Este es un brochure realizado para la consultora Kaits Consulting sobre cómo podemos realizar un Dashboard en Excel y cómo es que este último se complementa con Power BI.

1. Informes:
+51 997 889 443 / +51 993 864 257
info@kaitsconsulting.com
Power BI for Excel 2016:
Creando Dashboards en Excel
Objetivo de la investigación
Mostrar la capacidad de Excel para la creación de Dashboards que permitan analizar
la información y brindar soporte para la toma de decisiones.
Justificación de la investigación
Existen clientes que utilizan Excel para analizar su información y son expertos en fórmulas
avanzadas y tablas dinámicas.
Recursos Utilizados
Para esta demostración se han utilizado las siguientes fuentes:
• Video “Excel and Power BI are Better Together” de Microsoft Power BI”
De este video se toma la sección en donde se habla sobre las características
más importantes y únicas de Excel y Power BI y cómo éstas se complementan.
https://youtu.be/jmTedSuKers?t=1m5s
• Video “Creando un Dashboard Básico en 4 minutos”
De este video se extrae la forma de filtrar el top 5 de una determinada
categoría. Además, cómo configurar el slicer para que filtre a otras tablas y
gráficos dinámicos.
https://youtu.be/9HJYMyo9TIM?t=2m13s
• Video “PowerPivot Sales Change Versus Last Year – Date Add”
En este video nos muestra cómo utilizar la fórmula DATEADD para hallar la
venta del periodo anterior ya sea año, mes o día anterior.
https://www.youtube.com/watch?v=HvGTGJ1YSq8&t
• Demo creado por Kaits Consulting para una clínica
De esta demo se extrajo la idea de crear una tabla utilizando las funciones de
cubo como:
- Cube.Member: Evalúa si un miembro o tupla de un cubo existe.
- Cube.Value: Retorna un valor agregado de un cubo dadas distintas
expresiones.

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Power BI for Excel 2016:
Creando Dashboards en Excel
Herramientas tecnológicas utilizadas:
Para esta investigación se utilizaron las siguientes herramientas
tecnológicas:
- Excel 2016 Professional Edition
- Componentes de Excel: Power Pivot y Power Query
- Power BI Service
Descripción del caso de negocio:
Adventure Works es una empresa que se encarga de la
venta por internet de productos relacionados con el
ciclismo: bicicletas, componentes, accesorios e
indumentaria. Se encuentra en diferentes regiones como
Norteamérica, Europa y Pacífico.
El CEO deseaba un Dashboard en Excel que le permita
analizar las ventas por producto, cliente, territorio y fecha.
Desarrollo de la solución:
Para obtener los datos de Adventure Works, se hizo una conexión a la base de datos SQL, dando
click a la opción Get Data de la pestaña Data.
Nos conectamos a las tablas Ventas, Territorio, Producto, Categoría, Subcategoría, Cliente y
Calendario, las cuales toman el nombre de consultas.
En Power Query realizamos transformaciones a nuestros datos de manera que nos permitan
realizar los análisis necesarios. Cada modificación se registra como un paso que se puede observar
en el lado derecho de la pantalla.
Una de las transformaciones que se hizo fue combinar las consultas categorías y subcategorías al
producto mediante la opción Merge Queries. Estas consultas se cargaron como una conexión mas
no al modelo.

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Power BI for Excel 2016:
Creando Dashboards en Excel
Una vez cargadas las consultas al modelo de datos, podemos analizarlas mediante Power Pivot
con la opción Manage Data Model en la pestaña Data.
En Power Pivot conectamos cada una de las consultas mediante la vista de Diagrama. Además,
creamos las medidas para realizar nuestros análisis tales como, Ventas, Costo, Utilidad, Ventas del
año anterior. Es importante saber que la dimensión Calendario debe marcarse como una tabla de
Fechas para que las fórmulas de tiempo como DATEADD funcionen.

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Power BI for Excel 2016:
Creando Dashboards en Excel
A continuación, creamos tablas y gráficos dinámicos que nos permitan analizar las ventas, costo,
utilidad por año, por mes y por categoría.
Además, que nos permita evaluar nuestros indicadores contra el mismo período del año anterior y
analizar la evolución de las ventas, conocer al Top 5 de clientes y de Productos.
También podremos saber las ventas por grupo y por región y el porcentaje de utilidad sobre el
total de cada categoría de producto.

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Power BI for Excel 2016:
Creando Dashboards en Excel
Identificación de Casos de Uso:
Este reporte puede ser utilizado con clientes que cuentan con un paquete de Microsoft Office
Professional y que confían en esta herramienta en sus actividades diarias para realizar su análisis de
información.
Comparación con Power BI:
Ahora analizaremos las principales fortalezas de la creación de reportes en Excel comparado con las
fortalezas de Power BI.
Power BI es una solución de Microsoft que nace principalmente para la creación de Dashboards y
Reportes interactivos.
Sin embargo, fomenta que el usuario utilice las fortalezas de cada una de estas soluciones de manera
complementaria, logrando un mejor análisis de información.
Prueba de ello son las características que se han habilitado, por ejemplo, tanto en Excel como
PowerBI.com puedes subir el archivo Excel como una fuente de datos para la creación de reportes
o puedes publicar el libro permitiendo su interacción como si se utilizara desde Excel Online y
compartir todo el libro o elementos del mismo.
Excel
•Permite analizar información
mediante tablas dinámicas y
funciones de cubo.
•Mayor facilidad de
aprendizaje para quienes
manejan esta herramienta
•Permite la utilización de
Macros.
•Permite digitar información o
editarla a nivel de celdas.
PowerBI
•Obtener datos de diferentes
fuentes como bases de datos
y servicios.
•Variedad e Interactividad
entre los gráficos.
•Preguntas en lenguaje
natural y cálculos rápidos
•Mayor rapidez de respuesta.

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Power BI for Excel 2016:
Creando Dashboards en Excel
Otra característica que se ha habilitado en el servicio como la pestaña descargable de Power BI para
Excel. Mediante la cual puedes pinchar los gráficos de tu Excel a un Dashboard en tu estación de
trabajo en Power BI Service.
Una última característica es que al abrir un reporte en el servicio de Power BI, se ha habilitado la
opción de Analizar en Excel mediante el cual se descarga un archivo ODC del reporte, se abre con
Excel permitiendo realizar tablas y gráficos dinámicos sobre las fuentes de datos del reporte.
De esta manera podemos ver que Microsoft busca que el usuario no tenga que elegir, sino que
utilice ambas soluciones para explotar su máximo potencial.
En Kaits Consulting estaremos complacidos de atenderlo y ayudarle a desarrollar una cultura de
toma de decisiones basada en los datos. Nuestro equipo de expertos está a su disposición para
presentarle una demostración en vivo de Power BI o tan solo para reunirse con usted a conversar
sobre cómo hacer de su organización una empresa más competitiva. Contáctenos escribiendo a
info@kaitsconsulting.com.