2015 10 06 2.a.nl - workshop b. van coile - new technology effecten op de kantoororganisatie....

Organisatie van uw kantoor
• Bart Van Coile
• Accountant-Belastingconsulent, bestuurder Van
Coile & Partners CVBA
• Ondervoorzitter IAB
• Ondervoorzitter V.A.B.F vzw
• Ondervoorzitter I-Prof vzw

Paperless office & Kantoororganisatie
E-Invoicing
ISRS4410

Welke banen verdwijnen
de komende 20 jaar?

Hoe groot is de kans dat deze jobs in
België zullen verdwijnen?
Volgens de VDAB-expert gaan steeds meer bedrijven bewust op zoek naar
gespecialiseerde profielen. ‘Ze willen geen gewone boekhouder, maar zoeken een
hooggespecialiseerde accountant die kan omgaan met de modernste boekhoudsoftware.
Bron: De Standaard
10/02/2015
Bron: ING België

Paperless office & Kantoororganisatie

“Paperless” kantoor
• Papiergebruik staat centraal in werking accountants- en
boekhoudkantoren
• Geraamd gebruik van papier
in onze sector:
ongeveer 2 miljard vellen/jaar
= 10.000.000 kg/jaar
= stapel van 200 km hoog
= 22x Mount Everest
• “Paperless” werken bespaart 50% papier
-> 1 miljard vellen/jaar

Redenen voor het papierverbruik
• Economisch: erg goedkoop om te printen
• Tastbaar
• Makkelijker lezen (?)

Voordelen digitaliseren
• Minder ruimtebeslag
• Dossiers gaan niet meer verloren
• Minder foutgevoelig
• Milieuvriendelijker -> besparing op papierverbruik, verplaatsingen
…
• Makkelijker van thuis uit werken
• Iedereen kan alles raadplegen
• Sneller en makkelijk opspoorbaar –> tags
minder nood aan papierklassement
• Veiligere archivering
• Kwaliteitsverbetering

Voorbeelden van “paperless” gebruik
• Aangifte personen-/vennootschapsbelasting via internet (Tax-on-
web / Biztax)
• Intervat & VAT listing - intrastat
• Indienen fiscale fiches 281.20 – 281.50
• Aangiftes in de bedrijfsvoorheffing
• Aangiftes in de roerende voorheffing
• Neerlegging van de jaarrekening via internet
• E-delivery van loondocumenten
• Digitale databanken
• Inschrijvingen/wijzigingen en schrappingen in het
Ondernemingsloket
• …

Gevolgen
• Beveiliging pc en servers: zeer belangrijk!
• Mogelijke bedreigingen
• Spam
• Spyware
• Trojaanse paarden
• Virussen
• Hacker
• Phishing
• Dataverlies
• Datadiefstal
• …

Te nemen maatregelen
• Antivirus op elke computer en server
• Firewall die de verbinding tussen het bedrijfsnetwerk en
internet controleert
• Goede datastructuur met de nodige rechten
• Antispam op niveau van de mailserver of per computer
• Goed paswoordenbeleid
• Specifieke beveiliging voor externe toegang tot bedrijfsdata
• Personeel voldoende opleiden i.v.m. computerveiligheid

Backups
• Externe firma of provider (cloud-gebaseerde of hybride
backup-oplossing)
• Zelf steeds de eindverantwoordelijkheid nemen en regelmatig
nakijken backup-logs en reële controle van de backups (laten) doen
• Zelf backups nemen
• Zeer reglmatig en volgens vast patroon
• Zorgen voor voldoende backup-retentie
• Duidelijk roulatie-systeem gebruiken
• Backupmedium op veilige plaats
(buiten kantoor) bewaren

Hoe deze doelstelling realiseren?
• Grote mentaliteitswijziging
• Maak de klik -> en ga te werk in verschillende stappen

Verschillende stappen
• Organisatie van bestanden
• Briefwisseling
• PDF Reader / PDF Writer
• Twee schermen
• Informaticatoepassingen
• Communicatie met klanten
• Gebruikte zoekmodules
• Taakbeheer
• Klantenbeheer
• Paperless Office
• Bestanden versturen
• Modeldocumenten
• Witboek
• Cliëntacceptatiebeleid
• De opdrachtbrief
• Personeelsbeleid

Verschillende stappen:
Organisatie van bestanden
(op eigen structuur zonder software)
• Waar bewaren -> Structuur is nodig
• Klanten
• Eenmanszaken
• Bestendig dossier
• Jaardossier
• Vennootschappen
• Bestendig dossier
• Jaardossier

Modeldossier eenmanszaken
• Eenmanszaken

Modeldossier vennootschappen
• Vennootschappen

Bestendig dossier
• Inlichtingsfiche

Bestendig dossier
• Inlichtingsfiche (vervolg)

Bestendig dossier
Excel voor accountants en boekhouders
• Excel-bestand (zie bijlage)
Permanent dossier:
checklist om aan te vullen

Bestendig dossier
Excel voor accountants en boekhouders

Waartoe dient de eenvormige dossierindeling (permanent en
jaarlijks klantendossier/werkdossier)?
• Beter beheer en opvolging van dossier en bevordering van overdraagbaarheid
dossier binnen kantoor
• Scheiding tussen klantendossier (documenten eigendom van cliënt) en
werkdossier (nota’s, opzoekingen ... van het kantoor)

• Wat zijn de voordelen van de eenvormige dossierindeling
?
• Bevordering van de kwaliteit van de dienstverlening door goed
gedocumenteerd dossier: alle benodigde informatie beschikbaar op
één plaats
• Samenwerking binnen het kantoor:
• Nazicht door dossierverantwoordelijke makkelijker indien meerdere
medewerkers betrokken
• Bij interne overdracht dossier, snellere inwerking in dossier mogelijk
• Overdracht van dossiers aan confrater:
• Sneller en eenvoudiger (cfr deontologische verplichting)
• Basis voor te dagtekenen inventaris reeds bestaande (cfr
deontologische verplichting)

• Moeilijkheden overwinnen
• Extra tijdsbesteding bij de dossiersamenstelling?
Is investering voor later
• Hoe draagt een eenvormige dossierindeling bij tot
kwaliteit van de geleverde diensten ?
Inconsistentie in informatie of ontbrekende elementen tijdig ontdekken
• Hoe kan een uniforme dossierindeling bijdragen tot de
beperking van mijn beroepsaansprakelijkheid? Beperking
risico verkeerde beoordeling bij goed gedocumenteerd dossier

• Welke bestandsnaam
• YYYY-MM-DD
Jaar, maand en dag opmaak document
• NK
Naam klant

• Welke bestandsnaam
• SD
Soort document
• UF Uitgaande fax
• IF Inkomende fax
• UB Uitgaande brief
• IB Inkomende brief
• AF Aankoopfactuur
• VF Verkoopfactuur
• DGB Dagboeken
• GBAR Grootboek Algemene Rekeningen
• GBKL Grootboek Klanten
• GBLV Grootboek Leveranciers

• PS Proef & Saldibalans
• TB Tussentijdse berekening
• FP Financieel Plan
• ST Statuten
• BS Publicatie Belgisch staatsblad
• OL Ondernemingsloket
• ATP Attest personenbelasting
• ATV Attest vennootschapsbelasting
• BE Bespreking
• CO Contract
• FD Fiscale documenten
• DOC Documentatie

Verschillende stappen: Organisatie van bestanden

• Balans: als YY einddatum van de periode opnemen
• YYYY naam klant jaarrekening v0.1
• YYYY naam klant jaarrekening v0.2
• Aangifte personenbelasting
• YYYY naam klant aangifte PB v0.1
• YYYY naam klant aangifte PB v0.2
• BTW-aangifte: einddatum van de periode vermelden
• YYYY-MM-DD naam klant BTW-aangifte

• De persoon die het Excel bestand opmaakt zal er ook
onmiddellijk volgende nummering aan koppelen:
V0.1
V0.2 (bij aanpassingen)
V0.3 (bij nog aanpassingen)
V1.0dv (nagezien)
V1.0 (klaar voor bespreking)
V1.1 (na bespreking)
V1.2 (1ste aanpassing na bespreking)
V2.0 (bij definitieve afwerking)

Briefwisseling
• Gebruik scanner “All-in-one kopieertoestel”
• Ontvangen documenten:
• Van klanten / overheidsdiensten
-> inscannen
-> onmiddellijk bewaren (ook mails)
• Originele documenten -> terug naar klant
• Uitgaande briefwisseling
-> inscannen / digitaal ondertekenen / bewaren
-> onmiddellijk bewaren (mails)

Briefwisseling
• Archiveren van mails
Voordelen:
• Alle belangrijke mails zijn eenvoudig terug te vinden
• Alle correspondentie per klant/project/onderwerp te zien
• Collega’s kunnen de mails lezen
• Mails blijven te openen, te beantwoorden, door te sturen
Voorbeelden: MailToFile, GFI Mailarchiver

PDF Reader / PDF Writer
• PDF Reader:
Gratis versie -> beperkte mogelijkheden
• Lezen, doorbladeren, doorzoeken
• PDF Writer:
• PDF’s exporteren naar Word, Excel en PouwerPoint
• Tekst en afbeeldingen bewerken in PDF-bestanden
• PDF- en webformulieren maken
• Bestanden combineren in één PDF
• Documenten elektronisch ondertekenen
• PDF’s met een wachtwoord beveiligen
• Geleide acties maken om herhalende taken te automatiseren

• Voorbeeld: delen

• Doorzoekbaar maken van PDF-bestanden
• Zorg voor de juiste instelling bij het inscannen
• Goede resolutie (300 dpi)
• OCR uitvoeren aanvinken bij scanopties
• Bestaande PDF-bestanden
• Met PDF-Writer omzetten
• Beeld – Gereedschappen – Tekst herkennen

2 schermen
• 2 schermen
• Minder nood om documenten te printen
• Eenvoudig vergelijk van gegevens
• Tijdsbesparing -> beter multi-tasken

Informaticatoepassingen - klanten

Andere antwoorden:
- mail/telefoon
- Direct mailing
- Outlook/ Gmail
- Word/Excel
- Internetcalls
- Eigen serverplatform
- Radmin
- LogMeIn

Online vergaderen kan in verschillende vormen.
Webinar:
• online seminar waarbij voornamelijk informatie overgedragen wordt
• voor trainingen en productpresentaties
• Webmeeting:
• meest pure vorm van online vergaderen
• deelnemers actief participeren door middel van chat en 'hand
opsteken'
• Webconference:
• voornamelijk luisteren naar wat een persoon te zeggen heeft
• Geregistreerden krijgen een PIN-code die ze moeten invoeren na
een bepaald nummer gebeld te hebben

Vergelijking online vergaderen:
Go ToMeeting AdobeConnect Cisco WebEx Skype for business Teamviewer Premium
Prijs
€39/m
25 deelnemers
1 host
Onbeperkt gebruik
€39/m
25 deelnemers
9 hosts
Onbeperkt gebruik
$55/m
25 deelnemers
1 host
Onbeperkt gebruik
€4,60/user/m
Inbegrepen in Office 365
Onbeperkt gebruik
€998
25 deelnemers
1 host
Onbeperkt gebruik
Video V V V V V
Audio
V
(Telefoon & VOIP)
V
(VOIP)
V
(Telefoon & VOIP)
V
(Telefoon & VOIP)
V
(Telefoon & VOIP)
Desktop
V
(Windows & Mac)
V
(Windows & Mac)
V
(Windows & Mac)
V
(Windows & Mac)
V
(Windows & Mac)
Mobiel
V
(iPad, iPhone & Android)
V
(iPad, iPhone, Blackberry
& Android)
V
(iPad, iPhone, Blackberry
& Android)
V
(iPad, iPhone,
WindowsPhone & Android)
V
(iPad, iPhone,
WindowsPhone & Android)
Installatie Plug-in Geen Plug-in installatie Plug-in
Scherm delen V V V V V
Documenten delen X V V V V

• Teamviewer
• Verbinding met elke PC of server over de hele wereld
• Bedienen PC van op afstand
• Nog veel meer mogelijkheden:
• Online meetings, plan meeting
• Teamwerk
• Cursussen en presentaties
• Voor de commerciële gebruiker
• Downloads voor testdoeleinden

• Webex
• Vergaderen waar je wenst
• Op kantoor
• Via Iphone
• Via Ipad
• Opnemen en herbeluisteren van vergaderingen
• Gebruiken van video- en geluidsmateriaal
• Gratis probeerversie

• Skype
• Gratis videobellen
• Vaste en mobiele nummers bellen
• Vergadergesprekken
• Groepsvideobellen
• Doorschakelen van gesprekken
• Gratis downloaden

• Smartboard
• Interactief touch screen
• Op elk moment, vanaf elk digitaal apparaat en elke applicatie
• Verzenden bestanden vanaf uw mobiel apparaat
• Gebruik van:
• Spreadsheets
• Websites
• Andere gegevens van het bedrijf

• Microsoft Office One-Notes
• Het bijhouden van uw notities
• Handgeschreven of getypt
• Tekeningen
• Geluidsbestanden
• Delen van notitieblokken
• Op het web
• Op een andere computer
• Het bevorderen van de interne samenwerking
• Gratis probeerversie

• Doodle.com
• On-line afspraken maken
• Inhoud applicatie:
• Onderwerp
• Deelnemers
• Voorgestelde datum
• Gebruiksvriendelijk & geen software vereist
• Gratis basisversie

• Radmin
• Op afstand toegang krijgen tot netwerkcomputers via LAN of
internet
• Uw personeel directe technische ondersteuning bieden
• Gebruik toegang op afstand voor:
• beheer van computers van werknemers en servers
• snelle technische ondersteuning
• Gratis proefversie
• Aankoopprijs: €37,1 per licentie

• LogMeln
• Toegang tot en besturing van uw computer waar u ook bent
• Uw flexibiliteit verhogen -> toegang tot uw pc op het werk, waar en
wanneer u maar wilt
• Uw leven vereenvoudigen -> geen bestanden meer meebrengen
• Met LogMeIn heeft u altijd uw werk computer binnen handbereik
• Uw productiviteit verhogen -> tijd beter beheren

Informaticatoepassingen - zoekmodule

• Internet Explorer – Mozilla Firefox – Google Chrome
• Zoekdirectories via internet:
• Zoekmodule via Windows verkenner
• Copernic
• Google desktop Search (ctrl – ctrl)
• Ctrl-F Functie in Office pakketten
www.google.be
www.startpagina.be
www.start.be

59

• Monkey.be
• Dagelijkse informatie
• Cijfers, wetgevingen, commentaren, nieuws, rechtspraak en bronnen
• Fiscale en boekhoudkundige updates
• Aangebracht door:
• Topspecialisten, vakmensen en auteurs
• Verschillende abonnementen afhankelijk van uw
informatiebehoefte

• Taxtoday.be
• Elektronische nieuwsbrieven van MonKEY.be
• Elke dag de fiscale actualiteit
• Samenvattingen van alle belangrijkste fiscale arresten
• Praktijkgerichte artikels

• Lexfin.be
• Bundelt nieuws, wetgeving, commentaar en bronnen
• Online en met opleiding
• Behandelt:
• Inkomstenbelastingen
• Btw
• Accountancy
• Vennootschap

• Fiscoloog.be
• Dé referentie op fiscaal vakgebied
• Wekelijks alle fiscale actualiteit
• Directe interpretatie in samenhang met
• Bestaande wetten
• rechtspraak

• Tipsenadvies-belastingen.be
• Alle artikels uit de adviesbrief Tips & Advies Belastingen
• Mijn bibliotheek
• Alle artikels die u interessant vindt
• E-zines
• Recentste artikels via e-mail
• De 5 meest gelezen artikels via e-mail
• Geïntegreerde Download Zone
• Bronmateriaal, rekentool,
modelcontracten, checklisten …

• Geld-uit-vennootschap-halen.be
• Adviesbrief met praktische tips en adviezen om als zaakvoerder of bestuurder een
inkomen uit uw vennootschap te halen zonder onderweg te veel aan de Staat af
te geven.
• In elk nummer krijgt u in klare taal een update van deze wijzigingen zodat u
meteen kunt inschatten:
• Wat dit voor u en uw vennootschap betekent,
• Welke actie u eventueel moet ondernemen en
• Wat u het best met uw vertrouwenspersoon bespreekt.

• Fiscalnet.be
• Grootste Belgische fiscale databank
• Gids in de wereld van de fiscaliteit
• Snelste fiscale updates
• Persoonlijke antwoorden van specialisten
• Altijd en overal toegang
• Bruikbaar met verschillende medewerkers

• Indexfiscaal.be
• Index Financials:
• Jaarrekeningen in Pdf en digitaal formaat beschikbaar
• Eenvoudige export naar Excel van alle gegevens
• Volledige ratio analyse per jaarrekening
• Per ratio een volledige rapportage en grafische voorstelling
• Onbeperkte consultatie
• Weergave van de deelnemingen en participaties van bedrijven
• Horizontale analyse
• Vergelijkingen tussen vennootschappen

Informaticatoepassingen - taakbeheer
Andere: Sharepoint, Winpris,eigen software pakketten, Afas,
OpenOffice.org

Admin-Consult – vereenvoudig uw administratie
• Opvolging gepresteerde uren, taken & projecten
• Verschillende facturatiemethodes - digitaal
• Opvolging contactmomenten met klant
• Beveiligde toegang medewerkers
• Rapportage
• Tijdsregistratie
• HRM module
• Kalender & planning

• Voorbeeld taakbeheer

Voorbeeld
taakbeheer

• Fogbugz
• Niet reguliere taken
• Om adviezen bij te houden en op te volgen
• Koppelen aan de juiste case
• Verschillende communicaties
rond de case worden
allemaal aan elkaar
gekoppeld

• AFAS Profit Documentmanagement
• Razendsnel informeren van de medewerkers
• Documenten centraal archiveren
• Met ProfitWeb 2,0, het intranet van AFAS Profit:
• Scherm naar eigen wens inrichten
• Makkelijker om bedrijfsdocumenten te beheren en te lezen

Informaticatoepassingen - klantenbeheer

Informaticatoepassingen – paperless office

E-mail beheren en archiveren
Met MailToFile voor MS Outlook:
• Elke medewerker slaat e-mail op in de klantdirectory +
relevante subdirectory;
• Alle e-mailcorrespondentie met de klant is terug te vinden:
eenvoudig zoeken en openen;
• MS Outlook bevat alleen nog actie (ToDo)-mail
• Bij archiveren en afsluiten van het boekjaar: alles is digitaal
centraal bij elkaar opgeslagen
• Veel extra mogelijkheden (nummering email, printen,
overzichten, klantcode in onderwerp)

“Scan-2-Knowledge” Framework:
• Met een scanner of MFP
wordt een papieren
document
gedigitaliseerd.
• OCR converteert de
scan/foto naar een
tekstueel document.
• BARCODE herkenning en
separatie
• Automatisch extractie
van relevante meta-data
uit het document
(facturen, formulieren,
…) .
• De digitale documenten
worden gearchiveerd met
hun meta-data.
• Automatische classificatie
van de documenten op
basis van de meta-data en
kennis gebaseerde
technieken.
• Work-flow.
• Alle documenten zijn
opvraagbaar op basis van
hun inhoud en/of meta-data.
• Geavanceerde
zoekmogelijkheden.
• Met ‘click-and-view’ zijn
documenten opvraagbaar
rechtstreeks vanuit elke
software (bv. ERP).
Scannen
OCR &
IDR
Archivering
DMS
Weergave
Zoeken

Yuki: een uniek boekhoudplatform

FirstMate stelt accountants in staat om:
• op een efficiënte & gestructureerde manier boekhoudingen
af te sluiten
• een gedetailleerd financieel verslag te genereren
• gegevens door te sturen naar First Jaarrekeningen en
TaxMate (VenB, BNI (Ven), RPB)

Kluwer

POPSY

Clearfacts

Reeleezee

Exact Online: procesoptimalisatie
- Elektronische facturatie
- Scan & herken
- Automatische import van
bankuittreksels

Informaticatoepassingen – bestanden
versturen

Informaticatoepassingen – bestanden delen
• Dropbox
• One drive
• Googledrive

versturen
• Wetransfer
• Verzenden/ontvangen van grote bestanden via internet
• Vervanger van CD’s, DVD’s en USB-sticks
• Bestanden van 2 GB

versturen
• Mijnbestand.nl
• Bestanden delen
• Veilig en gratis
• Bestanden van maximaal 300MB
• Bestand kiezen
-> uploaden
-> verzenden
• Onbeperkt downloaden en delen

Silverfin
• Rapporten:
• Steeds up to date via realtime connectie met uw boekhoudpakket
• Uniforme rapporten, maar toch eenvoudig aanpasbaar via drag &
drop
• Automatische opmaak in de huisstijl van uw kantoor
• Zelfs verslagen worden gelinkt aan de boekhouding, zo worden
copy-paste fouten naar Word vermeden
• Digitaal werkdossier:
• Rekeningen onderbouwen via uniforme templates
• Fouten worden vermeden door een verplichtte structuur
• Altijd en overal consulteerbaar, want online
• Eenvoudig opzoeken want documenten zijn gekoppeld aan de
rekening zelf

Informaticatoepassingen – bestanden delen
Factuur digitaal ontvangen
(vb. per email)
Bestanden
opslaan
Factuur ontvangen per post
K
L
A
N
T
V
A
N
C
O
I
L
E
&
P
A
R
T
N
E
R
Sscannen
Automatische synchronisatie
Synchronisatie gebeurt
via veilige verbinding
Voor de verbinding wordt een
unieke login en paswoord gebruikt

Modeldocumenten
• Modelbrieven aan klanten volgens BIN-normen
• Modeldocumenten voor ons kantoor
• Contracten …
• Modeldocumenten in Excel
• Voor jaarrekening en aangiftes
• Fiscale modeldocumenten
• Fiches, samenvattende opgave…

Witboek Kwaliteit I.A.B.
• 10 leidraden
1. Inventaris activiteiten uitgeoefend door kantoor
2. Organigram
3. Eenvormige dossierindeling
4. Cliëntacceptatie- en opvolgingsbeleid
5. De opdrachtbrief
6. Tijdsbeheer en de “timesheet”
7. Personeelsbeleid
8. Plichtenleer en opleiding
9. Interne kwaliteitsbeheersing
10. Beleidsverklaring

Cliëntacceptatiebeleid
• Al dan niet een zakelijke relatie aangaan?
• Wie kan klant aanvaarden?
• Bv. de vennoten
• Welke klant?
-> Antiwitwaswetgeving

Cliëntacceptatiebeleid - Witwaswetgeving

• Wetgeving toe te passen door:
• Bedrijfsrevisoren I.B.R.
• Externe accountant en externe belastingconsulenten I.A.B.
• De erkende boekhouders en erkende boekhouders-fiscalisten
B.I.B.F.
• Niet: stagiairs I.A.B.

• Beslissingsbomen:
• Aankopen van een zakelijke relatie met een nieuwe cliënt –
natuurlijk persoon
• Beslissingboom I
• Aankopen van een zakelijke relatie met een nieuwe cliënt – entiteit
• Beslissingboom II
• Beslissingsboom voor identificatie van uiteindelijke begunstigde
• Beslissingboom III

• Identificatieformulieren
• All in one
• Identificatie natuurlijke persoon – cliënt
• Identificatie natuurlijke persoon - lasthebber
• Identificatie rechtspersoon - juridische structuur - cliënt
• Identificatie rechtspersoon - juridische structuur/lasthebber
• Verklaring uiteindelijke begunstigde(n)
Zie Bijlagen

• Identificatie schema’s
• Natuurlijke persoon
• Rechtspersoon / juridische structuur
• Uiteindelijke begunstigden
Zie Bijlagen

• Toezicht controle door instituten
• Wettelijke opdracht
• Hoe? B.I.B.F. – I.A.B.:
• Beantwoorden vragenlijst
• Verplicht in te vullen
• Indien geen antwoord -> herinnering/controle ter plaatse
• Wanneer: vanaf 01/01/2013

• Witwasverantwoordelijke
• Wanneer aanstellen:
• Verplicht: 10 of meer beroepsbeoefenaars (ongeacht instituut) die
samenwerken
• Een activiteit uitoefenen en/of
• Een participatie hebben en/of
• Lid zijn van het bestuursorgaan
• In andere situaties: optioneel

• Meldingsplicht aan C.F.I. (Cel voor Financiële
Informatieverwerking)
• Vaststelling / poging tot witwassen
• Minste vermoeden volstaat
• Zekerheid is niet vereist – beoordeling door CFI
• Onmiddellijk
• Individuele verplichting
• Geen vrijstelling indien reeds melding door een andere meldingsplichtige
• Melding door beroepsbeoefenaar / verantwoordelijke voor
toepassing wet
• Niet door personeelslid!

Be Excellent 6.10.2014
www.beexcellent.be
Het platform “Be Excellent” is de online omgeving voor het
vastleggen, beheren en publiceren van handleidingen,
documenten, tools, enz.
Een efficiënte ondersteuning bij het uitoefenen van uw beroep
als accountant en /of belastingconsulent.

BeExcellent.be - Structuur
http://
kantoor
.beexcellent.beIAB
KANTOOR
Medewerkers

BeExcellent.be - Doel en voordelen
• Raadplegen handleidingen en tools IAB op één plaats
• Duidelijke structuur
• Alle informatie altijd geactualiseerd
• Vergelijken met de vorige versie
• Medewerker kan wijzigingsvoorstel doen
• IAB-documentatie in eenvoudig bewerkbare vorm
• Makkelijk aanpasbaar aan aard en grootte van kantoor
• Gratis toegang voor IAB-kantoren (Startlicentie)

BeExcellent.be - Nog geen toegang?
Schrijf uw kantoor vandaag nog in!
Bent u hoofdcontactpersoon van een IAB-kantoor?
• Ga naar de rubriek ‘BeExcellent’ van uw e-loket en vul het
inschrijvingsformulier in
• In andere gevallen: gelieve een e-mail te sturen naar
helpdesk@beexcellent.be
Meer info over het BeExcellent-platform op
www.beexcellent.be

‘Be Excellent’ - Voordelen van dit
platform:
• online en overal beschikbaar
• zeer duidelijke structuur van documenten en tools IAB
• gebruiksvriendelijk
• direct zien wat is aangepast
• regelmatige updates van de inhoud
• tijdsbesparend
• verhoogde efficiëntie van organisatie kantoor
• Mogelijkheid om eigen kantoorhandleiding op te stellen op basis van
handleidingen IAB.
• Autonomie met betrekking tot de aanvaarding van wijzigingsvoorstellen
van IAB.
• Handige zoekfunctie; niet meer lang zoeken op de website.

Witboek Kwaliteit I.A.B
• 10 leidraden
1. Inventaris activiteiten uitgeoefend door kantoor
2. Organigram
3. Eenvormige dossierindeling
4. Cliëntacceptatie- en opvolgingsbeleid
5. De opdrachtbrief
6. Tijdsbeheer en de “timesheet”
7. Personeelsbeleid
8. Plichtenleer en opleiding
9. Interne kwaliteitsbeheersing
10. Beleidsverklaring

De opdrachtbrief
• Aansprakelijkheid in het kader van een contractuele relatie
vast leggen.
• Opdrachtbrief legt het volgende vast:
• Wederzijdse plichten
• Overeengekomen geldelijke voorwaarden
• De te respecteren termijnen
• Duidelijke omschrijving van de tussenkomst van de
beroepsbeoefenaar om de aansprakelijkheid te beperken.
• Mogelijk voor alle soorten opdrachten
• Steeds verplicht voor de door het Wetboek van Vennootschappen
voorziene wettelijke controleopdrachten (bijzondere mandaten)

De opdrachtbrief
• Visitekaartje beroepsbeoefenaar
• Duidelijke afspraken o.a. voor erelonen
• Betere omschrijving rechten en plichten partijen
• Kan geschillen voorkomen of helpen oplossen
• Pre-contractuele informatie: cliënt moet weten waartoe hij zich
verbindt
• Teken van kwaliteit
• Einde van de overeenkomst:
• Hoe verhouding stopzetten?
• Wie doet wat?
• Welke zijn de betalingsvoorwaarden
• Minder betwisting over erelonen
• Goede indruk t.a.v. rechtbank

De opdrachtbrief
• Interne procedure van ons kantoor:
• Modelbrief aan klanten met de taken die voor hen gedaan worden.
• De eerste notities dienen ingevuld te worden op de inlichtingsfiche.
• Binnen de week interne procedure wordt er contact opgenomen
met de klant door de aangeduide dossierverantwoordelijke:
• Inlichtingsfiche verder aanvullen
• Opdrachtbrief met taken en budget genereren

De opdrachtbrief: Voorbeeld van ons kantoor:
Inlichtingsfiche

Begeleidend schrijven opdrachtbrief:

Intern waarborgen van kwaliteit
• Infoblad
• Checklist
• Bv. bij opmaken biztax / startende vennootschap / bij opmaken
vereffeningsverslag
• Nazicht werk door de dossierverantwoordelijke
• Afpuntingen in Admin-is
• Bespreking door de vennoten

2015 10 06 2.a.nl - workshop b. van coile - new technology effecten op de kantoororganisatie....

2015 10 06 2.a.nl - workshop b. van coile - new technology effecten op de kantoororganisatie....

Recomendados

Recomendados

Mais conteúdo relacionado

Destaque

Destaque (6)

Semelhante a 2015 10 06 2.a.nl - workshop b. van coile - new technology effecten op de kantoororganisatie....

Semelhante a 2015 10 06 2.a.nl - workshop b. van coile - new technology effecten op de kantoororganisatie.... (20)

2015 10 06 2.a.nl - workshop b. van coile - new technology effecten op de kantoororganisatie....

Notas do Editor