1.
FormsとPower AutomateとTeams
を使った問合せ管理の仕組みをつくる
2023/02/04
気ままに勉強会 #44
河村 新一

2.
自己紹介
• 河村 新一
• 本業はMicrosoftのERP(Dynamics 365 Business Central) のRD責任者
• Microsoft MVP（Business Application領域）2022年03月より
• Twitter ： @leffelove （Microsoft製品とベルギービール）
• Blog：IT長のネタ帳（https://www.d3654.be/）
• Microsoft Formsが大好き
• Free Microsoft Forms Tutorial - 仕事の生産性を上げるためのMicrosoft Forms入門 | Udemy
• 最近、情シス責任者が追加された。

3.
動機
• 問い合わせ管理したい。件数、ステータス、担当割り当てetc.
• メールとか個別チャットで問い合わせがくる。ヤメレ

4.
構成
• Formsで問い合わせを起票させる
• SharePoint上のExcelで問い合わせを台帳管理
• 情シス内部の情報共有や作業管理はTeams
• 問い合わせ者とのコミュニケーションはメール

5.
デモ（動画）

6.
問い合わせ起票
• Formsから起票
• Formsの回答一覧画面からExcelエクスポート

7.
次ページ以降、画像をクリックすると
YouTubeで動画が見れます
（ダウンロードしてpdfで見てください）

8.
デモ（動画）

9.
問い合わせ台帳の共有
• SharePoint上に一覧（Excel）を格納
• 問い合わせがあればPower Automateのクラウドフローで転記

10.
デモ（動画）
xxx

11.
添付ファイルのリンク処理
• URLのみを取り出して問い合わせ台帳のExcelに転記
• JSON解析

12.
デモ（動画）
xxx

13.
添付ファイルがある場合/ない場合の処理
• 添付ファイルなしだとエラーになる
• Length関数で判定
• 変数処理（初期化、値を設定）
• Apply to Each
• ファイルは必須にすべきか？ 複数添付可能にすべきか？

14.
デモ（動画）
xxx

15.
Teams上で情報共有
• Excelに管理項目追加
• タブを活用
• Excel（台帳）
• Forms（申請画面、結果画面）

16.
デモ（動画）
xxx

17.
Teams上で情報共有
• 問い合わせ発生時にチャネルに通知
• 添付ファイルのURL処理

18.
デモ（動画）
xxx

19.
メール回答
• 問い合わせ発生時にメール送信
• 添付ファイルのURL処理

20.
デモ（動画）
xxx

21.
構成
• 入り口はForms
• 聞き直さなくていいように必要最低限の事項を定型化。スクショ付けさせる（重要）
• 台帳はSharePoint上のExcel
• SharePointリストでもDataverseでも良い
• 追記のしやすさ、件数集計のしやすさでExcelを選択
• 情シス内部の共有はTeams
• 問い合わせを受けてチャネルに投稿。そこにレスをつけて相談、指示
• 問い合わせ者とのコミュニケーションはメール
• 苦肉の策。TeamsとかYammerだとオープンに見えすぎる
• 問い合わせ単位でメールを新規自動作成して、レスをつけていく形
• 代案
• ガチでやるならDataverse＋Power BIとかD365Customer Serviceだが、ハードル高い

22.
実戦投入してみて
• ひっそりとクラウドフローが死んでいる事案
• クラウドフローが迷子になった事案
• スクショは絶対つけさせたほうが良い
• でもファイルつけるとCloud FlowのStepが複雑になる
• スクショつけてもらうつもりが人事異動の回覧が添付されてきた
• 問い合わせではなく連絡に使うユーザーがいた
• これが最終形ではない。まだ改善の余地あり

23.
ご清聴いただき
ありがとうございました

24.
宣伝
• D365BC勉強会やってます。次回は2/10の21：30-23：00
• Microsoft Learnで学ぶDynamics 365 Business Central #3
• https://dynamics.connpass.com/event/273503/