Decreto 2609 hacia un gestion documental normalizada

DECRETO 2609 PASO a PASO. Hacia un
Gestión Documental Normalizada.
Didier Mauricio Hurtado Collazos
Archivista y Bibliotecólogo
Universidad de la Salle
Bogotá D.C
Twitter: @Didier_Hurtado

Saginfo Colombia® – Consultoría y Formación

Agenda a tratar:
1.
2.
3.
4.
5.
6.

Introducción.
Antecedentes.
Gestión de Documentos.
El Programa de Gestión Documental.
El Sistema de Gestión Documental.
La Gestión de Documentos Electrónicos de
Archivo.

Objetivos
• Contribuir a la eficiencia y la transparencia de la
administración pública.
• Beneficios de los avances tecnológicos.
• Aplicación de las TIC en este campo de la función archivística.
• Enfatiza en la responsabilidad de las entidades públicas.
• Gestión de los documentos públicos, Físicos y electrónicos.
• Elaborar el Programa de Gestión Documental.
• Normalización de los Procesos Técnicos.


Reflexión


Antecedentes y Normatividad Relacionada.

Ley 1437 de 2011
Ley 594 de 2000
Ley General de
Archivos.

Código Contencioso
Administrativo.

Ley 1341 de 2009
Conceptos sobre
Sociedad del
Conocimiento y TICS.

Ley 527 de 1999
Ley 1464 de 2012
Código General del
Proceso

Decreto 2482 de 2012
Lineamientos para la
planeación y la
Gestión


Implementación de nuevos modelos de Gestión
Documental, resistencia al cambio??
Intentos físicos
Intentos mentales

Aceptación

Resistencia
Valle de la
desesperación

Negación
Desempeño actual

Fuente: Ballén Casas, Alirio - Modelos de Gestión de Documentos.


Capitulo I
Gestión de Documentos

Ámbito de Aplicación
• Administración Publica en todos los niveles:
Nacionales , Departamentales, Municipales,
Distritales.
• Privadas con Funciones Publicas (Notarias)

Todas las entidades reguladas por la Ley 594 de 2000.


Capitulo I
Tipos de Información.
Documentos
de Archivos

Pero como
identifico que
hay en mi
entidad?

(F /E)
Sistemas de
Base de Datos

Discos Duros,
Servidores,
discos o
medios
portables,
cintas, medios
de video y
audio
(Análogo o
digital)

Archivos
Institucionales
(F/E)

Sistemas de
Información
Corporativos

Tipos de
Informació
n

Cintas y
medios de
soporte (Back
Uo
Contingencia)

Arquitectura,
Sistemas &
Preservación

Sistema de
administració
n de
Documentos

Sistemas de
Mensajería
Electrónica

Tecnologias
en la nube.
Portales de
Internet y
Extranet


Se debe:

Capitulo I
Tipos de Información.
Diseño de Instrumentos
Se debe diseñar los formatos
de recolección de
información para identificar
los tipos de información y
los sistemas de información
corporativos.

Se debe:

Estructuración de la caracterización de los TI
Análisis e interpretación de
los datos recolectados.
Se debe determinar las
características y requisitos
de cada tipo de información, Análisis de la información
mediante:
identificando las
particularidades de cada
Diagnóstico.
Tipo de Información.
Documento detallado de las
características de los
recolectado.


Capitulo I
Responsabilidad de la Gestión de Documentos

Gestión
Documental:

Responsabilidad

Coordinación

Sector TICS

Archivo General
Asociada a la actividad
administrativa del
Estado.

Entidades

Secretario General Ministerio TICS

Servidores
Contratistas

Es responsabilidad de
los funcionarios
públicos (De planta,
Contratista,
Proveedores)

Designar
Responsable
del Proceso
Política, Planes y Programas de las
TICS es responsabilidad del
MINTIC

• Encargado del
Proceso de Gestión
Documental de la
Entidad y el Grupo.
• Personas con
formación y/o
experiencia en G.D


Capitulo I
Principios de la Gestión Documental
Planeación
La creación de los documentos debe estar precedida del análisis legal, funcional y
archivístico que determine la utilidad de estos como evidencia, con miras a
facilitar su gestión. El resultado de dicho análisis determinará si debe crearse o no
un documento.

La planeación se deberá soportar en cada una de las
funciones, ejecución de los flujos documentales y
relación normativa

Eficiencia
Las entidades deben producir solamente los documentos necesarios para el
cumplimiento de sus objetivos o los de una función o un proceso.

Aplicación de procesos automatizados y se debe generar
un proceso efectivo para el análisis del cambio (Procesos
y Funciones)

Economía.
Las entidades deben evaluar en todo momento los costos derivados de la gestión
de sus documentos buscando ahorros en los diferentes procesos de la función
archivística.

Control del Consumo y Gasto entorno a los procesos
documentales , medición y mejora continua.

Control y seguimiento.
Las entidades deben asegurar el control y seguimiento de la totalidad de los
documentos que produce o recibe en desarrollo de sus actividades, a lo largo de
todo el ciclo de vida.

Implementación de métodos y mecanismos para el
control del desperdicio y la reducción en actividades
innecesarias.


Capitulo I
Oportunidad.

• Las entidades deberán implementar mecanismos que
garanticen que los documentos están disponibles
cuando se requieran y para las personas autorizadas
para consultarlos y utilizarlos.

Transparencia.

• Los documentos son evidencia de las actuaciones de la
administración y por lo tanto respaldan las actuaciones
de los servidores y empleados públicos.

Disponibilidad.

• Los documentos deben estar disponibles cuando se
requieran independientemente del medio de creación.

Agrupación.

• Los documentos de archivo deben ser agrupados en
clases o categorías (series, subseries y expedientes),
manteniendo las relaciones secuenciales dentro de un
mismo trámite.

Vínculo
archivístico.

• Los documentos resultantes de un mismo trámite
deben mantener el vínculo entre sí, mediante la
implementación de sistemas de clasificación, sistemas
descriptivos y metadatos de contexto, estructura y
contenido, de forma que se facilite su gestión como
conjunto.

Protección del
medio ambiente.

• Las entidades deben evitar la producción de documentos impresos en papel cuando este medio no
sea requerido por razones legales o de preservación
histórica, dada la longevidad del papel como medio de
registro de información.

1. Aseguramiento de la
disponibilidad, “Plan de
Continuidad”.
2. Respeto a la organización,
disponibilidad y conservación de
los fondos documentales en
diferentes entornos.
3. Respecto a las disposiciones en
los instrumentos archivísticos
(CCD, TRD).
4. Aplicación de técnicas, mejores y
practicas, disposiciones
normativas y respecto a los
principios archivísticos.
5. Mecanismos de preservación del
medio ambiente,
implementación de modelos de
Cero Papel.


Capitulo I
Autoevaluación.
Protección de la
información y
los datos.

Coordinación y
acceso.

Neutralidad
tecnológica.

Cultura
archivística.

Orientación al
ciudadano.

Modernización.

Interoperabilidad.


Capitulo I
Artículo 6 Componentes de la política de gestión documental.

Marco conceptual claro para la gestión de la información física y
electrónica de las entidades públicas.

Conjunto de estándares para la gestión de la información en
cualquier soporte.

Política de
Gestión
Documental

Metodología general para la creación, uso, mantenimiento,
retención, acceso y preservación de la información, independiente
de su soporte y medio de creación.
Programa de gestión de información y documentos que pueda ser
aplicado en cada entidad.
La cooperación, articulación y coordinación permanente entre las
áreas de tecnología, la oficina de Archivo, las oficinas de
planeación y los productores de la información.


Capitulo I
Artículo 6: Componentes de la política de gestión documental.
Política de Gestión
Documental

Marco Conceptual.

Se debe contextualizar la
terminología a utilizar dentro
de la entidad en la que se
clarifique los documentos
físicos y electrónicos.

Conj. de estándares para
Gestión de información.

Documentar y
estandarizar el uso de los
documentos y la
información en su ámbito
de la entidad.

Metodologías de
Creación, tramites,
Gestión, retención y
acceso en cualquier
soporte.
Determinar los flujos
documentales, acciones
por las cuales se generan
los documentos y la
necesidad del soporte.

Prog. De Gestión de
información y
documentos.

Diseñar e implementar el
programa de Gestión
Documental F/E
controlando el CVD.

Formalización e
Implementación


Sinergia y Articulación
entre las áreas de TIC,
planeación y Productores
de información.

Identificación de las
funciones de las otras
áreas que puedan apoyar
el proceso de Gestión
Documental.

Diseñando la política de Gestión Documental – Primer
Ejercicio.
Tiempo: 25 Minutos.
Trabajo en equipo: Máximo 3 Personas. Se
conforman mínimo 3 equipos
Actividad: Con base en lo mencionado
anteriormente, deberán tomar un
elemento de los mencionados y se deberá
diseñar la tabla de contenido o el
documento propuesta con el que se
construirá lo mencionado.
Nota: Se debe nombrar un vocero del
equipo y esté, finalizado el tiempo deberá
realizar la lectura de la política.


Capitulo I
Etapas de la Gestión de los Documentos.

Creación
Mantenimiento

Difusión
Administración.

• Establecimiento de procesos y procedimientos para la Documentación
de nuevas funciones, procesos y procedimientos de la entidad.
• Identificar las características básicas del documento y las necesidades
del Documento frente a la función a desarrollar.

• Diseñar e implementar los requisitos que garanticen la integridad,
estructura y relación con los metadatos en el sistema de Gestión
Documental – Relación con lo físico.

• Diseñar las estrategias internas de la entidad para el control de acceso a
los documentos – Tablas de Acceso – Perfiles de uso – sistema de
recuperación-

• Documentación y Asignación del personal capacitado para ejercer la
labor de Gestión de Documentos en ámbito Físico y Electrónico.


Incógnita???


Capitulo I
Instrumentos Archivísticos
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.

9.

El Cuadro de Clasificación Documental (CCD).
La Tabla de Retención Documental (TRD).
El Programa de Gestión Documental (PGD).
Plan Institucional de Archivos de la Entidad
(PINAR).
El Inventario Documental.
Un modelo de requisitos para la gestión de
documentos electrónicos.
Los bancos terminológicos de tipos, series y subseries documentales.
Los mapas de procesos, flujos documentales y la
descripción de las funciones de las unidades
administrativas de la entidad.
Tablas de Control de Acceso para el
establecimiento de categorías adecuadas de
derechos y restricciones de acceso y seguridad
aplicables a los documentos.

Permitirán la Gestión Eficiente
del Proceso de G.D

Pasamos de los documentos
físicos a la Gestión de
información en todos los
entornos.

Establecimientos de estrategias
para el diseño, procesamiento y
administración de información y
Documentos


Pasan el Proceso de GD de un
plano operativo a un Plano
Estratégico

Diseño de herramientas para la
gestión de Documentos
electrónicos.

Capitulo I
Procesos de Gestión Documental.
Planeación

Actividades a planear, generar y valorar los documentos analizando
todos los contextos.

Producción
Estudio de los documentos y su actuación dentro de la entidad

Gestión y
Tramite.

Actividades necesarios para la captura, relación con los tramites,
distribución, recuperación, acceso, control y seguimientos de los
tramites de la entidad – Aseguramiento del proceso.

Organización

Operaciones Técnicas para la clasificación y ordenación de los
documentos dentro del Sistema de gestión Documental.

Transferencia

Procedimientos documentados y probados para la transferencia de
los documentos en cualquiera de las etapas del archivo. –

Disposición de
los Documentos.
Preservación a
largo Plazo.
Valoración.

Aplicación de Métodos de Selección de documentos gestionando su
preservación.
Estándares de migración y conservación preventiva de los
documentos para garantizar la existencia de los mismos.
Determinación de los valores del documento en cualquiera de las
instancias de los documentos a lo largo de su ciclo de vida.


Soporte Operativo y técnicas de
Archivística.

Gestión del Soporte, Plan de
transferencia, Gestión de Metadatos.
Aplicación de TRD y TVD – entornos
F/E.
Plan de Migración – Planes de control
de almacenamiento y Metadatos.

Capitulo II
Programa de Gestión Documental.
COMPONENTE

Atributos del Requisito

Descripción del requisito

SECRETARIO Y/O JEFE DE
GESTIÓN DOCUMENTAL OFICINAS DE CONTROL
INTERNO
APROBACIÓN DEL PROGRAMA Debe ser aprobado por el Comité de De GESTIÓN DOCUMENTAL DE GESTIÓN DOCUMENTAL
Desarrollo o el Comité Interno de
OFICINAS DE CONTROL
Archivo
INTERNO
El programa una vez aprobado debe ser GESTIÓN DOCUMENTAL
PUBLICACIÓN DEL PROGRAMA publicado en la página Web de la
PROGRAMA DE GESTIÓN DE GESTIÓN DOCUMENTAL
respectiva entidad, dentro de los 30 días
DOCUMENTAL
habiles de acuerdo a los lineamientos
del Manual de Gobierno en linea
El programa debe obedecer a la
PRESENTACIÓN DEL PROGRAMA
GESTIÓN DOCUMENTAL
estructura normalizada y como mínimo
DE GESTIÓN DOCUMENTAL
los elementos Anexo denominado PGD
Las actividades de desarrollo del PGD SECRETARIO Y/O JEFE DE
PLAN DE CAPACITACIÓN
debe ser incluida en los planes de
GESTIÓN DOCUMENTAL
capacitación anual de la entidad.
ARMONIZACIÓN CON OTROS
SISTEMAS ADMINISTRATIVOS Y Armonización del PGD con los sistemas GESTIÓN DOCUMENTAL
de gestión desarrollados por la entidad
DE GESTIÓN
OBLIGATORIEDAD DE POSEER
UN PROGRAMA DE GESTIÓN
DOCUMENTAL

Obligación de implementar programas
de Gestión Documental por todas las
entidades del estado como parte del
plan estratégico anual

Responsable

Motivación del
requisito

Ley 594 de 2000

Fuente o solicitante

Criterios de Cumplimiento

Decreto 2609 de
2013

ARCHIVO GENERAL DE Programa de gestión documental
LA NACIÓN
alineado con el plan estratégico y
anual de cada una de las
entidades del Estado
MINISTERIO DE
Acta de comité realizando la
CULTURA
aprobación del documento.

Decreto 2609 de
2013

MINISTERIO DE
CULTURA

Programa publicado en la página
Web de la insititución

Decreto 2609 de
2013

MINISTERIO DE
CULTURA

Programa estructurado de
acuerdo al anexo 1 del decreto,
explicando los componentes.

Decreto 2609 de
2013

MINISTERIO DE
CULTURA

Decreto 2609 de
2013

MINISTERIO DE
CULTURA

Plan de capacitación de
desarrollo para el alcance y el
desarrollo de la entidad.
Describir como se cumplen los
requisitos de los sistemas de
gestión alineados con el PGD.


Capitulo II
Diseñando el Programa de Gestión Documental.


Capitulo II

El primer ejercicio que se
debe realizar para
implementar el PGD es
Definir la Política para de
Gestión Documental en la
organización.
Esta política debe ser
definida por la organización
para convertirse en la carta
de navegación en la gestión
de información, debe ser
conocida y entendida por la
organización
comprendiendo las
responsabilidades, los roles
estableciendo bases solidas
para poder difundirla,
gestionarla, mejorarla, por
la alta gerencia como por
las personas que conforman
la organización.

• “La Ley Moral hace que la gente esté completamente de acuerdo con el
conductor, de tal manera que lo seguirán sin tener en cuenta sus propias vidas y
sin dejarse amedrentar por ningún peligro”.

• Pero que componentes debe poseer esta política para no estar sesgada una
visión netamente operativa, donde simplemente se dicten procesos y
procedimientos que incluyen más burocracia en los procesos del negocio, de
acuerdo a esta actividad se debe plantear un conocimiento previo para de la
organización.


Capitulo II
Alcance
• El alcance garantiza establecer los límites del PGD debe delimitar los procesos,
áreas, secciones, unidades de negocio que hacen parte del proceso.
Adicionalmente en este apartado se debe definir el por qué de sus limitaciones
en el desarrollo.
• Adicionalmente se verifican las relaciones con partes interesadas en la
información de la compañía.

Objetivos
• Los objetivos del PGD son la base fundamental y el reflejo de los intereses
organizacionales, estos objetivos constituyen la primera roca para construir este
gran castillo, garantizando la creación de sistemas de medición los cuales reflejen
el desempeño y el desarrollo del PGD.

Estos objetivos deben ser:
• Coherentes con la política del PGD
• Ser Medibles
• Tener en cuenta los requisitos aplicables
• Supervisarse y actualizarse si es necesario.
• Al ser medibles estos objetivos garantizan la construcción del PGD basándose
principalmente en datos, evaluando y mejorando continuamente las actividades
de la organización.


Capitulo II

Roles Organizativos,
Responsabilidades y
Competencias.
Los roles y responsabilidades deben ser
orientados a describir el perfil y la
responsabilidad de los colaboradores en la
organización en todos los niveles,
definiendo la formación y los perfiles para
la administración de información. Estos
deben ser definidos en dos niveles:

Responsabilidades de la
Dirección.

Gestión de Recursos

Capacitación,
conocimiento y capacidad

La alta dirección debe
establecer los recursos
para el desarrollo de las
actividades del PGD,
mantenimiento de la
infraestructura y la
sostenibilidad del
mismo.

Garantizar la formación
del personal en los
procesos, aplicaciones,
garantizando que el
nivel de experiencia sea
el adecuado.

Responsabilidades
operativas.


Capitulo II

Documentación

• La documentación que debe hacer parte para
cumplir con los requisitos del Decreto es la
siguiente:
• La política y declaración de objetivos del PGD
• Relaciones con otros sistemas de gestión
(sistema de gestión de calidad, y Sistema de de
Seguridad de la Información).
• Declaración del Alcance
• Procedimientos y Controles
• Metodología para la evaluación Riesgo
• Plan de Tratamiento del Riesgo
• Reporte de evaluación del Riesgo
• Plan de tratamiento del riesgo
• Registros requeridos por el decreto.


Capitulo II

Control de
Documentos
•El sistema debe
poseer un
procedimiento el
cual establezca
cómo y cuando se
generan los
documentos
definiendo cuales
son los
documentos
obsoletos y el
método de
actualización.

Control de
Registros
•Debe poseer un
control de
registros
generados fruto
de las actividades
de la PGD.
Definiendo
tiempos de
permanencia,
responsables y
ubicación.

Auditorías Internas
•Se debe poseer un
seguimiento a las
actividades del
PGD, con el fin de
controlar las
actividades de la
organización en la
administración de
información.
•Estas deben ser
realizadas a través
de auditorías
programadas a
intervalos
planeados con
unos criterios
previamente
definidos para
controlar la
eficiencia, eficacia
y efectividad del
PGD.


Revisión por Parte
de la dirección
•La gerencia debe
realizar revisiones
continuas con el
fin de establecer
estrategias o
direccionamiento
de las actividades
correspondientes,
adicionalmente de
aprobar y
proponer ajustes
que obtengan la
mejora sobre las
organizaciones.

Mejora Continua
•La mejora
continua es el
cierre del ciclo, ya
que en esta
actividad se
mejora
constantemente
para obtener alta
eficiencia en el
manejo de su
información.

Capitulo II

Definir presupuesto
y temáticas para
capacitar.

Sincronizar el
PGD con el MECI
y el SGC


Capitulo III
El sistema de Gestión Documental.

• Normatividad Gobierno
Nacional – Archivo General.
• Análisis de necesidad de la
entidad.
• Estructura Organizacional.
• Capacidad Financiera y
Tecnológica.
• Interoperabilidad –
Vinculación Archivística.


Capitulo III

Referentes
Técnicos para el
SGD

Procesos
Operativos

Procesos
Tecnológicos

Acuerdo 4 y 5 AGN.
NTC 15489 – 1-2
Cuadros de Clasificación y
TRD

Estándares de Preservación
Achivamiento electrónico
Circular COINFO 04


Capitulo III
Organizar los documentos físicos y electrónicos, incluyendo sus metadatos a través de cuadros de
clasificación documental

Establecer plazos de conservación y eliminación para la información y los documentos electrónicos
de archivo en tablas de retención documental (TRD) y tablas de valoración documental (TVD).

Ejecutar procesos de eliminación parcial o completa de acuerdo con los tiempos establecidos en
las TRD o TVD.

Garantizar la autenticidad de los documentos de archivo y la información conexa (metadatos) a lo
largo del ciclo de vida del documento.

Mantener la integridad de los documentos, mediante agrupaciones documentales, en series y
subseries.

Permitir y facilitar el acceso y disponibilidad de los documentos de archivo por parte de la
ciudadanía y de la propia entidad, cuando sean requeridos.

Preservar los documentos y sus agrupaciones documentales, en series y subseries, a largo plazo,
independientemente de los procedimientos tecnológicos utilizados para su creación.


Capitulo III

Adición de
contenidos.
Metadescripción.

Diseño y
funcionamiento.

Gestión
Distribuida.

Seguridad.

Disponibilidad
y acceso.

Interoperabilidad

Conformidad.

Características
de los sistemas
de gestión
documental.


Neutralidad
tecnológica.

Capitulo III

Autenticidad.

Preservación de
documentos en
ambientes
electrónicos.

Integridad.

Confidencialidad.

Conservación a
largo plazo.

TRD y TVD
Disponibilidad

Migración.

Legibilidad
(visualización)

Emulación.


Interpretación

Refreshing.

ALGUNAS DIFICULTADES…


Capitulo IV
La Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo.

Documento Electrónico

• Es la información generada,
enviada, recibida,
almacenada o comunicada
por medios electrónicos,
ópticos o similares.

Documentos
Electrónicos

Documento electrónico de
Archivo

• Es el registro de
información generada,
recibida, almacenada y
comunicada por medios
electrónicos, que
permanece en estos medios
durante su ciclo vital; es
producida por una persona
o entidad en razón de sus
actividades y debe ser
tratada conforme a los
principios y procesos
archivísticos


Capitulo IV

Por su
forma de
Creación

• Documentos Nativos
electrónicos.
• Documentos electrónicos
digitalizados.

Por su
origen

Clases de
Documentos
electrónicos

• Generados por el usuario.
(Portales – Radicados Web).

Por su
forma o
Formato

• Doc Ofimáticos.
• Cartográficos.
• Imágenes, Videos.
• Audio.
• Mensajes de Datos de redes
sociales.
• Formularios electrónicos.
• Bases de Datos.


Documentos Propietarios
(DOC. XLS. PDT)
Formatos Libres: PDF –
XML – ODF – TMX

Capitulo IV

Clasificación de los
Documentos
Electrónicos

Recomendaciones: Definir Políticas.


Capitulo IV
Características del documento electrónico

Autenticidad

Integridad

Es lo que afirma

El documento está
completo y no ha sido
alterado.

ser; ha sido creado

Fiabilidad

Disponibilidad

Puede ser localizado,
recuperado, presentado e
interpretado.

o enviado por la
persona de la cual
se afirma que lo ha
creado o enviado.

Se deben limitar
las adiciones
o anotaciones
posteriores a su
creación.

Su contenido es una
representación completa y
precisa de las operaciones,
actividades o los hechos de
los que da testimonio y al
que se puede recurrir en el
curso de posteriores
operaciones o actividades.

Ha sido creado
o enviado en el
momento en que
se afirma.

Cualquier anotación,
adición o supresión
autorizada debe dejar
evidencia.


Su presentación debe
mostrar la actividad u
operación que lo produjo.

Identificar en el contexto
amplio de las actividades y
las funciones de la
organización.

Mantener vínculos entre
documentos que reflejan
secuencias de actividades.

Capitulo IV
El concepto de estructura “está
relacionado con la forma en que se
registra el documento,
lo que incluye la utilización de
signos, el diseño, el formato, el
soporte, etc.”

Datos o
Contenido.

Estructura lógica
Firma.

Metadatos.


Capitulo IV

Firma Electrónica

Firma del documento electrónico

Firma Digital

La firma electrónica corresponde a
métodos tales como códigos, contraseñas,
datos biométricos o claves criptográficas
privadas, que permitan identificar a una
persona en relación con un mensaje,
siempre y cuando el mismo sea confiable y
apropiado respecto de los fines para los
que se utiliza la firma, teniendo en cuenta
todas las circunstancias del caso, así como
cualquier acuerdo pertinente

Es un valor numérico que se adhiere a
un mensaje de datos y que utilizando
un procedimiento matemático
conocido, vinculado a la clave de quien
origina el mensaje y al texto que
contiene, permite determinar que este
valor se ha obtenido exclusivamente
con la clave iniciador y que el mensaje
inicial no ha sido modificado después
de efectuada la transformación


Capitulo IV
Firma Electrónica
Las partes que intervienen en la creación y verificación de
una firma electrónica son:

Entidad Emisora de la Política de
firma
•Es la entidad encargada de
elaborar, generar y gestionar el
documento de política de firma,
por el cual deberán regirse los
procesos de generación y
validación de la misma.

Entidad de certificación
(prestador de servicios de firma

Firmante

Verificador

•Es la persona que firma en
nombre propio o
representación de una persona
natural o jurídica.
•Debe disponer de un certificado
electrónico reconocido y un
dispositivo para la creación de
la firma.

•Es la entidad (persona natural o
jurídica) que valida o verifica
una firma electrónica según las
condiciones establecidas en la
política de la firma. Puede ser
una entidad validadora o una
tercera parte que esté
interesada en la validez de una
firma.

electrónica)
•Es la entidad que presta
servicios en relación con la
firma digital, como la
generación y la verificación de
la firma.


Capitulo IV

Metadatos de
información
Metadatos de
gestión

• Datas de radicación.
• Tipos de Documento.

Metadatos de
seguridad
Los metadatos son los
datos que describen el
contexto, el contenido
y la estructura de los
documentos del
archivo y su gestión a
lo largo del tiempo.

• Identificación de la entidad.
• Procesos o áreas responsables del Documento.

• Control, Accesos y seguridad del Documento.
• Protección de Datos.

Metadatos de
trazabilidad

• Datos de ubicación Física y Lógica del Documento.
• Cambios y movimientos del Documento.

Metadatos de
firma

• Firmantes – Fechas – Áreas Productoras
• Quien elabora, aprueba y firma el documento.

Metadatos de
Estampado

• Datos sobre el proceso de estampa de los
documentos físico.


Capitulo IV

Cifrado:

• Un formato de conservación no debe contener datos
cifrados, cuya interpretación y buena lectura
dependa de algoritmos o claves externas al propio
documento.

Formato de documento
electrónico.

Compresión:

• Los algoritmos de compresión deben ser públicos,
gratuitos y no estar sujetos al pago por uso.

Se entiende por formato la manera en que los
datos están contenidos en un documento

Contenido
multimedia:

• No es recomendable el uso de audio y video, cuya
reproducción implique el uso de programas externos
o de dispositivos y equipos específicos.

electrónico en el momento de su creación y la
forma en que han sido codificados
La determinación de formatos idóneos para la
conservación a largo plazo de información,
pasa por evaluar el nivel de cumplimiento de los
siguientes aspectos.

Referencias a
contenido
externo:
Código
ejecutable:

Fuentes:

• No debe haber referencias a contenido externo, ya
que la modificación del contenido o de la propia
referencia puede alterar el documento o hacerlo
poco entendible.
• No se debe admitir la ejecución de código JavaScript
o d e cualquier otro tipo de fichero o programa.
• Las fuentes de representación de los caracteres o tipo
de letra del documento deben estar en el mismo,
siendo fuentes abiertas que no requieran de ningún
tipo de licencia.


Capitulo IV

Tomado de Guía de Documentos electrónicos.


Capitulo IV

Procedencia

Orden Original

Contexto


Capitulo IV

El expediente electrónico
• Es un conjunto de documentos electrónicos
que hacen parte de un mismo trámite o
asunto administrativo, cualquiera que sea el
tipo de información que contengan, y que se
encuentran vinculados entre sí para ser
archivados.


Capitulo IV
Expediente Electrónico
Componentes.

Documentos electrónicos.

Contenido, estructura
y contexto definidas.

Índice electrónico.

Que garantizará la
integridad del expediente
electrónico y permitirá su
recuperación siempre que
sea necesario.

Firma del índice electrónico
por la administración.

Metadatos del Expediente
Electrónico.

Los documentos electrónicos se
pueden incluir en un expediente
electrónico directamente como
elementos independientes, como
parte de un grupo de documentos
electrónicos, o bien como parte de
otro expediente que este
relacionando siempre al primero.


Capitulo IV

Expediente
Electrónico

Los documentos electrónicos que forman parte de
un expediente deben estar asociados a un
identificador único, al que se añadirá el índice
electrónico donde figure el expediente o los
expedientes que lo conforman.

Vinculo
Archivístico

Los documentos podrán mantenerse independientes o
agrupados según las series y subseries mediante las cuales
se haya clasificado la documentación de la entidad.
Determinados tipos de documentos podrán agruparse en
carpetas de acuerdo a la función que tienen, como pueden
ser los documentos del ciudadano y documentos
susceptibles de ser utilizados en múltiples expedientes;
estos casos deberán estar definidos previamente en las
políticas y procedimientos de gestión documental.


Capitulo IV
La Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo. – Esquema del
Expediente Electrónico.

Relación Documentos Físicos y Electrónicos


Capitulo IV
La Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo. – Índice Electrónico
El índice electrónico constituye un
objeto digital donde se establecen
e identifican los documentos
electrónicos que componen el
expediente,
ordenados
de
manera cronológica y según la
disposición de los documentos,
así como otros datos con el fin de
preservar la integridad y permitir
la recuperación del mismo.
Se ha determinado que “el foliado
de los expedientes electrónicos se
llevará a cabo mediante un índice
electrónico, firmado digitalmente
por la autoridad, órgano o
entidad actuante, según proceda.
Este
índice
garantizará
la
integridad
del
expediente
electrónico y permitirá su
recuperación cuando se requiera.

Permitir exportar el índice electrónico a un formato
XML


Capitulo IV
La Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo. – Propiedades del
Etapa de Tramite

Etapa de Archivo

• Utilización de varias aplicaciones
tecnológicas.
• Deben estar reflejados en el índice
electrónico.
• Permisos de Modificación por
responsables.
• Accesibles.
• Regulados por la normatividad.
• Incorporación de Documentos.
• Transferencias entre aplicaciones
(SGDE – SGDEA).
• Admitir Firma Electrónica.

• Se deben gestionar bajo un
SGDEA.
• Índice Electrónico Firmado.
• No puede ser modificable.
• Código único de identificación.
• Puede tener documentos de otros
expedientes.
• Asegurar su perdurabilidad en el
tiempo.


Capitulo IV
La Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo. – Ciclo de vida del


Capitulo IV
La Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo. – Metadatos del


Capitulo IV

Autenticidad.

.
Conservación.

Disponibilidad.

Aspectos que se
deben considerar
para la adecuada
gestión de los
documentos
electrónicos

Integridad.

Expedientes Mixtos
(Híbridos).
Digitales.
Electrónicos.

Inalterabilidad.


Capitulo IV
Los documentos
electrónicos dependen de
su estructura lógica más
que de la física.

Contenido
estable

Forma
documental
fija

Equivalente
Funcional

Vínculo
archivístico


Capitulo IV
a) Se debe expresar desde el momento de su creación los atributos del documento
de archivo, tales como el trámite o asunto al que corresponde, las nombres de
quienes intervinieron en las diferentes acciones que se llevaron a cabo con el
documento, la fecha de creación, la fecha de transmisión, nivel de acceso, los
privilegios de acceso, mantenimiento, modificación, transferencia y disposición.

b) Definición de los procedimientos de protección para evitar la pérdida o corrupción
de los documentos de archivo, los medios de almacenamiento y la tecnología.

Requisitos para la
presunción de
autenticidad de los
documentos electrónicos de archivo

c) Desde el contexto jurídico de acuerdo con lo señalado en el artículo 10 de la Ley
527 de 1999, según el cual en toda actuación administrativa o judicial no se negará
eficacia probatoria, validez o fuerza obligatoria y probatoria a todo tipo de
información en forma de un mensaje de datos.

d) Desde el contexto administrativo y documental según las reglas a partir de las
cuales el documento de archivo es creado.
e) Formas documentales, autenticación del documento de archivo y su identificación
de autoridad.
f) Otra información de ayuda a la verificación de autenticidad a través de metadatos.
g) Establecer procedimientos idóneos para asegurar la cadena de preservación de
los documentos electrónicos de archivo a lo largo del ciclo de vida, y en el
transcurso del tiempo.


Capitulo IV

Garantizar la autenticidad, integridad
y confidencialidad de la información,
se podrá utilizar firmas electrónicas o
digitales de acuerdo con lo señalado
en las normas vigentes

Los documentos deben permanecer
completos y protegidos de
manipulaciones o cualquier
posibilidad de cambio

En caso de requerirse un cambio a la estructura del documento electrónico,
por razones plenamente justificadas y por personal debidamente
autorizado, se debe dejar evidencia de dichos cambios en el sistema de
gestión documental y en el documento, a través de metadatos.

Requisitos para la Integridad de los
Documentos Electrónicos de Archivo.

Capitulo IV

La modificación con fines
de preservación a largo
Se debe garantizar que
un documento
electrónico generado por
primera vez en su forma
definitiva no sea
modificado a lo largo de
todo su ciclo de vida

Procesos documentos de
migración a otros
soportes y Gestión de
Metadatos.

Requisitos para
la inalterabilidad
de los
Documentos
Electrónicos de
Archivo.


Capitulo IV

Requisitos para la fiabilidad de
los Documentos Electrónicos de
Archivo

Garantizan que el contenido de los
documentos electrónicos de archivo es una
representación completa, fiel y precisa de las
operaciones, las actividades o los hechos que
testimonia y por lo tanto, su carácter
evidencial asegura que se puede recurrir a
estos en el curso de posteriores operaciones o
actividades.


Capitulo IV
Gestión de Metadatos de
Origen, custodia y
migración.

Recuperación eficiente y
oportuna en cualquiera
de las etapas de
custodia.

Requisitos para la
disponibilidad
de los documentos
electrónicos de archivo.

Métodos de
conservación en
soportes originales.

Alineación con las TRD.


Capitulo IV

El documento electrónico de archivo debe
estar relacionado con las actividades que
desarrolla la organización.

La conservación de los documentos
electrónicos de archivo deben considerar y
atender los principios de preservación en el
tiempo, longevidad de los medios de
almacenamiento, valoración, vulnerabilidad y
disponibilidad, sea que se encuentre en
propiedad de los creadores o de las
dependencias responsables del archivo de la
misma.

Se pueden conservar los documentos de
archivo simultáneamente en formato análogo
y digital de acuerdo a criterios jurídicos, las
necesidades de la organización y el valor que
las normas procesales, le otorguen a cada
formato.

Asegurar que los componentes de los
documentos de archivo existirán durante todo
el tiempo necesario para que las estrategias de
preservación entren en aplicación.

El proceso de conservar documentos
electrónicos de archivo se extiende a lo largo
de todo el ciclo de vida de los documentos.

Resguardar y mantener la accesibilidad de
copias auténticas de documentos de archivo
digitales.


Teniendo en cuenta que el documento
electrónico no es el mismo que era ni antes de
ser almacenado ni después de su
recuperación, se debe asegurar que cualquier
acción que afecte al modo en que se
presentan los documentos proteja su
integridad, a través del respeto por la cadena
de conservación.

Requisitos para la
preservación y
conservación de los
documentos electrónicos
de archivo.

Capitulo IV
De Contenido
Metadatos mínimos de los
documentos

1. De Contenido.
2. De Estructura.
3. De Contexto.

•
•
•
•

•
•
•
•
•

Tipo de recurso de información.
Tipo documental.
Título del documento.
Autor o emisor responsable de su contenido,
destinatario, responsable que proyectó el
contenido, nombre de la entidad que respalda
el contenido, nombre de la persona o sistema
desde donde el documento es creado.
Clasificación de acceso (nivel de acceso).
Fecha de creación, transmisión y recepción.
Folio (físico o electrónico).
Tema o asunto administrativo al que se vincula
(trámite).
Palabras clave.


Capitulo IV
De Estructura
documentos

1. De Contenido.
2. De Estructura.
3. De Contexto.

•
•
•
•
•
•
•
•

Descripción.
Formato.
Estado.
Proceso administrativo.
Unidad Administrativa responsable.
Perfil autorizado.
Ubicación (en el sistema físico y/o lógico).
Serie/subserie documental.


Capitulo IV
De Contexto
documentos

1. De Contenido.
2. De Estructura.
3. De Contexto.

•
•
•
•
•

Jurídico-administrativo.
Documental.
De procedencia.
Procedimental.
Tecnológico.

Se podrán adicionar algunos metadatos
adicionales de acuerdo con las necesidades
de la Organización.


Capitulo IV
Uso de mecanismos de protección y
autenticidad de los Documentos Electrónicos
de Archivo

Los SGD deben permitir que los D.E.A:
Sean gestionados (Firmados
Electrónicamente)
Encriptados
Marcas Digitales.


La Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo. – Sistemas de Gestión de
Electrónicos de Archivo - SGDEA
Un Sistema de Gestión de Documentos
Electrónicos de Archivo (Electronic Records
Management System ERMS) es básicamente
una aplicación para la gestión de
documentos electrónicos, aunque también
se puede utilizar para la gestión de
documentos físicos.
Normalización.
Preservación.
Alineación con las TRD.
Almacenamiento.
Migración.
Seguridad de la información.
Arquitectura de TI



Análisis Organizacional
Selección del SGDEA
Objetivos del negocio
Visión y Misión

Evaluar las capacidades del
producto (SGDEA) para
integrar y ampliar la política
de retención de
documentos de archivo en
otros formatos, sistemas de
correo electrónico, archivos
de documentos y almacén
de expedientes, así como
sus capacidades de
búsqueda y recuperación
electrónicas.


Integración con otras
plataformas de gestión
documental (Correo
Electrónico).


Modelo de requisitos
para aplicaciones de
Gestión de Documentos
de la Unión Europea.


Cuadros de Clasificación

Referenciación


Conservación, eliminación y transferencia

Búsqueda, recuperación y Presentación

Otros


La Norma ISO 14721:2003 Open archival
information system (OAIS) -- Reference
model10 propone el marco reglamentario de
archivos para la conservación y acceso a la
información electrónica a largo plazo,
planteando el modelo para el tratamiento de
los objetos digitales producidos durante la fase
de gestión para su conversión en documento
de archivo, esto es la preparación para su
transferencia, la captura, el almacenamiento,
el acceso a la información y la conservación a
largo plazo.

Teniendo en cuenta la necesidad de la preservación de los
documentos a largo plazo se debe tener en cuenta las
disposiciones expuesta en las ISO 14721 y 32000



Acceso.

Auditoria.

Copias de
Seguridad y
recuperación.

Transferencias.

Autenticidad.


Niveles de
Seguridad.

Articulación con otros Organismos y Entidades del Estado
Responsabilidad de
otras entidades
públicas en el
desarrollo de las
normas sobre la
gestión de
documentos

• Es responsabilidad de las Superintendencias y los
Ministerios en sus respectivos sectores, establecer
normas para la formulación, implementación y
evaluación del Programa de Gestión Documental.

Coordinación con
otras entidades del
orden nacional.

• Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado
coordinará con los Ministerios y las Superintendencias el
desarrollo de la normatividad que en materia de gestión
documental

Inspección y
vigilancia

• Realizará inspección sobre la implementación y funcionamiento de los programas de gestión documental de las
diferentes entidades públicas, privadas que cumplen
funciones públicas.


Anexo Decreto 2609 de 2012
Componentes de un Programa de Gestión Documental

Caratula

• Nombre de la Entidad.
Fecha de Aprobación.
Fecha de Vigencia.
Instancia de aprobación.
Denominación de la autoridad archivística institucional
(dependencia).
Versión del documento.
Responsables de su elaboración.

Cuerpo o Contenido

• Enmarca las estrategias para la adopción de políticas,
procedimientos y prácticas, en el diseño y en la ejecución del
programa, de manera que cumpla las expectativas de la organización y sean conformes con la legislación colombiana y los
entornos propios de la entidad.

Aspectos Generales

• Introducción.
• Alcance (de acuerdo con el Plan Estratégico Institucional y Plan
de Acción Anual).
• Público al cual está dirigido.
• Requerimientos para el desarrollo del PGD.
• 1. Normativos.
• 2. Económicos.
• 3. Administrativos.
• 4. Tecnológicos.



Lineamientos
para los procesos
de la Gestión
Documental

Fases de
Implementación
del PGD

• a) Planeación.
b) Producción.
c) Gestión y trámite.
d) Organización.
e) Transferencia.
f) Disposición de documentos.
g) Preservación a largo plazo.
h) Valoración.

• a) Debe estar alineado con los objetivos estratégicos.
• b) Establecer las metas de corto, mediano y largo plazo.
• c) Asignar los recursos necesarios, para alcanzar las metas y
lograr los objetivos definidos.
• d) Articulación con otros programas y sistemas de la
entidad de acuerdo, con la normatividad de cada sector
(salud, educación, etc.).



Programas
Específicos.

Programa de normalización de formas y formularios electrónicos.
Programa de documentos vitales o esenciales (asociados al plan de riesgo operativo de la entidad en
caso de emergencia).
Programa de gestión de documentos electrónicos.
Programa de archivos descentralizados (incluye tercerización de la custodia o la administración).
Programa de reprografía (incluye los sistemas de fotocopiado, impresión, digitalización y
microfilmación).

Soporte de la
Operación

Programa de documentos especiales (gráficos, sonoros, audiovisuales, orales, de comunidades indígenas
o afrodescendientes, etc.).
Plan Institucional de Capacitación.
Programa de auditoría y control.
Armonización con el Modelo Estándar de Control Interno (MECI)
Armonización con el Sistema de Gestión de la Calidad -NTCGP1000


¿Preguntas?
Gracias por su atención

Didier Mauricio Hurtado Collazos
Saginfo Colombia®


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