 500 500 Jornais e Revistas 60 36 24 120 120 Total de Gastos Total de Gastos 9375 9375 7365 7365 7760 7760 2450024500 Metas de Redução de Custos por pacotes
  • 41. Matriz Corporativa da CCPR Entidade: CCPR Dono: Dr. José Pereira Campos Filho Dono da Entidade Marcos Elias Jacques Gontijo José Pereira José Pereira Coordenador da Osvaldo Joaquim Maurício Borges Rosário Total Entidade Pacotes Coordenador do Diretoria Assessoria da Dono Entidades Diretoria Comercial Diretoria Industrial Pacote Administrativa Presidência Pacotes Meta $ Meta % Meta $ Meta % Meta $ Meta % Meta $ Meta % Meta $ Meta % Marcos E. Osvaldo Pessoal Utilidades e J. Pereira Maurício B. Insumos Marcos E. Humberto Despesas de Apoio Marcos E. Otacílio Financeiro Marcos E. Aécio Terceiros J.Gontijo Juarez Aluguéis Marcos E. Jaques Coura Legais e Fiscais Despesas de J.Gontijo Joaquim F. Comercialização J.Gontijo Otto Propaganda J.Gontijo Maurício B. Perdas Marcos E. João Aurélio Veículos J. Pereira Rosário Capital Empregado Meta do Total Entidades Presidente
  • 42. Preparação Preparação Definição Negociação e da Base para Definição Preliminar Consolidação Orçamentária das Metas das Metas do Orçamento Análise dos Dados Coletados Gastos realizados em mais Gastos realizados em de uma Entidade apenas uma Entidade Ex: Despesas com Ex:Telefone Tarifas Bancárias •Definição de Parâmetros •Análise do potencial de •Comparações sistemáticas redução •Clusters quando necessário
  • 43. Preparação Preparação Definição Negociação e da Base para Definição Preliminar Consolidação Orçamentária das Metas das Metas do Orçamento “Réguas” nas Entidades Diretoria Comercial Gastos com Telefonia Fixa 250 200 R$/Funcionário 150 100 Indicadores 50 0 Minas Gerais Ribeirão Preto Rio de Janeiro Goiânia Brasília Cluster A Cluster B Cluster C Cluster A Entidades Cluster B Cluster C
  • 44. Preparação Preparação Definição Negociação e da Base para Definição Preliminar Consolidação Orçamentária das Metas das Metas do Orçamento Premissas para “Traçar a Régua” Não basear em valores extremos Negociação entre donos e gestores de pacotes e entidades Estabelecimento de metas atingíveis e desafiadoras Resultados obtidos devem ser suficientes para garantir o alcance das metas corporativas
  • 45. Preparação Preparação Definição Negociação e da Base para Definição Preliminar Consolidação Orçamentária das Metas das Metas do Orçamento Meta na Entidade Entidade: Comercial Dono de Entidade: Dr. Jacques Gontijo Entidades e Gestores de Entidades Alberto P. Sérgio T. Ricardo S. Gilberto Dr. Jacques Minas Ribeirão Pacotes Variáveis Rio de Janeiro Brasília Gerais Preto Total Pacote Pessoal 490 1306 816 652 3264 Salários e Ordenados 1620 Honorários 300 Vale Transporte 60 Vale Refeição 120 PIS 150 FGTS 120 INSS 180 Gratificações 54 Aviso Prévio 48 Salário Educação 27 13o Salário 270 Férias 270 Benefícios Indiretos 45 Despesas 330 220 170 70 486 de Apoio Telefone Telefone Viagens Jornais e Revistas 45 120 75 45 120 75 60 60 300 150 36 300 Total de Gastos 1505 2346 1456 1673 7365 7365
  • 46. Preparação Preparação Definição Negociação e da Base para Definição Preliminar Consolidação Orçamentária das Metas das Metas do Orçamento “Réguas” nos Níveis das Entidades Gerência Regional Vendas Minas Gerais Gastos com Telefonia Fixa 160 140 120 R$/ funcionario 100 80 60 Indicadores 40 20 0 Dpto Vendas Leite Depto Vendas Derivados Níveis
  • 47. Preparação Preparação Definição Negociação e da Base para Definição Preliminar Consolidação Orçamentária das Metas das Metas do Orçamento Meta nos Níveis da Entidade Entidade: Ger. Reg. Vendas Minas Gerais Dono de Entidade: Sergio T. Humberto P. Sérgio R. Sérgio T. Gestores de Dpto. Vendas Dpto. Vendas Pacotes Variáveis Total Pacote Pacotes Leite Derivados Rubens Pessoal 305 300 1306 Salários e Ordenados 780 Honorários 100 Vale Transporte 70 Vale Refeição 70 PIS 20 FGTS 39 INSS 50 Gratificações 15 Aviso Prévio 5 Salário Educação 10 13o Salário 80 Férias 60 Benefícios Indiretos 7 Valéria Utilidades 120 100 220 Telefone Telefone 80 80 40 40 120 120 Viagens 95 Jornais e Revistas 5 Total de Gastos 1740 606 2346 2346
  • 48. Preparação Preparação Definição Negociação e Resumo para Estabelecer da Base para Definição Preliminar Consolidação Orçamentária das Metas das Metas do Orçamento as Metas nas Entidades Montagem das árvores de 1 indicadores para as variáveis R$/mês Até 2.000 2.001a Acima PDV 3.000 PDV 3.001 PDV Região Norte 2 Identificação Região dos clusters Sul Região S.P Gastos com telefonia fixa 120 100 Realização das comparações R$/ funcionario 80 3 60 sistemáticas dentro dos clusters 40 20 0 Filial Filial Recife Filial Filial Porto Filial Filial São Filiar São Salvador Fortaleza Alegre Curitiba Paulo Paulo (capital) (interior) Filiais Ganho/ Pacote Meta Real Perda Definição preliminar Pessoal Terceiros 4 das metas Aluguéis Etc
  • 49. Preparação Preparação Definição Negociação e da Base para Definição Preliminar Consolidação Orçamentária das Metas das Metas do Orçamento Caminho para Redução dos Gastos Custo total de Total de min. Preço por = X telefone fixo falados minuto “Régua” “Padrão” “Renegociação de Contratos” Min. falados Custo Original NOVO CUSTO Preço por minuto
  • 50. Preparação Preparação Definição Negociação e da Base para Definição Preliminar Consolidação Orçamentária das Metas das Metas do Orçamento Elaboração dos Padrões de Procedimentos O Que São “Padrões de Procedimentos” • “Políticas” Como fazer para • “Regulamentos” se atingir o nível • “Padrões previsto de gastos Operacionais” estabelecido pela “régua”
  • 51. Preparação Preparação Definição Negociação e da Base para Definição Preliminar Consolidação Orçamentária das Metas das Metas do Orçamento Políticas Corporativas Exemplos de Políticas Corporativas para redução de custos com telefonia 1) Deve-se utilizar o serviço de linha direta Embratel para ligações interurbanas onde o sistema estiver disponível 2) Deve-se manter atualizado e divulgar internamente as grades de horários e tarifação promocional fornecidas pela Embratel 3)Etc....
  • 52. Preparação Preparação Definição Negociação e da Base para Definição Preliminar Consolidação Orçamentária das Metas das Metas do Orçamento Aplicação de Políticas Corporativas nas Entidades Gastos com Telefonia Fixa 250 R$/Funcionário 200 150 100 50 0 Minas Gerais Ribeirão Preto Rio de Janeiro Goiânia Brasília Cluster A Entidades Cluster B Cluster C 1) Deve-se utilizar o serviço de linha 1) Manter atualizado e divulgar direta Embratel para ligações internamente as grades de horários interurbanas entre as Filiais Minas e tarifação promocional fornecidos Gerais, Ribeirão Preto e Rio de pela Embratel Janeiro 2)Etc.... 2)Etc....
  • 53. Preparação Preparação Definição Negociação e da Base para Definição Preliminar Consolidação Orçamentária das Metas das Metas do Orçamento Exemplos de Padrões POP’s Existem padrões Procedimento Operacional que auxiliam na Padrão para “Testes Industriais” redução de Procedimento Operacional gastos, porém Padrão para “Utilização não são de Cartuchos para Impressão” decorrentes das Políticas Procedimento Operacional Padrão para “Assepsia de Corporativas tanques”
  • 54. Processo de Elaboração do Orçamento Matricial Preparação Preparação Definição Negociação e da Base para Definição Preliminar Consolidação Orçamentária das Metas das Metas do Orçamento •Negociação das metas •Revisão e aprovação dos padrões propostos •Consolidação do Orçamento
  • 55. Preparação Preparação Definição Negociação e da Base para Definição Preliminar Consolidação Orçamentária das Metas das Metas do Orçamento Negociação e Consolidação do Orçamento Negociação das Metas “Botton- Up” 1 Negociação das metas Corporativo 2 Revisão e aprovação dos padrões propostos Entidades 3 Consolidação do Orçamento Níveis das Entidades
  • 56. Preparação Preparação Definição Negociação e da Base para Definição Preliminar Consolidação Orçamentária das Metas das Metas do Orçamento Negociação das Metas nas Diversas Entidades Entidade: Depto Adminstração diversas entidades Entidade / Responsável Dono da Matriz Marcos A Nádia João Alberto Humberto pacote para as Humberto F. Depto Sete Lagoas Brasília Goiânia BH metas de cada Administ. •Negociação das Gestor Pacote •Negociação das Junior Antônio Pessoal Terceiros 50 25 500 30 700 45 250 300 1.500 400 metas de cada André Julho Desp. de Apoio Utilidades 30 10 20 75 30 95 20 20 100 200 Entidade para os Everton Financeiro 50 5 25 20 100 Etc.. Etc... 20 50 50 10 130 diversos pacotes GASTOS FIXOS 185 680 945 620 2.430 •Ajuste das metas nas entidades da matriz
  • 57. Preparação Preparação Definição Negociação e da Base para Definição Preliminar Consolidação Orçamentária das Metas das Metas do Orçamento Apr Revisão e Aprovação dos esenta dos Padrões ç Cor Padrõ ão as porati es Sugestões de ajustes Ent vos ida pelos Gestores de des para Pacotes nas Entidades Revisão dos padrões corporativos pelos Coordenadores de Pacotes Aprovação final pelos Donos de Pacotes
  • 58. Preparação Preparação Definição Negociação e da Base para Definição Preliminar Consolidação Orçamentária das Metas das Metas do Orçamento Consolidação do Orçamento Comprometimento dos donos de pacotes e entidades com as metas da matriz corporativa perante o Presidente CONSOLIDAÇÃO DO CONSOLIDAÇÃO DO ORÇAMENTO ORÇAMENTO
  • 59. Preparação Preparação Definição Negociação e da Base para Definição Preliminar Consolidação Orçamentária das Metas das Metas do Orçamento Consolidação do Orçamento Preenchimento das Matrizes Orçamentárias Revisadas e Aprovadas Divulgação do Orçamento e dos Padrões Aprovados para todos os níveis
  • 60. 2ª Etapa Controle Orçamentário
  • 61. Controle Orçamentário Qual o segredo do sucesso? IA TO R TO EN DI AM OS AU NH ST A GA MP S O DO AC
  • 62. Controle Orçamentário ACOMPANHAMENTO DOS GASTOS Objetivo - Mensurar valor orçado x valor real dos gastos - Informar a ocorrência de anomalias para a análise e tomada de ações corretivas
  • 63. Acompanhamento Mensal dos Gastos Equipe OM Gestores de Dono da Matriz Coordenadores de Pacote/Entidade Pacote/Entidade Levantar os dados previsto X realizado por pacote Obter os resultados dos gastos para seu pacote em cada entidade Atualizar Gestão à Vista Preparar “Relatório de e identificar resultados ruins Anomalia” Apresentar “Relatório de consolidado para diret Anomalia” Apresentar relatório Aprovar “Relatório de Anomalia”
  • 64. Acompanhamento Semanal dos Gastos Equipe OM Gestor de Pacote/ Dono da Matriz Entidade Levantar os dados previsto X realizado por pacote Obter os resultados dos gastos para seu pacote em cada entidade Atualizar Gestão à Vista e identificar resultados ruins Ação corretiva “in loco”
  • 65. Quando Atuar Corretivamente • 5% ou 10% acima da meta Limite de tolerância • Proposto pelos donos de pacote Gasto acima do limite de tolerância Gasto dentro do nível de tolerância Gasto igual ou abaixo da meta • Vermelho Quando Utilizar • Amarelo (2 meses consecutivos) o Relatório de Anomalia?
  • 66. Relatório de Anomalia Relatório de Anomalia Mês Mar/2000 Pacote Utilidades Entidade Comercial (Filial Fortaleza) Limite de Tolerância (%) 5% Gestor da Entidade Marcos Martins Gestor do Pacote José Carlos dos Santos Em Ocorreu Ações Previstas Realizado Não realizado P D andamento Impedimento Negociar Valor da Tarifa de Telefonia Celular X Realizar convênios com hoteis para redução de tarifas X Variáveis do Desvio Causas Prováveis Medidas Corretivas Responsável Prazo Pacote R$ (%) Aumento do preço do Definir política de abastecimento para Ana Paula C A Combustível 20/Abr combustível acima do previsto utilizar apenas combustível comum Costa Definir política para utilização de taxi Viagens Utilização de taxi especial Roberto Alves 20/Abr comum Mês Acumulado Meta do Pacote (R$) 2.300,00 27.600,00 Realizado (R$) 2.200,00 29.256,00 Desvio absoluto (R$) 100,00 1.656,00 Variação (%) 4,35% -6,00%
  • 67. Troca de Experiências Experiência com a redução de gastos Tr oc ada im cop pr es iado Instalação de modem para so ra transmissão de dados ra X Y p ela Divulgação das DICAS via Intranet, reuniões mensais, etc
  • 68. Reunião Mensal de Acompanhamento das Metas Apresentação dos resultados ruins Gestores de Pacote/Entidade apresentam relatório de anomalia ao Dono da Matriz Aprovação do Plano de Ação
  • 69. Controle Orçamentário AUDITORIA - Realizada por uma equipe interna da Unimed - Auditoria contábil em todas as entidades - Auditoria no cumprimento dos padrões (Regulamentos) - Análise e orientação sobre anomalias e ações corretivas
  • 70. Auditoria Características Frequência  Pelo menos uma vez por ano em todas as entidades Auditoria Esporádica  Solicitada pelos donos de pacote em unidades específicas
  • 71. Auditoria Tipos de Falta 1) Falta Leve Exemplos: - Erro nos lançamentos contábeis - Erro na interpretação dos padrões Ações Corretivas: - Registro dos erros encontrados - Orientação sobre o correto lançamento
  • 72. Auditoria Tipos de Falta 2) Falta média Exemplos: - Repetição de faltas leves - Atraso nos lançamentos - Situações de risco fiscal/ trabalhista Ações Corretivas: - Orientação e advertência formal com cópia para o Dono da Entidade
  • 73. Auditoria Tipos de falta 3) Falta Grave Exemplos: - Repetição de faltas médias - Uso inadequado dos recursos da empresa - Manipulação dos registros contábeis Ações Corretivas: - Registro formal da falta - Decisão a cargo da Diretoria
  • 75. Organização do Projeto Estrutura Básica para a Elaboração e Controle do Orçamento Matricial Comitê de Diretoria Liderança Liderança Saide do Projeto Gestores Equipe Gestores De Proativa de pacotes Entidades
  • 76. Papéis e Responsabilidades Líder do Orçamento Matricial: Dr. Alcimar • Liderança e coordenação do projeto Orçamento Matricial Apoio / assistende do líder: Saide • Levantar informações ou direcionar pessoas que possam levantar informações relativas ao conteúdo de cada subitem de despesa, esclarecendo aos gestores dos pacotes a natureza dos lançamentos contábeis efetuado nas diversas contas contempladas no Orçamento Matricial; • Prestar eventuais esclarecimentos aos Gestores de Pacotes quanto à metodologia de trabalho do OM; • Fornecer informações ou direcionar pessoas que possam fornecer informações técnicas referentes às questões contábeis e financeiras para a solução de problemas envolvendo a elaboração do Orçamento Matricial.
  • 77. Papéis e Responsabilidades Equipe Proativa • Analisar as famílias definidas, seus subitens de despesas e sua importância; • Auxiliar os gestores de pacotes na definição dos parâmetros para análise dos subitens de despesas; • Proceder à definição dos indicadores específicos e dos clusters; • Elaborar a comparação de todos os subitens de gastos, dentro dos respectivos clusters; • Fornecer orientação metodológica sobre métodos e ferramentas gerenciais (aplicação do PDCA, plano de ação, elaboração de políticas e padrões de gastos corporativos).
  • 78. Papéis e Responsabilidades Gestor de Pacotes Funcionário responsável pelo resultado de um determinado pacote de gastos. Suas principais atribuições são: • Analisar detalhadamente o conteúdo de seu pacote de gastos nos centros de custo; • Definir parâmetros de clusters para cada subitem de gastos de sua responsabilidade; • Definir metas preliminares com base em comparação entre as unidades; • Estabelecer regulamentos de gastos das contas contábeis sob sua responsabilidade; • Negociar as metas junto às entidades;
  • 79. Papéis e Responsabilidades Gestor de Pacotes Funcionário responsável pelo resultado de um determinado pacote de gastos. Suas principais atribuições são: • Elaborar e executar os planos de ação; • Identificar as unidades e gastos que apresentam desvios (anomalia) • Solicitar o relatórios de anomalia da equipe, com análise por subitem de despesa; • Realizar a reunião formal para apresentação do relatórios de anomalia, verificando a correta identificação da causa e a consistência das contramedidas.
  • 80. Papéis e Responsabilidades Gestor de Entidades Diretor responsável pelo resultado da diretoria sob o seu comando. Suas principais atribuições são: • Atuar no alcance das metas relativas a sua entidade; • Identificar as unidades e despesas que apresentam desvios (anomalias); • Solicitar os relatórios de anomalia da equipe, com análise de cada subitem de despesa; • Realizar a reunião formal para apresentação dos relatórios de anomalia, verificando correta identificação da causa e a consistência das contramedidas; • Elaborar e executar os planos de ação.
  • 81. Cronograma CRONOGRAMA RESUMO DAS ETAPAS DO PROJETO OM ATUALIZAÇÃO 10/6/2007 S APOIO/ASSISTENTE UNIMED SÃO LUÍS PRESIDENTE DR. ALCIMAR SAIDE T DO PROJETO A T 2007 2008 ETAPAS U S JUN JUL AGO SET OUT NOV DEZ JAN FEV MAR ABR MA JUN P 1. PREPARAÇÃO DA BASE ORÇAMENTÁRIA R P 2. PREPARAÇÃO PARA DEFINIÇÃO DAS METAS R P 3. DEFINIÇÃO PRELIMINAR DAS METAS R P 4. NEGOCIAÇÃO E CONSOLIDAÇÃO DAS METAS ORÇAMENTÁRIAS R P 5. PREPARAÇÃO DOS INSTRUMENTOS DE ACOMPANHAMENTO R P 6 ACOMPANHAMENTO DA EXECUÇÃO DO ORÇAMENTO R PREVISTO EM ANDAMENTO NO PRAZO LEGENDA EM ANDAMENTO FORA DO PRAZO PARADO CONCLUÍDO
  • 82. Próximos Passos Treinar gestores de pacote e entidade dentro das matrizes. Apoio da equipe Proativa. Acompanhar e analisar os resultados através das “Matrizes de Acompanhamento”. Todo o material esta disponível no icone “Orçamento Matricial” base Notes. Elaborar “Relatório de Anomalia” para as Reuniões de Acompanhamento do mês de Junho. “Dar a partida e assumir o Controle !!!!”